Børn og Ungeudvalget Aarhus Kommune

Transkript

1 Bilag A Fremadrettet inddragelsesproces Emne Frederiksbjergbyggeriet Fremadrettet inddragelsesproces Til Børn og Ungeudvalget Aarhus Kommune Børn og Unge Den 20. januar 2012 Nærværende bilag er en beskrivelse af organiseringen af den fremadrettede inddragelsesproces som bygherrerådgivergruppen vil gennemføre i samarbejde med Børn og Unge. Baggrund I processen frem til nu har Børn og Unge stået i spidsen for arbejdet med at udarbejde et pædagogisk programkatalog i en omfattende og inddragende proces. Kataloget overdrages nu til den bygherrerådgiver COWI Consult der efter et udbud blev valgt i december Dermed sikres, at den viden, der er genereret i inddragelsesprocesserne indtil nu videreføres i realiseringen af Frederiksbjergbyggeriet. I den fremadrettede proces vil der ske en løbende inddragelse af interessenternes viden til kvalificering og forankring af beslutninger og prioriteringer. Bygherrerådgiverens videre bearbejdelse af Programkataloget i relation til brugerne består primært i: Grøndalsvej 2 Postboks Viby J Sagsnummer: Sagsbehandler: Henrik Rudfeld Telefon: Telefon direkte: Telefax: At kvalificere, supplere og udfordre Programkataloget i dialog med Børn og Unge samt brugerne. At indarbejde programkataloget med kvalificeringsprocessens konklusioner og beslutninger med henblik på udbudsmaterialet for udbud af Frederiksbjergbyggeriet. At sikre og udvikle brugernes fortsatte ejerskab for det udarbejdede udbudsgrundlag, det valgte vinderprojekt og dermed for det endelige Frederiksbjerg-byggeri. Side 1 af 7

2 Organisering af den fremadrettede inddragelsesproces I dette afsnit beskrives brugerinddragelsesprocessen samt brugernes organisering i Temaarbejdsgrupper nærmere. I forbindelse med den fortsatte brugerinddragelse med fokus på funktioner og lokaler nedsættes 4 gennemgående temaarbejdsgrupper: Skole Dagtilbud FU Fællesfunktioner Hver temaarbejdsgruppe vil bestå dels af faste gennemgående nøglepersoner, der repræsenterer arbejdsgrupperne i projektstyregruppen, og af indkaldte specialister og fagpersoner i respektive faser. Figuren herunder viser principperne for, hvordan bygherrerådgiver på baggrund af den hidtidige organisering (søjlerne), vil lave en tværgående organisering (rækkerne) for at sikre, at mest mulig viden bliver i byggeorganisationen og dermed tilfører den fremadrettede proces merværdi. Gennemgående nøglepersoner i hver temaarbejdsgruppe bliver: Områdechef, Skole-, FU- og dagtilbudsleder Bestyrelsesrepræsentanter Medarbejderrepræsentanter Teknikere fra Børn og Unge, Konsulenter fra Børn og Unge, Pædagogik og Integration Side 2 af 7

3 Temaarbejdsgrupperne er selvkonstituerende og skal fungere selvstændigt både mht. intern organisering, mødedeltagelse, uddelegering, indkaldelse af specialister og fagpersoner, konklusion, afrapportering samt orientering til baglandet. Temaarbejdsgrupperne repræsenterer interessen (Skole, FU, Dagtilbud og fælles) overfor byggeorganisationen. Temaarbejdsgruppeformændene er medlemmer af projektstyregruppen, hvor projektspecifikke beslutninger formelt godkendes. Temaarbejdsgrupperne vil bl.a. blive inddraget i følgende delprocesser: Udarbejdelse af de endelige funktionsbeskrivelser, funktionsdiagrammer, lokaleprogrammer og rumspecifikationer Opstilling af materialekrav og tekniske krav Tilpasning af vinderforslag Valg af materialer, farver og produkter Temaarbejdsgrupperne fungerer således som brugerrepræsentanter og "funktionskonsulenter" overfor byggeorganisationen. Arbejdet i grupperne vil typisk bestå dels i møder med bygherrerådgiveren og dels i selvstændigt "gruppearbejde" med evaluering og kommentering af beskrivelsesmaterialer, specifikationer samt projektforslag, materialevalg mm. Procesdesign Herunder uddybes inddragelsesprocessen for Frederiksbjergbyggeriets programmeringsfase. PROGRAMMERING Inddragelsesprocessen programfasen består som vist på nedenstående figur af 3 faser: Funktioner Lokaler Rum Faserne angiver den successivt fremskridende proces som gradvist øger detaljeringsgraden, og som også svarer til 3 afsnit i det færdige byggeprogram, der skal beskrive Børn og Unges krav og ønsker overfor deltagerne i totalentreprisekonkurrencen. Side 3 af 7

4 Funktioner angiver en detaljeret beskrivelse af funktioner og funktionssammenhænge i det færdige byggeri i struktur svarende nogenlunde til Programkatalogets beskrivelse. Lokaler angiver en komplet oplistning af de lokaler med areal og antal som der som minimum kræves i det færdige byggeri. Rum angiver rumskemaer for hver rumtype, hvor der stilles krav til indretning, materialer, overflader, installationer, klima, inventar mv. For hver af de tre faser "Funktioner", "Lokaler" og "Rum" vil processen typisk forløbe som følger: A. Bygherrerådgiver udarbejder forslag til materiale (eks. funktionsdiagrammer, lokaleprogram og rumskemaer) Møde (seminar, del1) for overdragelse af forslag til materiale fra bygherrerådgiver til alle Temaarbejdsgrupperne samlet for løbende at sikre et helhedsmæssigt fokus. B. Arbejde i Temaarbejdsgrupperne, hver især, med evaluering og skriftlig kommentering af materiale, inddragelse af bagland, fag- Side 4 af 7

5 personer og specialister i nødvendigt omfang. Møde (seminar, del 2) for overdragelse af kommentarer fra Temaarbejdsgrupperne til bygherrerådgiveren samt dialog vedr. materialet. For fasen Rum vil der være tale om en række møder med Temaarbejdsgrupperne hver især, for en detaljeret gennemgang af behov og muligheder. C. Evaluering og godkendelse af delfasens produkt i Projektstyregruppe. D. Bygherrerådgiver udfører eventuel endelig tilretning. Afslutningsvist i programfasen vil det foreløbige byggeprogram blive lagt ud til tværgående gennemlæsning og kvalitetssikring. Temaarbejdsgrupperne skal i denne forbindelse deltage i den endelige granskning og kvalitetssikring. Når det endelige byggeprogram er færdigt og der har været gennemført en totalentreprisekonkurrence, vil de indkomne forslag blive vurderet af et bedømmelsesudvalg. Temaarbejdsgrupperne vil i denne forbindelse kunne fungere som rådgivere for bedømmelsesudvalget ved bedømmelsen af de modtagne projekter efter de opstillede kriterier. Side 5 af 7

6 PROJEKTERING I projekteringsfasen hvor vinderprojektet færdigprojekteres af vinderholdets rådgivere, vil Temaarbejdsgrupperne for de respektive interessenter skulle medvirke til den endelige tilretning og udformning af projektet, gennem granskning, kommentering samt møder med bygherrerådgiver og totalentreprenørens rådgivere. Desuden kan Temaarbejdsgrupperne blive inddraget i endelig valg af materialer, farver, produkter mv. "Checklister" til Temaarbejdsgrupper Til støtte for Temaarbejdsgruppernes granskning af beskrivelsesmaterialer vil Bygherrerådgiveren for hvert område opstille en checkliste med fokuspunkter som gruppen bør overveje i forhold til materialet. Følgende liste indeholder et eksempel på en sådan liste for en børnehave. Listen vil blive yderligere bearbejdet og rettet imod det aktuelle projekt inden udsendelsen. Eksempel på checkliste til Dagtilbud Logistik, flow og nærhed Ankomst, hente/bringe og fordeling Garderobe og lockers Handicapadgang Varelevering, cirkulation og affald Kobling til resten af byggeriet Ude, inde og mellemrum Funktionsrum, fællesområder og zoning Fleksibilitet og sammenlægning Fordybelse og nicher Værksteder og legeområder Depoter Maskiner og installationer Bevægelse og idræt Ude Inde (klatre, balance, hoppe, tumle etc.) Børnemiljø, arbejdsmiljø og sikkerhed Atmosfærisk miljø (støv, afgasning, renhed) Side 6 af 7

7 Akustisk miljø (støj, efterklang, trinlyd, lyd gennem vægge og døre) Termisk miljø (varme, gulvtemperatur, træk) Optisk miljø (dagslys, mørke rum, kunstig belysning, lysdesign) Legeplads sikkerhed Fysisk sikkerhed og adgangsforhold Kost og sundhed Sundhedsrum Køkken og pædagogisk køkken Spisning Lokal rengøring af overflader Fødevaresikkerhed Møde og sociale områder Fortrolige møder Aktive møder, videndeling, workshops Møder med forældre Forældrecafé Møder andre steder i byggeriet Voksenarbejdspladsen Studerende og praktikanter Rum til fordybelse Kontor og administration Print og kopi Personalerum Depot og garderobe It og teknologi It til leg og læring Informationstavler / kommunikation Kontorteknologi Mødeteknologi Æstetik, kultur, samarbejde og adfærd Form- og farvevalg der understøtter funktion Afdelingskultur samt samarbejdsmuligheder internt og eksternt Sammenhæng med skole og dagtilbud Ønsket adfærd omkring primære delfunktioner. Side 7 af 7