Online kommunikation til jobbrug Outlook 2003

Transkript

1 Online kommunikation til jobbrug Outlook 2003 September 2009

2 Indholdsfortegnelse 1. Målbeskrivelse Deltagerinformation Online kommunikation Postsystemet... 8 Klient og server... 8 Webmail... 9 Om I gang med Outlook... 9 Om navigationen i Outlook Send med Outlook Modtager Emnefeltet Indhold Vedhæfte filer Adressat Sendeindstillinger Indstillinger Andre indstillinger Modtage og håndtere s Arrangeret efter Flag Mappestruktur Søgemapper Udskriv Trin for trin vejledninger til Post Anmod om Kvittering samt responsknapper trin for trin Arkivering trin for trin Autokorrektur til s trin for trin Autosignatur - trin for trin Autosignatur med billeder eller logoer trin for trin Brug af ordbøger trin for trin Outlook

3 Distributionsliste trin for trin Elektroniske noter trin for trin Få besked når du modtager post trin for trin Ikke til stede assistenten trin for trin Kontaktperson trin for trin Mapper i Outlook trin for trin Opret - trin for trin Regler trin for trin Søgemapper trin for trin Stedfortræder trin for trin Uønskede s trin for trin Øvelser til posthåndtering Øvelser i at sende Øvelser i autosignatur og mail Øvelser i modtagelse og håndtering af s Brug af Kalender Navigering i Kalender Ændring af visning i kalenderen Datosøgning i kalenderen Aftaler og begivenheder Oprettelse af en aftale (kort) Oprettelse af en aftale (detaljeret) Oprettelse af en tilbagevendende aftale Redigere en aftale ved at åbne dialogboksen Aftale Redigere en aftales emne direkte i kalenderen Ændre en aftales starttidspunkt direkte i kalenderen Ændre en aftales dato direkte i kalenderen Slette en aftale direkte i kalenderen Øvelser til aftaler i kalender Oprettelse af en begivenhed (kort) Oprettelse af en begivenhed (detaljeret) Redigere en begivenhed ved at åbne dialogboksen Begivenhed Outlook

4 Redigere en begivenheds emne direkte i kalenderen Ændre en begivenheds dato direkte i kalenderen Slette en begivenhed direkte i kalenderen Udskrive kalender Øvelser til begivenheder i kalender Dele kalenderrettigheder Give andre brugere adgang til din kalender Åbne en anden brugers kalender Øvelser i kalenderdeling Øvelser til kalenderdeling Opgaver Oprettelse af en opgave (kort) Oprettelse af en opgave (detaljeret) Visning af opgaver Øvelser til Opgavestyring - Kalender Mødeplanlægning Planlæg og indkald til et møde Få et samlet overblik over svar på mødeindkaldelsen: Øvelser til Mødeplanlægning - Kalender Gruppetidsplan Oprette en gruppetidsplan Øvelser til Gruppetidsplan - Kalender Journalisering og arkivering Aktivering af journalknap Registrering af emner Oprettelse af en manuel journaloptegnelse Åbning af en journaloptegnelse Aftaler og opgaver Automatisk oprettelse af nye optegnelser Avanceret dokumenthåndtering i Journal Brevfletning med Word og Outlook Outlook

5 1. Målbeskrivelse Målet med undervisningen er, at deltagerne selvstændigt kan bruge de funktioner, der er nødvendige for at anvende elektronisk post samt at varetage tids- og opgavestyring i arbejdssammenhæng. Når du har deltaget i kurset kan du i din daglige jobfunktion: forstå opbygningen af Outlook optimere brugen af Outlook herunder: tilpasning af visninger i forskellige vinduer, f.eks., indbakke kalender etc. tilpasning af navigationsruden besked ved ny post etc. oprettelse og redigering af grupper, der kan sendes s til rettigheder og deling af indbakke etc. med andre vedhæfte dokumenter til s og i kalenderfunktionen. god kommunikation og etik opsætte Outlook til automatisk posthåndtering tilbagekaldelse af mails søgningsfunktionen automatisk signatur ved forskellige typer mails arkiveringsfunktioner automatisk arkivering af gamle sager automatisk styring af mails anvendelse af guide funktionen uønsket mails, arkivering, styring etc. journaliseringsfunktionen optegnelser i journal, samt automatisk oprettelse af nye optegnelser avanceret dokumenthåndtering i journaliseringsfunktionen kalenderfunktionerne rettigheder i kalenderdelen personlig planlægning, forskellige typer af aftaler og begivenheder, med forskellige intervaller etc. tilbagevendende aftaler mødeindkaldelser, grupper, enkeltpersoner, eksterne/interne mødedeltagere opgavefunktionen opgaveblokken overblik over opgaver Outlook

6 2. Deltagerinformation Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i denne rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Brug den indbyggede Hjælp-funktion flittigt, hvis der er ting, du er i tvivl om Outlook

7 3. Online kommunikation Dette kursus giver dig redskaber til at organisere og håndtere dine arbejdsopgaver, til at danne dig et overblik og til at samarbejde med kolleger om deling af information, dokumenter, billeder eller programmer. Du får mulighed for at danne dig et overblik over dine arbejdsopgaver, således at disse bliver sorteret. Det gør det lettere for dig selv at få nye opgaver ind og mindsker stress. Sammenlagt handler faget om, hvordan du kan kommunikere online med kolleger, interessefæller, kunder, venner og bekendte. Hurtigt, effektivt, fleksibelt Den elektroniske kommunikation er et uundværligt element i den professionelle kommunikation. I dagligdagen vil vi fx sende dokumenter til en samarbejdspartner arrangere møder med kolleger håndtere opgaver med deadlines og arbejdsdokumenter benytte delte ressourcer i virksomheden. Disse eksempler er blot nogle af de mange opgaver, som overvejende håndteres elektronisk. Outlook

8 4. Postsystemet Lad os sige, at din virksomhed skal afgive et tilbud på en ydelse. I færdiggørelsen af tilbuddet står det klart, at I skal anvende en bestemt skabelon: 1. Du finder kundens adresse i dit adressekartotek og sender en med høj prioritet. En halv time senere modtager du skabelonen som en vedhæftet fil. 2. Du videresender skabelonen til dine kolleger med kopi til din chef og besvarer kunden med kvittering for modtagelsen. 3. Dernæst tjekker du kalenderne for dine kolleger for at finde et tidspunkt, hvor I kan afholde et sidste møde og tjekker også at mødelokalet er frit. 4. Endelig angiver du tidsforbruget i din opgavestyring. Alle disse handlinger har du foretaget med brug af dit postprograms muligheder for at sende s, håndtere kontaktpersoner, anvende egen og andres kalendere samt holde styr på dine aktuelle opgaver. Postprogrammet er installeret på din computer som en klient, og du er tilsluttet en post-server. Kunden er også tilsluttet en postserver og postserverne er forbundne over internettet, hvormed du og kunden kan udveksle information og dokumenter. Dette hæfte præsenterer anvendelsen af , adressekartotek, kalender, opgavestyring og journalisering. Klient og server Hvis du er ansat i en virksomhed, der anvender Outlook som postprogram, vil du typisk anvende en kombination af en Outlook klient og en Outlook server. Klienten er det program, der er installeret på den enkelte computer som en del af Officepakken. Klienten er indstillet til at kommunikere med serveren, der kaldes (Outlook) Exchange server. Denne kombination er blot én af mange mulige nogle brugere foretrækker andre kombinationer med klienter som Thunderbird eller Pegasus og servere som Linux postserver eller IBM-serveren Postfix. I dette materiale er eksemplerne taget fra Microsoft Outlook. Outlook

9 Webmail En anden model der hyppigst anvendes af private brugere er webmailen. Her får brugeren adgang til postserveren gennem en web-side, der åbnes i browseren som vi ser det fx i Microsofts Hotmail eller Googles Gmail. Webmailen har indtil i dag typisk kun rummet postfunktioner, men tjenesterne udvides stadig. Webmailen kan dog også integrere browseradgang og Outlook i en Outlook web access. Om Brugen af daterer sig tilbage til 1965, men er med udviklingen af internet tiltaget voldsomt. Det er sket for kommunikationen mellem private brugere, mellem virksomheder og nu i stigende omfang i det offentlige. Med udviklingen af digital signatur er en nu et juridisk gyldigt dokument, og en helt ny anvendelse vinder ind bl.a. i offentlige systemer i Danmark I gang med Outlook Outlook er med sine muligheder for individuel tilpasning et smidigt redskab i det professionelle virke og tilbyder bl.a. en samlet præsentation af nye s, aktuelle kalenderbegivenheder, opgaver og meget andet. Outlook-oversigtsvisningen: Outlook i dag Outlook

10 Windows-brugere vil genkende opbygningen og vil også kunne anvende mange gængse genvejstaster i brugen af Outlook samt hjælpen, der kaldes frem med tasten F1. Outlook præsenterer i samme program meget forskellige funktioner som håndtering af s, kalenderbegivenheder, opgaver m.m. Du skifter mellem disse med navigationsruden i venstre side og vil erfare at brugerfladen, herunder mulighederne i menulinje og værktøjslinje, skifter alt efter hvilken del af programmet du arbejder i. Lidt forvirrende i starten, men giv dig tid til at undersøge mulighederne, og du vil snart vænne dig til det. Om navigationen i Outlook Outlook åbnes med en navigationsrude i venstre side. Navigationsrudens opbygning og indhold er dynamisk. Øverst finder du en række Foretrukne. Disse er en slags genveje til enkelte postmapper du kan selv føje nye postmapper til denne liste. Listen over postmapper præsenterer Indbakke, Kladde osv. Under denne liste finder du knapper der åbner til andre kategorier i Outlook: Genveje til Outlook-enmer, men også til fx webadresser og filserver. Kalender. Kontaktpersoner. Noter. Mappeliste der er den komplette visning af dine tilgængelige ressourcer i Exchange serveren. Nederst finder du en bjælke, hvor knapper flyttes ned, hvis du gør knap-panelet mindre. Outlook

11 4.2. Send med Outlook Når du sender en , skal du angive, hvem en er til og, som minimum, emne og indhold. Se Opret en trin for trin side 44 Modtager Du angiver din modtager med en gyldig adresse. Du har mulighed for at angive flere modtagere enkeltvis samt eventuelle adresselister - distributionslister. Udover en eller flere (primære) modtagere kan du sende en med angivelse af CC og BCC: I CC-feltet angiver du den, du ønsker at orientere om en. CC er en forkortelse af Carbon Copy og svarer til en gennemslagskopi som det hed i den tidlige maskinskrivnings sprogbrug. Som tommelfingerregel skal du ikke forvente, at en CC-modtager giver respons på en ønsker du respons fra en kolleg, bør du sætte hende i Til-feltet. BCC-feltet anvendes til at angive en eller flere modtagere, som øvrige modtagere af din ikke får at vide, hvem er. Heller ikke andre BCC-modtagere. BCC er en forkortelse for Blind Carbon Copy altså: Blind kopi. BCC-feltet kan med fordel anvendes som eneste adresseringsfelt i en masseforsendelse, hvor du ikke ønsker at modtagere kan se, hvilke andre modtagere der modtager samme . Det kan være tilfældet, hvor du beder en række Outlook

12 leverandører om et tilbud eller hvis du udsender et medlemsblad og ikke ønsker at hele foreningslisten med tilhørende adresser tager plads op i en. Distributionslister Hvis du ofte sender s til samme personkreds, kan du anvende en liste. En liste er en navngiven gruppe postmodtagere. Lister kan være oprettet på postserveren, og du har desuden mulighed for at oprette dine egne lister. Outlooks kontaktpersoner rummer også lister over modtagere fx til masseudsendelse af nyhedsbreve til kunder eller måske en lokal liste til salgsafdelingen. Listen nedenfor har navnet Salgsafdelingen, og hvis dette skrives i et Til-felt sendes en til samtlige medlemmer af listen. Forsendelses eller distributionsliste med navnet Salgsafdelingen. Når du har behov for at sende mail til en gruppe af personer fx alle tillidsmænd og lign., så kan du oprette en Distributionsliste Se Opret distributionsliste trin for trin side 35. Navigation i Kontaktpersoner Som standard følger der en mappe kaldet Kontaktpersoner med den personlige installation af Outlook. Men i virksomheden eller organisationen vil du typisk dele en kontaktpersonliste med andre kolleger. Du har mulighed for at læse andres Kontaktpersoner eller offentlige Kontaktpersoner, hvis de ligger på postserveren, og hvis ejeren af kontaktpersonerne giver dig rettighed til det. Outlook

13 Med Kontaktpersoner-knappen åbnes for navigation i egen og andres mapper for kontaktpersoner. Mine kontaktpersoner viser samtlige mapper af typen Kontaktperson i din postkasse Andre kontaktpersoner er offentlige mapper for kontaktpersoner som du føjer til foretrukne. Visninger i Kontaktpersoner Hver kontaktperson kan indeholde mange oplysninger. Du kan som i Indbakken tilrette visningen af kontaktpersonerne, så du trækker de informationer frem, du har brug for. Du kan have en vis mængde detaljer med. Eller du kan vælge den helt korte telefonvisningen. Se Opret en kontaktperson trin for trin side 41 Emnefeltet Indholdet i emnefeltet er det første, modtagere af din læser. Indholdet vises i modtagerens Indbakke allerede før en åbnes. Derfor skal du bruge emnefeltet til den kortest mulige og mest præcise beskrivelse af ens budskab. Endvidere kan man jo sortere sine mails efter emne, og derved hurtigt finde mails om bestemte emner. Outlook

14 En eksemplarisk Emnefeltet: AMU konference Nyhedsbrev fra erfa står umiddelbart under afsenderen i den endnu ikke åbnede . Du kan ikke formatere indholdet i emnefeltet eller kryptere 1 det i en sikker . Under emnefeltet er der en værktøjslinje til formatering af teksten i brevet. Indhold Indholdsruden rummer ens indhold. Afhængigt af postformatet (ren tekst, formateret tekst eller web-format) kan du formatere indholdet og eventuelt indsætte billeder og baggrundsfarve. Forudsætningen for at din modtager kan se resultatet af dit arbejde er imidlertid, at modtageren åbner en i et tilsvarende format og det har du ingen garanti for. Hvis det er vigtigt, at en tekst afleveres hos modtageren i en speciel opsætning, anbefales det at du vedhæfter et dokument, blot du sikrer dig at modtageren har eller kan skaffe det program, der kræves for at åbne filen. Den tekst du skriver i tekstfeltet kan læses af alle computere, uanset hvilket styresystem du sender til. Dog skal du være opmærksom på, at formaterer du en tekst, er det ikke sikkert at modtageren kan se din formatering men teksten kan modtageren altid se. Når du skal sende din mail, kan du gøre brug af flere gode funktioner i værktøjslinjen Send: Når du har skrevet din mail færdig, klikker du på send ikonet, og din mail sendes til den eller de adresser du har skrevet. Hvis du har flere s konti tilsluttet din pc, så kan du vælge hvilken der skal sendes fra. Vedhæfte filer Du har måske brug for at sende et mødereferat, en rapportering eller et billede til en kunde? For at spare tid, penge og ulejlighed sender du det elektronisk som vedhæftet fil til en . 1 Kryptering refererer til den proces, der omdanner den oprindelige information til information, der er ulæselig for tredjepart. Outlook

15 Du kan indsætte ubegrænset antal og arter af filer med din billeder, Worddokumenter, film, Excel projektmapper osv. Dog skal du være opmærksom på at: jo større den samlede filstørrelse er, jo længere er overførselstiden for e- mailen din postserver eller modtagerens kan have begrænsninger i hvor mange kb, der kan sendes/modtages sikkerhedssystemer kan blokere for visse filtyper: programfiler, internetgenveje eller password-beskyttede zip-filer der ikke kan åbnes for virus-tjek. Adressat Adressebog, i denne bog har du alle dine adresser liggende, du kan bruge den til at finde bestemte personer etc. Klikker du på adressebogen, får du følgende dialogboks. Du kan vælge at skrive et navn eller begyndelsesbogstavet og du ser listen ændre sig, eller du kan lede direkte på listen. Når du har fundet den ønskede person, så klikker du på personen, og vælger om du vil have personen stående under Til, Cc eller Bcc, du klikker på en af de tre muligheder til sidst klikker du på OK og personen er sat ind i din mail. Adressebogen findes også foran Til, Cc og Bcc felterne. Tjek navn, er en anden meget smart funktion. Har du fx et navn i din adresse liste, der har flere adresser, eller er der flere personer af samme navn, så kan du bruge tjek navn, til at tjekke det navn du har skrevet. Her har vi skrevet lars clark i Til feltet og klikker på tjek navn. Vi Outlook

16 får en dialogboks der viser os to forskellige adresser på det samme navn. Vælg den rigtige på listen og klik på ok, så ved du at det er den rigtige person og den rigtige du har skrevet. En ny sikkerhedsfunktion, der skal installeres på din pc. Er du interesseret i at vide mere, så læs på følgende webadresse. Sendeindstillinger En kollega har glemt at slukke lygterne på sin bil og du vil gerne give hende et tip. Det haster hun skal slukke, før batteriet har mistet al strømmen! Du kan hjælpe din modtager med at prioritere din ved at angive prioritet, fx: høj: du har glemt at slukke lygterne på din bil! Du kan også indstille leveringstidspunktet: måske kan du få en fra hånden nu, men den bør ikke leveres før mandag morgen. Eller du sender en , der ikke har aktualitet efter en dags tid, fx om at du giver fødselsdagskage. Denne funktion kan også spare dine kolleger for overflødige s fx efter en ferie. Det røde udråbstegn er høj prioritet, mens den blå pil nedad er lav prioritet. Speciel høj prioritet er vigtig at bruge, hvis man vil gøre opmærksom på at noget haster fx et svar. Modtageren af din mail vil se det røde udråbstegn på mailen, og vil vide at det er en hastesag. Markeringsflag til at markere din mail. Du kan bruge flagene, når du arbejder med dine mails. Højreklikker du på fx et gråt flag i en modtaget mail, så får du følgende dialogboks: Som det fremgår, kan du sætte forskellige farver flag, du kan under Indstil standardflag udvide dine flag. Brug fx det røde flag til at markere en mail, som du skal besvare den pågældende dag, når du får lidt mere tid husk du kan sortere efter flag, så du nemt kan finde de røde flag igen, hvis du modtager mange mails. Når du så har besvaret en mail mærket med rødt flag, så højreklikker du på flaget og vælger det grønne tjekmærke, for at vise at besvarelsen er givet. Du finder også flag under menupunktet Handlinger og dernæst opfølgning. Outlook

17 Bruges til at oprette en regel for dine mails. Se Regler trin for trin side 45 Indstillinger Giver dig nogle rigtige gode muligheder, klikker du på Indstillinger får du følgende dialogboks: Det eneste vi vil se på her er prioritet øverst, der svarer til rødt udråbstegn og blå pil samt funktionen, Anmod om kvittering, når meddelelsen er modtaget. Sætter du flueben i denne boks, når du sender din mail, så bliver modtageren spurgt, om han vil sende et svar tilbage om, at han har modtaget din mail. Klikker du derimod på den lille pil til højre for indstillinger får du følgende liste: Klikker du på indstillinger her får du selvfølgelig ovenstående dialogboks, men listen giver dig også mulighed for at vælge Bcc felt i din mail, og du kan vælge Fra felt i din mail. Yderst til højre er et eksempel på alle felterne. Her kan du vælge om din skal være html formateret (standard, RTF formateret eller blot almindelig text). Andre indstillinger Du afslutter sandsynligvis oftest dine s med en standardfrase som Med venlig hilsen eller lignende. Alle postprogrammer tilbyder at indsætte autosignatur, allerede når du opretter e- mailen. Outlook giver dig mulighed for at vælge mellem flere, fx en til interne e- mails og en anden til eksterne, eller måske på flere sprog. Se Opret autosignatur trin for trin side 30 Outlook

18 4.3. Modtage og håndtere s Du kan ved hjælp af enkle indstillinger og rutiner opnå større effektivitet og overblik i dit daglige arbejde med indkomne s. Indbakken er det sted hvor du ser den post du har modtaget. Vi skal se på de informationer du direkte kan aflæse om dine s i indbakken. Sorteringsmuligheder Navn på afsender Emnet på en Rød pil på mail: betyder besvaret mail Blå pil på mail: betyder videresendt mail Meddelelsesflag til markering af bestemte Dato for uåbnet mail Vedhæftet fil på mailen Markeret mail Uåbnet reklam Åbnet mail Mail med høj prioritet Der er flere mails Outlook

19 Arrangeret efter Klikker du på Arrangeret efter, får du følgende menu, her er valgt, Efter samtale. Dato: Betyder at dine sorteres efter den dato du har modtaget dem. Samtale: Betyder at dine s samles, så alle der er besvarelser på, samles. Fra: Betyder at dine s sorteres efter afsenderen Til: Betyder at dine s sorteres efter hvem de er sendt til Mappe: Hvis du opretter flere mapper, er grå her, da der ikke er oprettet flere mapper. Størrelse: Sortering efter størrelsen på en. Emne: Sortering efter den tekst der står i emnet. Type: Efter om det er en åbnet eller uåbnet mail. Flag: Om der er sat meddelelses flag fx et rødt flag. Vedhæftede filer: Sortering efter om mailen indeholder vedhæftede filer. konto: Om mailen er afsendt fra samme konto. Vigtighed: Kaldes Prioritet, hvis mailen har høj prioritet markeres den med et rødt udråbstegn. Kategorier: Bruges hvis dine mails er ordnet i kategorier Brugerdefineret: Her kan du indstille dine mails, hvilke muligheder man skal sortere efter og om læseruden skal slås fra Du kan anvende læseruden til at skimme ens indhold. Hvis du anbringer den i højre side, får du korte tekstlinjer, der er behagelige at læse på skærm. Du kan hvis du er i et langvarigt møde eller måske væk et par dage - anvende Ikke til stede-assistenten. Dette vil returnere et svar til afsenderen, der måske fortæller, at du læser en i morgen og at haste-henvendelser kan stiles til din kollega. Ikke til stede-assistenten er faktisk en regel, der er meget gængs og derfor standardiseret. Du kan også selv oprette regler, der fx flytter s mærket Fortrolig over i en bestemt mappe eller altid indføjer regnskabsafdelingen i CC når du sender til en bestemt forvaltning. Se Regler trin for trin side 45 Outlook

20 Flag Når du modtager en du ikke kan reagere på umiddelbart, må du vente til en senere lejlighed. For ikke at glemme opgaven kan du markere en Til opfølgning. Hermed vil du let kunne finde denne og andre s til opfølgning. Mappestruktur Hvis du arbejder med en bestemt kunde i et projekt, har du måske brug for at kunne samle alle s for senere dokumentation sendte som modtagne. Postprogrammet rummer allerede mapper Indbakken og Sendt post er blot eksempler herpå. Du kan oprette sagsmapper eller mapper til færdigbehandlede opgaver, s til opfølgning eller til personlig korrespondance. Med en udviklet mappestruktur lettes dit overblik. I eksemplet er alle s i sag 2345 lagt i egen mappe. Du kender præsentationen af mapper fra Stifinderen. Bemærk + (plusset) ud for Indbakken, der angiver at der ligger undermapper heri. Se Opret mapper trin for trin side 43 Søgemapper Måske har du af og til brug for at finde alle s fra eller til en bestemt modtager eller for at se alle s med vedhæftede filer. Eller ulæste s? Dette får du let overblik over med søgemapperne. Søgemapper kan forstås som virtuelle mapper. Ikonerne for de enkelte s er altså en slags genveje, men bemærk at du kan slette de originale emner ved at markere og slette dem i søgemapperne. Outlook

21 Hver søgemappe viser emner som opfylder givne sæt kriterier, fx store s, uløste s uanset om disse s findes i Sendt post, Indbakke eller private mapper. I Post i Navigationsruden er der tre standardsøgemapper Til opfølgning, Store e- mails og Ulæst post. Eventuelle s med et flag vises i søgemappen Til opfølgning. s, der er større end 100 KB, vises i søgemappen Store s. Alle ulæste s vises i søgemappen Ulæst post. Du kan redigere eller slette disse tre standardsøgemapper. Og du kan oprette nye efter behov som nedenfor, hvor al korrespondance med helpdesk er samlet i søgemappe. Når du opretter en søgemappe, har du en række indstillinger, du kan vælge mellem, f.eks. " s med vedhæftede filer" eller " s fra bestemte personer". Du kan også oprette dine egne brugerdefinerede søgemapper, hvor du definerer bestemte søgekriterier, som s skal opfylde, hvis de skal vises i søgemappen. Hver søgemappe udgør en gemt søgning, som holdes ajourført, og som overvåger alle dine mapper for at finde eventuelle emner, som opfylder søgekriterierne i søgemappen. Vigtigt! Når du sletter en søgemappe, slettes de s, der er vist i søgemappen, ikke, fordi disse s aldrig gemmes i en søgemappe, men kun vises der. Hvis du derimod åbner eller markerer en eller flere s, der er vist i søgemappen, og du sletter dem, slettes disse s i den mappe i Outlook, hvor de er gemt. Se Opret søgemapper trin for trin side 49 Overvej at anvende egenskaben Kategorier i s. Du kan anvende standard-kategorier foreslået af Outlook eller du kan oprette egne kategorier. Du kan anvende din kategorisering senere i søgninger. Du finder den samme egenskab i andre Outlook-emner som aftaler og opgaver og du kan dermed foretage hurtige og præcise søgninger efter kategorier som Løn eller Boldklub. Læs videre herom i Hjælp! Anvend og opret eventuelt ny søgemappe, fx til bestemte postmodtagere. De viser sig at være en stor hjælp i dagligdagen for mange brugere. Outlook

22 Udskriv I menuen Filer, kan du vælge Udskriv, du får så denne dialogboks og det er ikke helt ligegyldigt, hvilken metode du vælger: Notatformat: Giver en samlet udskrift af alle dine mails indhold, det kan blive en stor mængde papir Tabelformat: Giver en udskrift af alle dine mails i tabelopsætning Outlook

23 4.4. Trin for trin vejledninger til Post Anmod om Kvittering samt responsknapper trin for trin 1. Klik på Filer, Ny, Postmeddelelse eller brug genvejen Ctrl +N Prioritet Kontroller navne Emne-feltet, skriv altid noget i emne feltet fx hvad din mail drejer sig om etc. Skriv aldrig personfølsomme oplysninger, for dette felt kan ikke krypteres 5. Skriv navn eller forkortelse som vist på billedet i til feltet 6. Klik på Kontroller Navne ikonet, for at kontrollere om dit system kender den pågældende 7. Klik på Prioritet, hvis du ønsker at din mail skal prioriteres 8. Klik på Indstillinger 9. Sæt tjekmærke i feltet Anmod om kvittering, når meddelelsen er modtaget - modtageren vil - når han/hun åbner sin mailboks, blive spurgt om han/hun vil sende en bekræftelse på at mailen er modtaget. Det betyder, at modtageren også kan afslå, det drejer sig om en anmodning. Outlook

24 10. Sæt tjekmærke i feltet Anmod om kvittering, når meddelelsen er læst - modtageren vil, når han/hun åbner sin mail fra dig, blive spurgt, om han/hun vil sende en bekræftelse på at mailen er læst. Det betyder at modtageren også kan afslå, det drejer sig om en anmodning. 11. Sæt kryds i Anvend responsknapper, hvis du ønsker at få et ja eller nej på et spørgsmål fx deltager i mødet tirsdag formiddag 12. Når du klikker på responsknappen, får du følgende dialogboks 13. Klikker du på OK, får den oprindelige afsender følgende meddelelse 14. Som det fremgår af mailen, så ses det nemt at svaret på det afsendte spørgsmål er Ja. Outlook

25 Arkivering trin for trin Manuel arkivering 1. Klik på knappen Post i navigationspanelet 2. Vælg menuen Filer, Arkiver 3. Kontroller, at punktet Arkiver denne mappe og alle undermapper er markeret 4. Skriv forældelsesdatoen I feltet Arkiver emner, der er ældre end og evt. et andet filnavn til arkivfilen 5. Sæt flueben I feltet Medtag emner med Autoarkiver ikke markeret, hvis du alligevel vil arkivere dem også 6. Klik OK for at starte arkiveringen 7. Alle arkiverede mails ligger nu i Arkivmapper Outlook

26 Automatisk arkivering 1. Vælg menuen Funktioner, Indstillinger, fanen Andet og klik på knappen Autoarkiver 2. Tjek, at feltet Autoarkiver for hver dage er afkrydset og at et passende tidsrum er indtastet 3. Tjek også at Spørg før autoarkiver samt Slet udløbne emner (kun mapper) er afkrydset 4. I gruppeboksen Standardmappeindstillinger til arkivering indstiller du forældelsesfrist og opbevaringssted for arkivfilen 5. Evt. klikkes på Anvend disse indstillinger på alle mapper nu for at anvende på alle mapper på nær Kontaktpersoner 6. Afslut med klik på OK Arkivere forskellige mapper med forskellige indstillinger 1. Start med at klikke på knappen Mappeliste i navigationspanelet for at se alle dine mapper 2. Højreklik f.eks. på mappen Kalender i mapperuden Outlook

27 3. Vælg Egenskaber i genvejsmenuen og fanen Autoarkiver 4. Gør et af følgende Afkryds Arkiver ikke emner I denne mappe, hvis du ikke vil anvende autoarkivering på denne mappe Afkryds Arkiver emner I denne mappe ved hjælp af standardindstillinger, hvis du ønsker at anvende de standardindstillinger, du netop har defineret i dialogboksen Indstillinger Afkryds Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger, hvis du ønsker at vælge særlige indstillinger for denne mappe. Tilret indstillingerne efter dine ønsker Læse arkiverede meddelelser Du kan læse dine arkiverede meddelelser ved at klikke på plustegnet ved siden af Arkivmapper på mappelisten. Listen over arkiverede mapper vises. Når du klikker på en arkiveret mappe, vises indholdet i samme format, som du plejer at få vist i postkassen. Når du åbner en arkiveret meddelelse, ser den ud, som før den blev arkiveret. Outlook

28 Autokorrektur til s trin for trin 1. Vælg Funktioner, Indstillinger, Stavekontrol, Indstillinger for Autokorrektur 2. I den næste dialogsboks vælges forskellige regler (fx skal første bogstav i sætninger automatisk skrives med stort?). Outlook

29 3. Ved Erstat kan indtastes ord man måske har problemer med at stave til, så de automatisk rettes, når man skriver forkert (fx grubbe kontra gruppe). Eller særlig lange og vanskelige ord (fx konstantinopolitanerinde) hvor der i Erstat kan skrives f.eks. kon, der så automatisk bliver ændret til det man har skrevet i Med. 4. Klik herefter på Tilføj, OK Overvej, om der skal være tjekmærke ved de fem regler, der er vist øverst i dialogboksen. Vigtigt: Der skal være tjekmærke ud for Udskift teksten under skrivning. Bemærk knappen Undtagelser. Outlook

30 Autosignatur - trin for trin 1. Vælg Funktioner, Indstillinger, Postformat, Signaturer 2. Ved Opret signatur vælges Ny, OK 3. Skriv navn til den nye signatur og vælg Næste Outlook

31 4. Skriv indhold, vælg evt. Skrifttype, vælg derefter Udfør 5. Nu vises den oprettede signatur, vælg OK 6. Herefter kan der indskrives flere signaturer eller vælges OK. Bemærk: Den signatur, der står nævnt i Signatur i nye meddelelser, er standardsignaturen Outlook

32 Autosignatur med billeder eller logoer trin for trin Du skal bruge Microsoft Office Word 2003 som -editor, når du sender signaturer med billeder eller logoer. 1. Vælg menuen Funktioner, Indstillinger, fanen Postformat 2. Klik på det meddelelsesformat, som du vil bruge signaturen med, på listen Meddelelse i dette meddelelsesformat 3. Klik på Signaturer og klik derefter på Ny 4. Skriv et navn til den nye signatur i boksen Skriv et navn Outlook

33 5. Vælg den ønskede indstilling under Vælg en metode til at oprette signaturen 6. Klik på Næste 7. Klik på Avanceret redigering 8. Når den dialogboks vises, der oplyser dig om, at der åbnes en editor, som ikke er en del Microsoft Office Outlook, skal du klikke på Ja 9. Design din signatur. Når du er klar til at indsætte et billede eller logo, skal du i menuen Indsæt pege på Billede og derefter klikke på Fra fil Bemærk! Hvis du designer din signatur i Word, skal du sørge for at trykke på SKIFT+ENTER i slutningen af hver linje med tekst. Hvis du kun trykker på ENTER, indsættes din signatur, så modtageren ser den i et format med dobbelt linjeafstand 10. Luk den avancerede editor, og sørg for at klikke på Ja for at gemme ændringerne 11. Afslut med OK Outlook

34 Brug af ordbøger trin for trin Slå op i ordbog I forbindelse med skrivning af en kan man aktivere ordbogsfunktionen 1. Vælg Funktioner, Opslag og følgende dialogboks vises 2. Vælg en ordbog på listen med opslagsværker 3. Skriv et ord eller en sætning i boksen Søg efter 4. Klik derefter på Start søgning Outlook

35 Distributionsliste trin for trin 1. Klik på Filer, Ny, Distributionslise eller brug genvejen Ctrl + Shift + L 2. Skriv navnet på din distributionsliste i feltet Navn fx tillidsmand 3. Klik på Vælg medlemmer Der fremkommer en ny dialogboks Vælg medlemmer Outlook

36 En distributionsliste kan bestå af andre lister (vist med fed skrift) eller enkeltpersoner. I dialog boksen kan du markere de lister eller enkeltpersoner du ønsker skal indgå i din nye liste 4. Marker personerne og klik på Medlemmer 5. Når du har udvalgt dine medlemmer klikker du på OK 6. Ønsker du at tilføje nye personer, som du ikke har liggende i kontaktpersoner, skal du klikke på Tilføj Ny 7. Indtast navn og og klik OK 8. Når du er færdig med listen klikker du på menupunktet Filer, Gem, Luk 9. Du kan også klikke på ikonet Gem og Luk Outlook

37 Elektroniske noter trin for trin Kommer snart på --> undervisning --> HK-kurser Outlook

38 Få besked når du modtager post trin for trin 1. Klik på Funktioner, Indstillinger, så får du dialogboksen Indstillinger 2. Klik på -indstillinger 3. Klik på Avancerede -indstillinger Her kan du indstille at ny mail vises, ved at sætte tjekmærke i afkrydsningsboksene Outlook

39 4. Du kan præcisere din meddelelse ved at klikke på Indstilling for skrivebordsbesked 5. Her kan du ved at trække i de små pile, ændre den tid som meddelelsen skal være synlig og hvor gennemsigtig den er. 6. Klik herefter på OK, OK, OK, OK Outlook

40 Ikke til stede assistenten trin for trin Aktivér Ikke stede-assistent sådan: 1. Vælg Funktioner, menupunktet Ikke til stede-assistent 2. Markér Jeg er ikke til stede i øjeblikket 3. Udfyld feltet til Automatisk svar, tryk OK Slå ikke til stede-assistent fra 1. Sæt markering i: Jeg er til stede i øjeblikket, tryk OK Outlook

41 Kontaktperson trin for trin 1. Vælg menuen Filer, Ny Kontaktperson 2. Udfyld de informationer, du har brug for. Hvis du f.eks. vil bruge dine kontaktpersoner til brevfletning, er det en god idé at udfylde både navn, adresse, by og postnummer 3. Klikker du dropdown pilen ud for feltet, kan du oprette flere s, adresser osv. for samme person 4. Ved klik på det lille billede, kan du indsætte et billede af din kontaktperson 5. Afslut med Gem og luk og din kontaktperson er oprettet Du kan også oprette kontaktpersoner ved at klikke på Afsender i en mail 1. Åbn eller få vist den , der indeholder det navn, du vil føje til listen over kontaktpersoner. 2. Højreklik på navnet på den afsender, du vil ændre til en kontaktperson, og klik derefter på Føj til kontaktpersoner i genvejsmenuen. Outlook

42 3. Klik på kontaktpersoner nederst til venstre i dialogboksen 4. Du får nu dialogboksen for kontaktpersoner og kan tilføje eller rette i oplysningerne 5. Klik på ikonet gem og luk for at gemme kontaktpersonen. Outlook

43 Mapper i Outlook trin for trin Opret ny mappe 1. Markér den mappe, der skal oprettes en undermappe til 2. Vælg Filer, Ny Mappe Skriv mappens navn her Vælg mappetype her Tryk OK 3. Omdøb eller slet mappe 4. Højreklik på den aktuelle mappe og vælg 5. enten Slet og bekræft sletningen 6. eller Omdøb og skriv det nye navn Outlook

44 Opret - trin for trin 1. Vælg Filer, Ny (eller klik på knappen Ny i værktøjslinjen) 2. Udfyld feltet Til med en gyldig adresse 3. Udfyld emnefeltet 4. Skriv selve meddelelsen 5. Skriv sluthilsen Sendeindstillinger 6. Åbn Indstillinger og vælg f.eks. ved Indstillinger for meddelelse: 7. Prioritet (Høj/Lav) 8. Følsomhed (Personlig/Privat/Fortrolig) Ved Indstillinger for levering kan der fx vælges 9. Levér ikke før (angiv dato og klokkeslæt) 10. Udløber efter (angiv dato og klokkeslæt) Vedhæft fil/billede 11. Klik på Clipsen og vælg Fil 12. Send mailen Tilbagekald mail 13. Åbn Sendt post og åbn den afsendte mail 14. Åbn Handlinger og Tilbagekald denne meddelelse Outlook

45 Regler trin for trin Du kan oprette en regel for dine mails, således at de automatisk lægges i en bestemt mappe. I indbakken kan du højreklikke på den mail du ønsker lagt i en anden mappe for fremtiden 1. Højreklik på en mail i din indbakke, og du får følgende menuliste eller vælg menuen Funktioner, Regler og beskeder, Ny regel: 2. Klik på punktet Opret regel, du får nu en ny dialogboks Afsenderen af mailen Emnet i mailen Modtageren af mailen 3. I dialogboksen Opret regel har du mulighed for at lave flere indstillinger, for det første kan du vælge at afsenderen skal være afgørende for reglen, eller emnet i mailen skal være afgørende eller om den, mailen er sendt til, skal bestemme om reglen træder i kraft. Outlook

46 I det følgende kan du bestemme om der skal vises et ikon, når du modtager en ny besked eller om du ønsker at høre en lyd. Du kan også flytte din mail over i en anden mappe end Indbakken 4. Sæt tjekmærke i flyt til mappe feltet eller 5. Klik på vælg mappe og du får følgende dialogboks 6. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny hvis du ønsker at oprette en ny mappe 7. Klik på OK 8. Klikker du på OK, oprettes en regel, der i ovennævnte tilfælde lægger alle mails fra Anne-Lise Hansen over i mappen biologi. Du kan også lave mere avancerede indstillinger Outlook

47 9. Klik på Avancerede indstillinger Du får nu følgende dialogboks 10. I øverste vindue kan du vælge, hvilke ting der skal ske med den modtagne mail, fx slet den eller videresend den. 11. Hvis du klikker på Udfør, så anvendes reglen 12. Ønsker du at lave reglen for en anden afsender, kan du klikke i nederste rude (på fra Anne-Lise Hansen i dette tilfælde) og vælge en anden afsender. 13. Hvis du ønsker at se flere muligheder, skal du klikke på Næste Outlook

48 14. Her kan du indføre nogle undtagelser for regler, fx hvis en har høj prioritet 15. Opret dine indstillinger og klik på Næste 16. Her kan du aktivere regler (er som default sat som aktiv) og du kan vælge om reglen også skal gælde de meddelelser der allerede er i din indbakke. 17. Klik på Udfør og dine regler er oprettet. Outlook

49 Søgemapper trin for trin 1. Vælg menuen Filer, Ny, Søgemappe 2. Klik på Opret en brugerdefineret søgemappe 3. Klik på Vælg under Tilpas søgemappe 4. Skriv et navn for den tilpassede søgemappe 5. Klik på Kriterier, vælg de ønskede indstillinger, og klik derefter på OK Outlook

50 6. Klik på Gennemse, marker de mapper, der skal søges i med brug af søgekriterierne, og klik derefter tre gange på OK Outlook

51 Stedfortræder trin for trin 1. Funktioner, Indstillinger, Stedfortræder Klik på Tilføj 2. Følgende dialogboks vises med fx det globale adressekartotek. Vælg navn på din kursuskollega, Tilføj, OK Derefter vælges hvilke tilladelser stedfortræderen får i: Kalender Opgaver Indbakke Kontaktpersoner m.fl. Bemærk, her kan der markeres, hvis stedfortræder må se de private emner Outlook

52 Uønskede s trin for trin Kommer snart på --> undervisning --> HK-kurser Outlook

53 4.5. Øvelser til posthåndtering Øvelser i at sende 1. Opret ny mail - send den til din sidemand Udfyld emnefeltet efter eget valg Åbn Indstillinger og vælg Høj Prioritet, og ved Følsomhed vælges Fortrolig Indsæt et par ord i indholdsruden og send mailen 2. Forsøg at tilbagekalde ovennævnte mail Åbn Sendt post og åbn den afsendte mail Åbn Handlinger og Tilbagekald denne meddelelse 3. Skriv lille tekst i Word og vælg Filer, Send til og vælg Postmodtager Send mailen til din sidemand Anfør dig selv i CC Indholdet i emnefeltet skal være Indsat tekst Skriv nogle ord i indholdsruden og send mailen 4. Opret ny mail til din sidemand Anfør dig selv i CC Indholdet i emnefeltet skal være Vedhæftet fil Skriv en lille tekst (f.eks. i Word eller find noget på internettet) og gem den Indsæt filen: klik på clips-ikonet, udpeg filen, Indsæt Skriv nogle ord i indholdsruden og send mailen 5. Opret ny mail - send den til dig selv og din sidemand Indstil leveringstid til om 5 minutter i Indstillinger Angiv at en udløber efter 1 time i Indstillinger Indsæt et par ord i indholdsruden og send 6. Send en mail til din sidemand, markeret med høj prioritet og anmod om svar for læst, og ved Følsomhed vælges Fortrolig Svar bekræftende på anmodningen, se hvilket svar du får tilbage. 7. Send et spørgsmål til din sidemand, og benyt dig af responsknappen Svar på responsknappen og se resultatet. Outlook

54 Øvelser i autosignatur og mail 1. Opret to autosignaturer: Den ene, til eksterne mails, kan udover hilsen - fx indeholde: Eget navn Stilling Evt. afdeling Firmanavn og -adresse Telefonnummer adresse Et billede/logo Den anden skal være til internt brug i virksomheden: Bestem selv indholdet 2. Send en mail til to af dine kursuskolleger 3. Anfør dig selv i CC-feltet 4. I emnefeltet anføres fx Møde i julefrokostudvalget 5. Vedhæft en tekst (skrevet i Word) eller et billede af noget juleagtigt 6. Angiv prioriteten som høj 7. Skriv nogle ord i indholdsruden og send mailen 8. Virkede autosignaturen? 9. Forsøg at tilbagekalde mailen 10. Indskriv en ny kontaktperson med de ønskede data 11. Opret en kontaktperson fra en modtaget mail: Træk med musen mailen i indbakken over i Kontaktpersoner i navigationsruden 12. Åbn velkomstmailen fra din underviser. I Til-feltet højreklikkes på et navn ad gangen, der oprettes som kontaktperson. Outlook

55 Øvelser i modtagelse og håndtering af s 1. Opret en ny mappe med navnet Test 2. Svar på en modtagen mail 3. Åbn en vedhæftet fil 4. Overfør filen til den nye mappe 5. Omdøb mappen - vælg selv navn 6. Videresend en mail til en kollega 7. Indstil din meddelelse om mail, så den vises i 25 sekunder og lav den 10% gennemsigtig Send herefter en mail til dig selv og se resultatet 8. Ændr herefter din meddelelse til 5 sekunder og sæt den til 75% gennemsigtig Send endnu en mail til dig selv og se resultatet 9. Opret en mappe og opret en regel der overfører mails fra din sidemand til mappen, prøv om reglen virker! 10. Opret samme regel igen men indfør en undtagelse fx ved høj prioritet. 11. Arkivering 12. Ikke til stede 13. Andre regler 14. Søgemapper Outlook

56 5. Brug af Kalender Det er nødvendigt at have et klart overblik over den personlige kalender på arbejdspladsen. Det er her du angiver dine møder, dine tids-fastsatte aktiviteter, dine private aftaler og perioder hvor du af andre grunde ikke er at finde på din arbejdsplads Navigering i Kalender Du skifter til Kalendervisning ved at klikke på knappen Kalender i navigationsruden. Som udgangspunkt vises kalenderen i Dagsplan-visning. Ændring af visning i kalenderen I værktøjslinjen Standard findes fire knapper, som er hhv. Dag, Arbejdsuge, Uge og Måned. For at se en uge: klik på knappen Uge Dags dato vises med rød ramme Valgt visning farves med gult Dage med aftaler vises med fed Outlook

57 For at se en måned: klik på knappen Måned For at få vist lørdag og søndag i hver sin kolonne: Skift til månedsvisning og højreklik på en dag i kalenderen uden at ramme en aftale Vælg fra genvejsmenuen punktet Andre indstillinger Fjern flueben i feltet Weekenddage i én kolonne og afslut med OK For at se en arbejdsuge (uden weekend): klik på knappen Arbejdsuge (Arbejdsuge kan indstilles i menuen Funktioner, Indstillinger, fanen Kalenderindstillinger, gruppen Kalenderarbejdsuge) Outlook

58 For at se en dag: klik på knappen Dag For at se dags dato: klik på knappen I dag Ovenstående 4 visninger findes også i menuen Vis, og kan vises i Navigationsruden via menuen Vis, Arranger efter, Vis visninger i navigationsruden Andre visninger som f.eks. efter aftaler, begivenheder, kategorier o.lign. kan findes i menuen Vis, arranger efter, aktuel visning. Outlook

59 Datosøgning i kalenderen Øverst finder du en miniature-kalender kaldet datosøgning. (Hvis du har valgt at vise Opgaveblokken (Vis, Opgaveblok) vises datosøgning øverst til højre på skærmen) Se flere måneder: træk navigationsruden til større bredde Gå til en bestemt dag i kalenderen: klik på datoen i datosøgning (kalenderen skifter til dagsvisning) Gå til en anden måned: klik på de små frem- og tilbage-pile øverst i datosøgning Gå til en bestemt uge: klik på ugenummeret til venstre i miniaturen (kalenderen skifter til ugevisning) (Hvis du ikke har ugenumre i datosøgning, kan du få dem frem ved at vælge menuen Funktioner, Indstillinger. Kalenderindstillinger og sætte flueben i feltet Vis ugenumre i Datosøgning) Aftaler og begivenheder I kalenderdelen skelnes mellem Aftaler og Begivenheder. Aftaler er datobestemt med et starttidspunkt og et sluttidspunkt. En aftale kan være enkeltstående f.eks. et konsulentbesøg torsdag eftermiddag eller tilbagevendende f.eks. ledermøde hver onsdag morgen. En aftale viser som udgangspunkt tiden som optaget. Begivenheder er også datobestemt, men ikke tidsafhængige. En begivenhed strækker sig over hele dagen. En begivenhed kan f.eks. være to ugers ferie eller et tre-dages seminar eller en fødselsdag, som jo varer hele dagen. Begivenheder kan ligeledes være enkeltstående eller tilbagevendende. En begivenhed vises ikke automatisk som optaget. Oprettelse af en aftale (kort) Den hurtigste måde at oprette en aftale i kalenderen: 1. Find frem til den ønskede dato via Datosøgning Outlook

60 2. Marker med venstre mus i dagskalenderen det ønskede tidspunkt 3. Skriv aftalens emne og tryk Enter, hvorefter aftalen er oprettet Oprettelse af en aftale (detaljeret) Hvis du ønsker at registrere flere detaljer omkring din aftale, gør følgende: 1. Find frem til den ønskede dag og markér tid (som Oprettelse af en aftale (kort) pkt ) 2. Klik på knappen Ny Aftale 3. Dialogboksen Aftale fremkommer med dato samt start- og sluttidspunkt udfyldt 4. Indtast Emne og evt. Sted Outlook

61 5. Farvelæg evt. aftalen med rullelisten Etiket 6. Hvis du ønsker at blive mindet om aftalen, sæt flueben i Påmindelse og vælg fra rullelisten, hvornår du ønsker at blive fra påmindet (virker kun, hvis Outlook er tændt) 7. Vælg evt. hvordan aftalen skal vises i rullelisten Vis tidspunkt som: 8. Hvis du ikke ønsker, at andre på netværket skal kunne se detaljerne for din aftale, skal du huske at afkrydse feltet Privat i nederste, højre hjørne af dialogboksen Aftale 9. Afslut ved at klikke på knappen Gem og luk i værktøjslinien Standard Eksempel på en detaljeret Aftale: Outlook

62 Oprettelse af en tilbagevendende aftale Hvis du har aftaler, som gentages med bestemte intervaller, f.eks. morgenmøde hver mandag, kan du oprette en tilbagevendende aftale således: 1. Opret en aftale som under Oprettelse af en aftale (detaljeret) pkt Klik på knappen Gentagelse på værktøjslinjen 3. Acceptér eller tilret dialogboksen Tilbagevendende aftale mht. gruppeboksene Tidspunkt, Gentages og Gentagelsesperiode og afslut med OK Outlook

63 4. Vælg evt. en Kategori, hvilket gør det lettere at søge efter bestemte aftaler, og klik OK 5. Afslut med værktøjsknappen Gem og Luk Du kan også oprette en tilbagevendende aftale via menuen Handlinger, Ny tilbagevendende aftale Redigere en aftale ved at åbne dialogboksen Aftale Der er flere metoder til at åbne en aftale for redigering. Her er nogle af dem: Højreklik på aftalen i kalenderen og vælg fra genvejsmenuen Åbn Markér emnet med et venstreklik i kalenderen og vælg menuen Filer, Åbn, Markerede emner Marker aftalen i kalenderen og tast Enter Dobbeltklik på aftalen Alle metoder åbner dialogboksen Aftale, som så kan rettes efter behov. Redigere en aftales emne direkte i kalenderen 1. Markér aftalen i kalenderen med et venstre museklik 2. Blokmarkér den del af emnet, som skal rettes, med venstre musetast nede og skriv oven i 3. Afslut med Enter Outlook

64 Ændre en aftales starttidspunkt direkte i kalenderen 1. Peg på aftalens venstre kant, hvorved flyttemarkøren kommer til syne (et kors med 4 pilespidser) 2. Træk aftalen (med venstre museknap nede) til den nye tid samme dag Ændre en aftales dato direkte i kalenderen 1. Peg på aftalens venstre kant, hvorved flyttemarkøren kommer til syne (et kors med 4 pilespidser) (Du skal muligvis udvide navigationspanelet for at kunne se den ønskede dato-måned) 2. Træk aftalen (med venstre museknap nede) til den nye dag i Datosøgning (miniature-kalenderen) 3. Slip venstre museknap, når den nye dag er markeret med sort ramme i Datosøgning Alternativt: 1. Du kan også oprette en tilbagevendende aftale via menuen Handlinger, Ny tilbagevendende aftale 2. Peg på aftalens venstre kant, hvorved flyttemarkøren kommer til syne (et kors med 4 pilespidser) (Du skal muligvis udvide navigationspanelet for at kunne se den ønskede dato-måned) 3. Hold Ctrl-tasten nede 4. Træk aftalen (med venstre museknap nede) til den nye dag i Datosøgning (miniature-kalenderen) 5. Slip venstre museknap, når den nye dag er markeret med sort ramme i Datosøgning Slette en aftale direkte i kalenderen 1. Marker aftalen med et venstre museklik og tryk på Delete-tasten (eller højreklik og vælg Slet fra genvejsmenuen) Outlook

65 5.3. Øvelser til aftaler i kalender 1. Afprøv forskellige visninger Under Vis, Arranger efter, Aktuel visning 2. Prøv at bladre frem og tilbage til nogle bestemte datoer ved hjælp af Datosøgning (miniaturekalenderen) 3. Ændr arbejdsugen til mandag torsdag kl. 09:00-17:00 4. Indsæt danske helligdage i kalenderen (Funktioner, Indstillinger, Kalenderindstillinger) 5. Opret en (fiktiv) aftale. Den gælder fx et konsulentbesøg næste tirsdag kl til Husk at medtage transporttid før og efter I emnefeltet skal du angive Test-konsulentbesøg Skriv nogle få ord i indholdsruden Sæt påmindelse til dagen før. 6. Du er ved at planlægge et arrangement næste torsdag - men det er ikke helt på plads endnu: Arrangementet bestemmes til at strække sig fra kl til Sæt aftalen til at være Foreløbig Sæt påmindelse til to timer før forekomsten I emnefeltet skal du angive Test-arrangement Skriv nogle få ord i indholdsruden 7. På mandag skal du til tandlæge kl , og er derfor ikke til at træffe. Opret aftalen som Privat og Ikke til stede I emnefeltet skal du angive Test-tandlæge Skriv nogle få ord i indholdsruden 8. Opret i kalenderen yderligere 3 5 aftaler, som du selv finder på eller træk nogle af dine mails fra Indbakke over på knappen Kalender i navigationspanelet, for at lave dem om til Aftaler. Gør nogle af dem Private Gentagne aftaler 9. Opret en gentagen aftale: svømning hver tirsdag kl frem til jul 10. De kommende to måneder er du tilmeldt en kursusrække hver onsdag Kursus afholdes fra førstkommende onsdag kl til Sæt påmindelse til to timer før forekomsten I emnefeltet skal du angive Test-kursus Skriv nogle få ord i indholdsruden 11. Rediger ovenstående aftale således at den tredje kursusgang aflyses. Slet aftaler 12. Find og slet din tandlægeaftale. Outlook

66 Oprettelse af en begivenhed (kort) Begivenheder er som tidligere nævnt datoafhængige, men tilknyttes ikke noget tidsforbrug. Begivenheder kan f.eks. være fødselsdage, ferier, heldagsseminarer o.lign. Begivenheder vises i toppen af de forskellige tidsvisninger i kalenderen og altså ikke i selve tidsskemaet. Eksempel på en begivenhed over flere dage Eksempel på en begivenhed en enkelt dag Hvis det er en begivenhed, der kun varer en enkelt dag: 1. Klik i det grå felt øverst i dagsvisning 2. Indskriv emnet og afslut med Enter Hvis begivenheden strækker sig over flere dage: Marker dagene i Datosøgning (miniature-kalenderen) hvorved netop kun de markerede dage vises i kalenderen (Ikke-sammenhængende dage markeres med Ctrl-tasten nede) Outlook

67 3. Træk gennem de grå felter øverst med venstre musetast nede, hvorved felterne bliver hvide 4. Skriv emnet (i samme øjeblik, du skriver, fletter Outlook de grå felter sammen til ét skrivefelt) 5. Afslut med Enter, hvorved begivenheden indsættes øverst på alle de markerede dage Outlook

68 Oprettelse af en begivenhed (detaljeret) 1. Vælg menuen Handlinger, Ny aftale - Hele dagen 2. I dialogboksen Begivenhed udfyldes Emne, og øvrige felter efter ønske. Husk flueben i feltet Privat, hvis andre på netværket ikke skal kunne se detaljerne. For at gøre en begivenhed tilbagevendende, såsom fødselsdage, klikkes på værktøjsknappen Gentagelse 3. Afslut ved at klikke på værktøjsknappen Gem og Luk Outlook

69 Øverst i dags eller ugeplanen ser du begivenheden, og hele dagen er markeret i venstre side med en lilla markering, som viser at du ikke er til stede den eller de pågældende dage. Redigere en begivenhed ved at åbne dialogboksen Begivenhed Der flere metoder til at åbne en begivenhed for redigering. Her er nogle af dem: Højreklik på begivenheden i kalenderen og vælg fra genvejsmenuen Åbn Markér emnet med et venstreklik i kalenderen og vælg menuen Filer, Åbn, Markerede emner Marker begivenheden i kalenderen og tast 2 gange Enter Dobbeltklik på begivenheden Alle metoder åbner dialogboksen Begivenhed, som så kan rettes efter behov. Redigere en begivenheds emne direkte i kalenderen 1. Markér begivenheden i kalenderen med et venstre museklik 2. Blokmarkér den del af emnet, som skal rettes, med venstre musetast nede og skriv oven i 3. Afslut med Enter Outlook

70 Ændre en begivenheds dato direkte i kalenderen 1. Peg på begivenheden med musemarkørens hvide pilespids (Du skal muligvis udvide navigationspanelet for at kunne se den ønskede dato) 2. Træk aftalen (med venstre museknap nede) til den nye dag i Datosøgning (miniature-kalenderen) 3. Slip venstre museknap, når den nye dag er markeret med sort ramme i Datosøgning Slette en begivenhed direkte i kalenderen 1. Marker aftalen med et venstre museklik og højreklik og vælg Slet fra genvejsmenuen 5.4. Udskrive kalender Det er ikke altid muligt at have sin computer med overalt. Derfor kan kalenderen selvfølgelig udskrives på papir i et utal af formater. 1. Vælg Filer, Udskriv eller klik på printerikonet på værktøjslinjen Standard eller Tast Ctrl + P 2. Udfyld dialogboksen Udskriv 3. Det bedste er at benytte Vis Udskrift, inden du beslutter dig for et layout Outlook

71 5.5. Øvelser til begivenheder i kalender 1. Du skal på et 3 dages Team Building seminar i næste uge mandag-tirsdagonsdag på Snogebæk Kurhotel. Opret seminaret som en begivenhed, hvor du er nødt til at rejse (etiket) og registreret som fraværende. Bliv påmindet 2 dage før. 2. Du skal have en fridag snart. Opret fridagen som en privat begivenhed, hvor du ikke er til stede Tilbagevendende begivenheder 3. Opret nogle fødselsdage på dem, du kender, som tilbagevendende begivenheder 10 år frem. Sørg for at få en påmindelse 3 dage før. 4. Firmaet har indført onsdag som økodag, hvor man bl.a. lader bilen stå hjemme. Opret onsdage som en tilbagevendende begivenhed, hvor du vil tage cyklen på arbejde. Du behøver ingen påmindelse Udskriv kalender 5. Du har brug for at have din kalender med til et møde: Lav en udskrift med månedsoversigt for denne og den kommende måned 6. Gå på opdagelse i de andre layouts og formater for udskrift af kalender. Tjek dem i Vis udskrift. Ret begivenheds dato 7. Find dit 3 dages seminar man-ons i næste uge og flyt det en uge længere frem ved at trække det op på miniaturekalenderen Datosøgning Outlook

72 5.6. Dele kalenderrettigheder I virksomheder er det normalt, at man har adgang til andres kalendere, så man kan passe en andens kalender, mens vedkommende er væk eller har travlt med andre ting, eller du har en assistent til at styre din kalender. Der kan gives forskellige tilladelser til forskellige personer, så nogle måske kun kan læse din kalender, mens andre får lov at oprette og slette. Give andre brugere adgang til din kalender 1. Klik på Del min kalender i navigationsruden 2. I dialogboksen Kalender, fanen Tilladelser, vælger du hvem, der skal have adgang til din kalender vha. knappen Tilføj 3. I rullelisten Tilladelsesniveau kan der vælges følgende Rolle Ejer Udgivende I denne rolle kan du Oprette, læse, redigere eller slette alle emner og filer og oprette undermapper. Som mappeejer kan du ændre de tilladelsesniveauer, andre har til mappen. (Gælder ikke for stedfortrædere). Oprette, læse, redigere og slette alle emner og filer og oprette Outlook

73 redaktør Redaktør Udgivende forfatter Forfatter Bidragyder Læser undermapper. (Gælder ikke for stedfortrædere). Oprette, læse, ændre og slette alle emner og filer. Oprette og læse emner og filer, oprette undermapper samt ændre og slette emner og filer, du har oprettet. (Gælder ikke for stedfortrædere). Oprette og læse emner og filer samt ændre og slette emner og filer, du har oprettet. Kun oprette emner og filer. Indholdet i mappen vises ikke. (Gælder ikke for stedfortrædere). Kun læse emner og filer. Brugerdefineret Udføre handlinger, der defineres af mappeejeren. (Gælder ikke for stedfortrædere). Ingen 4. Afslut med OK Du har ingen tilladelse. Du kan ikke åbne mappen. Åbne en anden brugers kalender 1. Klik på Åbn en delt kalender i navigationsruden 2. Skriv navnet på den bruger, der har givet dig tilladelse Outlook

74 eller klik på knappen Navn for at finde brugeren i en adresseliste 3. Afslut med OK 4. Brugerens kalender er nu vist i navigationspanelet under Andre kalendere og kan vises ved at sætte et flueben ud for navnet Outlook

75 Her vises Anne Lise Hansens kalender side om side med min egen kalender. Og jeg kan nu oprette og redigere aftaler i overensstemmelse med de rettigheder Anne Lise Hansen har tildelt mig Øvelser i kalenderdeling Øvelser til kalenderdeling 1. Del din kalender med din sidemand, som du giver alle rettigheder 2. Åbn din sidemands kalender og se, hvad han/hun skal i næste uge 3. Opret en aftale i nær fremtid i sidemandens kalender. Find selv på tid og emne. Vedhæft en fil til aftalen 4. Tjek ind i mellem din egen kalender for nye aftaler 5. Del din kalender med flere kursister i klassen. Bestem selv, hvilke rettigheder, du vil give dem 6. Åbn en anden kursists kalender for at se, hvad hun skal de kommende uger Outlook

76 7. Åbn en tredje kursists kalender for at se, hvordan hun har defineret sin arbejdsuge samt hvornår hun har planlagt en fridag 8. Xxx Outlook

77 5.8. Opgaver Opgavefunktionen bruges til at holde styr på alle de opgaver, projekter og lignende, du har gang i. Opgaver kan også uddelegeres til andre. Oprettelse af en opgave (kort) Den hurtigste måde at oprette en opgave i kalenderen: 1. Vælg Kalender i navigationsruden 2. Vælg menuen Vis, Opgaveblok Opgaveblokken vises i højre side af skærmbilledet Du kan ændre opgaveblokkens bredde ved at trække i den lodrette delelinje mellem kalenderdelen og opgaveblokken. 3. Indtast opgaven i opgaveblokkens øverste frie felt og afslut med Enter Outlook

78 Oprettelse af en opgave (detaljeret) I stedet for at indtaste opgaven i kalenderen kan du vælge at skifte til Opgaver for at få et bedre overblik. 1. Klik på knappen Opgaver i navigationsruden 2. Klik på knappen Ny opgave i værktøjslinien 3. Indtast Emne, Forfaldsdato, Startdato og Påmindelse. 4. Indtast evt. øvrige informationer såsom Status, Prioritet, Kategori, Privat osv. (disse øvrige informationer bruges ikke af Outlook, men er blot som hjælp til dig selv) Du kan også uddelegere opgaven til andre brugere, hvis du forinden har givet vedkommende rettigheder til at læse og evt. oprette nye opgaver i din opgavemappe. Således uddelegerer du en opgave: 1. Klik på værktøjsknappen Tildel opgave Outlook

79 2. Skriv brugerens navn i Til-feltet eller vælg fra en liste ved at klikke på knappen Navn 3. Send opgaveanmodningen til modtagerens mailboks ved at klikke på knappen 4. Du får besked på, at du ikke selv længere er ansvarlig for opgaven. Dette kan du blot acceptere ved at klikke på OK Visning af opgaver Når du skifter til Opgaver via navigationsruden, vises dine opgaver i listeform. I navigationsruden under punktet Aktuel visning, kan du vælge andre visningsformer. Outlook

80 Visningsformen Detaljeret liste 5.9. Øvelser til Opgavestyring - Kalender 1. Opret en opgave med forfaldsdato om to måneder, start to uger før og påmindelse tre uger før 2. Vedhæft et dokument til opgaven og sæt prioriteten til høj 3. Knyt en af dine kontaktpersoner til opgaven 4. Anvend en af dine modtagne s til at oprette en opgave. (Træk mailen over på Opgaveknappen i navigationspanel) Tildel opgaven til en kursusdeltager på holdet 5. Opret en opgave i Opgaveblokken uden start- og sluttid. Træk opgaven 6. Opret nogle flere opgaver fra din egen dagligdag 7. Skift til Opgaver i navigationspanelet og afprøv de forskellige visningsformer 8. Træk en kalenderaftale over til Opgaver for at lave den om til en opgave Outlook

81 5.10. Mødeplanlægning Du kan bruge funktionen Planlæg et møde til at finde en fælles ledig tid med andre brugere på netværket og automatisk indkalde til mødet via . De andre brugere behøver ikke at have delt deres kalendere med dig, for at du kan bruge denne facilitet. Planlæg og indkald til et møde 1. I Kalenderen vælger du menuen Handlinger, Planlæg et møde (Outlook viser mødeplanlæggeren med dine aftaler m.m. vist som farvede søjler. Ved at pege med musen på en søjle får du vist yderligere oplysninger om aftalen). 2. Vælg evt. dato og tid for hvornår du ønsker mødet begynder og slutter. Dette kan også vente til senere 3. Indtast mødedeltagernes navne eller klik på knappen Tilføj andre for at vælge deltagere fra en adresseliste. (Her kan systemadministratoren også have lagt ressourcer ind i form af mødelokaler, DVD-afspillere osv.) Som udgangspunkt kan du kun se deltagernes ledige hhv. optagne tid, medmindre de har givet dig tilladelse til mere. 4. Klik på knappen til venstre for navnet for at vælge om deltageren er nødvendig, valgfri eller en ressource Outlook

82 I stedet for selv at skulle finde et tidspunkt, hvor alle mødedeltagerne er ledige, kan du få mødeplanlæggeren til at finde næste ledige tid. 5. Angiv først mødets varighed ved at udfylde felterne Mødet begynder og Mødet slutter. Klik derefter på knappen Næste autotidspunkt, hvorefter det næste ledige tidsrum findes og markeres. Hvis tidspunktet ikke passer dig kan du klikke igen på knappen Næste autotidspunkt. 6. Når en passende tid er fundet, klikker du på knappen Arranger mødet, hvorefter en mødeanmodning til de involverede personer dukker op. 7. Udfyld mødeanmodningen med de manglende oplysninger, såsom Emne, Sted, Etiket osv. 8. Klik på knappen Send for at sende en indbydelse til de involverede personer. Outlook

83 Modtagerne får en mail, hvor den pågældende kan vælge at acceptere, afvise eller foreløbigt acceptere indbydelsen og sende svar tilbage til møde-indkalderen. Hvis modtageren accepterer (evt. foreløbigt), bliver mødet automatisk plottet ind i dennes kalender. For at holde styr på hvor mange, der har accepteret eller afslået mødeindkaldelsen, må du åbne alle de svar, der kommer i din indbakke: Afslået Accepteret Øverst i mailen vil der stå om brugeren har accepteret eller afslået Og nedenunder kan du se, hvor mange i alt, der har accepteret eller afslået men det kræver selvfølgelig, at du åbner alle svar-mails. Få et samlet overblik over svar på mødeindkaldelsen: 1. Dobbeltklik på mødet i kalenderen 2. Klik på fanen Registrering og aflæs svarene Outlook

84 5.11. Øvelser til Mødeplanlægning - Kalender 1. Planlæg et møde på fredag i næste uge (om muligt), hvor du inviterer din sidemand samt endnu én fra klassen med som Nødvendige. Mødet skal vare en time. Få mødeplanlæggeren til at finde den først ledige tid næste fredag (om muligt). Find selv på Emne og Sted. Send mødeindkaldelsen 2. Svar på den eller de mødeindkaldelse(r), du selv modtager i Indbakken. Acceptér eller afvis, hvis nødvendigt 3. Tjek bagefter at de aftaler, du selv har accepteret, er blevet plottet ind i din kalender 4. Ændr mødetidspunktet for den mødeindkaldelse, du selv oprettede, og send opdateringen til mødedeltagerne 5. Åbn alle de svar, du modtager i din indbakke og dobbeltklik derefter på mødet i kalenderen. Klik på fanen Registrering for at se status på mødedeltagerne Outlook

85 5.12. Gruppetidsplan Hvis du arbejder i et team, har du ofte brug for at samle teamets kalendere det gør du i en gruppekalender. Efter nogenlunde samme princip som ved oprettelse af distributionslister opretter du en gruppe, navngiver den og udvælger, hvilke kolleger, der skal være med i gruppen. Herefter kan du let få overblik i en arbejdsgruppes kalendere. Oprette en gruppetidsplan 1. Gå til Kalender 2. Vælg menuen Handlinger, Vis tidsplaner for gruppe 3. I første omgang vil listen være tom 4. Klik på knappen Ny 5. Giv gruppen et navn 6. Skriv navnene på medlemmerne direkte i boksen Gruppemedlemmer eller klik på knappen Tilføj andre for at finde medlemmerne på en liste 7. Afslut med Gem og luk Næste gang, du skal tjekke en gruppetidsplan, gentager du pkt. 1 og 2 og vælger fra listen i dialogboksen Gruppetidsplaner. Outlook

86 5.13. Øvelser til Gruppetidsplan - Kalender 1. Opret en gruppetidsplan for dig selv og nogle medkursister på holdet. 2. Tjek ledige/optagede tidspunkter for gruppen 3. Opret endnu en gruppe bestående af andre medkursister på holdet Outlook

87 6. Journalisering og arkivering For at holde styr på de aktiviteter, der udføres i Outlook, kan disse journaliseres i mappen Journal, der findes i navigationsruden. Man kan journalisere de aktiviteter, der foregår direkte i Outlook ( s, aftaler og opgaver), men det er også muligt at registrere tidsforbruget til arbejdsopgaver i andre office-programmer. Aktivering af journalknap 1. Tilføj evt. en knap for journalen i navigationsruden ved at klikke på knappen Konfigurér knapper nederst til højre i navigationsruden 2. Vælg Tilføj eller fjern knapper i undermenuen, og klik på Journal Registrering af emner 1. Klik på Funktioner, Indstillinger, Journalindstillinger 2. Markér de emner, der ønskes registreret, samt personer, klik på OK Outlook

88 Oprettelse af en manuel journaloptegnelse 1. Klik på knappen Journal i navigationsruden 2. Klik på knappen Ny journaloptegnelse i værktøjslinjen 3. Udfyld dialogboksen, husk Emnetype for at skelne mellem de forskellige typer af optegnelser2 4. Klik på Gem og luk i værktøjslinjen 2 Det er muligt at registrere tidsforbrug til de forskellige opgaver ved at aktivere knappen Start timer. Når aktiviteten er slut trykkes på Stop timer. Outlook udregner så selv tidsforbruget. Outlook

89 Åbning af en journaloptegnelse 1. Klik på Journal i navigationsruden 2. Klik på den ønskede visning fx som en tidslinje Journalen kan også vises i tabelform Outlook

90 Aftaler og opgaver Registrering af aftaler /opgaver i journalsystemet: 1. Træk emnet over på ikonet Journal i navigationsruden 2. Dialogboksen Journaloptegnelse er nu åben, og du kan indtaste forskellige oplysninger. Selve aftalen/opgaven ses som et genvejsikon i dialogboksen 3. Vælg Gem og Luk Outlook

91 Automatisk oprettelse af nye optegnelser Man kan få Outlook til automatisk at registrere forskellige arbejdsopgaver i forbindelse med kontaktpersonerne. Dette kan fx ske i Journalsystemet. 1. Vælg Funktioner, Indstillinger 2. Klik på fanen Indstillinger og vælg Journalindstillinger 3. Herefter vælges hvilke emner man ønsker registreret, og for hvilke kontaktpersoner dette skal gælde. 4. Vælg Autoarkivér journaloptegnelser, OK Når man fremover modtager eller sender meddelelser af de angivne typer til de valgte kontaktpersoner, så vil Outlook automatisk registrere dette i journalsystemet. Vælg Standardindstillinger for arkivering, hvorefter der kan vælges yderligere detaljer i forbindelse med autoarkivering. Outlook

92 6.1. Avanceret dokumenthåndtering i Journal Outlook

93 7. Brevfletning med Word og Outlook Kommer senere på på --> undervisning --> HK-kurser Outlook

94 A Adressat Adressebog aftale opret kort Aftale opret detaljeret redigere slette tilbagevendende... 63;65 ændre dato ændre starttidspunkt Aftaler Arkivering Arrangeret efter Autokorrektur autosignatur grafik tekst B BCC feltet Begivenheder opret detaljeret opret kort redigere i slette ændre dato C CC 54 CC feltet D Distributionsliste, trin for trin Distributionslister E Elektroniske noter E mail andre indstillinger Emnefeltet Indholdsfeltet indstillinger modtage og håndtere Modtager feltet opret ny send sendeindstillinger søgemapper vedhæfte filer Exchange server... 9 F Flag Få besked når du modtager post G Gruppetidsplan opret I Ikke til stede Indbakken arrangeret efter ikoner J Journalisering aktivering af knap automatisk oprettelse opret manuel journaloptegnelse registrere aftaler og opgaver registrering af emner åbne en optegnelse K Kalender datosøgning navigering i visninger kalenderrettigheder Kalenderrettigheder give andre adgang åbne en andens Kategorier Klient... 9 Kontaktpersoner Navigation i Opret ny Visninger Kvittering Outlook

95 L leveringstidspunkt Linux postserver... 9 M Mail opret ny send Mapper i Outlook Mappestruktur Markeringsflag Mødeplanlægning autotidspunkt overblik over svar planlæg og indkald N Navigation i Outlook Navigationsrudens opbygning O Opgaver oprettelse detaljeret oprettelse kort uddelegér visninger ordbøger Outlook klient... 9 Outlook server... 9 P søgemapper Postsystemet... 9 prioritet R regel, trin for trin responsknapper S Send e mail Server... 9 Stedfortræder trin for trin Søgemappe, opret ny Søgemapper, generelt T Thunderbird... 9 Tjek navn U Udskriv e mails Udskriv kalender Uønskede e mails V Vedhæfte filer W Webmail Post Outlook