DDB DETAIL. Version 5.xx. Bruger vejledning

Transkript

1 DDB DETAIL Version 5.xx Bruger vejledning 11

2 Indhold Hovedmenu...3 Salgskladde... 4 Kundeoplysninger... 4 Salg/Retur af varer... 4 Varer der sælges...5 Funktionsknapper... 6 Generelle knapper Totaler Gruppe knapper Quick knapper Funktionstaster F.eks. F8 viser en graf i bunden af skærmen, hvordan salget er i løbet af dagen Salgsnotaer Varer Fanen Oversigt Fanen Varer Fanen Historik Fanen Udvalg Fanen Søgning...24 Fanen Historik (Alle varer) Fanen Modtag batch Kunder Fanen Oversigt Fanen Kunder Fanen Kontoudtog Fanen Varer Fanen Tilgodebeviser Fanen Udvalg Udskrifter Knapper til Daglig brug Afgrænsninger Knapper til design af rapporter Side 1

3 Kasseopgørelse Udskrifter Sikkerhedskopi Grafik Top menuens punkter...42 Til/Afgangskladde...42 Knapperne...42 Kartoteker Tilgodebeviser Kasselog Lagerstatus / Optælling Priskontrol Tilpasning Firmakartotek Eksempel på salgskladde med Windows 7 design Finans integration Diverse setup Grupper Varelabels Vis bruger status Frigiv alle bruger låse Sikkerhed Dan lokal sikkerhedskopi Indlæs lokal sikkerhedskopi Side 2

4 Hovedmenu DDB Detail vejledning version 5.xx Når programmet startes fremkommer dette skærmbillede. Knapperne midt på skærmen er de mest benyttede menupunkter og i toppen af skærmbilledet vises alle de øvrige menupunkter, hvor tilpasning af programmet foretages. Programmet kan både benyttes med og uden touch skærm, i tilpasning kan knapper og menupunkter fjernes, så menupunkter som den enkelte bruger ikke benytter ikke vises eller er aktive. Skiftes f.eks. til bruger 2, så fjernes næsten alle menupunkter, og kun dem der er nødvendige for den daglige drift vises. Se på de efterfølgende sider, hvorledes de enkelte menupunkter sættes op og benyttes. Først beskrives de 8 knapper og derefter topmenuen. Bemærk! Programmet er opdateret til Windows 7 design, så skærmbilleder har et nyere design i programmet end i denne vejledning. Side 3

5 Salgskladde Når salgskladden vælges, indtastes bruger (typisk nummer) og dette skærmbillede vises for en bruger med alle rettigheder. Salgskladden er delt op i flere sektioner af knapper. (1) Kundeoplysninger (2) Salg/Retur af varer (3) Varer der sælges (4)Funktionsknapper (5) Generelle knapper (6) Totaler (7) Gruppe knapper (8) Quick knapper Kundeoplysninger Der kan hentes kundenavn og oplysninger ind i det grønne felt, hvis der er oprettet kunder i Debitorkartoteket, og der trykkes på den blå knap til højre for feltet. Hvis man har faste tekster, der ønskes overført til kundeoplysningsfeltet, kan disse hentes med knappen over Hent kunde. Det er også muligt manuelt at indtaste en tekst. Salg/Retur af varer Normalt er knappen Salg aktiveret, og hvis der skal tages varer retur, skal knappen Retur aktiveres for hver varer der scannes. Man kan også scanne/indtaste notanummer i feltet, hvor varer scannes, og hele salget bliver overført med modsat fortegn til kladden. Herefter kan enkelte linier f.eks. slettes eller rettes og retur salget opdateres. Side 4

6 Varer der sælges I det hvide felt vises de indscannede varer med stregkode, tekst, antal pris, rabat %, Rabat beløb og en total for linjen. Felterne Antal, Pris, % og Rabatbeløb kan ændres. Dette kan dog fjernes i Tilpasning. Varerne der vises i kladden er bundet til ekspedienten/bruger nummer, så hvis der f.eks. er 3 linjer i kladden og der skiftes ekspedient for at foretage et andet salg, så hentes linjerne ind i kladden igen når den første ekspedient igen logger ind. Dette kan i flerbruger systemer også være på en anden PC. Eksempel med Ekspedient 1 og 2. Der vises også forskellige opsætninger af menupunkter. Der kan skiftes mellem ekspedient 1 og 2 og varerne forbliver i kladden. Side 5

7 Funktionsknapper Afslut Denne knap lukker kladden. Hvis der er varelinjer i kladden gemmes disse til den åbnes igen. Varer På denne knap åbnes varer kartoteket i en kunde venlig version d.v.s. at der ikke vises kostpriser. Søg efter vare i dette felt Overfør til salgskladden. Der kan trykkes på de blå overskrifter for at sortere varerne i den valgte kolonne. Visning af billede. Fanen Detaljer viser alle informationer der er på varen. Side 6

8 Kunder Denne knap åbner kundekartoteket, hvor alle informationer om kunden vises. Se beskrivelse under kundekartotek. Udskriv sidste nota Udskriver sidste salgsnota. Kræver at der er foretaget et salg i kladden. Genudskriv andre notaer kan foretages i menupunktet Salgsnotaer. Udskriv sidste dankort nota Udskriver sidste Dankort nota fra den anbefalede Dankortterminal LD 5100 Swing. Åben kasse Åbner kasse. Hævet / Indsat Via denne knap, kan der foretages hævninger til f.eks, køb af porto m.v. og kontant hævet og indsat i kassen. Der kan også registreres indsat i bank, hvis dette f.eks. gøres midt på dagen. Indbetaling kontant/bank Indbetaling på kunder, hvis de kommer i butikken og betaler kontant eller der er foretaget bankoverførsel. Fortryd salg Salg fortrydes og kladden slettes. Gavekort Udskrift af gavekort. Indtast beløb og der udskrives et gavekort. Tilgodebevis Der kan udskrives Tilgodebevis ved retur af varer. Knappen bliver kun aktiv, hvis Total Kr i kladden er negativ. Side 7

9 Udvalg Varer der er indscannet i kladden, kan sættes i udvalg på en kunde. Der skal vælges en kunde i toppen af skærmbilledet og derefter udskrives en udvalgsnota, hvor kunden evt. kan kvittere for modtagelse. Se beskrivelse af kundekartotek med visning af udvalgsvarer. Hvis en kunde har varer i udvalg, kan disse overføres til salgskladden. Tryk på kunder og find kunden, marker de varer der sælges eller går retur. Tryk på Overfør til salgskladde for at opdatere salg af udvalgsvarer, og udskriv Returnota på de øvrige varer. Varerne markeres med Betal, Retur eller bliver stående i udvalg. Debet salg De indtastede varer i kladden kan også sælges på kredit og opdateres som skyldige på den kunde, der er valgt i kladden. Bemærk! Hvis salgskladden gøres større/minde kan knapperne være ulige store, for at rette dette lukkes kladden og åbnes igen, så justeres knapperne til lige store størrelser. Side 8

10 Betaling Denne knap benyttes til at afslutte et kontant salg med. Når der trykkes på knappen fremkommer dette vindue. Der kan vælges mellem DKK og EUR som valuta. Dankort og kontant beløb kan ændres. Der vises byttepenge og øreafrunding. Der kan også benyttes Tilgodebevis som betaling, ved at indtast tilgodebevis nummer i dette felt. Hvis der er noget tilbage på tilgodebeviset udskrives et nyt tilgodebevis. Side 9

11 Der kan skiftes mellem Dankort og kontant for salgsbeløbet. Der trykkes på Betaling og beløbet overføres til Dankort terminalen, hvor kunden indsætter kort og godkender købet. Her vises om betalingen er gennemført. Dankort bonnen vises på skærmen og udskrives på Bon printeren. Der trykkes på Betaling OK og salget afsluttes. Side 10

12 Generelle knapper Skift ekspedient Denne knap lukker kladden for den aktuelle ekspedient og åbner login billedet. Tal taster Åbner vindue med taltaster. Benyttes mest på Touch skærme. Slet linje Sletter den linje i kladden man er placeret på. Bytte labels på alle varer (V) Udskriver byttelabels på alle varer i kladden, hvor dette er valgt i lagerkartoteket og der er markering i feltet. Dette mærke kan sættes efter behov på de indtastede varer. Bytte labels på markeret varer Udskriver byttelabels på den vare man er placeret på. Side 11

13 Beregn assorteret rabat Hvis man ønsker at se beregningen af assorteret rabat inden salget opdateres, kan der trykkes på denne knap. Dette gøres automatisk når der vælges Betaling, så rabatten altid beregnes inden opdatering af betaling/salg. Scanner felt Tryk på knappen for at cursoren hopper til scannerfeltet, uanset hvor den er på skærmen. Totaler Her vises løbende Total Kr, moms og beløb i EUR. Bemærk! Hvis der benyttes assorterede rabatter, så skal man lige trykke på knappen Beregn assorteret rabat, for at Totalerne er korrekte. Side 12

14 Gruppe knapper Der er 14 gruppe knapper, som hver indeholder 59 knapper til varer som kan overføres til kladden. Tryk på antal enheder og tryk på den knap, der indeholder varen som sælges. Gruppetasterne benyttes f.eks. til varer uden stregkode, tilbud eller varegruppe. DDB Detail kræver ikke at man har stregkoder på varerne, og man kan derfor opdele varerne i grupper, og de mest solgte på de 3 kolonner af Quick knapper. Tekster og farver kan frit defineres i tilpasning. Side 13

15 Quick knapper Disse knapper benyttes til de mest solgte varer, hvor der ikke er en stregkode på, eller man vælger at have dem for at huske et evt. mer-salg. Her er Quick knapperne f.eks. farvet røde for rødvin, hvide for hvidvin og blå for tilbehør. Denne opdeling giver ekspedienten en hurtigere og sikkert valg af varerne. Der kan også indsættes billeder på de enkelte knapper, se tilpasning. Side 14

16 Funktionstaster Nogle af knapperne kan aktiveres med en genvejstast. Tryk på F1 for at vises denne oversigt. F.eks. F8 viser en graf i bunden af skærmen, hvordan salget er i løbet af dagen. Her vises hvordan salget er fordelt over dagen og der har været lidt salg kl. 20. Side 15

17 Salgsnotaer I dette menupunkt kan der søges på alle notaer, totaler og varer vises. Søg på notanummer. Udskriv kopi af nota. Totaler for den enkelte nota Varelinjer Dankort bon I fanen Oversigt, kan man vælge kun at se en bestemt dato og kun salg med Dankort. Dette benyttes til at kontrollere Dankort afstemningen. Side 16

18 Varer I dette menupunkt oprettes, rettes, slettes og gennemses varekartoteket. Skærmbilledet er delt op i 7 faner som er beskrevet i det efterfølgende. Fanen Oversigt Luk vindue Søg efter vare, indtast søgeord og tast Enter. Navigationsknapper Klik på de blå overskrifter for at sortere i kolonnes orden. Gå til første post Gå til forrige post Gå til næste post Gå til sidste post Opret ny post Ret post Godkend post Fortryd Genlæs database Side 17

19 Fanen Varer Denne fane viser alle varens data, og benyttes til vedligeholdelse af varekartoteket. Knapperne, se beskrivelse under billedet. Knapper En prislabel Der udskrives en prislabel på den varer man er placeret på. Prislabels Mark Der udskrives prislabels på alle de varer der er markeret. D.v.s. nye oprettelser. Antal Mark Viser antal varer der er markeret til labelsudskrift, Nulstil labels Nulstiller alle varer markeringer, der er JA til labelsudskrift. Kopier varer Denne knap benyttes til at oprette serier af varer. F.eks. stregkode registrerede varer. Der kan angives et præfix på stregkoden, og derefter antal enheder der skal oprettes. Side 18

20 Felterne i varekartoteket Stregkodenummer Stregkoden er varens unikke nøgle. Der kan benyttes både bogstaver og tal i dette felt. Det er stregkodens type, der bestemmer sammensætningen. F.eks. EAN13 indeholder kun tal, CODE128 kan indeholde både tal og bogstaver. Code128 er en gratis og meget brugt stregkode. Hvis der er stregkoder fra leverandøren på de varer der skal oprettes, kan man f.eks. placere curseren i feltet og scanne stregkoden fra varen. Referencenummer Dette felt benyttes til at binde varerne sammen i reference grupper. Når der oprettes varer, vil en del af felterne blive arvet fra sidste vare med samme reference. Der er ingen krav til at feltet skal oprettes i sammenhængende grupper, men det giver nogle gode oversigter og søgninger. F.eks. til samme vare med forskellige størrelser eller farver. Salgsnota tekst (+2) Her beskrives varen, der kan benyttes en eller to linjer. Varetype Der er 3 typer varer. Vare: Ydelse: Serienummer: Der styres beholdning og lagerværdi på varen. Varer der ikke er beholdning på, f.eks. timer. Der kan kun være en vare pr. stregkode af denne type. Afdeling Salget kan opdeles i flere afdelinger, det kan f.eks. være Elektronik, Musik og PC udstyr. Se Tilpasning/Grupper Hovedgruppe Varerne inden for hver afdeling kan opdeles i Hovedgrupper og salget opdeles pr. Hovedgruppe. Se Tilpasning/Grupper Undergruppe Varerne kan opdeles i Undergrupper til statistik formål. Se Tilpasning/Grupper Rabatgruppe Der kan ydes forskellige rabatter på den enkelte vare. Se Tilpasning/Diverse setup/rabatter Antal rabat gruppe Der kan ydes rabat på tværs af varerne ved køb af et givent antal enheder. Se Tilpasning/Diverse setup/assorteret rabat Kostpris Sidste kostpris på varen. Side 19

21 Salgspris Varens standard salgspris, der foreslås i salgskladden. Feltet til venstre for prisen viser dato for sidste rettelse. Special salgspris Hvis varen skal/kan sælges til en speciel pris, så kan den angives i dette felt, og det er den der foreslås i salgskladden. Antal på lager Her vises antal på lager. Feltet kan være negativt hvis man ikke opdaterer sine lagerbeholdninger. Placering Hvor er varen fysisk placeret. Indkøbsdato Sidste indkøbsdato. Momskode ved salg Standard moms Delvis moms Ingen moms Denne kode benyttes på de fleste varer. Momssats rettes i Firmakartotek. Varer med delvis moms. Varer der ikke beregnes moms af. Internt varenotat Notat på varen som vises i Salgskladden. Det kan f.eks. være info om defekt eller anden intern info. Billede filnavn Der kan tilknyttes JPG billeder til den enkelte vare. I dette felt angives stien til billedet. Der kan søges via knappen til højre for feltet. Følgevare Når en vare sælges kan der tilføjes 1-2 følgevarer, som enten bliver foreslået som tillæg eller automatisk indsættes i Salgskladden. Det kan f.eks. være en mobiltelefon og følgevare kunne være etui og lader. Antal flg. Varenr Antallet af følgevarer. Vis Ja/Nej til om der skal vises boks, hvor man kan vælge om varen skal med. Det giver mulighed for at spørge kunden, inden det indsættes i kladde. Søg ikke pris ved retur i kladde Hvis en vare tages retur og dette felt ikke er afmærket, så søges efter sidste solgte eksemplar og prisen hentes ind i Salgskladden. Hvis der er markeret i feltet, hentes prisen fra varekartoteket. Skal ikke summeres i kladde Ved indtastning i salgskladden summeres varer med samme stregkode. Hvis det f.eks. er en diverse vare, så sættes markering i dette felt og hver scanning oprettes som en separat linje i Salgskladden. Udgået / Skal slettes Info om en vare er udgået. Side 20

22 Skal ikke indgå i rabatberegning Markeres hvis Stregkoden/Varen ikke skal indgå i rabatberegningen. Varen benyttes som fradrag i salg (Rabat) Hvis en stregkode benyttes som fradrag i salget, skal dette felt markeres. Udskriv bytte label ved salg I butikker, hvor der udskrives byttelabels på varerne, kan man her markere at varen automatisk skal udskrives på byttelabels. Udskriv vare på ekstra bon Dette felt benyttes f.eks. i cafeteria, hvor nogle af varerne skal forberedes i køkkenet. Hvis der f.eks. sælges en vand og en bøf, så markeres bøffen i dette felt og den udskrives på en separat køkken printer. (Skal aktiveres i Tilpasning/Firmakartotek) Benyt fast DG på varen Hvis en vare benyttes med forskellige salgspriser, kan man her sætte en fast dækningsgrad på varen, så det vareforbrug der overføres til finans, passer sammen med salgspriserne. Procent Procent der benyttes i fast DG på en vare. Side 21

23 Fanen Historik På denne fane kan alle transaktioner, der er foretaget på varen, vises. Udskrifter foretages fra knappen Udskrifter, hvis man ønsker at få et print af historikken. Side 22

24 Fanen Udvalg Her vises varer der er i udvalg. Der er reference til kunde kontonummer og udleveringsdato. Side 23

25 Fanen Søgning På dette faneblad er der mulighed for at lave udvidet søgning af varer. Der kan udskrives lister, Labels og labels på antal. Søgefelterne Start søgning Nulstil felter Her indtastes Stregkode, Reference, del af beskrivelse eller grupper/afdeling. Hvis der f.eks. i Beskrivelse skrives VIN, vises alle varer hvor VIN indgår i beskrivelse på varerne. Side 24

26 Fanen Historik (Alle varer) Denne fane viser alle lagertransaktioner på tværs af alle varerne. Der kan skiftes sortering ved at trykke på de blå overskrifter. Side 25

27 Fanen Modtag batch Denne fane benyttes til at oprette/modtage serier af varer. Benyttes f.eks. til størrelse på reklame T- Shirt i eksempel. Når der er oprettet en maske, gemmes denne så den kun skal tilrettes næste gang der modtages varer. Opret masken med stamoplysninger og 1-x liner med antal af de enkelte stregkoder. Når der trykkes på knappen Opret varer, oprettes/rettes de enkelte varer/stregkoder. Side 26

28 Varerne er herefter oprettet enkeltvis. Der er oprettet en Opret postering på det antal, der er modtaget. Side 27

29 Kunder Kundekartoteket benyttes til kunder der skal have kredit, registerrede Tilgodebeviser og varer i udvalg. Fanen Oversigt Denne fane benyttes til at få et overblik over kunder. Søg efter kunde ved at indtaste Konto, navn, adresse, postnummer eller by i dette felt og derefter tast Enter. Skift sortering ved at trykke på de blå overskrifter. Side 28

30 Fanen Kunder På denne fane vises og redigeres den enkelte kundes stamoplysninger. Her er søgt på omø og feltet der har matchet søgningen farves rødt. Benyt navigationsknapperne når der skal oprettes, rettes og slettes kunder. Rekv. Kode, dette felt benyttes til at sikre udlevering af varer via udvalg/følgesedler. Princippet er at firmaer, der har forskellige medarbejdere der afhenter varer, kan få en kode som skal oplyses ved kassen. Se Setup / Teknik 3 Side 29

31 Fanen Kontoudtog På denne fane vises fakturaer og indbetalinger, samt en saldo på kunden. Saldo Side 30

32 Fanen Varer På denne fane vises alle de varetransaktioner, der har været på kunden. Man kan bl.a. se Status som er typen af postering. Varer i Udvalg, Salg og Retur. Side 31

33 Fanen Tilgodebeviser Her vises de tilgodebeviser, der er udskrevet til kunden og hvordan de er afviklet. Det er ikke tvunget at et tilgodebevis skal tilknyttes en kunde. Side 32

34 Fanen Udvalg På denne fane kan man se de varer som kunden har i udvalg. Knapperne er kun aktive, hvis kundekartoteket er åbnet via Salgskladden. Se eksempel under Salgskladden. Side 33

35 Udskrifter Her åbnes en oversigt af udskrifter. Der kan designes ubegrænset antal udskrifter med alle de data der er i Detail programmet. Programmet leveres med ca. 25 udskrifter. Knapper i daglig brug Knapper til design af rapporter. Vælg udskrift/rapport Knapper til Daglig brug Dan data Vælg den rapport der skal vises/udskrives, indsæt de relevante afgrænsninger og tryk på knappen, eller dobbelt klik på rapportnavnet. Når rapporten er aktiveret, vises data i underste del af skærmbilledet. Side 34

36 Liste Der kan udskrives en automatisk generet udskrift i liste form. Vælg printer Udskriv Side 35

37 Rapport Hvis denne knap er aktiv, kan der udskrives en rapport, som frit kan designes til den enkelte brugers krav. Vejledning i design af rapporter kan rekvireres hos DDB DATA. Eksempel på ovenstående liste. Rapporten kan udskrives på printer, PDF fil, alle kendte grafiske formater og sendes som . Udskriv PDF fil CVS fil Alle udskrifter kan gemmes i CSV fil, som kan indlæses i Excel. Tryk på knappen og vælg mappe og filnavn. Nulstil Nulstiller afgrænsningsfelterne. Side 36

38 Afgrænsninger Der kan afgrænses på de aktive afgrænsninger. Hvis rapporten ikke benytter en afgrænsning er den passiv. Dato sættes til dagsdato Afdeling, Hovedgruppe og Undergruppe afgrænsningerne hentes fra system oplysningerne. De 2 nederste afgrænsninger f.eks. Medarbejder kan udfyldes på forskellige måder. Hvis der f.eks. er 5 medarbejdere og man ønsker en liste med nummer 1,2,3 og 5, så kan feltet udfyldes på følgende måde: 1,2,3,5 1-3,5 Komma (,) adskiller afgrænsningen og bindestreg (-) sætter fra/til. Knapper til design af rapporter Hvordan man selv kan oprette og rette i rapporter kræver mindre online kursus og kenskab til SQL syntax. Kontakt DDB DATA for mulighederne. Tilpas SQL Felter Vis SQL Eksempel på hvordan en udskrift dannes. Vis Parm R-Design Side 37

39 Kasseopgørelse Kassen kan kun gøres op en gang pr. dag, hvis man f.eks. afslutter kassen kl. 17 og der efterfølgende laves et salg, så vil det automatisk komme med i næste dags kasseopgørelse. Hvis der er flere kasser, gøres de op og der udskrives bilag m.v. pr. kasse. I forbindelse med kasseopgørelsen kan der automatisk tages sikkerhedskopi, som evt. sendes til en FTP server uden for butikken. Der kan også sendes med kontering af dagens salg til f.eks. C5. Når kasseopgørelse vælges skal der angives en bruger. Herefter vises dette skærmbillede. Der indtastes den optalte beholdning DKK og EUR hvis der modtages EUR i butikken. Side 38

40 Tryk på Næste og indtast beløb der evt. sættes i banken. Tryk på Næste for at vise opgørelse. Tryk på Næste for at godkende og opdatere kasseoptællingen. Tryk på Godkend og der opdateres. Den kan efterfølgende ikke fortrydes. Side 39

41 Udskrifter Der udskrives 1-4 bilag med kasseopgørelsen. Bilag vælges i Tilpasning. Kasseopgørelsen er herefter afsluttet. Sikkerhedskopi Trykkes på denne knap, udlæses en sikkerhedskopi til en komprimeret fil, som placeres i samme mappe som DDB Detail er installeret i. Hvis FTP overførsel er sat op og benyttes, vil denne fil blive overført til ekstern placering. Det er på brugerens eget ansvar at denne fil overføres, som alt andet backup skal der løbende foretages kontrol af kvaliteten. Side 40

42 Grafik Dette modul er kun lige i starten af planerne og der kommer løbende opdateringer, som kan hentes på vores hjemmeside. Side 41

43 Top menuens punkter Til/Afgangskladde Denne kladde benyttes til at vedligeholde beholdninger på lageret. Der er følgende muligheder i kladden. Oprette nye varer og indsætte beholdning i samme arbejdsgang. Rette vare info og indsætte beholdning i samme arbejdsgang. Indsætte beholdning på vare. Trække et antal ud af beholdningen. Varerne indtastes eller scannes i feltet StregkodeNr, og hvis varen findes vises stamoplysningerne i kladden, hvis ikke varen findes kan den tilpasses, så den oprettes når kladden bogføres. Feltet OK viser om varen findes. Der rettes på placering i lagerkartotek Knapperne Check Når der er indtastet posteringer i kladden, skal de tjekkes, efterfølgende vises status på de enkelte posteringer. Status viser resultatet af tjek. Liste Udskriver liste med alle posteringerne. Labels EN Labels ALLE Hvis der er designet en labels, kan der udskrives en enkelt eller labels på alle varer i kladden. Der kan vælges, om det skal være en label, eller der skal udskrives gange antal i kladden. Side 42

44 Bogfør Kladden bogføres og efterfølgende slettes de linjer, som er opdateret på varelageret. Varenummer 3002 er rettet i feltet placering. Varenummer 5001 er oprettet og antal er bogført. Postering med antal i tilgang. Slet kladden Hvis der er poster i kladden som ikke kan/skal bogføres, kan alle poster slettes med denne knap. Side 43

45 Kartoteker Tilgodebeviser I dette menupunkt vises tilgodebeviser med historik af forbrug og rest beløb. Tilgodebeviser med nul kr. i rest kan slettes med denne knap. Kasselog Her vises en log på hvem og hvornår kassen er åbnet uden et salg. (ikke mekanisk med nøgle) Lagerstatus / Optælling Dette menupunkt benyttes i forbindelse med lageroptælling. Der er mulighed for at indlæse optællinger fra håndterminaler, og manuelt indtastning i dette menupunkt. De viste varer kan filtreres, så man kun ser de grupper og status, der er ønsket. Se brug af dette menupunkt i vejledningen om lageroptælling. Priskontrol Dette menupunkt benyttes til priskontrol. Varerne kan markeres med at de skal kontrolleres, og efterfølgende at de er kontrolleret. Der kan vises al historik og varedata. Kostprisen/Dækningsgraden på varerne kan opdateres på varerne. Side 44

46 Tilpasning Firmakartotek Firma Her tilpasses de grundlæggende informationer af egne data, printere, kasse integration, diverse spørgsmål, FTP setup, setup, kasseopgørelse, og koder. De 3 blokke Firmaoplysninger I denne blok indtastes firmaet adresse oplysninger. De benyttes bl.a. i design af salgsnota. Feltet Firmanavn kan ikke rettes, det er det navn programmet er registreret i. Salgsnota og udvalg Her indtastes de næste numre på salgsnota, faktura og udvalgsnota. Tekster der kan benyttes på udvalgsnota og på knappen i salgskladden. Udvalg kan evt. benyttes som følgeseddel og efterfølgende faktureres. F.eks. i byggemarked hvor håndværkere løbende henter varer og faktureres en gang pr. måned. Diverse Her indtastes EUR kurs, momssats og bankoplysninger. Side 45

47 Teknik 1 Informationerne på denne fane er tilpasset den enkelte PC, d.v.s. hvis der er 2-x PC er i et netværk, som benyttes til detail systemet, så skal denne fane tilrettes på hver PC. Vælg printer Printer valg Når programmet starter og printerne ikke er ok, så kommer der en fejlmeddelelse om printer ikke er ok. Det er her de skal tilpasses. Der skal være udfyldt en printer i alle felter. Tryk på Test printere for at sikre de er ok. Kassemodul og lokal PC setup COM port der benyttes til Kort terminal COM port der benyttes til kasse COM port der benyttes til Display COM port der benyttes til de eksterne enheder. Der skrives COM1, COM2 COM3 o.s.v.. Benyt kassemodul Ja/Nej til om kassemodul benyttes. Hvis der ikke afmærkes fremkommer betalingsbilledet ikke, salget udskrives og opdateres direkte. Det skal normalt være afmærket. Benyt Seriel kasse Normalt sættes kasseskuffen til printeren, således at den åbner når der udskrives en nota. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, kan man åbne kassen med et signal via COM porten. Benyt Touch screen Afmærkes, hvis der benyttes en Touch skærm, for at taltasterne kan vises i salgskladden. Side 46

48 Benyt Kunde display tekst Der kan tilsluttes kundedisplay, her vælges Ja/Nej, og til højre for feltet kan der indtastes en tekst, som vises når der ikke er en ekspedition i gang. Spørg om ekspedient ved hvert salg Når en ekspedition er afsluttet, åbnes ekspedient valget automatisk. Det kan vælges til/fra her. Hvis det f.eks. er i en kasse hvor den samme person sidder i længere tid, kan man vælge at slå det fra. Benyt ekstern Dankort terminal Hvis man benytter en Dankort terminal med ekspedient og kunde del, så kan der afmærkes i dette felt, så kan der vælges betaling med Dankort i betalingsbilledet uden programmet sender noget til en Dankort terminal. Udskriv salgsnota ved hver ekspedition Ja/Nej til om der skal udskrives en salgsnota ved hvert salg. I en Radio forretning vil man normalt udskrive en nota på alle ekspeditioner, men i en Is kiosk vil det være spild af papir. Hvis der er Nej, kan salgsnotaen udskrives på anfordring. Benyt hvid baggrund på listbilleder De enkelte listbilleder i programmet er i forskellige farver. Her kan vælges Ja til at de alle skal være hvide. Maximer salgskladder Maximerer salgskladden til at fylde hele skærmen. Fjerne tekster på Quick knapper Hvis der indsættes billeder på Quickknapperne, kan man vælge at teksten ikke vises. Benyt standard Quick knapper med farver i salgskladde Ja/Nej til om Quick knapperne skal vises med Windows tema eller standard valgte farver. Se eksempler på næste side. Benyt standard Faste knapper med farver i salgskladde Ja/Nej til om de faste knapper skal vises med Windows tema eller standard farver. Se eksempler på næste side. Fanen Teknik 3 Skal rekvisitions koden vises i salgskladden. Ja/Nej til om den kode der er indtastet på debitor skal vises for ekspedienten. Hvis koden er forkert afbrydes opdateringen i salgskladden. Spørg om rekvisitions initialer ved udvalg/følgeseddel Ja/Nej til om der skal vises en prompt box hvor kundens initialer kan indtastes. Spørg om rekvisitions nummer ved udvalg/følgeseddel Ja/Nej til om der skal vises en prompt box hvor et rekvisitionsnummer kan indtastes. Side 47

49 Eksempel på salgskladde med Windows 7 design Side 48

50 Teknik 2 På denne fane er der en del Ja/Nej spørgsmål m.v.. Setup er fælles for alle brugere. Diverse Varelabels delay I ms Varelabels, send tom label før udskrift Varelabels, send tom label efter udskrift Setup af varelabels med forsinkelse mellem labels og om den skal sende en tom før og efter udskrift. Normalt som vist i eksempel. Check automatisk printer ved opstart Ja/Nej til om printer setup skal tjekkes ved opstart af program. Det er en fordel at have Ja til dette. Maximer automatisk salgskladden Ja, så maximeres salgskladden til at fylde hele skærmen. Vare import / registrering. Ret kostpris Vare import / registrering. Ret Salgspris Benyttes ikke i standard versionen af programmet. Kassekladde på A4 Udskriv kassekladde på A4. Benyttes ikke i standard versionen. Spørg om kode ved åbning af kasse Når kasse åbnes uden om et salg, så kan man få et popup, hvor man taster en kode/sine initialer. Side 49

51 Benyt Gennemsnit Kost på lager Ja, der beregnes en gennemsnitspris på kostprisen ved tilgang på lageret. Nej, sidste kostpris benyttes. Benyt Antal Rabatgruppe priser (Assorteret rabat) Ja/Nej til om Assorterede rabatter skal benyttes. Se Tilpasning/Diverse setup/assorteret rabat Udskriv ekstra bon Ja/Nej til om der skal udskrives en ekstra bon. Det er f.eks. til køkken, service værksted o.s.v.. Benyt Ekstra bon popup med indtast nummer Ja/Nej til om der komme en popup, hvor ekstra bon nummer kan indtastes. Lagerkartotek, tvungen kostpris Lagerkartotek, tvungen salgspris Ja/Nej til om der skal være tvungen pris på lageret. Salgskladde, rabat default sat TIL Hvis der benyttes rabatter, kan man vælge om de skal benyttes med knappen Rabat Til/Fra. Her vælges om den skal være default til eller fra. Salgskladde, benyt knappen Rabat Til/Fra Her vælges om der må skiftes på rabat til/fra. Salgskladde, ret ikke salgspris Salgskladde, ret ikke rabat procent Salgskladde, ret ikke rabat beløb Ja/Nej til om der ikke må rette i felterne med pris og rabat. Salgskladde, vare skal have en salgspris > 0.00 Tjekker at varen skal have en positiv salgspris. Salgskladde, vare skal have en kostpris > 0.00 Tjekker at varen skal have en positiv kostpris. Salgskladde, check for korrekt undergruppe på vare Tjekker om varens undergruppe er ok. FTP IP, port m.v. på FTP forbindelse til ekstern backup. setup SMTP, port mv. til opsætning af send . Ekstra varetekster Ledetekster der vises på ekstra felter i varekartotek. Side 50

52 Kasse / Dankort På denne fane vælges hvilke udskrifter m.v. der skal aktiveres ved kasseoptælling. Felterne Godkendelse af kasseoptælling Dette felt skal ALTID være markeret for at kasseoptællingen bliver korrekt opdateret. Ikke markeret benyttes kun til test. Udskriv kasserapport Udskriv omsætningsrapport Udskriv finans bogføringsbilag Udskrifter der udskrives automatisk ved kasseoptællingen. Afslut dag på Dankort terminal Afslutter dag på Dankort terminal. Kun LD 5100 Swing. Overfør data direkte til C5 Danner kommafil med finans omsætning til C5 eller andet økonomisystem, der kan indlæse filen i en kassekladde. Send fil via med data til C5 Ja/nej til om filen med finans omsætning skal sendes via til eksternt økonomi system Send dagsrapport via EDI Benyttes ikke i standard versionen. Side 51

53 Send backup via FTP Ja/Nej til om den komprimerede backup fil der dannes ved kasseoptælling, skal sendes til en ekstern server. Benyt mønt og seddel tæller Ja/Nej til om mønt tæller skal kunne vises ved kasseoptælling. EDI Setup Benyttes ikke i standard versionen af programmet. Koder På denne fane vises navn, koder og datoer for brug af programmet. Se vejledningen Installation af DDB Detail programmet. Programmet leveres på 2 måder. Køb: Leje: Koder gælder til (ubegrænset) Koder hentes for en periode når programmet starter. Hvis lejen er ved at udløbe bliver brugeren gjort opmærksom hver gang programmet starter 8 dage før udløb. Side 52

54 Finans integration Kontering Kontering opdateres automatisk med de typer kontering der er brugt. Tryk på knappen Kontrol for at sikre at alle kombinationer er tilstede. Kolonnerne Type Std er standard kontering og vises altid. Der kan komme nye ved opdatering af program. Kort er dynamisk og danner nye når der modtages forskellige Dankort/Visa kort. Kode System navn Valuta Kontering i DKK eller EUR. Konto Kontonummer i finanskontoplan. Diffkonto Difference kontonummer. Notat Beskrivelse af kontoen. Side 53

55 Kontant Denne fane udfyldes med de konti, der benyttes ved kontante hævninger i kassen. Vælg konto og teksten hentes automatisk fra kontoplanen, hvis den er indlæst i Detail. NB! Kolonnen Kode benyttes ikke p.t. Side 54

56 Diverse Her tilpasses integration til Microsoft C5. Kan også benyttes til andre økonomisystemer, hvis de kan indlæse den export fil der dannes til C5. C5 drev og mappe (C:\C5WIN) Indsæt mappe hvor C5 er placeret på harddisken. Benyt knap til at finde mappen. Extention på C5 datafil (DAT) Indtast Extention / Initialer på C5 datafil. Normalt DAT C5 version Her vælges hvilke C5 version der skal integreres op i mod. Programmet kan automatisk danne XAL kode til version 4.00, 2008 og Opret/Opdater C5 integration Opretter XAL kørsler og batch filer der skal benyttes til integration af C5. Der er ingen krav om udviklingsmoduler til C5. Detail kan integreres med C5 Light og alle større versioner. Udlæs kontoplan fra C5 Starter C5 og eksporterer kontoplanen. Indlæs kontoplan i Detail Indlæser den eksporterede kontoplan. Finans bilagsnummer Næste finans bilagsnummer der benyttes. på modtager af finans fil Hvis der i kasse optællingen er valgt JA til at sende til ekstern , skal denne adresse indtastes i dette felt. Kontering af omsætning kun efter afdeling Konteringen der overføres til finans kan specificeres på afdeling og hovedgrupper. Her kan vælges kun Afdeling. Side 55

57 Benyttes valuta i finans kontering Ja/Nej til om der skal bogføres i valuta. Send backup af C5data.xxx til FTP server. Ja/Nej til om den angive C5 datafil skal medsendes til FTP backup server. Side 56

58 Diverse setup Medarbejdere På denne fane oprettes og tildeles de enkelte medarbejde rettigheder til programmet. Liste med medarbejdere Knapper til hurtig setup Opret/ret/Slet/Gem Prøv at trykke på hurtig setup knapperne, og se hvilke felter der markeres. Der kan oprettes ubegrænset antal brugere. F.eks. kan man oprette Initial 1 og 11 til samme medarbejder, så kan medarbejderen holde 2 ekspeditioner i gang på samme tid. Felterne er ikke beskrevet enkeltvis, se på lede teksterne og sammenlign med hovedmenu og salgskladde. Side 57

59 Knapper På denne fane tilpasses gruppe og quick taster i salgskladden. Første kolonne er gruppe taster og de 3 næste er quick taster. Top menu, se beskrivelse under. Top menu Vælg farve Her vælges hvilke farve der skal indsættes på den/de valgte knapper. Ret farver Når farven er valgt sættes prik i dette felt og herefter kan der trykkes på de enkelte knapper for at indsætte de valgte farve. Side 58

60 Ret gruppe tekst Sæt Prik her for at indsætte en tekst på gruppe knapperne. Første kolonne. Vælg billede Der kan indsættes billede på en knap. Dette skal være af typen BMP og have størrelse af Icon. Fjern billede Fjerner billede på en knap. Vælg stregkode Sæt Prik i Vælg stregkode og tryk derefter på en af Quick knapperne. (Kolonne 2,3 og 4) Når der trykkes på en knap vises dette vindue. Placer markøren på den vare der skal sættes ind på knappen og tryk på knappen Overfør stregkode og tekst til knap eller dobbelt klik på varen. Side 59

61 Nulstil ALLE knapper Nulstiller ALLE knapper og tilhørende tekster og farver. Der skal skrives OPRET for at fortsætte. Når der trykkes på en Gruppe knap og der er Prik i vælg stregkode, så åbnes et vindue hvor knapperne i gruppen kan tilpasses. Princippet er det samme som i Quick knapperne. Der er 59 knapper til varer og en afslut under hver gruppe. 14 * 59 knapper = quick knapper. Opdeling af grupper og farver giver en sikker og hurtig ekspedition, hvis der ikke benyttes stregkoder. Side 60

62 Standard tekst I denne fane kan der oprettes tekster, som benyttes i salgskladden. Vare tekster Benyttes ikke i standard versionen. Side 61

63 Byttelabels I dette menupunkt designes byttelabels Setup Label højde Label højde i mm. Venstremargin Antal mm venstre margin skal rykkes ind. Tekst top Antal mm før første linje Standard font Navn på fonten som teksten udskrives med. Se navn på font i f.eks. Word. Stregkode font Navn på stregkode fonten, den er som regel defineret i stregkode fontens setup. Se navn i f.eks. Word. Stregkode top Stregkode V-margin Stregkodens placering, angiv mm for top og venstre margin. Størrelse Angiv størrelsen på tekst og stregkode fonten. Side 62

64 Priskode ORD på 10 bogstaver For ikke at udskrive prisen på stregkoden, kan den om kodes via en tekst kode. Ordet skal være på 10 bogstaver og må ikke indeholde ens bogstaver. Antal dage varen byttes Antal dage varen tages retur Antal dage, der kan udskrives på bytte labels. Udskriv byttelabels automatisk Ja/Nej til om byttelabels automatisk skal udskrives opdatering af salg. Label tekst Her skrives den tekst og koder der skal benyttes til byttelabels. Se eksempel. Bytte labels koder Eksempel på byttelabels og de koder der kan benyttes. Tilgodeseddel Her skrives den tekst der kan udskrives på en tilgodeseddel. Postnumre Oversigt over postnumre. Der kan rettes og tilføjes nye numre. Side 63

65 Rabatter Rabatkartotek Der kan oprettes ubegrænset Debitor og lager rabatgrupper, som tilknyttes den enkelte kunde/vare. På den enkelte vare kan der ligeledes tilknyttes speciel rabatter. Alle rabatter kan bestå af: Rabat procent Rabat procenter lægges sammen, således at beregnes som 8% og ikke først 5% og derefter 3%. Rabat beløb pr. enhed Rabat beløb summeres og fratrækkes efter procent beregningen. Fast pris. Hvis der er angivet rabatter med fast pris, vil denne være gældende, således at evt. foran stående procent og beløbsrabatter nulstilles og der regnes videre med den sidste faste pris som udgangspunkt. Side 64

66 Antal og data Rabatterne kan beregnes på enheder efter den viste sortering og der kan indsættes dato intervaller for den enkelte rabat linje. I Nederste højre hjørne kan rabatkombinationerne testes. Placer curseren på Debitor, Lager rabatgruppe og evt. varenummer, tryk på knappen beregn rabat og resultatet vises i vinduet under. Antal, pris og dato kan ændres i de 3 felter til højre. NB! Skærmbilleder med rabat er en tidligere version af programmet. Side 65

67 Assorteret rabat Denne form for rabat giver mulighed for, at give en rabat på salg af flere forskellige varer. Der oprettes et rabatkort for hver type rabat, og den/de varer der indgår rabatten skal have samme kode. Se beskrivelse hvordan rabatter virker. Side 66

68 Nota Design Der kan designes følgende udskrifter. Salgsbon Kopi af salgsbon Returbon Faktura Ekstra bon til f.eks. køkken. Udvalgsnota Tilgode seddel Gavekort Når man skal designe en bon vælges først en opdateret bon som udgangspunkt, d.v.s. at der skal foretages et salg m.v. før der kan designes en bon. Benyt evt. demodata først. Design af Bon m.v. kan evt. bestilles hos leverandøren. Side 67

69 Når der vælges Design af Bon fremkommer dette skærmbillede. Hvordan dette design virker kan der rekvireres en teknisk dokumentation på. Den er på engelsk og leveres ikke på dansk. Der kan ydes online hjælp til design af bon m.v. mod betaling af online gebyr. Side 68

70 Grupper I dette menupunkt sættes gruppe og kontering i finans op. Konteringen virker således at man kan nøjes med at oprette kontering på Afdelings niveau. Hvis man ønsker mere specificeret kontering, så kan det gøres på Hoved grupper. Felterne Afdeling Her kan indtastes en tekst/nr på 10 tegn. Det kan f.eks. være: Bager, Slagter, Butik o.s.v.. Omsætning Vareforbrug Her indsættes de kontonumre der skal benyttes til kontering i finans system. Hvis kontoplanen er importeret f.eks. fra C5 kan den åbnes med knappen i feltet. Hovedgruppe Varelageret kan deles op i Hoved og Undergrupper. Her indtastes den/de hovedgrupper, der ønskes benyttet i programmet. Omsætning Vareforbrug Her indsættes de kontonumre der skal benyttes til kontering i finans system. Hvis kontoplanen er importeret f.eks. fra C5 kan den åbnes med knappen i feltet. Side 69

71 Undergruppe Varelageret kan deles op i Hoved og Undergrupper. Her indtastes den/de undergrupper der ønskes benyttet i programmet. Printer nr Layout nr Her vælges printer og layout nummer til udskrivning af varelabels. Der kan f.eks. være forskellige layout på labels til små og store varer. Varelabels I dette menupunkt designes en eller flere varelabels. Side 70

72 Vis bruger status Her vises hvilke brugere der er inde i salgskladden. Hvis f.eks. en PC slukkes mens der er en inde i Salgskladden, så vil brugeren stå som Login uden at være det. Benyt nedenstående menupunkt til at frigive alle bruger låse. Frigiv alle bruger låse Frigiver evt. bruger låse. Sikkerhed I denne menu findes 2 menupunkter til sikkerhedskopiering af programmet. Dan lokal sikkerhedskopi Hvis man ønsker at tage en kopi af Detail datasæt, f.eks. hvis man lige skal prøve en funktion og gerne vil kunne komme tilbage til før, så kan man tage en kopi via dette menupunkt. Der dannes en komprimeret fil som placeres i den mappe, hvor Detail er installeret. Filen hedder DDBDetail.BCK. Bemærk! Den er kun lokal og der bør tages en ekstern sikkerhedskopi. Benyt evt. FTP backup. Indlæs lokal sikkerhedskopi Via dette menupunkt kan man indlæse en sikkerhedskopi igen. Når menupunktet vælges åbnes en stifinder og backup filen skal vælges. Den hedder som standard DDBDetail.BCK. Inden filen indlæses kontroller filens dato og klokkeslæt, så der ikke indlæses en forkert gammel fil. NB! Der er mulighed for at ændre navn på denne fil, hvis man vil gemme en speciel dato eller andet. Side 71