Afdelingsleder til Licensforvaltning Det Kgl. Bibliotek

Transkript

1 BAGGRUNDSNOTAT Jan Thomsen Den 10. juli 2017 Afdelingsleder til Licensforvaltning Det Kgl. Bibliotek AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING DET KGL. BIBLIOTEK OG AFD. FOR LICENSFORVALTNING STILLINGEN SOM AFDELINGSLEDER FOR LICENSFORVALTNING PROFILEN ANSÆTTELSESVILKÅR ANSÆTTELSESUDVALG PROCES- OG TIDSPLAN... 7 BILAG 1. ORGANISERING AF LICENSARBEJDET PÅ DET KGL. BIBLIOTEK Side 2 af 9

3 1. Indledning Nærværende notat er udarbejdet af Mercuri Urval til anvendelse i processen med rekruttering og udvælgelse af en ny afdelingsleder til Licensforvaltning på Det Kgl. Bibliotek. Notatet er udarbejdet på baggrund af tilgængeligt skriftligt materiale samt drøftelser med relevante nøglepersoner fra Det Kgl. Bibliotek. Notatet tjener følgende formål: Notatet forsyner interesserede ansøgere med yderligere oplysninger om stillingen og organisationen, og kan endvidere indgå i besvarelsen af spørgsmål fra ansøgere, der på baggrund af annonceringen/rekrutteringsprocessen ønsker supplerende oplysninger. Notatet skaber grundlag for vurdering af kandidaternes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til de formulerede krav og forventninger. Notatet udgør en fælles forståelsesramme for ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til opgaveområdet og profilen for den nye afdelingsleder og danner således grundlag for udvælgelse af kandidater til samtale og for den endelige stillingtagen til kandidaternes egnethed. Der er mellem Det Kgl. Bibliotek og Mercuri Urval A/S indgået aftale om, at Mercuri Urval deltager i dele af den samlede proces. Således bidrager Mercuri Urval i den indledende definering af stillingen og stillingsgrundlaget, i rekrutteringen samt i de afsluttende vurderinger af egnede kandidater. 1.1 Kontaktoplysninger Yderligere information vedrørende stillingen kan fås ved fortrolig kontakt til Det Kgl. Bibliotek, vicedirektør Erik Hofmeister på telefon /mobil /mail: eho@kb.dk 2. Det Kgl. Bibliotek og afd. for Licensforvaltning 2.1 Det Kgl. Bibliotek en kort præsentation Den 1. januar 2017 fusionerede Statsbiblioteket i Aarhus og Det Kongelige Bibliotek i København. Danmarks Kunstbibliotek og Det Administrative Bibliotek var i forvejen under sammenlægning med Det Kongelige Bibliotek ved årsskiftet og er derfor også en del af fusionen. Institutionerne er blevet samlet under navnet Det Kgl. Bibliotek. Beslutningen om at sammenlægge Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket blev truffet af daværende kulturminister Bertel Haarder (V) i september Sammenlægningen ligger i naturlig forlængelse af udviklingen på forskningsbiblioteksområdet ikke mindst i lyset af digitaliseringen. Bibliotekerne løser i vidt omfang de samme opgaver, når de understøtter forskning og uddannelser på universiteterne. Hvad angår opgaven som nationalbibliotek, er der en lang række områder, hvor indsatsen kan samles og styrkes gennem fusionen. Det Kgl. Bibliotek løser en lang række opgaver som bibliotek, arkiv og kulturinstitution i Danmark. De 4 store hovedopgaver er: Universitetsbibliotek for Aarhus Universitet, Københavns Universitet og Roskilde Universitet. Som universitetsbibliotek er institutionen hovedbibliotek for de 3 universiteter og leverer faglig og videnskabelig biblioteksservice til støtte for uddannelse og forskning, herunder fysiske og digitale informationsressourcer. Side 3 af 9

4 Bevaring af dansk kulturarv. Som nationalbibliotek forvalter institutionen den nationale kulturarv af både dansk og udenlandsk oprindelse i form af udgivne værker (bøger, tidsskrifter, aviser, småtryk), håndskrifter, arkivalier, kort, billeder, fotografier og musikalier i konventionel eller digital form. Pligtafleveringen i Danmark sikrer, at der afleveres 2 eksemplarer af hvert værk der udgives i Danmark. Dette stilles til rådighed for brugerne. Kulturformidling og forskning inden for institutionens opgaver, fag og samlinger. Som museums- og kulturinstitution formidler nationalbiblioteket viden og oplevelser med udgangspunkt i opgaver og samlinger. Som nationalbibliotek udfører institutionen forskning inden for Nationalbibliotekets opgaver, funktioner, fag og samlinger. Overcentral for landets folkebiblioteker. Det Kgl. Bibliotek udvikler og driver såvel netbaserede som fysiske udlånsfunktioner til folkebiblioteker og mindre forsknings- og firmabiblioteker. Hertil kommer en lang række projekter og services med udgangspunkt i kerneopgaverne. Den nyetablerede afdeling for Licensforvaltning indgår i hovedområdet Nationalt Lånecenter og Overcentral. I København har Det Kgl. Bibliotek besøgsadresse og administration i Diamanten på Slotsholmen og afdelinger og funktioner på en række andre adresser i København. I Aarhus findes besøgsadresse og administration i bygninger i Universitetsparken på Aarhus Universitet. Den samlede fusionerede organisation omfatter i alt ca. 800 medarbejdere og arbejder i 2017 med et udgiftsbudget på ca. 600 mio. kroner. 2.2 Afdelingen for Licensforvaltning Forsyning af licensbelagte elektroniske vidensressourcer til brugerne udgør en hjørnesten i Det Kgl. Biblioteks virke med en mange gange højere benyttelsesgrad end bibliotekets trykte ressourcer. Området udgør samtidig også en af de absolut største udgiftsposter på Det Kgl. Biblioteks budget. Områdets betydning og økonomiske vægt stiller store krav til en kompetent, effektiv og skalerbar licensorganisation, som med integritet og neutralitet kan repræsentere den samlede organisation på tværs af alle interessenter og fagområder, og som kan håndtere eventuelle fremtidige ændringer i universitetsbibliotekssektoren, herunder udvidelse af Det Kgl. Biblioteks kundeportefølje. Der er derfor oprettet en ny samlet enhed, som på tværs af Det Kgl. Biblioteks fysiske hovedadresser i Aarhus og København skal varetage en videreudvikling af dette meget væsentlige område. Til en nyoprettet stilling som afdelingsleder for Licensforvaltning søges nu en kompetent og ambitiøs leder. Hovedopgaverne for den nye afdeling for Licensforvaltning er at varetage licensforhandlinger, indgå aftaler med forlagene samt varetage licensforvaltning for universitetsbibliotekerne (aktuelt København, Aarhus og Roskilde). Licensforvaltningen omfatter både økonomi- og brugsrapportering, men også dialog med og formidling af detaljekendskab til licensaftalernes indhold og muligheder til brugerne på universitetsbibliotekerne. Det samlede budget for området er p.t. ca. 120 mio. kr., fordelt på 930 forskellige aftaler. Se bilag 1 (s.7) for yderligere beskrivelse af konstruktionen. Side 4 af 9

5 3. Stillingen som afdelingsleder for Licensforvaltning Afdelingslederen skal sikre ledelse, drift og udvikling af det samlede licensforvaltningsområde på Det Kgl. Bibliotek. Afdelingen har i dag medarbejdere lokaliseret i såvel Aarhus som København. Disse har indtil nu organisatorisk været forankret andre steder i organisationen, men samles som tidligere nævnt i en ny enhed. Opgaven er derfor at videreudvikle opgaveløsningen og skabe en hensigtsmæssig grad af opgavemæssig harmonisering og fælles kultur. En helt ny afdeling fordelt på to lokaliteter og med forskellige kulturer og traditioner gør, at ledelsesopgaven vil have stor vægt for den nye afdelingsleder. I området indgår der p.t. ca. 12 medarbejdere med forskellige uddannelser, baggrunde og opgaver. Ens for dem er, at der er tale om specialiserede funktioner og stærke fagligheder. Afdelingslederen refererer til vicedirektøren for Nationalt Lånecenter og Overcentral, og er medlem af dennes ledergruppe på i alt 4 personer. Afdelingslederen vil ligeledes have et tæt samspil og dialog med de to vicedirektører for universitetsbiblioteksområdet samt øvrige aktører og interessenter på området. 4. Profilen Opgaven kræver en markant og dygtig personaleleder, der besidder gennemslagskraft, samarbejdsevner og gode kommunikative evner, og som formår at skabe overblik og resultater i en nyligt sammenlagt organisation med forskellige kulturer og historier. 4.1 Faglige kompetencer Fagligt er der brug for en person med gode analytiske egenskaber og evner til hurtigt at gennemskue konsekvenserne af forskellige forhandlingsscenarier. Indkøb af digitale videns-ressourcer foregår i et marked med et meget begrænset antal relevante leverandører og dermed mulige samarbejdspartnere. Der er således en speciel logik og dynamik heri, som gør området helt særligt at drive et omkostningseffektivt indkøb i. Afdelingen har mange samarbejdsflader til såvel interne parter som eksterne parter og leverandører, hvorfor der kræves en evne til at kunne begå sig på mange niveauer og i forskellige miljøer. Afdelingslederen skal evne at navigere i et politisk og økonomisk vanskeligt terræn, og kunne varetage mange interessenter, interesser og dagsordener ikke mindst i forhold til de årlige licensforhandlinger, hvor afdelingslederen repræsenterer store politiske og økonomiske interesser for Det Kgl. Bibliotek. En generel udadvendthed, personlig pondus og evne til at skabe respekt omkring sig er nødvendig. Sammenfattende vil der blive lagt vægt på, at den nye leder besidder: bred erfaring med direkte personaleledelse, gode analytiske egenskaber og en evne til at forstå og agere i en verden med en stor produktkompleksitet og komplicerede markedsmekanismer, erfaring med forhandlinger og gode taktiske evner, lyst til distanceledelse. Blik for at lede på tværs af fysiske lokationer og lyst til at være synlig i såvel Aarhus som København, flair for og helhedsblik på økonomi. Side 5 af 9

6 4.2 Personlige kompetencer På det personlige plan forventes der en chef, som: er vedholdende, robust af natur og har en høj arbejdskapacitet er dygtig til mennesker, dvs. at knytte mennesker til sig og til at danne partnerskaber er god til at arbejde og samarbejde med de forskellige interessenter og parter, men som også kender tidspunktet for, hvornår der skal skæres igennem og holdes fast har gode kommunikative evner og kan kommunikere klart og tydeligt på alle niveauer såvel i som uden for organisationen. Den nye afdelingsleder kan evt. komme fra f.eks. forlagsbranchen, it-branchen, eller fra universitetsverdenen i Danmark eller evt. Norden. 5. Ansættelsesvilkår Ansættelse og aflønning sker i henhold til overenskomst med Finansministeriet og efter forhandling med den forhandlingsberettigede organisation. Ansættelsesstedet vil være enten Det Kgl. Bibliotek i Aarhus eller København. Der skal forventes rejsevirksomhed mellem de 2 steder. 6. Ansættelsesudvalg I udvalget til besættelse af stillingen som afdelingsleder indgår følgende fra Det Kgl. Bibliotek Erik Hofmeister, vicedirektør, Nationalt Lånecenter og Overcentral Per Lindblad Johansen, vicedirektør, Aarhus University Library Kira Stine Hansen, vicedirektør, Københavns Universitetsbibliotek og Roskilde Universitetsbibliotek Britt Ansbjerg Hansen, Informationsspecialist, medarbejderrepræsentant fra København Helle Nymann Munk, Bibliotekar, medarbejderrepræsentant fra Aarhus I dele af processen deltager Konsulent Jan Thomsen, Mercuri Urval Side 6 af 9

7 7. Proces- og tidsplan Ansøgere bedes bemærke tidsplanen: 1. samtalerunde afholdes den 13. september 2017 i København og 2. samtalerunde den 20. september 2017 i Aarhus. AKTIVITET TIDSANGIVELSE Annoncering og search Fra den 16. august 2017 Ansøgningsfrist 6. september 2017 Indledende samtaler 13. september 2017 Test, personvurdering og referencetagning september 2017 Rapportering og anden samtalerunde 20. september 2017 Tiltrædelse 1. november 2017 Stillingen kan kun søges elektronisk via linket søg stillingen. Ved eventuelle tekniske problemer, kontakt venligst HR Manager Talent Solutions Support på Alle interesserede, uanset personlig baggrund opfordres til at søge. Side 7 af 9

8 BILAG 1: Organisering af licensarbejdet på Det Kgl. Bibliotek Licensarbejdet på Det Kgl. Bibliotek (KB) organiseres som følger. Der etableres en afdeling - Licensforvaltning der får ansvaret for Det Kgl. Biblioteks digitale biblioteksmaterialer til de forskellige forretningsområder på biblioteket Licensforvaltning opbygges som en samlet afdelingskonstruktion, med reference til vicedirektør Erik Hofmeister og ledet på tværs af København og Aarhus. Afdelingens medarbejdere vil være fysisk placeret i henholdsvis KUB AIR (København) og Nationalt Lånecenter (Aarhus) som hidtil, af hensyn til lokal forankring og faglig dialog. Opgavefordeling Licensforvaltning varetager licensforhandlinger med forlagene og licensforvaltning for universitetsbibliotekerne Licensforvaltningen omfatter både økonomi- og brugsrapportering, men også detaljekendskab til licensaftalernes indhold og muligheder. Kendskabet formidles til universitetsbibliotekerne De ansvarlige for betjeningen af universiteterne varetager alle faglige (indholdsmæssige) forhold på vegne af brugerne, og har økonomiansvaret for e-ressourcer og licenser De ansvarlige for betjeningen af universiteterne afgiver forhandlingsmandat til Licensforvaltning Forhandlingsresultaterne godkendes af de ansvarlige for betjeningen af universiteterne Økonomi og manøvrerum for Licensforvaltning styres efter nedenstående årshjul. Overordnet ligger beslutning om budgetstørrelse- og anvendelse hos de ansvarlige for betjeningen af universiteterne, men budgetforvaltning, kontering og regnskabsaflæggelse ligger i Licensforvaltning. Side 8 af 9

9 o Økonomiudspil Fremlæggelse af udspil til Licensforvaltnings økonomiportefølje for det kommende år. Licensforvaltningens udspil baseres på forbrugsmønstre og statistik, opsigelser og anskaffelser, prisstigninger og kursudsving. Udspillet suppleres med universitetsbibliotekernes faglige behov og ønsker til licensporteføljerne o Økonomiaftale Aftale om universitetsbibliotekernes bidrag til Licensforvaltnings økonomiportefølje for det kommende år o Mandater Licensforvaltnings forhandlingsmandater cleares af de ansvarlige for betjeningen af universiteterne, og justeres løbende i forhold til konkrete forhandlingsudfordringer o Resultater Licensforvaltnings forhandlingsresultater forelægges de ansvarlige for betjeningen af universiteterne o Årsrapportering De samlede årlige økonomi- og forbrugsopgørelser forelægges de ansvarlige for betjeningen af universiteterne o Kvartalsrapportering Kvartalsvis økonomisk afrapportering til de ansvarlige for betjeningen af universiteterne Side 9 af 9