Ahlgade 1B 4300 Holbæk (herefter kaldet Sidesporet) Formand Kirstine Rechnagel samt. Kasper Lomholdt. Eller den samlede bestyrelse

Transkript

1 Driftskontrakt mellem Fonden Sidesporet og Holbæk Kommune, Kontraktindehaver: Navn og adresse Ejerforhold Sidesporets tegningsberettigede person(er) Fonden Sidesporet Ahlgade 1B 4300 Holbæk (herefter kaldet Sidesporet) Selvejende fond Formand Kirstine Rechnagel samt Leder Kasper Lomholdt Eller den samlede bestyrelse Kontaktperson Sidesporets vedtægter Kasper Lomholdt Vedlægges som bilag til kontrakten. CVR Nr Kontraktudbyder: Kontraktudbyder 1. Formål 1.1 Formål, ansvars- og virkeområde 1.2 Opfyldelse af Kultur og Fritidspolitikkens mål Holbæk Kommune Kultur- og Fritidssekretariatet 0899 Kommuneservice Formålet med nærværende aftale er at fastsætte rammer og vilkår for kommunalt driftstilskud til konkrete aktiviteter i regi af Sidesporet. Sidesporets formål er at støtte nye kultur- og uddannelsesprojekter/praktiktilbud i Holbæk-området ved at udvikle, etablere og drive forskellige kulturelle sundhedsfremmende tilbud, således at der skabes varige arbejdspladser. Sidesporets aktiviteter og faciliteter opfylder/understøtter Holbæk Kommunes Kultur- og fritidspolitik særligt på følgende områder: Bevægende byrum 1

2 Sidesporets aktiviteter og brede vifte af tilbud understøtter bevægende byrum. Igennem de forskellige stationer for fysisk udfoldelse og velvære for alle aldre, udfoldes byrummet overfor brugere. Sidesporets arrangementer fx under den levende børnekultur fremmer det psykiske oplevelsesrum. Natur, idræt og udeliv Sidesporets drift af bl.a. Søbadet, klatreparken, skaterbanen og Danmarks farligste legeplads understøtter brugernes adgang til at dyrke idræt udenfor på varierende/ikke-planlagte tidspunkter af døgnet. Kreative miljøer Læringsmiljøet under Blå flag stationen understøtter Holbæk Kommunes kreative og uorganiserede læringsmiljøer. Sidesporet er med til at facilitere at borgere, særligt de unge, kan prøve kræfter i forhold til utraditionelle karriereveje eller fysisk udfoldelse. Sidesporet understøtter at (især) unge kan prøve kræfter med uorganiserede bevægelsesformer og kreative tilbud, herved skabes rum og ramme for at den unge kan blive inspireret til dyrke en anden retning og/eller karrierevej end den gængse fx ved den levende børnekultur og den parkour inspirerede Danmarks farligste legeplads. Fællesskab læring og dannelse Sidesporets aktiviteter og arrangementer fx under børne- og ungekulturelle tilbud understøtter fællesskaber omkring oplevelser og anderledes læringsrum under fx blå flag station 2. Periode og økonomi: 2.1 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. januar december Senest i 3.kvartal 2020 skal parterne indlede forhandlinger om en evt. ny kontrakt. 2.2 Opsigelse Kontrakten kan opsiges af begge parter med mindst 12 mdr. varsel til den 1. i en måned. Der udover kan aftalen bringes til ophør, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse jf. punkt Økonomi Holbæk Kommune yder driftstilskud til foreningens 2

3 aktiviteter med følgende beløb*: Skøjtebanen, Isrosen** Holbæk Søbad Venedig Blå Flag Station Børne- og ungekulturelle tilbud Samlede driftstilskud kr kr kr kr kr. *Ovenstående driftstilskud er angivet i 2016-niveau. Driftstilskuddet pristalsreguleres med KL s årlige fremskrivningssats. **dette driftstilskud vedrører kun Kultur- og Fritidsområdets budget. Vækst og Bæredygtighed finansierer tillige drift af Isrosen og parkområdet. Det årlige tilskud udbetales halvårligt den 2. bankdag i hhv. januar og juli måned. 2.4 Regnskab og Revision Regnskabet skal følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks, medmindre andet skriftligt er aftalt. Den er tilgængelig på Holbæk Kommunes hjemmeside Gældende regnskabsinstruks ved aftalens indgåelse i 2016 er tilknyttet nærværende aftale som bilag 1. Heraf følger: - At regnskabsåret skal følge kalenderåret - At kommunale tilskud skal indregnes i det regnskabsår, hvor tilskuddet er udbetalt, og tilskud skal indregnes enkeltvis i regnskabet - At regnskabet skal indeholde driftsregnskab og balance - At regnskabet skal være i overensstemmelse med principperne i Årsregnskabslovens kap. 3, bortset fra bestemmelserne i punkt 2. - At regnskabet skal erklæres af en autoriseret/registreret revisor. - At foreningen skal opfylde lovpligtige regnskabskrav. - At foreningen skal deltage på et årligt dialogmøde med Udvalget Kultur, Fritid og Fællesskab - At Foreningens regnskab skal godkendes på den årlige generalforsamling/årsmøde. - At regnskabet skal være underskrevet af samtlige 3

4 bestyrelsesmedlemmer samt revisor. - At foreningen skal kunne fremvise dokumentation ved stikprøvekontrol for foreningens regnskab. Sidesporet skal, inden for hver enkelt aktivitet, udarbejde en særskilt opgørelse over alle indtægter og udgifter samt årsresultat. Der skal samtidig vises en årlig opgørelse over foreningens samlede egenkapital. Som en del af det interne regnskab vises en opgørelse over de enkelte aktiviteters årlige resultater. Resultatopgørelsen skal, for hver enkelt aktivitet, indeholde en specifikation af indtægter opdelt i tilskud fra Holbæk Kommune, øvrige tilskud, entré-indtægter, salg af vare/tjenesteydelser m.v. Omkostningerne skal specificeres og fordeles således, at de indarbejdes i resultatopgørelsen for det driftssted/den aktivitet, hvor forbruget har fundet sted. Dette er ensbetydende med, at fx lokaleleje, lønudgifter, modtagne løn-, flexjob- og dagpengerefusioner, driftsomkostninger og anlæg m.v. vises særskilt. I den forbindelse skal der erindres om reglerne i årsregnskabslovens 13, stk. 1. pkt Hver transaktion, begivenhed og værdiændring skal indregnes og måles hver for sig, ligesom de enkelte forhold ikke må modregnes med hinanden (bruttoværdi). Foreningens regnskab skal indeholde en klar adskillelse af økonomien i de enkelte aktiviteter, herunder en adskillelse af økonomien for de af foreningens aktiviteter, som modtager kommunal støtte og foreningens øvrige aktiviteter. Det revisorgodkendte regnskab fremsendes til Kultur og Fritid/Holbæk kommune senest den 31. marts efterfølgende år. 3. Forpligtelser: 3.1 Generelle Forpligtelser Sidesporet kan i samarbejde med Holbæk Kommune understøtte følgende fokusområder. Global kultur: som et interessant og inspirerende alternativ for de danske unge. Hvad sker der blandt 1 LBK nr 1580 af 10/12/2015 4

5 andet hos jævnaldrende ude i verden. Der skal sættes fokus på samarbejdsprojekter. Street kultur: Genrer som streetart er ikke-verbale visuelle medier, som kan bruge byens landskab dels til at omforme det og dels som et bagtæppe til deres personlige udtryk. Medie kultur: Film optaget og redigeret på mobiltelefoner eller lydkunst skabt fra vores daglige omgivelser og afspillet i en loop over skolens intrasystem eller fra en højtalere på gaden, give unge en mulighed for at manipulerer med daglige vaner og rytmer, skabe andre meninger med dem og komme til udtryk på en helt anden måde. Med udgangspunkt i biograf-miljøet sættes der fokus på samarbejde omkring dette område. Indsatserne udmøntes i konkrete projekter, hvis finansiering og afvikling aftales undervejs. Sideporet kan udarbejde en strategi for hvorledes institutionen kan indgå i strategiske partnerskaber med øvrige kulturinstitutioner i forhold til emner som: formidling, forskning, koordinering, driftsoptimering og branding. 3.2 Skøjtebanen Isrosen Holbæk Kommune ejer selve parkanlægget på Markedspladsen samt Skøjtebaneanlægget. Sidesporet forestår drift af skøjtebanen. Sidesporet skal sikre at skøjtebanens sæson afvikles i perioden fra ca. 1. december til ca. 1. marts. Den samlede årlige åbningstid skal dog afholdes således, at den samlede tilskudsramme* som bevilliges til skøjtebanen kan overholdes, hvilket kan medføre reduceret åbningstid. *(der udbetales driftstilskud fra både Kultur og Fritid + Vækst og Bæredygtighed budgetter). Skøjtebanens åbningstid: Dagligt Sidesporet fastsætter åbningstiden i forbindelse med jul og nytår. Banen stilles som udgangspunkt til rådighed for kommunens borgere uden tidsbestilling. Der kan i enkelte tilfælde afvikles særlige arrangementer på skøjtebanen, hvor banen reserveres til dette formål. Reservationer skal meddeles og godkendes i Kultur og Fritid. 5

6 Sidesporet skal som led i den løbende vedligeholdelse sikre, at isskøjtebanen overholder de til enhver tid gældende regler om sikkerhed vedr. skøjtebaner. Såfremt der måtte komme behov for større investeringer, skal der ske en konkret forhandling med Holbæk Kommune (Kultur og Fritid). Såfremt Holbæk Kommune ønsker at placere skøjtebanen på en anden lokation eller fjerne den helt, har Holbæk Kommune ret til dette. Evt. fjernelse af Isrosen skal ske med varsel 6 måneder forud for afvikling af næste års sæson. Der er ingen økonomisk kompensation i forhold til Sidesporet. Driftstilskud med hensyn til skøjtebanen bortfalder ved udgangen af den sæson hvori skøjtebanen opsiges. Holbæk Kommune og Sidesporet forpligtiger sig til i aftaleperioden sammen at se på mulighederne for at erstatte banen med en mere tidssvarende og miljørigtig. 3.3 Holbæk Søbad Venedig Sidesporet driver og ejer Søbadet, som er åbent for offentligheden i folkeskolens sommerferie (7 uger). Søbadet har fri entré, som forsøgsordning i sommeren Herefter vil Sidesporet og Holbæk Kommune (Kultur og Fritid) vurdere om tiltaget skal varer aftaleperioden ud. Sidesporet er ansvarlig for, at den nødvendige livredningskompetence er til stede i åbningstiden (mindst 2 livreddere) og i overensstemmelse med Trygfondens retningslinjer. Livredderne er dermed ansat og aflønnet af Sidesporet. Sidesporet skal sikre, at der årligt inden sæsonen starter, bliver udarbejdet et niveau for badesikkerheden jf. Trygfondens retningslinjer, som bliver fremsendt til Kultur og Fritidssekretariatet. Sidesporet vedligeholder løbende anlægget og udvikler løbende aktiviteterne. Sidesporet varetager den fulde vedligeholdelsesopgave på Søbadet hele året, herunder i vinterhalvåret, hvor faciliteten er særlig udsat for vejrlig. Uden for den offentlige åbningssæson, driver 6

7 Sidesporet en vinterbaderklub for ca. 200 medlemmer. Sidesporet afholder alle udgifter til markedsføring (annoncer, pjecer og hjemmeside), åbningsarrangement samt løbende aktiviteter. 3.4 Blå flag station Sidesporet afvikler sommerferieaktiviteter i hele skoleferien min. 4 timer pr. dag på alle hverdage. Aktiviteterne kan være information om fugle, fisk, skaldyr, fiskeri, madlavning på bål, kajaksejlads, snorkling, beachvolley, sejlture på fjorden. Tilbuddet er som udgangspunkt gratis, men der kan i særlige tilfælde opkræves deltagergebyr. Blå Flag aktiviteterne er først og fremmest til børn og unge. Ved tilmelding kan også kommunens institutioner deltage. Sidesporet er indforstået med at der skal ske en forudgående koordination af Blå Flag aktiviteterne. Koordinationen skal foregå med de øvrige blå flag stationer og de øvrige maritime formidlingsaktiviteter på Holbæk havn i samarbejde med Kultur- og Fritidssekretariatet. Driftsudgifter Som led i varetagelsen af denne aktivitet, afholder Sidesporet alle udgifter til drift af selve Blå Flag Stationen (lys, varme, vand og vedligeholdelse). I tilknytning til Blå Flag Stationen driver Sidesporet også en toiletbygning med handicaptoilet. Rengøring af toiletterne udføres 1 gang om ugen (uden udgift for Kommunen). 3.5 Børne- og ungekulturelle tilbud Blå Flag aktiviteterne kan i nærværende kontraktperiode fjernes fra kontrakten uden kompensation til Sidesporet. Evt. fjernelse af blå flag aktiviteterne skal ske forud for afvikling af næste års sæson. Sidesporet skal under fællesbetegnelsen børne- og ungekulturelle tilbud foranstalte og afholde forskellige tilbud specielt rettet mod børn og unge. Tilbuddene har udgangspunkt i at - Børn og unge skal møde og have forskellige kulturelle oplevelser - kulturen aktivt inddrager børn og unge i fysisk aktivitet og 7

8 - kulturen understøtter den selvorganiserede aktivitet. Under den samlede tilskudsramme er Sidesporet som minimum forpligtet til at stille følgende til rådighed/ afholde følgende: Skaterbanen: Sidesporet skal sikre, at skaterbanen er åben fra ca. 1.april til 1.oktober hvert år. Sidesporet skal varetage følgende opgaver og afholde udgifter hertil: 1. Opsætning og nedtagning af banen hvert år. 2. Reparation og vedligeholde ramper m.v. 3. Renholdelse af området 4. Rengøring af offentlige toiletter 1 gang om ugen Der skal være gratis adgang til skaterbanen. Banen stilles som udgangspunkt til rådighed for kommunens borgere uden bestilling af tid. Der kan i enkelte tilfælde afvikles særlige arrangementer på skaterbanen, hvor banen reserveres til dette formål. Reservationer skal meddeles og godkendes i Kultur og Fritid. Danmarks farligste legeplads Holbæk Kommune ejer selve legepladsen og dennes faciliteter (parkouranlæg, multibaner, sceneanlæg og plinte). Sidesporet varetager daglig oprydning og småreparationer på og omkring pladsen og dens anlæg. Alle evt. arbejder (vedr. skaterbane og legeplads) skal ske efter forudgående dialog med Holbæk Kommune (Kultur og Fritid). Sidesporet skal som led i den løbende vedligeholdelse sikre, at legeplads og skaterbanen overholder de til enhver tid gældende regler om sikkerhed ved skaterbaner. Såfremt der måtte komme behov for større investeringer, som følge af lovkrav eller andet til legeplads og skaterbane, skal der ske konkret forhandling med Holbæk Kommune (Kultur og 8

9 Fritid).som ovenfor Den levende børnekultur Sidesporet afvikler årligt 4-6 sommerkoncerter under overskriften den levende børnekultur i Holbæk Kommune. Programtilrettelæggelsen skal afspejle variation og den aktuelle nyhedsinteresse for børn og unge. 4. Filmtorvet 4.1 Anvendelse Filmtorvet udgøres af areal som vist på bilag 2. Arealet ejes af Holbæk Kommune. Sidesporet kan afholde arrangementer og aktiviteter på arealet. Sidesporet kan udelukkende foretage aktiviteter som kommunen lovligt selv ville kunne foretage, da pladsen stilles vederlagsfrit til rådighed. Det vil fx sige at - formålet med aktiviteten ikke må være at opnå økonomisk fortjeneste - arrangementet som udgangspunkt er med fri entré - arrangementet som udgangspunkt er tilgængeligt for alle borgere Større arrangementer, som Sidesporet har til hensigt at afholde, skal ske på baggrund af forudgående skriftlig godkendelse fra Holbæk Kommune. Holbæk Kommune er til enhver tid berettiget til at kræve området ryddet for Sidesporets eventuelle egne anlæg/effekter med en rimelig frist, medmindre andet skriftligt er aftalt mellem Holbæk Kommune og Sidesporet. Øvrige aktører kan efter aftale med Holbæk Kommune, Kultur og Fritid anvende Filmtorvet. Holbæk Kommune koordinere aktiviteter forestået af øvrige aktører i forhold til Sidesporet. 5. Øvrige vilkår 5.1 Informationspligt Sidesporet skal anvende portalen 9

10 aktivitetskalender i forbindelse med markedsføring af kultur- og fritidsarrangementer, som er åbne for borgerne. 5.2 Forsikring Det påhviler Sidesporet at tegne eventuelle løsøreforsikringer i forhold til de støttede aktiviteter. 5.3 Indtægtsdækket virksomhed Overskud af indtægter ved Sidesporets arrangementer/aktiviteter, som modtager kommunalt tilskud, tilfalder Sidesporets fond. 5.4 Misligholdelse Ved misligholdelse kan den part, som påberåber sig misligholdesen kræve misligholdelsen afhjulpet med passende varsel. Såfremt der ikke sker en afhjælpning af misligholdelsen inden for det fastsatte varsel, kan kontrakten bringes til ophør uden yderigere varsel, af den part, som påberåbte sig misligholdelsen. Ved væsentlig misligholdelse kan aftalen bringes til ophør uden yderligere varsel. Væsentlig misligholdelse vil fx foreligge ved gentagen manglende overholdelse af nærværende kontrakts pkt. 3 Den der påberåber sig den væsentlige mangel, kan dog vælge, at det udelukkende er den påberåbte del af aftalen, der skal ophøre. 5.5 Årlig evaluering Sidesporet skal som led i sin ledelsesberetning give et overblik over aktivitetsniveauet i de støttede aktiviteter jf. de aftalte regnskabsprincipper for adskillelse af aktiviteterne. Denne ledelsesberetning skal sendes til Kultur og Fritid sammen med det reviderede regnskab. Holbæk den /

11 For Foreningen Sidesporets fond For Holbæk Kommune Tegningsberettigede personer Brian Worm Ahlquist, Chef for Kultur og Fritid 11

12 Bilag 1. 12

13 Bilag 2. Filmtorvet 13