Referat Afdelingsmøde afdeling 15

Referat Afdelingsmøde afdeling 15 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 15 Sted: Festsalen, Treschowsgade 2 Dato: Den 27. januar 2015, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 47 beboere samt bestyrelsen fordelt på 42 lejemål Karsten Møller, formand Jette Boesen, bestyrelsesmedlem Gert B. Thomsen, bestyrelsesmedlem Jens Schmidt, hovedbestyrelsesmedlem Helle Friis Jensen, driftschef Brian Stidsen, ejendomsfunktionær Heddi Albrechtsen, ejendomsfunktionær Jesper Christensen, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2015/2016 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2013/2014 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til om kontrakten med ØsterBO omkring trappevask skal opsiges, således beboerne selv står for trappevask B. Stillingtagen til montering af brandalarmer i soveværelse og stue C. Stillingtagen til plantning af æbletræer 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af formand På valg er: Karsten Møller B. Valg af bestyrelsesmedlem På valg er: Jette Boesen C. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Helle Friis Jensen, ØsterBO Jens Schmidt blev valgt. Jens Schmidt takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 1

Pkt. 2: Karsten Møller fremlagde beretning. Hvad der er sket i afdelingen det forløbne år, og hvad der skal ske i den nærmeste fremtid vil jeg komme nærmere ind på, men jeg vil starte med at tale lidt om os som lejere. Sidste år havde jeg lidt med omkring medejerskab af vores boliger, og det vil jeg gerne uddybe lidt nærmere. Mange af jer har sikkert en fortid som husejer, og som kender alt til at betale prioritetsydelser, ejendomsskatter og renovationsudgifter. Og kigger I regnskabet så kan i se, at det gør I stadig. Forskellen ligger i at som husejer er du alene om vedligeholdelsen af hus og have. I en boligkarré er vi mange om opgaven, nå det gælder betalingen, og ydermere betaler vi driftspersonale til at vedligeholde vores bygninger og haver. Altså må det være os, der er konger og prinsesser i dette land Men på samme måde som personalet, der passer vores bolig og haver, skal have den respekt og stolthed i at udføre et godt og gedigent stykke håndværk, som vi som forbruger gerne vil have på samme måde må vi også tilbyde den hjælp, som vi kan. I gamle dage havde vi egen vicevært, som dagen igennem gik rundt og ordnede diverse ting i afdelingen både omkring fællesarealer, men også i vore boliger, og havde vi et problem, var han aldrig ret langt væk, og næsten altid meget tjenstvillig. Nu har vi et blåt og grønt hold. De blå er kendetegnet ved at cykle i området med hver deres stak af opgaver, de skal løse. De grønne er kendetegnet ved at køre rundt i maskiner og fejer gader, slår græsplæner og ordner haverne i almindelighed, men jeg ved, at de stadig er tjenstvillige. Altså er den nære kontakt mellem viceværten og lejerne blevet meget mindre, men ikke forsvundet, og derfor kræver det, at både de og vi opbygger en forståelse for EJERSKABET. Vi har alle hver vores ønsker og behov til boligen, og hvordan den bør fungere. For at opfylde dette kan man enten gøre det selv eller kontakte Østerbo og bede dem om at gøre det. Eksempelvis kan det være svært for Østerbo at se, hvornår en udendørslampe er holdt op med at lyse, da de jo kun er her i de lyse timer. Altså fat en telefon eller fang en ejendomsfunktionær. Er en vaskemaskine defekt, så er det samme procedure fat i driftsafdelingen. Jeg har dog konstateret, at der er personer som overdriver ejerskabet. Når man har vasketur, er det normalt, at man først vasker tøjet og derefter putter det i tørretumbleren. Det kan derfor ikke accepteres, at andre personer bruger tørretumbleren, mens man vasker. Er vaskemaskinen i gang skal man holde fingrene fra tørretumbleren. Har man kontaktet ØsterBO og der ikke sker noget, må man desværre gentage processen, og her vil jeg gerne bede om, at man så udvider processen og giver bestyrelsen besked, på at af vore møder, så vi har mulighed for at samle op, på de fejl som sker. Jeg må desværre konstatere, at afstanden mellem lejer afdelingsbestyrelse og 2

ØsterBO er blevet større. Vi skal ofte bede om den samme ting flere gange, og indimellem bliver opgaveønsket ikke udført. Dog vil jeg også hertil sige, at vores driftspersonale flinke og dygtige mennesker, som gør deres arbejde godt og propert, så fra mit synspunkt må det være organiseringen, det kniber med. Og hvad er der så sket og ikke sket i det forløbne år? Vi har fået lavet meget om omkring fortovene ved indgangene i samtlige blokke. Der er flyttet planter, beskåret planter og både lagt fliser og kantsten rundt om disse i samtlige blokke. Til foråret vil der, hvor der er lagt fliser, også blive opsat krukker med planter, så vi tror og håber i bestyrelsen, at vi fremover får nogle fine og pæne indgangspartier til vores boliger. Sandkassen mellem 15.2 og 15.3 er fjernet, og der er sået græs i området. Jeg mener nu, at vi havde aftalt, at der skulle en lille flisefirkant ind i midten med et bænke/bord arrangement, hvor sandkassen var. P.t. er dette ikke udført, så det drøfter vi med inspektøren. Vi har brugt mange penge på at få lagt et nyt varme- og vandmåler system ind i blokkene. Meningen med dette nye system er, at vi som lejere vil kunne sidde hjemme og kontrollere vort forbrug af vand og varme. Dette fungere dog ikke endnu. Vi har bedt om, at der til hver lejlighed opsættes en lille sladrehank lig med prisskiltene i Føtex som vil kunne fortælle vort forbrug både det faktiske forbrug, men også om der bruges for meget, eller vi bruger mindre på det tidspunkt, vi kigger på skiltet. Systemet kører upåklageligt ude i ØsterBOs afdeling i Grejsdalsparken, og her er der gået sport i at spare mest muligt mellem lejerne. I år får vi nye LED-lamper i vore kældre. De er jo både skarpe og billige. Bestyrelsen har gennem hele året haft ønske om, at vore kældernedgange blev fejet sådan lidt jævnligt, da de ser ualmindeligt beskidte ud. Men det har desværre ikke været muligt, at få Østerbo til at efterkomme dette ønske. Det må gerne ske i dette år. Ligeledes har vi i forbindelse med trappevasken ønsket, at der i denne også indgik fejning og vask på den udvendige side af hoveddøren. Dette er så vidt jeg ved heller ikke sket, dog ved jeg, at hoveddørstrapperne i blok 1 en enkelt gang blev vasket endda så grundigt, at trapperne så meget våde ud 14 dage efter de var vasket. Jeg har atter måtte samle en hel posefuld cigaretskodder op fra haven. Jeg kunne se, at der drejede sig om, at man tømte et askebæger ud i haven, og det kan godt være at tobak er sundt for haven, men filterskodder er hverken sundt for haven eller kønt at kigge på. Så vis lidt nabo-care, og tøm askebægeret i affaldsposen og ikke i haven. En anden ting omkring cigaretrygning, som nok kan være svært at håndtere er vores ventilationssystem, som udover at suge og blæse luft ind i vore lejligheder også ofte tager cigaretlugten med sig, så de øvrige, som er koblet på systemet, 3

får denne lugt ind i lejligheden. Der er ingen, som kan forbyde folk at ryge i deres lejligheder, men det ville være skønt, hvis vi kunne få et ventilationssystem, som ikke bragte denne lugt ind i andre lejligheder. I starten af 2014 fik bestyrelsen en henvendelse fra afdeling 11 om en eventuel sammenlægning af afdelingerne 11, 14 og 15. Det vil sige samtlige bygninger øst for Valløesgade, samt Ørstedsgade efter krydset ved bageren og hele Østerled. Vi har også haft et indledende møde med disse afdelinger og repræsentanter fra administrationen og Hovedbestyrelsen. Bestyrelsen altså os i afd. 15 mener ikke, at en sådan sammenlægning er givtig for os, da selv om afdeling 14 er ligeså godt funderet, som os i afd. 15 så står det meget svagt til i afd. 11, som har brugt næsten hele deres egenkapital. Hvorfor både vi i afd. 14 og 15 er bange for at for mange af vores opsparede midler bruges til andet formål. Vi har derfor valgt kun at tage dette med i beretningen, med det håb om, at vi om lidt kan få en god diskussion omkring emnet: sammenlægning af afdelinger, så vi i bestyrelsen kender jeres holdning. Der vil i Østbyparken blive udført en plan for afledning af regnvand. ØsterBO vil sammen med Vejle Kommune og Vejle Spildevand udarbejde en plan, som gør at regnvand i større mængder vil blive ledt gennem Østbyparken, så vi undgår de oversvømmelser, som vi blev udsat for i sommer. Der er tale om overflade-afledning, dvs. at der i dette område vil blive gravet en slags grøfter, som måske er synlige nogle steder og usynlige andre steder. Men der er p.t. mange forskellige forslag, og det endelige projekt er ikke færdigt endnu. Nye tage er også et projekt i fremtiden. Som i alle har set, får hele afdeling 1 jo p.t. nye tage, men hvad I måske ikke ved, så er tanken ikke blot nye tage, men faktisk er der også i et par tilfælde bygget nye lejligheder eller tillæg til bestående lejlighed med en ekstra etage i disse nye tage. Og det kan jo være, når man engang kommer til vores tage, at man måske bygger et par penthouselejligheder ovenpå taget med swimmingpool i den ene ende og måske en frugtplantage ØsterBO er af den mening, at når man starter et sted med at renovere, så fortsætter man, til man er færdig, ligesom den gang vi alle i Østbyparken fik renoveret køkken/bad. Tanken er siger ØsterBO at nu skal Østbyparken udstyres med en god og varm hat og et par varme tøfler, så på samtlige blokke skal der lægges nye tage med en ordentlig isolering, og ligeledes skal der isoleres fra kælderen. Tilbage står så alt det midt imellem, nemlig lejlighederne. Vi i afdelingsbestyrelsen vil gerne arbejde på en bedre opvarmning af lejlighederne. Dette kan gøres ved at installere nye radiatorer med konvektor i samtlige rum. Men desværre, udover prisen for denne udskiftning, som ligger i en pris af små 3 millioner kr., er kravet, at der er tale om 2-strenget system. Dette har vi i både blok 15.2 og 15.3, men desværre er blok 15.1 så gammel, at det er bygget med 4

et enkelt-strengsystem. Vi skal selvfølgelig have lavet en kalkulation for selve udskiftningen, men også følger og omfang heraf. Skal vi genhuses osv. Når det foreligger kan vi tage beslutning herom. Men indtil da ønsker vi jeres tilkendegivelse af, om vi fortsat skal arbejde videre på dette. Slut på beretningen og forhåbentlig startskud til en god diskussion med tilbagemeldinger til bestyrelsen vedr. sammenlægning og varmeanlæg. Kommentarer til beretningen: Tagudskiftning: Hvilken tagdækning vil der komme på det nye tag? Lokalplanen foreskriver, at der skal samme tagdækning som eksisterende, dvs. skifer igen, men Vejle kommune vil muligvis også give tilladelse til tagpap. Hvad vil det koste? Der vil selvfølgelig blive udarbejdet en pris på udskiftningen, som vil blive præsenteret på et af de kommende afdelingsmøder, men den pris vi lige har fået udarbejdet til tagudskiftning i afd. 6 (Parkvej) vil være ca. 45 kr./m2 pr. år, men der er flere faktorer, der spiller ind, så det kan man ikke regne med, at det vil være den samme. Nye tage kan evt. også give nye lejligheder i tagetagen, som jo så vil være med til den del af finansieringen. Kan der efterisoleres i hulmuren? Der er ikke meget plads til hulrumsisolering, så skal der efterisoleres, vil det være nødvendigt at fortage isolering indefra. Kælder isolering: Vil der så blive isoleret i kælderen før en evt. udskiftning af varmeanlæg? Ja, det vil være nødvendigt at renovere og optimere klimaskærmen (Bygningens ydre skal) før der bruges penge på varmeanlægget. Det vil være efter en tagrenovering, men umiddelbart ikke lige nu. Det ligger nogle år ud i tiden. Ventilationen er dårlig, man kan lugte, hvad andre får at spise Filtrene tjekkes og evt. udskiftning ske iht. serviceaftalen. Hvorfor skæres buskene i anlægget nogle gange helt ned? Noget af den beplantning I har i anlægget er meget gammelt og har ikke altid fået den rette beskæring for de optimale betingelser for busken. Derfor har vi i driften været nødt til at fortage en beskæring helt i bund for at busken igen kan få deres rette udseende og igen pryde anlægget. Vi har foretaget det løbende i hele Østbyparken gennem de seneste år, så alt ikke bliver skåret i bund samtidig. 5

Algebehandling af altaner skal udføres tidligere. Vi ønsker at udføre algebehandlingen så tidligt i foråret som muligt, men vi er desværre afhængig af, at vi skal have en temperatur på 10 grader for, at det har en virkning. De seneste år har der stort set ikke været forår, men nærmest gået fra vinter til sommer, og det har voldt os lidt problemer, og derfor er behandlingen foretaget relativt sent. I år ser det dog ud til, at vinteren er den milde af slagsen, så vi håber vi kan komme tidligt i gang, inden altankasserne igen skal plantes til. Hvorfor kan vi ikke aflæse varmeforbruget? Pga. udskiftning af vores website, hvor vi går over til en online website, er det ikke pt. muligt at aflæse varmeforbruget. De sidste test er ved at blive kørt igennem, så vi forventer, at det igen køre d. 1. marts 2015. Her vil I så via hjemmesiden kunne tjekke jeres forbrug. Vejledning hertil vedhæftes referatet, men vær OBS på, at det altså først kører fra 1. marts. Ros til driftspersonalet, som i den grad er meget hurtige og tjenstvillige. Der var en god debat omkring sammenlægning af afdelinger (afd. 11+14+15) med fordele og ulemper, men salen tilkendegav i denne omgang, at der ikke pt. er stemning for at arbejde videre med disse planer. Som supplerende oplysninger til afdeling 11 s økonomi bør nævnes, at afdeling 11 vælger at bruge deres penge på at renoverer deres bygninger, derfor er de også meget længere fremme med renoveringen end i afd. 15, hvilket naturligvis kan ses på de henlagte midler. De har allerede udskiftet hoved- og kælderdøre samt vinduer i kælderen, derudover har de opsparet 5,5 mio. kr. til udskiftning af tage, som udskiftes i 2016. I regnskabet 2013/2014 havde afd. 11 et overskud på 478.304 kr. Ydermere har de valgt at forøge henlæggelserne med 421.000 kr. til tag. Efter tagrenoveringen nedsættes henlæggelserne igen med 421.000 kr. og beløbet anvendes til afdrag på lån til den del af taget, der ikke finansieres af henlæggelserne. Ligeledes var der også en god debat omkring varmeanlægget og her var stemningen i salen, at et stort flertal ønsker, at bestyrelsen skal arbejde videre med nogle løsninger for at få skiftet alle radiatorer. Herefter blev beretningen godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Karsten Møller Hvorfor så stor ændring i vandafgiften? Forskellen mellem hovedmåleren for afdelingen og alle bimålerne er tidligere delt ud på hvert lejemål i forbrugsregnskaberne. Nu er de lagt ud på fællesfaciliteterne via afdelingens driftsbudget, derfor er der en markant 6

ændring i vandafgiften på driftsbudgettet. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Pkt. 5: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået, så Karsten Møller orienterede blot om udgiften til karnapperne ved elevatorerne, som der har været en problematik omkring. Det kunne konstateres, at udgiften hertil blot var på 40.000 kr., dvs. langt under det budgetterede på 142.000 kr. 5A. Stillingtagen til om kontrakten med ØsterBO omkring trappevask skal opsiges, således beboerne selv står for trappevask For at man selv står for trappevask: 3 Imod at man selv står for trappevask: 44 Forslaget blev ikke vedtaget, dvs. trappevasken fortsætter som hidtil. 5B. Stillingtagen til montering af brandalarmer i soveværelse og stue For etablering af brandalarmer: 40 Imod etablering af brandalarmer: 39 Blank: 1 Ugyldig: 3 Ikke afgivne: 1 Forslaget blev vedtaget. Det skal dog præciseres, at der kun monteres én brandalarm i entréen på anbefaling af installatøren, da denne har rigelig rækkeevne, jfr. bilaget i den udsendte dagsorden. 5C. Stillingtagen til plantning af æbletræer Ja, der skal plantes æbletræer: 46 Nej, der skal ikke plantes æbletræer: 36 Forslaget blev vedtaget. Bestyrelsen og inspektøren vil aftale nærmere omkring placering og antal inden de plantes i efteråret. Pkt. 6: 6A: Karsten Møller blev genvalgt. 7

6B: Jette Boesen blev genvalgt. 6C: 1. suppleant: Jette Brogaard, Østerled 44, 2.tv 2. suppleant: Randi Alminde, Østerled 22, 2.tv Pkt. 7 Under eventuelt blev der drøftet følgende: Der oplyses, at der er mange fugleklatter rundt ved blokkene fra svalerne. Redderne kan fjernes udenfor de perioder, hvor de er fredet. Videregivet til driften. Årsagen til at brusehovederne er skiftet, er en beslutning om at udskifte til vandbesparende brusehoveder. Der henstilles til, at den enkelte lejer husker at rense tørretumbleren for fnug efter eget brug. Årsagen til, at vi skifter over til YouSee fra Waoo! sker i forbindelse med at TREFOR har indgået samarbejde med YouSee i stedet for Waoo! Vi kender endnu ikke det nøjagtige tidspunkt for overtagelsen, blot at det vil være i efteråret 2015. Pakkepriserne vil være de samme som i dag, dog med mulighed for ændringer af programsammensætningen, men også med mulighed for at tilvælge programmer efter eget valg i pakke 2. Der kommer yderligere informationer ud, når man skal være pakke. Ved brug af altanerne henstilles der kraftigt til, at cigaretskodder ikke henkastes i haveanlægget. Ligeledes henstilles der til, at lejerne er påpasselige ved vanding af blomster i altankasser, således at vand og jord ikke kommer ned til underboen. Der vil i forbindelse med LAR-projektet (Lokal afledning af regnvand) blive afholdt en workshop, hvor det opfordres til, at beboerne kommer med forslag og idéer til indretning og anvendelse af fællesarealet ved den grønne kile. Nærmere info herom vil blive udsendt. Det er ønskeligt, at hoveddørene nedvaskes oftere. Dette videregives til driften. Karsten Møller opfordrer til, at alle beboere vil være behjælpelige med at holde alle fælles kælderrum rene, dvs. cykelrum, barnevognsrum mm. Der foreslås, at der vil blive indkaldt nogle gange årligt, hvor alle der har tid og lyst til at tage et fælles ansvar kan hjælpe, og bestyrelsen vil efterfølgende være vært i mødelokalet med øl, vand, og pølser. 8

Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Karsten Møller, Østerled 28, st. tv. bestyrelsesmedlem Gert B. Thomsen, Østerled 40, 2. tv. bestyrelsesmedlem Jette Boesen, Østerled 34 3. tv 1. suppleant Jette Brogaard, Østerled 44, 2.tv. 2. suppleant Randi Alminde, Østerled 22, 2.tv I ønskes alle et rigtig godt nytår og glæder os til et godt samarbejde i 2015. Ref.: 2. februar 2015 9