Indkłbsstrategi i Randers Kommune 2009 og 2010 konomiudvalget 15. juni 2009 1
1. Baggrund. 3 2. Form l. 4 3. Den fremtidige indkłbsstrategi i Randers Kommune. 5 3.1. Lovgivning. 5 3.2. Randers Kommunes indkłbs- og udbudspolitik. 6 3.3. Nationale aktiviteter og fokusomr der. 7 3.4. Indsatsomr der 7 Ad. A. Digitale indkłb. 8 Ad. B. Kommunikation og information. 9 Ad. C. De eksisterende aftaler anvendes i hłjere grad. 10 Ad. D. Der laves indkłbsaftaler p flere omr der. 13 Ad. E. F rre leverandłrer og łget standardisering 14 Ad. F. Fokus p eksternt samarbejde. 15 Ad. G. Klar kompetencefordeling og koordination p tv rs af forvaltninger. 16 Ad. H. Indkłbsaftalerne skal have en grłn profil. 19 3.5. Konklusion. 20 4. Bilag 21 Bilag 1 Oversigt over indkłbsstrategien m l. midler og succeskriterier i 2009 0g 2010. 21 Bilag 2. Analyse af anvendelse af indkłbsaftalerne i Randers Kommune regnskab 2007. 24 2
1. Baggrund. Der er stadig stigende fokus p indkłb, b de nationalt og lokalt. Statens og Kommunernes Indkłbs Service (SKI) udtrykker det s ledes: F rre penge og behovet for mere tid til velf rdsopgaverne s tter ekstra fokus p effektive kommunale indkłb og dermed kommunernes evne til at realisere indkłbsgevinster Nationalt er det łgede fokus ogs regeringen for 2009: kommet til udtryk i łkonomiaftalen mellem KL og Regeringen og KL er enige om, at der ogs p indkłbsomr det kan opn s effektiviseringsgevinster. Kommunerne har gennem flere r arbejdet med at effektivisere indkłbsomr det, men kommunalreformen har skabt et nyt udgangspunkt for at effektivisere indkłbene. Kommunerne har i maj 2008 lanceret en ny strategi for f lleskommunale indkłb med det form l at effektivisere kommunernes indkłb yderligere. Regeringen og KL er enige om, at kommunernes strategi p indkłbsomr det er vigtig for at kunne effektivisere indkłbet. Kommunerne har hidtil haft mulighed for at tilslutte sig de statslige indkłbsaftaler p de omr der, hvor det efter Finansministeriets samlede vurdering har v ret hensigtsm ssigt, herunder i relation til konkurrencen p markedet. For yderligere at styrke den enkelte kommunes mulighed for at effektivisere indkłbet er regeringen og KL enige om at sikre, at kommunerne ogs fremover f r denne mulighed efter konkret aftale mellem KL og Finansministeriet om hver enkelt indkłbsaftale. Aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes łkonomi for 2009 (juni 2008) I aftalen indg r ogs, at kommunerne skal forts tte indsatsen med at udnytte potentialerne for at frigłre ressourcer til borgern r service. KL og regeringen er enige om, at kommunerne kan omstille aktiviteter svarende til 1 mia. kr. i 2009 stigende til 5 milliarder kroner i 2013 gennem omprioriteringer og bedre ressourceudnyttelse. Dette svarer til 17 mio. kr. for Randers Kommune i 2009. Det tilvejebragte r derum skal anvendes i kommunerne til service til borgerne. Et mere effektivt indkłb ses som et af midlerne til denne effektivisering sammen med bl.a. ny teknologi og mindre sygefrav r. Som n vnt har kommunesammenl gningen givet nye muligheder; De enkelte kommuner har f et et indkłbsvolumen, der giver et bedre udgangspunkt for indg else af aftaler; jo stłrre volumen, desto stłrre sandsynlighed for en bedre pris. Derudover er der ogs et łget fokus p koordination af aftaler kommunerne imellem uanset om det g lder indkłb via SKI (Statens og Kommunernes Indkłbs Service), tilslutning til Finansministeriets aftaler eller andre samarbejder, der for Randerss vedkommende er 12-by-samarbejdet, der best r af en r kke jyske og fynske 3
kommuner 1. Sidst men ikke mindst er opm rksomhedsfeltet for de nationale og lokale indkłbsfunktioner blevet udvidet: Tidligere har de prim rt besk ftiget sig med vareindkłb nu er der ogs fokus p tjenesteydelser. 2. Form l. Det łgede fokus p indkłb łger ligeledes Indkłbskontorets behov for at fastl gge en indkłbsstrategi for de kommende r. Det er v sentligt at f skabt ledelsesm ssig opm rksomhed p omr det, p alle niveauer og ikke mindst; at der er delt viden og enighed om, hvad der er de v sentligste opgaver for en indkłbsfunktion, og hvilke pejlem rker der er for det daglige arbejde. Denne rapport vil derfor diskutere, hvordan indkłbsopgaven skal prioriteres og organiseres fremover dvs. hvilken indkłbsstrategi skal Randers Kommune fłlge i de kommende r for at opn de bedst mulige indkłb til gavn for organisationen som helhed. I bilag 2 er der desuden en vurdering af, hvorvidt Randers kommunes indkłbsaftaler anvendes i tilstr kkeligt omfang dvs. om de decentrale indkłbere reelt anvender de obligatoriske aftaler, som indkłbskontoret har indg et. Vurderingen er sket p baggrund af datamateriale som Kommunernes Revision har trukket ud af regnskab 2007. 1 1 Randers, rhus, Holstebro, Herning, Silkeborg, Ikast-Brande, Vejle, Fredericia, Kolding, Esbjerg, Słnderborg, Middelfart, Odense, Svendborg (status 2009: 14 kommuner) svarende til ca. 1,3 mio. indbyggere. 4
3. Den fremtidige indkłbsstrategi i Randers Kommune. N r den fremtidige indkłbsstrategi skal fastl gges er udgangspunktet lovgivningen p omr det, og dern st den lokale indkłbs- og udbudspolitik samt łvrige lokale bestemmelser, f.eks. Miljł og Naturpolitikken. Derudover er det relevant at skele til, hvilke nationale aktiviteter der er igang p omr det for at kunne prioritere den lokale indsats. Dette afsnit starter derfor med kort gennemgang af disse 3 emner for at skitsere rammebetingelserne. Herefter beskrives forslag til indsatsomr der for indkłbsomr det for 2009 og 2010. En indbyrdes prioritering heraf indg r ogs. 3.1. Lovgivning. P indkłbsomr det er de overordnede lovgivningsm ssige rammer EUudbudsdirektiverne. I fłlge disse skal indkłb af varer og tjenesteydelser sendes i EUudbud, hvis belłbene ligger over en given t rskelv rdi (ca.1.536.000 kr. i 2008 og 2009) i kontraktperioden. Direktiverne stiller nogle procedurekrav til forlłbet i form af krav til tidsfrister, annoncering og efterfłlgende indberetning. Derudover m kommunen som hovedregel ikke anvende leverandłrer, der har forfalden g ld til offentlige virksomheder p mere end 100.000 kr 2. Desuden er det i Tilbudsloven fastsat at offentlige myndigheder forud for en kontrakttildeling skal annoncere indkłb af varer og tjenesteydelser, der har en v rdi p mere end 500.000 kr. (eks. moms) for en afgr nset tidsperiode (men mindre end t rskelv rdierne i EU-direktiverne), dvs. typisk en kontraktperiode p 3-4 r. I styrelsesvedt gten for Randers Kommune ( 11) er det fastlagt, at łkonomiudvalget fasts tter regler om samordning af kommunens indkłbsfunktioner. Disse regler er fastsat i indkłbs- og udbudspolitikken. 2 Virksomheder med ubetalt, forfalden g ld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., vil dog kunne komme i betragtning, hvis det dokumenteres, at der er indg et en bindende afdragsordning vedrłrende g lden eller stillet sikkerhed for den del af g lden, der overstiger 100.000 kr. 5
Faktaboks - Udbudsregler EU s udbudsdirektiver d kker over udbudsdirektivet for det klassiske omr de og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Reglerne g lder for varer, tjenesteydelser og bygge- og anl gsopgaver over t rskelv rdien for EU-udbud. De fleste kommunale udbud vil v re omfattet af EUs Udbudsdirektiv. T rskelv rdien for EUudbud p almindelig serviceydelser og vareindkłb er ca. 1,5 mio. kr. for hele kontraktens lłbetid. Direktivet fasts tter en r kke procedureregler for gennemfłrelse af udbuddet, herunder frister for tidsfrister, v gtning af tildelingskriterier mv. Der er s rlige regler for udbud af forsyningsopgaver som fx vand-, energi- og transportforsyning (Forsyningsvirksomhedsdirektivet), herunder hłjere t rskelv rdier. Tilbudsloven er en dansk udbudslov. Aftaler vedrłrende varer og tjenesteydelser der har en v rdi p mere end 500.000 kr. ekskl. moms, men som ikke skal i EU-udbud, skal fra 1. juni 2007 annonceres. Annonceringen kan fx foreg p kommunens hjemmeside, udbudsavisen.dk eller i et trykt medie. Der er ikke s rlige lovkrav til annoncer om aftaler vedrłrende bygge- og anl gsopgaver, som ikke skal i EU-udbud. Bygge- og anl gsprojekter over 3 mio. kr. skal i licitation. 3.2. Randers Kommunes indkłbs- og udbudspolitik. Indkłbs- og udbudspolitikken blev vedtaget i byr det d. 25. marts 2008 og omfatter alle indkłb, dvs. alt hvad der udlłser en faktura. Politikkens form l er, Randers Kommune som helhed kan kłbe sine varer og tjensteydelser udfra princippet bedst og billigst, dvs. At opn de bedst mulige priser og betingelser for indkłb af varer og tjenesteydelser, gennem en koordinering og konkurrenceuds ttelse af de enkelte forvaltningers/institutioners indkłb s Randers Kommune optr der som Łn kunde og dermed opn r stordriftsfordele. At sikre, at de kommunale indkłb af varer og tjenesteydelser sker udfra forretningsm ssige, objektive kriterier, og i łvrigt er i overensstemmelse med g ldende lovgivning herunder EU-direktiverne. At sikre, at der foretages en miljł- og arbejdsmiljłvurdering ved kommunale indkłb for at fremme stłrst mulig hensyn til disse emner. At inddrage IT-baserede redskaber i arbejdet med at optimere den samlede indkłbsprocedure gennem e-handel. Herudover skal det sikres, at de enkelte decentrale indkłbere ikke kłber produkter af en bedre kvalitet end nłdvendigt dvs. tilstr kkelighedsprincippet. Derudover sl r politikken fast, at n r der kłbes ind i Randers Kommune, skal der udover pris, sortiment, service, leveringssikkerhed samt kłbs- og betalingsbetingelser tages hłjde for miljł, arbejdsmiljł, socialt ansvar og E-handel. 6
3.3. Nationale aktiviteter og fokusomr der. Som n vnt i indledningen er der ogs fokus p de kommunale indkłb, set p nationalt plan. I maj 2008 har KL lanceret en ny strategi for f lleskommunale indkłb med fłlgende m ls tninger: - - - - - - - - Der skal p egnede indkłbsomr der koordineres tv rkommunale forpligtende indkłb p nationalt plan. Der skal etableres muligheder for nye digitale klynger, hvor kommunerne gennem en formidlingsplatform bringes sammen efter behov og foruds tninger. De eksisterende kommunale indkłbsf llesskaber skal styrkes og faciliteres, s ledes at de fortsat kan have en central rolle i koordineringen af kommunale indkłb. Det skal sikres, at alle kommuner har adgang til attraktive f lleskommunale indkłbsmuligheder, b de p nationalt niveau, i klynger og i den enkelte kommune. Kommunerne skal v re effektive i implementeringen af indkłbsaftaler, hvilket de bl.a. skal kl des p til gennem r dgivning og via konkrete redskaber. Kommunerne skal have mulighed for at tilslutte sig statslige aftaler, hvis den enkelte kommune finder det hensigtsm ssigt. Der skal v re dokumentation og benhed omkring muligheder og resultater. Der skal p de enkelte vareomr der vurderes, om der er behov for nye internationale leverandłrer, og i s fald skal der arbejdes aktivt for at f flere leverandłrer p markedet. I lłbet af 2009 arbejder KL og kommunerne videre med implementeringen af strategien - Indtil videre kan det blot konstateres, at det lokale og nationale fokus er i fin overensstemmelse. Heraf fłlger, at det naturligvis er relevant fortsat at fłlge udviklingen p det nationale niveau og v re med hvor & n r det sker, men ogs at de nationale tiltag ikke giver anledning til ndringer i det nuv rende arbejde: Randers Kommune deltager allerede i indkłbsf lleskaber og anvender statslige aftaler, n r det er hensigtsm ssigt. I det fłlgende vil det blive diskuteret, hvordan der kan arbejdes fremadrettet med effektivisering af kommunens indkłb. 3.4. Indsatsomr der I det fłlgende har konomiafdelingen skitseret hvilke indsatsomr der, der foresl s prioriteret i 2009 og 2010. Indkłb er en typisk stabsfunktion, der skal hj lpe med at głre livet lettere for de borgern re omr der og naturligvis ogs resten af organisationen alts at indkłb kan afvikles med mindst muligt tidsforbrug. Dern st og v sentligst - er m let for indkłbsfunktionen, at disse indkłb sker bedst og 7
billigst, jf. indkłbs- og udbudspolitikken. Det er derfor disse m ls tninger, der er taget udgangspunkt i, n r der skal v lges indsatsomr der i de kommende r. Fłlgende indsatsomr der foresl s: For at opn en enkel administration skal der satses p : A. Digitale indkłb. B. Kommunikation og information. For at opn de bedste og billigste priser skal der satses p, at: C. De eksisterende indkłbsaftaler anvendes i hłjere grad. D. Der laves indkłbsaftaler p flere omr der. E. F rre leverandłrer og łget standardisering. F. Fokus p eksternt samarbejde. G. Klar kompetencefordeling og koordination p tv rs af forvaltninger. H. Indkłbsaftalerne skal have en grłn profil Indsatsomr derne beskrives n rmere nedenfor, ligesom der er formuleret succeskriterier for hvert indsatsomr de, og der er sket en indbyrdes prioritering imellem de 8 omr der. Bilag 1 indeholder en skematisk oversigt over m l, midler, succeskriterier og prioriteringer. Ad. A. Digitale indkłb. Digitale indkłb har v ret drłftet meget de senere r. B de i erhvervslivet og i den private sf re sker en stadig stigende grad af indkłbene digitalt. For Randers Kommune har nogle indkłb kunnet ske digitalt i nogle r, f.eks. kontorartikler, men reelt har der kun v re tale om en meget lille andel af det samlede varekłb, der er bestilt elektronisk. Nu er det alvor og i 2009 bliver det prim re indsatsomr de for Indkłbskontoret at f implementeret KMD Opus indkłb, som kort er beskrevet nedenfor. Hvad er KMD Opus E-indkłb? KMD Opus E-indkłb er et webbaseret indkłbssystem med selvst ndigt log-in, som fungerer med indkłbsvogn ligesom andre websider med bestillingsmulighed. Man f r gennem E-indkłb adgang til de aftaler, Indkłbskontoret har valgt at l gge i E- indkłb. Hvordan fungerer det? E-indkłb fungerer i grove tr k ved, at Randers Kommunes leverandłrer l gger varekataloger i systemet, som de decentrale indkłbere herefter bestiller udfra. E- indkłb er koblet sammen med KMD Opus łkonomi sammenkoblingen af de 2 8
systemer betyder, at indkłbsordre oprettet i E-indkłb kan blive bogfłrt og betalt automatisk fra Opus konomi. Det er ogs heri, at den administrative tidsbesparelse ligger. Foruds tningen, for at bogfłring og betaling kan ske automatisk, er imidlertid, at der et fakturamatch dvs. at alle priser, leveringer mv. er de samme ved bestilling og fakturering. Erfaringsm ssigt giver dette en del problemer i implementeringsfasen. Derfor er succeskriteriet for fakturamatch ogs kun sat til 50% inden 1. juli 2010. Hvilke varer kan kłbes via E-indkłb? Fłlgende kategorier er prioriteret til at kunne kłbes gennem E-indkłb: arbejdstłj, besk ftigelses- og undervisningsmateriale, drikkevarer, emballage til storkłkkener, engangartikler til hushold, idr tsudstyr, IT tilbehłr, kontorartikler, kopipapir, lyskilder, młbler og inventar, rengłringsartikler og sygeplejeartikler. Implementeringen vil ske gradvis de fłrste kataloger er allerede nu tilg ngelige online. M ngden af varekategorier vil v re under konstant udvikling E-indkłb vil dog aldrig blive d kkende for alle indkłb, der vil ogs fremover v re varekategorier, der skal kłbes som i dag. Hvorn r fungerer det? Implementeringen sker i 2-delt, s ledes af aftaleenheder kobles p systemet i 2 omgange. 1. hold er startet op 1. maj, 2. hold starter 1. september (2009) Succeskriterier: E-indkłb anvendes af 80% af disponenterne pr. 1. januar 2010. Der er et fakturamatch p min. 50 % pr. 1. juli 2010. Prioritet: 1 Ad. B. Kommunikation og information. En afgłrende foruds tning for anvendelsen af indkłbsaftalerne er, at de decentrale indkłbere kender dem. De eksisterende aftaler kan altid findes p Broen (p forsiden af Broen, under KMDs indkłbsaftaler), men kendskabet hertil skal łges. Institutioner og afdelinger skal derfor informeres om indkłbs- og udbudspolitikken, indkłbsaftalerne, lovgivning mv. Konkret sker det ved, o at Broens information om indkłb ajourfłres lłbende og głres let forst elig 9
o o at informationsindsatsen generelt łges, f.eks. via nyhedsbreve, deltagelse i ledermłder, f llesmłder for skolesekret rer og lignende. undervisning af nye ledere og administrative medarbejdere Undervisningen sker i samarbejde med Personale og HR, som en del af en modulopdelt pakke forventes afviklet fłrste gang i september 2009. Succeskriterier: Undervisning for nye ledere og medarbejdere i indkłbspolitik, hjemmeside, mv. Prioritet: 1 Nyhedsbreve til disponenter og indkłbsansvarlige min. 4 gange rligt. Prioritet: 3 Brugertilfredshedsundersłgelse (disponenter og indkłbsansvarlige) ifht. E-indkłb, kendskab til indkłbspolitik, information om aftaler osv. Forventes gennemfłrt 2. halv r 2010. Prioritet: 2 Information og kommunikation vil desuden blive drłftet igen under klar kompetencefordeling og koordination p tv rs af forvaltningerne. Ad. C. De eksisterende aftaler anvendes i hłjere grad. Det i dag vanskeligt at kontrollere, i hvor hłj grad de eksisterende indkłbsaftaler rent faktisk anvendes, jf. bilag 2, da datamaterialet er utilstr kkeligt. P den anden side kender de fleste ogs konkrete eksempler p, at der er kłbt ind udenfor aftalerne ogs hvor der er pligt til at anvende de eksisterende aftaler. En tredje problemstilling er de selvejende institutioners anvendelse eller ikke-anvendelse af indkłbsaftalerne. Til denne diskussionen hłrer ogs, hvorvidt aftalerne skal v re obligatoriske eller frivillige. De selvejende institutioner. Gennemgangen af materialet fra regnskab 2007 (bilag 2) viser, at nogle af de selvejende institutioner stort set ikke handler via Randers Kommunes indkłbsaftaler. Der er i alt 46 selvejende institutioner med tilknytning til Randers Kommune. Heraf er der tegnet driftsoverenskomst med de 30. Det st r i indkłbs- og udbudspolitikken, at alle kommunens afdelinger og institutioner er omfattet af heraf, ogs de selvejende institutioner, som kommunen har indg et driftsoverenskomst med. Det er imidlertid ikke muligt at tvinge dem, hvis det er ikke skrevet ind i driftsoverenskomsterne, formuleringen błr i stedet v re: "Selvejende institutioner med kommunale tilskud er som udgangspunkt ogs omfattet af 10
indkłbs- og udbudspolitikken i det omfang, det er muligt i henhold til g ldende driftsoverenskomster. Ved fornyelse af driftsoverenskomsterne skal det sikres, at alle selvejende institutioner med kommunale tilskud af et vist omfang bliver omfattet af indkłbs og udbudspolitikken." Men hvorfor overhovedet ndre p praksis? Fungerer det ikke meget godt? Institutionerne er sikkert s ansvarlige og łkonomiske bevidste, at de kłber ind, hvor de skłnner det bedst og billigst og dermed er det ogs bedst og billigst for Randers Kommune som helhed? Desv rre er det ikke s enkelt: N r et udbud gennemfłres skal det indeholde et ansl et volumen/ rlig oms tning. Hvis oms tningen bliver mere end 10% hłjere end ansl et i udbudsmaterialet, skal der gennemfłres et nyt udbud, jf. EU-direktiverne. Hvis oms tningen bliver v sentligt mindre end ansl et i udbudsmaterialet, kan leverandłrerne sagsłge udbyder for tabt fortjeneste. Det vil derfor sige, at det er nłdvendigt at vide p forh nd, om de selvejende institutioner er med eller ej. Hvad er lłsningsmulighederne s, hvis det ikke er muligt at fastholde den eksisterende praksis? 1. 2. 3. 4. De selvejende institutioner kan ikke benytte Randers Kommunes aftaler. Da der som n vnt er 30 institutioner med driftsoverenskomst med Randers Kommune, udgłr de en m rkbar del af de samlede indkłb og har derfor ogs betydning for det udbudte volumen og dermed prisen, ogs for resten af organisationen. Desuden er det ogs i organisationens interesse, at disse institutioner kłber ind bedst og billigst. Det anses derfor som en d rlig lłsning at ekskludere alle de selvejende institutioner. De selvejende institutioner med driftsoverenskomst skal benytte Randers Kommunes aftaler. Denne lłsning vil głre det muligt reelt at estimere volumen i forbindelse med et udbud og dermed mindske risikoen for ikke at leve op til de indg ede aftaler. Hvis der skal v re rene linier vil det ogs betyde, at de selvejende institutioner uden driftsoverenskomst med Randers Kommune, ikke l ngere kan benytte indkłbsaftalerne. De selvejende institutioner kan v lge for en periode f.eks. 4 r hvorvidt de er indenfor eller udenfor. Dette vil v re meget tungt administrativt, og desuden kłrer udbuddene jo tidsforskudt, s det reelt ikke er muligt at h ndtere, hvilket s viser videre til n ste forslag: De selvejende institutioner kan v lge fra aftale til aftale skal afklares i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet. Dette vil imidlertid ogs v re meget tungt administrativt, da de enkelte institutioner s skal tage stilling fra sag til sag, oms tningen skal opgłres pr. enhed osv. Hverken forslag 1, 3 eller 4 kan derfor anbefales i praksis. konomi foresl r derfor, at det indarbejdes i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner, at de skal overholde Randers Kommunes indkłbs- og udbudspolitik, og dermed ogs skal anvende de kommunale indkłbsaftaler. Dette betyder, at driftsoverenskomsterne skal rettes til der foresl s en deadline pr. 1. juli 2010. Konkret forslag herom vil blive fremsendt til politisk behandling i lłbet af 2009 (overenskomsterne kan opsiges 11
med 9 m neders varsel til den fłrste i en m ned). Frivillige vs. obligatoriske aftaler. Stłrstedelen af aftalerne i Randers i dag er obligatoriske, jf. Indkłbs- og udbudspolitikken: Der er pt. indg et 122 aftaler, hvoraf 33 er frivillige. En frivillig aftale er ofte det fłrste skridt til at lade en varegruppe omfattes af aftaler; en frivillig aftale kan v re med at til at afd kke behovet og oms tningen og dermed om der er potentiale for at lave et decideret udbud, enten i eget regi eller f.eks. i samarbejde med 12-byerne. Derfor vil der ikke blive tale om, at alle aftaler er obligatoriske. Diskussionen om valget mellem frivillig og obligatoriske aftaler har meget tydeligt flyttet sig i lłbet de seneste 4-5 r. En central problemstilling i indkłbspolitikken er at finde balancen mellem effektivisering gennem central koordinering p den ene side og decentral valgfrihed p den anden. P den ene side argumenteres for stordriftsfordelene; jo stłrre volumen og jo f rre leverandłrer, aftalerne kan baseres p, desto stłrre bliver besparelsen. P den anden side argumenteres for, at alle aftaler skal v re frivillige, de decentrale indkłbere skal selv kunne bestemme, hvor de vil kłbe ind og hvis bare aftalerne er gode nok, skal de decentrale indkłbere nok bruge dem. Der findes b de eksempler p, at brug af aftaler giver den bedste pris og at aftaleenheden kan spare penge ved kłbe ind efter f.eks. tilbudsavisen. Det centrale er derfor helhedsbetragtningen: Hvad er mest rentabelt for organisationen som helhed set over tid. Erfaringer har vist, at forskellen mellem en frivillig og en obligatorisk aftale typisk er 5-10% - og i stłrstedelen af landets kommuner har det medfłrt at man nu har obligatoriske aftaler. Et andet argument er naturligvis ogs, at stłrre kommuner efter 1. januar 2007 har medfłrt at de samlede udgifter p forskellige varegrupper nu overstiger et niveau, der betyder, at der skal gennemfłres et EUudbud og dermed skal aftalen v re obligatorisk, dvs. at det er ikke l ngere et parameter, der kan besluttes lokalt. N r der indg s obligatoriske aftaler, er der ikke l ngere mulighed for bl.a. at benytte slagtilbud mv. p de p g ldende aftaleomr der. Dette skyldes De mest konkurrencedygtige priser opn s, hvis leverandłrerne kan garanteres eller sandsynliggłres en given oms tning. Et slagtilbud kan medfłre en umiddelbar besparelse ved det enkelte indkłb, men hłjere priser p sigt for de łvrige brugere af den f lles aftale. Denne effekt er selvforst rkende, da manglende brug af aftalerne medfłrer hłjere priser i forbindelse med fornyet aftaleindg else, der igen głr aftalerne mindre attraktive. Der skal ikke bruges decentrale ressourcer p at undersłge markedet, vurdere et tilbud og gennemfłre anskaffelsen. Disse ressourcer indg r sj ldent i vurderingen af de samlede omkostninger ved brug af slagtilbud. Miljł- og arbejdsmiljłforhold Ør vurderet i forbindelse med indg elsen af indkłbsaftaler. Disse forhold er sj ldent tilstr kkeligt belyst i eksempelvis tilbudsaviser. Handel udenfor aftalerne ofte baseres p leverandłrens almindelige 12
forretningsbetingelser med deraf fłlgende usikkerhed vedr. betalings-, leverings- og garantiforpligtelser. Ved handel udenfor aftalerne kan kommunen indklages for Klagen vnet for Udbud for manglende overholdelse af EUs udbudsregler. Kommunen kan ikendes erstatningsansvar for tabt fortjeneste s fremt institutionerne ikke benytter de obligatoriske aftaler, og dermed p fłrer leverandłrerne et tab 3. konomi foresl r, at udgangspunktet for indg else af nye aftaler er, at de er obligatoriske. Frivillige aftaler indg es som hovedregel derfor alene for varegrupper, hvor behovet for en f lles indkłbsaftale skal undersłges jf. ovenfor. Succeskriterier: De selvejende institutioners driftsaftaler rettes til, s de er forpligtet til at bruge Randers Kommunes indkłbsaftaler ved fornyelse af driftsoverenskomsterne /inden 1. juli 2010. Prioritet 2. Vareindkłb i forbindelse med anl g og renovering skal kłbes ind via indkłbsaftalerne f.eks. młbler. Prioritet 3. Nye indkłbsaftaler bliver som udgangspunkt obligatoriske. Prioritet 2. Ad. D. Der laves indkłbsaftaler p flere omr der. Her er fokus, at flere varegrupper og tjenesteydelser skal v re omfattet af en indkłbsaftale i stedet for at indkłbene sker adhoc og oftest uden konkurrenceuds ttelse. Andelen af varekłb, der sker p baggrund af en indkłbsaftale er 46 % 4 Dette tal er lidt mindre end niveauet i Gl. Randers, der var ca. 50 % (andelen for de łvrige gamle kommuner kendes ikke). At flere indkłb skal ske via aftaler vil sige at łge andelen p de 46 %. Det vurderes lłbende, om der er nye omr der, hvor der er rentabelt at lave indkłbsaftaler. Dette sker ofte udfra inspiration fra brugerne. Via 12-by samarbejde er der ogs lłbende dialog om udvidelse af de omr der, der er aftalebelagt. Som tidligere n vnt er der ogs et łget fokus p at indg aftaler for tjenesteydelser og ikke bare varekłb. Desuden er der lavet nationale undersłgelser, hvor der kan hentes inspiration til, hvor udviklingspotentialerne ofte ligger. 3 F.eks. har et inventarfirma st vnet Esbjerg kommune, fordi flere af kommunens institutioner valgte at kłbe młbler hos andre leverandłrer, p trods af en obligatorisk aftale med det p g ldende firma. Sagen endte med forlig p 350.000 kr. i erstatning til firmaet. 4 Det tilsvarende tal for Kolding er 48 % (2008). 13
Det vurderes naturligvis ogs lłbende, hvorvidt oms tningen er s lille, at det ikke kan betale sig at lave en aftale for den p g ldende varegruppe. Igen skal det bem rkes, at der aldrig vil blive tale om at alle indkłb sker via aftaler der vil altid v re adhoc indkłb og varegrupper med s lille oms tning, at indsatsen med at lave en aftale ikke st r m l med udbyttet. Det foresl s at have en m ls tning om at łge andelen til 50% inden 2011. Succeskriterie: Pr. 1. januar 2011 sker min. 50 % af varekłbene i Randers Kommune via indkłbsaftaler (i dag er tallet 46%). Prioritering: 2 Ad. E. F rre leverandłrer og łget standardisering En af de strategier der generelt har f et mere fokus de senere r - ogs p nationalt plan - er f rre leverandłrer og łget standardisering. Dette er typisk en strategi, der er anvendt i SKI og nu i endnu mere rendyrket form i Finansministeriet, der i de seneste r har lavet deres egne udbud som kommunerne nogle gange f r lov at deltage i 5. Prisforskellen mellem at v re eneleverandłr og dele med flere andre har ofte ligget p 5-10% viser erfaringer fra Randers. I nogle tilf lde vil det dog v re nłdvendigt med flere leverandłrer for at f d kket behovet. Ligesom afvejningen mellem frivillige og obligatoriske aftaler, er dette en af de klassiske skillelinier. I projekt administrativ forenkling fremkom der s ledes ogs et łnske fra de decentrale ledere om at f flere, men fleksible indkłbsaftaler alts stłrre fleksibilitet og mere frit valg. konomi foresl r, at indkłbsstrategien m lrettet fokuserer p at łge standardiseringen i de enkelte udbud. Man kan naturligvis argumentere for, at det er en konkret vurdering i forbindelse med det konkrete udbud men det er en s principiel afvejning, at den ikke altid hłrer hjemme i den enkelte brugergruppe. Det er naturligvis altid en foruds tning af den indkłbte vare lever op til en kvalitetsstandard, udfra en faglig synsvinkel men det er liges v sentligt, at brugergrupperne f r en klar ledelsesm ssig melding p, at det ogs er en bunden opgave at inddrage tilstr kkelighedsprincippet i arbejdet, hvor een af metoderne er en łget standardisering. 5 3 af Randers Kommunes aftaler er indg et via Finansministeriets aftaler (młbler og inventar) 14
Succeskriterie: get fokus p tilstr kkelighedsprincippet og standardisering i de enkelte udbud. Prioritering: 1 Ad. F. Fokus p eksternt samarbejde. Samarbejde med andre kommuner, Statens og Kommunernes Indkłbsservice og Finansministeriet. En m de at indg bedre aftaler p er ved at samarbejde med parter udenfor kommunen og dermed łge indkłbsvolumen. Randers Kommune blev en del af 12- by-samarbejdet 6 i 2004. Form let er dels erfaringsudveksling, dels at undersłge mulighederne for konkrete indkłbssamarbejder. Samarbejdet er baseret p obligatoriske aftaler, dvs. hvis man vil indg i dette samarbejde, bliver det forpligtende. Til geng ld indg s aftalerne med udgangspunkt i den samlede volumen fra 12-14 kommuner. Hensigtsm ssigheden vurderes fra gang til gang, bl.a. ud fra tilstr kkelighedsprincippet: s tter de łvrige kommuner hłjere (dyrere) krav end Randers Kommune, f.eks. omkring miljł kan et samlet udbud blive valgt fra. Randers Kommune har pt. 14 indkłbsaftaler indg et i samarbejde med12-by-gruppen. Samarbejdet giver i łvrigt administrative lettelser, da een kommune gennemfłrer udbuddet p alles vegne. Der spares derfor p noget af tiden med det mere tekniske omkring et EU-udbud, mens der naturligvis fortsat skal leveres en indsats omkring kravsspecifikation, volumen osv. Statens og Kommunernes Indkłbsservice (SKI). Randers Kommune har pt. 18 indkłbsaftaler via SKI. Aftaler via SKI bruges i stadig stigende grad, bl.a. fordi de ogs hele tiden udvider deres portefłlje senest p tjenesteydelser. Det er dog ogs v rd at bem rke, at SKI ikke altid er den bedste lłsning det har flere gange vist sig at b de egne udbud og udbud via 12-bygruppen giver bedre priser. Seneste spiller p denne bane er Finansministeriet, som n vnt ovenfor. Det vurderes altid om det er hensigtsm ssigt at koble sig p disse aftaler. Indtil videre er det ret begr nset, hvilke varegrupper Finansministeriet kaster sig over og strategien er oftest en hłj grad af standardisering, hvilket ikke altid er tilstr kkeligt Til at d kke behovet. Det foresl s at forts tte med den eksisterende praksis om at mulighederne for eksternt samarbejde vurderes inden hvert udbud. 15
Succeskriterie: Inden hvert udbud vurderes mulighederne for at samarbejde med SKI, Finansministeriet eller 12-by ifht. at gennemfłre eget udbud. Prioritering: 2 Ad. G. Klar kompetencefordeling og koordination p tv forvaltninger. rs af En af de v sentlige foruds tninger for en łget effektivisering af de kommunale indkłb er delt viden: det er helt afgłrende at have kendskab til mulige koordinationsmuligheder f.eks. i forhold til udbud i 12-by regi. Kompetencefordelingen ang. indkłb i dag ser s ledes ud, jf. Indkłbs- og udbudspolitikkens kap. 5: Der er mange involverede parter, n r der kłbes ind i Randers Kommune. Det beskrives i det fłlgende, hvor i organisationen ansvaret for de forskellige indkłbsopgaver er placeret. Der skelnes som ovenfor i mellem kłb af vare og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver og bygge og anl gsopgaver. 5.1. Kłb af varer og tjenesteydelser. Indkłbskontorets prim re opgave er at varetage Randers Kommunes interesser mht. varekłb dvs. at v re med til at tilrettel gge de indkłbspolitiske principper, og efterfłlgende at indg de mest fordelagtige aftaler p de omr der, hvor det er hensigtsm ssigt ud fra en łkonomisk betragtning. Hvis Randers Kommunes volumen af en varegruppe overstiger EU-udbudsdirektivets t rskelv rdier skal den i EU-udbud. Dette kan dels ske i Randers kommune (eget udbud) eller via SKI eller 12-by samarbejdet. Herudover skal indkłb over 500.000 kr. udbydes, jf. Tilbudslovens annonceringspligt. Desuden kan det i en r kke tilf lde v re hensigtsm ssigt at gennemfłre et udbud eller indhente alternative tilbud, selv om belłbet er under 500.000 kr., da det ofte vil fremkalde bedre priser. I praksis vil der v re en r kke kłb, der falder udenfor disse omr der nemlig ad hoc vareindkłb (f.eks. h rde hvidevarer) eller tilsvarende tjenesteydelser, f.eks. konsulenthj til en konkret undersłgelse. lp Den afdeling, der efterspłrger den konkrete vare eller tjenesteydelse er selv ansvarlig for at indhente tilbud og tr ffe beslutning om leverandłr. Indkłbskontoret kan anvendes som sparringspartner og kan vurdere, hvis der er behov for juridisk bistand. Disse ad hoc indkłb skal ske efter de samme principper, som g lder for indkłbsaftaler og 16
EU udbud, s ledes at der f.eks. l gges v gt p miljłhensyn. Dette vil naturligvis ikke kunne ske liges systematisk, som n r der gennemfłres udbud, hvor kriterierne l gges fast og defineres p forh nd. Indkłbsdisponeringen sker decentralt. Aftalerabatter og/ eller opn ede nettopriser tilg r den decentrale institution ved direkte fakturering fra leverandłren. 5.2. Udbud af driftsopgaver. Ansvaret for at gennemfłre udbuddet af kommunale driftsopgaver ligger hos den p g ldende fagforvaltning (n r Byr det har vedtaget, at opgaven skal udbydes). Disse udbud er selvst ndigt beskrevet i Retningslinier for udbud i Randers Kommune (bilag 1). 5.3. Bygge og anl g. N r der er tale om bygge og anl gsopgaver, der kr ver en bevillingsansłgning, ligger ansvaret for gennemfłrelsen af det konkrete udbud ud hos det p g ldende fagudvalg. Ansvaret for mindre opgaver, der finansieres af de lłbende driftsudgifter, er hos den p g ldende fagforvaltning, evt. i samarbejde med Miljł og Teknik. Det er den konkrete opgave, der er afgłrende for, hvorvidt der skal gennemfłres et EUudbud, licitation, indhentes underh ndsbud eller andet. 5.4. Brugergrupper. I forbindelse med udbud og ind g else af indkłbsaftaler inddrager Indkłbskontoret i stłrst muligt omfang decentrale indkłbere, medarbejdere og brugere ved neds ttelse af brugergrupper. Brugergrupper sammens ttes s bredt som muligt for at sikre, at der opn s faglig ekspertise. Brugergruppen deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, tilbudsvurde ring, produktudv lgelse, afprłvning, formidling samt lłbende evaluering af aftalerne. Brugergrupperne udpeges af forvaltningerne og sammens tningen afh nger af, hvem der forbruger den p g ldende varegruppe. Der er ikke brugergrupper for alle varegrupper, men etableres n r det er meningsfuldt. Der er alene en politisk beslutningskompetence i de tilf lde at ovenn vnte indkłb kr ver en selvst ndig bevilling (hvilket er undtagelsen) eller hvis der er tale ud udbud af en driftsopgave. 7 - Den eksisterende kompetencefordeling og praksis giver fłlgende udfordringer: Kompetence til at beslutte et serviceniveau sker i et fagligt miljł hvilket naturligvis er v sentligt for at kende og kunne d kke behovet p det p g ldende omr de - men det giver ogs en tendens til modstand mod at łge standardiseringen/ mindske udvalget, hvilket i mange tilf lde er konsekvensen af tilslutte sig f.eks. et 12-by udbud. Derfor beslutter 7 Se evt. beskrivelse af den politiske beslutningsprocedure i retningslinier for udbud og udlicitering vedtaget af Byr det d. 23. marts 2009. 17
brugergrupperne ofte at gennemfłre eget udbud, fremfor at indg eksterne samarbejder og evt. g glip af en besparelse. i f.eks. En r kke varekłb og tjenesteydelser bliver ikke udbudt (konkurrenceudsat), jf. Tilbudsloven og Eu-direktivernes retningslinier. Dette kan skyldes den decentrale organisering, hvor de fagpersoner, der egentligt har ansvar for at udbyde opgaven ikke nłdvendigvis har kendskab til lovgivningen og at kravene om konkurrenceuds ttelse af varer og tjenesteydelser faktisk er ret skrappe. En medvirkende rsag kan ogs v re, at det fłrst er blevet aktuelt at man rammer det łkonomiske loft efter kommunesammenl gningen og at Tilbudslovens bestemmelser om annonceringspligt ifht. opgaver over 500.000 kr. eks moms tr dte i kraft 1. juli 2007 8. Den decentrale organisation kan ogs i nogle tilf lde betyde, at der ikke t nkes i koordinationsmuligheder og krav ifht. opgaver, der f.eks. varetages i flere afdelinger/ forvaltninger. (Jf. EU-direktiverne skal f.eks. oms tningen p kontorartikler ses for kommunen som helhed og ikke blot som delm ngder i de forskellige afdelinger 9 ). Udfordringerne foresl s h ndteret s ledes: der besluttes en informationspligt (indberetningspligt) til indkłbsafdelingen ang. alle EU-udbud med varetype, forventet rlig oms tning, kontraktperiode mv. Dette giver indkłb mulighed for at koordinere og informere om muligheder for at koble sig p f.eks. 12-by samarbejdet ofte er det jo et spłrgsm l om at f kontraktperioderne til at passe sammen. informationen om reglerne i EU-direktiver og Tilbudsloven łges med fagforvaltninger og stabe som prim r m lgruppe kompetencen til at tr ffe beslutning om serviceniveau og udbudsform (eget udbud, samarbejde med 12-by eller lignende) placeres hos fagdirektłren, hvis der er uenighed i brugergruppen. Dette foresl s for at łge den ledelsesm ssige bev genhed p omr det og for at sikre at der sker b de en faglig og en łkonomisk vurdering. I praksis foresl s det h ndteret ved, at brugergruppen kontakter den ansvarlige fagdirektłr i tilf lde af uenighed for en afklaring. P dette tidspunkt skal de forskellige alternativer v re afd kket. Der gennemfłres ca. 15 EU-udbud om ret s der er ikke tale om, at fagdirektłrerne vil opleve en v sentlig forłget arbejdsbyrde! Succeskriterier: Pr. 1. januar 2010 og fremefter indberettes alle EU-udbud til indkłbskontoret prioritet 2 8 Denne Der form laves for annonceringspligt informationsmateriale har ikke om eksisteret Eu-udbud tidligere. og Tilbudsloven til fagforvaltninger og stabe inden sommerferien 2009 prioritet 2 9 Det er Fagdirektłrerne muligt at udbyde delm inddrages ngderne i den hver endelige for sig beslutning men det er ang. t rskelv serviceniveau rdien for varegruppen og som helhed, der afgłr, hvorvidt der er krav om f.eks. at gennemfłre et EU-udbud. udbudsform, hvis der er uenighed i brugergruppen prioritet 2 18
19
Ad. H. Indkłbsaftalerne skal have en grłn profil. Indkłbs og udbudspolitikken i dag indeholder fłlgende grłnne krav: Randers Kommune arbejder til stadighed for at neds tte miljłbelastningen samt p at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljłbelastende produkter og ydelser. Ved ethvert indkłb stilles miljłspłrgsm l i nłdvendigt og relevant omfang. De indkomne oplysninger indg r i en helhedsvurdering af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod g ldende ret, herunder EUudbudsdirektiverne. Ved vurdering af leverandłrer kan der indg oplysninger om, hvorvidt virksomheden er miljłcertificeret (EMAS, ISO 14001). Hvis virksomheden ikke er miljłcertificeret kan der indhentes oplysninger om, den har en miljłpolitik, har aflagt grłnt regnskab og/ eller overholder miljłmyndighedernes lovkrav i henhold til miljłbeskyttelsesloven (f. eks. miljłgodkendelser, p bud mv.). Ved vurdering af produkter błr der tages hensyn til de produkter, der er mindst miljłbelastende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Ved vurdering af produkter kan der f.eks. indg oplysninger om, hvorvidt produktet er m rket med et anerkendt miljłm rke, produktets indhold af miljłm ssige ułnskede stoffer og/ eller produktets levetid. Ved indkłb af el-forbrugende produkter tages der hensyn til energiforbruget. Dette kan ske ved at fłlge relevante energim f.eks. Elsparefondens A-klub. rkninger, Ved udskiftning af kommunens vognpark og maskinpark indkłbes eller leases A-m rkede kłretłjer/ maskiner 10. Senest i 2010 indg r Randers Kommune aftale om kłb af el, der udelukkende er produceret ved brug af vedvarende energi, med hovedv gten p vindkraft 11. Bortset fra formuleringerne fra Natur- og miljłpolitikken er formuleringerne ret blłde, da de indeholder kan og błr. De kan derfor tolkes bredt i det konkrete udbud. Hvis Randers Kommune łnsker at pr cisere dette for at łge den grłnne profil er det nłdvendigt at tage stilling til f.eks. fłlgende emner: - Hvordan łnskes den grłnne profil pr ciseret ved indkłb af łko-m rkede 10 Jf. Natur og miljłpolitikken vedtaget i byr det 14. april 2008. 11 Jf. Natur og miljłpolitikken vedtaget i byr det 14. april 2008. 20
- - - - - varer eller anden certificering? Skal fokus v re p łkologi eller klimarigtigt? Hvordan skal ekspertisen p omr det oparbejdes/ prioriteres f.eks. Odense og rhus ans tter pt. en medarbejder i indkłbsfunktionen decideret med dette fokus. Eksisterer der reelt et udbud af disse varer? Skal det v re generelt eller for udvalgt varegrupper? Skal det v re tvunget for indkłberne eller skal de kunne v lge mellem en grłn og en almindelig vare? Hvad er konsekvenserne af en beslutning om łge den grłnne profil? o o Er der konsekvenser for serviceniveauet? Hvordan skal en łget udgift fordeles? Skal der bevilges flere midler eller skal merudgiften finansieres indenfor rammen Det foresl s, at der igangs ttes en n rmere analyse af emnet, der freml gges for direktionen inden udgangen af 2009. En diskussion af emnet kan s ledes blive en opgave for det nye byr d. Kommissorium for dette arbejde drłftes i sekretariatschefgruppen. Succeskriterie: Der gennemfłres en analyse, hvorvidt de grłnne krav i forbindelse med indkłbsaftalerne skal łges, herunder hvilke krav der konkret kan/ skal s ttes (certificering, łkologi mv.), hvilke varer udbydes reelt i denne variant og hvad er konsekvenserne. Analysen freml gges for direktionen inden udgangen af 2009. Prioritet: 2 3.5. Konklusion. I denne rapport er det blevet pr senteret, hvilke indsatsomr der, konomiafdelingen foresl r som indsatsomr der for indkłbsfunktionen i 2009 og 2010. Bilag 1 indeholder en opsummering af disse indsatsomr de, inklusiv forslag til succeskriterier og indbyrdes prioritering omr derne imellem. 21
4. Bilag Bilag 1 Oversigt over indkłbsstrategien m l. midler og succeskriterier i 2009 0g 2010. M l Midler Succeskriterier Prioritering Digitale indkłb. E-indkłb anvendes af 80% af disponenterne pr. 1. januar 2010. 1 Administrativ forenkling Der er et fakturamatch p min. 50 % pr. 1. juli 2010. Kommunikation og information Undervisning for nye ledere og medarbejdere i indkłbspolitik, hjemmeside, E- indkłb mv. Brugertilfredshedsundersłgelse (disponenter og indkłbsansvarlige) ifht. E- indkłb, kendskab til indkłbspolitik, information om aftaler osv. Gennemfłres 2. halv r 2010. 1 2 Nyhedsbreve til disponenter og indkłbsansvarlige min. 4 gange rligt 3 22
De eksisterende indkłbsaftaler anvendes i hłjere grad De selvejende institutioners driftsoverenkomster rettes til, s de er forpligtet til at bruge Randers Kommunes indkłbsaftaler ved fornyelse af driftsoverenskomsterne/ inden 1. juli 2010. Vareindkłb i forbindelse med anl indkłbsaftalerne f.eks. młbler. g og renovering skal kłbes ind via 2 3 Nye indkłbsaftaler bliver som udgangspunkt obligatoriske 2 At opn de bedste og billigste indkłb for Randers Kommune som helhed Der laves indkłbsaftaler p flere omr der F rre leverandłrer og łget standardisering Fokus p eksternt samarbejde. Pr. 1. januar 2011 sker min. 50% af varekłbene i Randers Kommune via indkłbsaftaler (i dag er tallet 46%). get fokus p tilstr kkelighedsprincippet og standardisering i de enkelte udbud. Inden hvert udbud vurderes mulighederne for at samarbejde med SKI, Finansministeriet eller 12-by ifht. at gennemfłre eget udbud. 2 1 2 Klar kompetencefordeling/ koordination p tv rs af forvaltninger Fra 1. januar 2010 indberettes alle EU-udbud til indkłbskontoret. 2 Der laves informationsmateriale om Eu-udbud og Tilbudsloven til fagforvaltninger og stabe inden sommerferien 2009 2 Fagdirektłrerne inddrages i den endelige beslutning ang. serviceniveau og udbudsform, hvis der er uenighed i brugergruppen. 2 23
Indkłbsaftalerne skal have en grłn profil Der gennemfłres en analyse, hvorvidt de grłnne krav i forbindelse med indkłbsaftalerne skal łges, herunder hvilke krav der konkret kan/ skal s ttes (certificering, łkologi mv), hvilke varer udbydes reelt i denne variant og hvad er konsekvenserne. Analysen freml gges for direktionen inden udgangen af 2009. 2 24
Bilag 2. Analyse af anvendelse af indkłbsaftalerne i Randers Kommune regnskab 2007. Kommunernes Revision har i samarbejde med Indkłbskontoret udvalgt 25 af de leverandłrer med stłrst oms tning indenfor arterne fłdevarer (art 2.2) og łvrige varekłb (art 2.9). KR har efterfłlgende udpeget 17 andre leverandłrer med en v sentlig oms tning med det form l at f udpeget indkłb, der evt. falder udenfor aftalerne. Der er imidlertid ikke muligt at se om der reelt er tale om kłb, der burde v re kłbt hos en anden leverandłr, der er indg et aftale med. Dette skyldes, at en r kke data i KMD- S ikke er systematisk tilg ngelige; f.eks. er registrering af leverandłrer sket udfra enten SE-nummer, CVR-nummer eller telefonnummer. At varekłb er kun kategoriseret overordnet p konti til f.eks. kontorartikler og ikke p f.eks. varekategorier, der er foruds tningen for en mere dybdeg ende analyse, ikke mindst fordi aftalerne indg s p varegrupper og ikke p de p g ldende leverandłrers samlede varesortiment, der ofte er bredere end den varegruppe som aftalen omfatter. At der er store forskelle i konteringspraksis. Netop utilstr kkelige analysedata er i łvrigt et af de punkter, der er blevet fremh vet som en af de v sentlige barrierer for effektivisering i de landsd kkende arrangementer som f.eks. SKI har lavet for indkłbschefer mv. s dette er alts ikke blot et lokalt problem. Nok om, hvad der ikke kan lade sig głre hvad er s muligt? konomiafdelingen har valgt at se n rmere p de 17 leverandłrer, som KR har valgt ud, ud fra et kriterium om, at der er en stor oms tning og (tilsyneladende) ingen aftale. Dette sker for at afd kke, hvorfor der kłbes ind i stłrre m ngder udenfor aftalerne. Gennemgangen af de 17 leverandłrer viser bl.a., at Aftaler for nogle af varegrupperne har blot v ret midlertidigt udlłbet (f.eks. barnevogne mv. og kłkkenudstyr) den eksisterende aftale er udlłbet, og der arbejdes p at indg en ny aftale enten lokalt eller i 12-by regi. Typisk har forhandleren dog alligevel faktureret varen udfra den gamle aftale, med f.eks. 10% rabat. Nogle varegrupper har s stor en stor oms tning, at de skulle have v ret konkurrenceudsat efter enten Tilbudsloven eller EU-direktivernes rammer. Det er imidlertid ikke sket. Dette g lder f.eks. artikler til tandplejen samt affaldsstativer. Dvs. at lovgivningen ikke overholdes. 25
Indkłb af diverse IT-udstyr (PCere, printere, patroner, DVD-br ndere osv) kłbes ind hos flere forskellige leverandłrer, b de indenfor og udenfor aftaler og dels ind af IT-afdelingen, dels decentralt! IT kłber typisk ind via SKIs aftaler. I fht. fłdevarer kan det konstateres, at der kłbes ind p meget forskellig m de men det er vanskeligt at konkludere, hvorvidt det er den optimale m de. Det vil kr ve en mere dybdeg ende analyse. For det fłrste er den eksisterende aftale p fłdevarer (AB Catering) alene en obligatorisk aftale for produktionskłkkener (i praksis Madservice Kronjylland). Nogle skoler er dog p frivillig basis begyndt at bruge aftalen ogs, til indkłb til skoleboder mv. men der ser ud til at v re meget forskel skolerne imellem. Ang. fłdevarer er det nłdvendigt at huske p at en lang andre faktorer, end den konkrete pris spiller ind: Typisk er det ikke muligt for den enkelte błrnehave eller boenhed at aftage de m ngder, som er nłdvendige for indkłb via ABcatering. Dels fordi der ikke er behov for s store m ngder, dels fordi der ofte ikke er lagerplads. Dern st kan valget af leverandłr afh nge af, hvorvidt varen kan leveres (s der ikke skal bruges personaletid p indkłbene). Desuden indg r nogle indkłb i p dagogiske sammenh nge. Nogle af de selvejende institutioner kłber stort set ikke ind via Randers Kommunes indkłbsaftaler, enkelte tilsyneladende slet ikke. Konklusion: Tallene ikke kan sige noget sikkert og pr cist om, i hvilken grad indkłbsaftalerne anvendes i Randers Kommune, men de kan helt sikkert sige, at lovgivningen i flere tilf lde ikke overholdes at koordinationen p IT-omr det med fordel kan łges at der błr ske en afklaring af de selvejende institutioners muligheder og pligter i anvendelsen af indkłbsaftalerne. 26