VEJLEDNING TIL FLIS- VALIDERING MED KMD-ELEV PÅ SKOLEOMRÅDET

SKOLEOMRÅDET KMD-ELEV FLIS-VALIDERING VEJLEDNING TIL FLIS- VALIDERING MED KMD-ELEV PÅ SKOLEOMRÅDET Version 1.1 - Opdateret den 18. april 2018

Skoleområdet Side 2 af 19 Indholdsfortegnelse 1. Datavalidering af skoleområdet hvordan?...3 2. Hjælpeværktøj i FLIS: Dataanalyse- og kontrolrapporter (DAK)...4 3. Basisoplysninger om...5 4. Udtræk af data fra FLIS og...6 4.1. DAK - 2010 Skole - Rapport 0320 - Afstemning skoler og elever...6 4.2. DAK - 2010 Skole - Rapport 0330 - Afstemning af elever på udvalgte skoler...9 4.3. DAK - 2010 Skole - Rapport 0340 - Detaljeret afstemning af elever (herunder segregerede)... 10 4.4. DAK - 2010 Skole - Rapport 0350 - Detaljeret afstemning af karakterer (herunder karaktergennemsnit)... 14 5. Praktiske råd vedrørende sammenligning og validering af data fra... 16 6. Øvrigt materiale... 16 7. Vejledning til eksport af FLIS-data til CSV-fil og efterfølgende Excel-import... 17

Skoleområdet Side 3 af 19 1. Datavalidering af skoleområdet hvordan? Hvordan sikres den bedst mulige validering? For at sikre det bedst mulige udgangspunkt for valideringen og en minimering af det forventede tidsforbrug til analyse af afvigelser mellem fagsystem og FLIS, bør kommunen før valideringen påbegyndes orientere sig i følgende dokumenter (findes på Yammer i gruppen "Datavalidering skole" samt på FLIS-vejledningssitet): Områdevejledning til skoleområdet i FLIS Vejledning til datavalidering på skoleområdet i FLIS Referencedata for skoleområdet i FLIS Generelle praktiske råd (punkt 5 i denne vejledning) Dokumenterne giver tilsammen et dybdegående indblik i data for skoleområdet, gældende forretningsregler og tilgængelige valideringsrapporter. Hvordan gør man? Validering af data forgår ved en sammenligning af data på det laveste registreringsniveau, herunder skoler, elever og karakterer i FLIS og fagsystem. Denne vejledning beskriver, hvordan man på den ene side afgrænser og udtrækker data fra FLIS og på den anden side tilsvarende afgrænser og udtrækker data fra fagsystemet. Data udtrækkes på samme niveau, fx cpr, så data efter udtræk fra systemerne kan sammenholdes 1:1 i det af kommunen foretrukne værktøj (fx Excel). I FLIS udtrækkes data ved hjælp af Dataanalyse- og Kontrolrapporter, der kan trækkes i kommunens FLIS-portal eller lokalt i kommunens ledelsesinformationssystem. DAKrapporterne beskrives nedenfor. Data fra fagsystemet trækkes direkte i kommunens fagsystem. Følg punkt 4.1, 4.2, 4.3 og 4.4 i denne vejledning for en samlet guide til afgrænsning og udtræk af data i FLIS og fagsystem. Når data er udtrukket foretages sammenligningen. Sammenligningen kan foretages i Excel, SAS, STATA og lignende programmer. Hvis der findes afvigelser i data, bør disse undersøges og ultimativt fejlmeldes (se proces for dette nedenfor). Hvis afvigelsen skyldes uhensigtsmæssig registreringspraksis i kommunen, bør kommunen forfølge denne med henblik på at sikre korrekt registreringspraksis. Hvor meget data skal valideres? Det er ikke realistisk at validere data bag alle FLIS-nøgletal i alle perioder. I praksis vil valideringen derfor tage udgangspunkt i en stikprøve af de mest relevante dataafgræsninger, fx tællere og nævnere for udvalgte FLIS-nøgletal samt perioder. KL/KOMBIT har udviklet fire Dataanalyse- og kontrolrapporter til formålet (se punkt 2 i denne vejledning). I den enkelte rapport er som udgangspunkt lavet en afgræsning, der rammer centrale aktivitetsdata på skoleområdet, inklusive tælling af skoler, elever og karakterer. Afgræsningen er udtryk for, hvad KL/KOMBIT som minimum finder relevant at validere. Kommunen har derudover mulighed for at op- eller nedskalere valideringsomfanget ved hjælp af de fleksible parametre i DAK-rapporterne. Hvilke perioder skal valideres? KL/KOMBIT anser det som et minimum, at kommunen validerer data for september 2017 og dermed begyndelsen af indeværende skoleår. Det anbefales derudover at validere data for september 2016. Endelig kan valideringen efterfølgende tage udgangspunkt i tidligere år, såfremt der er prioriteret ressourcer hertil i kommunen. Hvad er proceduren ved fund af afvigelser mellem fagsystem og FLIS? Ved fund af afgivelser mellem fagsystem og FLIS bør kommunen: a. Sikre at afgrænsningen af data er ens i begge systemer.

Skoleområdet Side 4 af 19 b. Genbesøge områdevejledningen med henblik på at sikre, at der ikke er overset generelle regler. c. Genbesøge referencedata med henblik på at undersøge gældende forretningsregler for indlæsning af data fra fagsystem til FLIS. Dette step kan foruden eventuelle fejl i FLIS også afsløre uhensigtsmæssigheder i kommunens interne registrering. Såfremt ovenstående ikke giver svar på årsagen bag den pågældende observation/afvigelse, kan der være tale om en fejl i FLIS. Fejl indmeldes normalt til Netcompany på servicedesk@netcompany.com. For den aktuelle fælles koordinerede valideringsindsats på skoleområdet bedes kommunen dog indsende kommunens observationer, inklusive grundig beskrivelse, herunder relevante filer, screenshots og lignende til FLIS@kombit.dk. Her vil KL/KOMBIT vurdere, hvorvidt der er tale om en generel problemstilling eller en mulig fejl. Hvis der er tale om en generel problemstilling, vil KL/KOMBIT besvare henvendelsen i en Q&A på Yammer i gruppen "Datavalidering skole" til gavn for alle kommuner. Hvis KL/KOMBIT omvendt vurderer, at der er tale om en fejl, bedes kommunen fejlmelde til Netcompany. På denne måde sikres mest mulig synergi i spørgsmål og svar samt et overblik hos KL/KOMBIT, der skal medvirke til, at flere kommuner ikke opretter samme fejl. 2. Hjælpeværktøj i FLIS: Dataanalyse- og kontrolrapporter (DAK) Til brug for kommunernes lokale datavalidering er der udviklet en række Dataanalyseog Kontrolrapporter (DAK-rapporter) i FLIS. DAK-rapporterne afbilder FLIS-data på laveste niveau, typisk personnummer, der kan sammenlignes 1:1 med data i kommunens fagsystem. Data om skoler, elever samt karakterer fra kommunens fagsystem afstemmes med følgende FLIS DAK-rapporter: DAK - 2010 Skole - Rapport 0320 - Afstemning skoler og elever DAK - 2010 Skole - Rapport 0330 - Afstemning af elever på udvalgte skoler DAK - 2010 Skole - Rapport 0340 - Detaljeret afstemning af elever (herunder segregerede) DAK - 2010 Skole - Rapport 0350 - Detaljeret afstemning af karakterer (herunder karaktergennemsnit) I DAK-rapporterne skal brugeren typisk vælge værdien for et par parametre, mens resten er forudindstillet ved rapportens kørsel. Såfremt DAK-rapportens filtre er sat tilsvarende et FLIS-nøgletal, fremgår det af DAK-rapportens forklaring på rapportens første side. Her findes også en oversigt over den afgrænsning, der er anvendt ved DAK-rapportens kørsel. Denne er central, da man ved sammenligning af data i FLIS skal tilsigte at lave en tilsvarende afgræsning i fagsystemet for at sikre et relevant sammenligningsgrundlag. Der gøres opmærksom på, at samtlige parametre i DAK-rapporterne kan ændres. Det betyder, at fokus for valideringen kan enten mindskes til et udvalgt udsnit af elever, skoler etc., eller ligesom fokus kan bredes ud, så rapporten dækker en større population. I denne vejledning tages for hver rapport udgangspunkt i en given afgrænsning, der vurderes at dække det generelle behov for validering. Kommunen kan med parametrene let både kan ned- eller opskalere denne afgrænsning, såfremt kommunen prioriterer det. Når der som led af valideringen findes tegn på afvigelser mellem FLIS og fagsystem er det vigtigt at tjekke, at de ikke skyldes forskelle i afgrænsningen af data. Denne

Skoleområdet Side 5 af 19 vejledning skulle gerne minimere risikoen for forskellig dataafgræsning, udover at den giver klar vejledning til udtræk af data i både fagsystem og FLIS. Ved usikkerhed om begreber eller definitioner i FLIS henvises til referencedata og vejledning på skoleområdet (kan udlæses af kommunens FLIS-administrationsbruger som datapakke). Det anbefales som minimum at orientere sig i den sidstnævnte generelle FLIS områdevejledning på skoleområdet før valideringen gennemføres, hvori man kan læse om områdets klassificeringer, regler mm. Den generelle FLIS-vejledning for skoleområdet findes på FLIS-vejledningssitet (https://www.eflis.dk/sites/vejledning/sider/home.aspx) 3. Basisoplysninger om Vejledningen er udarbejdet med udgangspunkt i version 730-10. Foretages den lokale datavalidering i en anden version, kan form og funktionalitet derfor adskille sig fra denne vejledning. Såfremt dette er tilfældet, opfordres kommunen til at dokumentere dette over for KL med henblik på udbygning af den aktuelle vejledning til hjælp for andre kommuner. har indbyggede faciliteter til udtræk af prædefinerede standardrapporter i et format, der er direkte anvendelige i datavalideringsøjemed, samt faciliteter til at lave egne udtrækslister, såkaldte fleksible lister. Figuren nedenfor viser en oversigt over disse. Generelt tilbyder en række forskellige muligheder for eksport af data, herunder til Excel, hvor valideringen med fordel kan foretages. I denne vejledning beskrives fremgangsmåden for eksport af elev- og klasselister efter de prædefinerede standardrapporter, der er tilgængelige i.

Skoleområdet Side 6 af 19 4. Udtræk af data fra FLIS og 4.1. DAK - 2010 Skole - Rapport 0320 - Afstemning skoler og elever Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre fastholdes på deres prædefinerede udgangspunktværdier. Rapporten åbnes automatisk. Hvis rapporten på et senere tidspunkt køres med andre parameterværdier, kører rapporten på ny efter tryk på Anvend. Rapporten eksporteres til Excel ved at vælge Handlinger og herunder Eksporter til Excel. På tilsvarende vis kan der med fordel eksporters til en fil med kommaseparerede værdier (CSV). Til slut i denne vejledning findes en vejledning til eksport og håndtering af CSV-filer. Udtræk af data fra I åbnes modulet Elevstatistik. Som det første vælges den korrekte skæringsdato 1. Det skal her bemærkes, at for at ramme den samme tidsafgrænsning som anvendt i FLIS DAK-rapporten, skal skæringsdatoen i sættes til den sidste dag i den måned, som der er anvendt ved kørsel af FLIS DAK-rapporten. I denne beskrivelse, hvor september 2017 er valgt som tidsafgræsning i FLIS DAK-rapporten, skal skæringsdatoen derfor sættes til d. 30-09-2017. I rubrikken Valg af visningsfelter afkrydses feltet Elever pr. trin. I rubrikken Søgefelter vælges under Skolekode de koder, der modsvarer alle kommunens skoler. Til slut sættes Skolens ejerforhold til '2', svarende til kommunale skoler. Illustrationen nedenfor viser et eksempel på disse valg: 1 Skæringsdato betegner i KMD-elev den dato, data skal udtrækkes for.

Skoleområdet Side 7 af 19 Data kan nu fremsøges. Et eksempel herpå er illustreret nedenfor. Vær opmærksom på, at FLIS DAK-rapporten i udgangspunktet kun medtager kommunale skoler, herunder folkeskoler. For KMD er den tilsvarende afgrænsning jævnfør nedenstående oversættertabel (udsnit fra FLIS-referencedata på skoleområdet) KMD-koden 1012, som derfor bør anvendes i trækket ovenfor. Skoletyper: SkoleTypeIdent SkoleTypeTekst 1012 Folkeskoler 1014 Kommunale ungdomsskoler og ungdomskostskoler 1015 Specialskoler for børn 1016 Dagbehandlingstilbud og behandlingshjem

Skoleområdet Side 8 af 19 Data kan nu eksporteres til Excel ved at klikke på Excel-ikonet øverst på siden. Her kan klikkes på Total, hvorefter arket kan eksporteres til brug for afstemningen.

Skoleområdet Side 9 af 19 4.2. DAK - 2010 Skole - Rapport 0330 - Afstemning af elever på udvalgte skoler Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre fastholdes på deres prædefinerede udgangspunktværdier. Rapporten åbnes automatisk. Hvis rapporten på et senere tidspunkt køres med andre parameterværdier, kører rapporten på ny efter tryk på Anvend. Rapporten eksporteres til Excel ved at vælge Handlinger og herunder Eksporter til Excel. På tilsvarende vis kan der med fordel eksporters til en fil med kommaseparerede værdier (CSV). Til slut i denne vejledning findes en vejledning til eksport og håndtering af CSV-filer. Udtræk af data fra I anvendes samme fremgangsmåde og udtræk som beskrevet i eksemplet ovenfor med den første FLIS DAK-rapport. Vær ligesom for DAK 0320 opmærksom på, at DAK-rapporten i udgangspunktet afgrænser til kommunale skoler med skoletypen Folkeskole. For udtræk til Excel trykkes på Excel-ikonet øverst på siden. Herefter klikkes på Total for at eksportere data til Excel, hvor data kan ses på personnummerniveau og sammenholdes med ovenstående DAK-rapport.

Skoleområdet Side 10 af 19 4.3. DAK - 2010 Skole - Rapport 0340 - Detaljeret afstemning af elever (herunder segregerede) Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre på nær Betalingskommune er egen kommune fastholdes på deres prædefinerede udgangspunktværdier. Parameteren Betalingskommune er egen kommune sættes til værdien Alle. I udgangspunktet er rapporten sat til væren Ja, så den kun medtager elever, for hvilke kommunen er betalingskommune. Dette for at matche det pågældende nøgletal i FLIS. I KMD-elev-udtrækket som beskrevet nedenfor inkluderes dog alle elever med bopæl i kommunen eller med skolekommune = egen kommune, hvor der i sidstnævnte er mulighed for at være elever der betales af anden kommune. For at sikre en ens dataafgrænsning i FLIS og KMD-elev, bør filteret betalingskommune er egen kommune derfor udvides til alle for DAK-rapporten som beskrevet. På tilsvarende vis inkluderer DAK-rapporten i udgangspunktet ikke 10. klasses-elever, der som udgangspunkt medtages i KMDudtrækket. Når kommunen afstemmer elever mod FLIS, er der derfor to muligheder: Enten udvides ovenstående filter til at inkludere elever med personligt klassetrin = 10 eller også frasorteres elever med tilsvarende klassetrin i udtrækket fra KMD-elev, før afstemningen af elever foretages. Herefter trykkes anvend og rapporten åbnes. Rapporten eksporteres til Excel ved at vælge Handlinger og herunder Eksporter til Excel. Andre eksportformater er tilgængelige, herunder eksport til fil med kommaseparerede værdier (CSV).

Skoleområdet Side 11 af 19 Udtræk af data fra I laves et træk på det samlede antal elever i specialtilbud, der hører under det pågældende center i kommunen. Desuden laves et træk på alle de elever, der går i specialtilbud i kommunen, men hvor en anden kommune end kommunen selv betaler for eleven. Trækkes de sidstnævnte elever fra det samlede, første træk, da kan eleverne sammenlignes med dem i ovenstående DAK-rapport. Nedenstående viser parametervalget for det første træk i Elevstatistik-modulet. Skæringsdatoen sættes som tidligere til d. 30-09-2017 og i rubrikken Valg af visningsfelter afkrydses feltet Elever pr. trin. Skolens ejerforhold sættes til '2', svarende til kommunale skoler. I den konkrete visning er valgt en enkelt skole flere kan dog vælges ved at tilføje en skolekode i til-feltet, så der fremsøges elever for alle skoler i det valgte interval. Her er en vigtig note, at ovenstående KMD-udtræk modsat FLIS-DAK-rapporten medtager elever på tværs af alle skoletyper, klassetyper og klassetrin. I KMD-udtrækket skal der derfor enten i ovenstående træk eller efterfølgende afgrænses på disse parametre, idet hver skoletype og klassetype har en unik talkode i KMD. Nedenstående er et udsnit af FLIS-referencedata på skoleområdet, der viserudvalgte skoletyper, klassetyper og tilhørende koder:

Skoleområdet Side 12 af 19 Skoletyper: SkoleTypeIdent SkoleTypeTekst 1012 Folkeskoler 1014 Kommunale ungdomsskoler og ungdomskostskoler 1015 Specialskoler for børn 1016 Dagbehandlingstilbud og behandlingshjem Klassetyper: KMD_ Klasse_ Type_Ident KMD_ Klasse_Type_Tekst FLIS_ Klasse_Typ e_ident FLIS_ Klasse_Type_ Tekst 40 Normalklasse - fuldt 10 Normal årgangsdelte 41 Normalklasse - ikke fuldt 10 Normal årgangsdelte 50 Klasse iht 20.2, 20.3, 20.5 eller Modtagelsesklasse 29 Paragraf 20.3 og 20.5 - Specialklasse (Klassetype 51, 52 ell. 54) 51 Klasse i henhold til 20.2 - kommunal forpligtelse 20 Paragraf 20.2 - Specialklasse 52 Klasse i henhold til 20.3 og 20.5 - regional forpligtelse 29 Paragraf 20.3 og 20.5 - Specialklasse 53 Specialklasser 29 Paragraf 20.3 og 20.5 - Specialklasse DAK-rapporten indeholder som udgangspunkt skoletyperne Folkeskoler, Interne skoler på dagbehandlingstilbud, Kommunale ungdomsskoler samt Specialskoler. Med ovenstående skoletyper og koder er den bedste afgræsning i KMD: 1012, 1014, 1015, 1016. Dette idet ungdomskostskoler dog er indeholdt i KMD-koden 1014 og behandlingshjem indeholdt i kode 1016 og ingen af disse medtages i det aktuelle DAKudtræk. Kommunen skal være opmærksom på disse forhold, der kan med baggrund i kommunens kendskab til egne skoler og deres typer kan undersøges som mulige forklaringsfaktorer ved eventuelle afvigelser mellem FLIS og KMD. I det pågældende FLIS-træk afgrænses dernæst til specialklasseelever, svarende til elever i specialklasse med kode KMD-klassetypekoderne 50, 51, 52 og 53 ovenfor. Bemærk jf. områdevejledningen for Skoleområdet, at alle elever på specialskoler får klassetypen specialklasse i FLIS selvom der er registreret en normalklasse. Se områdevejledningen for mere information. Ønskes en bredere validering, herunder af alle skolens elever, kan øvrige skole- og klassetyper anvendes og DAK-rapportens udtræksområde udvides. Nedenstående viser parametervalget for det andet træk. Trækket laves i standardrapporten Folkeregisterliste jf. listen over standardrapporter afbildet på side 5 i nærværende vejledning. Der kan navigeres til forsiden ved tryk på den grønne globe med hvidt flueben øverst til venstre på siden. I rapporten vælges samme skæringsdato som tidligere, feltet Persongruppe sættes til 1, svarende til indskrevne elever, og de relevante skolekoder for kommunen indsættes.

Skoleområdet Side 13 af 19

Skoleområdet Side 14 af 19 4.4. DAK - 2010 Skole - Rapport 0350 - Detaljeret afstemning af karakterer (herunder karaktergennemsnit) Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre efterlades med deres prædefinerede udgangspunktsværdier, hvormed rapporten trækker karakterer for skoleåret 2016/2017 for elever i 9. klasse, der er registreret på kommunens egne folkeskoler, interne skoler på dagbehandlingstilbud, kommunale ungdomsskoler og specialskoler, herunder elever med bopæl uden for kommunen. De viste elever har aflagt mindst 4 ud af de 8 bundne prøver. DAKrapporten er således i udgangspunktet opsat til at afgrænse tælleren i nøgletallet Karaktergns. afgangsprøve (alle elever). Det betyder blandt andet anvendelse af parameteren Elev har aflagt mindst 4 ud af 8 bundne prøver med udgangsværdien Ja. Således medtages kun de elever, der har aflagt mindst 4 af de 8 bundne prøver, der normalvis anvendes til beregning af karaktergennemsnit ved folkeskolens afgangsprøve. Ønskes alle elevers karakterer udtrukket, uanset hvor mange prøver den enkelte elev har aflagt, vælges Nej i filteret Elev har aflagt mindst 4 ud af de 8 bundne prøver. Parameteren Prøve er i udgangspunktet indstillet, så den medtager de prøver, der var bundne i skoleåret 2016/17 inklusive Fysik/kemi Praktisk/mundtlig (se bemærkning nedenfor). Følgende tabel viser prøvebundne fag over skoleår ( X = bunden prøve): Prøvetitel\skoleår 2011/12 2012/13 2013/14 2014/15 2015/16 2016/17 Dansk Læsning X X X X X X Dansk Mundtlig X X X X X X Dansk Orden X Dansk Retskrivning X X X X X X Dansk Skriftlig X X X X X X Engelsk Mundtlig X X X X X X Fysik/Kemi Praktisk/mundtlig X X X X X Fællesprøve i fysik/kemi, biologi og geografi Praktisk/mundtlig X X Matematik med hjælpemidler X X X X X X Matematik uden hjælpemidler X X X X X X Naturfag Praktisk/mundtlig X Bemærk at for IST Tabulex TEA-kommuner rammes nøgletallet i udgangspunktet ikke, idet det nuværende karakternøgletal i FLIS ikke medtager den bundne prøve "Fysik/Kemi praktisk/mundtlig" i de relevante år. Fejlen er opdaget i forbindelse med valideringen på skoleområdet i marts og april 2018. Fejlen rettes i første omgang ved en midlertidig tilretning af referencedata ved månedsindlæsningen i maj eller juni, og løsningen gøres permanent i FLIS-release 5.1 september 2018. Indeværende DAKrapport inkluderer ved standardindstillingen den pågældende prøve også i skoleåret 2016/17, hvor prøven ikke er blandt de bundne. Dette skyldes, at der i de nuværende FLIS-referencedata ikke skelnes mellem den pågældende prøve og den nye Fællesprøve begyndende i 2016/17 (se tabellen ovenfor). Sidstnævnte er også tilfældet for KMD-kommuner.

Skoleområdet Side 15 af 19 Udtræk af data fra Det er ikke umiddelbart muligt at udtrække karakterdata i KMD-elev. For at undgå, at den enkelte kommune skal efterspørge dataudtræk fra alle skoler i kommunen, arbejder KL/KOMBIT sammen med KMD på en alternativ løsning. På baggrund af dialogen med KMD forventer KL/KOMBIT på nuværende tidspunkt, at KMD kan udvikle en afvigelsesrapport, som KMD kan køre for alle KMD-kommuner og levere til den enkelte KMD-kommune i et individuelt format kun indeholdende de karakterer, for hvilke der er uoverensstemmelse mellem FLIS og kommunens data i KMD. Et sådan format vil gøre valideringen af karakterdata meget tilgængelig for kommunerne. KL/KOMBIT orienterer, når datoen for løsningen kendes, idet den umiddelbart forventes ultimo april 2018. Indtil da kan kommunerne enten vente med at validere karakterdata eller (som nogen kommuner) validere med udgangspunkt i datastikprøver fra udvalgte skoler i kommunen, hvor sidstnævnte kræver kontakt til de pågældende skoler.

Skoleområdet Side 16 af 19 5. Praktiske råd vedrørende sammenligning og validering af data fra Opmærksomhedspunkter og potentielle fejlkilder Der er flere potentielle årsager til eventuelle afvigelser mellem og FLIS. Herunder er oplistet de væsentligste, som indtil videre er erfaret i arbejdet med KMD- Elev. Det bemærkes, at nedenstående ikke er en udtømmende liste, og kommunen opfordres derfor til at dokumentere eventuelle øvrige årsager til afvigelser til KL med henblik på udbygning af den aktuelle vejledning. Almenskoler, specialskoler og dagbehandlingstilbud skal være registreret korrekt i, både i forhold til institutionstype og i forhold til om institutionen er kommunens egen eller ikke. Ellers er der en risiko for, at institutionen bliver rubriceret forkert i DAK-rapporten. Registreringspraksis I: Hvis der i arbejdes med hovedskoler og dertil knyttede afdelinger, skal der være en ensretning ift. hvor eleverne tilknyttes. Hvis eleverne tilknyttes afdelingerne, summeres der automatisk til hovedskolen, hvilket er intentionen. Men af samme årsag kan der derfor ikke samtidig tilknyttes elever alene til hovedskolen. Der er tidligere set eksempler på dette i forbindelse med blandt andre gruppeordninger, modtagerklasser og ældre-fremmedsprogede elever. Registreringspraksis II: Den administrativt ansvarlige eller skolesekretæren på den enkelte skole kan i nogle tilfælde følge sit eget, selvopfundne registreringssystem, når der registreres elever til klasser og hold. Det er derfor vigtigt at tilse, at der på tværs af skoler følges den samme registreringspraksis. Dette særligt i forbindelse med klasse- og holdtildelinger, specialklasser samt modtageklasser. 6. Øvrigt materiale For generel vejledning til data på skoleområdet i FLIS samt områdespecifik datavalideringsvejledning henvises til FLIS vejledningssitet.

Skoleområdet Side 17 af 19 7. Vejledning til eksport af FLIS-data til CSV-fil og efterfølgende Excel-import 1. Åben og kør den pågældende DAK-rapport 2. Eksporter DAK-rapporten som CS.-fil jf. nedenstående skærmbillede og gem den i en mappe. 3. Åbn dokumentet. Dokumentet vil åbne automatisk i Excel, hvis dette er sat som standard. Alternativt kan det åbnes inde fra Excel eller det software, som valideringen ønskes foretages i (SAS eller tilsvarende). Bemærk af CPR er overstreget i figurerne.

Skoleområdet Side 18 af 19 4. Markér kolonne A og vælg "Data" -> "Tekst til kolonner" i værktøjslinjen 5. Vælg "Afgrænset og tryk "Næste >"

Skoleområdet Side 19 af 19 6. Vælg "Komma" som afgrænser og tryk "Udfør" 7. Data er nu importeret i kolonner i Excel.