Switchboard SipDanmark
Interfacet 3 Typer af visninger 3 Kø visning 3 Bruger visning 3 Egne samtaler 3 Opsætning af interface 4 Kø visning 5 Bruger visning 6 Egne samtaler 7 Redigering af brugere 8 Tilføje ny bruger 8 Slette bruger 8 Redigering af bruger 8 Brug af switchboardet 8 Besvare kald 8 Fra en kø 8 Fra en kollegas telefon 9 Ringe op 9 Viderestil aktivt opkald 10 Søgefelt 10 SIPDANMARK KIRKE VÆRLØSEVEJ 20 3500 VÆRLØSE TELEFON 3265 1200 WWW.SIPDK.COM
Interfacet Comendo Switchboard kan opsættes af den enkelte bruger, så man får det layout, man synes er mest optimalt. Layoutet er opdelt i op til 9 kolonner, og herunder op til 9 rækker, således at man på en enkel måde kan opdele sit layout, så det passer til medarbejderne i alt fra det lille firma med få ansatte og helt op til større virksomheder med mange ansatte. Typer af visninger Kø visning Kø visning giver mulighed for at se alle der ligger i kø - enten i en enkelt kø, eller flere. Under kø visning kan angives hvilke køer der skal overvåges i denne visning, således at man kan se ventende opkald i op til flere køer ad gangen (f.eks. både Salg, Support og Bogholderi, hvis det ønskes). Bruger visning Her kan man se alle de brugere, man tilføjer til den enkelte bruger visning. Således kan man f.eks. oprette en bruger visning ved navn Salg, hvor man kan tilføje alle sælgere. Det vises hvis brugerne snakker i telefon, er på ferie og man kan sende SMS til en bruger, ringe til deres bordtelefon eller mobiltelefon, besvare deres opkald og meget mere. Egne samtaler Egne samtaler viser de aktive samtaler, som man selv har. Dette dækker over udgående samtaler, indgående samtaler samt ventende samtaler (på hold). På den måde er der altid styr på, om man har nogen på hold, og man kan viderestille opkald der banker på, til en anden medarbejder, mens man snakker i sin telefon. SWITCHBOARD SIDE 3
Opsætning af interface Ved at klikke på ikonet, får du adgang til indstillingerne. Her vil det første faneblad ( Oversigt ) automatisk være aktivt, og det er her du laver opsætningen af dit interface. For at tilføje en visning, skal du klikke på ikonet og derefter vælge hvilken type af visning, du ønsker at tilføje: SWITCHBOARD SIDE 4
Kø visning Overskrift: Navnet på denne kø visning (vil også fremgå i layoutet). Kolonne: Angiv hvilken kolonne du ønsker at placere denne visning i. Position: Angiv hvilken række du ønsker at placere denne visning i. Bredde: Angiv bredden på visningen Højde: Angiv højden på visningen Medlemmer: Alle der vises på denne liste, er tilføjet til visningen. Mulige: Her vises alle brugere der er oprettet. Marker en eller flere brugere og tryk på knappen for at tilføje dem til Medlemmer -listen. Klik Gem når du ønsker at gemme. SWITCHBOARD SIDE 5
Bruger visning Overskrift: Navnet på visningen (vil også fremgå i layoutet). Kolonne: Angiv hvilken kolonne du ønsker at placere denne visning i. Position: Angiv hvilken række du ønsker at placere denne visning i. Bredde: Angiv bredden på visningen Højde: Angiv højden på visningen Medlemmer: Alle køer der vises på denne liste, er tilføjet til visningen. Mulige: Her vises alle køerne på løsningen. Marker en eller flere køer og tryk på knappen at tilføje dem til Medlemmer -listen. for Klik Gem når du ønsker at gemme. SWITCHBOARD SIDE 6
Egne samtaler Overskrift: Navnet på visningen (vil også fremgå i layoutet). Kolonne: Angiv hvilken kolonne du ønsker at placere denne visning i. Position: Angiv hvilken række du ønsker at placere denne visning i. Bredde: Angiv bredden på visningen Højde: Angiv højden på visningen Klik Gem når du ønsker at gemme. SWITCHBOARD SIDE 7
Redigering af brugere For at redigere brugere, skal du klikke på ikonet du vælge fanebladet Brugere. Her kan du vedligeholde brugerne:, for at åbne indstillingerne, og derefter skal Tilføje ny bruger Klik på knappen, og udfyld felterne. Tryk på Gem for at gemme. Slette bruger Marker den bruger du vil slette, og klik på knappen for at slette brugeren. Redigering af bruger Marker den bruger du ønsker at redigere. Herefter kan du se brugerens detaljer, som du kan ændre. Tryk på Gem når du er færdig. Brug af switchboardet Besvare kald fra en kø Der et opkald venter i en kø, som du ikke er medlem af, så ringer din telefon ikke. Men via switchboardet kan du stadig besvare kaldet, ved at klikke på det opkald du ønsker at besvare, og derefter klikke på knappen SWITCHBOARD SIDE 8
Fra en kollegas telefon Når en andens telefon ringer, kan du trække opkaldet fra den, ved først at trykke på ikonet og derefter vælge Træk telefonen : Ringe op Hvis du vil ringe til en bruger, som du har i en visning i dit switchboard, skal du højre-klikke på vedkomne, og vælge enten Ring til fastnet eller Ring til mobil (en genvej til dette er, at klikke på telefon-ikonet udfra brugeren og vælge Ring op ). Hvis du ønsker at ringe til en bruger, som ikke er i en visning i dit switchboard, eller hvis du vil ringe til et eksternt nummer, så skal du blot angive det i tekst-feltet øverst, og trykke på ikonet udenfor: SWITCHBOARD SIDE 9
Viderestil aktivt opkald Hvis du har et aktivt opkald, som du ønsker at viderestille til en anden bruger, skal du ringe brugeren op (Enten ved at klikke på vedkomne og ringe op, eller ved at søge og vælge vedkomne på resultat-listen). Herved parkeres den eksisterende samtale, og du snakker med den ønskede bruger. Hvis samtalen skal stilles igennem, klikker du på og hvis du ikke skal stille igennem alligevel, lægger du blot den aktive samtale på, ved at trykke på Søgefelt Søgefeltet øverst i vinduet giver mulighed for hurtigt at søge på f.eks. medarbejdere, køer, afdelinger, etc. Tip Uanset hvor musen er i vinduet, så vil fokus altid blive flyttet til dette tekstfelt, så snart du begynder at skrive noget ind. Så du skal ikke bruge tid til at flytte markøren til feltet og klikke på det; du skal blot begynde at skrive. Når der skrives i feltet, kommer der automatisk en boks nedenunder, med de resultater der er fundet: Klik på resultatet for at vælge en handling. Hvis der ikke er fundet nogen resultater, f.eks. hvis du skriver et eksternt nummer, så kan du blot klikke på ikonet ved siden af feltet, for at ringe nummeret op. SWITCHBOARD SIDE 10