Økonomiudvalget 18.01.2011 Punkt 14, bilag 1 Gladsaxe en kommunikerende kommune Kommunikationsstrategi for Gladsaxe Kommune 11.01.2011
Baggrund Gladsaxe Kommune ønsker en fælles kommunikationsstrategi, som udgør rammen for den måde kommunen kommunikerer på, såvel eksternt som internt, og med udgangspunkt i den kommunestrategi, som Byrådet har vedtaget. Udover Kommunikationsstrategien findes der i dag en række retningslinjer og arbejdsgange for brugen af de enkelte kommunikationskanaler. For disse og kommende politikker og strategier gælder, at de skal være i overensstemmelse med målsætningerne i Gladsaxe Kommunes kommunikationsstrategi. Formål Formålet med kommunikation i Gladsaxe Kommune er: at oplyse om kommunens mange tilbud og aktiviteter på en formidlings- og ressourcemæssig hensigtsmæssig måde at profilere Gladsaxe Kommune som en attraktiv kommune at bo og udøve erhverv i at inddrage, engagere og motivere borgere til at bidrage aktivt til beslutningsprocesserne at formidle Byrådets politiske beslutninger og understøtte forståelsen af beslutningerne At informere medarbejdere om forhold af betydning samt sikre videndeling og styrke kommunikationen internt mellem ledelse og medarbejdere samt medarbejderne imellem. Målgrupper Primære målgrupper for kommunikationen er: Borgere, herunder mulige tilflyttere Lokale virksomheder, herunder mulige nye virksomheder og iværksættere Lokale foreninger og interesseorganisationer Lokalpressen Ledere og medarbejdere i Gladsaxe Kommune som organisation Derudover vil der være områder, hvor kommunikationen også henvender sig nationalt til den landsdækkende presse, befolkning, beslutningstagere og meningsdannere. Gladsaxe Kommune ønsker at kommunikere med borgere, organisationer, erhvervslivet, pressen og andre samarbejdspartnere på en professionel, direkte og forståelig måde. Principper for kommunikation i Gladsaxe Kommune Kommunikation generelt 1. Gladsaxe er en digital kommune, som ønsker at styrke den digitale kommunikation med borgere og virksomheder. Derfor er al kommunikation tilgængelig i digital form, og de digitale muligheder udnyttes, hvor det skaber værdi for borgerne, kan effektivisere arbejdsgange og minimere ressourceforbrug. 2
2. Kommunikationsstrategien omfatter alle kommunens ansattes kommunikation og branding af kommunen. 3. Kommunikation understøtter Gladsaxe Kommunes kerneopgaver og er med til at sikre en organisation, der er åben og effektiv, inddrager borgerne og videndeler internt i organisationen. 4. Kommunikation tager udgangspunkt i målgruppen, hvad angår formål, sprog og medievalg. 5. Kommunikation sikrer forventningsafstemning mellem kommunen og borgerne, så borgerne ved, hvad de realistisk set kan forvente af kommunen. Samtidig medvirker kommunikation til at synliggøre og styrke de demokratiske processer. 6. Gladsaxe Kommune henvender sig til borgerne i et korrekt, venligt og forståeligt sprog. En forudsætning for dialog er, at modtageren forstår, hvad der bliver kommunikeret. Personlige breve til borgere er skrevet på almindelig dansk i en venlig tone og så vidt muligt uden brug af fagudtryk. Læs Gladsaxe Kommunes sprogpolitik Godt sprog i Gladsaxe Kommune på Fokus. 7. Gladsaxe Kommune ønsker at fremstå med et fælles udtryk for at sikre, at afsenderen er tydelig. Al kommunikation overholder retningslinjerne i Gladsaxe Kommunes fælles sprogpolitik og designlinje. Det fælles udtryk gør det nemt for borgerne at få overblik over kommunens information og aktiviteter, samtidig med at det styrker kommunens identitet i forhold til borgerne. 8. Gladsaxe Kommune holder sig ajour med nye kommunikationsformer og kanaler, og tager dem i brug, når det vurderes at skabe værdi for borgerne og er muligt inden for de rammer, der er ressoursemæssigt forsvarligt. Ekstern kommunikation Selvbetjening Gladsaxe Kommune ønsker at leve op til de fællesoffentlige krav på selvbetjeningsområdet og tilskynde til, at der udvikles fællesoffentlige løsninger, som skaber værdi for borgerne. Det er Gladsaxe Kommunes mål at tilbyde så mange relevante selvbetjeningsløsninger som muligt, hvor det understøtter løsningen af kerneopgaven. Gladsaxe Kommune er tilgængelig med opdaterede informationer på alle relevante fællesoffentlige portaler som for eksempel Borger.dk og Virk.dk og hjemmesiden gladsaxe.dk Hele selvbetjeningsområdet er beskrevet detaljeret i henholdsvis Kanalstrategi for Gladsaxe Kommune og IT-strategi for Gladsaxe Kommune. Hjemmesiden gladsaxe.dk Gladsaxe.dk er borgernes og virksomhedernes elektroniske indgang til Gladsaxe Kommune. Borgere og virksomheder kan søge oplysninger om kommunens aktiviteter, regler og beslutninger, samt hurtigt og fleksibelt betjene sig selv 24 timer i døgnet. Alle Informationer ligger som udgangspunkt på gladsaxe.dk og opdateres regelmæssigt. Derfor er tilvejebringelse af opdateret information til gladsaxe.dk en fast 3
del af opgaveløsningen for alle kommunens medarbejdere. Borgere, der ikke er i stand til at betjene sig selv via internettet, har mulighed for at få informationer via bibliotekerne eller ved personlig henvendelse. Se i øvrigt IT-strategi for Gladsaxe Kommune og Retningslinjer for gladsaxe.dk. Nye medier Gladsaxe Kommune vurderer, hvorvidt nye medier tages i anvendelse med udgangspunkt i en samlet vurdering af nytteværdi og ressourceforbrug. Gladsaxe Kommune har elektroniske infomationstavler på udvalgte afdelinger og institutioner og udnytter mediet til at formidle såvel lokalt som kommunalt indhold. Gladsaxe Kommune bruger sociale medier i dialogen med borgere og medarbejdere imellem. Se i øvrigt Retningslinjer for anvendelse af Facebook i Gladsaxe Kommune Tryksagsproduktion Gladsaxe Kommune bruger alene tryksager som supplement til den digitale kommunikation, hvor det er nødvendigt og hensigtsmæssigt. Alle tryksager udarbejdes derfor med udgangspunkt i den opdaterede information, som findes på kommunens hjemmeside gladsaxe.dk Alle kommunens tryksager, både tryksager produceret af centale og decentrale enheder, skal overholde Gladsaxe Kommunens sprogpolitik og designlinje. Tryksager produceres som udgangspunkt i standardformater og med særligt fokus på en hensigtsmæssig anvendelse af ressourcer og økonomi. Se i øvrigt Retningslinjer for produktion af tryksager i Gladsaxe Kommune. Ældrebladet 60+ Annoncering Gladsaxe Kommune udgiver et ældreblad, som distribueres direkte til alle borgere over 60 år. Bladet indeholder information om en bred vifte af ydelser, aktiviteter og tilbud fra Gladsaxe Kommune til denne aldersgruppe. Ældrebladet kan hentes elektronisk på kommunens hjemmeside. I takt med, at målgruppen bliver mere digitaliseret, udvikles mulighederne for at modtage ældrebladet digitalt. Gladsaxe Kommune anvender annoncer til at formidle relevante og lovpligtige oplysninger, oplysninger om kommunale aktiviteter og tiltag, jobannoncering m.m., men med omtanke og fokus på målgruppe og økonomi. Annoncer og indstik anvendes også til at formidle komplicerede budskaber eller politiske tiltag såsom budget, valgresultater eller væsentlige politiske processer og beslutninger. 4
Annoncering i lokalaviserne sker som udgangspunkt via de to fællesannoncer Din kommune informerer og Det sker i Gladsaxe. Som ved al anden information tager informationsannoncer udgangspunkt i information på kommunens hjemmeside gladsaxe.dk. Annoncer skal begrænses til de mest nødvendige informationer, hvorefter der henvises til kommunens hjemmeside. Gladsaxe Kommune annoncerer kun i udvalgte telefonbøger og håndbøger og kun i det omfang, der er tale om gratis annoncering. Læs Annoncepolitik for Gladsaxe Kommune. Pressehåndtering Pressehåndtering kan deles i to typer. 1. Formidlige af den gode historie og serviceoplysninger. 2. Sager af politisk karakter og enkeltsager. Pressehåndtering generelt: Gladsaxe Kommune bruger aktivt pressen til at formidle den gode historie, nye aktiviteter, politiske processer og beslutninger, samt at bidrage til debatten med relevant information om udviklingen i kommunen. Alle medarbejdere har efter aftale med egen chef ret og pligt til at informere pressen inden for eget fagområde. Pressearbejdet skal synliggøre de politiske processer og beslutninger i såvel Byrådet som fagudvalgene. Pressearbejdet retter sig primært mod lokale medier, men alle aktiviteter og informationer, som har interesse for andre medier eller kan være med til at brande kommunen, formidles desuden til relevante fagblade samt regionale og landsdækkende medier. Henvendelser fra landsdækkende medier håndteres som udgangspunkt af borgmester eller udvalgsformænd med mindre andet aftales med disse. Pressemeddelelser udsendes via Kommunikationsafdelingen. Formidling af den gode historie Såvel medarbejdere som ledelse deltager aktivt i opgaven med at formidle den gode historie til offentligheden. Borgmester og udvalgsformænd spiller en vigtig rolle i formidlingen af lokale aktiviteter. De tilbydes derfor at blive citeret i pressemeddelelser, hvor det er relevant. Øvrig pressehåndtering Pressesager, der vedrører politiske beslutninger, håndteres som udgangspunkt af borgmester og udvalgsformænd. Forvaltningen træder til der, hvor politikerne ikke kan eller ønsker at deltage. Gladsaxe Kommune udtaler sig som udgangspunkt ikke i personsager, men udtaler sig gerne i generelle vendinger eller om generelle problemstillinger, som relaterer 5
sig til personsager. Intern kommunikation Gladsaxe Kommmune ønsker en effektiv og systematisk intern kommunikation, med det formål at medvirke til, at ledelse og medarbejdere kender de mål og værdier, som ligger til grund for deres arbejde ikke kun i deres egen afdeling, men i Gladsaxe Kommune som helhed. God ekstern kommunikation handler ikke kun om pjecer, pressemeddelelser og annoncer, men i lige så høj grad om medarbejdernes viden, loyalitet og engagement. God intern kommunikation er nødvendig for, at den enkelte medarbejder kender baggrunden for en politisk beslutning og efterfølgende kan føre den ud i livet og formidle den loyalt. Intern kommunikation skal understøtte videndeling på tværs i organisationen og derigennem bidrage til at kvalificere dialogen med borgerne, bidrage til øget effektivisering af arbejdsgange og generelt højne kvaliteten i sagsbehandlingen. Intern kommunikation skal bidrage til at gøre Gladsaxe Kommune til en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejdere og ledere deltager aktivt i udviklingen af kommunen som arbejdsplads og til gavn for borgerne. Intranet Fokus er Gladsaxe Kommunes intranet og medarbejdernes indgang til videndeling af fælles dokumenter, nyhedsformidling, arbejdsmæssige værktøjer i form af vejledninger, samt digitale arbejdsgange til for eksempel bestilling af lokaler og andre ressourcer, tilmelding til kurser m.m. Læs mere om Fokus i IT-strategien Personalebladet Broen Hvor intranettet er velegnet til kortere budskaber, er personalebladet Broen stedet, hvor medarbejderne kan få den mere dybdegående information om Gladsaxe Kommune. Formålet med Broen er at styrke medarbejdernes tilhørsforhold til Gladsaxe Kommune som én fælles arbejdsplads. I Broen kan medarbejderne få indsigt i mål og beslutninger samt udviklingen af kommunen og kommunens opgaver. Broen sikrer, at væsentlig information når ud til medarbejdere, som ikke har administrative opgaver, og derfor ikke naturligt søger information via intranettet. Proces, måling og evaluering af kommunikationsindsatsen Kommunikationsstrategien vedtages af Byrådet. I kontrakter, planer, strategier og politikker indtænkes kommunikationsindsatsen, hvor det er relevant. 6
Kommunikationsindsatsen måles regelmæssigt og evalueres for at sikre, at den lever op til omverdenens krav og organisationens behov. I 2012 undersøges borgernes brug af kommunal information for at sikre, at kommunikationsindsatsen svarer til borgernes behov. 7
8