Dagsorden til ekstraordinært LSU-LAU for de centrale stabe Mødedato 11. september 2017 Starttidspunkt 14:00 Sluttidspunkt 15:00 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Ekstraordinært LSU-LAU møde Dokumentnummer 1241184 Arbejdsområde 0300-15332-2015 Referent atlu Sted: NBA, G.120C og VES 3.202 Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Susanne Nedergaard Hansen (TR HK) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Afbud: Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) Gitte Bastholm, HR-juridisk bistand side 1/2
1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. 2. Status for frivillige fratrædelser, påkrævede afskedigelser m.v. Jævnfør den procesplan, LSU-LAU vedtog på sit ekstraordinære møde den 29. august 2017, orienteres LSU-LAU om status for processen for stabenes tilpasninger til budget 2018. På mødet gennemgås vedlagte bilagsmateriale med henblik på drøftelse af eventuelle spørgsmål. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU tager orienteringen om status for stabenes tilpasningsproces til efterretning. Bilag; Stabenes håndtering af budgettilpasning 2018 3. Eventuel side 2/2
Notat Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Oprettelsesdato 08. september 2017 Udarbejdet af atlu Journalnummer 0300-15332-2015 Dokumentnavn Stabenes tilpasninger til budget 2018 Dokumentnummer 1240862 1. Stabenes håndtering af budgettilpasning 2018 På det ekstraordinære LSU-LAU møde den 29. august 2017 blev udvalget orienteret om, at omkostningerne til UCLs administrative stabe med budget 2018 skal reduceres med 6,8 mio. kr. i forhold til niveauet for 2017. Beslutningen om reduktionen beror på forslag fra den i foråret gennemførte, eksterne konsulentanalyse af stabene og rektoratets efterfølgende vurdering af forslagene, under inddragelse af stabscheferne. Der blev endvidere orienteret om, at det er de enkelte chefer ansvar at tilpasse løn- og driftsbudgetter for eget område i overensstemmelse med reduktionskravet, som er besluttet fordelt som følger: Økonomi og personale: 1 mio. kr. Teknik og Bygninger: 1 mio. kr. Studieadministration, inkl. KOM U administration: 2, 9 mio. kr. HR, Kommunikation og IT: 1, 4 mio. kr. Ledelsessekretariatet: 0,5 mio. kr. denne tilpasning er ikke foranlediget af konsulentanalysen LSU-LAU godkendte på mødet en procesplan, som gav medarbejderne mulighed for at komme med forslag til besparelser, som kunne være alternativer til uansøgte fratrædelser. Disse forslag kunne fremsættes fra mødets afholdelse den 29. august 2017 til den 5. september 2017, kl. 12:00. Nedenfor præsenteres i overbliksform dels de indkomne forslag fra medarbejderne, dels de enkelte stabes besluttede håndtering af de respektive rammereduktioner. 2. Indkomne forslag fra medarbejdere til alternative besparelser Forslag fra medarbejderne modtaget af LSU-LAU s formand fremgår afdelingsvist nedenfor. Fra Studieadministrationen: Kutymen med at tilbyde kontorelever, der er færdige med deres uddannelse på UCL, en efterfølgende tre-måneders ansættelse afskaffes. side 1/4
En fast, årlig betaling på f.eks. 200 kr. pr. medarbejder for frugtordning. Fra IT, HR og Kommunikation: Følgende kan spares væk: Personalefesten (eller gøres markant mindre) Kaffeordning Frugtordning Engangskrus i tekøkkenerne Lave et lukket depot, med udlevering i stedet for at der frit kan tages. Lave en kampagne for at folk skal huske at slukke deres skærme. Web-servicedesk de er bacheloruddannet (eller lign.), og derfor får de også en højere løn end normale studentermedhjælpere. Der er en ekstern konsulent tilknyttet kommunikation, man kunne trække de to arbejdsopgaver ind, som alligevel er planen på sigt, og spare en konsulentløn. Reduktion af budget til mobiltelefoner i de forskellige afdelinger. Mobilen ligger flere steder i skuffen og er mange gange ikke pakket ud. Der kan oprettes et Skype nr. til de brugere, der ikke ønsker at bruge arbejdsmobilen. Via Skype kan Skype nr. evt. viderestille til brugernes private mobil. Ledelsen har vurderet de indkomne forslag og har besluttet, at forslagene om at reducere i personalegoder som frugt og kaffe ikke føres ud i livet, da disse ordninger vurderes værdifulde for medarbejdernes vurdering af arbejdspladsen. Forslaget om at afskaffe ordningen for elever efter deres færdiggørelse er omfattet af en HSU-politik, som ledelsen ikke ønsker ændret. De øvrige forslag vil indgå i de budgetansvarliges overvejelser i forbindelse med budgetlægningen for 2018 og fremover. Det er imidlertid vurderingen, at forslagene samlet set ikke vil kunne sikre den nødvendige tilpasning. Derfor er de oprindeligt udmeldte sparekrav til stabsområderne fastholdt. side 2/4
3. Tilpasninger i Økonomi og Personale Afdelingens besparelse er udmeldt til 1 mio. kr. Beløbet udmøntes som følger: Øget salg af timer 300.000 kr. Driftsomkostninger 48.000 kr. 1 vakant stilling genbesættes ikke 344.000 kr. 1 medarbejder afskediges 308.000 kr. 1.000.000 kr. 4. Tilpasninger i Teknik og Bygninger Afdelingens besparelse er udmeldt til 1 mio. kr. Beløbet udmøntes som følger: Driftsomkostninger, salg af Skårup og Tolderlundsvej 770.000 kr. Medarbejdere: 2 fratræder til pension, 2 er på barsel og 1 går på nedsat tid 230.000 kr. 1.000.000 kr. 5. Tilpasninger i HR, Kommunikation og IT Afdelingens besparelse er udmeldt til 1,4 mio. kr. Beløbet udmøntes som følger: Driftsomkostninger, genforhandling af serviceaftale og bortfald af betaling for studerende i UCL-løb 500.000 kr. 1 medarbejder fratræder 500.000 kr. 1 medarbejder afskediges 400.000 kr. 1.400.000 kr. side 3/4
6. Tilpasninger i Studieadministrationen, inkl. KomU-administration Afdelingens besparelse er udmeldt til 2,9 mio. kr. Beløbet udmøntes som følger: Ekstra udgifter, primært til fagsystemer i budget 2018-340.000 kr. Driftsomkostninger, f.eks. Stud.puls 600.000 kr. 6 medarbejdere er fratrådt/fratræder og dertil pension, senioraftaler, barsel m.v. 2.460.000 kr. 1 medarbejder afskediges 180.000 kr. 2.900.000 kr. 7. Samlede konsekvenser Områdernes besparelser er udmeldt til samlet 6,3 mio. kr., ekskl. Ledelsessekretariatets andel på 0,5 mio. kr. Beløbet er udmøntet som følger: Øget salg af timer 300.000 kr. Ekstra udgifter i Stud.adm. i budget 2018-340.000 kr. Driftsomkostninger 1.918.000 kr. Fratrædelser og ikke-genbesatte stillinger m.v. 3.534.000 kr. 3 medarbejdere afskediges 888.000 kr. 6.300.000 kr. side 4/4