Digitale data til drift FM-afdelingens egne KPI'er v/ Lisbeth Bau-Madsen & Michael Reumert, Basico 30. januar 2018 J A N U A R 2 0 1 8 1
Agenda Basico i stikord Strategisk FM Partner Data & KPI opfølgning Robotics ABW & Nudging J A N U A R 2 0 1 8 2
Basico i stikord To tidligere partnere fra Deloitte stiftede Basico i 2003. Vi har fokus på CFO ens område økonomi, jura og risiko. Vores mission er at hjælpe vores kunder med at få succes. Vi leverer rådgivning, interimsløsninger og rekruttering. Vi er ca. 200 fastansatte medarbejdere og associate konsulenter, der dækker 6 service lines. Vi yder fuld tilfredshedsgaranti. Basico er et partnerselskab med hovedsæde i Hellerup samt kontor i Århus. J A N U A R 2 0 1 8 3
Basicos servicelines CFO Services Basico understøtter udviklingen af Finance og din rolle som forretningens Business Partner inden for økonomistyring, controlling og regnskab. Legal Services Basico samler fordelene ved både interne juridiske ressourcer og ekstern specialistviden inden for erhvervsjura, compliance-forhold, kontrakter og M&A. Facility Management Services Basico hjælper med at afdække din virksomheds optimeringspotentiale, gennemgå og udarbejde udbuds- og kontraktmateriale og implementere nye løsninger. Search & Selection Services Basico hjælper din virksomhed med at rekruttere fastansatte inden for alle vores servicelines - når behovet er permanent. Governance, Risk & Compliance Services Basico hjælper din virksomhed med at etablere og udvikle effektiv risikostyring, samt set-up for god selskabsledelse og compliance. Finance IT Services Basico arbejder i krydsfeltet mellem økonomifunktionen og IT og bidrager til større værdi ved at optimere it-systemer. J A N U A R 2 0 1 8 4
Facility Management - Scope Omkostningseffektivisering Fleksibilitet Basico tilbyder indefraog-ud samt udefra-og-ind Facility Managementrådgivning Kontrol Kerneforretning Optimeret service & kvalitet Denne metode sikrer, at Facility Managementløsningen er skalérbar samt understøtter og skaber værdi til kerneforretningen Jo større scope, jo større optimeringspotentiale. Gennemsigtighed Skabe værdi for kerneforretningen J A N U A R 2 0 1 8 5
Strategisk FM Partner J A N U A R 2 0 1 8 6
Effektivitet end to end Fra Vicevært til Strategisk FM Partner Organisation Strategisk FM Partner/kompetent rådgiver Lav Medium Høj Vicevært Bygningsforvalter Strategisk FM Partner Nøgleord: Udvikling Organisering: Matrix/Hybrid Systemer: FMS & ERP + IoT Mantra: Behov & tilgængelighed Kommunikation: Scenarier Nøgleord: Overblik Organisering: Central Systemer: FMS & ERP Mantra: Kontrol & best practice Kommunikation: Forklaring Nøgleord: Faglighed Organisering: Decentral Systemer: Post its & excel Mantra: Funktionalitet Kommunikation: Stopskilt Karakteristika og kendetegn: Kender forventninger og succeskriterier Udarbejder fremadrettede analyser Har fokus på forretningen Har godt kendskab til de personer, man skal rådgive, så man ved, hvordan en succes ser ud for både den enkelte og for organisationen Har fokus på proces og dialog Har værktøjskassen i orden Arbejder løsningsorienteret med fokus på forskellige alternativer Det gør FM til en rigtig god sparringspartner for direktionen, når det handler om den fremtidige strategi! Lav Medium Høj Værditilførsel J A N U A R 2 0 1 8 7
Ambition - Beyond Business Support CEO Økonomi Økonomi Business Unit Business Unit Business Unit FM/Ejendom Op fra kælderen Og ind i forretningen Business Økonomi Unit Facility Management er lig med værdiskabelse og ikke en omkostning Strategisk FM Partner J A N U A R 2 0 1 8 8
Strategiske valg bestemmer setup et Fremtidens organisation Strategisk niveau Hvorfor? Politisk virkelighed Strategisk (fokus) Organisationen som indkøber Organisationen som arbejdsplads Organisationen som leverandør Taktisk (processer) Taktisk niveau Hvem er ansvarlig, hvad er de ansvarlige for? Intern FM support Systemer Kunderejse Medarbejderrejse Kompetencer Organisering og opgavefordeling Category Management Rammeaftaler Eskalation SLA er med leverandører Opfølgning Make vs. Buy KPI Kvalitet Økonomi Effektiv opgave-løsning Anvendelse af tilbud Benchmark Operationelt (kompetencer) Operationelt niveau Hvordan? Samme SLA er Interne medarbejdere Eksterne leverandører Organisationen skal tilpasses de strategiske valg Forskel på FM kompetencemixet Intern FM drift kræver flere driftskompetencer Outsourcing kræver flere controller/kontraktstyringskompetencer J A N U A R 2 0 1 8 9
Data & KPIopfølgning J A N U A R 2 0 1 8 10
Data & KPI er Du skal ikke have data, du ikke har tænkt dig at vedligeholde. For kun én ting er værre end ikke at have data og det er forkert data. For så træffer du beslutninger på et forkert grundlag. - Thomas Winther, Odsherred Kommune Faldgruber i arbejdet med FM-KPI er Dataindsamling i FM kan være kostbart KPI (Strategisk) Beslutningstagen Kommunikation Værdiskabelse Data findes mange forskellige steder - systemer, dokumenter, internt, eksternt Digitale muligheder ændrer ikke de strategiske mål Metrics (Taktisk) Rapportering Fortolker Analyserer Opsummerer Målet er ikke at samle alle data et sted målet er er vide, hvor data er I den digitale verden er data let tilgængeligt, det glemmer FM nogle gange Data (Operationelt) Organiserer Indsamler Omkostning $$$ Cost of data Økonomisystem Leverandørsystemer Tilfredshedsmålinger ADK-data Energistyringssystem Outlook/mødebooking HR Data Kontraktstyringssystem FM-system J A N U A R 2 0 1 8 11
FM Scorecard FM Scorecard sikrer sammenhæng mellem mål og strategi Det er vigtigt, at FM-KPI er som et minimum giver indblik i de områder, der har størst strategisk betydning for organisationen. Ved at udarbejde et FMscorecard sikrer din virksomhed, at værdiskabelsen bliver oversat til de relevante medspillere i f.eks. Finance, Indkøb, HR, Legal og intern revision. Risk & Compliance (Audit) Kan vi dokumentere det udførte arbejde? Akutberedskab Dokumentation for udført arbejde Økonomi (CFO/CEO) Hvad er den økonomiske ramme? Budget Capex/Opex Effektivitet (COO/CPO) Hvor effektive er vi? Internt og eksternt Benchmark #WO/periode Kvalitet (CHRO/AMO) Hvordan er kvaliteten i opgaveløsningen? Medarbejder- & kundetilfredshed Overholdelse af SLA J A N U A R 2 0 1 8 12
FM KPI Økonomi Mål Metode/målestok Eksempler Budgetoverholdelse Budgetoverholdelse Planlagte opgaver Budgetoverholdelse Afhjælpende opgaver Budgetoverholdelse Projektøkonomi Kontoplan til opsplitning af omkostninger. DFM-kategorisering Fastholde værdien af assets Økonomi til oprettende vedligehold ift. anvisninger/best practice Case: Synliggørelse af efterslæb Mål: Rapportering af efterslæb Løsning: Indsamling og dokumentation i forbindelse med budget KPI: Efterslæb =[Budget] - [behov] Dokumentation af efterslæb, ved budgetlægning (hvad burde vi have lavet) Værdi for pengene Benchmarking Hvad koster en m2, sammenlignet med dem, der ligner os? J A N U A R 2 0 1 8 13
FM KPI Effektivitet Mål Metode/målestok Eksempler Sikre at FMs bemanding er korrekt Tidsregistrering Opgaveregistrering Antal kontrakter der administreres FTE-administration FM-FTE/FTE total Sikre at opgaverne bliver løst hurtigt Leveringstid ([Afsluttet]- [Indmeldt]) Minimere nedetid Antal nedbrud pr. år Timer nedetid / Timer total Sikre at organisationens areal udnyttes optimalt Udnyttelsesgrad af kontorareal og mødelokaler (belægningsgrad) Sikre udvikling i leverancen Antallet af forbedringsforslag implementeret Intern fakturering Antal opgaver løst pr. dag 30 kontrakter = 1 FTE Tid brugt på administration Ansatte i FM vs. ansatte i org. FM-system/Ticket Management FM-System/Driftssystem Occupation studies/outlook data FM-system Case: Robotten som dataflytter Goal: Mindske omkostninger til administration Løsning: RPA flow mellem leverandør og kunde KPI: Automatisering = [Opgaver menneske] [Opgaver robot] J A N U A R 2 0 1 8 14
FM KPI Kvalitet Mål Metode/målestok Eksempler Sikre en velsmagende frokost Kundetilfredshed blandt kantinens gæster Sikre et godt arbejdsmiljø Optælling af klager Tilfredshedsmåling Score/vurdering i AMO Smiley-stander, Andel tilmeldte, Survey FM-system/Ticket Management Sikre en god modtagelse af organisationens gæster Ventetid i omstillingen Svartid i omstillingen Gengangere Ticket system/kø-system Sikre et rent arbejdsmiljø INSTA eller ISSA score Rengøringssystem (DKH) Sikre kvaliteten i tekniske opgaver Antallet af genarbejde/genstillinger FM-system Case: Dialog om udearealer Goal: Dialog om kvalitet på udearealer Løsning: A3 med plantegning til gartner og drift KPI: Dialog om kvalitet =Udfyldte evalueringsskemaer (ikke score) J A N U A R 2 0 1 8 15
FM KPI Risk & Compliance Mål Metode/målestok Eksempler Sikre overholdelse af SLA Leverandørevaluering Kontraktstyringssystem Sikre dokumentation (lovpligtige eftersyn) Modtaget dokumentation FM-system Sikre akutberedskab Øvelser gennemført Tegninger opdateret Evaluering af øvelse Interne procesbeskrivelser og dokumenter Case: Lovpligtige eftersyn i system Goal: Sikre dokumentation Løsning: Cloud løsning, hvor leverandører har ansvaret for opdatering af data KPI: Compliance = Assets med vedhæftet dokumentation J A N U A R 2 0 1 8 16
Contract Management og FM Act Plan Funktioner FM/Drift Indkøb Værktøjer Møder Dialog Ledelse Funktioner FM/Drift Indkøb Værktøjer Benchmark Business Case/TCO Procesafdækning Check Do Funktioner FM/Drift Indkøb Økonomi Værktøjer Økonomisystem FM-system(CMMS,CAFM, IWMS m.fl) Tilfredshedsmålinger Kontraktsystem Funktioner FM/Drift Indkøb Jura Værktøjer Kontrakt SLA KPI J A N U A R 2 0 1 8 17
The harder you practice, the luckier you get. Gary Player J A N U A R 2 0 18
6 gode råd Data Data og datastruktur er nøglen til succesfuld implementering, men data kommer ikke af sig selv. Derfor er det altafgørende at afdække eksisterende datakilder og forholde sig kritisk til, hvordan du bedst muligt sikrer datakvalitet i et kommende system. Få flere sejre Mange løsninger er opbygget i moduler, og dette er en mulighed, du som kunde bør overveje nøje. Det kan give god mening at komme i gang med systemer i en mindre løsning end at gå efter den store totalløsning. For mange organisationer vil en modulbaseret implementering derfor give mulighed for at fejre en række mindre sejre og få løsningen til at leve i organisationen. Pragmatisme Ingen systemer kan alt, og derfor er det vigtigt, at du som kunde holder fokus på, hvilke funktioner der er vigtigst for at flytte organisationen til et nyt niveau. Dette gælder især i udvælgelsen af leverandør og i implementeringsfasen. God forberedelse giver det bedste slutprodukt. Kendskab til egne processer Processen og strukturen skabes i organisationen, og derfor er der direkte sammenhæng mellem den værdi, et system kan bidrage med, og kendskabsgraden til de processer, systemet skal understøtte. Hold fokus på slutbrugeren I forlængelse af egne processer er det vigtigt, at du forholder dig til slutbrugeren af systemet. Det gælder både organisationen i FM-regi, øvrige organisationer og evt. leverandører. Kendskab til egne kompetencer Ikke alle FM-medarbejdere forstår sig på relationelle databaser, og ikke alle IT-folk forstår sig på FM. Det er derfor en central pointe, at du forholder dig kritisk til det team, der udvælges til et projekt. J A N U A R 2 0 1 8 19
FM-systemer i Danmark 2018 DFM Netværk & Basico afholder det 3. arrangement om FM-systemer i Danmark den 1/3-2018. Kort om arrangementet: 3 indlæg omhandlende opstart af digitaliseringsprojekt, best practice for implementering af FM-systemer samt sammenspillet mellem FM-system og økonomi-system Workshop med cases fra organisationer som har påbegyndt digitalisering af FM, hvor fokus vil være daglige udfordringer og konkrete to-dos, som deltagerne kan anvende i deres egne organisationer Uddeling af 2018-udgaven af FM-systemer i Danmark Læs mere om arrangementet og tilmeld dig gratis på https://www.dfm-net.dk/arrangementer?eventid=61 J A N U A R 2 0 1 8 20
A winner is a dreamer, who never gives up. Nelson Mandela J A N U A R 2 0 1 8 21
Robotics J A N U A R 2 0 1 8 22
What is Robotics Computer software an application on your desktop/virtual machine/server Application Characteristics Requirements Works through UI (User Interface) just like an employee The robot is trained to execute processes using same process steps, business rules, and systems as an employee Works on any process Does not require system changes Does not require programming Structured digital data Business rules (if-then-else-or) can a rule be defined, Robotics can be of assistance S E P T E M B E R 2 0 1 6 J A N U A R 2 0 1 8 23
Increase both Efficiency and Quality Compliance The robot works compliantly on well-documented processes Scalable Robots can scale the business s applications are typically the constraint Reduce dependency Minimise your dependency on key employees, IT-department, and external consultants Increased quality The robot makes no mistakes and works consistently Increase value creation Free employees to business partnering and other value creating activity Speed Robots work 24-7 and 5-10 times faster than humans Integration Control your integrations, support, work cross company, and cross border J A N U A R 2 0 1 8 24
ABW & Nudging J A N U A R 2 0 1 8 25
Fra arbejdsstation til ABW Den fleksible arbejdsplads (ABW Activity Based Working) er en effektiv måde til at opnå en bedre udnyttelse af mødelokaler og arbejdsstationer, hvilket kan udskyde behovet for nye kontorbygninger, give mulighed for øgede udlejningsindtægter eller oprettelse af nye arbejdsfaciliteter, såsom telefonbokse og mødelokaler til spontane møder. Danske kontormedarbejdere bruger i gennemsnit kun omkring 30-55% af arbejdstiden på kontorpladsen Fokus på belægningsgrad J A N U A R 2 0 1 8 26
Forankring af ABW Cirkulær proces med fokus på brugernes behov og ønsker Ejerskabet kan med fordel placeres hos FM-afdelingen Krav til nye kompetencer hos FM-afdelingen o Forandringsledelse o Indretningsforståelse o Kommunikation o Kvantitative analyseevner o Projektledelse o Kvalitative analyseevner Eksempel på proces for ABW J A N U A R 2 0 1 8 27
Nudging Nudging kan anvendes til at påvirke medarbejderne til f.eks. at: Spise mere grønt fremfor kød Spise sundere og mindre portioner Blive mere miljøbevidste ved i højere grad at sortere affald eller spare på energien Nudging handler om at få folk til frivilligt at ændre adfærd ved at forstå, hvordan mennesker tænker. Et nudge kan karakteriseres som et kærligt puf i den rigtige retning. Det påvirker de handlinger og valg, du står over for i din hverdag, men uden at begrænse dine valgmuligheder. Røre sig mere (konkurrence/gamification, f.eks. skridttæling eller sundhedskonkurrence) Eksempel: Formulering af spørgsmål påvirker folks valg I et forsøg skulle deltagerne til en konference beslutte, hvilken frokost de ønskede. Deltagerne blev delt op i 2 grupper og blev stillet følgende valgmuligheder: Gruppe 1: Til frokost vil der blive serveret en ikke-vegetar buffet. Markér hvis du ønsker en vegetar-ret Gruppe 2: Til frokost vil der blive serveret en vegetar buffet. Markér hvis du ønsker en kød-ret Forsøg udarbejdet af inudgeyou 100% 80% 60% 40% 20% 0% 98% 87% 2% 13% Gruppe 1 Gruppe 2 Ikke-vegetar Vegetar J A N U A R 2 0 1 8 28
Surround yourself only with people who are going to take you higher. Oprah Winfrey J A N U A R 2 0 1 8 29
Basico leverer rådgivning, interimsløsninger og rekruttering inden for områderne CFO Services, Facility Management Services, Legal Services, Finance IT Services, Governance, Risk & Compliance Services og Search & Selection Services. Kernen i Basico er vores konsulenters store erfaring med drift, projekter og ledelse fra virksomheder i både Danmark og udlandet. Læs mere på basico.dk eller ring 702 703 71 2017 BASICO J A N U A R 2 0 1 8 30