2014 R2 Brugervejledning
WorkZone Explorer2014 R2 Indhold 1. Brugervejledning til WorkZone Explorer 2014 R2 3 2. Nyheder 5 3. Kom godt i gang 8 4. Om mapperne 10 5. Arbejde med sager 14 6. Arbejde med dokumenter 16 6.1 Om dokumenter 17 7. Søg på sager og dokumenter 21 7.1 Understøttede søgekoder 28 8. Ofte stillede spørgsmål 31 9. Information for administratorer 33 9.1 Optimering af ydeevne og brugeroplevelse 33 9.2 Avanceret funktionalitet 34 9.3 Fejlfinding 35 10. Vilkår og betingelser 36 2
Brugervejledning 1. Brugervejledning til WorkZone Explorer 2014 R2 OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL HVORFOR ER FEJLMEDDELELSER UKLARE? Nogle gange viser Stifinder ikke brugevenlige og beskrivende fejlmeddelelser fra WebDavserveren i tilfælde af fejl og ugyldige handlinger. Når du udfører en ugyldig handling, for eksempel hvis du forsøger at flytte et arkiveret dokument til en anden sag, ser du kun en generel fejlmeddelse som for eksempel: Kan ikke læse fra kilden eller disken. Nogle af de Windowsfejlmeddelelser, som du måske vil løbe ind i, er beskrevet nedenfor: HVORFOR FÅR JEG EN FEJL, NÅR JEG PRØVER AT T ILFØJE ET DOKUMENT T IL MAPPEN UDKAS T? Du kan kun oprette nye dokumenter i mapper, som svarer til specifikke sager. Du kan ikke oprette et nyt dokument direkte i mappen Udkast, fordi WorkZone-systemet kræver en sag for at kunne placere dokumentet korrekt. Hvis du forsøger at tilføje et dokument til mappen Udkast, vil du få følgende Windows-meddelelser afhængig af, hvor du forsøger at tilføje det fra: En enhed, som er sluttet til systemet, fungerer ikke. -Eller- Kan ikke læse fra kildefilen eller disken. HVORFOR FÅR JEG EN FEJLMEDDELELSE, NÅR JEG FORSØGER AT OPRET T E EN NY SAGSMAPPE? Nogle mapper tillader ikke sagsoprettelse. Du kan oprette nye sager i mapperne Åbne sager, Uklassificerede sager og i specifikke sagsmapper. Hvis du forsøger at oprette en ny sagsmappe i en mappe, som ikke tillader sagsoprettelse, får du følgende fejlmeddelelse: Mappen 'Ny mappe' kan ikke oprettes - Filsystemfejl Se også Opret sag. Se alle ofte stillede spørgsmål AVANCERET HJÆLP Optimer performance 3
WorkZone Explorer2014 R2 RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WorkZone Content Server Installation Guide WorkZone Services blog SCANJOUR LINKS ScanJour websted ScanJour support ScanJour på 4
Brugervejledning 2. Nyheder WORKZONE EXPLORER 2014 R2 Fladt sagsmappehierarki Du kan nu ændre opsætningen af WorkZone Explorer til at vise undersager i lister ligesom i WorkZone Client og Captia Web Client. Hoved- og undersager vises nu i et fladt hierarki i listerne. Som standard viser WorkZone Explorer ikke undersagsmapper i lister i Stifinder. Se Configuring WorkZone Explorer i WorkZone Content Server Installation Guide for oplysninger om, hvordan du ændrer opsætningen. Genvej til nærmeste oversag i søgeresultater Når du fritekstsøger på sager ved at bruge søgeforbindelsen WorkZone Sager, og du dobbeltklikker på en sag i søgeresultaterne, kan du se, om det er en undersag hvis mappen indeholder genvejen. Ved siden af genvejen, vises navnet på den nærmeste oversag. Dobbeltklik på genvejen for at åbne nærmeste oversag i Stifinder. Se Søg på sager og dokumenter. Danske søgekoder Du kan nu filtrere søgeresultater ved at bruge danske søgekoder i en danske version af Microsoft Windows. Se Filtrer søgeresultater med søgekoder. WORKZONE EXPLORER 2014 Nye mapper Følgende mapper er nye: Ændrede sager Ændrede dokumenter Delte lister Ubesvarede dokumenter Uklassificerede sager Se Mappetyper. Undersager arver sagsgruppe og indblik fra oversagen Når du opretter en ny mappe i en sagsmappe, bliver den nye mappe automatisk en undersag, og undersagen arver sagsgruppe og indblik fra oversagen. Se Opret undersager. 5
WorkZone Explorer2014 R2 PDF-undermapper i sagsmapper En ny PDF-undermappe i sagsmapper indeholder PDF-versioner af dokumenter på sagen. Se PDF-versioner af dokumenter. Brevdato vises som ændringsdato i Stifinder Brevdatoen, der er angivet i WorkZone Client eller Captia Web Client vises nu i kolonnen Ændringsdato i Stifinder. Genvej til næste undersagsmappe vises når stien i Stifinder er meget lang Hvis dit sagshierarki er meget dybt, bliver stien i Stifinder meget lang og på et tidspunkt nås den maksimale grænse defineret af Microsoft Windows, hvilket betyder, at du ikke kan gå til næste undersagsmappe ved at bruger pileknapperne i Stifinder. I dette tilfælde, vises en genvej til næste undersagsmappe i hierarkiet. Dobbeltklik på genvejen for at åbne den næste undersagsmappe, og derefter kan du fortsætte med at bruge pilene til at gå videre i mappehierarkiet. Kortere navne på sagsmapper Det fortløbende sagsnummer er fjernet fra sagsmappenavnet for at gøre navnet kortere. Eksempel på en sagsmappe: (2014-000005) Testsag. WORKZONE EXPLORER 2013 R2 WorkZone Explorer 2013 R2 indeholder følgende ny funktionalitet: WorkZone Explorer viser nu følgende nye mapper i Stifinder: o o o o o o o o Seneste sager Seneste dokumenter Favoritsager Favoritdokumenter Fulgte sager Fulgte dokumenter Læseliste sager Læseliste dokumenter Se Mappetyper for yderligere oplysninger om de forskellige mappetyper. Sagsmapper, der indeholder afsluttede sager, har nu et X på ikonet. X'et på ikonet for arkiveret dokument er fjernet. 6
Brugervejledning Ændringsdato for en sag bliver nu opdateret automatisk, når dokumenter på sagen redigeres eller der tilføjes eller fjernes dokumenter fra sagen. Se Ændringsdato på en sag. WORKZONE EXPLORER 2013 SP1 Versioneringsdelen, DeltaV, i WebDAV-protokollen understøttes nu af WorkZone Explorer. Ny mappe, Mine lister, som viser søgninger, der er defineret og gemt af brugeren fra WorkZone Client or Captia Web Client. Se Mappetyper. Nyt ikon for skrivebeskyttede dokumenter. Skrivebeskyttede dokumenter blev tidligere fremhævet med blåt. Nu viser ikonent, at dokumentet er skrivebeskyttet. Se Skrivebeskyttede dokumenter. Opret nye sager Se Arbejde med sager. Opret undersager. Se Arbejde med sager. Fritekstsøgning på sager og dokumenter. Se Søg på sager og dokumenter. 7
WorkZone Explorer2014 R2 3. Kom godt i gang WorkZone Explorer bruger WebDAV (Web Document Authoring and Versioning), som er en standard dokumentprotokol over HTTP. Med WorkZone Explorer kan du håndtere sager og dokumenter fra Stifinder. Du kan udføre almindelige handlinger på sager og dokumenter, for eksempel oprette og omdøbe sager og dokumenter, åbne, redigere og gemme dokumenter direkte i WorkZone-arkivet fra et dokumentredigeringsprogram, der understøtter WebDAVprotokollen, for eksempel Microsoft Office eller Notepad. WorkZone Explorer er en del af WorkZone Content Server installationen. Bemærk at det ikke er påkrævet at installere en klient som for eksempel WorkZone Client eller Captia Web Client. START WORKZONE EXPLORER 1. Skriv denne URL i din browser:http://<host>/explorer Eksempel: http://db01/explorer. En velkomstside vises: 8
Brugervejledning 2. Klik Browse using Windows Explorer for at åbne Stifinder: I Stifinder kan du også åbne databasen direkte ved at skrive \\<host>\explorer i adresselinjen. WorkZone Explorer viser nu mapper i Stifinder, som repræsenterer standard sags- og dokumentlister, se Om mapperne. Tip: Du kan tilknytte en mappestruktur til et netværksdrev i Stifinder. Højreklik på Netværk, klik Tilknyt netværksdrev og vælg den mappe, du vil tilknytte. FLERE DATABASER Hvis der er angivet mere end en WorkZone Content Server database under installation af WorkZone-web server, åbner du dem i separate Stifinder-vinduer. LÆR HVORDAN DU ARBEJDER MED SAGER OG DOKUMENTER I STIFINDER Du kan få mere at vide om mappetyper i Stifinder, se Om mappestruktur. Du kan få mere at vide om, hvordan du kan arbejde med sager og dokumenter, se Arbejde med sager og Arbejde med dokumenter. Vigtigt: Du kan optimere WorkZone Explorers ydeevne ved at ændre nogle Internet Explorer indstillinger, se Optimer ydeevne og brugeroplevelse. 9
WorkZone Explorer2014 R2 4. Om mapperne WorkZone Explorer giver dig adgang til mapperne i Stifinder som repræsenterer standard sagsog dokumentlister, for eksempel, Udkast, Åbne sager, og så videre. Derudover vises også søgeforbindelser og mappen Papirkurv. MAPPETYPER Tabellen nedenfor giver en oversigt over de typer af mapper, som du ser i Stifinder: 10
Brugervejledning Mappetype Sagslister Beskrivelse Mapper, der viser standardsagslister som for eksempel: Åbne sager Sager p.t. placeret hos mig Sager uden sagsbehandler eller enhed Mine uge-påmindelser en uge frem Enhedens sager uden sagsb. Dokumentlister Enhedens åbne sager Mapper, der viser standarddokumentlister, som: Dokumenter Udkast Dokument med påmindelser Dokumenter uden sagsb. eller enhed Indskannet i dag Sagsmapper Dags dato Mapper, der viser specifikke sager i databasen. En mappe repræsenterer en sag og indeholder alle dokumenter på sagen. Den kan også indeholde undersager. Undersager vises som undermapper. Sagsnummeret vises i parenteser i mappenavnet, for eksempel {2014_000005} Test case. Hvis sagsmappen har ikonet, er sagen afsluttet. Mine lister Delte lister Hver sagsmappe indeholder en genvej til at åbne sagen. Dobbeltklik på genvejen eller Captia Web Client. for at åbne sagen i WorkZone Client Denne mappe indeholder søgninger, som du har gemt fra WorkZone Client eller Captia Web Client i databasen. Undermapper i mappen Mine lister svarer til gemte søgninger. Denne mappe indeholder lister, som andre brugere eller din organisation har delt med dig. 11
WorkZone Explorer2014 R2 Mappetype Seneste sager Seneste dokumenter Favoritsager Favoritdokumenter Fulgte sager Fulgte dokumenter Ændrede sager Ændrede dokumenter Læseliste sager Læseliste dokumenter Beskrivelse Bemærk: Du kan kun dele lister fra WorkZone Client. Denne mappe indeholder de seneste sager og dokumenter, du har åbnet, sådan at du hurtigt kan åbne en sag eller et dokument igen. Mapperne indeholder de sager og dokumenter, som du har markeret som favoritter i WorkZone Client eller har trukket og sluppet på favoritmapper i Stifinder. Se Tilføj eller fjern sager i mappen Favoritsager og Tilføj eller fjern dokumenter fra mappen Favoritdokumenter. Mapperne indeholder sager og dokumenter, som du har markeret som fulgte, og som du ønsker at finde hurtigt. For eksempel hvis du vil følge en anden sagsbehandlers sager og dokumenter. Træk og slip sager og dokumenter, som du vil følge, til enten mappen Fulgte sager eller mappen Fulgte dokumenter. Mapperne indeholder sager og dokumenter, som er ændret af andre brugere, siden du sidst kiggede på dem. Den blå farve viser, at en sag eller et dokument er ændret. Denne mappe indeholder lister med sager og dokumenter, som du gerne vil huske at læse. Du kan tilføje sager og dokumenter ved at trække og slippe dem på læselistemapperne. I nogle tilfælde, tilføjes sager og dokumenter automatisk til læselisterne. Hvis, for eksempel, et dokument er blevet ændret af en anden, eller hvis du er blevet tilføjet som sagsbehandler på en sag, vil sagen eller dokumentet være markeret med blåt. Når du har åbnet sagerne eller dokumenterne, fjernes de automatisk fra læselistemapperne. Du behøver ikke at åbne sagerne eller dokumenterne fra læselisterne, du kan også åbne sagerne og dokumenterne fra andre mapper. Uklassificerede sager Ubesvarede dokumenter Papirkurv Denne mappe indeholder sager, som har dig som sagsbehandler, men ikke er blevet klassificeret endnu. En uklassificeret sag er en sag med sagsgruppen SJ-TEMP. SJ-TEMP er standardsagsgruppen, der bliver brugt, når der oprettes sager i WorkZone Explorer. For flere oplysninger, se Opret sag. Denne mappe indeholder dokumenter, som har svarfrister, og som du endnu ikke har besvaret. Mappen Papirkurv indeholder dokumenter, som du har flyttet fra andre mapper til denne mappe for at slette dem. Mappen Papirkurv indeholder en mappe ved navn Gendan, som gør det muligt at gendanne et slettet dokument fra mappen Papirkurv til den sag, det oprindeligt var gemt på. Se Slet og gendan dokumenter. 12
Brugervejledning Vigtigt: Af hensyn til ydeevne viser WorkZone Explorer de 1000 seneste poster i en mappe. For dokumenter er de seneste poster baseret på seneste dokumentopdatering og ikke seneste ændring af dokumentmetadata. For sager er de seneste poster baseret på seneneste ændring af metadata på sagen. 13
WorkZone Explorer2014 R2 5. Arbejde med sager Du kan udføre følgende handlinger på sager i Stifinder. OPRET SAG Du kan oprette nye sager i Stifinder ved at oprette nye undermapper i disse mapper: Åbne sager Uklassificerede sager Sagsmapper Når du opretter en ny sag i WorkZone Explorer, oprettes den automatisk med en midlertidig sagsgruppe med navnet SJ-TEMP. Du kan ændre sagsgruppen og andre krævede oplysninger senere ved at bruge WorkZone Client eller Captia Web Client. Sager, der er oprettet i SJ-TEMP, bliver tilføjet automatisk til mappen Uklassificerede sager, uanset hvor de er oprettet. Bemærk: Hvis din organisation kun bruger facetter og ikke sagsgrupper, kan du konfigurere WorkZone Explorer til at tilføje en specifik sagsgruppe som standard. Det gøres i filen web.config. For flere oplysninger, se Configure file class for WorkZone Explorer i WorkZone Content Server Installation Guide. Vigtigt: Funktionaliteten opret sag er ikke tilgængelig som standard. Sagsoprettelse skal slås til på sagsgruppen SJ-Temp i WorkZone Configuration Management. OPRET UNDERSAGER Du kan oprette undersager i Stifinder på to måder: Flyt en sagsmappe til en anden sagsmappe. Sagsmappen, som du flytter, bliver en undersag. Opret en ny mappe i sagsmappen. Den nye mappe bliver en undersag. Undersager arver sagsgruppe og adgangsrettigheder fra oversagen. OMDØB SAGER Du kan omdøbe en sag ved at omdøbe sagsmappen. TILFØJ ELLER FJERN SAGER I MAPPEN FAVORITSAGER Du kan tilføje sager i mappen Favoritsager ved at trække og slippe sagsmapper til mappen Favoritsager. Træk og slip en sagsmappe til mappen Papirkurv for at fjerne en sag fra mappen Favoritsager. Bemærk: Sagen er ikke slettet. Den er kun fjernet fra mappen Favoritsager. 14
Brugervejledning ÆNDRINGSDATO PÅ EN SAG Ændringsdatoen på en sag opdateres automatisk i Stifinder, når dokumenter på sager ændres, eller hvis dokumenter tilføjes eller fjernes fra sagen. Bemærk: Nogle gange kan det se ud, som om en bruger har opdateret en sag uden at have de rigtige adgangsrettigheder. Dette sker, når brugeren har adgang til et dokument på sagen men ikke til selve sagen. For eksempel, når en bruger redigerer et dokument, der ikke er beskyttet af sagen, og brugeren ikke har redigeringsrettigheder til sagen. Dette er standard og udgør ikke et sikkerhedsproblem. 15
WorkZone Explorer2014 R2 6. Arbejde med dokumenter Du kan udføre følgende handlinger på dokumenter i Stifinder ved at bruge WorkZone Explorer. 6.1 Om dokumenter 17 OPRET NYE DOKUMENTER Du kan oprette nye dokumenter direkte i Stifinder eller ved at vælge Gem som fra et dokumentprogram. Du kan kun oprette nye dokumenter i sagsmapper. Du kan ikke oprette et nyt dokument direkte i for eksempel mappen Udkast, fordi WorkZone-systemet kræver en sag for at kunne placere dokumentet korrekt i systemet. Du kan også oprette et nyt dokument ved at kopiere det fra et andet sted til en sagsmappe. I dette tilfælde bevarer dokumentet sin tilstand som skrivebeskyttet i WorkZone Explorer. Det bliver oprettet med tilstanden UÅ (Udkast) eller UL (Afsluttet) afhængig af filegenskaben skrivebeskyttet på det nye dokument. Dokumentet oprettes med få metadata, titlen tages fra filnavnet, tilstanden fra attributten skrivebeskyttet og dokumenttypen er N (Internt). Systemet tilføjer automatisk identifikatoren Dokumentidentifikator, når Stifinder opdateres. Du kan åbne dokumentet ved at bruge enten filnavnet fra klienten (uden identifikatoren Dxxxxx), forudsat at dokumentet forbliver på den samme sag og ikke omdøbes yderligere, eller du kan bruge det fulde navn (med identifikatoren Dxxxxx). OMDØB DOKUMENTER Du kan omdøbe dokumenter fra Stifinder. Det nye navn erstatter titlen i WorkZone-systemet. Identifikatoren (Dxxxxx) tilføjes automatisk, når Stifinder opdateres. Identifikatoren (Dxxxxx) bliver ikke en del af dokumenttitlen i WorkZone-systemet, og du behøver ikke at beholde identifikatoren (Dxxxxx) i det nye navn, da den bliver tilføjet automatisk ved opdatering af Stifinder. Du kan åbne dokumentet med og uden identifikatoren (Dxxxxx) i filnavnet. ARBEJDE MED DOKUMENTER OFFLINE Hvis du arbejder med et dokument offline, for eksempel hvis du har kopieret det til Windows Skrivebord eller til et USB-stik, kan du kopiere det tilbage til WorkZone Explorer-databasen. Dette betyder at dokumentet opdateres i databasen, forudsat at du ikke har ændret (Dxxxxx) i filnavnet. Når du kopierer det tilbage, viser Stifinder en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte den eksisterende version, beholde begge versioner eller annullere. Hvis du kopierer til en sagsmappe, kan du vælge mellem alle tre muligheder. Hvis du kopierer dokumentet til en mappe, der repræsenterer en standardliste, for eksempel mappen Udkast, kan du vælge at erstatte og annullere. Bemærk: Hvis du gemmer dokumentet med et nyt navn, når du arbejder offline, og derefter forsøger at kopiere det tilbage til WorkZone Explorer-databasen, vises en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte det eksisterende dokument eller beholde begge versioner. Hvis du svarer Erstat, kopieres dokumentet tilbage til databasen, men det beholder det oprindelige navn. Hvis du vil bruge et nyt navn, skal du omdøbe dokumentet i Stifinder. 16
Brugervejledning FLYT DOKUMENTER Du kan flytte dokumenter fra en sag til en anden, forudsat at dokumentets tilstand i ScanJoursystemet tillader det. Du kan flytte dokumenter ved at trække og slippe dem eller ved at bruge klip og sæt ind. KOPIÉR DOKUMENTER Du kan kopiere dokumenter fra én sag til en anden eller fra en database til en anden database. Når du kopierer et dokument, oprettes en kopi af dokumentet, men dokumentet får nye standardmetadata. Dette betyder for eksempel, at hvis du kopierer et dokument med adgangsbegrænsninger, får kopien standardadgangsbegrænsninger og ikke det oprindelige dokuments adgangsbegrænsninger. SLET OG GENDAN DOKUMENTER Det er ikke muligt at slette dokumenter direkte fra mapper, men du kan flytte dokumenter til Papirkurv og derefter slette dokumentet fra denne mappe. Papirkurv er personlig, hvilket betyder, at du kun ser de dokumenter, du har flyttet til dertil. Papirkurv indeholder mappen Gendan. Hvis du trækker et dokument fra Papirkurv til mappen Gendan, vil det bliver flyttet tilbage til den sagsmappe, hvor det oprindeligt var placeret. Det er også muligt at gendanne et dokument til en anden sag ved at flytte det fra Papirkurv til en anden sagsmappe. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTER FRA MAPPEN FAVORITDOKUMENTER Du kan tilføje dokumenter til mappen Favoritdokumenter ved at trække og slippe dokumenter på mappen. Tryk på knappen Slet for at slette et dokument fra mappen Favoritdokumenter. En meddelelse vises "Er du sikker på, at du vil slette denne fil permanent?" Klik Ja for at fjerne dokumentet fra listen. Bemærk: Dokumentet er ikke slettet men kun fjernet fra mappen Favoritdokumenter. PDF-VERSIONER AF DOKUMENTER Alle sagsmapper indeholder en PDF-mappe til PDF-versioner af dokumenter, der er oprettet på en sag. Den indeholder de PDF-versioner, du har oprettet fra WorkZone Client eller Captia Web Client. 6.1 Om dokumenter Du kan åbne og redigere alle dokumenter fra alle typer af mapper, forudsat at du har det tilsvarende program installeret. Bemærk at det samme dokument kan ses i flere mapper. For eksempel findes et udkast i både mappen Udkast og i den sagsmappe, hvor det hører til. Du kan åbne og redigere dokumentet fra begge mapper. De ændringer, du foretager, afspejles begge steder. Hvis du åbner et dokument fra Papirkurv, åbner dokument som skrivebeskyttet. Eksemplet nedenfor viser dokumenter på en sag: 17
WorkZone Explorer2014 R2 Bemærk: WorkZone Explorer viser ikke sager med tilstanden O (såkaldte "oplysningssager"), da de repræsenterer metadata uden et dokument, hvilket ikke er relevant i WorkZone Explorer. SKRIVEBESKYTTEDE DOKUMENTER Skrivebeskyttede dokumenter er dokumenter med tilstandene UL (Låst), ARK (Arkiveret) eller AFS (Afsluttet). Dokumenter med disse tilstande kan ikke redigeres. Microsoft Office-produkter genkender tilstanden og åbner dokumenter i skrivebeskyttet tilstand. Dokumenttilstand UL (Låst) ARK (Arkiveret) or AFS (Afsluttet) Mulige handlinger Det er et skrivebeskyttet dokument. Du kan flytte og omdøbe dokumentet. Det er et skrivebeskyttet dokument. Du kan omdøbe dokumentet. Du kan ændre et ikke-skrivebeskyttet dokument til et skrivebeskyttet i dialogboksen Filegenskaber. Hvis du gør det, ændres dokumentets tilstand til UL, et låst udkast. Du kan ikke fjerne attributten "skrivebeskyttet", da systemet ikke tillader det. Hvis du forsøger at ændre attributten, har det ingen virkning. Se også Dokumentattributter og dokumenttilstande. TJEK UD Microsoft Office-produkter låser automatisk (dokumenter der er tjekket ud i WorkZoneprodukter) redigerbare dokumenter, når de er åbne. Dette forhindrer to brugere i at redigere samme dokument på samme tid, eller den samme bruger i at redigere det samme dokument fra forskellige mapper på samme tid. For eksempel har Microsoft Office en funktion, der meddeler den anden bruger, som åbner et dokument, når dokumentet er klar til redigering. Microsoft Office kan også tillade, at begge brugere redigerer på samme tid og automatisk flette ændringerne. Denne funktion fungerer automatisk med WorkZone Explorer. Dette er Microsoft- 18
Brugervejledning dialogboksen, der vises når en anden (eller tredje) bruger åbner et dokument, som allerede er i gang med at blive redigeret: Bemærk: Nogle dokumentprogrammer, for eksempel Notepad, låser (tjekker ud) kun dokumentet, når det gemmer. Dette betyder, at den seneste redigering altid anvendes DOKUMENTIDENTIFIKATOR Alle dokumenter har en dokumentidentifikator (Dxxxx) som en del af filnavnet. UDKASTVERSIONERING Hvis udkastversionering er slået til i WorkZone Configuration Management, oprettes nye versioner af et dokument automatisk. Versionering gælder for dokumenter med tilstandene UA (Udkast) og UP (Personligt udkast). DOKUMENTATTRIBUTTER OG DOKUMENTTILSTANDE I eksemplet nedenfor er kolonnen Attributter tilføjet til mappevisningen i Stifinder. I denne kolonne kan du se de forskellige kombinationer af filattributter, som systemet kan vise. 19
WorkZone Explorer2014 R2 Attribut A RAO RO Dokumenttilstand og mulige handlinger Et redigerbart dokument med tilstanden UÅ (Udkast) eller UP (Personligt udkast). Du kan redigere, flytte, omdøbe og ændre dokumentet til skrivebeskyttet. Et skrivebeskyttet dokument med tilstanden UL (Låst). Du kan flytte og omdøbe dokumentet. Et skrivebeskyttet dokument med tilstanden ARK (Arkiveret) eller AFS (Afsluttet). Du kan omdøbe dokumentet. 20
Brugervejledning 7. Søg på sager og dokumenter Du kan søge efter sager og dokumenter direkte fra Stifinder. Før du kan begynde at udføre søgninger, skal du slå søgning til ved at tilføje to søgeforbindelser, en for sager og en for dokumenter. 7.1 Understøttede søgekoder 28 SLÅ FRITEKSTSØGNING TIL FOR SAGER OG DOKUMENTER 1. I Stifinder, dobbeltklik på søgeforbindelsen Søg Sager.osdx eller på søgeforbindelsen Søg Dokumenter.osdx. 2. I dialogboksen Søgeforbindelser, klik Tilføj for at tilføje søgeforbindelserne WorkZone Sager og WorkZone Dokumenter til Windows Stifinder. Søgeforbindelsene WorkZone Sager i [database] og WorkZone Dokumenter i [database] tilføjes til Favoritter. SØG PÅ SAGER OG DOKUMENTER 1. Dobbeltklik på søgeforbindelserne WorkZone Sager eller WorkZoneDokumenter afhængig af, hvad du vil søge på. 21
WorkZone Explorer2014 R2 2. Skriv en søgetekst i feltet Søg og tryk ENTER. Søgeresultaterne vises nedenfor. Bemærk: Der vises maksimalt 1000 forekomster i søgeresultatet. De seneste sager og dokumenter vises i søgeresultatert. Eksempel på et dokumentsøgeresultat: Eksempel på et sagssøgeresultat: Hvis du dobbeltklikker på en sag i søgeresultaterne, og det er en undersag, kan du dobbeltklikke på genvejen for at åbne oversagen i Stifinder. 3. Dobbeltklik på sagen eller dokumentet for at åbne sagen eller dokumentet. 22
Brugervejledning Vigtigt: Søgning i WorkZone Explorer skal ikke forveksles med fritekstsøgning i Stifinder, som søger i filnavne. FILTRER SØGERESULTATER MED SØGEKODER Når du søger ved hjælp af søgeforbindelser, kan du anvende søgekoder til at filtrere søgeresultater for at få et bedre overblik. Søgekoderne filtrerer de aktuelle søgeresultater ud fra den tekst, du indtaster. Sagsmapper og dokumenter vises som søgeresultater, hvis dit søgeord stemmer overens med navn, mærker, eller andre egenskaber. EKSEMPEL: DOKUMENT SØGNING Du vil søge på en et dokument med en specifik tekst i dokumenttitlen, for eksempel "wide-area networks". I søgefeltet, skriv: titel:"wide-area networks" eller titel:(wide-area networks) Bemærk: Hvis du undlader anførselstegn eller parenteser, søger du på "wide-area" OG "networks". Søgeresultatet viser to dokumenter på to forskellige sager. EKSEMPEL: SAGSSØGNING Du vil søge på sager i en specifik sagsgruppe. Du ved, at sagsgruppen indeholder teksten "analysis". I WorkZone Explorer vises sagsgruppen som en mappe i en sti. I søgefeltet, skriv: mappe:analysis 23
WorkZone Explorer2014 R2 Søgeresultatet viser en sag, hvor sagsgruppen indeholder ordet "analysis". Filtrer med datoer, datoområder og dato- og størrelsesudtryk Du kan anvende datoer, datoområder og dato- og størrelsesudtryk sammen med nogle af søgekoderne. Du kan for eksempel filtrere på, hvornår sager og dokumenter er oprettet, ændret, forfaldne eller afsluttede. Dato Anvend disse datoformater til at filtrere på en dato: dd-mm-åååå åååå-mm-dd dd/mm-åååå EKSEMPEL Du vil se sager, der er ændret på en specifik dato. I søgefeltet, skriv: ændringsdato:05-01-2015 Bemærk: Hvis Windows er sat op til at anvende et andet datoformat end dd-mm-yyyy, virker søgning på datoer ikke. Du kan ændre datoformatet i Windows ved at klikke Kontrolpanel > Klokkeslet, sprog og område > Skift dato-, klokkeslets- eller talformat > feltet Kort datoformat. Datointerval Brug formatet dd-mm-yyyy.. dd-mm-yyyy til at filtrere på sager og dokumenter inden for en bestemt tidsperiode. EKSEMPEL Du vil se sager, der er ændret i de første to uger i januar. I søgefeltet, skriv: ændringsdato:01-01-2015.. 15-01-2015 Datoudtryk Du kan anvende følgende datoudtryk med søgekoder: i dag i går denne uge 24
Brugervejledning sidste uge denne måned sidste måned i år sidste år EKSEMPEL Du kan for eksempel filtrere på sager og dokumenter, der er ændret i dag. I søgefeltet, skriv: ændret:i dag Størrelsesudtryk Du kan anvende følgende størrelsesudtryk med søgekoder: tom meget lille lille mellem stor meget stor gigantisk EKSEMPEL Du vil have vist store dokumenter. størrelse:stor Kombiner søgekoder Du kan kombinere søgekoder og på den måde indsnævre søgeresultater endnu mere. Adskil søgekoder med et mellemrum. EKSEMPEL Du vil søge på en et dokument med teksten "research" i dokumenttitlen med en bestemt sagsgruppe, der indeholder teksten "love". I søgefeltet, skriv: titel:research mappe:laws Flere søgekodeeksempler Nedenfor kan du se eksempler på brug af søgekoder. Søgekode Du vil se Skriv i søgefeltet oprettet: oprettelsesdat o: Sager eller dokumenter, der er oprettet på en bestemt dato. Sager eller dokumenter, der er oprettet i dag. Samme som ovenfor. oprettet:15-01-2015 oprettet:i dag oprettelsesdato:05-01-2015 25
WorkZone Explorer2014 R2 Søgekode Du vil se Skriv i søgefeltet dato: Samme som ovenfor. dato:05-01-2015 ændret: ændringsdato: forfaldsdato: fuldført: mappe: Sager eller dokumenter, der er ændret i denne uge. Sager eller dokumenter, der er ændret i går. Sager eller dokumenter, der forfalder inden for en bestemt tidsperiode. Sager eller dokumenter, der er afsluttet inden for en bestemt tidsperiode, for eksempel denne måned. Sager og dokumenter med en bestemt sagsgruppe, for eksempel en sagsgruppe ved navn "love". ændret:denne uge ændringsdato:i går forfaldsdato:01-01-2015.. 15-01-2015 fuldført:denne måned folder:laws mappesti: Samme som ovenfor. mappesti:love åben: Kun afsluttede sager eller dokumenter eller kun åbne sager eller dokumenter. Afsluttede sager eller dokumenter åben:false Åbne sager eller dokumenter slutdato: ejer: forfatter: Sager eller dokumenter med en bestemt planlagt afsluttet dato (sager) eller svarfrist (dokumenter), for eksempel i dag. Sager eller dokumenter, der er tilknyttet en bestemt sagsbehandler, for eksempel "Martin". Sager eller dokumenter, der er oprettet af en bestemt medarbejder. Du vil søge på medarbejderens initialer, for eksempel "mar". åben:true slutdato:i dag ejer:martin forfatter:mar Tip: Du kan også skrive: author:@me for kun at få vist sager, du har oprettet. forfattere: Sager eller dokumenter, der er oprettet af en bestemt medarbejder, og du vil søge på det fulde navne eller en del af navnet, for eksempel: "Anne-Lise Nielsen". forfattere:anne-lise Nielsen Bemærk: Der er forskel på store og små bogstaver i søgeord. Hvis du vil søge på en del af et navn, tilføj en * før og efter 26
Brugervejledning Søgekode Du vil se Skriv i søgefeltet søgeordet, for eksempel authors:*anne- Lise* titel: Sager eller dokumenter med bestemte ord i sags- eller dokumenttitlen, for eksempel "research". titel:research Bemærk: For at søge på en bestemt vending i en titel skal du sætte dine søge i anførselstegn eller parenteser, for eksempel: titel:"dansk forskningscenter" eller titel:(dansk forskningscenter). Søgeresultatet omfatter sager og dokumenter med de samme ord i den samme rækkefølge som inden for anførselstegnene eller parenteserne. navn: Samme som ovenfor. navn:research filnavn: person: Sager eller dokumenter, der indeholder en bestemt tekst i filnavnet, for eksempel "hearing". Sager med en bestemt part tilknyttet, for eksempel "Anne- Lise Nielsen". filnavn:hearing person:nielsen person:anne-lise Bemærk: Dette er en kombineret søgning på fornavn og efternavn. til: fra: cc: Sager eller dokumenter med en bestemt part med rollen Modtager. Sager eller dokumenter med en bestemt part med rollen Afsender. Sager eller dokumenter med en bestemt part med rollen Kopimodtager. til:marcus Bemærk: Dette er en fritekstsøgning på enten Navn 1 eller Navn 2. fra:filippa Bemærk: Dette er en fritekstsøgning på enten Navn 1 eller Navn 2. cc:marie Bemærk: Dette er en fritekstsøgning på enten Navn 1 eller Navn 2. størrelse: Store dokumenter. størrelse:stor filtype: Dokumenter med en bestemt filtype, for eksempel Microsoft Excel-ark. filtype:xlsx 27
WorkZone Explorer2014 R2 Se Understøttede søgekoder for en liste over søgekoder, der omfatter navne på felter, der søges på i WorkZone Content Server. 7.1 Understøttede søgekoder Tabellen nedenfor viser de søgekoder, du kan bruge til at filtrere søgeresultaterne fra søgeforbindelsene WorkZone Sager i [database] og WorkZone Dokumenter i [database]. Denne tabel viser søgekoder og de sags- og dokumentfelter i WorkZone Content Server, som søgningen foretages i. Søgekode Sagsfelter Dokumentfelter Accepterer oprettet: created created Dato Bemærkninge r Datoområde Oprettelsesdat o: created created Dato Tidsudtryk Datoområde Tidsudtryk dato: created created Dato Datoområde Tidsudtryk ændret: updated doc_time Dato Datoområde Tidsudtryk ændringsdato: updated doc_time Dato Datoområde Tidsudtryk forfaldsdato: current_ reminder:reminde r_date current_ reminder:reminde r_date Dato Datoområde fuldført: closed record_closed Dato Tidsudtryk Datoområde mappe: file_class or file_ class/path Tidsudtryk file_elab streng Sagssøgninge r: Hvis strenge 28
Brugervejledning Søgekode Sagsfelter Dokumentfelter Accepterer mappesti: file_class or file_ class/path åben: closed locked (det vil sige UL, ARK eller AFS) slutdato: plan_completed reply_time_limit_ date Bemærkninge r starter med = file_class ellers anvendes file_ class/path. file_elab streng Sagssøgninge r: Hvis strenge starter med = file_class ellers anvendes file_ class/path. Bool (true / false) Dato Datoområde Tidsrammer ejer: officer officer streng forfatter: create_user create_user streng forfattere: create_user/note create_user/note streng titel: title title streng navn: elab title streng filnavn: title title streng person: til: fra: party/name/regist er_text:register_ txt party/name/regist er_text:register_ txt party/name/regist er_text:register_ txt party/name/regist er_text:register_ txt party/name/regist er_text:register_ txat party/name/regist er_text:register_ txt streng streng streng Fritekst. Fritekst. Der søges kun på parter med role/custom_ label = Modtager. Fritekst. Der søges kun på parter med role/custom_ label = Afsender. cc: party/name/regist party/name/regist streng Fritekst. Der 29
WorkZone Explorer2014 R2 Søgekode Sagsfelter Dokumentfelter Accepterer er_text:register_ txt er_text:register_ txt størrelse: Ikke relevant doc_length Størrelsesudtr yk filtype: Ikke relevant record_ ext:extension [default] register_ text:register_txt register_ text:register_txt streng streng Bemærkninge r søges kun på parter med role/custom_ label = Kopimodt. Fritekstsøgnin g. 30
Brugervejledning 8. Ofte stillede spørgsmål Dette afsnit indeholder ofte stillede spørgsmål til WorkZone Explorer funktionalitet. Klik på et spørgsmål nedenfor for at se svaret. HVORFOR ER FEJLMEDDELELSER UKLARE? Nogle gange viser Stifinder ikke brugevenlige og beskrivende fejlmeddelelser fra WebDavserveren i tilfælde af fejl og ugyldige handlinger. Når du udfører en ugyldig handling, for eksempel hvis du forsøger at flytte et arkiveret dokument til en anden sag, ser du kun en generel fejlmeddelelse som: Kan ikke læse fra kildefilen eller disken. Nogle af de Windowsfejlmeddelelser, som du måske vil løbe ind i, er beskrevet i listen nedenfor: HVORFOR FÅR JEG EN FEJL, NÅR JEG PRØVER AT T ILFØJE ET DOKUMENT T IL MAPPEN UDKAS T? Du kan kun oprette nye dokumenter i specifikke sagsmapper. Du kan for eksempel ikke oprette et nyt dokument direkte i mappen Udkast, fordi WorkZone kræver en sag for at kunne placere dokumentet korrekt i systemet. Hvis du forsøger at tilføje et dokument til mappen Udkast, vil du få følgende Windows-meddelelser afhængig af, hvor du forsøger at tilføje det fra: En enhed, som er sluttet til systemet, fungerer ikke. -Eller- Kan ikke læse fra kildefilen eller disken. HVORFOR FÅR JEG EN FEJLMEDDELELSE, NÅR JEG FORSØGER AT OPRET T E EN NY SAGSMAPPE? Som standard er WorkZone Explorer ikke konfigureret til at tillade oprettelse af nye sager. Sagsoprettelse skal slås til på sagsgruppen SJ-Temp i sagsgruppesystemet. Du kan slå denne konfiguration til i WorkZone Configuration Management. Hvis du forsøger at oprette en ny sag, får du følgende Windows meddelelse: Mappen 'Ny mappe' kan ikke oprettes - Filsystemfejl HVORFOR FÅR JEG EN FEJLMEDDELELSE, NÅR JEG FORSØGER AT OPRET T E EN NY SAGSMAPPE? Nogle mapper tillader ikke sagsoprettelse. Du kan oprette nye sager i mapperne Åbne sager, Uklassificerede sager og i specifikke sagsmapper. Hvis du forsøger at oprette en ny sagsmappe i en mappe, som ikke tillader sagsoprettelse, får du følgende fejlmeddelelse: Mappen 'Ny mappe' kan ikke oprettes - Filsystemfejl Se også Opret sag. HVORFOR FÅR JEG EN FEJLMEDDELELSE, NÅR JEG FORSØGER AT FLY T T E ET DOKUMENT FRA EN MAPPE T IL EN ANDEN? Du forsøger sandsynligvis at: Flytte et dokument fra én standardliste til en anden. Flytte et dokument fra en sagsmappe til en standardliste, for eksempel mappen Åbne sager. Flytte et dokument til en afsluttet sag. Flytte et dokument, der er arkiveret eller afsluttet. 31
WorkZone Explorer2014 R2 Dette er ikke muligt. I disse tilfælde vil du få følgende Windows fejlmeddelelse: Kan ikke læse fra kildefilen eller disken. HVORFOR ER MAPPER IKKE SLET T ET, NÅR DE SER UD T IL AT VÆRE DET? Det er ikke muligt at slette mapper ved at bruge WorkZone Explorer, selv om det måske ser sådan ud i Stifinder. Hvis du forsøger at slette en tom mappe, ser det ud som om det lykkes at slette den, men hvis du trykker F5 for at opdatere, vises mappen igen. Hvis du forsøger at slette en mappe med indhold, sker der ikke noget, efter du har bekræftet sletningen. Stifinder viser ikke en fejlmeddelelse i dette tilfælde. HVORFOR FÅR JEG EN UKLAR FEJLMEDDELELSE, NÅR JEG FORSØGER AT OMDØBE ET DOKUMENT? Der er adskillige omdøbningsscenarier, hvor du måske får denne Windows fejlmeddelelse: Kan ikke læse fra kildefilen eller disken For eksempel hvis du forsøger at: Ændre dokument-id (DXXX) i dokumentnavnet. Det er ikke muligt at ænder ID'et, kun dokumentnavnet kan ændres. Omdøbe et dokument, som er gemt på en afsluttet sag. Dette er ikke muligt. Omdøbe et dokument i Stifinder mens dokumentet er åben i WorkZone Client eller Captia Web Client. HVORFOR VISES DOKUMENT ER IKKE I ST IFINDER EFT ER FLY T NING? Når du flytter dokumenter mellem mapper i Stifinder, kan Stifinder nogle gange ikke håndtere den WorkZone-mekanisme, som tillader, at det samme dokument kan vises i flere mapper. Når du flytter et dokument til mappen Gendan, bliver dokumentet faktisk flyttet til et andet sted. Det ser ud til, at Stifinder cacher information om dokumentets placering og nægter at åbne dokumentet fra et andet sted, selv om det er vist på det nye sted efter opdatering. Prøv igen lidt senere og dette problem vil være løst. 32
Brugervejledning 9. Information for administratorer Nedenstående emner er rettet mod WorkZone Explorer-administratorer. 9.1 Optimering af ydeevne og brugeroplevelse 33 9.2 Avanceret funktionalitet 34 9.3 Fejlfinding 35 9.1 Optimering af ydeevne og brugeroplevelse For at sikre optimal ydeevne og brugeroplevelse i WorkZone Explorer, skal du anvende specifikke konfigurationer på klienter og/eller på netværket/domænet udstedt af gruppepolitikker. AUTOMATISKE INDSTILINGER FOR LOKALNETVÆRK (LAN) Hvis det går langsomt, når du kigger igennem mapper i WorkZone Explorer, så skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Automatisk registrering af indstillinger ikke er valgt i dialogboksen Indstilinger for lokalnetværk (LAN) på klienten. Klik Funktioner > Internetindstillinger > fanen Forbindelser > LAN-indstillinger. INTERNETSIKKERHEDSZONER WebDAV-protokollen er baseret på http og derfor anvendes internetsikkerhedszoner i WorkZone Explorer. For at sikre den bedste brugeroplevelse og optimal ydeevne skal WorkZone Explorerværtsnavnet konfigureres korrekt i internetsikkerhedszoner. 1. Klik Funktioner > Internetinstillinger > fanen Sikkerhed. 2. Tilføj http(s)://webdavhost til enten zonen Pålidelige websteder eller til zonen Lokalt intranet. 33
WorkZone Explorer2014 R2 Zonen Lokalt intranet skal sættes til at have automatisk integreret brugerlogon udført af Windows uden Logon-dialogbokse. 3. Tilføj file://webdavhost til zonen Pålidelige websteder. Hvis filprotokollen er tilføjet til zonen Lokalt intranet, vil søgning ved brug af søgeforbindelser vise søgeresultater langsomt. I nogle tilfælde vil du få en sikkerhedsadvarsel, når du åbner en dokumentmappe fra et søgeresultat, eller hvis du flytter dokumenter fra Papirkurv til mappen Gendan. Hvis du vil undgå disse sikkerhedsmeddelelser, skal du sørge for, at Starter programmer og usikre filer er tilladt for zonen Pålidelige websteder. 9.2 Avanceret funktionalitet PERMANENTE LINKS Det er muligt at oprette permanente links til et hvilket som helst dokument eller sag i et arkiv. Dette er tilgængeligt gennem en skjult mappe med navnet "ardhive". Det eneste du behøver at vide er DNS, id'et, og filtypen, og så kan du åbne et hvilket som helst dokument ved at bruge http-adressen: 34
Brugervejledning http://[webdavhostheader]/[dsn]/.archive/whateveryouwant (D[RecordKey]). [Extension]. Denne mekanisme kan også anvendes til at generere permanente links til dokumenter. Du kan også vise sager gennem mappen.archive ved at bruge: http://[webdavhostheader]/[dsn]/.archive/whateveryouwant (C[FileKey]) VIS FEJLMEDDELELSER Nogle gange viser Stifinder ikke brugevenlige og beskrivende fejlmeddelser fra WebDav-serveren i tilfælde af fejl og ugyldige handlinger. Se Ofte stillede spørgsmål. Hvis du ønsker at se den oprindelige fejl fra systemet, kan du bruge Fiddler på klienten og på den måde se det faktiske svar og fejlen fra serveren. KØR WORKZONE EXPLORER PÅ EN WINDOWS SERVER Det er ikke muligt at få adgang til klienter eller services direkte fra web-serveren. For oplysninger om, hvordan du kan slå adgang til fra web-serveren, se Microsoft-artiklen 896861. Hvis du vil køre WorkZone Explorer fra Stifinder på et Windows Server operativsystem, skal du også slå Windows-funktionaliteten Computeroplevelse til. 9.3 Fejlfinding Klik på et emne nedenfor og se løsningen. AUT OMAT ISK GODKENDELSE AF BRUGERE FEJLER VED ADGANG T IL WORKZONE EXPLORER GENNEM ET F QDN-VÆRT SNAVN Hvis du tilgår WorkZone Explorer gennem et FQDN-værtsnavn, vil automatisk Windowsgodkendelse af brugere ikke virke. En fejlmeddelelse vises eller Windows Logon-vinduet vises gentagne gange. For at få logon til at virke automatisk, skal du tilføje http(s)-adressen på WorkZone Explorerværten til Windows-registreringsdatabasen AuthForwardServerList. For eksempel: http://db01.lmdom.local. Du kan se flere oplysninger om, hvordan du kan foretage denne ændring i registreringsdatabasen i Microsoft artikel 943280. Følg instruktionerne under Registry information i afsnittet Resolution. Bemærk: Du behøver ikke installere den hotfix, der er nævnt i Microsoft artiklen. Den hotfix, der er nævnt i Microsoft arktiklen, er inkluderet i Windows 8, selvom Windows 8 ikke er nævnt i afsnittet Properties. 35
WorkZone Explorer2014 R2 10. Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører ScanJour. Oplysningerne heri må ikke kopieres, bruges eller videregives uden for denne sammenhæng til andet end forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, hvis de er fremskaffet på en måde, hvor der ikke er angivet nogen begrænsninger. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende, men ScanJour kan ikke garantere for dette. ScanJour forbeholder sig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel, og ScanJour og dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. ScanJour er et indregistreret varemærke, der anvendes af ScanJour A/S på licens. Alle øvrige logoer, varemærker og servicemærker tilhører de respektive tredjeparter. Copyright ScanJour A/S 2015. Alle rettigheder forbeholdes. 36