Vejledning til gevinstrealiseringsplan December 2015
Den fællesstatslige programmodel er med Budgetvejledning 2016 frivillig at bruge for statslige myndigheder. Opdelingen i frivillige og obligatoriske faser, ledelsesprodukter, governancefora og roller, er derfor kun relevant, hvis programmet ønsker at blive risikovurderet hos It-projektrådet som samlet program.
Indhold 1. CENTRALE BEGREBER... 4 2. HVAD ER EN GEVINSTREALISERINGSPLAN... 6 3. FORMÅL MED GEVINSTREALISERINGSPLANEN... 6 4. HVEM MODTAGER GEVINSTREALISERINGSPLANEN... 6 5. UDARBEJDELSE AF GEVINSTREALISERINGSPLANEN... 6 6. SKABELON... 7 Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 3
1. Centrale begreber Begreb Gevinst Forklaring Gevinster er de målbare resultater, der kommer ud af at have gennemført programmet og forandringen. Statens business case-model opdeler gevinster i fire typer. Budgetmæssige, produktivitetsmæssige, samfundsøkonomiske og ikke-økonomiske gevinster (kvalitetsløftgevinster). For de tre første gælder, at de optræder i business casen og er gjort målbare i monetære enheder. Kvalitetsløftgevinster er målbare, men vil ofte være i andre enheder f.eks. en tilfredshedsskala, anvendelsesskala, etc. Budgetmæssige og produktivitetsgevinster kan indbudgetteres og henføres til en specifik, offentlig konto. Gevinsterne kan, når de høstes, enten være cashable dvs. det er muligt at skære dem væk fra budgettet og anvende dem på andre tværgående prioriteringer. Disse angives som budgetmæssige. Alternativt kan gevinsterne forblive i den enkelte myndighed og f.eks. anvendes til at gøre kvaliteten bedre, øge sagsbehandlingsflowet, ændrede eller øgede arbejdsopgaver til den enkelte. Disse gevinster betegnes produktivitetsgevinster. Det er et spørgsmål om gevinstrealiseringsstrategien og planlægningen af høsten af de pågældende gevinster. Effektiviseringsgevinster opgøres alene på gevinstid samt på gevinstejer. Samfundsøkonomiske gevinster er gevinster, som trods, at de er økonomiske, ikke har en direkte effekt på en myndigheds budget, såsom økonomiske gevinster for erhvervslivet eller borgere. Kvalitetsløftsgevinster er gevinster, der forbedrer ikke-økonomiske parametre, såsom tilfredshed, eller øget anvendelsesgrad af en bestemt ydelse. Gevinster kan også være negative. Det er resultater af programmet, som har en negativ økonomisk effekt og/eller en mindre tilfredshed. Eventuelle negative gevinster skal også fremgå i gevinstdiagrammet. Resultat Resultater er de forandringer, som kommer ud af programmet. Det er den nye tilstand, som organisationen befinder sig i efter at have gennemført programmet og forandringen. Eksempel: Bedre og mere struktureret adgang til HR data og styrket samarbejde mellem ledelsen og HR. Forandringsevne Forandringsevner kan beskrives som effekten af projekternes leverancer og udgøres af summen af projektleverancer, herunder gennemførte organisatoriske forandringsinitiativer, der tilsammen kan skabe de forventede resultater. Organisatoriske forandringer i linjeorganisationen udenfor programmets projekter skal også beskrives. Eksempel: Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 4
Organisationens ledere er uddannet og klar til ibrugtagning af systemer og MUS koncept, medarbejderne er informeret om det nye koncept. HR systemet er sat i produktion. Leverance Leverancer er de produkter, som kommer ud af projekterne. Eksempel: HR systemet er testet og klar til ibrugtagning med max x niveau 2 fejl, uddannelse er gennemført for 95% af brugerne, nye MUS processer er beskrevet og godkendt. Effektiviseringsgevinst Statens business case-model opdeler effektiviseringsgevinster i tre typer. Budgetmæssige, produktivitetsmæssige og samfundsøkonomiske. For effektiviseringsgevinster gælder, at de optræder i business casen og er gjort målbare i monetære enheder. Budgetmæssige og produktivitetsgevinster kan indbudgetteres og henføres til en specifik, offentlig konto. Gevinsterne kan, når de høstes, enten være cashable dvs. det er muligt at skære dem væk fra budgettet og anvende dem på andre tværgående prioriteringer. Disse angives som budgetmæssige. Alternativt kan gevinsterne forblive i den enkelte myndighed og f.eks. anvendes til at gøre kvaliteten bedre, øge sagsbehandlingsflowet, ændrede eller øgede arbejdsopgaver til den enkelte. Disse gevinster betegnes produktivitetsgevinster. Det er et spørgsmål om gevinstrealiseringsstrategien og planlægningen af høsten af de pågældende gevinster. Effektiviseringsgevinster opgøres alene på gevinstid samt på gevinstejer. Samfundsøkonomiske gevinster er gevinster, som trods, at de er økonomiske, ikke har en direkte effekt på en myndigheds budget, såsom økonomiske gevinster for erhvervslivet eller borgere. Ikke-økonomiske gevinster (kvalitetsløftsgevinster) Kvalitetsløftsgevinster er gevinster, der forbedrer ikke-økonomiske parametre, såsom tilfredshed, eller øget anvendelsesgrad af en bestemt ydelse. 0-scenarie 1-scenarie Den fremtidige driftssituation, hvis programmet ikke gennemføres Den fremtidige driftssituation, hvis programmet gennemføres Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 5
2. Hvad er en gevinstrealiseringsplan En gevinstrealiseringsplan beskriver og konkretiserer, hvordan vi måler og følger programmets gevinster. I gevinstrealiseringsplanen redegøres for, hvornår og hvor gevinsterne realiseres, hvem der realiserer dem, og hvordan realiseringen skal måles. 3. Formål med gevinstrealiseringsplanen Formålet med gevinstrealiseringsplanen er at sikre opfølgning på og måling af gevinsterne i et program. En gevinstrealiseringsplan bidrager til at sikre, at gevinsterne i et program er: klart forstået dokumenteret på en sådan måde, at de kan påvises, når programmet er afsluttet tildelt ansvarlige (gevinstejere), der sikrer, at de er realiseres som forventet Kendskab til gevinsterne tidligt i programmets levetid hjælper til at forstå hvilke projekter og projektleverancer, der bidrager mest til de ønskede gevinster. Herved bliver det muligt for programstyregruppe og programleder at prioritere disse projekter ift. fx ressourcer. Klart definerede gevinster hjælper også programstyregruppe og programbestyrelsen til at vurdere programmets værdi, og prioritere dette ift. andre initiativer, som organisationen ønsker at iværksætte. Gevinstrealiseringsplanen er sammen med gevinstdiagrammet og programplanen et centralt ledelsesprodukt for programledelsen, idet dokumentet sætter rammen for opfølgning og måling af de gevinster, programmet skal opnå. 4. Hvem modtager gevinstrealiseringsplanen Gevinstrealiseringsplanen skal anvendes primært af forandringsejer men også af programleder og programsekretariat som værktøj til styring og ledelse af programmet og den iboende opfølgning og måling af programmets gevinster. Gevinstrealiseringsplanen skal samtidig anvendes af gevinstejerne og de øvrige personer, som udpeges som ansvarlige for at forberede og gennemføre den organisatoriske forandring i myndighedens driftsorganisation. 5. Udarbejdelse af gevinstrealiseringsplanen Programmets forandringsejer har sammen med projekternes gevinstejere ansvaret for planlægning af aktiviteter i forhold til opfølgning på og måling af gevinstrealisering. Oftest vil programlederen bistå forandringsejeren med den konkrete udarbejdelse af gevinstrealiseringsplan. Gevinstrealiseringsplanen udarbejdes i fasen præcisering af program og detaljeres ved igangsætning af hver bølge, således at det er tydeligt, hvilke gevinster der realiseres som følge af bølgen. Den fællesstatslige programmodel v. 1.2 6
Gevinstrealiseringsplanen tager afsæt i programmets gevinstdiagram, som derfor er gengivet i planen. Med udgangspunkt i de gevinster, der er identificeret og prioriteret i gevinstdiagrammet, konkretiseres målepunkter og tidspunkter for opfølgning for de enkelte gevinster. Det er i arbejdet med identifikation og definition af målepunkter for gevinster centralt, at forandringsejere og evt. gevinstejere inddrages i arbejdet, så det sikres, at målepunkterne er realistiske, målbare og måler den faktisk ønskede gevinst. 6. Skabelon I afsnit 2 Gevinster skal programmet indsætte det eller de udfyldte gevinstdiagrammer. Diagrammet skal designes i Powerpoint som vist i Figur 1: Gevinst Resultater Forandringsevner Målsætninger Gevinster Forandringskæden fra leverance til gevinst markeres med hver sin farve, så det er let at adskille hvert forandringselement. Hvis gevinsterne ikke kan vises i ét diagram, udarbejdes og indsættes alle diagrammerne i ledelsesproduktet. Nedenfor er indsat et eksempel på et udfyldt gevinstdiagram til inspiration: Bedre fastholdelse af medarbejdere Forøget produktivitet Nyt HR itsystem Nye procesbesk rivelser Genuddann ede ledere Ny rekruttering sproces Reduceret forsinkelse for ansøgere Ansøgninger behandlet hurtigere Bedre arbejdsmiljø i HR Forøget HR effektivitet Færre ubesatte stillinger Forøget kontinuitet Færre HRansatte Lavere rekrutteringsomkostninger Målsæt ninger Leverancer Forandringsevner Resultater Gevinster Der henvises i øvrigt til vejledningen om udarbejdelse af gevinstdiagram. I afsnit 3 overordnet plan for opfølgning på gevinster beskrives den sammenhængende plan for hele programmets gevinstrealisering. Planen skal angive et samlet milepælsoverblik over, hvornår programmet følger op og rapporterer på gevinstrealiseringen, et overblik over organisering, ressourcer og udgifter til aktiviteter samt programeksterne afhængigheder relateret til gevinstopfølgning og gevinstmåling. Det samlede milepælsoverblik (afsnit 3.1) viser, hvornår programmets forandringsevner, resultater og gevinster forventes at være leveret, så det er muligt at udarbejde en specifik plan for opfølgning på og måling af realisering af hvert enkelt gevinstelement. Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 7
Konkret opgøres for hver hovedprojektleverance, forandringsevner og resultater milepæle med tidsangivelser (dato). Milepæle bør illustreres grafisk for at give det bedst mulige overblik. Under måling af gevinster (afsnit 3.2) vises i en skematisk oversigt (eller lignende) den overordnede plan for, hvornår gevinstmålingerne foretages og væsentligste aktiviteter forbundet hermed. Planen skal ikke vise detaljer ift. de enkelte gevinster dette angives for den enkelte gevinst i afsnit 4. Opfølgning og rapportering på gevinstrealiseringsarbejdet (afsnit 3.3.) kobler de ansvarlige forandringsejere og gevinstejere til aktiviteter vedrørende opfølgning og måling af gevinster. Den overordnede skematiske plan for opfølgning skal vise, hvornår programmet følger op på, om gevinstrealiseringsarbejdet forløber planmæssigt, fx via planlagte regelmæssige reviews, hvor hyppighed, deltagere og roller og ansvar beskrives. Tilrettelæggelsen og udførelsen af opfølgningen på gevinstrealiseringsarbejdet i programmet er forandringsejerens ansvar. Den overordnede plan for rapportering skal vise, hvornår information om fremdriften på gevinstrealiseringsarbejdet flyder - dels mellem mandskab der implementerer forandringsevner og projektets gevinstejer og mellem gevinstejerne i relevante projekter og forandringsejeren i programledelsen. I afsnittet om organisering, ressourcer og omkostninger (afsnit 3.4) angives på overordnet plan, hvordan arbejdet med gevinstrealiseringen forventes organiseret, herunder hvilke ressourcer og omkostninger, der er koblet til arbejdet. Afsnit skal indeholde beskrivelse af samarbejde, ansvarsdeling og snitflader mellem programledelsen, projektets gevinstejer og de implicerede dele af myndighedens driftsorganisation. Hertil skal interne og eksterne ressourcer samt afledte omkostninger beskrives eller illustreres. Det sidste afsnit 3.5 omhandler programeksterne afhængigheder. Eksterne afhængigheder kan være udefrakommende politiske, økonomiske eller organisatoriske forhold, som påvirker fx måling af gevinster. Formålet med afsnittet er at redegøre for disse forhold samt eventuelle korrigerende foranstaltning for at imødekomme eksterne afhængigheder. I afsnit 4 opfølgning på realisering af programmets enkelte gevinster beskrives en overordnet plan for opfølgning på og måling af realisering af de centrale gevinster i programmet hver for sig. Den enkelte gevinst i planen specificeres i forbindelse med planlægning af den programbølge, hvor gevinsten forventes realiseret i form af tabeller med detaljer for den pågældende gevinst. Udarbejdelse af disse tabeller med detaljer for hver enkelt gevinst i programmet er nøglen til en god realisering af gevinster. I tabellerne specificeres ejeren og den ansvarlige for opfølgningen og sikringen af gevinsten, og hjælper programleder og forandringsejer til at styre og overvåge leveringen af gevinster. Gevinster i fire typer. Budgetmæssige, produktivitetsmæssige, samfundsøkonomiske og ikkeøkonomiske gevinster (kvalitetsløftgevinster). For de tre første gælder, at de optræder i business casen og er gjort målbare i monetære enheder. Kvalitetsløftgevinster er målbare, men vil ofte være i andre enheder f.eks. en tilfredshedsskala, anvendelsesskala, etc. Budgetmæssige og produktivitetsgevinster kan indbudgetteres og henføres til en specifik, offentlig konto. Gevinsterne kan, når de høstes, enten være cashable dvs. det er muligt at skære dem væk fra budgettet og anvende dem på andre tværgående prioriteringer. Disse angives som budgetmæssige. Alternativt kan gevinsterne forblive i den enkelte myndighed og f.eks. anvendes til at gøre kvaliteten bedre, øge sagsbehandlingsflowet, ændrede eller øgede arbejdsopgaver til den enkelte. Disse gevinster betegnes produktivitetsgevinster. Det er et spørgsmål om gevinstrealiseringsstrategien og planlægningen af høsten af de pågældende gevinster. Effektiviseringsgevinster opgøres alene på gevinstid samt på gevinstejer. Samfundsøkonomiske gevinster er gevinster, som trods, at de er økonomiske, ikke har en direkte effekt på en myndigheds budget, såsom økonomiske gevinster for erhvervslivet eller borgere. Den fællesstatslige programmodel v. 1.2 8
Kvalitetsløftsgevinster er gevinster, der forbedrer ikke-økonomiske parametre, såsom tilfredshed, eller øget anvendelsesgrad af en bestemt ydelse. For hver gevinst skal du vælge én af de to kategorier af skabeloner nedenfor, alt efter gevinsttype (effektiviseringsgevinst eller ikke-økonomisk kvalitetsløftsgevinst). De gevinstskabeloner, der ikke er relevante og ikke anvendes, slettes i forbindelse med udfyldelse af afsnittet. Når den korrekte gevinstkategori er valgt skal to tabeller udfyldes for hver gevinst. Det første skema, angiver stamdata for den enkelte gevinst. Følgende oplysninger skal angives: GevinstID For at undgå at blande gevinster sammen identificeres hver gevinst med et unikt ID. Programbølge Navn eller nummer på den programbølge, hvortil gevinsten realiseret indsættes. Gevinstnavn (kun relevant for kvalitetsløftsgevinster) Indsæt gevinstens sigende navn, f.eks. øget brugertilfredshed med selvbetjeningsløsning Y. Gevinstejer Her indsættes navnet på den ansvarlige gevinstejer. Gevinstejeren opererer på vegne af forandringsejeren og har ansvaret for gevinstrealiseringen, som fx kan organiseres som specifikke forandringsprojekter i specifikke dele af organisationen. Gevinstejeren rapporterer efter en aftalt kadence til forandringsejer om status på gevinstrealiseringsarbejdet. Startdato høst Den forventede dato for, hvornår det påregnes at gevinsten begynder at materialisere sig (høstes). Slutdato høst Den forventede dato for, hvornår gevinsten har nået sit fulde potentiale, og således ikke bidrager yderligere til forretningen. Forventet 0-scenarie Angiv fra business casen gevinstens værdi i 0-scenariet Forventet 1-scenarie Angiv fra business casen gevinstens værdi i 1-scenariet Forventet gevinst Forskellen mellem værdien i 0- og 1-scenariet Enhed (kun relevant for kvalitetsløftsgevinster) Indsæt enhed, som gevinsten måles i, f.eks. timer, pct., etc. Væsentligste interessenter Angiv de primære interessenter ift. realisering af gevinsten. Angiv gerne interessentens interesse og mulighed for påvirkning af realiseringen af gevinsten. Særskilte aktiviteter planlægt ift. opfølgning på gevinstrealisering Hvilke aktiviteter skal gennemføres i forhold til at følge op på, om gevinsten kan realiseres som forudsat; dvs. aktiviteter for at måle gevinsten, følge op på gennemførelse af gevinstrealiseringsaktiviteter, rapportering mv. Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 9
Reference til bidragende projekter En gevinst i et program består typisk af bidrag fra flere projekter. I denne celle indsættes de projekter, der udgør fundamentet for, at gevinsten kan realiseres. Et eksempel på et udfyldt skema kunne være følgende: Stamdata [gevinstid] Programbølge [programbølge 1] Gevinstejer: Anders Andersen (AA), Økonomichef Forventet 0-scenarie: 110 mio. kr. Økonomiområdet (ØKO) Startdato høst: 1.1.2014 Forventet 1-scenarie: 90 mio. kr. Slutdato høst: 31.12.2018 Forventet gevinst: + 20 mio. kr. Væsentligste interessenter: Direktionen (direktør YX): XY har en stærk interesse i gevinsten fordi gevinsten knytter direkte op på hans kerneområde, og dermed er en forudsætning for fortsat at kunne bibeholde det aktivitets- og ressourceniveau, der findes under direktør XY. XY har mulighed for at påvirke gevinststørrelsen og gevinsthøsten gennem politiske forhandlinger med KL og Danske regioner, som danner det økonomiske fundament med følgende aktvitetsniveau og dermed størrelsen af gevinsten indenfor.. Kommunikationsafdelingen (Kurt, Preben og Bente): Kommunikation er centrale for at høste gevinsten da selve implementeringen er placeret i projekt WQ, som omfatter oplysning og kampagne ift. borgerne med følgende optag af Særskilte aktiviteter planlagt ift. opfølgning på gevinstrealisering Reference til bidragende projekter For at sikre gevinstrealisering, skal følgende forhold kontrolleres: Der er pr. XX.YY.ZZ etableret en følgegruppe, bestående af væsentligste interessenter, til styring af påvirkning af gevinstens størrelse. Pct-vis API anvendelse ved fagsystemer hos KL og Danske regioner måles den XX, YY og ZZ Andelen af selvbetjening indenfor QW område måles pr XX, YY og ZZ. Kendskabsgraden blandt befolkningsgruppe ZW måles pr. XX, YY og ZZ. Implementeringsprojekt WQ er centralt ift. at sikre et optag blandt befolkningen der gør, at den estimerede gevinst kan realiseres. Hertil kommer projekt CC, som implementerer API og grænseflade ift. integration til fagsystemer hos KL og Danske regioner med følgende mulighed for optag og gevinstrealisering. Det andet skema, der skal udfyldes, angiver hvordan gevinster måles. Målingerne opdeles i fire typer: Før-måling: Dette er baseline for gevinsten og den måling, der udgør basis i før-situationen i business casen for opgørelse af bruttogevinsten. Målingen foretages ved udarbejdelse af business casen i fasen præcisering af program. Opdateret før-måling: Et program kan være undervejs i op til flere år. For at sikre et direkte sammenligneligt grundlag på effekten af implementering af et it-system på fx en given arbejdsproces, foretages der en opdateret før-måling umiddelbart før, at systemet idriftsættes. Denne måling bruges til opgørelse af nettogevinsten. Midtvejsmåling(er): Foretages undervejs i leverancefasen realisering af gevinster, som er en del af fasen ledelse af programbølger. Der kan foretages flere målinger. Formålet er at følge gevinstrealiseringen undervejs for at sikre, at den samlede forventede gevinst realiseres. Afviger målingerne, bør der foretages korrigerende handlinger hvis muligt, eller justeres i forventningen til gevinstrealiseringen i realiseringsfasen. Slutmåling: Foretages ved slutdato for høst og opgør den samlede gevinstrealisering for pågældende gevinst. Et eksempel på et udfyldt skema ses nedenfor: Målinger [gevinstid] Målemetode Dato for måling Ansvarlig Måleresultat 1-scenarie Afvigelse Før-måling Besparelse i antal ÅV 1.1.2013 AA 100 mio. kr. 90 mio. kr. 10 mio. kr. Opdateret førmåling 20.12.2013 AA Besparelse i antal ÅV Den fællesstatslige programmodel v. 1.2 10
Besparelse i antal ÅV 6.6.2014 6.12.2014 AA Midtvejsmåling 6.6.2015 6.6.2016 6.6.2017 6.6.2018 Slutmåling Besparelse i antal ÅV 6.12.2018 AA Skemaet omhandlet et tænkt eksempel, hvor der er tale om en gevinst, der via implementering af et nyt sagsbehandlingssystem, nye processer for sagsgange, samt kompetenceudvikling af medarbejdere søger at effektivisere ressourceforbruget til sagsbehandlingen, her set som en økonomisk besparelse i årsværk. Som det fremgår af skemaet, er der lavet en førmåling, dvs. ved programmets start, der viser, at forbruget (ved årsværk) pre-programmet for arbejdsopgaven knyttet til den pågældende gevinst er 100 mio. kr. 1-scenariet viser, at der efter programmets gennemførelse bør være en besparelse på 10 mio. kr., dvs. ÅV svarende til den berammede besparelse kan bortfalde. Målingen kan fx foretages ved, at der måles på tiden, det tager at udføre den pågældende sagsgang før it-systemet, m.v. implementeres. Målingen foretages ved, at forandringsejeren, i dette tilfælde AA, sikrer, at der med stopur registreres tidsforbruget til sagsbehandlingen. Den opdaterede førmåling er i ovenstående eksempel endnu ikke foretaget, men der er noteret dato og ansvarlig for, hvornår målingen skal foretages. AA er dermed som forandringsejer ansvarlig for, at samme metode for måling af effektiviseringer anvendes igennem hele forløbet også ift. midtvejsmålingerne og slutmålingen. Målet vil være, at slutmålingen som angivet i skemaet viser, at 1-scenariet er nået, dvs. at forbruget i kr. er de antagede 90 mio. kr. Er dette ikke tilfældet angives afvigelsen, og der vil i program materialet skulle redegøres for, hvorfor gevinsten ikke er realiseret som forventet. I afsnit 5 bilag kan listes eventuelle bilag, fx anden programinformation, som der refereres til i gevinstrealiseringsplanen. Afsnit 6 revisionshistorik indeholder et skema, hvori nye revisioner af gevinstrealiseringsplanen dokumenteres. Det sidste afsnit i gevinstrealiseringsplanen, afsnit 7 godkendelser indeholder et skema med godkendelser af planen. Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 11