KONKURRENCE- UDSÆTTELSE DET KONGELIGE BIBLIOTEK NATIONALBIBLIOTEK OG KØBENHAVNS UNIVERSITETS- BIBLIOTEK NSA 2 BO KRANTZ SIMONSEN J.nr. 16/00868 Udbudsbetingelser vedr. opgradering af Det Kongelige Biblioteks Cumulus-system Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 2 1.1 Kontaktoplysninger... 2 1.2 Tilbudsbesvarelse... 2 1.3 Opgavebeskrivelse... 3 2 Minimumskrav til indholdet af tilbuddet... 3 2.1 Tro og love-erklæring... 3 2.2 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet... 4 2.3 Oplysninger om kompetencer... 4 2.4 Minimumskrav til tilbudsgivernes egnethed... 4 3 Kontrakttildeling... 5 4 Afgivelse og aflevering af tilbud... 6 4.1 Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger... 6 4.2 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud... 6 4.3 Acceptfrist for tilbud... 6 4.4 Sprog... 7 5 Øvrige vilkår... 7 5.1 Annullation... 7 5.2 Ændringer i materialet til konkurrenceudsættelsen... 7 5.3 Omkostninger ved deltagelse... 7 5.4 Ejendomsret til udbudsmaterialet... 7 6 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 7 Bilag 1: Tro og love-erklæring jf. pkt. 2.1 i vilkår for udbud Bilag 2: Tilbudsliste til besvarelse Følgende selvstændige dokumenter hører også til konkurrenceudsættelsen: Kravspecifikation inkl. bilag Kontraktudkast
1 Indledning Det Kongelige Bibliotek konkurrenceudsætter herved følgende opgave: Opgradering af Det Kongelige Biblioteks Cumulus-system Det drejer sig om et Cumulus-system produceret af firmaet Canto GmbH. Anvendelsen af Cumulus på Det Kongelige Bibliotek er opbygget over en årrække som beskrevet i kravspecifikationens bilag 2. Der vil blive indhentet tilbud fra to leverandører. Det samlede materiale for udbuddet består af følgende: Nærværende udbudsbetingelser for konkurrenceudsættelsen Bilag 1: Tro og love-erklæring jf. pkt. 2.1 i vilkår for udbud Bilag 2: Tilbudsliste til besvarelse Kravspecifikation inkl. bilag 1 og 2 Kontraktudkast 1.1 Kontaktoplysninger Kontaktpersonerne hos Det Kongelige Bibliotek er: Bo Krantz Simonsen, chefkonsulent IT Britta Lorckmann, specialkonsulent E-mail: boks@kb.dk E-mail: blo@kb.dk Telefon: 9132 4717 Telefon: 9132 4398 1.2 Tilbudsbesvarelse Tilbudsgiver bør disponere tilbuddet således, at alle oplysninger kommer med i tilbuddet herunder: Udfyldt tro og love-erklæring som krævet i afsnit 2.1 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet som krævet i afsnit 2.2 Oplysninger om kompetencer som krævet i afsnit 2.3 Underskrevet tilbud med angivelse af eventuelle forbehold jf. afsnit 3 (benyt tilbudsliste bilag 2) Besvaret skema vedr. kravene, kravspecifikationens bilag 1 Øvrigt materiale jf. afsnit 4 Side 2 af 8
1.3 Opgavebeskrivelse Opgaven omfatter jf. kravspecifikationen: Opgradering af Cumulus-system inkl. nydesign af arkitektur og workflowstyring samt genetablering af funktionalitet fra eksisterende Cumulus-system inkl. konnektivitet til eksterne it-systemer, plus dokumentation Tidsplan for konkurrenceudsættelsen: Dato Handling 20-05-2016 Udsendelse af materiale til 2 potentielle tilbudsgivere 02-06-2016 kl. 12:00 Udløb af mulighed for at stille spørgsmål til konkurrenceudsættelsen. Spørgsmål og svar vil blive udsendt i anonymiseret form til de 2 potentielle tilbudsgivere 06-06-2016 Tilbudsfrist udløber kl. 12:00 Uge 23 De indkomne tilbud behandles Uge 23 Beslutning om leverandør tentativt Uge 24 Udmelding til vinder og afslag tentativt Uge 24 Kontraktunderskrift tentativt 20-06-2016 Kontrakt træder i kraft tentativt 2 Minimumskrav til indholdet af tilbuddet 2.1 Tro og love-erklæring Tilbudsgivers tilbud skal som minimum indeholde: Udfyldt erklæring i bilag 1 til nærværende dokument, som dokumenterer, at tilbudsgiveren har afgivet: (1) Erklæring på tro og love om, hvorvidt leverandøren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter samt betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, eller i Danmark, jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 (2) Erklæring om, at tilbudsgiver har taget hensyn til de forpligtigelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. artikel 27, stk. 2 i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (3) Dokumentation for at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 stk. 1 og 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 Side 3 af 8
2.2 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: (4) Fremlæggelse af virksomhedens balance herunder egenkapital eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret (5) Erklæring om leverandørs generelle omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængigt af, hvornår leverandør blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger 2.3 Oplysninger om kompetencer Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for relevante kompetencer: (6) Registrering som certificeret Canto Partner (7) Dokumentation for softwarespecialister med kompetence inden for den nødvendige Cumulus-teknologi (8) Dokumentation for softwarespecialisters sproglige kompetencer 2.4 Minimumskrav til tilbudsgivernes egnethed Tilbudsgivere skal indsende samtlige oplysninger og dokumentation som fremgår af afsnit 2.1, 2.2 og 2.3 ovenfor samt opfylde de oplistede mindstekrav, som fremgår af skema A nedenfor, for at være egnede tilbudsgivere til dette udbud. Tilbudsgivere, der glemmer at indsende oplysninger og dokumentation, som det fremgår af afsnit 2.1, 2.2 og 2.3 ovenfor og/eller ikke opfylder alle mindstekravene i skemaet nedenfor, er ikke egnede og vil ikke blive bedømt efter tildelingskriterierne i afsnit 3. Skema A: Krav jf. afsnit 2.1, 2.2 og 2.3 ovenfor Udvælgelseskriterier Mindstekrav Ad (4) Soliditetsgrad Soliditetsgrad på min. 5 % Ad (5) Omsætning Oplysning om omsætning de seneste 3 regnskabsår Ad (6) Certificering Certificeret Canto Partner Side 4 af 8
Ad (7) Teknisk kompetence Tilbudsgiveren skal have fast tilknyttet minimum to softwarespecialister med en høj grad af kompetence inden for den nødvendige Cumulusteknologi Ad (8) Sproglig kompetence Tilbudsgiveren skal have fast tilknyttet minimum to softwarespecialister, der er i stand til at forstå tekniske forklaringer afgivet skriftligt eller mundtligt på dansk, samt at afgive tekniske forklaringer skriftligt på dansk eller engelsk 3 Kontrakttildeling Opgaven tildeles til den tilbudsgiver, som har afgivet det samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud efter følgende tildelingskriterier: 1. Fordelagtig systemarkitektur som tilfredsstiller kravspecifikationen 2. Brugervenlighed, herunder fordelagtig workflowstyring jf. kravspecifikationen 3. Hensigtsmæssig projektplan jf. kravspecifikationen 4. Pris for opgavens udførelse Ad 1 Fordelagtig systemarkitektur som tilfredsstiller kravspecifikationen Tilbudsgiver skal godtgøre, at den af tilbudsgiver foreslåede systemarkitektur er fordelagtig for Det Kongelige Bibliotek. Tilbudsgiver skal ud over besvarelsen i skemaet i kravspecifikationens bilag 1 vedlægge anden dokumentation i form af en arkitekturtegning og en beskrivelse. Ad 2 Brugervenlighed, herunder fordelagtig workflowstyring jf. kravspecifikationen Tilbudsgiver skal godtgøre, at den tilbudte opgaveløsning giver brugervenlighed og en workflowstyring, som er fordelagtig for Det Kongelige Bibliotek. Tilbudsgiver skal ud over besvarelsen i skemaet i kravspecifikationens bilag 1 vedlægge anden dokumentation i form af et workflowdiagram og en beskrivelse. Side 5 af 8
Ad 3 Hensigtsmæssig projektplan jf. kravspecifikationen Tilbudsgiver skal beskrive en hensigtsmæssig projektplan (jf. kravspecifikationen, afsnit 4) med forslag til planlagte datoer for igangsættelse og afslutning af de enkelte faser i arbejdets udførelse, således at arbejdet udføres som ønsket (jf. kravspecifikationen, afsnit 3). Ad 4 Pris Tilbudsgiver skal afgive en samlet fast pris på opgavens udførelse, herunder alle leveringsog opsætningsudgifter samt software med versionsopdateringer m.v. Prisen skal afgives i DKK ekskl. moms. 4 Afgivelse og aflevering af tilbud 4.1 Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til nærværende udbud og anmodning om supplerende oplysninger skal være Det Kongelige Bibliotek i hænde senest den 2. juni 2016 kl. 12:00. Henvendelser, der modtages efter denne frist, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal sendes til følgende to e-mail-adresser: blo@kb.dk (Britta Lorckmann) boks@kb.dk (Bo Krantz Simonsen) E-mail mærkes i emnefeltet Spørgsmål opgradering af Cumulus-system. 4.2 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal være Det Kongelige Bibliotek i hænde senest den 6. juni 2016 kl. 12:00 pr. e- mail og sendes til alle følgende tre e-mail-adresser: kb@kb.dk (KB s hovedadresse) blo@kb.dk (Britta Lorckmann) boks@kb.dk (Bo Krantz Simonsen) E-mail mærkes i emnefeltet Tilbud opgradering af Cumulus-system. 4.3 Acceptfrist for tilbud Tilbud skal være gældende for accept i en periode på 30 dage fra tilbudsfristen med mulighed for forlængelse i yderligere 30 dage. Side 6 af 8
4.4 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk. 5 Øvrige vilkår 5.1 Annullation Det Kongelige Bibliotek forbeholder sig ret til at annullere konkurrenceudsættelsen. 5.2 Ændringer i materialet til konkurrenceudsættelsen Det Kongelige Bibliotek forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i nærværende materiale til konkurrenceudsættelsen ved udsendelse af et tillæg til materialet inden tilbudsfristens udløb. Det Kongelige Bibliotek kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 5.3 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbuddet sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbuddet, er Det Kongelige Bibliotek uvedkommende. 5.4 Ejendomsret til udbudsmaterialet Det Kongelige Bibliotek har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til materialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbuddet. Tilbuddene vil blive behandlet fortroligt. 5.5 Fortrolighed og straffeattest Det er en forudsætning for at kunne få tildelt opgaven, at Leverandørens medarbejdere, som bliver involveret i opgaven, underskriver en fortrolighedserklæring, og giver samtykke til indhentelse af straffeattest (eller afleverer en ny straffeattest), og at straffeattesten er ren. 6 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer m.v. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. Side 7 af 8
1) Skattecenter København Sluseholmen 8B 2450 København SV Telefon: +45 72 22 18 18 E-mailadresse: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk 2) Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Telefon: +45 72 54 40 00 E-mailadresse: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet 2100 København Ø Telefon: +45 70 12 12 88 E-mailadresse: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk Side 8 af 8