Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato Starttidspunkt Sluttidspunkt Afdeling/enhed Dokumentnavn Dokumentnummer Arbejdsområde Referent Mandag 1. maj 2017 10:00 11:00 Ledelsessekretariatet Referat 1200750 0300-15332-2015 atlu Sted: Vestre Engvej, 3.202 og NBA G.120.C Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) IT Supportmedarbejder Belinda Torndahl Pedersen, suppleant for Frank Staal Voigt (TR Prosa) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Bente Madsen, suppleant for Sussi Skjoldan Studieadministrativ medarbejder Susanne Nedergaard Hansen, suppleant for Dorte Brygger (TR HK) Afbud: Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Frank Staal Voigt (TR Prosa) Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) side 1/5
Indhold 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Status på ekstern konsulentanalyse af stabsområderne... 3 3. Ansøgning til FUSA ang. kompetenceudvikling i relation til ny persondataforordning... 5 4. Eventuelt... 5 side 2/5
1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Beslutning: Indstillingen tiltrådt og mødedeltagerne præsenterede sig kort grundet tilstedeværelsen af flere nye medlemmer/suppleanter. 2. Status på ekstern konsulentanalyse af stabsområderne Formanden giver udvalget en mundtlig orientering om status på den eksterne konsulentanalyse af stabsområderne, som udvalget første gang blev orienteret om på det ekstraordinære LSU-LAU møde den 27. februar 2017. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Formanden orienterede om status på konsulentanalysen af stabsområderne. Baggrunden er, som tidligere fastslået, at UCL som følge af omprioriteringsbidraget på to procent om året skal spare et beløb på 23 mio. kr. de kommende tre år (2018-2020). Besparelserne i UCL skal findes i hele organisationen. Rektoratet har sammen med bestyrelsen besluttet, at det er naturligt at begynde afdækningen af effektiviserings- og besparelsespotentialer på det det administrative område. Til dette er der engageret et eksternt konsulentfirma, som UCL og andre offentlige virksomheder har gode erfaringer med. Den indledende dataindsamling og analyse er nu gennemført, hvorved alle stabsområder er blevet belyst. På alle områder er der påpeget muligheder for effektiviseringer, mere hensigtsmæssige snitflader m.v. side 3/5
På tre af områderne, som er særligt komplekse, er der behov for nærmere analyser i regi af det eksterne konsulentfirma. Det gælder: Studieadministrationen Økonomi & Personale Teknik & Bygninger Dette arbejde vil foregå inden for specifikke kommissorier for de tre afdelinger se præsentationen i bilag 2.1. (Obs: På slide 4 står studievejledningen anført under studieadministrationen for KomU. Dette er en fejl, da denne funktion henhører under selve området KomU). Medarbejder- og ledelsesrepræsentanter fra Teknik & Bygninger bemærkede i den sammenhæng, at man er åbne for de kommende forslag, og at man ønsker at henlede opmærksomheden på, at det seneste halve år har været meget hektisk for afdelingen, hvor man i øvrigt løfter et betydeligt socialt ansvar via flex- og skånejobs. Dette forhold er konsulentfirmaet gjort bekendt med. I forhold til kommissoriet vedrørende Økonomi & Personale blev det bemærket, at det ikke fremstår klart, hvad der menes med udviklingsfunktionerne. Afklaring heraf må afvente konsulenternes nærmere afdækning af snitflader m.v. Når den yderligere analyse forventeligt foreligger i juni 2017, vil rektoratet se på de samlede anbefalinger/forslag i form af et bruttokatalog for hele stabsområdet dvs. inkl. Ledelsessekretariatet og IT, HR og Kommunikation. Der vil herefter komme en udmelding ikke om specifikke planer, men om hovedtendenser og tidshorisonten for de videre processer. Fra medarbejdersiden blev der spurgt til, i hvilket omfang den påtænkte fusion med Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) og denne institutions brug af udlicitering af visse stabsfunktioner er tænkt ind i analysearbejdets perspektiver og rækkevidde. Formanden anførte blandt andet, at EAL s rektor er medlem af styregruppen for UCL s effektiviserings- og besparelsesindsats netop for, at man ad den vej sikrer et eksternt, men dog branche-tilknyttet, perspektiv på UCL s interne proces i almindelighed og en formaliseret dialog og koordinering i forhold til relevante aspekter ved en eventuel fusion i særdeleshed. Selvom EAL på flere administrative områder praktiserer en anden organisatorisk model end UCL, så har begge institutioner en udfordring i forhold til de årlige besparelser på to procent. Tilpasninger til denne virkelighed vil derfor skulle ske i begge organisationer fusion eller ej. For UCL s vedkommende vil der som følge af besparelseskravet uvægerligt blive tale om opgavebortfald og personalereduktioner, og der var i udvalget enighed om, at det er vigtigt klart at tilkendegive, at det vil kunne komme til at opleves som en delvis nedgang i serviceniveauet på nogle områder. Der vil blive tale om en prioritering under hensyn til en opretholdelse af mest mulig faglig service. side 4/5
Afslutningsvist drøftede udvalget kort sammenfaldet de kommende år mellem indførelsen af henholdsvis nyt LMS, SIS og ESDH-system og effektiviseringsprocesserne. De nye systemer vil både kræve en implementeringsindsats og give effektiviseringsgevinster. 3. Ansøgning til FUSA ang. kompetenceudvikling i relation til ny persondataforordning Med henblik på at opnå LSU-LAU s tilslutning hertil orienterer chefen for IT, HR og Kommunikation om en forestående ansøgning til Fonden til udvikling af statens arbejdspladser (FUSA) om tilskud til kompetenceudvikling i relation til ny persondataforordning. Ansøgningen eftersendes dagsordenen. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU bifalder ansøgningen om støtte. Beslutning: På baggrund af det bilagte materiale og Carsten Vikkelsøes orientering om den kommende persondataforordnings konsekvenser for medarbejdernes adfærd i forbindelse med omgangen med persondata og i form af betydelige sanktionsmuligheder (bøder) ved overtrædelser tiltrådte udvalget indstillingen. 4. Eventuelt Teknik & Bygninger kunne meddele, at man havde fået positivt svar på den ansøgning til FUSA, som LSU-LAU behandlede på sit ekstraordinære møde den 27. februar 2017. side 5/5
Effektiviseringsanalyse stabe forår 2017 Udvalgte stabe og kommissorier
Udvalgte stabe til videre effektiviseringsanalyse Interviews med vicedirektører, stabschefer og funktionsledere samt analyse af data for stabenes økonomi, organisation og kerneopgaver, har ført til udvælgelse af tre stabe for videre effektiviseringsanalyse: Fælles Studieadministration, herunder KomU studieadministration Økonomi og Personale Teknik og Bygninger Den videre analyse bliver baseret på indsamling af uddybende data, interviews med stabschefer, funktionsledere og øvrige medarbejdere med specialiseret viden og input.
Kommissorium for analyse af Fælles Studieadministration Analysen af den Fælles Studieadministration vil fokusere på følgende hovedområder: Effektiviseringspotentialer der er mulige efter implementering af praktikportalen. Det skal i forbindelse med resultatet af implementeringen af praktikportalen undersøges, hvorvidt der kan ske en forenkling af arbejdsprocesserne, grundet de nye digitale arbejdsgange Effektiviseringspotentialer gennem en mere enkel eksamensplanlægning. Det skal undersøges, hvorvidt digitalisering og standardisering af processerne rummer et effektiviseringspotentiale Effektiviseringspotentialer gennem nye snitflader i opgavevaretagelsen, set i forhold til studentervejledning, studiemesser og administration af timelærerløn
Kommissorium for analyse af KomU Studieadministration Det skal undersøges i hvilken udstrækning, der er mulighed for at integrere de forskellige eksisterende arbejdsprocesser i KomU Studieadministrationen med arbejdsprocesser i relevante teams i den Fælles Studieadministration. Følgende teams indgår i analysen af, hvorvidt og hvordan opgaverne i KomU Studieadministration kan integreres i eksisterende teams: Team for Eksamen og Forudsætningskrav Team Studievejledning Team for Information og Studieservice Team for Logistik og Planlægning
Kommissorium for analyse af Økonomi og Personale Det skal analyseres, hvorvidt en standardisering af eksisterende arbejdsprocesser rummer effektiviseringspotentialer, i takt med at arbejdsprocesserne standardiseres mere end tilfældet er i dag. Der fokuseres på følgende opgaver/temaer: Håndtering af projektøkonomiopgaver Ressourceanvendelse til ekstern regnskabsrapportering Samling af udviklingsaktiviteter i andre teams Samling af personaledata Udvikling af tidsregistreringssystem Udvikling i forbindelse med budgetlægningssystem Integration af systemer undgå at vedligeholdelse af data sker flere steder Tastning og udbetaling af løn Effektivisering af indkøb på tværs af stabene
Kommissorium for analyse af Teknik og Bygninger Det skal analyseres, hvorvidt nye tiltag i opgavestyringen, specielt på Niels Bohrs Allé, vil sikre et effektiviseringspotentiale. Det skal endvidere analyseres, hvorvidt en ny ledelsesstruktur med synlig og aktiv ledelse kan realisere et effektiviseringspotentiale. Det skal analyseres, hvorvidt en samling af opgaverne på UV-udstyrsområdet vil rumme en effektiviseringsfordel. Det skal på den baggrund undersøges, hvordan snitfladen mellem Teknik og bygninger og IT kan udvikles. Endelig skal snitfladen mellem Teknik og Bygninger og Team for Logistik og Planlægning analyseres med henblik på at overveje en ny opgaveplacering.
Videre proces Dataindsamling, 24. april 12. maj Fokusgruppeinterview med studerende vedr. Praktikportal og Eksamen, 15. maj Interviews med medarbejdere, funktionsledere og stabschefer, 15. 17. maj Analyse, 18. maj medio juni
Ansøgning om økonomisk støtte til: Fonden til udvikling af statens arbejdspladser FUSA 1. Institutionsoplysninger Ressortministerium Uddannelses- og Forskningsministeriet Institutionens navn University College Lillebælt Adresse Vestre Engvej 51 C, 7100 Vejle Hovedtelefonnummer 6318 3000 Institutionens e-mail ucl@ucl.dk Projektleder (kontaktperson) Carsten Vikkelsøe Projektleders e-mail Cavi2@ucl.dk Projektleders telefonnummer 2115 9266 E-mail til økonomifunktion (cc på lvlu@ucl.dk bevillingsbrev mv.) CVR-nummer 30859480 EAN-nummer 5798000559684 Bankkonto (Reg.nr.-Kontonr.) 0216 4069078060 2. Hvad er projektets titel? Kompetenceløft i forbindelse med implementering af persondataforordning i University College Lillebælt 3. Hvilket beløb søger I om? 282.000 kr. (hele tusinde samme beløb som i celle D24 i budgetskabelonen) 4. Er projektet godkendt i samarbejdsudvalget eller af ledelse og tillidsrepræsentanter? Projektet skal være godkendt af samarbejdsudvalget eller af ledelse og TR er for projektets målgruppe. Er projektet godkendt i samarbejdsudvalget? Ja _X Nej Hvis nej, hvad er årsagen: Er projektet godkendt af både ledelse og tillids/medarbejderrepræsentanter for projektets målgruppe? Ja _X Dato og navn på tillidsrepræsentant(er): 28.04.2017, Leila Damkjær Pedersen Nej Hvis nej, hvad er årsagen: 5. Hvem er målgruppe for aktiviteterne? Antal direkte Faggrupper deltagere Ansatte omfattet af OAO-overenskomster 35 Ansatte omfattet af LC/CO10-overenskomster 5 Ansatte omfattet af Akademiker-overenskomsten 25 Evt. bemærkninger Det samlede antal medarbejdere i de tekniske administrative stabe er 180. Der anvendes en kaskade-model, hvor der involveres ca 1/3 i de direkte kompetenceudviklende workshops. 6. Hvad er formålet med projektet? Beskriv projektets formål kort og præcist på maks. 1-2 sætninger. Formålet med projektet er at kompetenceopbygge alle medarbejdere, der behandler persondata, så de har det fornødne kendskab til regler og rammer, at de udviser en adfærd samt anvender rutiner der sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med reglerne.
7. Hvad er baggrunden for, at I ønsker at igangsætte dette projekt? Beskriv, hvilke behov og udfordringer I har, som projektet skal adressere? Hvordan skal projektet bidrage til løsningen af kerneopgaven og sikre medarbejdernes fortsatte værdi på arbejdsmarkedet (employability)? Hvordan er disse behov koblet til jeres kompetencestrategi og andre indsatser? UCL skal som institution være klar til håndtering af persondata i overensstemmelse med EU persondataforordningens ikrafttræden den 25. maj 2018 og dette kræver et kompetenceløft af medarbejdere, der håndterer persondata. Der har igennem flere år været arbejdet med Informationssikkerhed, se fx http://mit.ucl.dk/viden-ogvaerktojer/informations-og-datasikkerhed, hvor der allerede i dag er udarbejdet informationssikkerhedspolitik. Der er et særligt fokus på IT og systemer, når persondataforordningen skal implementeres, men der vil også være behov for et blik på den fysiske indretning samt de rutiner og den adfærd der i dag er praksis hos medarbejdere. Missionen for projektet er, at behandling af personoplysninger om de registrerede, af UCL som dataansvarlig og databehandler, kan fastsættes således, at der er en tilfredsstillende databeskyttelse og samtidig en realistisk mulighed for at anvende personoplysninger. Der er derfor behov for, at medarbejdere og ledere i de berørte områder (primært i det administrative område) udarbejder dataflowsanalyser, risikovurderinger samt instruks/arbejdsprocesbeskrivelser samt handleplaner, der sikrer at persondata behandles inden for persondataforordningens rammer. Målet er at skabe medejerskab og kompetenceopbygning blandt de involverede. For at kunne arbejde professionelt med procesbeskrivelser, risikovurdering m.m. er der således brug for et kompetenceløft blandt de involverede medarbejdere et kompetenceløft der også vil øge deres værdi på arbejdsmarkedet. UCL har igennem en årrække gennemført investeringer i løft af kompetencer, hvor FUSA har støttet projektet i både Økonomi og Personale og Studieadministrationen. Både de tidligere projekter og dette projekt er iværksat som følge af kompetencestrategien for medarbejdere i administrative funktioner. I strategien står at kompetenceudviklingen skal: Øge graden af standardisering af processer og ydelser Medvirke til intelligent og meningsfuld brug af digitalisering Styrke evnen til at eksekvere Link til kompetencestrategi for det teknisk administrative personale: http://esdhweb.ucl.dk/935073.strategi%20for%20kompetenceudvikling%20for%20centrale%20stabe.pdf 8. Har I hentet inspiration udefra til jeres projekt? X Ja Nej Hvis ja, hvor: Der er søgt inspiration hos uddannelsesinstitutionen K-nord, der ligeledes har arbejdet med kompetenceløft i relation til persondataforordningen. Netværk. Uddyb hvilke(t): Kompetencesekretariatets formidling af cases. Uddyb: Film Sociale medier Konference Artikel Andet (Hvis uddybning, skriv venligst i dette felt) 2
9. Hvilke faser og aktiviteter indgår i projektet? Beskriv i faser (kronologisk rækkefølge) hvilke aktiviteter, der indgår i projektet. Disse faser og aktiviteter skal kunne genfindes i budgettet. Beskriv også fasen efter projektafslutning, hvor de nye arbejdsmetoder og/eller produkter overgår fra projekt til drift på arbejdspladsen. Fase 1: Projektopstart (april juni) Etablering af projektorganisation, information til organisationen vedr. projektet Kickoff møde for projektgruppe (Projektets mål, awareness vedr. persondataforordningen) Kickoff møde for ledere (Projektets mål, awareness vedr. persondataforordningen) Fase 2: Workshops vedr. Gap-analyse, dataflow, risikovurdering og nye arbejdsgange (august-oktober) Forberedelse af workshops Gennemførelse af workshops Fase 3: Færdiggørelse af arbejdsgange sparring/kvalitetssikring (oktober-november) Decentral færdiggørelse af fortegnelse over dataflow/instrukser/arbejdsgange Sparring/kvalitetssikring med konsulent Fase 4: Udarbejdelse af handlingsplan for videre implementering (november april) Workshops vedrørende handleplaner for den videre udrulning Status og evaluering Info-kampagne overfor undervisere Fase 5: Videndeling og fastholdelse af ny praksis (april dec 2018) Etablering af buddy-ordning mellem afdelinger Intern info-kampagne fortsat 10. Hvordan er projektet forankret (hos ledelse og medarbejdere) og organiseret? Beskriv, hvordan projektet er forankret og organiseret, og hvem der deltager i styringen af projektet (styregruppe, projektgruppe, projektleder etc.) UCL s informationssikkerhedspolitik http://esdhweb.ucl.dk/502916.informationssikkerhedspolitik%20for%20ucl.pdf beskriver institutionens organisering af arbejdet med informationssikkerhed. I forhold til at sikre en succesfuld implementering af Persondataforordningen er der udover den allerede beskrevne organisering nedsat en styregruppe for projektet bestående af chef for IT, HR og Kommunikation Carsten Vikkelsøe, Studiechef Ambrosia Fladager Hansen og tillidsmand for HK Leila Damkjær Pedersen. Fremdriften og koordineringen af projektet sikres af Data Protection Officer Lars Udengaard, som er jurist i Studieadministrationen. Arbejdsgruppen får bistand fra HR og Kommunikation til at udarbejde Informationsmaterialer, både i forbindelse med opstart og løbende statusinformationer i processen. Der tilrettelægges en intern kommunikationsindsats, så alle er bekendt med de skærpede regler og behovet for tilpasning af datahåndtering. 3
11. Hvordan vil I vurdere, om det ønskede resultat/effekt af projektet er opnået? Beskriv i punktform, hvilken effekt I ønsker at opnå ved projektet, og hvordan I vil måle, om effekten er opnået hvordan har jeres projekt skabt en forandring? Hvis I ikke kan måle forandringerne, så beskriv jeres overvejelser om, hvilke tegn på virkninger, I vil kigge efter. Alle afdelinger med ansvar for persondata har udarbejdet fortegnelse over dataflow, procedurebeskrivelser og foretaget risikovurdering. Der er en øget opmærksomhed på håndtering af persondata generelt blandt alle administrative ansatte Der er fastlagt proces for fortsat opdatering af procedurer UCL kan opfylde Datatilsynets krav vedr. behandling af persondata Der sker videndeling på tværs af afdelinger 12. Vil I bruge det offentlige uddannelsessystem? (udfyld hvis ja) Indgår der offentlige efteruddannelsesaktiviteter i projektet? Og evt. hvilke? (fx AMU, VUC, akademi-, diplom- eller masteruddannelser mv.) Nej 13. Ekstern deling af projekterfaringer Beskriv hvordan I vil dele jeres projekterfaringer eksternt Faglig(e) kontakt(er). Uddyb hvilke(n): Holde oplæg for netværksgrupper på tværs af professionshøjskolesektoren med It, HR og studieadministration Ekstern(e) ressourceperson(er) inviteres ind i projektet (under og/eller efter). Uddyb hvilke(n): Film Sociale medier Konference Artikel Andet. Uddyb hvordan: (Hvis uddybning, skriv venligst i dette felt) UCL samarbejder med Erhvervsakademiet Lillebælt og vil derfor invitere ressourcedirektør og TR med til opstart af projektet. 14. Projektets start- og sluttidspunkt Startdatoen angiver det tidligste tidspunkt for medregning af udgifter herunder egenfinansiering. Starttidspunktet kan tidligst ligge samtidig med bevillingsdatoen (som oftest halvanden måned efter ansøgningsfristen). Starttidspunkt: Juni-2017 Sluttidspunkt: April-2018 15. Har arbejdspladsen modtaget støtte fra Kompetencesekretariatet inden for de seneste 2 år? Ja _X Nej Ved ikke 16. Har I modtaget rådgivning fra Kompetencesekretariatet i forbindelse med denne ansøgning? Ja X Nej _ Hvis ja, med hvem og hvornår: Louise Gaardhøj og Bent Gringer, møde 19.04.2017 KS/10-06-2016 4