2017 Onlinehjælp
WorkZone for Office2017 Indhold 1. Onlinehjælp til WorkZone for Office 2017 4 2. Nyheder 5 3. Kom godt i gang 8 4. Arbejde med Word-dokumenter 13 4.1 Opret dokumenter på sager 13 4.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager 17 4.3 Arbejde med dokumentversioner 19 4.4 Registrer dokumentoplysninger 21 4.5 Arbejde med skabeloner og indholdskontrolelementer 23 4.6 Arbejde med processer 26 4.7 Søgning 27 4.7.1 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 27 4.7.2 Søg i dialogbokse 31 5. Arbejde med Outlook-elementer 34 5.1 Gem Outlook-elementer på sager 34 5.2 Opret nye sager 37 5.3 Registrer dokumentoplysninger 40 5.4 Indsæt sagsdokumenter og links 43 5.5 Se sager og dokumenter 44 5.6 Tilpas Outlook 48 5.7 Arbejde med processer 49 5.7.1 Procesvisninger i oversigten i Outlook 49 5.7.2 Arbejde med processer fra Outlook 49 5.8 Søgning 50 5.8.1 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 50 5.8.2 Søg i dialogbokse 54 2
6. Arbejde med Excel-dokumenter 57 6.1 Opret dokumenter på sager 57 6.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager 61 6.3 Arbejde med dokumentversioner 63 6.4 Registrer dokumentoplysninger 65 6.5 Søgning 67 6.5.1 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 67 6.5.2 Søg i dialogbokse 72 6.6 Arbejde med processer 73 6.7 Eksportér til Excel fra WorkZone Client 75 7. Arbejde med PowerPoint-dokumenter 76 7.1 Opret dokumenter på sager 76 7.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager 80 7.3 Arbejde med dokumentversioner 82 7.4 Registrer dokumentoplysninger 84 7.5 Arbejde med processer 86 7.6 Søgning 87 7.6.1 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 87 7.6.2 Søg i dialogbokse 91 8. Vilkår og betingelser 93 3
WorkZone for Office2017 1. Onlinehjælp til WorkZone for Office 2017 AVANCERET HJÆLP Arbejde med dokumentversioner i Microsoft Word, Excel og PowerPoint Arbejde med processer fra Microsoft Outlook Arbejde med skabeloner i Microsoft Word Anvend søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter Eksportér til Excel fra WorkZone Client RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WorkZone for Office Administrator's Guide WorkZone for Office Developer's Guide WorkZone Process Onlinehjælp WorkZone Client Onlinehjælp WORKZONE LINKS WorkZone dokumentation WorkZone support WorkZone websted WorkZone på 4
2. Nyheder NYHEDER I WORKZONE FOR OFFICE 2017 Du kan søge på en part i seneste, favoritter og i alle kontakter i dialogboksen Tilføj/Fjern parter. Tilføjelsesprogrammet WorkZone Process er blevet lagt sammen med tilføjelsesprogrammet WorkZone for Office. Hvis WorkZone Process ikke er installeret på serveren, er knappen Proces deaktiveret. Du kan starte en proces fra et dokument. Du kan indsætte indholdskontrolelementer for brugerdefinerede felter i skabeloner. NY HEDER I WORKZONE FOR OFFICE 2016 R2 Support matrix Udvidet support matrix, der omfatter Microsoft Office 2016 (x86 og x64). Funktioner Du kan nu se dine senest brugte sager og dokumenter på dine lister, som du gør i WorkZone Client. Eksempel: Hvis du åbner et dokument i WorkZone Client, vises dokumentet på din liste over senest brugte dokumenter i WorkZone for Office. De søgefiltre, du kan bruge i WorkZone for Office, fungerer nu ligesom søgefiltrene i WorkZone Client. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE I 2016 Outlook: o o Du kan tilføje gemte søgninger til mappen Sager & Dokumenter i navigationsruden. Du kan anvende et avanceret registreringspanel, når du gemmer mails. Det avancerede registreringspanel giver dig mulighed for at registrere titel, dokumentgruppe, dokumenttype, brevdato, sagsbehandler, tilstand og svarfrist. Hvis du vil anvende det avancerede registreringspanel, klik Sag > Sager & Dokumenter og vælg Anvend avanceret registreringsrude. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE 2014 R2 Outlook: o Ny funktionalitet til Outlook-tilføjelsesprogrammet WorkZone Process: Forudsætning: For at bruge procesoversigten og arbejde med processer, der tilhører sager, skal du installere Outlook-tilføjelsesprogrammet WorkZone Process under installationen af WorkZone for Office. Hvis du prøver at åbne en smarttask, når du er offline, vises en meddelelse. Se Åbn en opgave, når du er offline. 5
WorkZone for Office2017 o Hvis du har brug for at arbejde med en opgave, som en anden bruger er i gang med at arbejde på, kan du vælge at overtage denne opgave. Se Overtag en opgave fra en anden bruger. Forudsætning: Du skal have indblikket PROCESSADM for at kunne overtage en opgave fra en anden bruger. Se onlinehjælp for modulet Users i WorkZone Configuration Management. Du kan nu opdatere en forældet opgave fra serveren. Det vil sige, at hvis en opgave er blevet opdateret efter du har åbnet den, kan du vælge at hente den seneste version af opgaven fra serveren. Se Opdater en ændret opgave. Når du arbejder med flere processer, kan du gemme proceslister som visninger i oversigten Processer og hurtigt tilgå dem senere. Se Gem en visning med de valgte proceslister. Du kan tilføje sager og dokumenter til dine favoritter (og fjerne dem fra dine favoritter senere), og se lister af over favoritsager eller dokumenter enten fra navigationsruden i Outlook eller fra WorkZone Client. Se Tilføj eller fjern en sag eller et dokument fra dine favoritter. Word, Excel, PowerPoint: o o Der er tilføjet en ny knap Opdater for sagsdokumenter. Du kan nu opdatere alle registrerede oplysninger på et sagsdokument fra serveren. Se Opdater registreringsoplysninger på et sagsdokument. Når du tilføjer eller fjerner parter eller dokumenter på sagsdokumenter i dialogboksene Tilføj/Fjern parter (eller Tilføj/Fjern dokumenter), opdateres alle oplysninger om parter (eller dokumenter) automatisk fra serveren, når du klikker på Søg. Word: o o o Generelle forbedringer af ydeevne for udvidet flettefunktionalitet ved brug af indholdskontrolelementer i Word-skabeloner. Flettescenarier går nu 5-25 gange hurtigere afhængig af antal indholdskontrolelementer, antal modtagere, kompleksitet og databasestørrelse. Du kan bruge nye tilpassede indholdskontrolelementer, der fletter oplysninger fra tabellen file_name som en egenskab for en dokumentkontakt. Når du tilføjer tilpassede indholdskontrolelementer, vil systemet kontrollere, om den valgte dokumentmodtager eksisterer som part på den valgte sag. Hvis et sådan match er fundet, flettes denne kontakts sagsoplysninger fra tabellen file_name ind i dokumentet. Bemærk: o o Det tilpassede indholdskontrolelement kan ikke flette flere modtagere i et dokument. Hvis flere end én sagspart med det samme navn og modtagerrolle ikke findes på en sag, kan kun den part med lavere prioritet flettes. Der er tilføjet nye indholdskontrolelementer, som kan flettes ind i Word-skabeloner og dokumenter: 6
o o Indholdskontrolelementet Sagsegenskab er blevet erstattet med indholdskontrolelementerne Sag og Sagskontakt. Indholdskontrolelementet Dokumentegenskab er erstattet med indholdskontrolelementerne Dokument og Dokumentkontakt. Egenskaben Sagskontakt - nye indholdskontrolelementer for dato på sagskontakt og sagskontakter er tilføjet. Egenskaben Dokumentkontakt - nye indholdskontrolelementer for dato på dokumentkontakt og dokumentkontakter er tilføjet. Egenskaben Kontakt - nye indholdskontrolelementer for sagsparter er tilføjet. Egenskaben Sag - yderligere indholdskontrolelementer for ansvarlig enhed er tilføjet. Egenskaben Dokument: o o Yderligere indholdskontrolelementer for ansvarlig enhed er tilføjet. Nye indholdskontrolelementer for dokumentoplysninger og dokumentdatoer er tilføjet. Titelformatet for indholdskontrolelementerne er ændret til: (Item Type,[Relation],[Type]) Label (format) Det betyder, at fra denne version vises alle nytilføjede indholdskontrolelementer i et nyt format (og allereder eksisterende indholdskontrolelementer forbliver i det gamle format). Se Titelformat for indholdskontrolelementer. Når du arbejder med skabeloner, kan du konfigurere datovælgerens indhold til at vise enten det lange eller korte datoformat. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE 2014 Excel: Du kan nu redigere oplysninger, som du har eksporteret fra lister i WorkZone Client ved hjælp af den nye Eksportér til Excel-funktionalitet i WorkZone Client. Se Eksporter til Excel fra WorkZone Client. Bemærk: Du kan redigere et eksporteret Excel-dokument (for eksempel for at danne en rapport) på samme måde som du ville redigere ethvert andet Excel-dokument. De ændringer, du laver i Excel-dokumentet gemmes dog ikke i WorkZone Client. Forudsætninger: Funktionen Eksportér til Excel understøttes udelukkende med Microsoft Office 2013. For at kunne eksportere til Excel fra WorkZone Client, skal du vælge WorkZone for Excel under installation af WorkZone for Office. Se WorkZone for Office Administrator's Guide. 7
WorkZone for Office2017 3. Kom godt i gang Lær det grundlæggende i WorkZone for Office ved at følge linksene og se videoerne på denne side. Bemærk: For at se videoerne, skal du have Adobe Flash Player installeret på din computer. ARBEJDE I OUTLOOK Gem Outlook-elementer på sager Indsæt sagsdokument eller links i mails Opret nye sager Opret nye dokumenter på sager Register dokumentoplysninger Se sager og dokumenter Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I WORD Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter, der er gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Register dokumentoplysninger Arbejde med skabeloner Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I EXCEL Opret regneark på sager Arbejde med regneark gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Register dokumentoplysninger Søg efter sager, dokumenter og parter Eksportér til Excel fra WorkZone Client ARBEJDE I POWERPOINT Opret præsentationer på sager Arbejde med præsentationer gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Register dokumentoplysninger Søg efter sager, dokumenter og parter SAGS- OG DOKUMENTOVERBLIK I MICROSOFT OUTLOOK Denne video viser dig, hvordan du får et overblik over sager og dokumenter tilknyttet sagerne i Microsoft Outlook. I dette overblik kan du åbne sager og dokumenter, for eksempel i Microsoft Word. 8
GEM E-MAILS PÅ SAGER OG REDIGER OPLYSNINGER PÅ DOKUMENTER OG PARTERON CASES AND EDIT INFORMATION ON DOCUMENTS AND PARTIES Denne video viser, hvordan du gemmer mails på sager - indgående eller udgående. Mens du gemmer e-mails, kan du redigere dokumentoplysninger, og der foreslås parter, du kan tilføje. OPRET NYE SAGER I MICROSOFT OUTLOOK Denne video viser, hvordan du opretter nye sager i Microsoft Outlook. Der er to måder: Du kan enten oprette en ny sag uafhængigt af mails, eller du kan oprette en ny sag, mens du gemmer en mail. Mens du opretter sagen kan du indtaste oplysninger om sagen, for eksempel titel, sagsgruppe, facetter og adgangsrettigheder. ARBEJDE MED SAGSDOKUMENTER Denne video viser, hvordan du opretter sagsdokumenter i Microsoft Word, Excel og Outlook. Det indbefatter brug af fletfelter til at indtaste sags- og dokumentoplysninger som for eksempel modtagerinformation, og hvordan man opdaterer dokumentoplysninger, enten ved hjælp af fletfelterne eller panelet Dokumentregistrering. BRUG SAGS- OG DOKUMENTLISTER I OUTLOOK Du kan tilføje sags- og dokumentlister til din Sager & dokumenter-mappe i Microsoft Outlook. For at gøre dette skal du klikke på knappen Tilføj liste på fanen Sag, vælg de ønskede lister og 9
WorkZone for Office2017 klik på Tilføj. Du kan nu få vist en ønsket liste i Microsoft Outlook via et enkelt klik på musen. Bemærk: Listerne er defineret i WorkZone Client. ÅBN OG REDIGER SAGSDOKUMENTER FRA OVERBLIKKET I sags- eller dokumentoverblikket i Microsoft Outlook kan du åbne et dokument i, for eksempel, Word for at redigere indholdet. Eller du kan åbne sags- eller dokumentprofilen i WorkZone Client. DEL ET LINK TIL ET DOKUMENT ELLER EN SAG Du kan indsætte et link til en sag eller et dokument i en ny mail eller mødeindkaldelse. Hvis du deler et link til et dokument, indsættes to links: Det første åbner dokumentet i WorkZone 10
Client. Det andet et et download-link. GEM DOKUMENTET PÅ EN SAG For at gemme dokumentet på en sag, skal du først vælge en sag eller oprette en ny. Så registrerer du dokumentet i panelet Dokumentregistrering. OPRET DOKUMENTSKABELONER I WORD Brug indholdskontrolelementer til at bygge dine dokumentskabeloner. Det gør det muligt for dig at flette oplysninger om sager, dokumenter og kontakter ind i skabelonen. In addition, you can enable the template to automatically set default values, perform merge and show dialog boxes using VBA 1 macros. FLETOPLYSNINGER OM SAGER, DOKUMENTER OG KONTAKTER I DINE DOKUMENTER I Microsoft Word kan du benytte flettefunktionen til at indsætte oplysninger i indholdskontrolelementerne i dokumentet, for eksempel om den sag, der er valgt for dit 1 Visual Basic for Applications 11
WorkZone for Office2017 dokument. 12
4. Arbejde med Word-dokumenter 4.1 Opret dokumenter på sager 13 4.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager 17 4.3 Arbejde med dokumentversioner 19 4.4 Registrer dokumentoplysninger 21 4.5 Arbejde med skabeloner og indholdskontrolelementer 23 4.6 Arbejde med processer 26 4.7 Søgning 27 4.1 Opret dokumenter på sager I WorkZone for Office kan du oprette disse typer hoveddokumenter og bilag på en sag: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Et dokument bliver et sagsdokument, når du gemmer det på sagen enten som et hoveddokument eller som et bilag. Hvis du gemmer et dokument på en sag og angiver et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. GEM DOKUMENT SOM ET HOVEDDOKUMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG Når du opretter et sagsdokument, skal du gemme det på sagen uden at vælge et hoveddokument. Så anses dit dokument for at være et hoveddokument ligesom andre hoveddokumenter på sagen. 1. Åbn et nyt dokument. 2. På fanen Hjem i gruppen Sag, klik Vælg Sag i gruppen Sag. En liste vises. 3. Følg en af disse procedurer: a. Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Panelet Dokumentregistrering åbnes. Eller a. Vælg Søg efter sag i listen for at søge efter en sag. Dialogboksen Vælg sag vises. b. Klik Vis flere søgemuligheder. c. Indtast søgekriterier. For flere oplysninger, se Søgning. d. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 13
WorkZone for Office2017 e. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen lukkes og Dokumentregistreringspanelet åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel og dokumenttype. Du kan også angive tilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, brevdato og svarfrist. Bemærk: Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på Sag. GEM DOKUMENT PÅ EN LUKKET SAG 1. Vælg det dokument, som du vil gemme på en lukket sag. 2. På fanen Startside i gruppen Sag, klik Vælg sag > Søg sag. Dialogboksen Søg sag vises. 3. I feltet Søg i, vælg Lukket sag. 4. Klik Søg. 5. Vælg den lukkede sag, som du vil gemme dokumentet på. 6. Klik OK. Panelet Dokumentregistrering åbnes med den valgte sag. 7. Klik Gem på sag. Bekræft at du vil genåbne denne sag og gemme det valgte dokument på den. 8. Klik Ja. Bemærk: Når du gemmer et dokument på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. GEM DOKUMENT UDEN SAG Du kan oprette et sagsdokument og i stedet for at tilknytte det til en sag, gemme det på din skrivebordssag. Dette er relevant hvis, for eksempel, dokumentet er et udkast, eller hvis du vil tilknytte det til en sag senere. 1. Åbn et nyt dokument og tilføj indhold. 2. På fanen Startside i gruppen Sag, klik Vælg sag. En liste vises. 3. Vælg Uden Sag for at gemme dokumentet på din skrivebordssag. Panelet Dokumentregistrering åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel og dokumenttype. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler og dokumentgruppe. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. Bemærk: Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 14
GEM DOKUMENT PÅ EN NY SAG Når du har åbnet et eksisterende dokument, eller har oprettet et nyt, kan du oprette en ny sag at knytte dokumentet til. 1. Åbn det dokument, du vil tilføje til den nye sag. 2. På fanen Startside i gruppen Sag, klik Vælg sag. En liste vises. 3. Vælg Opret ny sag i listen. Dialogboksen Ny Sag vises. 4. Indtast oplysninger i obligatoriske felter markeret med rødt, og indtast eventuelt yderligere oplysninger. 5. Vælg facetter til en ny sag For flere oplysninger, se Vælg facetter til en ny sag. 6. I ruden Parter på sagen, klik Vælg for at tilføje eller fjerne sagsparter. 7. Vælg sagsparter og klik OK. 8. Angiv adgangsrettigheder: c.. I dialogen Ny Sag, klik Generel sagsadgang d. Vælg Afdeling eller Personlig. 9. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogen Ny Sag lukkes, og panelet Document Registration pane opens allowing you to save your document on the new case. 10. Registrer dokumentoplysninger Bemærk: Som standard kan sager, du opretter til dine dokumenter, tilgås af alle i din organisation. Du kan begrænse adgang for den valgte sagsgruppe eller hele organisationen. Du kan yderligere begrænse adgang vil at vælge: Afdeling kun medarbejdere i din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig du er den eneste, der har adgang til sagen og kan redigere den. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når du opretter en ny sag. Vigtigt: Facet-funktionaliteten skal aktiveres af systemadministratoren. Vælg facetter 1. Åbn dialogboksen Ny sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 1-5 2. I feltet Facetter, klik. Dialogboksen Vælg facetter vises. Obligatoriske facetgrupper er fremhævet. Deaktiverede facetter er nedtonet. 3. Dobbeltklik på den facet, du vil tilføje. Gentag dette trin for hver facet, du vil tilføje. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukkes og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 15
WorkZone for Office2017 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 6-9. Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatorisk facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. For at fjerne en facet skal du dobbeltklikke på den eller trykke DEL. OPRET BILAG For at oprette et bilag skal du knytte dokumentet til en sag og angive et hoveddokument. Dit dokument bliver derefter til et bilag i forhold til det hoveddokument, du valgte. 1. Udfør proceduren beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag for at oprette et bilag. 2. I panelet Dokumentregistrering, vælg et hoveddokument i rullelisten til feltet Hoveddokument. Bemærk: Når dit dokument er gemt i arkivet som et bilag, låses listen Hoveddokument. Hvis du vil have et andet hoveddokument, skal du vælge det i WorkZone Client eller Captia Web Client. GEM OG SEND ET SAGSDOKUMENT Du kan sende et dokument, regneark eller præsentation, som er gemt på en sag, til en modtager. Mailen arver sagskonteksten fra dokumentet. Efter du har sendt mailen, bliver du bedt om at gemme mailen på sagen. Vigtigt: Før du kan udføre denne opgave, skal du vælge en sag til dit dokument. Se Opret dokumenter på sager, hvis du vil have flere oplysninger. Gem og send et dokument 1. På fanen Filer, klik Gem & Send > Send med mail. 2. Vælg en af disse muligheder: Send som vedhæftning Send som PDF Send som XPS Et mailvindue åbnes, hvor titel og vedhæftning er indsat. 3. Tilføj modtagere. 4. Tilføj kontakter til mailen og klik Send. Dialogen Gem Outlook-element vises. 5. Hvis du ikke vil gemme dokumentet, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet. 6. Klik Gem Element. 16
4.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager I WorkZone for Office kan du se og redigere indholdet af dine og kollegers dokumenter. Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer GEM DOKUMENT SOM ET UDKAST Når du gemmer et dokument som et udkast, kan du og andre i din afdeling eller organisation redigere dokumentet i det program, det er oprettet i. Hvis du derimod gemmer dokumentet som et personligt udkast, kan kun du åbne dokumentet. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I feltet Tilstand, vælg en af udkasttilstandene. 4. Klik Gem på sag. Bemærk: Hvis du vælger tilstanden Arkiveret, bliver dokumentet låst og kan ikke redigeres. GEM DOKUMENT SOM ARKIVERET Når du gemmer et dokument som arkiveret, bliver det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I rullelisten til feltet Tilstand vælg Arkiveret. 4. Klik Gem på sag. Bemærk: For at redigere dokumentoplysninger skal du åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. Når først dokumentet er arkiveret, kan dets tilstand ikke ændres tilbage til udkast. REDIGER DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan kun redigere et dokument, der er gemt på en sag, hvis den valgte tilstand er udkast. Hvis dokumentet derimod er arkiveret, er det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik Søg. 4. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument. 5. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 17
WorkZone for Office2017 6. Vælg et dokument og klik OK. 7. Rediger dokumentet og gem ændringerne. Tip: For flere oplysninger, se Søgning. FLYT SAGSDOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et sagsdokument til en anden sag i WorkZone Client eller i Captia Web Client. For flere oplysninger, se Onlinehjælp til WorkZone Client eller Onlinehjælp til Captia Web Client (under Dokument > Dokument - Flyt eller omjournaliser). GEM DOKUMENT SOM NYT Du kan genbruge et eksisterende Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag. 1. Åbn et dokument, som du vil gemme som et nyt dokument. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Klik Gem som nyt. Dialogboksen Vælg sag vises. 4. Vælg en sag, som du vil gemme dette dokument på, som et nyt dokument. 5. Klik OK. Dialogboksen Vælg sag lukker. 6. Valgfrit: Foretag ændringer i dokumentet. 7. Udfyld de påkrævede felter i ruden Dokumentregistrering. 8. Klik Gem på sag. ÅBN ET DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan åbne et dokument, som er gemt på en sag, ved at vælge det fra en liste over seneste dokumenter eller ved at bruge en søgedialogboks. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Gør et af følgende: Eller a. Klik Sager > Sager & Dokumenter. b. I dialogboksen Vælg Dokument, angiv dine søgekriterier. c. Vælg et dokument og klik OK. a. Klik Sager > Sager & Dokumenter. b. Vælg et dokument fra listen. OPDATER REGISTRERINGSOPLYSNINGER FOR ET SAGSDOKUMENT Du kan hente de senest registrerede oplysninger på et gemt sagsdokument fra serveren. 18
1. Åbn et sagsdokument, som du vil hente de seneste registreringsoplysninger for. 2. På fanen Startside i gruppen Sag, klik. Alle registreringsoplysninger på dette dokument er opdateres fra serveren. Vigtigt: Hvis du klikker dokument., mister du alle ikke gemte ændringer på dette Tip: Hvis du tilføjer eller fjerner parter eller dokumenter på sagsdokumenter i dialogboksene Tilføj/Fjern parter (eller Tilføj/Fjern dokumenter), opdateres alle oplysninger om parter (eller dokumenter) automatisk fra serveren, når du klikker på Søg. SE OG REDIGER SAGS- OG DOKUMENTOPLYSNINGER Du kan få adgang til sager og dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via links til sager og dokumenter i ruden Dokumentregistrering. Her kan du ændre sags- og dokumentdetaljer, for eksempel adgangsrettigheder, vedhæfte et dokument til en anden sag eller ændre tilstanden på en sag eller et dokument. 1. Åbn et dokument som beskrevet i Rediger dokument gemt på en sag. 2. I panelet Dokumentregistrering vises to links. Klik på:. SWorkZone Clientagslinket - for at åbne sagen i Captia Web Client eller Dokumentlinket for at åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. 3. Foretag ændringer og gem dem. 4.3 Arbejde med dokumentversioner I WorkZone for Office kan du se eller arbejde ed en liste over tidligere versioner af dine egne eller kollegers dokumenter: Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer Vigtigt: For at benytte versionsfunktionaliteten skal WorkZone Explorer først installeres og konfigureres på din server. For flere oplysninger, se Installation Guide for WorkZone Content Server og User's Guide for WorkZone Explorer. AKTIVÉR ELLER DEAKTIVÉR VERSIONERING AF ET DOKUMENT Når du arbejder med dokumenter kan du aktivere eller deaktivere versionering for det valgte dokument, uanset den generelle opsætning af udkastversionering. 19
WorkZone for Office2017 For flere oplysninger, se WorkZone Configuration Management Installation Guide.WorkZone Configuration Management For flere oplysninger, se WorkZone Configuration Management Installation Guide. Aktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil aktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer > Sager & Dokumenter > Administrer versioner > Aktivér versionering. Deaktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil deaktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer > Sager & Dokumenter > Administrer versioner > Deaktiver versionering. VIS OG ÅBN ET DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION Du kan få vist en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPointdokumentudkast, du arbejder med, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. Bemærk: Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. 1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil se eller åbne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den version, du vil åbne fra en liste. Den valgte version åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringspanelet deaktiveret. SAMMENLIGN ET WORD-DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION MED SENESTE VERSION Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version af dokumentet. 1. Vælg et dokument, hvis versioner du vil sammenligne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil sammenligne med en nuværende version. 4. Klik Sammenlign i informationslinjen øverst i dokumentet. Et standard Microsoft sammenligningsvindue med seneste version af dette 20
dokument åbner side om side med den valgte version. Alle ændringer mellem den valgte dokumentversion og den seneste version fremhæves. GENDAN ET DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION SOM SENESTE VERSION Du kan gendanne tidligere versioner af Word-, Excel- eller PowerPoint dokumentudkast som den seneste version af dette dokument. 1. Åbn et dokument, der har en version, du vil gendanne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Administrer versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil gendanne som den nuværende version. 4. Klik Gendan i informationslinjen øverst i dokumentet. Dette nye dokument bliver seneste version af dokumentet. Dette nye dokument bliver seneste version af dokumentet. SLET ALLE TIDLIGERE VERSIONER AF DOKUMENTET Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word, Excel eller PowerPoint-dokument. 1. Vælg et dokument, som du vil slette alle tidligere versioner af. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. Listen af tidligere versioner vises og knappen Slet alle tidligere versioner er aktiveret under Administrer versioner. 3. Klik Slet alle tidligere versioner. Alle tidligere versioner af dokumentet slettes. 4.4 Registrer dokumentoplysninger Når du opretter eller redigerer et dokument efter du har vedhæftet det til en sag, skal du registrere dokumentinformation. Det gør du i panelet Dokumentregistrering. Registrering af dokumentoplysninger omfatter disse opgaver: TILFØJ GENERELLE DOKUMENTOPLYSNINGER For at registrere dokumentoplysninger skal du angive dokumentets titel og type. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe m.v. 1. Vedhæft dit dokument til en sag som beskrevet i Opret dokumenter på sager. 2. I panelet Dokumentregistrering skal du indtaste en titel. 3. Vælg dokumenttype. 21
WorkZone for Office2017 4. Dokumenttilstanden vælges automatisk, men du kan ændre den ved at vælge en anden dokumenttilstand. 5. Hvis sagsbehandleren er en anden end den nuværende bruger, så klik på pil nedknappen Sagsbehandler for at vælge sagsbehandler. 6. Vælg en dokumentgruppe. 7. Hvis dit dokument er et bilag, så vælg et hoveddokument. 8. Hvis du vil angive brevdato og svarfrist, så klik på kalenderikonet i feltet Brevdato og Svarfrist for at vælge datoer. Bemærk: Hvis du har angivet brevdato og svarfrist, bør du også tilføje en afsender og modtager. For flere oplysninger, se Tilføj eller fjern dokumentparter. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje eller fjerne dokumentparter i dialogboksen Vælg parter. 1. I panelet Dokumentregistrering, klik Dokumentparter. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogen Vælg parter vises. 3. Indtast et søgekriterium i et eller flere af disse felter: Fritekst Søg i o o o o Sagskontakter Favoritkontakter Seneste kontakter Alle Type Navm 1 Navn 2 Adresse 1 By Tip: Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist de sidste fire felter. 4. Klik Søg. 5. I den nederste venstre rude, vælg en part og klik på. Gentag dette trin for hver part, du vil tilføje. 6. Angiv om nødvendigt roller for parterne, for eksempel Modtager. 7. Klik OK. 22
Fjern dokumentparter: 1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på for at fjerne parten fra listen over valgte dokumentparter. 3. Klik OK. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER Du kan tilføje eller fjerne dokumenthenvisninger ved hjælp af panelet Dokumentregistrering. 1. I panelet Dokumentregistrering, klik på Relaterede dokumenter. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogboksen Tilføj/Fjern dokumenter vises. 3. Indtast et søgekriterium i en eller flere af disse felter: Fritekst Dokumentnr. Sagsbehandler Dokumenttitel Tip: Klik Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste tre felter synlige. 4. Klik Søg. 5. I den nederste venstre rude, vælg et dokument og klik på. Gentag dette trin for hvert dokument. 6. Angiv om nødvendigt roller for dokumenterne. 7. Klik OK. Fjern dokumenthenvisninger 1. Vælg den dokumenthenvisning, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på venstre-pil knappen for at fjerne henvisningen fra listen over dokumenthenvisninger. 3. Klik OK. 4.5 Arbejde med skabeloner og indholdskontrolelementer Du kan oprette dine egne skabeloner og genbruge eksisterende skabeloner, for eksempel brevskabeloner og informationsskabeloner. Du kan også hente og indsætte oplysninger om sager, dokumenter eller kontakter i en skabelon eller et dokument, eller opdatere registrerede dokumentoplysninger. 23
WorkZone for Office2017 OPRET EN BREVSKABELON Du kan indsætte indholdskontrolelementer, der repræsenterer egenskaberne (metadata) sag, dokument, sagspart og dokumentpart, i en skabelon. For eksempel sagsbehandler og dokumentgruppe. Brevskabeloner indeholder normalt oplysninger om sagsparter eller dokumentparter, men du kan også tilføje sags- eller dokumentoplysninger til dem. Du kan oprette en brevskabelon ved at bruge fletfelter (det vil sige indholdskontrolelementer): 1. Opret et nyt Word-dokument. 2. På fanen Indsæt, i gruppen Indholdsegenskaber, klik på et indholdskontrolelement fra en relevant gruppe og vælg den egenskab, du vil indsætte. For eksempel, klik Sag > Sagsbehandler > E-mail for at indsætte e- mailadressen for sagsbehandleren på den valgte sag. Tips: Klik Sagskontakt eller Dokumentkontakt for at indsætte indholdskontrolelementer med en sagspart eller en dokumentpart. Klik Sag eller Dokument for at indsætte indholdskontrolelementer med sags- eller dokumentegenskaber. Nogle indholdskontrolelementer har to muligheder: o Hvis navnet på en egenskab efterfølges af (kode), for eksempel Sagsbehandler > Adressattype (kode), henviser den til koden bestående af tre bogstaver, der identificerer sagsbehandleren. o Hvis navnet på en egenskab efterfølges af (tekst), for eksempel Sagsbehandler > Adressattype (tekst), henviser den til sagsbehandlerens fulde navn. 3. På fanen Filer, klik Gem som. Dialogen Gem som vises. 4. Vælg en placering til din skabelon. 5. I feltet Filtype, klik > Word-skabelon og klik Gem. OPRET EN OPLYSNINGSSKABELON Oplysningsskabeloner indeholder normalt oplysninger om dokumenter og sager, men du kan også tilføje oplysninger om dokumentparter eller sagsparter. Du kan oprette en oplysningsskabelon ved at bruge de relevante indholdskontrolelementer: 1. Opret et nyt Word-dokument. 2. På fanen Indsæt, i gruppen Indholdsegenskaber, klik på et indholdskontrolelement fra en relevant gruppe og vælg den egenskab, du vil indsætte. 24
Tips: Klik Sag eller Dokument for at indsætte indholdskontrolelementer med sagseller dokumentegenskaber. Klik Sagskontakt eller Dokumentkontakt for at indsætte indholdskontrolelementer med egenskaber for sags- eller dokumentparter. Nogle indholdskontrolelementer har to muligheder: Hvis navnet på en egenskab efterfølges af (kode), for eksempel Sagsbehandler > Adressattype (kode), henviser den til koden bestående af tre bogstaver, der identificerer sagsbehandleren. o o Hvis navnet på en egenskab efterfølges af (tekst), for eksempel Sagsbehandler > Adressattype (tekst), henviser den til sagsbehandlerens fulde navn. 3. På fanen Filer, klik Gem som. Dialogen Gem som vises. 4. Vælg en placering til din skabelon. 5. I feltet Filtype, klik > Word-skabelon og klik Gem. OM AT FLETTE OPLYSNINGER FRA SAGER, DOKUMENTER OG ADRESSATER Når du har tilføjet et indholdskontrolelement, kan du udtrække, fjerne eller opdatere oplysninger angivet for denne indholdskontrolelementegenskab. Det kan du gøre ved hjælp af knappen Flet på fanen Hjem. Vigtigt: Nogle fletfelter har to muligheder: o o Hvis navnet på en egenskab slutter på (kode), for eksempel Sagsbehandler (kode), henviser den til en tre-cifret kode, der identificerer sagsbehandleren. Hvis navnet på en egenskab slutter på (tekst), for eksempel Sagsbehandler (tekst), henviser den til sagsbehandlerens fulde navn. INDSÆT SAGS-, DOKUMENT- OG KONTAKTINFORMATION Forudsætning: Før du kan flette sags-, dokument- og kontaktoplysninger, skal indholdskontrolelementer være indsat i skabelonen, og dokumentoplysninger skal være registreret. For flere oplysninger, se Registrering af dokumentoplysninger. 1. Åbn skabelonen. 2. På fanen Hjem, klik Flet > Flet dokument. FJERN SAGS-, DOKUMENT- OG KONTAKTINFORMATION Vigtigt: Brevskabeloner med mere end én adressat kan ikke ryddes efter fletning. 25
WorkZone for Office2017 1. På fanen Hjem, klik Flet > Ryd fletning. OPDATER OPLYSNINGER REGISTRERET PÅ DOKUMENTER Du kan opdatere registrerede dokumentoplysninger ved at redigere indholdet af dine flettefelter: Titel Brevdato Svarfrist For eksempel, hvis du ændrer dokumenttitlen i fletfeltet Titel opdateres dokumenttitlen automatisk i panelet Dokumentregistrering. Vigtigt: Hvis du ændrer oplysninger i panelet Dokumentregistrering, skal du klikke på Flet > Flet dokument for at opdatere dokumentet. TITELFORMAT FOR INDHOLDSKONTROLELEMENTER Fra version 2014 R2 er titelformat for indholdskontrolelementer ændret til: (ItemType,[Relation],[Type]) Label (format) F OR EKSEMPEL: (Sag) Type (Sag, Sagsbehandler) Navn1 (Sag, Sagspart) Navn1 (Dokument, Modtager, Dato) Fødselsdag (Sag, Primær kontakt, Oplysninger) Hobby Det betyder, at indholdskontrolelementer tilføjet i version 2014 R2 bliver vist med det nye titelformat, mens allerede eksisterende indholdskontrolelementer (tilføjet før version 2014 R2) vises i det gamle format. 4.6 Arbejde med processer Du kan arbejde med processer knyttet til et Word-. Excel-, eller Powerpoint-dokument. For at behandle et dokument i WorkZone Process skal dokumentet være gemt på en sag. Et dokument inkluderes i mere end én proces. Vigtigt: En proces er altid baseret på en sag. Når du starter en ny proces fra et dokument startes processen på det nuværende dokument's sag. Du kan finde yderligere oplysninger om at arbejde med processer iworkzone Process Onlinehjælp. 1. Om WorkZone Process 2. Start en ny forelæggelse 26
3. Arbejde med opgaver 4.7 Søgning 4.7.1 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriteriet i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning i tekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter. Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding. Søgningen er den samme. 27
WorkZone for Office2017 SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse * Jokertegn Fritekstfelter og tekstfelter Erstatter én eller flere karakterer. Eksempel Hvis du skriver: *dag søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet begynder med dag. For eksempel dagslys. *dag* søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet indeholder dag. For eksempel nutildags.? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Erstatter netop ét tegn. *dag søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet slutter på dag. For eksempel fødselsdag. Bemærk: Det anbefales ikke at bruge foranstillede jokertegn i fritekstsøgning, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid før de bliver vist. Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltet Fritekst i dialogboksen Vælg parter, finder søgningen alle parter med navnet Petersen eller Pedersen. Men ikke Pettersen. ^ Hat (circumflex) Tekstfelter Ignorerer om der benyttes store eller små bogstaver. Eksempel: Tekstfelt Titel Skriver du ^*sol* i feltet Titel, finder du sager, hvor feltet Titel indeholder ordet sol uanset om det står med store eller små bogstaver, f.eks. Jensens isolering A/S og Jensens Isolering A/S. ="" Tomt felt Tekstfelter Søger efter elementer, hvor feltet er tomt. Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 i dialogboksen Vælg parter. Hvis du skriver ="", finder søgningen sager, 28
Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse hvor adressen ikke er angivet. OR OR Fritekstfelter: og ELLER Søger efter elementer, hvor ét eller flere af de indtastede ord forekommer. En fritekstsøgning efter dokumenter vil søge i felter og i selve dokumentet. AND AND Tekstfelter: Fritekstfelter: & og OG Tekstfelter: AND Eksempel: Find alle dokumenter, hvor mindst ét af ordene valuta eller marakedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OR markedsanalyse. Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor ordene valuta og markedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OG markedsanalyse (ordene kan findes som dokumentegenskaber eller som indekseret fritekst). Bemærk: Hvis du vil søge efter karakteren &, ikke som en operator, men som for eksempel del af en kontakt, så indsæt en omvendt skråstreg (backslash) foran karakteren, \&. Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut & Co, skriv Liebestraum, Immergut \& Co. ~ NOT NOT Fritekstfelter Søger efter elementer, hvor ord, du skriver efter operatoren, ikke forekommer. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor indlån, but not bank forekommer, ved at skrive indlån IKKE bank. Bemærk: Du bør altid søge efter elementer, der indeholder dette men ikke dét. Det vil sige, søg kun efter NOT bank vil ikke give nogen resultater. 29
WorkZone for Office2017 HVOR FINDER JEG TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Felttype Fritekst Dialogboks eller feltnavn Tilføj/Fjern Dokumenter Vælg parter Vælg Sag Tekst Tilføj/Fjern Dokumenter: Dokumentnr. Titel Vælg parter: Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Vælg sag: Sagsnr. Titel FRITEKSTSØGNING I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, som forekommer i felter eller i dokumenter som indekseret tekst. En fritekstsøgning søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone Configuration Management), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold. Bemærk: Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan det være, at dokumentet endnu ikke er indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureret søgning (tekstfelter opdateres med det samme). Små og store bogstaver Fritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skriver valuta, får du resultater for både valuta og Valuta. FLERE ORD ELLER SÆTNINGER Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne: Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord. Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksempel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer. 30
Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at søge efter enkelte ord, kombineret med søgeoperatorer. EKSEMPEL Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning for klimavariation* findes ingenting. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver solplet* AND klimavariation*. STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af", "er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord. Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kan du fjerne eller tilføje stopord. BEGRÆNS SØGEOMRÅDET VED AT BRUGE ET FILTER Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes i søgedialogboksene ved feltet Søg i. Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombination med et eller flere søgekriterier. 4.7.2 Søg i dialogbokse I WorkZone for Office skal du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter. SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. 31
WorkZone for Office2017 Felt Sagsnr. Sagsbehandl er Titel Beskrivelse Indtast et sagsnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en sagstitel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN DOKUMENT Brug dialogboksen Vælg dokument til enten at søge efter dokumenter i arkivet eller til at søge efter dokumenthenvisninger, når du registrerer dokumentoplysninger. Disse handlinger er beskrevet i Rediger dokument gemt på sag eller Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Dokumentnr. Sagsbehandl er Titel Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine Dokumenter. Bemærk: Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast et dokumentnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en titel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN PARTER Disse handlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6. Disse handlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1. 32
Felt Friteks t Beskrivelse Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender hele navnet, indtast da en del af navnet. Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn. Søg i Navn 1 Navn 2 Adress e 1 By Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere. Bemærk: Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast personens fornavn eller fornavne. Indtast personens efternavn. Indtast vejnavn. Indtast by. 33
5. Arbejde med Outlook-elementer 5.1 Gem Outlook-elementer på sager 34 5.2 Opret nye sager 37 5.3 Registrer dokumentoplysninger 40 5.4 Indsæt sagsdokumenter og links 43 5.5 Se sager og dokumenter 44 5.6 Tilpas Outlook 48 5.7 Arbejde med processer 49 5.8 Søgning 50 5.1 Gem Outlook-elementer på sager Med WorkZone for Office kan du gemme dine Outlook-elementer (for eksempel afsendte eller modtagne beskeder eller aftaler fra din kalender), på sager sammen med deres vedhæftninger, brugerdefinerede formularer og oplysninger om afsender og modtagere. Bemærk: Du kan kun gemme aftaler fra Kalenderen og Opgavepanelet (det vil sige, du kan ikke gemme mødeindkaldelser og svar, for eksempel fra Indbakke eller Udbakke-mapperne). Du kan gemme et Outlook-element på en eksisterende sag (inklusive lukkede sager) eller oprette en ny sag til det. Når du skriver en ny mail, kan du også vælge en sag, som denne mail automatisk gemmes på, efter du har sendt den. Du kan også oprette en ny sag fra Outlook uafhængigt af gemme Outlook-elementer. For flere oplysninger, se Opret en ny sag. Bemærk: Når du gemmer et Outlook-element på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. Alle vedhæftninger på dit gemte Outlook-element gemmes automatisk på den samme sag som bilag. Senere kan du tilføje eller fjerne bilag fra en mail gemt i WorkZone Client eller Captia Web Client. Kun dokumenter, som blev hentet, da du åbnede denne mail, tilføjes som vedhæftede filer. Når du gemmer flere Outlook-elementer, kan du redigere deres fælles metadata (for eksempel, vælg værdier i et eller flere af de brugerdefinerede obligatoriske felter uden standardværdier) direkte i dialogboksen Gem flere Outlook-elementer. Se Gem flere Outlook-elementer. Forudsætning: Hvis du ikke kan redigere fælles metadata for flere gemte Outlook-elementer skal denne indstilling først aktiveres på din organisations server. Når du gemmer en e-mail eller kalenderaftale på en sag, prøver systemet at sammenligne oplysninger om afsender og modtager i e-mailen eller kalenderaftalen med registrerede kontakter og sagsparter. Relevante matches bliver foreslået, og du kan tilføje dem i registreringsdialogboksen. Se Registrering af dokumentoplysninger. 34
WorkZone for Office2017 GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Hjem, klik Gem elementet.. En liste med følgende menupunkter vises: En liste over senest anvendte sager (hvis relevant). Søg efter sag. Opret ny sag. 3. Gør et af følgende: Vælg en sag fra listen over seneste sager, som du vil gemme dit Outlookelement på. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. Eller Vælg Søg efter sag i listen. Dialogboksen Vælg sag vises. a. Indtast eller vælg søgekriterier. Se Søgning. b. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. c. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 4. Register dokumentoplysninger Tip: Systemet vil sammenligne oplysninger om afsender og modtager i det gemte Outlookelement med eksisterende kontakter og sagsparter. Relevante matches bliver foreslået, og du kan tilføje dem i registreringsdialogboksen. Se Registrering af dokumentoplysninger. GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN NY SAG 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Startside, klik Gem elementet > Opret ny sag. Dialogboksen Ny Sag vises. 3. Indtast (hvis relevant) oplysninger om sagen, som minimum i obligatoriske felter markeret med rødt. 4. Vælg facetter til din nye sag. 5. Tilføj sagsparter. 6. Angiv sagsadgangsrettigheder. 7. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og dialogen Gem Outlook Elementet vises. 8. Registrer dokumentoplysninger Tip: Du kan oprette en ny sag fra Outlook uafhængig af at gemme Outlook-elementer. 35
GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN LUKKET SAG Bemærk: Når du gemmer et Outlook-element på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. 1. Vælg det Outlook-element, som du vil gemme på en lukket sag. 2. På fanen Startside, klik Vælg sag > Søg sag. Dialogboksen Søg sag vises. 3. I feltet Søg i, vælg Lukket sag. 4. Klik Søg. 5. Vælg den lukkede sag, som du vil gemme Outlook-elementet på. 6. Klik OK. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 7. Klik Gem. Bekræft at du vil genåbne denne sag og gemme det valgte dokument på den. 8. Klik Ja. GEM FLERE OUTLOOK-ELEMENTER 1. Vælg mindst to mails eller aftaler, som du vil gemme. 2. Gør et af følgende: Højreklik > Gem element. Eller Kun for mails: Klik Gem elementet på Outlook-båndet. 3. Gør et af følgende: Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Klik Vælg sag søg efter en sag og klik OK. Klik Opret ny sag opret en ny sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin 2-9. Dialogen Gem flere Outlook-elementer vises. Vigtigt: Dialogen Gem Flere Outlook-elementer vises kun hvis funktionaliteten til registrering af flere elementer er aktiveret og konfigureret i WorkZone for Office. 1. Vælg værdier i de obligatoriske felter og klik Gem. Bemærk: De valgte mails eller aftaler er gemt som hoveddokumenter, hvor vedhæftede filer er gemt som bilagor appointments are saved as main documents, whereas attachments are saved as supplementary documents. Dokumenthenvisninger gemmes kun, hvis Cachelagret Exchange-tilstand er aktiveret. 36