Referat Dato: 24. maj 2018 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 41 Mødedato 22. maj 2018 kl. 17:00 til 19:30 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 41 Deltagere Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Anne J.S. Andersen AJSA Hjortegården, Bestyrelsen Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Sven Herrmann SVHE 3B, driftschef Michael Hvam TODL 3B, varmemester Barbara Holm Jørgensen BAHJ 3B, projektleder Britta Thomsen BRTH 3B, social beboerkoordinator Ref. Susanne Kühl SUKU 3B, projektchef Afbud Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Tobias D. Larsen TODL 3B, varmemester Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S, byggeleder Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Byggeudvalget Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 4.0 Emner til godkendelse 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 6.0 Status på økonomi 7.0 Input fra driften 8.0 Input fra beboerkoordinatorerne
9.0 Afholdte og kommende møder og aktiviteter 10.0 Punkter til næste møde 11.0 Bilag Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder Mødeledelse, orientering ved SUKU. Iris indledte mødet med en række bekymringspunkter. En del punkter kunne afklares på stedet. 3B følger løbende op på kvaliteten af varslinger og mangeludbedring og vil have forstærket fokus på denne del i den kommende tid. Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Møde nr. 39 og 40 blev grundet de mange mellemliggende helligdage slået sammen til ét møde, som desværre måtte aflyses grundet sygdom. Seneste mødereferat er derfor fra møde nr. 38 og er udsendt 9. maj 2018. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 EOGP: Etape 1: Badeværelser, rækkehuse er afsluttet. Der er dog fortsat mangelafhjælpning i etape 1, område 2. Badeværelser etagehuse pågår i blok 1009 og 1042, afsluttes ultimo juni 2018. Herefter udføres opretning i parterrelokaler samt udskiftning af facadepartier i blok B1009+B1042. Aflevering forventes pt. medio august 2018. Entreprise 2 med tage, gavle og altaner er afsluttet, men der mangler lofter i parterreindgange som er afhængig af badeværelsesrenovering/hovedledninger. Forventes afsluttet august 2018. Etape 1 afsluttes jf. tidsplan. Etape 2: Badeværelser rækkehuse pågår i område 3 (blok 129 og 130 er afsluttet). Badeværelser i rækkehuse forventes afsluttet december 2018. Badeværelser etagehuse pågår i blok 1010, og etape 2 forventes afsluttet senest december 2018. Herefter udføres opretning i parterrelokaler samt udskiftning af facadepartier. Aflevering forventes pt. ultimo marts 2019. Tage, gavle og altaner på etagehuse er afsluttet, men der mangler lofter i parterreindgange som er afhængig af badeværelsesrenovering/hoved- 2
ledninger. Forventes afsluttet marts 2019. Tage på rækkehuse pågår og forventes afsluttet december 2018. Etape 2 forventes afsluttet ca. 5 måneder tidligere end oprindelig tidsplan. MALMOS: Etape 1 forventes færdiggjort november 2018. Etape 2 forventes færdiggjort august/september 2019, men beplantning udføres oktober/november 2019. Begge etaper forventes afsluttet ca. 2 måneder tidligere end oprindelig tidsplan. Bilag 3.1.1 og 3.1.2. Der vil blive omdelt kopier på mødet. Ad 4.0 4.0 Emner til godkendelse 4.1 Landskabsbesparelser Vandkunsten har udarbejdet et oplæg til mulige besparelser baseret på tilbudslistens poster. Der er derfor et mindre forbehold for de oplyste priser, som endnu ikke er endeligt konfirmeret af Malmos. Det er administrationens holdning, at de anslåede estimater godt kan bruges som et sikkert pejlemærke i forhold til at beslutte, om den foreslåede besparelse er interessant eller ej. Der er i alt 5 forslag, som byggeudvalget skal tage stilling til enkeltvis: 1. Flisearealer ved altanbede, børnehave mv. i alt ca. 300 m 2 Mulig besparelse ca. 74.000 kr. Men dertil kommer tillægshonorar til ændring af projektmateriale. 2. Formindske areal foran blok 1010-1012, reduktion ca. 50m 2 Mulig besparelse ca. 110.000 kr. Men dertil kommer tillægshonorar til ændring af projektmateriale. 3. Mindre buske (1 eller 2 størrelser ned), i alt 148 stk. Mulig besparelse ca. 140.000 kr. 4. Afstribning asfalt Mulig besparelse ca. 290.000 kr. Heraf ca. 7.000 kr. til afmærkning af i alt 15 handicappladser. 5. 126 løbende meter høj stålkant ændres til lav i etape 2 Mulig besparelse ca. 140.000 kr. Men dertil kommer tillægshonorar til ændring af projektmateriale. Byggeudvalget besluttede, at besparelse nr. 3 og 4 skal gennemføres. Med hensyn til besparelse nr. 1, 2 og 5 var det byggeudvalgets vurdering, at besparelsespotentialet ikke stod mål med ulemper fx i form af forøget drift. 3
4.2 Barnevognsramper, beslutningsoplæg efter markvandring Vandkunsten har udarbejdet et revideret oplæg til barnevognsramper efter gennemførelse af den markvandring, som blev aftalt på sidste byggeudvalgsmøde. Oversigtstegningen er vedhæftet som bilag 4.2.1. Der vil blive omdelt kopier på mødet. Der er siden sidst tilføjet 3 ramper for at forbedre adgang til rækkehusområderne i etape 1. Ifølge Vandkunsten blev det på markvandringen godkendt at fastholde nogle af tramperne ved gavlene som adgangsmulighed, på baggrund af at de er ret flade, og at der var andre adgangsmuligheder i nærheden helt uden trin, for de som har behov for det. Disse er markeret på planen. Forslaget jf. bilag 4.1.1 er estimeret til ca. 105.000 kr. inkl. moms for selve entreprisedelen, og i alt inkl. omkostninger ca. 130.000 kr. inkl. moms. Byggeudvalget godkendte tegningen jf. dagsordenbilag 4.2.1. Byggeudvalget godkendte, at forslaget til supplerende ramper skal udføres indenfor rammerne af ovenstående økonomi. 4.3 Udskiftning af allerede udførte ramper Merpris for udskiftning af allerede udførte 12 stk. ramper, så alle ramper kan blive ens vil ifølge Vandkunsten være ca. 83.000 kr. inkl. moms for selve entreprisedelen, pris i alt inkl. skønnede omkostninger vil være ca. 105.000 kr. inkl. moms. Byggeudvalget besluttede, at de eksisterende 12 ramper skal udskiftes. Det begrundes især i, at deres funktionalitet ikke er optimal. Ad 5.0 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 5.1 Brandskader i trappeopgang Melissehaven 5 Natten mellem onsdag 2. maj og torsdag 3. maj har der været brand i en barnevogn i trappeopgang. Malede betonoverflader i trappeopgang er tilsodet men intakte. Nye vinduer i trappeopgang er tilsodet men virker umiddelbart OK. Ny hoveddør til trappeopgang er beskadiget helt, og skal udskiftes. Entreprenøren udfører midlertidig reparation af hoveddør, men der skal leveres og monteres ny dør. Afdelingen/ejendomskontoret har anmeldt skaden til forsikringen, og afventer taksator for det videre forløb. Byggesagen har anmeldt skaden til entrepriseforsikringen. De to forsikringer koordinerer selv dækning mv. 4
5.2 Sociale klausuler Der er desværre trods rykker ikke kommet en brugbar respons fra E&P på de ganske vist få udestående fra den screening, som Bureau Veritas har foretaget. Efter screeningen efterspurgte Bureau Veritas dokumentation på: Arbejdstid for 2 medarbejder i oktober og november 2017. Overenskomst på SH, der er en difference på 0,7%. Dokumentation på hvorvidt virksomhedens erhvervsforsikrings også dækker arbejdsskader. EogPs projektchef, som har været inde over sagen, har barselsorlov og er tilbage den 4. juni. 3B følger op igen. 5.3 3- og 14-dages varslinger - frister Da der har været diskussion om beregning af varslingsfrister ved de korte varslinger, dvs. ved 3- og 14-dages varslinger, har 3B indhentet svar fra en jurist. De korte varslinger er ikke reguleret i loven, sådan som det kendes i fm 3-måneders og 6 ugers varslinger. Derfor er der tale om en tolkning med afsæt i sammenlignelig praksis. Dermed ser retningslinjer for hhv. 3-dages og 14-dages varslinger ud som følger: Ved 3 dages varslinger regnes der med 3 hverdage, hvor lørdage, i denne sammenhæng, betragtes som en hverdag. Varslingen kan dog kun afgives på hverdage og omdeling bør som hovedregel finde sted senest kl. 16. Hvis fristen udløber på en helligdag, weekenddag eller grundlovsdag, udskydes udløbet af fristen til den efterfølgende hverdag. Nedenstående skal forstås som varslingsdag = adgangsdag: Mandag = torsdag (hverdagene er tirs., ons. og tors.) Tirsdag = fredag (hverdagene er ons., tors. og fre.) Onsdag = mandag (hverdagene er tors., fre. og lør. - fristudløb udskydes til man.) Torsdag = mandag (hverdagene er fre., lør. og man.) Fredag = tirsdag (hverdagene er lør., man. og tirs.) Ved 14 dages varslinger regnes der med 14 kalenderdage. Ex: Varslingsdag tirs. d. 1.5. betyder mulig adgang til bolig tirs. d. 15.5. Byggesagens interessenter har fået samme information. Byggeudvalget tog orienteringen til efterretning og bad i den forbindelse om, at emnet beskrives på Fremtidssikring Hjortegårdens hjemmeside. 5.4 Status 1 års gennemgang prøveblokke Der blev kun observeret mindre mangler. De er registreret i Ajour og vil 5
blive udbedret. Processen er følgende: 1. Hver beboer modtager en tilbagemelding fra 3B. 2. E&P varsler mangeludbedring, hvorpå manglen udbedres. Ad 6.0 6.0 Status på økonomi 6.1 Byggeregnskab Status på byggeledelsens byggeregnskab er, bygherres restbudget er overskredet med i alt ca. 6 mio. kr. inkl. moms, svarende til 0,9 % af skema B budgettet på 649,6 mio. kr. inkl. moms. I restbudgettet indgår en prognose i form af en fremskrivning af aftalesedler fra etape 1. I restbudgettet indgår desuden uafklarede aftalesedler. Arbejdet pågår med at samordne 3Bs budgetopfølgningsmodel, som er opdelt i støttearter med byggeledelsens byggeregnskab, som er opdelt efter entreprisekontrakterne og tidsplanen. 6.2 Ekstrakrav Der foreligger endnu ikke konklusion vedr. de større uafklarede aftalesedler fra E&P vedr. vådrumsfuger, skærearbejde og arbejdsstop pga. dødsfald. Rådgiver har desuden fremsat et ekstrakrav, som er ved at blive forhandlet. Ad 7.0 7.0 Input fra driften Ingen emner modtaget. Sven orienterede om aktuelle byggesager i afdelingen, som skal koordineres, så de ikke griber ind i den store renoveringssag, hvor der hele tiden er fokus på at undgå unødige forsinkelser. Desuden orienterede Sven om, at afdelingsbestyrelsen arbejder med planer om at indrette en central miljøstation. Punktet vil blive taget op på næste byggeudvalgsmøde. Ad 8.0 8.0 Input fra beboerkoordinatorerne 8.1 Badeværelser blok 1010-1015 ændret proces 6
Jf. Brittas mail af 19. april 2018 til byggeudvalget samt efterfølgende mail 9. maj 2018 om forenklet proces. 8.2 Rejseholdet i hverdagen Der har siden sidst, været meget opsøgende beboerarbejde i forhold til bl.a. rydning og indhentning af nøgler hos beboere med sociale og psykiske problemstillinger. Der har desuden været en del genhusninger. Dette betyder at det i perioder primært er Lone, der svarer på mailen, da Britta har været optaget af ovenstående. Ad 9.0 9.0 Afholdte og kommende arrangementer 2018 9.1 Nye møder De kommende møder skal fastlægges på mødet. Forslag til mødetidspunkter fremgår af tabellen nedenfor fremhævet tekst. Når møderne er aftalt, bliver de indkaldt af 3B. Byggeudvalget besluttede, at byggeudvalgsmøder fremover skal holdes i. Afdelingen står for det praktiske. Susanne sikrer, at der bookes, så ikke er optaget af andre aktiviteter. Byggeudvalget godkendte de markerede mødeforslag. 3B indkalder til møderne. Anne og Susanne A. deltager i informations- og opstartsmøderne den 29. maj og den 12. juni. Status Indkaldte arrangementer 2018 Dato og kl Sted Afholdt Galleriåbning (blok 142-153) Tirsdag d. 9. jan. 2018 kl. 16-18 Galleriet Afholdt Byggeudvalgsmøde 37 Tirsdag d. 16. januar kl. 17-19:30 Byggeskur Afholdt Galleriåbning (blok 142-154) Onsdag d. 17. januar kl. 16-18 Galleriet Afholdt Tirsdag d.30. januar Etagehuse 1010-1013 kl. 17-19 Afholdt Tirsdag d. 20. februar Rækkehuse 135-141 kl. 17-19 Afholdt Tirsdag d. 10. april Rækkehuse 142-149 kl. 17-19 Afholdt Byggeudvalgsmøde 38 Tirsdag d. 27. februar 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 39 Tirsdag d. 27. marts 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 40 Tirsdag d. 24. april 2018 Byggeskur Afholdt Byggeudvalgsmøde 41 Tirsdag d. 22. maj 2018 Byggeskur 7
Indkaldt Tirsdag d. 29. maj 2018 Etageblokke 1013-1015 Indkaldt Tirsdag d. 12. juni 2018 Rækkehuse 149-153 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 42 Tirsdag d. 19. juni 2018 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 43 Tirsdag d. 21. august 2018 Byggeudvalgsmøde 44 Tirsdag d. 18. september 2018 Byggeudvalgsmøde 45 Tirsdag d. 23. oktober 2018 Byggeudvalgsmøde 46 Tirsdag d. 20. november 2018 Byggeudvalgsmøde 47 Tirsdag d. 11. december 2018 Ad 10.0 10.0 Punkter til næste møde 10.1 Styring af ventilation i forhold til varme (termostater mv.) 10.2 Sociale klausuler 10.3 Central miljøstation Ad 11.0 11.0 Bilag 11.1 Ingen. 8