Dokument dato: 1. marts 2018 Dokumentansvarlig: Nina Schjoldager Senest revideret: 5. marts 2018 Revideret af: JAG Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft Kommissorium for styregruppe Baggrund Direktionen prioriterer at skabe en fagligt stærkere administration præget af større sammenhængskraft, tilgængelighed og stærkere faglige miljøer. Dette skal ske ved at opløse fakultetsadministrationerne som driftsenheder og ved at flytte de administrative driftsopgaver, som nu løses i fakultetskontorerne, til institutter og til Fælles Service. Til grund for denne beslutning har direktionen gennemført en del drøftelser, hvoraf de centrale er opsummeret i baggrundnotatet, der blev offentliggjort på hjemmesiden www.organisationsudvikling.dk den 12. februar 2018, hvor beslutningen blev meldt ud til alle ansatte. Beslutning om hvordan opgavefordeling skal ske fremadrettet, baseres på det arbejde, som fire arbejdsgrupper skal udføre i processen frem til den 1. oktober 2018, hvor den nye organisering træder i kraft. Formål Formålet med projektet er skabe en administrativ organisering, som både matcher det behov, den faglige del af organisationen har i dag, og som understøtter den strategiske udvikling af AAU. Der skal desuden skabes en forenklet administrativ organisering på studie- og uddannelsesområdet, kommunikations-, økonomi-, og ph.d.-området, som skal medvirke til øget administrativ sammenhængskraft. Administrative opgaver skal løses der, hvor de løses bedst. Opgaverne skal løses i bæredygtige enheder og med færre transaktionsomkostninger ved at mindske antallet af niveauer, som medvirker i den enkelte proces eller opgaveløsning. Udvikling af forskningen og uddannelserne bringes i et tættere og integreret samspil inden for den samme organisatoriske ramme og under entydig ledelse af institutlederen. Endelig skal der skabes større samarbejde mellem og videndeling på tværs af Fælles Service-enheder og institutter. Det er væsentligt at pointere, at der ikke er tale om et besparelsesprojekt, men en administrativ omorganisering, der bl.a. skal imødekomme krav identificeret blandt andet i situationsanalysen fra 2015 og analysen af studieadministrationen i 2017.
Projektets målsætninger At sikre bedre administrativ understøttelse af den strategisk ledede organisation At sikre tydelig rolle- og ansvarsfordeling, som medfører færre transaktionsomkostninger i den administrative ydelse via færre administrative lag i organisationen Større sammenhængskraft og videndeling mellem Fælles Service og institutter Større implementeringskraft og større grad af standardiserede processer Bedre udnyttelse af kompetencer og ressourcer i administrationen Bedre sammenhæng og samspil mellem institutlederes og studielederes arbejde Projektets organisering Der etableres en styregruppe med reference til direktionen. Styregruppen har ansvar for udarbejdelse af detaljeret tids- og procesplan, projektets samlede fremdrift og målopfyldelse samt for overordnet koordinering mellem underliggende arbejdsgrupper. Styregruppen indstiller på baggrund ovenstående hovedlinjer fremtidig administrativ organisering og bemanding til direktionen. Styregruppen består af følgende medlemmer: Prorektor Inger Askehave (formand) Universitetsdirektør Antonino Castrone Dekan Mogens Rysholt Poulsen, ENG Dekan Rasmus Antoft, SAMF Innovationsdirektør Dorte Maarbjerg Stigaard, AAU Innovation Institutleder Tine Herreborg, TECH Institutleder Kim Dremstrup, SUND Institutleder John Kim Pedersen, ENG Institutleder Ulla Steen, SAMF Institutleder Mikael Vetner, HUM Studieleder Robert Christian Thomsen, HUM Studieleder Nis Ovesen, TECH Prodekan Ole Kæseler Andersen, SUND HR-chef Henrik H. Søndergaard, Fælles Service Styregruppen sekretariatsbetjenes af projektleder Nina Schjoldager med assistance fra Jacob Glensvang. Under styregruppen etableres arbejdsgrupper inden for: Studieservice Økonomiområdet Kommunikationsområdet Ph.d.-administration
Der tilstræbes, at arbejdsgrupperne har repræsentation fra alle tre niveauer for at sikre mest mulig involvering på tværs af organisationen og for at sikre tilstrækkelig viden i udredningsarbejdet. Styregruppen og arbejdsgrupperne kan nedsætte yderligere arbejdsgrupper efter behov. HSU agerer følgegruppe i forhold til medarbejderinddragelse via dagsordenfastsættelse af organisationsændringen på ordinære møder og eventuel indkaldelse til ekstraordinære møder. Styregruppens opgaver Styregruppen får ansvar for at: Godkende tids-og procesplan herunder at monitorere og sikre projektets fremdrift Nedsætte arbejdsgrupper, godkende sammensætningen af disse samt godkende kommissorier for gruppernes arbejde Godkende designet af en proces, der sikrer koordinering af arbejdsgruppernes arbejde og systematisk medarbejderinddragelse Rekvirere analyser og beskrivelser af arbejdsopgaverne inden for kommunikations-, økonomi-, studieservice samt ph.d.-området. På baggrund af arbejdsgruppernes arbejde udarbejder styregruppen indstilling til direktionen vedrørende: Den fremtidige organisering inkl. opgave- og ansvarsplacering inden for de fire områder (og yderligere opgaveområder, såfremt det viser sig nødvendigt i processen). Opgave- og ansvarsplacering skal sikre ønsket serviceniveau og sammenhængskraft. Plan for bemanding af opgaverne i den fremtidige organisering Styregruppens arbejde vil omfatte et antal styregruppemøder, hvor der tages stilling til de leverancer, der følger af arbejdsgruppernes kommissorier. Møderne vil hovedsageligt ligge i forlængelse af de faser, som projektet inddeles i. Arbejdsgruppernes opgaver Arbejdsgrupperne skal arbejde inden for deres respektive kommissorier, herunder forestå analyser og beskrivelser af arbejdsopgaver inden for kommunikation, økonomi, studieservice og ph.d.-området. Arbejdsgrupperne skal som afslutning på deres arbejde, indstille følgende til styregruppen: 1. Skitse over de mest hensigtsmæssige processer mellem de to niveauer 2. Placering af roller og ansvar for opgaver på Fælles Service og institutniveau 3. Indstilling til optimal organisation og organisering som konsekvens af roller, ansvar og processer 4. Anbefaling mht. fremtidig bemanding af opgaver i den nye organisering dvs. i FS og på institutterne, herunder placering af de medarbejdere, der skal omplaceres fra fakultetskontorene.
Tidsplan Projektet skal gennemføres i henhold til en tids- og procesplan, som besluttes af styregruppen. Den nye organisering træder i kraft 1. oktober 2018. Afgrænsning Omorganiseringen vedrører primært medarbejdere på fakultetskontoret på EST og HUM/SAMF, men også institutter, Studieservice, Økonomiafdelingen og AAU Kommunikation vil blive berørt. Campusadministrationerne i Esbjerg og København forbliver uændrede, men ledelsesmæssige referencer for enkelte medarbejdere afklares. Endvidere kan omorganiseringen få konsekvenser for andre områder og enheder, som følge af, at der sker en nærmere afklaring og ændringer i opgavevaretagelse og rolle- og ansvarsfordeling.
BILAG 1 Direktionens beslutninger vedrørende en fremtidig administrativ organisering Direktionen prioriterer at skabe en fagligt stærkere administration præget af større sammenhængskraft, tilgængelighed og stærkere faglige miljøer. Dette skal ske ved at opløse fakultetsadministrationerne som driftsenheder og ved at flytte de administrative driftsopgaver, som nu løses i fakultetskontorerne, til institutter og til Fælles Service. Færre administrative lag vil øge sammenhængskraften og derved også implementeringskraften i organisationen. Samtidig vil en samling af driftsopgaverne på to niveauer i stedet for tre skabe grundlaget for, at der kan etableres bæredygtige enheder, som har klar personaleledelse, stærk faglighed, kritisk masse med god videndeling og back up, og som er let tilgængelige for institutternes fagmiljøer. Administrationen på fakultetsniveau ændres i processen fra at være leverandører af mangeartede administrative (drifts)ydelser til at være sekretariater med fokus på strategisk udvikling og ledelsesbetjening af dekaner og prodekaner. De sammenlagte fakultetsadministrationer opløses og i stedet opstår fokuserede dekansekretariater med hver sin skarpe, faglige profil. Dekansekretariaterne varetager sekretariatsbetjening af dekan og prodekaner, herunder disses strategiske og politiske aktiviteter knyttet til Viden for verden og fakultetets egen strategi. De øvrige opgaver, som i dag varetages på fakultetsniveau, fordeles efter opgavernes karakter mellem institutniveau og fællesserviceniveau. Beslutning om hvordan opgavefordeling og placering skal baseres på det arbejde som arbejdsgrupperne udfører i processen frem til 1. oktober 2018. På fakultetskontorerne løses i dag næsten udelukkende opgaver inden for studieadministration, økonomi, kommunikation og ph.d.-administration. På disse fire områder gennemgås derfor funktioner og arbejdsopgaver på tværs af de nuværende tre niveauer, hvorefter der træffes beslutning om, hvor varetagelsen af disse placeres i den nye organisering. Omplacering af medarbejdere sker i en koordineret og inddragende proces, hvor opgaver, snitflader og ressourcer kortlægges, og hvor placering af opgaverne sker ud fra et overordnet princip om, at opgaveløsning skal foregå der, hvor den løses optimalt. En administrativ løsning, hvor støttefunktioner placeres på fællesniveau og på institutniveau, vil desuden opfylde de administrative principper, som er vedtaget i forbindelse med Viden for verden. Målsætningen her er en løsningsorienteret og værdiskabende administration, som leverer organisatorisk helhedssyn og relevant standardisering. Således vil et policy-udstedende ansvar på fællesserviceniveau kunne skabe den relevante standardisering og det ønskede organisatoriske helhedssyn, mens en forankring af driftsopgaver i tilknytning til institutniveau vil kunne sikre den lokale udmøntning, service og fokus på løsninger, som skaber værdi lokalt. I projektet skal der være en særlig opmærksomhed på, at ansvaret for uddannelserne fremadrettet skal ligge i instituttet. Studieledere vil fortsat have ansvar for en uddannelsesportefølje, men skifter reference og refererer i den nye organisation til institutledere i stedet for til dekanen. Placering af skoleadministrationen skal afklares i projektet.
Hovedtanker om den nye organisering Direktionen har i forbindelse med de forudgående drøftelser af projektet gjort sig nogle overvejelser om den fremtidige organisering. Disse hovedtanker hovedtanker er gældende for en ny administrativ organisering og governance. Dekansekretariater (tidl. Fakultetskontor) For hver dekanat etableres et dekansekretariat, der yder strategisk og administrativ assistance i forhold til dekanatet og dets egne aktiviteter. Hidtil har koordineringsopgaver som fx strategiopfølgning og input til tilsynsrapporter ligget i fakultetskontoret. Det skal afklares, hvilke opgaver der fortsat kan placeres i dekansekretariatet, og hvilke der skal koordineres fra FS-enheder. Dekanerne kan vælge at organisere sig med fælles dekansekretariater. Opgave- og ressourcefordeling De administrative opgaver og ressourcer inden for økonomi- kommunikations-, studie- og uddannelsesområdet, ph.d.-administrationen samt øvrige opgaver, der ikke løftes af de fremtidige dekansekretariater, koncentreres på institutter og i Fælles Service. Opgaverne, jf. ovenfor, fordeles ud fra det overordnede princip om, at de placeres på institutniveau, såfremt opgaven kræver fagligt detailkendskab og nærhed i opgaveløsningen, og på Fælles Serviceniveau, såfremt opgaven har ren administrativ karakter, potentiale for standardisering eller har universitetspolitisk eller tværfakultær karakter. Institutter/skoler Dekanerne forestår i samarbejde med institutterne implementering af servicefællesskaber/kompetencecentre på tværs af institutter, såfremt dette er nødvendigt for at opnå tilstrækkelig kritisk masse i opgaveløsningen. Hvert institutsekretariat har én reference, som varetager faglig ledelse og personaleledelse af alle instituttets administrative medarbejdere. Institutsekretariatsleder refererer til én institutleder Skolen som selvstændig organisatorisk enhed ophører og der skabes én fælles organisationsstruktur på tværs af universitetet således, at studieledere refererer til institutledere. Fælles Service Fælles Service får øget serviceforpligtelse over for dekanaterne, og der etableres en stærkere tilknytning til og koordinering med administrative enheder på institutterne fx via ledelsesfora, koordinationsgrupper eller lignende. Systemansvar for fælles administrative systemer placeres hos Fælles Service, herunder ansvar for indføring af og fastlæggelse af procesbeskrivelser i tilknytning til systemerne.
Der etableres en tættere kobling mellem Fælles Service og institutterne gennem fx ledelsesfora, og få men effektive koordinationsgrupper. Medarbejderressourcer og inddragelse Medarbejderressourcerne på det samlede universitetet ændres som udgangspunkt ikke som følge af omorganiseringen. Såfremt der opstår mangel på kompetencer eller manglende match mellem behov og kompetencer på specifikke områder, skal dette håndteres i løbet af processen. Fordeling af medarbejderressourcer vurderes konkret og under hensyntagen til mål, opgaveløsning og kompetencer Alle medarbejdere tilbydes samtale med nærmeste leder med henblik på at afdække kompetencer og ønsker.