ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 2. september 2010 SH/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 26. august 2010 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Thomas Dreyer, Erik Andersen, Steen Pedersen, Ole Juel Larsen, Jesper Langkilde, Erling Schrøder, John Monberg, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Sv.Aa. Hansen Afbud: Finn Sørensen, Flemming Larsen, Karin Petersen Åben del Sag 7470 Godkendelse af referat Sag 7471 Revisionsprotokol Sag 7472 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7473 Bestyrelsens sammensætning Sag 7474 Udlejningsforhold Sag 7475 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7476 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 Sag 7477 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan Sag 7478 Høje Gladsaxe, Punkthuset Sag 7479 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7480 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 Sag 7481 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7482 Gladsaxe Kommune - Integrationsrådet Sag 7483 Regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler Sag 7484 Ændrede vedtægter Sag 7485 Årsregnskab 2008/09 Sag 7486 Selskabets inspektørfunktion Sag 7487 Kredsudvalget Sag 7488 Fritidsudvalget Sag 7489 BL-cirkulærer Sag 7490 Eventuelt Sag 7491 Næste møde Sag 7492 Øvrige datoer Lukket del Sag 7493 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7470 Godkendelse af referater B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 24. juni 2010 er udsendt den 1. juli 2010. Godkendt. 7471 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 17. december 2009 vedrørende regnskabet for 2008/09, siderne 531-543 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2010. 7472 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 24. juni 2010 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 6 juni 2010 * Oversigt over lejeforhøjelser pr. 01.10.2010 Udsendt den 1. juli 2010 * Kopi af brev fra Center for Service, Byrådssekretariatet vedrørende Årsregnskab for perioden 01.10.2008 30.09.2009 Udsendt den 8. juli 2010 * Kopi af brev af 8. juli 2010 til Gladsaxe Kommune, By- og Miljøforvaltningen, Byggesagsafdelingen vedrørende Skoleparken, Halbjørnsvej 77, st. Sag B2010/00158 * Kopi af skrivelse fra BL af den 1. juli 2010 vedrørende Styringsreform og fællesdialogmøder i 9. kreds 2
Udsendt den 15. juli 2010 * Nyhedsbrev fra AlmenNet vedrørende Netværksmøde i Brønshøj den 8. september 2010 Udsendt den 12. august 2010 * Kopi af brev til Jesper Langkilde vedrørende indtræden som bestyrelsesmedlem * Skrivelse vedrørende selskabets inspektørfunktion 7473 Bestyrelsens sammensætning E-sag I forlængelse af meddelelsen om Benny Sørensens bortgang er 1.suppleant som valgt på Repræsentantskabsmødet den 22. marts 2010 Jesper Langkilde Hyrdeparken tilskrevet med indbydelse til indtræden i Organisationsbestyrelsen. Kopi af brev af 9. august 2010 til Jesper Langkilde er udsendt til bestyrelsen den 12. august 2010. Jesper Langkilde følger Benny Sørensens valgperiode, hvilket vil sige frem til 2012. 7474 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for juni 2010 er udsendt den 1. juli 2010 Udlejningsoversigt for juli 2010 er udsendt den 5. august 2010 3
b. Udlejningsbekendtgørelsen ændrede bestemmelser E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af aftaleforslag til udlejningsbekendtgørelsens 4 og 8, stk. 2 afventes fortsat. c. Kongshvileparken udlejning af ældreboligerne B-sag I forbindelse med opførelsen af de 16 ældreboliger i Kongshvileparken i midten af 90 erne, blev der vedrørende udlejning af disse aftalt, at udlejningen som følge af at der var tale om egentlige ældreboliger skete efter kommunens visitationsregler, men med fortrinsret for beboere i afdelingen, såfremt disse opfyldte visitationskriterierne. Indtil foråret 2010 har kommunen kunnet udnytte visitationsretten for de 16 ældreboliger, hvor vi for første gang fik en ældrebolig tilbage fra kommunen, da de ikke havde nogen visiterbare ansøgere. Denne bolig udlejedes efterfølgende efter opryknings- og ventelisten med påtegning om at det var en ældrebolig med handicapindretning, der skulle være intakt ved fraflytning. Med henblik på at bevare den aftalte fortrinsret til de 16 (ældre)boliger som i sin tid aftaltes med kommunen, selskabet og afdelingen foreslås det forudsat at man fra afdelingens side er enige heri at søge at indgå en aftale med Gladsaxe Kommune efter Almenboliglovens 60 (fleksibel udlejning), om at fortrinsretten for Kongshvileparkens beboere bevares for eventuelle ældreboliger, som Gladsaxe Kommune ikke har visiterbare ansøgere til og derefter returneres. I så fald vil rækkefølgen være: 1. ansøgere på oprykningslisten (afgiver en anden bolig) i afdeling 42 (ældreboliger) 2. ansøgere på oprykningslisten (afgiver en bolig) i afdeling 15 (Kongshvileparken) 3. andre ansøger på oprykningslisten 4. ventelisten Forslaget følges. 4
7475 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Stengårdsparken ulovligt facadeparti, fraflytningssag B-sag I forbindelse med udførelsen af flyttesyn på boligen Stenmarken 14 konstateres, at facadepartiet er rykket frem ved montering af skydedørsparti. Boligens etageareal overstiger derved det støttede areal, hvilket ikke er tilladt og retablering til oprindeligt areal og facadelinje kræves derfor ved fraflytningen. Imidlertid må det beklageligvis konstateres, at der i 1982 af afdelingens inspektør er givet tilladelse til boligændringen, hvorfor afholdelse af retableringsudgiften hos fraflytter ikke kan kræves. Den skønnede andel af retableringsudgiften udgør ca. 61.000 kr., der som følge af den fejlagtige godkendelse af selskabets inspektør ikke vil skulle dækkes af afdelingen. Det indstilles derfor, at udgiften på 61.000 kr. afholdes af selskabets dispositionsfond/arbejdskapital. Indstillingen følges. Udgiften dækkes af Dispositionsfonden. b. Stengårdsparken Husorden B-sag Husorden for Stengårdsparken med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 11. maj 2010 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Udsættes. c. Lyngparken 1 Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for Lyngparken 1 med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 18. maj 2010 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Indstillingen følges. 5
d. Egeparken 2 Husorden B-sag Husorden for Egeparken 2 med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 5. maj 2010 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Indstillingen følges. 7476 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 E-sag I forlængelse af afklaring af finansieringsmulighederne for projektet, er Landsbyggefonden den 8., juli 2010 tilskrevet med redegørelse for såvel budget for anlægsudgiften som finansiering samt den deraf afledt forventede husleje. Efter afklaring af detaljer i projektindholdet herunder, at der arbejdes med boliger i et plan samt at der etableres elevator, meddeler Fonden, at det tidligst vil være muligt at give tilsagn i slutning af august/primo september 2010. Såfremt tilsagn fra Fonden meddeles resterer herefter forhandlinger med totalentreprenør om samlede honorarsatser i forhold til budgetrammen. Der arbejdes således videre med sagen. 7477 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og hedhedsplan B-sag Idet der henvises til tidligere drøftelser omkring sagen jf. senest sag 7454 bestyrelsens møde 24. juni 2010 er der fra Gladsaxe Kommunes By- og Miljøforvaltning ved brev af 6. juli 2010 modtaget påbud om lovliggørelse af indeklimaproblemer i boligen Halbjørnsvej 77 (Skoleparken 1). 6
Selskabet påbydes i medfør af Byggelovens 17, stk. 1 inden 1 måned, at lovliggøre forholdet ved at udføre en afhjælpning af fugtproblemerne, så der ikke er risiko for, at fugten vandrer ud i de omkringliggende konstruktioner, jf. anbefaling fra DB Fugt Teknik A/S. Videre bemærkes fra forvaltningens side, at det i den forbindelse er dennes vurdering, at metode 1 ikke umiddelbart løser problemerne på langt sigt. Under henvisning til ferie mv. samt forholdets væsentlige og principielle karakter, er forvaltningen ved brev af 8. juli 2010 anmodet om fristforlængelse indtil 1. september 2010 med henblik på sagens forlæggelse for bestyrelsen. Ifølge BMT s rapport vedrørende problemerne omkring gulvkonstruktionen i den pågældende bolig og i afdelingen generelt anvises fra BMT s side følgende renoveringsmetoder: 1. Optagning af hidtidigt gulv og undergulv, påklæbning af gulvspærre med etablering af tæt forbindelse mellem gulvspærre og murpap afsluttet med nyt svømmende gulv. 2. Optagning af hidtidigt gulv og undergulv, optagning af hidtidigt terrændæk og etablering af tæt forbindelse mellem murpap og gulvspærre afsluttet med svømmende gulv. På bestyrelsens møde den 24. juni 2010 aftaltes at indhente prisoverslag på udførelse af de 2 anførte renoveringsmetoder. Overslagsmæssigt vurderes det, at udgiften til renovering efter metode 1 vil udgøre 15.000 20.000 kr. pr. bolig, mens vurderingen af økonomien for metode 2 vil være væsentligt højere. BMT er rykket for afklaring, der forventes at foreligge til mødet. Hertil kommer den tidsmæssige faktor, hvor metode 2 vil være mere omfattende end metode 1, ligesom spørgsmålet om genhusning vil være mere aktuelt såfremt metode 2 vælges. Endelig er spørgsmålet omkring usikkerheden i relation til den samlede helhedsplan. Hvor omfattende er forholdet reelt og hvad ligger der herudover af problemer samt dermed hvilken økonomi og støttemuligheder er aktuelt at vurdere på?. Disse forhold forligger ikke belyst forinden en samlet helhedsplan baseret på en grundig tilstandsvurdering foreligger. Det er derfor aktuelt, at vurdere, hvilken renoveringsmetode (1 eller 2) der bør anvendes i den aktuelle sag (Halbjørnsvej 77) samt i øvrigt eventuelle problemer af tilsvarende art, der opstår fremover, inden et samlet løsningsoplæg foreligger. Til mødet oplystes, at overslag fra BMT udviste udgifter på 250.000 kr. 300.000 kr. /7.000 kr. pr. m 2 for udførelse efter metode 2. Bestyrelsen vedtog udførelse efter metode 1, til udførelse straks. 7
7478 Høje Gladsaxe, Punkthuset E-sag a. 4. 5. sal - boligetablering Beregning af BRF s andel af købesummen for de 2 etager afventes fortsat. Nykredits tilsvarende andel foreligger oplyst. Det videre arbejde med udarbejdelse af byggeregnskabet pågår fortsat. b. Sammenlægning af 4. 5. sal og 9. sal E-sag Sammenlægningen mellem 4., 5. og 9. sal forventes gennemført pr. 1. oktober 2010. Den endelige beregning af huslejeudligningen forudsætter afklaring af byggeregnskabet for 4. og 5. sal. Afholdelse af fællesmøde for valg af afdelingsbestyrelse sker i umiddelbar forlængelse heraf. 7479 Støtte til visse boligafdelinger E-sag a. Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Udførelse af restarbejder i relation til afsatte beløb er afsluttet. Opgørelse vedrørende afsatte beløb i byggeregnskabet foretages snarest til indberetning til Gladsaxe Kommune. 8
b. Pileparken 6-8 - facaderenovering E-sag Arbejdet med forberedelse af byggeregnskabet pågår. Lejeudligning forventes at ske i forlængelse heraf pr. 1. oktober 2010. 7480 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 E-sag Som arkitekter på sagen er valgt Mangor & Nagel (nu fusioneret med Blad & Thygesen). Landsbyggefondens videre behandling af sagen afventes fortsat. 7481 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen. 9
7482 Gladsaxe Kommune Integrationsrådet B-sag Gladsaxe Kommunes Arbejdsmarkedsafdeling har ved e-mail af 16. juli 2010, opfordret selskabet til at indstille 1 repræsentant fra boligorganisationen samt 1 stedfortræder for denne til Gladsaxe Kommunes Integrationsråd. Hidtidig repræsentant har været Peter Brooker Egeparken 1 og med Johannes Carlsen Hyrdeparken som stedfortræder. Frist for meddelelse af forslag til repræsentant samt stedfortræder er 1. oktober 2010. Der rettes henvendelse til henholdsvis Peter Brooker og Johannes Carlsen med fornyet forespørgsel om genindstilling som repræsentanter henholdsvis stedfortræder til Gladsaxe Kommunes Integrationsråd. 7483 Regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler B-sag./. I henhold til aftale på bestyrelsens møde 24. juni 2010 vedlægges udkast dateret 18. maj 2010 til (overordnet) regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler. Regelsættet har været fremlagt for Kredsudvalget på møde den 17. juni 2010 og forelægges hermed for bestyrelsen for videre behandling. Udkast af 18. maj 2010 til regulativ for anvendelse af Dispositionsfondens midler godkendtes. Administrationen fremlægger supplement med tilføjelse vedrørende eventuel støtte/tilskud i forbindelse med projekter mv. omhandlende vedvarende energi. 10
7484 Ændrede vedtægter E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af ændrede vedtægter for selskabet forventes at ske september 2010. 7485 Årsregnskab 2008/09 E-sag I forlængelse af godkendelse af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2008/09 på henholdsvis afdelingsmøder af respektive afdelingsbestyrelser og efterfølgende af bestyrelsen og Repræsentantskabet, er regnskaberne med tilhørende revisionsberetning og bilagt bestyrelsens beretning samt vedligeholdelsesplaner med likviditetsbudgetter for afdelingerne fremsendt til Gladsaxe Kommune. Gladsaxe Kommune har ved skrivelse af 30. juni 2010 udsendt til bestyrelsen den 1. juli 2010 meddelt, at regnskabet er taget til efterregning. Endvidere har Landsbyggefonden ved e-mail af 29. juni 2010 kvitteret for modtagelsen af underskrevet revisorerklæring samt revisionsprotokol og bestyrelsens beretning, hvormed regnskabernes betragtes som endelige indberettet. 7486 Selskabets inspektørfunktion O-sag I forlængelse af tidligere drøftelser vedrørende normering af selskabets inspektørfunktion er det i samråd med selskabets formand Ryno Scheil konkluderet, at tilbagevenden til den hidtidige konstellation med 4 inspektører i selskabet er den rigtige og at der straks tages skridt til besættelse af stillingen. 11
Annoncering efter ny inspektør er herefter indledt med henblik på stillingens besættelse pr. 1. november 2010. I forlængelse med besættelse af den ledige inspektørstilling foretages en mindre rokade vedrørende inspektørfordelingen for afdelingerne. Bestyrelsen er ved brev af 12. august 2010 orienteret om situationen herunder om de samtidige rokeringer i afdelingernes inspektørfordeling. 7487 Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 17. juni 2010. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste møde i udvalget afholdes den 16. september 2010. Til efterretning med orientering om demonstration af opkoblingsmuligheden fra afdelinger til selskabets EDB-system til Kredsudvalgsmødet den 16. september 2010, efterfulgt af kurser for afdelingsbestyrelser og ejendomsfunktionærer. 7488 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møder i udvalget har været afholdt den 31. maj samt 16. juni 2010. Referater herfra er udsendt den 17. juni 2010. Næste møde afholdes 30. august 2010. 12
b. Ansøgninger B-sag Fra KLUB 69, der er en klub for beboerne i Mølleparken 1, foreligger ansøgning om tilskud til anskaffelse af billardbord (ansøgning udsendt med dagsordenen). Fritidsudvalget indstiller at give et tilskud på 6.000 kr. Det indstilles, at ansøgningen imødekommes. Indstillingen følges. 7489 BL- cirkulærer E-sag Udsendt den 17. juni 2010 * BL informerer nr. 27 af den 10. juni vedrørende Nye ændringer i arbejdsmiljøloven Udleveret til bestyrelsesmødet den 24. juni 2010 * BL informerer nr. 29 af den 17. juni 2010 vedrørende Den nye call-in bestemmelse boligorganisationens beslutning om større renoveringsarbejder uden afdelingens samtykke Udsendt den 1. juli 2010 * BL informerer nr. 31 af den 22. juni 2010 vedrørende Fotoudstilling Jan Grarup * BL informerer nr. 32 af den 21. juni 2010 vedrørende Ny pjece om Styringsdialog fra BL og KL * BL informerer nr. 33 af den 24. juni 2010 vedrørende Skimmelsvamp * BL informerer nr. 35 af den 25. juni 2010 vedrørende Henlæggelse til dispositionsfond * BL informerer nr. 37 af den 22. juni 2010 vedrørende Vejledning om styring af den almene sektor Udsendt den 15. juli 2010 * BL informerer nr. 39 af den 8. juli 2010 vedrørende Åbent hus arrangement 11. og 12. september 2010 * BL informerer nr. 41 af den 8. juli 2010 vedrørende Bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri mv. * BL informerer nr. 42 af den 8. juli 2010 vedrørende Europæisk kriminalpræventiv pris * BL informerer nr. 43 af den 8. juli 2010 vedrørende Forsøge- og udviklingsmidler efter almenboligloven 2010 * BL informerer nr. 44 af den 13. juli 2010 vedrørende Moms på ejendomsadministration for andre og på levering af byggegrunde mv. pr. 1. januar 2010 13
Ikke udsendt * BL informerer nr. 25 af den 28. april 2010 vedrørende Forlængelse af forsøgsordning i vinterbekendtgørelsen * BL informerer nr. 26 af den 27. maj 2010 vedrørende Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010 og ny løntabel * BL informerer nr. 28 af den 17. juni 2010 vedrørende Overenskomst for gartnere 2010 * BL informerer nr. 30 af den 17. juni 2010 vedrørende Byggeskadefondens årsberetning 2009 * BL informerer nr. 34 af den 25. juni 2010 vedrørende Ny lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. * BL informerer nr. 36 af den 25. juni 2010 vedrørende Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010 * BL informerer nr. 38 af den 25. juni 2010 vedrørende Forvaltningskonference 2010 * BL informerer nr. 40 af den 8. juli 2010 vedrørende Fotobog af Jan Grarup 7490 Eventuelt Ingen sager. 7491 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 23. september 2010. 14
7492 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 26. august 2010 er udsendt den 19. august 2010 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 26. august 2010 udsendes den 2. september 2010 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 9. september 2010 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 10. september 2010 15
Lukket del 7493 Eventuelle sager til behandling Ingen sager. 16
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x 17