Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.00 Frigivelse: 30. november 2011 Med frigivelsen af denne nye hovedversion, SummaSummarum 4, følger en mængde ny funktionalitet samt forbedringer af eksisterende. For din egen sikkerhed, anbefaler vi altid, at du opgraderer til seneste nye version af programmet. Så er dit program også opdateret i forhold til gældende lovgivning og regler. Den største ændring i SummaSummarum 4, i forhold til tidligere versioner er, at det nu er muligt at oprette et nyt regnskabsår, uden først at skulle afslutte det gamle. Dermed kan du nemt komme i gang med at fakturere i nyt år, selvom du måske ikke er helt færdig med bogføringen i gammelt år. Sammen med de mange andre nyheder, kan du nu med SummaSummarum 4 få endnu bedre styr på din virksomheds økonomi, samt forenkle de daglige rutiner når du arbejder med regnskabet. Nogle af nyhederne i SummaSummarum 4 Opret et nyt regnskabsår uden at afslutte det gamle Månedsbudget og likviditetsprognose Gem data og rapporter direkte i en Excel-fil Se posteringer fra tidligere regnskabsår på kontokort niveau Vedhæft dokumenter på debitor/kreditkontokort Markering af linjer med fejl i kassekladden Tilføj rabat på den enkelte debitor/kreditor Fravælg advarsler ved bogføring af fakturaer Udvælg selv de enkelte konti, der skal vises i Overblik Udsend faktura (kopi) sammen med påmindelse/rykker Forbedret layoutmulighed i formulardesigneren Tilknyt specifik printer til de enkelte formularer Send rapporter direkte på e-mail som pdf eller csv-fil + meget mere På de efterfølgende sider kan du læse meget mere om den nye funktionalitet, og finde ud af, hvordan du kan bruge den til at lette arbejdet med regnskabet i din hverdag. 1
Oversigt over nyhederne i SummaSummarum 4 Opret ny regnskabsår uden at afslutte det gamle... 3 Månedsopdelt budget og likviditetsprognose... 5 Gem dine data og rapporter direkte i Excel... 6 Nye muligheder i formulardesigneren... 6 Se poster fra tidligere år på de enkelte kontokort... 7 Valgfrie advarsler ved fakturering... 8 Vedhæft filer og dokumenter på debitorer/kreditorer... 9 Markering i kassekladden af linjer som indeholder fejl eller advarsler... 9 Mulighed for at tilføje rabat på den enkelte debitor... 9 Vis/udvælg enkelte konti i Overblik... 10 Udvidet varesalgsrapport... 11 Medsend kopi af faktura sammen med rykker/påmindelse... 11 Tilknyt specifik printer til de enkelte formularer... 12 Øvrig ny funktionalitet... 12 Yderligere forbedringer og smårettelser... 12 2
Opret ny regnskabsår uden at afslutte det gamle Som noget helt nyt kan du nu oprette et nyt regnskabsår uden at det gamle (eksisterende) skal afsluttes inden. Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt, hvis du vil fakturere i et nyt regnskabsår, men måske stadigvæk ikke er færdig med bogføringen i det eksisterende år, og derfor ikke vil afslutte regnskabet endnu. Efter du har oprettet et nyt regnskab, kan du bogføre i det gamle regnskab helt som i et normalt regnskab. Dvs. at du kan stadig skabe fakturaer i gammelt år, udligne bilag osv. Dermed er du nu også sikret muligheden for at bevare en korrekt bogføringshistorik på særligt debitorer og kreditorer, og du undgår at lave bogføringen som efterposteringer. VIGTIG Information om den nye årsafslutning! Så længe det gamle regnskab ikke er afsluttet, hænger dette tæt sammen med det nye. Det betyder, at skal du eksempelvis sende en sikkerhedskopi til din revisor/bogholder, og forventer at få den retur med ændringer, må du IKKE arbejde i hverken det nye eller gamle regnskab, da dette vil medføre at sammenhængen mellem regnskaberne ødelægges. Alternativt kan du først afslutte det gamle regnskab præcis, som tidligere, og få lavet rettelserne som efterposteringer. Nye rutiner anden relevant information Der er en del ting du skal være opmærksom på i forhold til den nye årsafslutning, bl.a.: Alle posteringer, der laves i gammelt regnskabsår kan nemt overføres til det nye. Når du lukker regnskabet eller åbner et andet vil SummaSummarum selv foreslå at overføre posteringerne. Du kan også gøre det manuel via Filer, Opdater nyt regnskab Ændringer på balancekonti opdateres automatisk, så dine primo og ultimo tal i de to regnskaber altid stemmer. Ændringer i resultatopgørelsen påvirker den valgte resultatkonto. Nye konti, kartotekskort og varer, der oprettes i det gamle regnskab, overføres automatisk til det nye regnskab. Ændrer du i Egenskaber for disse, overføres de derimod ikke, og du er derfor nødt til at lave tilsvarende ændringer i det nye regnskab. Nye sager og aktiviteter samt ændringer på Egenskaber for disse overføres ikke automatisk til det nye regnskab. Skal ændringerne også gælde i det nye regnskab, skal de oprettes manuelt. Åbenstående tilbud/ordrer flyttes ikke automatisk med over til det nye regnskabsår. Du kan dog selv vælge at føre dem med over ved at højreklikke på ét tilbud eller en ordre og vælge Flyt til nyt regnskab. (Bemærk at handlingen ikke kan fortrydes). Alle åbne ordre og tilbud flyttes med over når du afslutter det gamle regnskab. 3
Hvis du gerne vil oprette et nyt regnskabsår, gør du som følger: Gå til Filer, Opret nyt regnskabsår og følg vejledningen. Bemærk, at du naturligvis stadigvæk kan afslutte regnskabet som du plejer uden nødvendigvis først at oprette et nyt. I så fald vælger du Filer, Afslut regnskab. Dialogboks i forbindelse med oprettelsen af nyt regnskabsår. Når du skal afslutte det gamle regnskab, gør du som du altid har gjort. Gå til Filer, Afslut regnskab. Bemærk at det, som hidtidigt stadig er muligt at lave efterposteringer i et afsluttet regnskab. (Bemærk: Momsen føres først med over når det gamle regnskab afsluttes). 4
Månedsopdelt budget og likviditetsprognose Den nye budgetdel finder du i programmets hovedmenu, som består af to dele. Et månedsopdelt budget, bygget op omkring din kontoplan, og en likviditetsprognose, der giver dig et hurtigt overblik over din likvide beholdning her og nu og 8 uger frem. Begge dele kan du tilpasse, så de passer til det du ønsker at måle på. Månedsbudget Med det nye månedsopdelte buget, har du nu endnu bedre mulighed for at styre din virksomheds økonomi, og løbende følge med, om du når dit fastsatte budget. Du kan enten indsætte et Total tal for hele året, hvorefter SummaSummarum vil beregne et månedligt budget for dig dvs. f.eks. 100.000./12. (NB: Budgettet er kun i hele tal, og total tallet genberegnes herefter). Ellers kan du indskrive et budget for de enkelte måneder (i felterne). Du kan bruge rapporten Resultat med budget til løbende at holde styr på, om du når dit budget. Du finder rapporten under Rapporter, Resultat med budget. Du kan naturligvis også gemme dit budget i både en csv og Excel fil, så kan arbejde videre med dit budget, hvis du har behov for f.eks. at bruge tallene til andre beregninger. Vælg Gem i fil. Likviditetsprognose (Kun Professionel og Enterprise) Med den nye likviditetsprognose kan du få et hurtigt overblik over dine indtægter og udgifter samt likvide beholdninger, nu og 8 uger frem. Du kan selv tilpasse, hvilke konti du vil have vist i likviditetsprognosen. Højre klik og vælg Tilføj/Fjern konti. Herefter kan du tilføje, og fjerne konti ud fra din kontoplan. 5
Gem dine data og rapporter direkte i Excel Som noget nyt, kan du nu vælge at gemme dine data og rapporter direkte i en Excel fil. Så slipper du for først at skulle konvertere den kommaseparerede fil, hvis du f.eks. alligevel skal arbejde videre med tallene i Excel. De forskellige steder i programmet, f.eks. under de forskellige rapporter, hvor funktionen Gem i fil findes, kan du nu også vælge Filtypen, Excelfil. Nye muligheder i formulardesigneren Der er lavet forskellige forbedringer i Formulardesigneren, så du nu i højere grad selv kan designe det visuelle layout på f.eks. din faktura. Det er blevet nemmere at stille dine tal lige op, dvs. en forbedret formatering af datafelter med tal. Gå til Funktioner, Formulardesigner. Hvis du sender fakturaer, som er på flere sider, kan du nu selv vælge, hvilke felter du ønsker, der skal vises på de efterfølgende sider. På den aktuelle formular, vælges Filer, Egenskaber. Afkryds boksen, Gentag design på alle sider. Herefter kan du Højre klikke på de aktuelle felter og vælge Gentag felt. 6
Se poster fra tidligere år på de enkelte kontokort Er der sammenhæng mellem dine regnskaber, kan du i SummaSummarum 4 se posteringerne fra tidligere regnskabsår direkte på kontokortet, uden at du først skal afslutte og åbne det gamle regnskab. 7
Valgfrie advarsler ved fakturering Nu kan du selv vælge mængden af advarsler, som SummaSummarum skal komme med, når du bogfører en faktura. Det kan være specielt hensigtsmæssigt, hvis du laver mange fakturaer. Gå til Funktioner, Indstillinger og klik på fanen Bilag. 8
Vedhæft filer og dokumenter på debitorer/kreditorer Hold styr på historikken ved at vedhæfte relevante dokumenter, som f.eks. kontrakter, salgsbetingelser, kundepræsentationer osv. på dine kartotekskort for både debitorer eller kreditorer. Gå til Egenskaber på den pågældende debitor eller kreditor. Bemærk, at dokumentet bliver kopieret ind i SummaSummarums datafolder; Dokumenter. Vedhæftede dokumenter indgår derfor også i en Systemsikkerhedskopi. Da dokumenterne er kopieret ind i SummaSummarum, bør du også vedligeholde af dokumenterne i programmet. Hvis du sletter et tilføjet dokument til en kreditor eller debitor, bliver dette automatisk slettet fra SummaSummarums datafolder Dokumenter. Markering i kassekladden af linjer som indeholder fejl eller advarsler Hvis du får advarsler om fejl i din kassekladde, markeres linjerne med fejl med en *. Dermed kan du nemt se, hvilke posteringer, du skal gøre noget ved. Dette er specielt hensigtsmæssigt, hvis du har kladder med rigtig mange linjer, som potentielt set kan indeholde flere fejl og advarsler. Mulighed for at tilføje rabat på den enkelte debitor Nu kan du tilføje rabat på den enkelte debitor (eller kreditor). Den pågældende rabat du angiver, overstyrer en eventuel rabat, som måtte være oprettet på eksempelvis din debitorgruppe. 9
Vælg din Debitor, og gå til Egenskab. Rabatten kan angives som et fast beløb f.eks. 200 kr. eller som en procentsats, f.eks. 20%. Vis/udvælg enkelte konti i Overblik Opbyg det overblik, som passer bedst til dig. I SummaSummarum 4 kan du, i stedet for kontointervaller, vælge præcist de enkelte konti fra kontoplanen, som du måtte være interesseret i, for at skabe overblik over dit regnskab eller dit salg. De pågældende konti vælges ved at markere / klikke på dem, og fravælges igen, ved at markere / klikke på dem. 10
Udvidet varesalgsrapport Se hvordan dit salg har været til udvalgte kunder i en given periode. Markér én, flere eller alle varer du ønsker at se statistik på. Gå til Varesalgsrapport og vælg perioden. Gå til Vis, Kartotek. Her kan du udvælge, hvilke kunder på debitorlisten, som du ønsker rapporten på. Herefter får du vist totalbeløbet for salget opdelt på de enkelte kunder, på baggrund af de udvalgte varer. Medsend kopi af faktura sammen med rykker/påmindelse Benyt den nye mulighed for i en og samme rutine at sende en kopi af fakturaen med på e-mail, når du sender dine kunder en påmindelse eller en rykker. Så behøver du ikke afvente at kunden evt. selv vender tilbage til dig senere og beder om en kopi af fakturaen. Du får dine penge ind hurtigere og enklere. Gå til Funktioner, Indstillinger og gå til Rykkerstyring. Kryds af i boksen Vedlæg den originale PDF-faktura ved e-mail af PDF-rykker. Så vedhæftes den automatisk den mail som åbnes op, næste gang du vil sende en rykker eller påmindelse på e-mail. (Bemærk at dette forudsætter at fakturaen allerede er skabt i PDF format inden). 11
Tilknyt specifik printer til de enkelte formularer I SummaSummarum 4 kan du nu tilknytte en specifik printer og/eller bakke til de enkelte formularer. Det er praktisk for dig, hvis du f.eks. har forskellige selskaber du skriver ud for, har behov for at skrive ud specielt papir osv. Du indstiller dette i Funktioner, Formulardesigner, Filer og Egenskaber for ny formular. Øvrig ny funktionalitet SummaSummarum 4 er spækket med masser af spændende ny funktionalitet. Nogle nyheder er større og mere omfattende end andre, mens andet ny funktionalitet er mindre synligt men dermed ikke mindre brugbart. Fælles for det hele er, at det bidrager til at lette dit arbejde med SummaSummarum. Andre nyheder: Slette alle linjer i kassekladden på én gang, hvis du f.eks. får indlæst en forkert import af poster fra din bank osv. Højreklik og vælg Slet alle linjer. Nu kan du lynhurtigt kreditere en faktura. Højreklik på fakturaen og vælg Krediter faktura. Nemmere og forbedret måde at gemme standard kladder på. Fravælg tomme poster (0-saldo) på debitor/kreditor saldolisten. Oversigt over ubetalte fakturaer ved udligning af bilag, vises nu i fakturanummerorden. Kontroller lagerstatus når antal indtastes på bilagslinjen Marker og udskriv flere kontokort samtidig Posteringsjournal kan nu også laves som PDF Valg af enhed i dropdown box på bilag Yderligere forbedringer og smårettelser Der er også lavet mindre fejlrettelser, synlige og bagvedliggende, samt andre justeringer der alle har til formål at sikre en bedre afvikling af programmet. Læs evt. mere om disse rettelser i readme.txt filen som ligger i programmappen hvor SummaSummarum er installeret. 12