Hvidovre, den 4. november 2014 Referat Den 3. november 2014 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 28 Mødested: Afdeling: Strandmarksvej 27 A Mødetid kl. 16.30 Deltagere: Georg Jensen Jan Bo Rasmussen Christel Halberg Jette Wagner Finn Møller Palle Christensen Finn Sternberg Lone Lund-Rasmussen Lars Nørgaard formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem suppleant suppleant FA09 FA09 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat 3. Meddelelser fra formanden 4. Meddelelse fra direktøren 5. Afd. 3 Brug af kollektiv råderet (bilag 1) 6. Afd. 4 Brug af kollektiv råderet (bilag 2) 7. Status på vagtudkald (bilag 3) 8. Godkendelse af budgetter (bilag 4 a-i) 9. Orientering fra afdelingerne 10. Orientering fra udvalgsposter 11. Lukket punkt 12. FA09 13. To do liste 14. Møder med Hvidovre Kommune (bilag 5) 15. Valg af medlemmer til BL s 9. kreds 16. Eventuelt 1. Valg af dirigent Georg Jensen blev valgt som dirigent og Lars Nørgaard blev valgt som referent. 1
2. Godkendelse af sidste referat Referat nr. 27 af 2. september 2014 blev godkendt, vil blive underskrevet på mødet i februar. 3. Meddelelser fra formanden Habilitetserklæringer til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer vil blive afleveret af Morten Ovman til de enkelte formænd, der skal sikre, at de underskrives og returneres til administrationen. Georg Jensen oplyste, at når organisationsbestyrelsen indstiller enkelte organisationsbestyrelsesmedlemmer til valg af nye udvalgsposter er det vigtigt at man deltager. Hvis man er forhindret skal der gives afbud til formanden eller administrationen, der herefter kan give besked videre til de relevante personer. Jan Bo Rasmussen var ikke mødt op på fjernevarmeværkets generalforsamling, hvilket betød at HvidovreBo var lige ved at miste sin plads i bestyrelsen. På generalforsamlingen var man blevet enige om, fordi HvidovreBo ikke var mødt op som tilmeldt, at Anni Nielsen kunne repræsentere HvidovreBo, da hun er formand for en afdeling i HvidovreBo. Anni Nielsen blev valgt ind i bestyrelsen, og organisationsbestyrelsen godkendte, at Anni Nielsen fremover repræsenterer HvidovreBo i Fjernvarmeværkets bestyrelse. Formanden for afd. 6 Finn Halberg har modtaget kampagnemateriale fra Yousee. Hvis afd. 6 vil høre nærmere om Yousee s produkter m.m. tager de selv kontakt til firmaet der arrangerer mødet. Organisationsbestyrelsen opfordrer afdelingsbestyrelsen til at invitere alle beboere i HvidovreBo til mødet. Forsikringerne kører fint. I 2015 skal det vurderes, om der skal holdes licitation eller om forsikringen skal forlænges. Georg Jensen oplyste, at han i samarbejde med Lars Nørgaard og Morten Ovman er påbegyndt udarbejdelse af et ideoplæg af en kommende strategi for 2
HvidovreBo. Strategiplanen vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til endelig drøftelse og bearbejdelse m.m. på mødet i februar. Når planen har været drøftet vil ansatte og afdelingsbestyrelser blive inviteret til et lørdagsmøde Georg Jensen oplyste, at der på de seneste ordinære afdelingsmøder blev diskuteret varmemålere/hvem er Minol og den manglende kommunikation der har været omkring varsling m.m. Det skal vurderes, om Minol skal deltage på den kommende generalforsamling for at oplyse forsamlingen om aflæsning, indeklima m.m. 4. Meddelelse fra direktøren Dispositionsfond: Udarbejdelse af boligprojekt på den grønne Kile i afd. 7.: Det indstilles, at Organisationsbestyrelsen garanterer for udgiften til rådgivernes arbejde ca. 200.000 kr. fra dispositionsfonden. Accepteres sagen, afholdelse udgiften over byggesagen. Punktet blev tiltrådt. Udarbejde af projektforslag om etablering af 3 boliger i afd. 2: Det indstilles, at Organisationsbestyrelsen garanterer for udgiften til rådgivernes arbejde ca. 200.000 kr. fra dispositionsfonden. Accepteres sagen, afholdelse udgiften over byggesagen. Punktet blev tiltrådt. Trækningsret: Lone Lund-Rasmussen forklarede, at trækningsretsmidlerne er HvidovreBo s egne midler, der står i Landsbyggefonden. Pengene kan kun bruges til moderniserings arbejder. Der vedlægges en liste over den tidligere brug af trækningsretten i perioden 1999-2013. 5. Afdeling 3 Brug af kollektiv råderet Afdeling 3 har på afdelingsmødet den 29. september 2014 vedtaget indførsel af kollektiv råderet til udskiftning af køkkener (bilag 1). 3
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender indførslen af kollektiv råderet til udskiftning af køkkener under forudsætning af kommunens godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der optages lån i forbindelse med den kollektive råderet. Det skal bemærkes, at administrationen får et gebyr på kr. 2.000 plus moms for gennemførelse af den enkelte sag. Punktet blev tiltrådt. 6. Afdeling 4 Brug af kollektiv råderet Afdeling 4 har på afdelingsmødet den 16. september 2014 vedtaget indførsel af individuel kollektiv råderet til udskiftning af køkkener (bilag 2). Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender indførslen af individuel kollektiv råderet til udskiftning af køkkener under forudsætning af kommunens godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der optages lån i forbindelse med den kollektive råderet.. Det skal bemærkes, at administrationen får et gebyr på kr. 2.000 plus moms for gennemførelse af den enkelte sag. Punktet blev tiltrådt. 7. Status på vagtudkald Status på vagtudkald pr. 30. september 2014 vedlægges som (bilag 3). Det blev besluttet at der vagtudkaldslisten foreligger hvert ½ år. 8. Godkendelse af afdelingernes budgetter Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter som vedlægges (bilag 4 a-i). Afd. 1, Svendebjergvej Afd. 2, Gl. Køge Landevej 392-408 Afd. 3, Hvidovregade Afd. 4, Hvidovrevej Afd. 5, Gl. Køge Landevej 274 A-D 4
Afd. 6, Strandhavevej/Strandmarksvej Afd. 7, Kærstykkevej/Tavlekærsvej Afd. 8, Vojensvej 8-18 Afd. 9, Tavlekærsvej 98 A-E Alle budgetterne er vedtaget på beboernes afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne med bemærkning om, at det er vigtigt fortsat at styrke henlæggelserne. Der er flere nye afdelingsbestyrelser, og organisationsbestyrelsen vil hjælpe disse i den udstrækning det ønskes. 9. Orientering fra afdelingerne Afd. 1, Svendebjergvej Hvidovre Kommune har godkendt etablering af faskine. Rådgiver har oplyst, at han har bedt entreprenør om at give tilbud på opgaven. Vi har modtaget tilstandsrapport på afdelingens vinduer. De er i dårlig stand. Rådgiver er blevet bedt om at undersøge om der er PCB i gamle vinduer / fuger. Første tilbagemelding er, at der ikke er PCB, men endelig rapport er ikke modtaget. Afd. 2, Gl. Køge Landevej 392-408 Opsætning af varmefordelingsmålere er udskudt til det nye år. Der var ikke varslet med 6 uger og afdelingsbestyrelsen bad derfor om at få det stoppet. Minol har først kapacitet til at opsætte målerne næste år. På beboermøde fik OB mandat til at arbejde videre med projekt på 3 rækkehuse. Forslag fra beboermødet om husdyr skal til urafstemning. Afdelingsbestyrelsen skal sammen med beboere udarbejde grundlag for urafstemningen. Afd. 3, Hvidovregade Forslag om kollektiv råderet på køkkener er godkendt på beboermøde. Afd. 4, Hvidovrevej 5
Forslag om kollektiv råderet på køkkener er godkendt på beboermøde. Forslag om ændring af husorden blev godkendt på beboermødet. Dog gav beboerne udtryk for at der var yderligere behov for flere ændringer. Bestyrelsen arbejder videre med at få indført flere synspunkter så husorden kan medtages på næste afdelingsmøde. Palle Christensen bemærkede, at der var lavet asfaltarbejde i afdelingen. Arbejdet var ifølge bestyrelsen ikke udført korrekt. Morten Ovman følger op på sagen. Afd. 5, Gl. Køge Landevej 274 A-D Ingen bemærkninger. Afd. 6, Strandhavevej/Strandmarksvej Der skal være møde med afdelingsbestyrelsen den 28/10 2014 vedr. tagsag. Afd. 7, Kærstykkevej/Tavlekærsvej Formanden trak sig på beboermødet (var ikke på valg). På ekstraordinært beboermøde blev ny bestyrelse med 5 medlemmer og 3 suppleanter valgt. Tilstandsrapporten har vist at afdelingen er i så god stand, at den ikke kan blive omfattet af en helhedsplan. Den nye afdelingsbestyrelse er orienteret om dette. Afd. 8, Vojensvej 8-18 Renovering af vinduer er gået i stå. Entreprenøren har problemer med at demontere defekte dele uden at ødelægge hele vinduet. Mindre ændringer af vedligeholdelsesreglementer (både A og B) blev godkendt på beboermøde hvor det også blev godkendt at det nu skulle være tilladt at holde indekat. Afd. 9, Tavlekærsvej 98 A-E Ingen bemærkninger. Organisationsbestyrelsen til informationerne til efterretning. 6
10. Orientering fra udvalgsposter Der er blevet noteret, at Anni Nielsen er HvidovreBos repræsentant i Fjernvarmeværket. Der var intet nyt fra institutionerne. 11. Lukket punkt Intet nyt. 12. FA09 BL har indkaldt vedrørende momsproblematik, formentlig fordi de mener vores model er konkurrenceforvridende. Der er møde om problematikken den 7. november 2014. 13. To do liste 14. Møder med Hvidovre Kommune Fællesmødet mellem boligorganisationen og kommunen var planlagt til torsdag 27. november 2014 kl. 17.30. Mødet er flyttet frem til torsdag 22. januar 2015 kl. 17.30 20.30. Christel Halberg og Jan Bo Rasmussen deltager. 15. Valg til BL s 9 kreds HVIDOVREBO kan vælge 4 kredsmedlemmer til BL's kreds 9. Det blev besluttet, at rundesende alt kreds 9 materiale til organisationsbestyrelsen. Alle også afdelingsbestyrelserne kan deltage i Kreds 9 arbejdet. 16. Eventuelt Der holdes julefrokost torsdag den 4. december 2014. Vi mødes foran kl. 17.30 Wallmanns. Næste ordinære møde er tirsdag 3. februar 2015, kl. 16.30. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at den første elektroniske lejekontrakt er håndteret via NemID. 7
Georg Jensen oplyste, at der havde været sendt en mail hvor administrationen havde været 4-5 uger om at svare. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at svarfristen er 5 dage. En regel der normalt ikke overskrides. Georg Jensen fremviste ligeledes en p-kontrakt med et GAA stempel hvilket er uheldigt. Lone Lund-Rasmussen redegjorde for hvorfor julemødet i FA09 var et ekstraordinært møde for repræsentantskabet. 8