Udbud af RIPA-Syd til Underbilag 3.F - Tilbudsdemonstration Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 1 af 9
INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilaget: Formålet med Underbilag 3.F er at få beskrevet de scenarier, Tilbudsgiver skal præsentere for Kunden efter tilbudsafgivelse, men før aftaleindgåelse. Instruks vedrørende bilaget: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare Underbilag 3.F, men Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud foretage en tilbudsdemonstration over for Kunden af de i dette bilag beskrevne cases: Scenarie 1 Radiologisk undersøgelse af Peters knæ Scenarie 2 Nuklearmedicinsk undersøgelse Scenarie 3 Mammografiscreening af Karen Scenarie 4 - Præsentation af særlige funktioner Rammer for tilbudsdemonstrationen For at sikre overholdelse af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed er der ikke mulighed for at inddrage andre aspekter under tilbudsdemonstrationen end de her beskrevne. Det skal understreges, at det ikke vil være muligt i forbindelse med tilbudsdemonstrationen at foret a- ge nogen form for ændringer i det fremsendte tilbud. Tilbudsdemonstrationen forventes gennemført på Løsningen. Dog kan enkelte delelementer så som ekstern kommunikation, snitflader, integration til 3. parts leverandører etc. demonstreres på grundlag af prototyper, med tydelig angivelse af, hvornår og hvordan funktionaliteten bliver udviklet. Gennemførelse af tilbudsdemonstrationen Tilbudsdemonstrationerne vil blive ledet af Kundens projektledere, der løbende vil sikre, at tid s- punkter og formkrav overholdes. Den beskrevne proces sikrer, at tilbudsdemonstrationerne gennemføres på samme måde, og at alle Tilbudsgivere behandles ens. Kunden vil videooptage samtlige tilbudsdemonstrationer, så tilbudsdemonstrationen kan vedlæ g- ges nærværende bilag som et underbilag. Tilsvarende vil eventuelle slides, som fremvises/udleveres ved tilbudsdemonstrationerne indgå som underbilag til nærværende bilag. Tidsplan Tilbudsdemonstrationerne gennemføres i henhold til tidsplanen, jf. udbudsbetingelserne. Tidspl a- nen kan ikke fraviges, medmindre mødedatoerne måtte ligge yderst ubelejligt for Tilbudsgiver. I dette særlige tilfælde kan en Tilbudsgiver anmode Kunden om en mindre forskydning af mødetid s- punktet. Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 2 af 9
I forbindelse med tilbudsdemonstrationen vil der eventuelt blive foretaget tekniske afklaringer i relation til tilbuddet, og Kunden vil inden tilbudspræsentationen fremsende eventuelle forhold, der ønskes afklaret. Den praktiske gennemførelse: Følgende er gældende for den praktiske gennemførelse af tilbudsdemonstrationen: Tilbudsdemonstrationen gennemføres hos Kunden. Kunden stiller projektor til rådighed for præsentationen. Tilbudsgiver medbringer PC samt mobile enheder med nødvendigt software prækonfigureret. Der vil være mulighed for Tilbudsgivers klargøring 120 minutter før tilbudspræsentationens start. Hver Tilbudsgiver har 2 timer til rådighed til demonstration. Tilbudsdemonstrationen vide o- filmes. Hver Tilbudsgiver har herefter 2 timer til rådighed, hvor Kunden har mulighed for hands on. Kunden deltager med ca. 10 brugere, og Tilbudsgiver bedes derfor stille minimum 3 arbejdsstationer til rådighed. Fra Kunden deltager Projektledelsen, Projektgruppen og Arbejdsgrupper, samt Kundens jur i- diske rådgiver. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse af bilaget indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Funktionalitet, delkriteriet "Tilbudsdemonstration". Følgende vil blive tillagt positiv vægt ved tilbudsevaluering af besvarelsen af Underbilag 3.F: Funktionel egnethed: At den udførte præsentation påviser, at Løsningen tilbyder funktioner, der opfylder de angi v- ne behov, når dette benyttes under de specificerede betingelser. Effektivitet: At den udførte præsentation påviser, at Løsningen understøtter brugernes arbejdsgange, således at disse fungerer hurtigt og effektivt, fx at brugeren hurtigt får informationer stillet til rådighed i brugergrænsefladen, så brugeren hurtigt kan foretage næste handling. At den udførte præsentation påviser, at der er en høj grad af automatiserede pro cesser, således at brugeren ikke manuelt skal udføre handlinger, der kan udføres maskinelt. At den udførte præsentation påviser, at brugergrænsefladen er tilpasset helt specifikke behov i forskellige arbejdssituationer, således at brugeren ikke forvirres af unødige informationer i de enkelte arbejdsprocesser. Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 3 af 9
Brugervenlighed: At den udførte præsentation påviser, at brugeren hurtigt kan orientere sig i oplysninger, som er relevante i den givne kontekst. At den udførte præsentation påviser, at brugeren oplever en sammenhængende logisk opbygning af brugergrænsefladen og de arbejdsprocesser, der understøttes, således at brugeren intuitivt ved, hvad brugeren skal gøre hvor og hvornår. At den udførte præsentation påviser, at der kan anvendes peg-og-klik, genvejstaster, skærmberøring eller talegenkendelse alt efter brugerens ønske. At den udførte præsentation påviser, at der er behov for få klik, tastninger eller skærmber ø- ringer. Udbudsbetingelsernes Bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes Bilag X, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendi g- vis blive det. Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 4 af 9
Indholdsfortegnelse: 1. FORMÅL...6 2. DEMONSTRATION AF FUNKTIONALITET OG BRUGERVENLIGHED...6 3. LÆSEVEJLEDNING TIL SCENARIER...6 4. SCENARIER...6 4.1 Radiologisk Undersøgelse af Peters knæ...6 4.2 Nuklearmedicinsk Undersøgelse...7 4.3 Mammoscreening af Karen, hvor der konstateres en forandring...8 4.4 Præsentation af særlige funktioner i Løsningen...9 5. HANDS ON...9 Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 5 af 9
1. FORMÅL Dette bilag indeholder dokumentation af Tilbudsgivers demonstration af Løsningen. 2. DEMONSTRATION AF FUNKTIONALITET OG BRUGERVENLIGHED Leverandøren har inden Kontraktens indgåelse demonstreret Løsningens funktionalitet og brugervenlighed. En optagelse af denne demonstration er vedlagt som Underbilag 3.G i form af en optagelse af tilbudsdemonstrationen. Løsningens funktionalitet og brugervenlighed skal være i overensstemmelse med det d e- monstrerede, medmindre andet tydeligt fremgår af Kontrakten. 3. LÆSEVEJLEDNING TIL SCENARIER Nedenfor beskrives de 4 scenarier, som tilbudsdemonstrationen tager afsæt i. Disse sc e- narier tager udgangspunkt i nogle af Leverandørens kerneprocesser på et relativt overordnet niveau. 4. SCENARIER 4.1 Radiologisk Undersøgelse af Peters knæ Den radiologiske afdeling har modtaget en Henvisning fra en praktiserende læge vedrørende en knæundersøgelse på Peter Jensen. Peter har tidligere haft problemer med knæet, og er blevet undersøgt for dette. 1.1.1 Modtag Henvisning Den administrative medarbejder sikrer sig, at Billeder fra en tidligere Undersøgelse er tilgængelige. Den forventede Undersøgelse (SKS-kode) angives. 1.1.2 Visiter Henvisning Den vagthavende radiolog visiterer Henvisningen, hvor hun bl.a. gennemgår Billederne og beskrivelsen fra den tidligere Undersøgelse af Peter. Radiologen sikrer sig, at den korrekte Undersøgelse er registreret på Henvisningen, og registrerer en prioriteringskode, der angiver at Undersøgelsen skal gennemføres indenfor de næste 2 uger. Der registreres desuden en protokol for Undersøgelsen. 1.1.3 Book Undersøgelse Den administrative medarbejder går nu i gang med at booke Henvisninger, hvor visitering er godkendt. Der ligger 2 Henvisninger, som er klar til booking, Henvisningen på Peter ligger som den første. Brugeren sikrer sig, at der ikke er angivet særlige forberedelser ifm. Undersøgelsen. På baggrund af undersøgelseskoden bookes den første ledige tid i henhold til prioriteringskoden. Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 6 af 9
Bookingsvaret sendes til rekvirenten. Brugeren fortsætter med booking af den næste Henvisning. 1.1.4 Udfør Undersøgelse Patienten ankomstregistrerer sig vha. sit sygesikringsbevis. Medarbejderen som skal udføre Undersøgelsen finder Undersøgelsen vedrørende Peter i dagsprogrammet, og tjekker Billeder fra tidligere Undersøgelse. Patienten kaldes ind i undersøgelsesrummet, og der signeres for patientidentifikation. Undersøgelsen startes. Undersøgelsen gennemføres. Det kontrolleres, at den gennemførte optagelse lever op til kvalitetskravene. Derudover tjekkes den automatiske præsentation (indeholdende tidligere Billeder til sammenligning), og denne tilrettes evt. manuelt. Undersøgelsen signeres og afsluttes, så den herefter ligger klar til beskrivelse. 1.1.5 Beskriv Undersøgelse Beskriveren fremsøger de Undersøgelser, som ligger klar til beskrivelse. Der ligger 2 Undersøgelser, hvoraf Undersøgelsen på Peter ligger som den første. Beskriveren orienterer sig i den aktuelle Undersøgelse, og begynder at diktere beskrivelsen. Undervejs i beskrivelsen har Beskriveren behov for at gennemgå på den tidligere Undersøgelse på Peter. Beskrivelsen færdiggøres, og afsluttes med status Endelig. Undersøgelsessvaret sendes til rekvirenten. 4.2 Nuklearmedicinsk Undersøgelse Den nuklearmedicinske afdeling har modtaget en rekvisition fra onkologisk afdeling om en Undersøgelse på en patient 1.1.6 Visiter Henvisning Nuklearmedicineren visiterer Henvisningen, hvor han bl.a. gennemgår på Billederne fra tidligere Undersøgelser. Nuklearmedicineren angiver den relevante procedure, som bl.a. indeholder oplysning om, hvilket sporstof, der skal injiceres, og der indenfor 3-4 timer skal gennemføres en SPECT Undersøgelse. Desuden angives en prioriteringskode, der fortæller, at Undersøgelsen skal gennemføres indenfor de næste 2 dage. Der angives desuden en protokol for Undersøgelsen 1.1.7 Book Undersøgelse Bookingen går nu i gang med at booke Henvisninger, som er visiteret. På baggrund af proceduren bookes der tid til hhv. injektion og billedoptagelse den kommende dag. Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 7 af 9
1.1.8 Udfør Undersøgelse Patienten ankomstregistreres vha. sit armbånd. Medarbejderen, som skal foretage injektionen, finder Undersøgelsen vedrørende patienten i dagsprogrammet. Patienten kaldes ind i behandlingsrummet, og der signeres for patientidentifikation. Injektionen foretages Injektionen dokumenteres. Patienten sendes retur på afdelingen, og kommer 3 timer senere tilbage til billedoptagelsen Patienten ankomstregistreres vha. sit armbånd. Medarbejderen, som skal udføre Undersøgelsen, finder Undersøgelsen i dagsprogrammet. Patienten kaldes ind i undersøgelsesrummet, og der signeres for patientidentifikation. Undersøgelsen startes Undersøgelsen gennemføres Det kontrolleres, at den gennemførte optagelse lever op til kvalitetskravene. Undersøgelsen signeres og afsluttes 1.1.9 Beskriv Undersøgelse Beskriveren fremsøger de Undersøgelser, som ligger klar til beskrivelse. Beskriveren orienterer sig i den aktuelle Undersøgelse og begynder at diktere beskrivelsen. Undervejs i beskrivelsen har beskriveren behov for at kikke på en tidligere scanning på samme pat i- ent. Beskrivelsen gemmes. Efterfølgende bliver beskrivelsen kontrolleret af en erfaren nuklearmedicine, og svaret godkendes og sendes til rekvirenten. 4.3 Mammoscreening af Karen, hvor der konstateres en forandring Karen er indkaldt til mammoscreening. 1.1.10 Udfør Undersøgelse Karen ankomstregistrerer sig vha. sit sygesikringsbevis. Medarbejderen, som skal udføre screeningen, finder Undersøgelsen vedrørende Karen i dagsprogrammet. Karen kaldes ind i undersøgelsesrummet, og der signeres for patientidentifikation. Undersøgelsen startes. Undersøgelsen gennemføres. Undersøgelsen dokumenteres. Undersøgelsen signeres og afsluttes. Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 8 af 9
1.1.11 Gransk Undersøgelse Granskeren fremsøger de screeninger, som ligger klar til granskning. Der ligger en stribe, heriblandt screeningen af Karen, som granskeren tager fat. Granskeren vurderer Undersøgelsen, og vælger udfaldet Udredning. 2. gransker gennemfører samme proces, og kommer til samme resultat. 1.1.12 Henvis til klinisk mammografi Den administrative medarbejder i den radiologiske afdeling konstaterer, at der ligger en Henvisning på Karen med prioriteringskoden 1 uge. Karen bookes og indkaldes. 4.4 Præsentation af særlige funktioner i Løsningen Leverandøren får her mulighed for at præsentere funktioner, som gør netop denne Løsning til noget særligt. 5. HANDS ON Kunden ønsker i denne del af Tilbudsdemonstrationen at vurdere brugervenlighed og effektivitet i Løsningen ved selv at gennemføre enkelte forretningsprocesser. Kunden ønsker at afprøve disse forretningsprocesser: - Modtag Henvisning og Visiter Henvisning (Bilag 3 afsnit 8.2.1.2 Modtag Henvisning og 8.2.1.3 Visiter Henvisning) - Book Undersøgelse (Bilag 3 afsnit 8.2.1.4 Booking af Undersøgelse) - Ankomstregistrer og udfør Undersøgelse (Bilag 3 afsnit 8.2.1.1 Udfør Undersøgelse) - Beskrivelse af Undersøgelse (Bilag 3 afsnit 8.2.1.6 Beskrivelse af Undersøgelse) [For at understøtte gennemførelsen af ovennævnte forretningsprocesser skal Tilbudsgiver levere følgende: - Klargøre 8-10 Henvisninger i Systemet, som er ankommet, men endnu ikke er behandlet - Klargøre 8-10 Henvisninger i Systemet, som er klar til at blive booket - Klargøre 8-10 Undersøgelser i systemet, som er booket og klar til udførelse - Klargøre 8-10 Undersøgelser (inkl. Billeder) i Systemet, som er klar til beskrivelse - Nødvendig papirdokumentation, af f.eks. koder, som gør brugerne i stand til at gennemføre forretningsprocesserne Deltagerne i hands on vil som hovedregel selv gennemføre ovennævnte forretningsprocesser uden hjælp fra Tilbudsgiver. Men hvis der er behov for assistance, så skal Tilbudsgivers eksperter være til rådighed. Hvis Tilbudsgiver oplever at deltagerne gennemfører processerne på en uhensigtmæssig måde, så er Tilbudsgiver velkommen til at rådgive om mere effektive arbejdsgange.] Underbilag 3.F Tilbudsdemonstration Side 9 af 9