Ankestyrelsen Tilsynet Udkast til redegørelse til Ankestyrelsen ang. behandling af aktindsigtsanmodning. Ankestyrelsens j.nr. 18-45274 Ankestyrelsen, Tilsynet har i brev af 27. august 2018 bedt Regionsrådet i Region Sjælland om en redegørelse med henblik på styrelsens overvejelse om, hvorvidt der er anledning til at rejse en sag i medfør af den kommunale styrelseslov, jf. regionslovens 31. Ankestyrelsen anmoder om at få redegørelsen senest den 1. oktober 2018 og beder om svar på følgende spørgsmål : 1. En redegørelse for, hvorledes Region Hovedstaden og Region Sjælland har samarbejdet om sagen, herunder om et samlet svar i sagen. 2. Regionsrådet bedes også forholde sig til, at det ikke af Region Hovedstadens afgørelse af 9. marts 2018 fremgår, hvilken medarbejder, der har afsendt afgørelsen. 3. Regionsrådet bedes desuden forholde sig til sagsbehandlingstiden i den konkrete sag. Dato: 7. september 2018 Brevid: 3688292 Ledelsessekretariatet Alléen 15 4180 Sorø Tlf.: 70 15 50 00 Dir.tlf. 93 56 68 05 Ledelsessekretariatet @regionsjaelland.dk kvia@regionsjaelland.dk www.regionsjaelland.dk Ankestyrelsens baggrund for at bede om en redegørelse er følgende oplysninger: Den 30. januar 2018 sendte journalist Hans Drachmann en enslydende anmodning om aktindsigt i oplysniner om Sundhedsplatformen til såvel Region Sjælland som Region Sjælland. Den 9. marts 2018 sendte Region Hovedstaden en afgørelse til Hans Drachmann. I afgørelsen var det bl.a. anført, at der er tale om et samlet svar fra Region Hovedstaden og Region Sjælland på aktindsigtsanmodningen af 30. januar 2018. I klagevejledningen var der henvist til, at hvis journalisten ønskede at klage, skulle dette meddeles til Region Hovedstaden og Region Sjælland. Regionerne ville så i fald revurdere afgørelserne, og hvis afgørelserne blev fastholdt, sende klagen til Ankestyrelsen. I Region Hovedstadens afgørelse fremgik det ikke, hvem der var afsender af afgørelsen. Hans Drachmann sendte den 15. marts 2018 en klage over afgørelsen om aktindsigt af 9. marts 2018 til Region Hovedstaden. Region Hovedstaden revurderede den 15. juni 2018 sagen og oversendte den til Ankestyrelsen den 9. juli 2018.
Region Sjællands redegørelse for sagsforløbet: Den 30. januar 2018 bad journalist Hans Drachmann Region Sjælland om aktindsigt i følgende: 1. Regionens udbetalinger til Epic for ydelser og arbejde i forbindelse med Sundhedsplatformen 2. Regionens udbetalinger til NNIT for ydelser og arbejde i forbindelse med Sundhedsplatformen. 3. Oplysninger om, hvilke betalinger, som Regionen derudover er kontraktligt forpligtet til at betale til Epic for ydelser i forbindelse med Sundhedsplatformen, 4. Oplysninger om, hvilke betalinger, som Regionen derudover er kontraktligt forpligtet til at betale til NNIT for ydelser i forbindelse med Sundhedsplatformen. 5. Overordnede indledende analyser og sonderinger af markedet for elektroniske patientjournalløsninger, som blev foretaget i foråret 2011, samt dokumenter, korrespondancer og notater, der blev udarbejdet som led i dette arbejde i løbet af 2010-2011. Den 1. februar 2018 bekræftede Region Sjælland modtagelsen af aktindsigten. Den 9. februar 2018 orienterede regionen Hans Drachmann om, at regionen ikke kunne overholde svarfristen på 7 hverdage fra modtagelsen, men at aktindsigten forvendtes at kunne besvares ugen efter. Den 15. februar 2018 bad Hans Drachmann bl.a. om svar på, hvornår han kunne få en afgørelse på sin aktindsigtsanmodning. Han bad også om lovgrundlag for, hvorfor Regionen skulle foretage en høring af Epic. I mail af samme dag blev henvendelsen besvaret og regionen oplyste, at man forventede at kunne færdigbehandle aktindsigtsanmodning inden for 8 dage fra dags dato. Den 23. februar 2018 besvarede Region Sjælland Hans Drachmanns anmodning af 30. januar 2018. Besvarelsen havde bl.a. følgende indhold: Besvarelse: 1-4) Region Sjælland og Region Hovedstaden har implementeret Sundhedsplatformen som et fælles Program. Programorganisationen betyder, at alle udgifter vedrørende implementeringen initialt afholdes af Region Hovedstaden herunder udgifter til Epic og eventuelt til NNIT, hvorefter de viderefaktureres til Region Sjælland efter en fordelingsnøgle. Udgangspunktet for fordelingsnøglen er, at Region Hovedstaden afholder 75% og Region Sjælland afholder 25% af udgifterne. Region Sjælland har derfor ikke direkte afholdt udgifter i forbindelse med Sundhedsplatformen til hverken Epic eller NNIT. Jeg vil derfor henvise til Region Hovedstadens besvarelse af sammen aktindsigt. Region Sjælland besvarede også punkt 5 og vedhæftede en foranalyse. I regionens afgørelse af 23. februar 2018 blev der givet klagevejledning til regionen, ligesom det fremgik af afgørelsen hvilken medarbejder, der havde afsendt afgørelsen. Den 9. marts 2018 besvarede Region Hovedstaden aktindsigtsanmodningen af 30. januar 2018. I afgørelsen betegnes svaret som et samlet svar fra Region Hovedstaden og Region Sjælland fsva. punkt 1-4. I klagevejledningen blev der henvist til, at en eventuel klage skulle Side 2
sendes til både Region Hovedstaden og Region Sjælland. Regionerne ville så givet fald revurdere afgørelserne, og hvis afgørelserne fastholdes, så videresendes klagen til Ankestyrelsen. Region Hovedstadens afgørelse blev efterfølgende sendt til orientering til Region Sjælland. Den 15. marts 2018 klagede Hans Drachmann til Region Hovedstaden over begge regioners afgørelser. Han klagede bl.a. over, at Region Hovedstaden havde svaret på vegne af Region Sjælland. Hans Drachmann anførte i klagen, at han rettede sin henvendelse til Region Hovedstaden på baggrund af den klagevejledning, som han havde modtaget. Region Hovedstaden sendte Hans Drachmanns klage til orientering til Region Sjælland. Region Sjælland var og er i løbende i kontakt med Hans Drachmann. I mail af 6. marts 2018 skrev Hans Drachmann bl.a. således til Region Sjælland: Tak for behagelig telefonsamtale i går. Jeg forstod på dig, at Region Sjælland modtager månedlige faktureringer med opgørelser og bilagslister vedrørende udgifter til Sundhedsplatformen, som i første omgang er afholdt af Region Hovedstaden. Jeg har også forstået, at Region Sjælland ikke har selvstændige udgifter til Sundhedsplatformen. På den baggrund skal jeg venligst efter reglerne i offentlighedsloven anmode om: 1) Aktindsigt i de månedlige opgørelser og faktureringer til Region Sjælland vedrørende udgifter til Sundhedsplatformen samt bilagslister og andre dokumenter, der knytter sig til disse månedlige opgørelser. 2) En journalliste. Den 23. marts 2018 imødekom Region Sjælland fuldt ud Hans Drachmanns aktindsigtsanmodning af 6. marts 2018 og sendte ham de ønskede oplysninger dækkende perioden 2013-2017 samt en aktindsigtsliste. Pkt. 1. Ankestyrelsen har bedt Regionsrådet redegøre, hvorledes Region Hovedstaden og Region Sjælland har samarbejdet om sagen, herunder om et samlet svar i sagen. Region Sjælland kan oplyse, at da der var tale om en enslydende aktindsigtsanmodning fra Hans Drachmann den 30. januar 2018 til begge regioner, og da indholdet af aktindsigtsanmodningen vedrørte et fælles it-system, som regionerne samarbejder om, har der været en orientering og koordinering af, hvornår de respektive aktindsigter forventedes besvaret, og hvordan de bedst kunne besvares. Som det fremgår ovenfor har Region Sjælland besvaret aktindsigtsanmodningen den 23. februar 2018, og har for så vidt angår punkt 1-4 redegjort for, at Region Sjælland ikke direkte har afholdt udgifter i forbindelse med Sundhedsplatformen til hverken Epic eller NNIT og har henvist til Region Hovedstadens besvarelse af samme aktindsigt. Da regionen jf. offentlighedslovens 7 således ikke er i besiddelse af dokumenter vedrørende udbetalinger til hverken Epic eller NNIT, har Region Sjælland således ikke kunne besvare punkt 1-4. Region Sjælland vurderer, at intensionen i Region Hovedstadens afgørelse af 9. marts 2018 således ikke har været at træffe en fælles afgørelse i juridisk forstand, men nærmere at afgive et svar, som knyttede sig til den afgørelse, som Region Sjælland allerede havde sendt til Hans Drachmann. Side 3
Det bemærkes samtidig, at der i klagevejledningen til afgørelsen af 9. marts 2018 henvises til, at en eventuel klage skal sendes til både Region Sjælland og Region Hovedstaden, at regionerne i så fald vil revurdere afgørelserne, ligesom Region Sjælland allerede havde givet Hans Drachmann en selvstændig klagevejledning i sin afgørelse af 23. februar 2018. Det forhold, at Hans Drachmann derfor alene sender sin klage den 15. marts 2018 til Region Hovedstaden, er ikke i overensstemmelse med den klagevejledning, som Hans Drachmann har modtaget hverken i afgørelse af 23. februar eller i afgørelse af 9. marts 2018. Det efterfølgende sagsforløb i forbindelse med den fornyede aktindsigtsanmodning fra Hans Drachmann den 6. marts 2018 viser, at Hans Drachmann må antages at være klar over, at Region Sjælland ikke var i besiddelse af dokumenter vedr. udbetalinger direkte til Epic eller NNIT men alene opgørelser og fakturaer mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden. Region Sjælland er helt enig i Ankestyrelsen fortolkning af delegationsreglerne. Dette kommer bl.a. også til udtryk i Samarbejdsaftale om drift, vedligeholdelse og udvikling af Sundhedsplatformen mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden fra 2017, hvor det bl.a. i 3, stk. 2 er nævnt, at hver region repræsenterer sig selv i forhold til andre myndigheder. Samarbejdsaftalen er vedlagt til orientering. På baggrund af den konkrete sag, vil Region Sjælland søge at indskærpe at dette i organisationen. Punkt 2 og 3. Ankestyrelsens anmodning om, at Regionsrådet også forholder sig til, at det ikke fremgår af Region Hovedstadens afgørelse af 9. marts 2018, hvilken medarbejder, der har afsendt afgørelsen samt til sagsbehandlingstiden i den konkrete sag. Som det fremgår ovenfor har Region Sjælland den 23. februar 2018 besvaret Hans Drachmanns anmodning om aktindsigt. Besvarelsen opfylder forvaltningslovens 32 b, idet afgørelsen er udformet på en måde, der sikrer en entydig identifikation af den, som er afsender af dokumentet, og at dokumentet er endeligt. Region Sjælland har ikke haft indflydelse på den manglende identifikation af afsenderen i Region Hovedstadens besvarelse af 9. marts. Region Sjælland har i sin redegørelse for sagsforløbet orienteret om, at regionen i breve af henholdsvis 1., 9. og 15 februar 2018 har holdt Hans Drachmann orienteret om sagens forløb jf. offentlighedslovens 36, stk. 2. 2 pkt. Region Sjælland har ikke realitetesbehandlet en klage over regionens afgørelse af 23. februar 2018, og har således ikke haft indflydelse på sagsbehandlingstiden i Region Hovedstaden. På baggrund af sagens forløb beklager Regionsrådet dog, at Region Sjælland ikke reagerede, da regionen blev bekendt med udformningen af Region Hovedstadens afgørelse af 9.marts 2018 kunne tolkes som en besvarelse på vegne af begge regioner. Regionen beklager også, at regionen ikke, da den blev orienteret om Hans Drachmanns klage af 15. marts 2018 til Region Hovedstaden, herunder at Hans Drachmann sendte klagen til Region Hovedstaden på baggrund af klagevejledningen, ikke reagerede herpå og realitetsbehandlede klagen som en klage over regionens afgørelse af 23. februar 2018. Venlig hilsen Per Bennetsen Administerende direktør Heino Knudsen Regionsrådsformand Side 4
Bilag: Region Sjællands afgørelse af 23. februar 2018 Samarbejdsaftale fra 2017 mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden om drift, vedligeholdelse og udvikling af Sundhedsplatformen Side 5