3.1 Onlinehjælp
WorkZone for Office3.1 Indhold Onlinehjælp til WorkZone for Office 3.1 4 Kom godt i gang 5 Nyheder 9 Arbejde med Excel-dokumenter 13 Opret dokumenter på sager 14 Arbejd med dokumenter gemt på sager 18 Arbejde med dokumentversioner 21 Registrer dokumentoplysninger 23 Søgning 25 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 25 Søg i dialogbokse 29 Arbejde med Outlook-elementer 31 Gem Outlook-elementer på sager 32 Opret nye sager 35 Registrer dokumentoplysninger 38 Indsæt sagsdokumenter og links 41 Se sager og dokumenter 43 Tilpas Outlook 47 Søgning 49 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 49 Søg i dialogbokse 53 Arbejde med PowerPoint-dokumenter 56 Opret dokumenter på sager 57 Arbejd med dokumenter gemt på sager 61 Arbejde med dokumentversioner 64 Registrer dokumentoplysninger 66 Søgning 68 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 68 Søg i dialogbokse 72 Arbejde med Word-dokumenter 74 Opret dokumenter på sager 75 Arbejd med dokumenter gemt på sager 79 Arbejde med dokumentversioner 82 Registrer dokumentoplysninger 84 Arbejd med skabeloner 86 Arbejde med fraser 88 Søgning 90 Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter 90 Søg i dialogbokse 94 Søg efter fraser 96 2
Onlinehjælp Vilkår og betingelser 97 3
WorkZone for Office3.1 Onlinehjælp til WorkZone for Office 3.1 Brug onlinehjælpen til at lære mere om hvad du kan gøre i WorkZone for Office. Kom godt i gang Nyheder i WorkZone for Office LINKS Administrator's Guide to WorkZone for Office Developer's Guide to WorkZone for Office Online help for WorkZone Client Onlinehjælp til WorkZone Client ScanJours websted Supportportal ScanJour på YouTube 4
Onlinehjælp Kom godt i gang Lær det grundlæggende i WorkZone for Office ved at følge linksene og se videoerne på denne side. Hvis du mangler oplysninger, så fortæl os det ved at sende en e-mail til denne adresse: feedback@scanjour.dk. Bemærk: For at se videoerne, skal du have Adobe Flash Player installeret på din computer. ARBEJDE I OUTLOOK Gem Outlook-elementer på sager Indsæt sagsdokument eller links i e- mails Opret nye sager Opret nye dokumenter på sager Registrer dokumentoplysninger Se sager og dokumenter Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I WORD Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter, der er gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Arbejde med skabeloner Arbejde med fraser Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I EXCEL Opret regneark på sager Arbejde med regneark gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I POWERPOINT Opret præsentationer på sager Arbejde med præsentationer gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Søg efter sager, dokumenter og parter VIDEOER OG RETNINGSLINJER SAGS- OG DOKUMENTOVERBLIK I MICROSOFT OUTLOOK Denne video viser dig, hvordan du får et overblik over sager og dokumenter tilknyttet sagerne i Microsoft Outlook. I dette overblik kan du åbne sager og dokumenter, for eksempel i Microsoft Word. 5
WorkZone for Office3.1 GEM E-MAILS PÅ SAGER OG REDIGER OPLYSNINGER PÅ DOKUMENTER OG PARTER Denne video viser, hvordan du gemmer e-mails på sager - indgående eller udgående. Mens du gemmer e-mails, kan du redigere dokumentoplysninger, og der foreslås parter, du kan tilføje. OPRET NYE SAGER I MICROSOFT OUTLOOK Denne video viser, hvordan du opretter nye sager i Microsoft Outlook. Der er to måder: Du kan enten oprette en ny sag uafhængigt af e-mails, eller du kan oprette en ny sag, mens du gemmer en e-mail. Mens du opretter sagen, kan du indtaste oplysninger om sagen, for eksempel titel, sagsgruppe, facetter og adgangsrettigheder. ARBEJDE MED SAGSDOKUMENTER Denne video viser, hvordan du opretter sagsdokumenter i Microsoft Word, Excel og Outlook. Det indbefatter brug af fletfelter til at indtaste sags- og dokumentoplysninger som for eksempel modtagerinformation, og hvordan man opdaterer dokumentoplysninger, enten ved hjælp af fletfelterne eller panelet Dokumentregistrering. BENYT FRASER I MICROSOFT WORD Denne video viser, hvordan du indsætter fraser i de breve eller dokumenter, du arbejder på. Alle fraser, der tilhører din organisation, enhed eller dine personlige fraser, er tilgængelige i panelet Fraser i Microsoft Word. Her kan du også oprette en liste over dine favoritfraser. 6
Onlinehjælp BRUG SAGS- OG DOKUMENTLISTER I OUTLOOK Du kan tilføje sags- og dokumentlister til din Sager & dokumenter mappe i Microsoft Outlook. Listerne er defineret i Captia Web Client eller WorkZone Client. ÅBN OG REDIGER SAGSDOKUMENTER FRA OVERBLIKKET I sags- eller dokumentoverblikket i Microsoft Outlook kan du åbne et dokument i for eksempel Word. Eller du kan åbne sags- eller dokumentprofilen i Captia Web Client eller WorkZone Client. DEL ET LINK TIL ET DOKUMENT ELLER EN SAG Du kan indsætte et link til en sag eller et dokument i en ny e-mail eller mødeindkaldelse. Hvis du deler et link til et dokument, indsættes to links: Det første åbner dokumentet i Captia Web Client eller WorkZone Client. Det andet et et download-link. GEM DOKUMENTET PÅ EN SAG For at gemme dokumentet på en sag, skal du først vælge en sag eller oprette en ny. Så registrerer du dokumentet i panelet Dokumentregistrering. 7
WorkZone for Office3.1 OPRET DOKUMENTSKABELONER I WORD Brug indholdskontrolelementer til at bygge dine dokumentskabeloner. Det gør det muligt for dig at flette oplysninger om sager, dokumenter og kontakter ind i skabelonen. Desuden kan du aktivere skabelonen til automatisk at sætte standardværdier, foretage fletning og vise dialogbokse ved hjælp af VBA 1 makroer. FLETOPLYSNINGER OM SAGER, DOKUMENTER OG KONTAKTER I DINE DOKUMENTER I Microsoft Word kan du benytte fletfunktionen til at indsætte oplysninger i indholdskontrolelementerne i dokumentet, for eksempel om den sag, der er valgt for dit dokument. 1 Visual Basic for Applications 8
Onlinehjælp Nyheder Læs om ny funktionalitet i WorkZone for Office 3.1: WorkZone for Office-installationen indeholder nu WorkZone Process til Outlook. Se onlinehjælpen til WorkZone Process for yderligere oplysninger om WorkZone Process. For vejledning i installation af WorkZone Process til Outlook, se Administrator's Guide for WorkZone for Office. Word, Excel, PowerPoint: Du kan kopiere og genbruge et eksisterende Word-, Exceleller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag. Se Gem dokument som nyt for yderligere oplysninger. Word: Du kan nu flette adresseblok felter i en dokumentskabelon. Du kan for eksempel flette felterne Adresse1, Adresse2 og Adresse3, så der ikke vises tomme linjer, når adressefelter er tomme. Se Arbejd med skabeloner for yderligere oplysninger. Word: Flettede dokumenter, som er oprettet automatisk efter fletning til flere modtagere, bliver nu som standard gemt på sager som hoveddokumenter. Det var nyt i WorkZone for Office 3.0 Word, Excel, PowerPoint: Håndtering af dokumentversioner er nu tilgængelig for Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter. Du kan se en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentudkast, du arbejder med for tiden, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. For flere oplysninger, se Vis og åbn et dokuments tidligere version. Bemærk: o WorkZone Explorer skal være installeret og konfigureret på serveren, før du kan benytte versionering. For flere oplysninger, se Installation Guide for WorkZone Content Server og User's Guide for WorkZone Explorer. o Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. Word, Excel, PowerPoint: Du kan genoprette tidligere versioner af Word, Excel eller PowerPoint dokumentudkast som den seneste version af dokumentet. For flere oplysninger, se Gendan et dokuments tidligere version som seneste version. Word, Excel, PowerPoint: Du kan aktivere eller deaktivere versionering for et specifikt Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument og derved tilsidesætte de generelle indstillinger for udkastversionering. For flere oplysninger, se Aktivér eller deativer versionering for et dokument. Word, Excel, PowerPoint: Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. For flere oplysninger, se Slet alle tidligere versioner af dokumentet. Word: Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version af dokumentet. For flere oplysninger, se Sammenlign et Word-dokuments tidligere versioner med den nuværende version. 9
WorkZone for Office3.1 Outlook: E-mails og aftaler med vedhæftninger åbner nu fra Captia Web Client eller WorkZone Client i Outlook med alle deres vedhæftninger vist i e-mailen. For flere oplysninger, se Gem Outlook-element med vedhæftninger. Outlook: Gemte e-mails og aftaler med brugerdefinerede formularer åbnes nu fra WorkZone Client med alle deres brugerdefinerede formularer vist i e-mailen. Det var nyt i WorkZone for Office 2.4 Outlook: Når du gemmer flere Outlook-elementer, kan du redigere deres fælles metadata direkte i registreringspanelet. Du kan nu redigere fælles metadataoplysninger (det vil sige vælge værdier i en eller flere af de tilpassede obligatoriske felter) for alle Outlook-elementer, der er gemt på en sag. For flere oplysninger, se Gem Outlook-elementer på sager. For at kunne redigere fælles metadata for flere gemte Outlook-elementer skal du først aktivere denne indstilling på din server. Bemærk: For flere oplysninger om dette og om tilpasning af obligatoriske felter, se Developer's Guide to WorkZone for Office. Outlook: En Brevdato-kolonne med datovælger er tilføjet til dialogboksen Gem Outlook-element. Når du gemmer Outlook-elementer kan du nu redigere deres brevdato direkte i registreringspanelet. For flere oplysninger, se Rediger brevdato. Det var nyt i WorkZone for Office 2.3 Outlook: Det kræver bekræftelse at gemme den samme e-mail flere gange. For at undgå, at den samme e-mail gemmes flere gange, tjekker systemet nu, før du gemmer en e-mail, om den allerede har været gemt tidligere, og beder dig bekræfte, at den skal gemmes. Outlook: Gem aftaler fra Outlook-kalenderen på en sag. Du kan nu gemme aftaler med alle deres vedhæftninger på sager, ligesom du gemmer e-mails. For flere oplysninger, se Gem Outlook-elementer på sager. Word: Sagsdatoer kan flettes i en dokumentskabelon. Du kan nu tilføje nye ledetekster til database, vælge dem som flettefelter (indholdskontrolelementer) og flette sagsdatoer ind i en dokumentskabelon. For flere oplysninger, se Om at flette sagsdokument- og kontaktoplysninger. Word: Sagsoplysninger kan nu flettes i en dokumentskabelon. Du kan nu tilføje nye ledetekster til databasen, vælge dem som fletfelter og flette sagsoplysninger ind i en dokumentskabelon. For flere oplysninger, se Om at flette sags- dokument- og kontaktoplysninger. Alle: Søgefiltre for Sagssøgning og Dokumentsøgning huskes. For at hjælpe dig med at søge, husker systemet nu værdierne fra dine sidste søgefiltre, som du har brugt i dialogerne Sagssøgning og Dokumentsøgning. Det var nyt i WorkZone for Office 2.2 Alle: Captia Office Clients er omdøbt. Captia Office Clients er omdøbt til WorkZone 10
Onlinehjælp for Office for at afspejle vores vision om at gøre vores produkter til en naturlig del af sagsbehandlerens arbejdsområde (workzone). Det er helt i tråd med navnet på vores nye webklient: WorkZone Client. Alle: Gem på en sag, når du sender et dokument som vedhæftning. Når du bruger Gem og send-funktionen i Microsoft Word, Excel og PowerPoint, gemmes sagsdokumentet og e-mailen automatisk på den sag, du har valgt til dokumentet. Outlook: Gem flere e-mails på en sag. Du kan gemme flere e-mails på den samme sag ved at vælge dem og så bruge Gem E-mail-knappen på Outlook-båndet. Outlook: Åbn sagsdokumenter på din ipad. Når du modtager en e-mail med et sagsdokumentlink til webklienten, kan du få vist dokumentet direkte på din ipad. Alle: Dokumenttype og -gruppe vælges automatisk for bilag. Når du sætter en dokumenttype eller -gruppe på et hoveddokument, bruges denne dokumenttype eller - gruppe også på eventuelt tilknyttede bilag. Outlook: Direkte adgang til sagsfunktioner via Stifinderruden. Alle de opgaver, du normalt udfører på fanen Sag i Microsoft Outlook er nu direkte tilgængelige i Stifinderruden for e-mails, der er gemt på en sag. Du behøver altså ikke først at finde e-mailen i mappen Sager & Dokumenter. Alle: Onlinehjælpen er nu online. Vi har lavet onlinehjælpen tilgængelig online. Det betyder, at indholdet altid er up-to-date. Feedback, vi modtager fra vores brugere, kan vi derfor bruge og publicere med kort varsel. Derudover har vi lavet en Kom godt i gang-side, der viser dig, hvordan du hurtigt kommer i gang med at bruge WorkZone for Office. Alle: Vi har indført nye auto-complete felter. Auto-completefelterne hjælper dig med at indtaste sagsbehandlere og afdelinger i forbindelse med søgning og dokumentregistrering. Felterne findes i panelet Dokumentregistrering og forskellige dialogbokse. Det var nyt i Captia Office Clients 2.1 Word, Excel, PowerPoint: Sagskonteksten bruges som standardfilter i søgedialogboksene. eall: Brug færre museklik til at gemme dokumenter i ScanJour Captia, når du lukker ikke-gemte dokumenter. Alle: Knappen Gem i arkivet er blevet omdøbt til Gem på sag for at undgå forvirring i forhold til dokumenttilstanden "Arkiveret". Outlook: E-mails gemmes nu i formatet *.msg. Outlook: E-mails gemt i formatet *.msg kan åbnes og besvares i Microsoft Outlook, hvor sagskonteksten kommer fra det dokument, der besvares. Outlook: Integration med WorkZone Client du kan oprette e-mails i WorkZone Client med automatisk indsatte oplysninger (emne, modtagere, indhold og vedhæftninger fra e-mails). PowerPoint: Du kan åbne og redigere præsentationer, som er gemt på sager. 11
WorkZone for Office3.1 PowerPoint: Du kan oprette nye sager til dine præsentationer uden at forlade Microsoft PowerPoint. Word: Skabeloner med aktiverede makroer du kan oprette skabeloner med aktiverede makroer, der angiver standardværdier, udfører fletning og andre vigtige funktioner i Captia Word Client. 12
Onlinehjælp Arbejde med Excel-dokumenter Opret dokumenter på sager 14 Arbejd med dokumenter gemt på sager 18 Arbejde med dokumentversioner 21 Registrer dokumentoplysninger 23 Søgning 25 13
WorkZone for Office3.1 Opret dokumenter på sager I WorkZone for Office kan du oprette disse typer sagsdokumenter og bilag: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Et dokument bliver et sagsdokument, når du gemmer det på sagen som et hoveddokument. Hvis du gemmer et dokument på en sag og angiver et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. OPRET DOKUMENT FOR EKSISTERENDE SAG Når du opretter et sagsdokument, skal du gemme det på sagen uden at vælge et hoveddokument. Så anses dit dokument for at være et hoveddokument ligesom andre hoveddokumenter på sagen. 1. Åbn et nyt dokument. 2. På fanen Startside, klik Vælg sag. En liste vises. 3. Følg en af disse procedurer: a. Vælg en sag fra listen af sager, du har benyttet for nylig. Panelet Dokumentregistrering åbnes. Eller a. Vælg Søg efter sag i listen for at søge efter en sag. Dialogboksen Vælg sag vises. b. Klik Vis flere søgemuligheder. c. Indtast søgekriterier. Se Søgning for flere oplysninger. d. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude. e. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen lukkes og Dokumentregistreringspanelet åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel og dokumenttype. Du kan også angive tilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, brevdato og svarfrist. Bemærk: Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på Sag. OPRET DOKUMENT UDEN SAG Du kan oprette et sagsdokument og i stedet for at tilknytte det til en sag, gemme det på din skrivebordssag. Dette er relevant hvis, for eksempel, dokumentet er et udkast, eller hvis du vil tilknytte det til en sag senere. 14
Onlinehjælp 1. Åbn et nyt dokument og tilføj indhold. 2. På fanen Startside, klik Vælg sag. En liste vises. 3. Vælg Uden Sag for at gemme dokumentet på din skrivebordssag. Panelet Dokumentregistrering åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel og dokumenttype. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler og dokumentgruppe. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. Bemærk: Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. OPRET DOKUMENT PÅ EN NY SAG Når du har åbnet et eksisterende dokument, eller har oprettet et nyt, kan du oprette en ny sag at knytte dokumentet til. 1. Åbn det dokument, du vil tilføje til den nye sag. 2. På fanen Startside, klik Vælg sag. En liste vises. 3. Vælg Opret ny sag i listen. Dialogboksen Ny Sag vises. 4. Udfyld obligatoriske felter markeret med rødt og indtast relevante oplysninger om sagen. 5. Vælg eventuelt facetter til en ny sag. For flere oplysninger, se Vælg facetter til en ny sag. 6. I ruden Parter på sagen, klik Vælg for at tilføje eller fjerne sagsparter. 7. Vælg sagsparter og klik OK. 8. Angiv adgangsrettigheder: a. I dialogboksen Ny Sag, klik Adgang til sagen. b. Vælg Afdeling eller Personlig. 9. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og panelet Dokumentregistrering åbner. Her kan du gemme dit dokument på den nye sag. 10. Registrer dokumentoplysninger Bemærk: Som standard kan sager, du har oprettet, læses af alle i din organisation, med mindre der er defineret adgangsbegrænsning på sagsgruppen for hele organisationen. Du kan yderligere begrænse adgang ved at vælge: Afdeling kun medarbejdere i din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig du er den eneste, der har adgang til sagen og kan redigere den. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG 15
WorkZone for Office3.1 Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når du opretter nye sager. Vigtigt: Facet-funktionaliteten skal aktiveres af systemadministratoren. Vælg facetter 1. Åbn dialogboksen Ny sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 1-5 2. I feltet Facetter, klik. Dialogboksen Vælg facet vises. Mulige obligatoriske facetgrupper er fremhævede. Facetter, som er slået fra, fremstår nedtonede. 3. Dobbeltklik på den facet, som du vil tilføje. Gentag dette trin for hver facet, du vil tilføje. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukkes og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 6-9. Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatorisk facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. For at fjerne en facet skal du dobbeltklikke på den eller trykke DEL. OPRET BILAG For at oprette et bilag skal du knytte dokumentet til en sag og angive et hoveddokument. Dit dokument bliver derefter til et bilag i forhold til det hoveddokument, du valgte. 1. Udfør proceduren beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag for at oprette et bilag. 2. I panelet Dokumentregistrering, vælg et hoveddokument i listen til feltet Hoveddokument. Bemærk: Når dit dokument er gemt i arkivet som et bilag, låses listen Hoveddokument. Hvis du vil have et andet hoveddokument, skal du vælge det i WorkZone Client eller Captia Web Client. GEM OG SEND ET SAGSDOKUMENT Du kan sende et dokument, regneark eller præsentation, som er gemt på en sag, til en modtager. E-mailen arver sagskonteksten fra dokumentet. Efter du har sendt e-mailen, bliver du bedt om at gemme e-mailen på sagen. Vigtigt: Før du kan udføre denne opgave, skal du vælge en sag til dit dokument. Se Opret dokumenter på sager, hvis du vil have flere oplysninger. Gem og send et dokument 16
Onlinehjælp 1. På fanen Filer, klik Gem og Send > Send med e-mail. 2. Vælg en af disse muligheder: Send som vedhæftning Send som PDF Send som XPS Et e-mailvindue åbnes, hvor titel og vedhæftning er indsat. 3. Tilføj modtagere. 4. Tilføj kontakter til e-mailen og klik Send. Dialogen Gem Outlook elementet vises. 5. Hvis du ikke vil gemme dokumentet, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet. 6. Klik Gem Outlook-elementet. 17
WorkZone for Office3.1 Arbejd med dokumenter gemt på sager I WorkZone for Office kan du se eller redigere indholdet af dine egne eller kollegers Officedokumenter: Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer GEM DOKUMENT SOM ET UDKAST Når du gemmer et dokument som et udkast, kan du og andre i din afdeling eller organisation redigere dokumentet i det program, det er oprettet i. Hvis du derimod gemmer dokumentet som et personligt udkast, kan kun du åbne dokumentet. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I feltet Tilstand, vælg en udkasttilstand. 4. Klik Gem på sag. Bemærk: Hvis du vælger tilstanden Arkiveret, bliver dokumentet låst og kan ikke redigeres. GEM DOKUMENT SOM ARKIVERET Når du gemmer et dokument som arkiveret, bliver det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I listen til feltet Tilstand vælg Arkiveret. 4. Klik Gem på sag. Bemærk: For at redigere dokumentoplysninger skal du åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. Når først dokumentet er arkiveret, kan dets tilstand ikke ændres tilbage til udkast. REDIGER DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan kun redigere et dokument, der er gemt på en sag, hvis den valgte tilstand er udkast. Hvis dokumentet derimod er arkiveret, er det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik Søg. 4. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude. 18
Onlinehjælp 6. Vælg et dokument og klik OK. 7. Rediger dokumentet og gem ændringerne. Tip: Se Søgning for flere oplysninger. FLYT SAGSDOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et sagsdokument til en anden sag i WorkZone Client eller i Captia Web Client. For flere oplysninger, se Onlinehjælp til WorkZone Client eller Onlinehjælp til Captia Web Client (under Dokument > Dokument - Flyt eller omjournaliser). GEM DOKUMENT SOM NYT Du kan genbruge et eksisterende Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag. 1. Åbn et dokument, som du vil gemme some et nyt dokument. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Klik Gem som nyt. Dialogboksen Vælg sag vises. 4. Vælg en sag, som du vil gemme dette dokument på, som et nyt dokument. 5. Klik OK. Dialogboksen Vælg sag lukker. 6. Valgfrit: Foretag ændringer i dokumentet. 7. Udfyld de påkrævede felter i ruden Dokumentregistrering. 8. Klik Gem på sag. ÅBN ET DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan åbne et dokument, som er gemt på en sag, ved at vælge det fra en liste over seneste dokumenter eller ved at bruge en søgedialogboks. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Følg en af disse procedurer: Eller a. Klik Filer > Sager & Dokumenter. b. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument. c. Vælg et dokument og klik OK. a. Klik Filer > Sager & Dokumenter. b. Vælg et dokument fra listen. 19
WorkZone for Office3.1 SE OG REDIGER SAGS- OG DOKUMENTOPLYSNINGER Du kan få adgang til sager og dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via links til sager og dokumenter i ruden Dokumentregistrering. Her kan du ændre sags- og dokumentdetaljer, for eksempel adgangsrettigheder, vedhæfte et dokument til en anden sag eller ændre tilstanden på en sag eller et dokument. 1. Åbn et dokument som beskrevet i Rediger dokument gemt på en sag. 2. I panelet Dokumentregistrering vises to links. Klik på: Sagslinket for at åbne sagen i WorkZone Client eller Captia Web Client. Dokumentlinket for at åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. 3. Foretag ændringer og gem dem. 20
Onlinehjælp Arbejde med dokumentversioner I WorkZone for Office kan du få vist og arbejde med en liste over tidligere versioner af dine egne eller kollegers dokumenter: Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer Vigtigt: For at benytte versionering skal WorkZone Explorer først installeres og konfigureres på din server. For flere oplysninger, se Installation Guide for WorkZone Content Server og User's Guide for WorkZone Explorer. AKTIVÉR ELLER DEAKTIVER VERSIONERING FOR ET DOKUMENT Når du arbejder med dokumenter kan du aktivere eller deaktivere versionering for det valgte dokument, uanset den generelle opsætning af udkastversionering. Forudsætninger: For at kunne aktivere eller deaktivere versionering for et dokument, skal udkastversionering først aktiveres i WorkZone Configuration Management. For flere oplysninger, se WorkZone Configuration Management Installation Guide. Aktivér versionering 1. Åbn et dokument, som du vil aktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer > Sager & Dokumenter > Administrer versioner > Aktivér versionering. Deaktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil deaktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer > Sager & Dokumenter > Administrer versioner > Deaktiver versionering. VIS OG ÅBN ET DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION Du kan få vist en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPointdokumentudkast, du arbejder med, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. Bemærk: Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringspanelet deaktiveret. 1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil have vist eller åbnet. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 21
WorkZone for Office3.1 3. Klik på den version, du vil åbne fra en liste. Den valgte version åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringspanelet deaktiveret. SAMMENLIGN ET WORD-DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION MED SENESTE VERSION Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version af dokumentet. 1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil sammenligne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil sammenligne med en nuværende version. 4. Klik Sammenlign i informationslinjen øverst i dokumentet. Et standard Microsoft sammenligningsvindue med seneste version af dette dokument åbner side om side med den valgte version. Alle ændringer mellem den valgte dokumentversion og den seneste version fremhæves. GENDAN ET DOKUMENTS TIDLIGERE VERSION SOM SENESTE VERSION Du kan gendanne tidligere versioner af Word-, Excel- eller PowerPoint dokumentudkast som den seneste version af dette dokument. 1. Åbn et dokument, der har en version, du vil gendanne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Administrer versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil gendanne som den nuværende version. 4. Klik Gendan i informationslinjen øverst i dokumentet. Et nyt, redigerbart Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument åbner, hvor indholdet af den gendannede version automatisk er indsat, og panelet Dokumentregistrering er aktiveret. Dette nye dokument bliver seneste version af dokumentet. SLET ALLE TIDLIGERE VERSIONER AF DOKUMENTET Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. 1. Vælg et dokument, som du vil slette alle tidligere versioner af. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. Listen af tidligere versioner vises, og knappen Slet alle tidligere versioner er aktiveret under Administrer versioner. 3. Klik Slet alle tidligere versioner. Alle tidligere versioner af dokumentet slettes. 22
Onlinehjælp Registrer dokumentoplysninger Når du opretter eller redigerer et dokument efter du har vedhæftet det til en sag, skal du registrere dokumentoplysninger. Det gør du i panelet Dokumentregistrering. Registrering af dokumentoplysninger indebærer disse opgaver: TILFØJ GENERELLE DOKUMENTOPLYSNINGER For at registrere dokumentoplysninger skal du angive dokumentets titel og type. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe m.v. 1. Vedhæft dit dokument til en sag som beskrevet i Opret dokumenter på sager. 2. I panelet Dokumentregistrering skal du indtaste en titel. 3. Vælg dokumenttype. 4. Dokumenttilstanden vælges automatisk, men du kan ændre den ved at vælge en anden dokumenttilstand. 5. Hvis sagsbehandleren er en anden en den nuværende bruger, så klik Sagsbehandler for at vælge sagsbehandler. 6. Vælg en dokumentgruppe. 7. Hvis dit dokument er et bilag, så skal du vælge et hoveddokument. 8. Hvis du vil angive brevdato og svarfrist, så klik på kalenderikonet i felterne Brevdato og Svarfrist for at vælge datoer. Bemærk: Hvis du har angivet brevdato og svarfrist, bør du også tilføje en afsender og modtager. For flere oplysninger, se Tilføj eller fjern dokumentparter. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje eller fjerne dokumentparter i dialogboksen Vælg parter. 1. I panelet Dokumentregistrering, klik Dokumentparter. Et panel åbnes. 2. Klik Vælg. Dialogboksen Vælg parter vises. 3. Indtast et søgekriterie i et eller flere af disse felter: Søg efter ordene Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste fire felter synlige. 4. Klik Søg. 23
WorkZone for Office3.1 5. I den nederste venstre rude, vælg en part og klik på. Gentag dette trin for hver part, du vil tilføje. 6. Angiv om nødvendigt roller for parterne, for eksempel Modtager. 7. Klik OK. Fjern dokumentparter: 1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på for at fjerne parten fra listen over valgte dokumentparter. 3. Klik OK. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER Du kan tilføje eller fjerne dokumenthenvisninger ved hjælp af panelet Dokumentregistrering. 1. I panelet Dokumentregistrering, klik på Dokumenthenvisninger. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Vælg. Dialogboksen Vælg dokumenter vises. 3. Indtast et søgekriterie i et eller flere af disse felter: Søg efter ordene Dokumentnr. Sagsbehandler Titel Tip: Klik Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste tre felter synlige. 4. Klik Søg. 5. I den nederste venstre rude, vælg et dokument og klik på. Gentag dette trin for hvert dokument. 6. Angiv om nødvendigt roller for dokumenterne. 7. Klik OK. Fjern dokumenthenvisninger 1. Vælg den dokumenthenvisning, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på for at fjerne henvisningen fra listen over dokumenthenvisninger. 3. Klik OK. 24
Onlinehjælp Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriteriet i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning i tekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter. Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding. Søgningen er den samme. SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES 25
WorkZone for Office3.1 Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse * Jokertegn Fritekstfelter og tekstfelter Erstatter én eller flere karakterer. Eksempel: Tekstfelt Titel. Hvis du skriver: dag* søgningen finder sager, hvor et ord i feltet Titel begynder med dag, for eksempelxa dagslys. *dag* søgninger finder sager, hvor et ord i feltet Titel indeholder dag, for eksempel nu til dags. *dag søgningen finder sager, hvor et ord i feltet Titel slutter på dag, for eksempel fødselsdag. Eksempel: Fritekstfelter. Hvis du skriver: sol* - finder du sager, hvor et ord starter med sol, f.eks. solvogn. *sol* - finder du sager, hvor et ord indeholder sol, f.eks. isolering. *sol - finder du sager, hvor et ord ender på sol, f.eks. aftensol. Bemærk: Det anbefales ikke at bruge foranstillede jokertegn i fritekstsøgning, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid før de bliver vist.? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Erstatter præcis én karakter. Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltet Fritekst i dialogen Vælg parter, finder søgningen alle parter med navnet Petersen eller Pedersen. Men ikke Pettersen. ^ Hat (circumflex) Tekstfelter Ignorerer om der benyttes store eller små bogstaver. Eksempel: Tekstfelt Titel Skriver du ^*sol* i feltet Titel, finder du sager, hvor feltet Titel indeholder ordet sol uanset om det står med store eller små bogstaver, f.eks. Jensens isolering A/S og 26
Onlinehjælp Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Jensens Isolering A/S. ="" Tomt felt Tekstfelter Søger efter elementer, hvor feltet er tomt. Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 i dialogboksen Vælg parter. Hvis du skriver ="", finder søgningen sager, hvor adressen ikke er angivet. OR OR Fritekstfelter: og OR Tekstfelter: Søger efter elementer, hvor ét eller flere af de indtastede ord forekommer. En fritekstsøgning efter dokumenter vil søge i felter og i selve dokumentet. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor mindst ét af ordene valuta eller marakedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OR markedsanalyse. AND AND Fritekstfelter: & og OG Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. Tekstfelter: AND Eksempel: Find alle dokumenter, hvor ordene valuta og markedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OG markedsanalyse (ordene kan findes som dokumentegenskaber eller som indekseret fritekst). Bemærk: Hvis du vil søge efter karakteren &, ikke som en operator, men som for eksempel del af en kontakt, så indsæt en omvendt skråstreg (backslash) foran karakteren, \&. Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut & Co, skriv Liebestraum, Immergut \& Co. ~ Not Not Fritekstfelter Søger efter elementer, hvor ord, du skriver efter operatoren, ikke forekommer. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor indlån, but not bank forekommer, ved at skrive indlån IKKE bank. Bemærk: Du bør altid søge efter elementer, der indeholder dette men ikke dét. Det vil sige, søg kun efter NOT bank vil ikke give nogen resultater. HVOR FINDER JEG TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER 27
WorkZone for Office3.1 Felttype Søg efter ordene Tekst Dialogboks eller feltnavn Vælg Dokumenter Vælg parter Vælg sag Vælg Dokumenter: Dokumentnr. Titel Vælg parter: Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Vælg sag: Sagsnr. Titel FRITEKSTSØGNING I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, som forekommer i felter eller i dokumenter som indekseret tekst. En fritekstsøgning søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone Configuration Management), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold. Bemærk: Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan det være, at dokumentet endnu ikke er indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureret søgning (tekstfelter opdateres med det samme). Små og store bogstaver Fritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skriver valuta, får du resultater for både valuta og Valuta. FLERE ORD ELLER SÆTNINGER Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne: Eksempel : Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord. Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksempel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer. Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at søge efter enkelte ord, kombineret med søgeoperatorer. Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning for klimavariation* findes ingenting. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver 28
Onlinehjælp solplet* AND klimavariation*. STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af", "er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord. Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kan du fjerne eller tilføje stopord. BEGRÆNS SØGEOMRÅDET VED AT BRUGE ET FILTER Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes i søgedialogboksene ved feltet Søg i. Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombination med et eller flere søgekriterier. Søg i dialogbokse I WorkZone for Office skal du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter. SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG Brug søgedialogboksen Vælg sag til at søge efter en sag at knytte dit sagsdokument til. Denne handling er beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag, trin 1-4. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Søg efter ordene Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Sagsnr. Sagsbehandl er Titel Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Indtast et sagsnummer. Vælg sagsbehandleren i listen. Indtast en sagtitel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN DOKUMENT Brug dialogboksen Vælg dokument til enten at søge efter dokumenter i arkivet eller til at søge efter dokumenthenvisninger, når du registrerer dokumentoplysninger. Disse handlinger er beskrevet i Rediger dokument gemt på sag eller Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. 29
WorkZone for Office3.1 Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Søg efter ordene Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine Dokumenter. Bemærk: Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Dokumentnr. Sagsbehandl er Titel Indtast et dokumentnummer. Vælg sagsbehandleren i listen. Indtast en titel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN PARTER Brug dialogboksen Tilføj/Fjern parter til at søge efter dokumentparter eller sagsparter (for eksempel når du registrerer oplysninger på et sagsdokument eller opretter en ny sag). Disse handlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1. Felt Søg efter ordene Beskrivelse Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender hele navnet, indtast da en del af navnet. Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn. Bemærk: Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere. Bemærk: Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Indtast personens fornavn eller fornavne. Indtast personens efternavn. Indtast vejnavn. Indtast by. 30
Onlinehjælp Arbejde med Outlook-elementer Gem Outlook-elementer på sager 32 Opret nye sager 35 Registrer dokumentoplysninger 38 Indsæt sagsdokumenter og links 41 Se sager og dokumenter 43 Tilpas Outlook 47 Søgning 49 31
WorkZone for Office3.1 Gem Outlook-elementer på sager Med WorkZone for Office kan du gemme dine Outlook-elementer, som for eksempel afsendte eller modtagne beskeder eller aftaler fra din Outlook-kalender, på sager sammen med deres vedhæftninger, brugerdefinerede formularer og oplysninger om afsender og modtagere. Bemærk: Du kan kun gemme aftaler fra Kalenderen og Opgavepanelet (det vil sige, du kan ikke gemme mødeindkaldelser og svar, for eksempel fra Indbakke eller Udbakkemapperne). Du kan gemme et Outlook-element på en eksisterende sag eller oprette en ny sag til det. Når du skriver en ny e-mail, kan du også vælge en sag, som denne e-mail automatisk gemmes på, efter du har sendt den. Alle vedhæftninger (hvis der er nogen) på dine gemte Outlook-elementer gemmes automatisk på den samme sag som bilag. Bemærk: Senere kan du tilføje eller fjerne bilag fra en e-mail gemt i WorkZone Client eller Captia Web Client. Kun dokumenter, som blev hentet, da denne e-mail blev åbnet, tilføjes som vedhæftede filer. Når du gemmer flere Outlook-elementer ad gangen, kan du redigere deres fælles metadata (for eksempel, vælg værdier i en eller flere af de brugerdefinerede obligatoriske felter uden standardværdier) direkte i dialogboksen Gem flere Outlook-elementer. Bemærk: For at kunne redigere fælles metadata for flere gemte Outlook-elementer, skal du først aktivere denne indstilling på din server. For flere oplysninger om dette og om tilpasning af obligatoriske felter, se Developer's Guide to WorkZone for Office. Når du gemmer dine e-mails eller kalenderaftaler på en sag, prøver WorkZone for Office at sammenligne oplysninger om afsender og modtager med andre kontakter og sagsparter. Relevante resultater foreslås, så du kan tilføje dem i registreringspanelet. Se Registering af dokumentoplysninger for flere oplysninger. Tip: Du kan også gemme en ny sag fra Outlook uafhængigt af om du gemmer Outlookelementer. For flere oplysninger, se Opret en ny sag. GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Startside, klik Gem elementet. En liste med følgende menupunkter vises: En liste over senest anvendte sager. Søg efter sag. Opret ny sag. 3. Følg en af disse procedurer: Eller Vælg en sag fra listen over seneste sager, som du vil gemme dit Outlook-element på. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 32
Onlinehjælp Vælg Søg efter sag i listen. Dialogboksen Vælg sag vises: a. Indtast eller vælg relevante søgekriterier. For flere oplysninger, se Søgning. b. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude. c. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 4. Registrer dokumentoplysninger. Tips: Du kan vælge en sag ved at højreklikke på Outlook-elementet og vælge Gem Element > Søg. Afsender- og modtageroplysninger bruges til at slå andre kontakter og sagsparter op for at registrere dem på Outlook-elementet. For flere oplysninger, se Registrering af dokumentoplysninger. GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN NY SAG 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Startside, klik Gem elementet > Opret ny sag. Dialogen Ny Sag vises. 3. Udfyld obligatoriske felter markeret med rødt og indtast relevante oplysninger om sagen. 4. Vælg facetter til din nye sag (hvis relevant). 5. Tilføj sagsparter. 6. Angiv adgangsrettigheder. 7. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og dialogen Gem Outlook Elementet vises. 8. Registrer dokumentoplysninger Tips: Du kan oprette en ny sag ved at højreklikke på Outlook-elementet og vælge Gem Element > Opret ny sag. Du kan oprette en ny sag fra Outlook uafhængigt af om du gemmer Outlook-elementer. For flere oplysninger, se Opret en ny sag. GEM FLERE OUTLOOK-ELEMENTER 1. Hold Ctrl-tasten nede og klik på hver e-mail eller aftale, som du vil gemme. 2. Gør et af følgende: Højreklik > Gem element. Eller Kun for e-mails: Klik Gem elementet på Outlook-båndet. 33
WorkZone for Office3.1 3. Vælg en af disse muligheder. Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Klik Vælg sag søg efter en sag og klik OK. Klik Opret ny sag opret en ny sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin 2-9. Dialogboksen Gem flere Outlook-elementer vises. Vigtigt: Dialogboksen Gem Flere Outlook-elementer vises kun, hvis funktionaliteten til registrering af flere elementer er aktiveret og konfigureret i WorkZone for Office. For flere oplysninger, see Developer's Guide to WorkZone for Office. 4. Vælg relevante værdier i de obligatoriske felter og klik Gem. Bemærk: De valgte e-mails eller aftaler gemmes som hoveddokumenter, hvor vedhæftede filer gemmes som bilag. Dokumenthenvisninger gemmes kun, hvis Cachelagret Exchange-tilstand er aktiveret. Kontakter fra felterne Til, Fra og Cc gemmes kun på sagen, hvis de findes i kontaktregisteret. GEM E-MAIL, NÅR DU SENDER 1. Opret en e-mail. 2. På fanen Meddelelse, klik Vælg sag. En liste vises. 3. I listen skal du vælge den sag, du vil gemme e-mailen på. 4. Skriv din e-mail og klik Send. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 5. Klik Gem for at gemme dine e-mails på den valgte sag. Tips: Du kan foretage ændringer i dialogboksen Gem Outlook-element, se Registrering af dokumentoplysninger. Hvis du senere vil gemme en sendt e-mail på en sag, så åbn mappen Sendt post og gem den på sagen. GEM OUTLOOK-ELEMENT MED VEDHÆFTNINGER Når du gemmer et Outlook-element med vedhæftninger på en sag, gemmes de automatisk på samme sag som bilag. Du kan se og administrere dem ligesom andre bilag fra navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter. For flere oplysninger, se Åbn et dokument fra listen. Bemærk: Hvis du senere tilføjer eller fjerner nogle bilag fra den gemte e-mail i WorkZone Client eller Captia Web Client, vil kun de dokumenter, som blev hentet, da denne e-mail blev åbnet, blive tilføjet som vedhæftede filer. 34
Onlinehjælp Opret nye sager Med WorkZone for Office kan du oprette nye sager fra Outlook, uden at du behøver gemme Outlook-elementer. Som regel har du behov for at angive en sagstitel, vælge en eller flere sagstyper fra journalplanen og angive relevante sagsparter og adgangskriterier. Hvis facetter er installeret i WorkZone Content Server kan du vælge facetter, når du opretter nye sager. Når du opretter en ny sag fra en e-mail, prøver WorkZone for Office at sammenligne oplysninger om afsender og modtager med andre registrerede kontakter. Resultater foreslås, så du kan tilføje dem i registreringspanelet. For flere oplysninger, se Tilføj foreslåede kontakter. OPRET NY SAG 1. På fanen Sag, klik Ny sag. Eller På fanen Startside, vælg Nye Elementer > Sag. Dialogen Ny Sag vises. 2. Indtast sagens titel i feltet Titel. 3. Følg en af disse procedurer for at angive standardsagsgruppe: a. Klik. Dialogboksen Vælg sagsgruppe vises. b. Vælg en sagsgruppe og klik OK. Feltet Undernr. fremhæves, hvis en undergruppe er obligatorisk. Eller a. Angiv en sagsgruppe, helt eller delvist, eller sagsnummeret i feltet Sagsgruppe. En liste over sagsgrupper, der indeholder søgeordet, vises. b. Vælg en sagsgruppe. Undernr. fremhæves, hvis et undernummer er obligatorisk. 4. Hvis en undergruppe er obligatorisk, skal du vælge en undergruppe fra Undernr. - listen. 5. Vælg eventuelt facetter til en ny sag. For flere oplysninger, se Vælg facetter til en ny sag. Bemærk: Du kan ikke vælge facetter, hvis facetter ikke er installeret som del af WorkZone Content Server. 6. Klik OK. 7. Tilføj sagsparter. 8. Angiv adgangsrettigheder. 9. Klik Opret Sag eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes og der vises en besked med oplysninger om den sag, du har oprettet. 35
WorkZone for Office3.1 Tips: For at se sagen skal du følge de trin, der er beskrevet i Se sags- eller dokumentdetaljer i WorkZone Client eller Captia Web Client. Du kan også oprette en ny sag, når du gemmer et Outlook-element. For flere oplysninger, se Gem element på en ny sag. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når du opretter nye sager. 1. Åbn dialogboksen Ny Sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin 1-5. 2. I feltet Facetter, klik. Dialogen Vælg facetter vises. Mulige obligatoriske facetgrupper er fremhævede. Facetter, som er slået fra, fremstår nedtonede. 3. Dobbeltklik på den facet, som du vil tilføje. Gentag dette trin, hvis for at vælge flere facetter. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facet lukkes og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag, trin 6-9. Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatorisk facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. Dobbeltklik eller tryk DEL for at fjerne en facet. TILFØJ SAGSPARTER 1. I panelet Parter på sagen i dialogboksen Ny sag, klik Vælg. Dialogboksen Vælg parter vises. 2. Indtast søgekriterier i et eller flere af disse felter: Søg efter ordene Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By 3. Klik Søg. 4. I den nederste venstre rude, vælg en part og klik på. Gentag dette trin for hver part. 36
Onlinehjælp 5. Angiv om nødvendigt roller for parterne. 6. Klik OK. Tips: Klik Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste fire felter synlige i dialogboksen Vælg parter. For flere oplysninger om at bruge søgedialogerne, se Søgning. ANGIV ADGANGSRETTIGHEDER Som standard kan sager, du har oprettet, læses af alle i din organisation, med mindre der er defineret adgangsbegrænsning på sagsgruppen for hele organisationen. Du kan yderligere begrænse adgang på disse niveauer: Afdeling kun din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig kun du har adgang til sagen. Angiv adgangsrettigheder 1. I dialogboksen Ny Sag, klik Adgang til sagen. 2. Vælg Fuld (standard), Afdeling eller Personlig. 37
WorkZone for Office3.1 Registrer dokumentoplysninger Når du gemmer et Outlook-element på en sag, efter du har valgt en eksisterende sag eller oprettet en ny sag, skal du registrere dokumentoplysninger. Når du gemmer dine e-mails eller kalenderaftaler på en sag, prøver WorkZone for Office at sammenligne oplysninger om afsender og modtager med andre registrerede kontakter. Relevante resultater vil enten blive tilføjet automatisk eller foreslået i dialogboksen Gem Outlook-elementet, så du kan tilføje dem. Bemærk: Systemet vil ikke foreslå at tilføje kontakter ud fra Cc-modtagere. Registerede kontakter, der matcher afsender, modtager og Cc-modtagere, tilføjes automatisk til Afsender- og Modtager-listen. Øvrige kontakter kan automatisk tilføjes eller foreslås, hvis systemet registrerer et forhold mellem disse kontakter. Hvis afsender eller modtager i Outlook-elementet kan matches unikt med en sagspart på den sag, du gemmer på, så tilføjes den part automatisk i registreringspanelet. Registrering af dokumentoplysninger indebærer disse opgaver: VÆLG DOKUMENTER, DU VIL GEMME Outlook-elementet og dets vedhæftninger vises på en liste øverst i dialogboksen som dokumenter, der skal gemmes. Alle vedhæftninger (inklusive e-mailmeddelelsen eller kalenderaftalen) vælges automatisk. 1. Hvis du vil ekskludere et dokument, så marker afkrydsningsfeltet. 2. Gentag trin 1 for hvert uønsket dokument. 3. Angiv et hoveddokument. Eller Vælg alle dokumenter som hoveddokumenter. REDIGER BREVDATO Når du gemmer et Outlook-element, kan du redigere dets Brevdato. Som standard 1. Gør et af følgende: Indsæt en dato i feltet Brevdato i formatet DD-MM-YYYY. -Eller- Klik på Kalender-ikonet og vælg en dato. ANGIV HOVEDDOKUMENT. Hoveddokumentet er et dokument, der er gemt direkte på sagen. Alle andre dokumenter gemmes som bilag til hoveddokumentet. Outlook-elementet, som du gemmer, bliver automatisk hoveddokument medmindre du vælger et andet hoveddokument. Følg disse trin, hvis du vil have et vedhæftet dokument til at blive hoveddokument på sagen: 38