Udbudsbetingelser for Energistyrelsens udbud af kontrakt om drift af sekretariat for byggeskadeforsikringsordningen 7. august 2014 Energistyrelsen Amaliegade 44 1256 København K Tlf. 33 92 67 00 Fax 33 11 47 43 E-mail: ens@ens.dk www.ens.dk Ekspeditionstid: Mandag-torsdag 8.30-16 Fredag 8.30-15.30 CVR-nr. 59 77 87 14 EAN-nr. 5798000020009 Louise Heger Jensen Tlf. dir. 33 95 43 23 lhj@ens.dk
Indhold 1. Generelle vilkår... 3 1.1. Baggrund for udbuddet... 3 1.2. Udbudsmaterialet... 3 1.3. Regler for udbudsprocessen... 3 1.4. Sprog... 4 1.5. Konditionsmæssighed og forbehold... 4 1.6. Modtagelse af tilbud... 4 1.7. Ikke mulighed for forhandling... 4 1.8. Ejendomsret til tilbuddene... 5 1.9. Tilbudsgiver... 5 1.10. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 1.11. Tilbudsbehandling og vurdering... 5 1.12. Kontraktindgåelse og efterfølgende information... 6 1.13. Tidsplan for udbuddet... 6 1.14. Tilbudsgyldighed... 6 1.15. Kontrakt... 6 1.16. Tilbudsfrist,-eksemplarer og adresse... 6 2. Definition af og krav til opgavens udførelse... 7 2.1. Opgavebeskrivelse... 7 2.2. Kravspecifikation... 7 2.3. Økonomi... 7 3. Krav til tilbuddets indhold... 7 3.1. Virksomhedsoplysninger... 7 3.2. Habilitetskrav... 8 3.3. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse... 8 3.4. Vederlag for sekretariatsdriften... 9 3.5. Tilbudsgivers kontaktoplysninger... 9 4. Kriterier for valg af leverandør... 9 Side 2
1. Generelle vilkår 1.1. Baggrund for udbuddet Energistyrelsens (tidlige Erhvervs- og Byggestyrelsen), herefter forkortet ENS nuværende kontrakt om drift af sekretariat for byggeskadeforsikringsordningen (BSFS) udløber den 31. januar 2015 og ENS udbyder derfor en kontrakt om denne sekretariatsdrift med ikrafttræden den 1. februar 2015 og gældende for en 3 -årig periode med mulighed for forlængelse i to 1- årige perioder. Baggrunden for udbuddet, formålet med ordningen samt en summarisk beskrivelse af sekretariatets opgaver fremgår af kontraktbilag 1 Baggrund. Konsulentvirksomheden Sterregaard ApS udbyder, som konsulent for ENS, en sådan kontrakt, og der skal gives tilbud i henhold til de i udbudsmaterialet anførte betingelser og vilkår. Tilbudsfristen er den 10. oktober 2014, kl. 12.00. 1.2. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelsen, offentliggjort i EU Tidende Nærværende udbudsbetingelser Kontraktgrundlag med tilhørende kontraktbilag Kontraktbilag 1 Baggrund Kontraktbilag 2 Kravspecifikation Kontraktbilag 3 Vederlag Blanket til udfyldelse af tro og love erklæring om at virksomheden har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og sociale sikringsordninger m.v. samt at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation m.v. og som ikke ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed 1.3. Regler for udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i EU direktiv nr. 2004/18 af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af bl.a. offentlige tjenesteydelseskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer at alle interesserede virksomheder kan rekvirere udbudsmaterialet. Udbuddet er offentliggjort i Supplement S til EU Tidende (TED databasen) http://ted.europa.eu samt på ENS hjemmeside www.ens.dk (under aktuelle udbud). Side 3
1.4. Sprog Tilbuddet, inklusive bilag, skal være på dansk. 1.5. Konditionsmæssighed og forbehold Tilbud der indeholder forbehold eller i øvrigt ikke opfylder de i udbudsmaterialet opstillede specifikationer og krav, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Forhold i udbudsmaterialet der ikke er omtalt i tilbuddet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver. Der kan ikke afgives alternative tilbud. 1.6. Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbuddene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan, efter udløbet af tilbudsfristen, rekvirere en fortegnelse over hvem der rettidigt har afgivet tilbud. 1.7. Ikke mulighed for forhandling Tilbuddet vil alene blive vurderet ud fra det i tilbuddet anførte og i relation til udbudsmaterialet. Det skal fremhæves, at ENS ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. ENS vil således forholde sig inden for de rammer for forhandling, som der bl.a. er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikkevil kunne ændres uden fra for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser: der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henvisning på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ENS. Side 4
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbudsgivers tilbud er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcist i enhver henseende. Det er alene tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er afgivet i nøje overensstemmelse med de i udbudsmaterialet anførte krav og specifikationer. 1.8. Ejendomsret til tilbuddene Det fremsendte tilbud inklusive bilag og anden dokumentation betragtes som ENS ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved eventuel kontraktindgåelse er ENS uvedkommende. 1.9. Tilbudsgiver Det er den virksomhed som afgiver tilbuddet, som vil være den juridisk ansvarlige virksomhed, uanset om der anvendes underleverandører til opgaven, og som herefter benævnes tilbudsgiver, og vil være ENS kontraktpart. 1.10. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der måtte være forhold i udbudsmaterialet, som ønskes yderligere belyst inden tilbudsgivning, skal spørgsmålene fremsendes til Sterregaard ApS på e-mailadressen bent@sterregaard.dk. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive lagt på ENS hjemmeside www.ens.dk i tilknytning til udbudsmaterialet. Spørgsmål der fremsendes så sent, at de ikke med rimelighed kan besvares senest 6 dage før tilbudsfristens udløb vil ikke blive besvaret, jf. udbudsdirektivets artikel 39, stk. 2. 1.11. Tilbudsbehandling og vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er dels en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed, dvs. overholdelse af formalia, herunder opfyldelse af krav til tilbudsindhold og dels en vurdering af tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger jf. punkt 3.1. i relation til de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte minimumskrav. Tilbudsgivere hvis tilbud er konditionsmæssige og som bedømmes egnede ud fra de afgivne oplysninger, vil herefter indgå i fase 2. I fase 2 vil tilbuddene alene blive vurderet ud fra de i punkt xx angivne tildelingskriterier og præmisser. Side 5
1.12. Kontraktindgåelse og efterfølgende information Der vil kun blive indgået kontrakt med 1 tilbudsgiver. Umiddelbart efter ENS beslutning om valg af leverandør, vil alle tilbudsgivere pr. e-mail modtage meddelelse om resultatet af tilbudsvurderingen. Kontrakten med den valgte tilbudsgiver vil blive indgået efter udløbet af en stand still periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra datoen efter den forannævnte meddelelse. ENS anser ikke udbuddet for afsluttet før end kontrakten er underskrevet af parterne. 1.13. Tidsplan for udbuddet Udbuddet forventes gennemført efter følgende tidsplan: 5. august 2014 Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU Tidende til offentliggørelse 7. august 2014 Udbudsmaterialet er lagt på ENS hjemmeside og kan downloades 3. oktober 2014 Må påregnes at være sidste frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. punkt 1.9. 10. oktober 2014 Frist for tilbudsgivning udløber kl. 12.00. 5. november 2014 Valg af leverandør forventes besluttet og meddelt tilbudsgiverne og stand still perioden træder i kraft 18. november 2014 Stand still perioden udløber og kontraktindgåelsen kan iværksættes 1. februar 2015 Kontrakten træder i kraft 1.14. Tilbudsgyldighed Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver til den 31. januar 2015. 1.15. Kontrakt Der vil blive indgået kontrakt med den valgte tilbudsgiver i henhold til vedlagte kontraktgrundlag med tilhørende bilag og det accepterede tilbud. 1.16. Tilbudsfrist,-eksemplarer og adresse Tilbuddet skal være Sterregaard ApS i hænde senest fredag den 10. oktober 2014, kl. 12.00. Side 6
Tilbud der fremkommer efter denne frist vil blive afvist. Tilbuddet skal fremsendes i 1 papireksemplar og 4 PDF filer på hver sin CD rom eller USB Stick til Sterregaard ApS Harekrogen 23 2740 Skovlunde 2. Definition af og krav til opgavens udførelse 2.1. Opgavebeskrivelse En summarisk beskrivelse af den udbudte sekretariatsopgave fremgår af kontraktbilag 1 Baggrund. 2.2. Kravspecifikation En mere detaljeret opgavebeskrivelse samt kravene til udførelse af sekretariatsopgaven fremgår af kontraktbilag 2 Kravspecifikation. 2.3. Økonomi Grundlaget for beregning af de specifikke vederlag og timepriser fremgår af kontraktbilag 3 Vederlag. 3. Krav til tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde/være vedlagt følgende oplysninger/dokumentation for virksomheden. 3.1. Virksomhedsoplysninger Udfyldt vedlagte tro og love erklæring jf. punkt 1.2. Revisorattesteret årsregnskab for de seneste 3 år. Hvis soliditetsgrad og overskudsgrad ikke fremgår af regnskabet, da alternativt en revisorattesteret oplysning om disse Beskrivelse af virksomhedens viden om byggeriets forhold og organisering Beskrivelse af virksomhedens viden om byggetekniske løsninger, herunder materialer og udførelsesmetoder Side 7
Beskrivelse af virksomhedens viden om gældende lovgivning på det byggetekniske område Beskrivelse af virksomhedens erfaring med byggeteknisk viden Beskrivelse af virksomhedens erfaring med bearbejdelse af byggetekniske data Oversigt over de betydeligste, lignende tjenesteydelser udført i løbet af de seneste 3 år Ved tilbud fra sammenslutning af virksomheder skal oplysningerne/dokumentationen gives for hver enkelt virksomhed. 3.2. Habilitetskrav Tilbuddet skal være vedlagt en erklæring om at tilbudsgiver kan overholde nedenstående habilitetskrav: Tilbudsgiver må ikke være forbundet med eller have interesser i Forsikringsselskaber Virksomheder der opfører bebyggelse, der er omfattet af forsikringspligten. Dette gælder tilsvarende for datterselskaber m.v. Virksomheder der beskæftiger medarbejdere, som vil kunne foretage de obligatoriske eftersyn af bebyggelse. Dette gælder tilsvarende for datterselskaber m.v. Rådgiver-og projekterende virksomheder Byggematerialeleverandører Tilbudsgivere der ikke kan opfylde ovenstående habilitetskrav vil ikke kunne vælges som leverandører. 3.3. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Tilbuddet skal indeholde tilbudsgivers detaljerede beskrivelse af, hvorledes driften af sekretariatet vil blive tilrettelagt, organiseret og udført, således at det sker i nøje overensstemmelse med den i kontraktbilag 2 angivne kravspecifikation og med fokus på de i kravspecifikationen beskrevne delopgaver 5.1. 5.7. Dette indebærer, at løsningsbeskrivelsen bl.a. skal indeholde følgende: En bemandingsplan for sekretariatet med beskrivelse af arbejdsfordelingen mellem de enkelte medarbejdere, suppleret med CV er for de pågældende medarbejdere En beskrivelse af de påtænkte kommunikationsfaciliteter Organisering af kommunikationen mellem ENS og sekretariatet En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver sil sikre en løbende kvalitetssikring af sekretariatsdriften Såfremt tilbuddet kommer fra en kreds af virksomheder, skal tilbuddet beskrive hvorledes samarbejdet vil være organiseret inden for virksomhedskredsen. Side 8
Det er tilbudsgivers ansvar, at løsningsbeskrivelsen dækker samtlige forhold i kravspecifikationen. 3.4. Vederlag for sekretariatsdriften Tilbud på vederlag og timepriser skal afgives i henhold til de i kontraktbilag 3 Vederlag angivne instrukser og præmisser. Der er for henholdsvis basisvederlag og driftsvederlag angivet nogle beløbsmaksima. En overskridelse af disse maksima vil gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. 3.5. Tilbudsgivers kontaktoplysninger Der skal angives tilbudsgivers kontaktoplysninger firmanavn, adresse, CVR nr. telefon nr., e-postadresse samt navn og stilling på kontaktperson. 4. Kriterier for valg af leverandør Tildeling af kontrakten vil tilfalde det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på grundlag af nedenstående kriterier angivet i prioriteret og vægtet orden. 1. Kvaliteten af den tilbudte sekretariatsdrift 50 % Grundlaget for vurdering af dette kriterie vil være tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Der vil på dette grundlag blive lagt vægt på kvalifikationerne hos de til sekretariatsdriften allokerede medarbejdere i relation til de konkrete opgaver og bredden af medarbejdernes kvalifikationer. Denne vurdering vil bl.a. ske på baggrund af de modtagne CV er. Endvidere omfanget af de tekniske ressourcer der stilles til rådighed. Ved vurderingen indgår tillige tilbudsgivers organisering, hvor der vil blive lagt vægt på om den beskrevne organisering af sekretariatsopgavernes løsning sikrer en sammenhængende og faglig tværgående opgaveløsning for de centrale løbende opgaver, og om organiseringen sikrer en klar og entydig ansvarsfordeling. Til brug for vurderingen bør det klart fremgå af tilbuddet, hvordan de allokerede medarbejdere i relation til de konkrete opgaver vil dække de efterspurgte kompetencer, herunder administrative og byggetekniske kompetencer af relevans for den udbudte sekretariatsdrift, samt hvilke medarbejdere der konkret vil stå for varetagelse af hvilke opgaver. Side 9
2. Økonomi 40 % Ved vurderingen af dette kriterie vil der blive lagt vægt på de tilbudte vederlag og timepriser afgivet i henhold til det i kontraktbilag 3 anførte. Ved vurderingen vil de tilbudte vederlag og timepriser blive multipliceret med de i bilaget oplyste aktivitetsforudsætninger. 3. Tilbudsgivers kvalitetssikring 10 % Ved vurderingen af dette kriterie vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers beskrivelse af, hvordan tilbudsgivers kvalitetssikring vil blive tilrettelagt i forhold til den udbudte sekretariatsdrift. Side 10