21. december 2015 Udbudsbetingelser Offentligt udbud Biler til hjemmeplejen og andre kommunale virksomheder i Slagelse Kommune
1. Indledning... 3 2. Udbudsform... 3 3. Udbuddets omfang... 4 4. Udbudsmaterialets dokumenter... 4 5. Tilbudsgivers forhold... 5 6. Kontakt indtil tilbudsafgivelse... 5 7. Tilbudsgivers egnethed/udvælgelseskriterier... 6 8. Krav til tilbud... 8 9. Tildeling... 10 10. Montering af bomærke mv., jf. kravspecifikation... 15 11. Afprøvning af tilbudte biler... 15 12. Øvrige forhold... 16 13. fortrolighed... 16 14. Tilbudsdisposition... 16 15. Foreløbig tidsplan... 18 Kravspecifikation hjemmeplejebiler og administrationsbiler:... 19 Kravspecifikation varevogne/arbejdsbiler:... 21 Bilag 1 - Tro og love erklæring... 23 Bilag 2 Referenceliste... 24 Bilag 3 præsentation af tilbudsgivers virksomhed... 25 Bilag 4 - Tilbageleveringsbeskrivelse... 26 Bilag 5 leveringsterminer... 28 Bilag 6 - konsortieerklæring... 29 Bilag 7 specifikation af mål... 30 Bilag 8 tilbudsskema... 31 Kontrakt... 32 2
1. INDLEDNING Slagelse Kommune (herefter ordregiver) gennemfører offentligt EU-udbud på levering af Delaftale 1-78 fabriksnye biler til Slagelse Kommunes hjemmepleje og andre kommunale virksomheder (Administrationsbiler) Delaftale 2-7 fabriksnye arbejdsbiler/varevogne (< 2500 kg.) til andre kommunale virksomheder til levering i 2016. Der vil i perioden 2017-2019 skulle ske udskiftning af yderligere et mindre antal biler. Jf. punkt 8.6 Ordregivers forbehold og annullering af udbud, kan der ske en mindre justering af antallet af biler, som skal leveres. Det kan både dreje sig om flere eller færre biler. Dette vil være afklaret inden underskrivelsen af kontrakt. Hertil kommer at serviceaftaler og betaling af restværdi for alle biler er omfattet af udbuddet. Finansieringen af bilkøbet sker gennem Kommune Leasing i henhold til principperne om udførelse af opgaver i eget regi (in-house). Det er hensigten at lease bilerne i 4 år. Bilerne skal erstatte eksisterende biler, leaset gennem Kommune Leasing og Jyske Finans med kontraktudløb fra sommeren 2016. Det er dermed et ufravigeligt krav, at den valgte leverandør er i stand til at levere de aftalte bilerne jf. bilag 5 leveringsterminer. Konkret leveringsdato fastsættes efter aftale med ordregiver. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse 2. UDBUDSFORM Udbuddet gennemføres i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15/06/2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, og senest nr. 895 af 17/08/2011. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Når der er truffet en beslutning om kontrakttildeling, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingen, jf. 2 stk. 1 i Lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer (Håndhævelsesloven). Kontraktindgåelse vil først ske efter iagttagelse af en stand-still periode på 10 dage, regnet fra underretningen om tildeling. Der vil endvidere ske en offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende, i henhold til Udbudsdirektivets artikel 35 stk. 4. 3
Der gøres opmærksom på at Klagenævnet for Udbud er administrativ klageinstans i sager vedrørende udbud, og afgørelser om aktindsigt i udbudssager. Se klagenævnets hjemmeside: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 3. UDBUDDETS OMFANG Udbuddet omfatter følgende leverancer i 2016: Delaftale 1: 78 fabriksnye benzin, diesel eller hybridbiler, på hvide plader, til hjemmeplejen og andre kommunale virksomheder (Administrationsbiler) med et årligt kørselsbehov pr. bil på 25.000 km. i 4 år. Bilerne skal kun transportere chaufføren, og formodes derfor at tilhøre bilsegment A (mikrobiler) eller bilsegment B (minibiler). Min energiklasse A+. Delaftale 2: 7 fabriksny benzin, diesel eller hybridbiler (arbejdsbiler/varevogne) (<2500 kg) til andre kommunale virksomheder med et årligt kørselsbehov på 10.000 km. i 4 år. Der er tale om kortere ture på maksimalt 20-30 minutters varighed. Min. energiklasse B Serviceaftale for alle i forbindelse med nærværende udbud indkøbte biler, indeholdende service- og reparationsomkostninger i den 4-årige ejertid, og med det angivne kørselsbehov. Tilbudsgiver skal garantere restværdien ved udløb af aftalen, således at tilbudsgiver overtager ejendomsretten til bilerne ved aftalens udløb. Det er ikke et krav at der bydes på begge typer biler. Det er dog et krav at serviceaftale tilbydes til hver enkelt bilmodel, som tilbudsgiver byder ind med. Ordregiver har igennem kontraktperioden mulighed for at bestille yderligere køretøjer, svarende til den model som den valgte tilbudsgiver har budt ind med på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. 4. UDBUDSMATERIALETS DOKUMENTER Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Kravspecifikation Tro- og loveerklæring, (Bilag 1) Referenceliste, (Bilag 2) Præsentation af tilbudsgivers virksomhed (Bilag 3) Tilbageleveringsbeskrivelse (Bilag 4) Leveringsterminer (Bilag 5) Konsortieerklæring (Bilag 6) Specifikation af mål (Bilag 7) Pristilbudsskema (Bilag 8) Kontraktudkast Bilag og skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med teksten, og vil udgøre en del af tilbuddet. 4
Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er udfyldt korrekt, idet manglende besvarelse og indsendelse af dokumentation, vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i den endelige tilbudsvurdering. 4.1 Kontrakt En del af udbudsmaterialet er udkast til kontrakt, som vil blive anvendt ved indgåelse af aftale med den vindende tilbudsgiver. I kontrakten er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af alle leveringer omfattet af nærværende udbud, herunder bl.a. betaling, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Når kontrakten skal indgås, vil den blive suppleret med konkrete oplysninger, herunder kontaktpersoner og tilbudspriser. Der kan ikke tages forbehold for kontrakten, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. 5. TILBUDSGIVERS FORHOLD Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Personen, der underskriver og afgiver tilbud ifølge udbudsmaterialet skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Bilag 6 konsortieerklæring, skal udfyldes og underskrives. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt overfor ordregiver. Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Det er et krav at eventuelle underleverandører opfylder de samme udvælgelseskriterier som tilbudsgiver, og dette skal dokumenteres ved anvendelse og udfyldelse af de samme bilag som finder anvendelse for tilbudsgiver, jf. punkt 7. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel kontrakt. 6. KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål sendes til indkob@slagelse.dk, med teksten Spørgsmål bil-udbud. Svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på kommunens hjemmeside under Erhverv, udbud og leverandører og udbud 5
Alle spørgsmål, der fremsendes senest 19 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret, jf. fristen for spørgsmål. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller rammeaftale. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 7. TILBUDSGIVERS EGNETHED/UDVÆLGELSESKRITERIER Ordregiver vil på baggrund af den nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt tilbudsgiver, og såfremt den efterspurgte dokumentation mangler eller tilbudsgiver vurderes ikke at være egnet, er ordregiver forpligtet til at se bort fra tilbuddet. 7.1 Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter, som dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold: Generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed, jf. Bilag 3. Underskrevet tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. Bilag 1 7.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet: Det er et mindstekrav at tilbudsgiver indsender seneste aflagte revisionspåtegnede årsregnskab. Et tilbud er ikke konditionsmæssigt såfremt regnskabstallene fra en tilbudsgiver eller fra en deltager i et konsortium afspejler en ringe økonomi. Det er et mindstekrav at tilbudsgiver er i besiddelse af en erhvervs- og produktansvarsforsikring, jf. kravene til forsikringsdækning i Udkast til kontrakt, 19. 6
7.3 Teknisk kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniske og kompetencemæssige egnethed: Referenceliste med tilsvarende leverancer til private eller offentlige myndigheder, som den udbudte, for de seneste 5 år, jf. beskrivelsen i punkt 3. eller Beskrivelse af de tekniske og kompetencemæssige ressourcer i tilbudsgivers virksomhed, som må anses som værende nødvendige i forhold til levering af biler og tilhørende serviceaftale. Bilag 2 skal udfyldes og underskrives som dokumentation. 7.4 Henvisning til andres ressourcer samt konsortier Vedrørende henvisning til andres ressourcer: En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Udover erklæring skal en anden/andre virksomhed(er) udfylde samtlige dokumenter, jf. pkt. 7.1.-7.3. særskilt for hver enkelt anden virksomhed. Dokumenterne skal vedlægges tilbuddet. Vedrørende konsortier Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det efterspurgte materiale vedrørende samtlige konsortiedeltagere med henblik på at dokumentere, at konsortiet som helhed er økonomisk egnet til at opfylde rammeaftalen. Se bilag 6 konsortieerklæring. 7
8. KRAV TIL TILBUD 8.1 Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. 8.2 Tilbudsfrist - Modtagne tilbud Tilbud skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget senest den 8. februar 2016, kl. 12.00 til mailadressen indkob@slagelse.dk Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, dvs. alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 8.3 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil endelig kontrakt er underskrevet dog maksimum 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 8.4 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 8.5 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikation eller kontraktudkastet. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver er ligeledes forpligtet til at afvise tilbud med andre forbehold, medmindre 8
det af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede tilbud før prissammenligning. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Grundet konsekvenserne ved at tage forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret i udbudsprocessen ved at stille spørgsmål. 8.6 Ordregivers forbehold og annullering af udbud Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af kontraktens omfattede ydelser ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Den udbudte opgave er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Der kan ske en mindre justering af antallet af biler, som skal leveres. Det kan både dreje sig om flere eller færre biler. Dette vil være afklaret inden underskrivelsen af kontrakt. Ligeledes tager Ordregiver forbehold for ændringer i projektet fx som følge af beslutninger om omstruktureringer, kapacitetstilpasninger eller andre ændringer. I forbindelse med en eventuel annullering af tilbuddet yder Ordregiver ingen kompensation for tilbudsgivers omkostninger til udarbejdelse og afgivelse af tilbud. 8.7 Serviceattest. Den vindende tilbudsgiver skal inden kontraktunderskrivelse fremsende eller medbringe en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2. 8.8 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 9
9. TILDELING Tildelingskriterie Delaftale 1-78 fabriksnye biler til Slagelse Kommunes hjemmepleje og andre kommunale virksomheder (Administrationsbiler) 9.1 Hjemmepleje/administrationsbiler Tildeling af rammeaftale vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægtning: Point fordeles på en skala fra 1-10 og vægtes derefter med nedenstående vægtninger. Underkriterium Vægtning Samlet pris (beregnet TCO) 60 % Ergonomi 40 % Samlet pris (beregnet TCO) Evaluering af underkriteriet pris baseres i hovedsagen på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 8 - tilbudsskema. De modtagne tilbud vil blive evalueret på pris på baggrund af indkøb af 78 udbudte biler og serviceaftaler. Hertil vil komme en beregning af forventet brændstofforbrug baseret på det angivne kørselsbehov og det officielle forbrug efter EU normen. I praksis bliver tilbudsgivers samlede pris opgjort på følgende måde: Beløb til finansiering, jf. tilbudsbilag 8 Justering i forhold til tilbudsgivers oplyste ekstrabetaling for under/overkørte kilometer, med den forudsætning at 60 biler har kørt 10.000 km. for meget og 18 biler har kørt 10.000 km. for lidt, ved udløb af aftale. Summen af service- og reparationsomkostninger over 4 år, som de er oplyst af tilbudsgiver. Summen af brændstofforbrug over 4 år, baseret på følgende elementer: o Pris på brændstof jf. tilbudsskema o Officielt antal km/liter efter EU norm som oplyst af tilbudsgiver o Antal kørte km. som oplyst under punkt 3, samt ovenstående beskrivelse af over/underkørte km. Grøn ejerafgift over 4 år 10
Ergonomi Indeholdt i vurderingen af underkriteriet Ergonomi er følgende forhold: Fysisk opmåling på den enkelte bil. Ind- og udstigning for fører Antal cm fra vej til dørpanel/indstigningskant. Bilen med laveste antal cm tildeles max point, bilen med højeste antal cm tildeles mindst point. De mellemliggende fordeles forholdsmæssigt. Antal cm fra dørpanel/indstigningskant til øverste kant i dørrammen. Bilen med største antal cm tildeles max point, bilen med det mindste antal cm tildeles mindst point. De mellemliggende fordeles forholdsmæssigt. Antal cm fra dørpanel/indstigningskant til bund i bil ved førerplads. Bilen med laveste antal cm tildeles max point, bilen med højeste antal cm tildeles mindst point. De mellemliggende fordeles forholdsmæssigt. Vægt 9 Se bilag 7 9 Se bilag 7 6 Se bilag 7 Fysisk afprøvning af den enkelte bil Samlet fornemmelse af plads og rum ved førerplads. 2 Læssehøjde ved bagagerum 1 Siddekomfort for fører, så fladbundet sæde som 2 muligt. Placering af bilens instrumenter og betjeningsgreb, 3 herunder betjening af radio/telefon fra rat (multirat) Praktisk brug af bilens knapper og betjeningsgreb 1 Indstilling og brug af sikkerhedssele 1 Generel køreoplevelse 1 Udsyn, blinde vinkler 2 Mulighed for indstilling af individuel optimal sideposition, inkl. indstilling af 3 rat Punkterne fysisk afprøvning af den enkelte bil i underkriteriet ergonomi baseres på brugernes oplevelse af bilen ved afprøvningen. Det skal understreges at der ikke er tale om en relativ pointtildeling hvor de enkelte biler sammenlignes med hinanden, men derimod om en pointtildeling, hvor pointene afspejler bilernes evne til at leve op til ordregivers krav. 11
9.2 Varevogne/arbejdsbiler Tildelingskriterie Delaftale 2 7 stk. fabriksnye varevogne/arbejdsbiler benzin, diesel eller hybridbiler (<2500 kg) til andre kommunale virksomheder Tildeling af rammeaftale vil ske på grundlag af det laveste pris De modtagne tilbud vil blive evalueret på pris på baggrund af indkøb af 7 udbudte biler og serviceaftaler. Hertil vil komme en beregning af forventet brændstofforbrug baseret på det angivne kørselsbehov og det officielle forbrug efter EU normen. I praksis bliver tilbudsgivers samlede pris opgjort på følgende måde: Beløb til finansiering, jf. tilbudsbilag 8 Justering i forhold til tilbudsgivers oplyste ekstrabetaling for under/overkørte kilometer, med den forudsætning at 5 biler har kørt 5.000 km. for meget og 2 biler har kørt 5.000 km. for lidt, ved udløb af aftale. Summen af service- og reparationsomkostninger over 4 år, som de er oplyst af tilbudsgiver. Summen af brændstofforbrug over 4 år, baseret på følgende elementer: o Pris på brændstof jf. tilbudsskema o Officielt antal km/liter efter EU norm som oplyst af tilbudsgiver o Antal kørte km. som oplyst under punkt 3, samt ovenstående beskrivelse af over/underkørte km. Grøn ejerafgift over 4 år 9.3 Mindstekrav Kravspecifikationen indeholder en række mindstekrav som skal opfyldes af tilbudsgiver. Manglende opfyldelse af mindstekrav resulterer i at tilbuddet betragtes som ikke-konditionsmæssigt og dermed ikke vil blive taget i betragtning. Mindstekrav relaterer sig til den enkelte biltype som det fremgår af punkt 3. Der vil ligeledes være mindstekrav i forhold til service- og reparationsaftaler og betaling af restværdi. 9.4 Service- og reparationsaftale (reparationer som er dækket af serviceaftalen) Alle biler omfattet af nærværende udbud skal tilbydes en Service- og reparationsaftale, som omfatter alle producentens anbefalede eftersyn, samt alle opståede fejl i den 4-årige brugsperiode, som ikke skyldes skader eller beviseligt forkert brug af bilen. Dette skal i praksis svare til at bilen leveres med 4 års garanti. Endvidere skal tilbudsgiver leve op til de mindstekrav der er sat i kravspecifikationen vedr. Service- og reparationsaftale. Tilbudsgiver skal i Bilag 8 - Pristilbudsliste angive en månedlig pris, samt et tillæg for under/overkørte kilometer i forhold til det angivne under punkt 3. 12
Service- og reparationsaftalen skal dække bilen som den leveres, med alt påmonteret udstyr. Vælger ordregiver at montere andet udstyr på bilen i brugsperioden, skal dette aftales med, og godkendes af leverandøren. En afvisning af kommunens ønsker om montering af ekstraudstyr, eller et krav om justering af prisen for Service- og reparationsaftalen, skal dog være sagligt begrundet i en forøget risiko eller omkostning for leverandøren. Serviceaftalen skal opkræves af tilbudsgiver hos de enheder/ean.nr. som er bruger af bilen. I serviceaftalen skal indgå: Alle producentanbefalede serviceeftersyn/service efter servicehæfte, inkl. smøring og olieskift Dækskifte (sommer/vinter), herunder opbevaring og service. Dækskifte SKAL planlægges og kontrolleres af tilbudsgiver. Vedligeholdelse og reparationer af køretøjet og fabriksmonteret udstyr, som følge af normal drift og slidtage, inkl. originale reservedele og dæk. Inkluderer reparation af stenslag på ruder. Hvis fx venstre pære skal skiftes, skiftes højre samtidig med. Rettelse af akut opståede fejl. Ekstra service pga. tilstopning eller lign. af partikelfiltre (gælder kun dieselbiler). Erstatningsbil (sammenlignelig model) ved service (herunder ekstra service i forhold til partikelfiltre), vedligeholdelse og reparation og reparation efter skade, inkl. hente/bringe service (fra ordregivers nærmere præciseret adresser i Slagelse kommune). Uanset om ordregiver er ansvarlig for driftsstop, skader eller lign. pludseligt opståede situationer, skal tilbudsgiver altid kunne stille en erstatningsbil til rådighed inden for 45 min. i normal arbejdstid (hverdage mellem kl. 8-16). Forskriftmæssige eftersyn af bilerne i henhold til servicehæfte samt øvrig reparation og vedligeholdelse skal foretages af et af tilbudsgiver godkendt serviceværksted. Tilbudsgiver skal i tilbuddet, jf. tilbudsdispositionen i afsnit 4, anvise et for bilmærket godkendt serviceværksted. Ventetid efter bestilling af tid til reparation af skader, må maksimalt være 14 dage. Erstatningsbiler forudsættes tillige fuld forsikret af tilbudsgiver, eller dennes leverandør, med en maksimal selvrisiko på 5.000 kr. for Slagelse Kommune. Følgende er IKKE omfattet: Ordregiver indestår selv for enhver skade på bilerne samt varetager vask, rengøring og køb/påfyldning af brændstof Da Slagelse kommune er selvforsikret, dvs. fungerer som eget forsikringsselskab, forventes det, at Slagelse kommune får en tilsvarende rabat som forsikringsbranchen modtager. 9.5. Forsikring Slagelse Kommune er selvforsikrede og varetager selv forsikringsadministrationen af skader, men tilbudsgiver skal samarbejde med kommunen om følgende: Ved tilgang af yderligere biler skal tilbudsgiver anmode kommunens forsikringsafdeling om etablering af forsikringsdækning for køretøjet Når tilbudsgiver modtager biler efter endt aftaleperiode, skal tilbudsgiver opgive dette til kommunens forsikringsafdeling, så forsikringsdækningen kan udløbe. 13
9.6 Restværdi Alle biler omfattet af nærværende udbud skal tilbydes sådan, at tilbudsgiver ved udløbet af den 4- årige aftaleperiode, forpligter sig til at købe bilerne fra Kommuneleasing til en i Bilag 8 - tilbudsliste anført restværdi. Udgangspunktet for bilernes tilstand er det vedlagte bilag 4 - tilbageleveringsbeskrivelse. Tilbudsgiver skal i Bilag 8 - tilbudsliste angive købs- genkøbs- samt restværdi samt et tillæg for under/overkørte kilometer i forhold til det angivne under punkt 3, og et tilsvarende fradrag for overkørte kilometer. Restværdibetalingen skal dække bilen som den leveres, med alt påmonteret udstyr. Vælger Kommunen at montere andet udstyr på bilen i brugsperioden, skal dette aftales med, og godkendes af Leverandøren. En afvisning af kommunens ønsker om montering af ekstraudstyr, eller et krav om betaling af godtgørelse, skal dog være sagligt begrundet i en forøget risiko eller omkostning for Leverandøren. 9.7. Kilometeropgørelse ved tilbagelevering pr. bil Ved tilbagelevering af køretøjer afregnes over-/underkørte kilometer. Det estimeres, at bilerne kører som følger: Hjemmeplejebiler/administrationsbiler (delaftale 1)- 25.000 km/ årligt Biler til andre kommunale institutioner (delaftale 2)- 10.000 km/årligt Over-/underkørte kilometer skal tilbydes til en afregningstakst pr. km., som efterfølgende tilbudsevalueres i underkriteriet pris. Se punkt 9, tildeling og bilag 8 - tilbudslisten. Alle overkørte kilometer betales af ordregiver og alle underkørte kilometer godskrives ordregiver. 9.8 Øvrige krav Det er et krav at alle biler leveres fabriksnye på en lokalitet efter ordregivers valg i Slagelse Kommune. Bilerne skal ved levering medgives instruktionsbog og al nødvendig dokumentation på dansk, og være umiddelbart klar til indsættelse i daglig drift. Bilerne skal være egnede til at opfylde kommunens behov, i overensstemmelse med følgende forhold: Årligt kørselsbehov som angivet under punkt 3 Mange korte ture på kun få kilometer af gangen Meget bykørsel med mange start og stop Kørsel i 3-holdsskift hele døgnet Op til 40 stop i døgnet, hvor chauffør stiger ind og ud af bilen Alle biler og alt påmonteret udstyr skal overholde alle relevante EU-forordninger og Direktiver herunder EU's gældende grænseværdier på den konkrete biltype for udledning af Kvælstofilte (NOx), Kulilte (CO), Kulbrinte (HC) og Partikler (PM). Skal opgøres ved blandet kørsel i henhold til EU-normer i henhold til direktiv 80/1268/EØF, som er ændret ved 1999/100/EF. Der tages altid udgangspunkt i bilen uden ekstraudstyr. Ligeledes er det et krav at relevant dansk lovgivning overholdes for alle leverancer. 14
Alle biler skal leveres påmonteret alt udstyr, der følger af kravspecifikationen. 10. MONTERING AF BOMÆRKE MV., JF. KRAVSPECIFIKATION Som det fremgår af kravspecifikationen, er det et mindstekrav at bilerne leveres med påmonteret logo og nr. Logoer og numre leveres og betales af Slagelse kommune. 11. AFPRØVNING AF TILBUDTE BILER I forlængelse af tilbudsgivers afgivelse af tilbud, skal der være mulighed for, at ordregivers medarbejdere har adgang til at undersøge og afprøve de tilbudte biler. Dette sikres ved, at tilbudsgiver stiller ét eksemplar af hver af de tilbudte bilmodeller til rådighed for evaluering af konkurrenceparametrene. Afprøvning af bilerne vil ske hos leverandøren efter nærmere aftale med Slagelse kommune. Afprøvning vil ske i perioden 10.2.2016 til 23.2.2016. Hvis tilbudsgivers tilbud er ukonditionsmæssigt, vil der ikke blive foretaget afprøvning. Har tilbudsgiver den samme biltype som løsningsforslag til flere af de efterspurgte biler, er det ikke nødvendigt at stille med flere end ét eksemplar til evaluering af biltypen, forudsat at de ikke afviger fra hinanden i forhold til udstyr. Følgende betingelser stilles til bilerne, der er til rådighed for evaluering: Bilerne skal overordnet set være af samme model og med samme udstyr som de tilbudte biler. Bilerne må ikke være med påmonteret udstyr der forstyrrer det ergonomiske og kvalitetsmæssige indtryk af bilen. Med dette forstås f.eks.: o Indstillingsmuligheder for sæde og rat som ikke er tilgængelige i tilbuddet o Klimaanlæg, hvis bilen kun tilbydes med aircondition o Elektrisk betjening, hvor tilbuddet kun omfatter manuel betjening o Dæktyper og -størrelser som afviger væsentligt fra tilbuddet Bilerne må gerne adskille sig fra de tilbudte modeller, hvor dette ikke skønnes at påvirke evalueringen. Med dette forstås f.eks.: o Afvigende farve eller udsmykning på bilen o Andre fælge, forudsat at dæk svarer til det tilbudte o Ekstraudstyr der ikke influerer på køreoplevelsen, såsom tågelygter, GPS eller andet. Det skal tydeligt og skriftligt fremgå ved evalueringen af det enkelte køretøj, hvorvidt der er påmonteret udstyr som ikke indgår i tilbuddet. Dette kan f.eks. ske ved at der af tilbudsgiver lægges et dataark i bilerne når de afleveres til evalueringen. 15
Det er tilbudsgivers ansvar, at bilerne der evalueres er egnede til dette set i forhold til kravspecifikationen og det afgivne tilbud. Ved tvivlsspørgsmål opfordres der til at kontakte ordregiver inden evalueringen, og meget gerne inden tilbudsafgivelsen. Der skal være mulighed for korte prøveture, hvorfor bilerne til evaluering skal medgives nøgle og være påfyldt brændstof. Tilbudsgiver er velkommen til at have 1-2 medarbejdere til stede ved evalueringen, men dette er ikke et krav. Afprøvningen og opmåling forventes at tage mellem 1 og 3 timer pr. køretøj. 12. ØVRIGE FORHOLD Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er kommunen uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. 13. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Kommunen vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter kommunerne til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som tilbudsgiver byder ind med. Kommunen er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af kommunernes interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Kommunen vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for kommunerne under udbuddet, over for kommunerne påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 14. TILBUDSDISPOSITION Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud og modsvarer de i udbudsmaterialets punkt 7 opstillede udvælgelseskriterier samt de punkt 9 anførte tildelingskriterier. 16
Tilbudsgiver opfordres til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt, samt at alt det adspurgte vedlægges. Ved tilbudsafgivelse bør tilbudsdispositionen følges, mens alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiver skal som minimum indsende nedenstående oplysninger: Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer) Aktindsigt Tilbudsgiver bedes angive, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet, samt angive en uddybende begrundelse herfor. Udvælgelseskriterier De oplysninger der udbedes om i henhold til punkt 7. Kravspecifikation Tilkendegivelse af, hvordan tilbudsgiver kan og vil leve op til minimumskravene, herunder anvisning af godkendt serviceværksted, jf. afsnit 3. Konsortier Hvis nogle af de tilbudte tjenesteydelser eller produkter baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet, hvem der garanterer for hvad. Fuldmagt(er) vedlægges, punkt 7.4 Tro- og loveerklæring, (Bilag 1) Referenceliste, (Bilag 2) Præsentation af tilbudsgivers virksomhed (Bilag 3) Revisionspåtegnet regnskab. Tilbudsskema (Bilag 8) Konsortieerklæring (Bilag 6) 17
15. FORELØBIG TIDSPLAN Aktivitet Datoer Offentliggørelse af bekendtgørelse til EU 28. december 2015 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål 20. januar 2016 Sidste frist for besvarelse af indkomne spørgsmål 25. januar 2016 Tilbudsfrist 8. februar 2016 kl. 12:00 Evaluering af indkomne tilbud Meddelelse om tildeling af kontrakt 26. februar 2016 Stand still (10 dage) udløb 7. marts 2016 Forventet kontraktindgåelse 8. marts 2016 Aftalens ikrafttræden 1. juni 2016 18
Kravspecifikation hjemmeplejebiler og administrationsbiler: Krav til den udbudte bil er opdelt i hhv. en række generelle krav og mindstekrav. Mindstekrav er krav der skal overholdes ellers er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og vil blive afvist. Generelle krav: Bilerne Krav Der ønskes tilbud på 78 stk. fabriksnye biler til Slagelse Kommunes Hjemmepleje og Administration. Bilerne skal efter tilbudsgivers vurdering være generelt egnede til formålet. Detaljerede krav til bilerne fremgår af nedenstående. Årlig kørsel Det estimeres, at bilerne i snit kører 25.000 km årligt. Aftaleperiode Bilsegment Antal døre Biler til test Slagelse Kommune vælger at lade bilerne finansiere via kommunens leasingpartner. Slagelse Kommune ønsker tilbud på som biler i segment A ELLER B Der ønskes tilbud på 5-dørs biler Jf. udbudsmaterialets punkt 11 vil der ske en afprøvning de tilbudte biler. Bilerne skal stilles til rådighed hos leverandør. Udgifterne hertil afholdes af tilbudsgiver. Bilerne forudsættes tillige fuld forsikret af tilbudsgiver, eller dennes leverandør, med en maksimal selvrisiko på 5.000 kr. for Slagelse Kommune. Testen forestås af en repræsentativ gruppe af medarbejdere, der dagligt benytter lignende biler. Logo/nr. Udleveres af Slagelse kommune til vindende tilbudsgiver(e) Mindstekrav til bilerne: Motor mm. Der ønskes tilbud på hvide plader KRAV Energiklasse, min. Klasse A+ - gerne højere Forhjulstrukken Drivmiddel: benzin, diesel eller hybrid Bilerne skal leveres i enten hvid, sølvgrå eller koksgrå. 19
Sædet Rattet Udsynet Lyset Klima Diverse Bilen skal sikkerhedsmæssigt som. min. have 4 stjerner i dokumenteret crashtest Bilen skal være forsynet med ABS og ESC systemer Bilen skal være monteret med radio Centrallås med fjernbetjening med minimum 2 sæt nøgler. Kravet er opfyldt såfremt den ene nøgle er med fjernbetjening. Justerbart i højden og frem og tilbage Sædevarme Ryglænet skal kunne justeres Bagsædet skal kunne slås ned Nakkestøtten skal kunne indstilles i højden Rattet skal kunne justeres i højden Bilen skal have servostyring Baksensor eller kamera. Fast lys i baglygter ved brug af kørerlys Forruder og spejle skal kunne betjenes elektronisk fra førersædet Bagruden skal være el-opvarmede Bagrudevaskeanordning Højdemonteret stoplys Tågelygter, som minimum bag Lys i bagage-/varerum Der skal være aircondition eller klimaanlæg i bilen Der skal medfølge servicebog på dansk Pollenfilter Sidelister/fenderlister Temperatur-måler, til udetemperatur Sommer- og vinterdæk på fælg Aftagelige gummimåtter foran P-skive Pulverslukker 2 kg. skal være monteret i bilen Advarselstrekant Nødreservehjul Bluetooth min. 10 telefoner 20
Kravspecifikation varevogne/arbejdsbiler: Krav til den udbudte bil er opdelt i hhv. en række generelle krav og mindstekrav. Mindstekrav er krav der skal overholdes ellers er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og vil blive afvist. Generelle krav Bilerne Krav Der ønskes tilbud på 7 stk. fabriksnye varevogne/arbejdsbiler biler til Slagelse Kommune. Bilerne skal efter tilbudsgivers vurdering være generelt egnede til formålet. Detaljerede krav til bilerne fremgår af nedenstående. Årlig kørsel Aftaleperiode Antal døre Logo/nr. Det estimeres, at bilerne i snit kører 10.000 km årligt Slagelse Kommune vælger at lade bilerne finansiere via kommunens leasingpartner. Der ønskes tilbud på mindst 1 sideskydedør, samt fløjdøre bag, ikke tophængt Udleveres af Slagelse kommune til vindende tilbudsgiver(e) Mindstekrav til bilerne: KRAV Der ønskes tilbud på biler på gule plader. Motor mm. Energiklasse, min. klasse B, gerne bedre Forhjulstrukken Drivmiddel: benzin, diesel eller hybrid Bilerne skal leveres i enten hvid, sølvgrå eller koksgrå. Bilen skal være forsynet med ABS og ESC systemer Bilen skal være monteret med radio Centrallås med fjernbetjening med minimum 2 sæt nøgler. Kravet er opfyldt såfremt den ene nøgle er med fjernbetjening. Sædet Justerbart i højden og frem og tilbage Sædevarme Ryglænet skal kunne justeres Nakkestøtten skal kunne indstilles i højden 21
Rattet Udsynet Lyset Klima Diverse Rattet skal kunne justeres i højden samt frem og tilbage Radio/telefon skal kunne styres fra rattet (multirat) Bilen skal have servostyring Baksensor eller kamera Fast lys i baglygter ved brug af kørerlys Forruder og spejle skal kunne betjenes elektronisk fra førersædet Bagruden skal være el-opvarmede Bagrudevaskeanordning Højdemonteret stoplys Tågelygter, som minimum bag Lys i bagage-/varerum Der skal være aircondition eller klimaanlæg i bilen Der skal medfølge servicebog på dansk Pollenfilter Sidelister/fenderlister Temperatur-måler, til udetemperatur Sommer- og vinterdæk på fælg Aftagelige gummimåtter foran Advarselstrekant Pulverslukker 2 kg. skal være monteret i bilen Nødreservehjul Bluetooth min. 10 telefoner. Skridsikkert gummiunderlag i bagagerum Skal leveres med en fuld varerumsadskillelse med gennemsyn for fører Ruder hele vejen rundt 22
Bilag 1 - Tro og love erklæring Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, samt erklæring på at der ikke er indgået konkurrence begrænsende aftaler i henhold til 6 i lovbekendtgørelse nr. 700 af 18/06/2013 (konkurrenceloven). I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) der har indgået aftaler som direkte eller indirekte har til formål at begrænse konkurrencen i henhold til 6 i lovbekendtgørelse nr. 700 af 18/06/2013 (konkurrenceloven). Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Undertegnede erklærer desuden at der ikke er indgået konkurrence forvridende aftaler i henhold til 6 i konkurrenceloven. 23
Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Bilag 2 Referenceliste Kunde Beskrivelse af levering eller Beskrivelse af de tekniske og kompetencemæssige ressourcer i tilbudsgivers virksomhed 24
Bilag 3 præsentation af tilbudsgivers virksomhed 25
Bilag 4 - Tilbageleveringsbeskrivelse Ved tilbagelevering foretages der en aflæsning af bilernes kilometerstand, og de kørte over- /underkilometer i forhold til det fakturerede aflæses. Bilerne skal ved tilbageleveringen være i driftsmæssig klar og uskadt stand, og ved alle mangler, som ikke skyldes almindeligt slid og ælde, jf. definitionen af mangler nedenfor, er ordregiver forpligtet til at afholde de beregnede omkostninger. Følgende defineres som mangler: Karosseri Følgende er acceptabelt: Mindre stenslag på motorhjelm, skærmkanter osv Mindre ridser, der kan poleres væk Mindre buler på paneler, der kun kan ses ved Body Line Check. Følgende er ikke acceptabelt: Ridser, der ikke går væk ved polering Stenslag, der er nemme at se på 1 meters afstand Buler, der ikke kræver kontrol af karosseriet for at kunne ses, det vil sige buler, der er synlige på 2 meters afstand i en 45 graders vinkel. Indtræk Skal være velholdt og må ikke have skader, pletter efter reparationer eller brændemærker. Glas Følgende er acceptabelt: Mindre hak eller ridser på forruden uden for viskerbladenes radius må anses generelt for værende acceptable, så længe de er højst 5 mm i diameter, og så længe der er højst 3 pr. forrude. Følgende er ikke acceptabelt: Hak eller ridser inden for viskerbladenes radius, der er over 2 mm i diameter Hak uden for viskerbladenes radius, der er over 5 mm i diameter Hak, der viser tegn på revnedannelse, eller reparationer, der er synlige på 1 meters afstand Revnede lygteglas eller lygteglas med huller. Alufælge og hjulkapsler Følgende er acceptabelt: Mindre ridser og gnidemærker, der er mindre end 4 cm lange. Følgende er ikke acceptabelt: Revner, større ridser eller buler Hjul eller hjulkapsler, der er i stykker eller har forkerte specifikationer Ridser eller gnidemærker, der er mere end 4 cm lange. 26
Kofanger, bander og fenderlister Følgende er acceptabelt: Mindre afskrabninger på umalede kofangere, bander og fenderlister BEMÆRK: Hvad angår malede kofangere, bander og fenderlister gælder samme betingelser som for karosseriet Følgende er ikke acceptabelt: Revnede, brækkede, hullede, bulede og løstsiddende kofangere, bander og fenderlister. Dæk Alle dæk skal opfylde gældende lovgivning og skal have mindst 1,6 mm mønster. Slidbanedæk eller dæk af slidbanetypen er ikke acceptable. Tidligere reparationer Alle reparationer skal være foretaget af et for bilmærket autoriseret værksted og skal opfylde fabrikantens oprindelige specifikationer. Generelt Der skal medfølge et komplet servicehæfte, instruktionsbog, et komplet sæt nøgler inklusive Master key, radiokode og nøgle til låsemøtrik (alufælge) samt eventuelle ekstra hjulsæt (sommer- /vinterdæk). Ved tilbagelevering udarbejdes en tilstandsrapport inkl. billeder over bilerne i henhold til ovennævnte mangelsdefinition. Eventuelle skader, der ikke er udbedrede inden tilbagelevering, udbedres for ordregivers regning. Alternativt kan udfyldt skadesanmeldelse til ordregivers forsikringsselskab lægges i bilerne ved tilbagelevering. 27
Bilag 5 leveringsterminer Hjemmepleje/administrationsbiler Antal Dato for levering 8 30.5.2016 7 29.6.2016 49 30.7.2016 2 30.8.2016 10 29.9.2016 2 30.10.2016 Varevogne Antal Dato for levering 7 31.7.2016 28
Bilag 6 - konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt og består af: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte, ubegrænset og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Under henvisning til udbudsmaterialets afsnit 7.4 skal alle oplysninger krævet i afsnit 7.1, 7.2 og 7.3 afleveres for samtlige konsortiedeltagere. 29
Bilag 7 specifikation af mål 30
Bilag 8 tilbudsskema Tilbudsgiver Fabrikat/mærke Type Model Motorstørrelse Drivmiddel benzin/diesel/hybrid Anskaffelsessum pr. bil ekskl. moms og afgifter Leveringsomkostninger ekskl. moms Nummerplader Registreringsafgift Pris i alt i Dkk ekskl. moms Moms Garanteret restværdi ekskl. moms og ekskl. Registreringsafgift (biler med forholdsmæssig reg.afgift) Garanteret restværdi ekskl. moms og inkl. registreringsafgift (varebiler fuld afgift) Garanteret restværdi inkl. moms og inkl. registreringsafgift (personbiler fuld afgift) Grøn ejerafgift pr. år 2016-sats Forbrug brændstof - Km pr. liter Afregningstakst pr. km for alle overkørte km Afregningstakst pr. km for alle underkørte km Service- og reparationsaftale kontrakt kr. pr. måned ekskl. Moms Dato og underskrift Der skal udfyldes et skema pr. tilbudt bil Prisen på brændstof pr. liter er taget fra http://www.fdmbenzinpriser.dk/listepriser pr. 21. december 2015, hos Q8, da dette selskab i dag er leverandør til Slagelse Kommune Prisen for benzin er: Oktan 92 blyfri=10,76 kr. Oktan 95 blyfri=10,79 kr. Prisen for diesel er: 8,79 kr. 31
Kontrakt om levering af Biler til Slagelse kommune 32
1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Slagelse Kommune Rådhuspladsen 11, 4200 Slagelse og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (udbudsdirektivet) samt Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af xx.xx.xx. C. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Kontraktens omfang Kontrakten omfatter følgende delaftaler: Delaftale 1: 78 fabriksnye benzin, diesel eller hybridbiler til hjemmeplejen og andre kommunale virksomheder (Administrationsbiler) med et årligt kørselsbehov pr. bil på 25.000 km. i 4 år. Bilerne skal kun transportere chaufføren, og formodes derfor at tilhøre bilsegment A (mikrobiler) eller bilsegment B (minibiler). Min energiklasse A+ Delaftale 2: 7 fabriksny benzin, diesel eller hybridbiler til brug som arbejdsvogne/varebiler(<2500 kg) til andre kommunale virksomheder med et årligt kørselsbehov på 10.000 km. i 4 år. Der er tale om kortere ture på maksimalt 20-30 minutters varighed. Min. energiklasse B Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontraktgrundlaget nævnte tjenesteydelser på de beskrevne vilkår og til den anførte pris, jf. kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra levering af hovedydelsen 1.6.2016 til 31.5.2020. (senest 48 måneder efter) [dd.mm.åååå]. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i hele kontraktperioden. 5 Leveringsbetingelser Levering sker til et af ordregiver nærmere anvist sted inden for Slagelse Kommunes geografisk grænser under henvisning til nedenstående leveringsdatoer: Se bilag 5 - leveringsterminer 33