Servicestrategi og udfordringsret for 2003-2005

Servicestrategi og udfordringsret for 2003-2005 Ishøj Kommune Servicestratigi 2003-2005 1

2 Servicestratigi 2003-2005

Ishøj Kommunes servicestrategi Kære læser Denne servicestrategi giver et overblik over de områder, hvor Byrådet i Ishøj frem til 2005 vil gøre en særlig indsats. Det er Folketinget, som har besluttet, at byrådene fremover skal udarbejde den såkaldte servicestrategi. Her skal borgerne kunne læse, hvad man i den enkelte kommune gør for at levere en bedre og lettere eller mere effektiv service. Samtidig skal kommunerne gøre rede for deres udbudspolitik, blandt andet fordi private virksomheder har fået»udfordringsret«altså ret til at byde ind på opgaver, der i dag løses af kommunen. I Ishøj Kommune har Byrådet allerede vedtaget sine indsatsområder for 2002-2005, og dermed signaleret, hvilke områder, vi ønsker at udvikle. Servicestrategien tager naturligvis afsæt i de prioriteringer, vi allerede har gjort. I bund og grund handler det jo om, hvad borgerne kan forvente hvordan vi forvalter deres mandat. Servicestrategien handler om, hvor vi vil gøre en ekstra indsats. For selvfølgelig er vores mål alle steder, at borgerne møder kommunale medarbejdere, som får kvalitet og effektivitet til at gå op i en højere enhed. På de følgende sider kan du læse om, hvor borgerne i Ishøj kan forvente lidt mere. Et par af de helt store indsatser er f.eks.: Decentralisering: Renovering: Digitalisering: Beskæftigelse: Beslutninger skal tages så tæt på borgerne som muligt. Bedre boliger og institutioner skal give hele byen et løft. Borgerne skal have flere muligheder for at betjene sig selv på nettet. Samarbejde med erhvervslivet skal skaffe folk i arbejde. Men det er kun et udpluk af de mange spændende ting, Ishøj Kommune arbejder med! I de kommende år vil vi se udvikling på alle de politiske udvalgs områder. Målet er naturligvis, at Ishøj skal være en endnu bedre kommune at bo i. Vores servicestrategi og de mål, Byrådet her sætter sig vil vi løbende gå efter i sømmene: Når vi det, vi skal? Er det stadig det samme, vi vil? Tingene bevæger sig hele tiden, og dét får borgerne også lejlighed til at følge med i. En husstandsomdelt publikation vil gøre status én gang om året. Inden næste byrådsvalg i 2005 gør Byrådet endelig status for den samlede servicestrategi. Borgerne i Ishøj skal have mulighed for at vurdere, hvordan Byrådet har arbejdet med at udvikle kvaliteten og effektiviteten i de kommunale opgaver. Både denne status, og de årlige»mellemregninger«, giver borgerne mulighed for at blande sig i debatten og gå i dialog med Byrådet. Vi lytter gerne! Ole Bjørstorp Borgmester Servicestratigi 2003-2005 3

Indholdsfortegnelse: Ishøj Byråds servicestrategi 2003 2005 1. Ishøj Byråds Servicestrategi 1.1 Hvad indeholder Servicestrategien 1.2 Lov om servicestrategi og udfordringsret 2. Indsatsområder i servicestrategien 2.1 Om indsatsområder 2.2 Byrådets visioner for Ishøj Kommune 2.3 Konkrete indsatsområder med handle- og tidsplan 2.3.1. Økonomiudvalget 2.3.2 Børne- og Undervisningsudvalget 2.3.3 Kulturelt Udvalg 2.3.4 Social- Sundhedsudvalget 2.3.5 Teknik- og Miljøudvalget 3. Udbudspolitik 3.1 Om udbudspolitik 3.2 Ishøj Kommunes Udbudspolitik 4. Anvendelse af udbud 4.1 2002 4.2 2003 og fremover 5. Formidlingen af servicestrategien til borgerne 6. Udfordringsretten 4 Servicestratigi 2003-2005

Ishøj Byråds servicestrategi 2003-2005 1. Om Ishøj Byråds servicestrategi 1.1 Servicestrategien kort Servicestrategien er en beskrivelse af, hvad Ishøj Byråd særligt vil sætte fokus på i årene 2003-2005 for at levere en bedre service eller opnå effektivisering. Derfor er der udpeget indsatsområder, som Ishøj Byråd sætter fokus på i perioden. Det betyder ikke, at udviklingen af områder, som ikke er nævnt i servicestrategien, står stille. Udover indsatsområderne indeholder servicestrategien kommunens udbudspolitik og en redegørelse for dels på hvilke områder, Byrådet vil anvende udbud, dels, hvordan Byrådet forholder sig til udfordringsretten. 1.2 Hvad siger loven? Folketinget vedtog d. 31. maj 2002 lov 159 om servicestrategi og udfordringsret. Loven trådte i kraft 1. januar 2003. Loven indeholder regler om, at kommunerne skal vurdere, hvordan kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles. Det betyder, at Ishøj Byråd skal udarbejde en servicestrategi, som indeholder: De indsatsområder som Ishøj Byråd på nuværende tidspunkt har fastlagt for valgperioden 2002-2005, samt arbejdsplan for udmøntningen på indsatsområderne. En redegørelse for, på hvilke områder kommunen anvender og vil anvende udbud. Ishøj Byråds udbudspolitik. Formålet med servicestrategien er at give et overblik over Ishøj Byråds arbejde med at gøre opgavevaretagelsen bedre og billigere. Hensigten er at pege de indsatsområder ud, som Ishøj Byråd vil have fokus på i de kommende års arbejde med kvalitets- og effektivitetsudvikling. Men også at fortælle, hvordan Ishøj Byråd vil løfte opgaven hvilke initiativer, der skal tages i anvendelse. Derfor skal servicestrategien også indeholde kommunens udbudspolitik, samt en redegørelse for på hvilke områder kommunen vil anvende udbud. Loven indeholder desuden krav om, at Ishøj Byråd senest i 3. kvartal 2005 skal udarbejde en opfølgningsredegørelse, der indeholder: Opfølgning på servicestrategiens indsatsområder. Redegørelse for, hvilke opgaver, der efter udbud er udliciteret. Redegørelse for den kommunale opgavevaretagelse i de situationer, hvor Ishøj Byråd efter udbudsforretning har valgt at varetage opgaven selv. Redegørelse om håndtering af tilbud givet inden for rammen af den private udfordringsret. Loven indeholder desuden et krav om privates udfordringsret. Bestemmelsen om udfordringsret giver private ret til at udfordre kommunen ved at komme med specifikke tilbud på udførelse af konkrete driftsopgaver. Undtaget er myndighedsopgaver, som kommunen løser selv. Bestemmelsen forpligter Ishøj Byråd til at sammenligne tilbuddet med kommunens egen udførelse af opgaven, og til at beslutte, om opgaven fortsat skal udføres af kommunen, eller om den samme opgave vil kunne løses bedre og billigere af andre. Servicestrategien skal gøres tilgængelig for borgerne i form af en redegørelse. Servicestratigi 2003-2005 5

2. Indsatsområder i servicestrategien 2.1 Om indsatsområder Servicestrategiens indsatsområder tager udgangspunkt i det arbejde og de prioriteringer, Ishøj Byråd allerede har gjort. Servicestrategien skal bl.a. hænge sammen med: De vedtagne politikker på forskellige områder. Retningslinierne for kommunens overordnede fysiske udvikling, som den beskrives i kommuneplanstrategien. Arbejdet med store tværgående projekter som f.eks. byer for alle og decentralisering. De økonomiske rammer i budgetterne Der er en naturlig sammenhæng mellem på den ene side mål, resultatkrav og økonomisk prioritering i budgettet, og på den anden side indsatsområderne i Ishøj Kommunes servicestrategi. Det et klart mål for Ishøj Byråd, at der fortsat skal ske effektivisering i den kommunale opgaveløsning, så der opnås den samme service for færre penge. Det skal bl.a. ske ved at ændre på arbejdsgange, organisere arbejdet anderledes og anvende ny teknologi. Som det kan læses på de følgende sider, er der mange måder at arbejde med kvalitet, effektivitet og kommunikation, når man vil udvikle opgaveløsningen. Blandt de overordnede instrumenter som Ishøj Byråd anvender - og fortsat vil anvende - for at udvikle den kommunale opgaveløsning er decentralisering, virksomhedsplaner og eventuel intern kontraktstyring, udbud og kommunale samarbejder. Derudover vil Ishøj Kommune fortsat anvende de digitale mediers muligheder til at understøtte og udvikle opgaveløsningen generelt. 2.2 Byrådets visioner for Ishøj Kommune Ovenover politikker, budget og alle de andre beslutninger, som er nævnt, befinder sig Byrådets visioner for Ishøj Kommune. Visionerne hænger sammen med alt andet også servicestrategi og de indsatsområder, som denne publikation beskriver. Ishøj Byråds visioner for Ishøj er, at byen skal: - være et godt og trygt sted at bo - have et serviceniveau i top - være på forkant med udviklingen - fastholde og udvikle vore vilkår og muligheder - være i dialog med borgere, brugere og medarbejdere - have en god økonomi Byrådet har også besluttet, hvad byen vil være kendt for og omsat det til slogans. Også i disse ligger der en retningspil for, hvad kommunen prioriterer og ønsker at udvikle. Der er valgt fire slogans: Ishøj - Vestegnens uddannelsesby Ishøj - byen ved stranden Ishøj - en grøn kommune Ishøj - en flerkulturel kommune 6 Servicestratigi 2003-2005

Samlet set siger de overordnede betragtninger noget om, hvor kommunen er på vej hen. Hvad kommunen konkret vil arbejde med på de enkelte udvalgs områder - kan læses i resten af denne publikation. Servicestratigi 2003-2005 7

2.3 Konkrete indsatsområder 2.3.1 Økonomiudvalget Indsatsområde Handleplan Tidsplan Værdibaseret ledelse og decentralisering Samarbejde med andre kommuner Ishøj Bycenter Renovering og udbygning Ishøj Station - Renovering og udbygning Erhvervspolitik Byrådet godkendte den 7. januar 2003 principperne for at arbejde med værdibaseret ledelse og øget decentralisering i Ishøj Kommune. Formålet er bl.a. at modernisere og effektivisere kommunens ledelses- og styreform. I den forbindelse skal kompetencen til og ansvaret for den daglige drift i størst mulig omfang delegeres til kommunens frontledere og medarbejdere. Der er udtaget 8 forsøgssteder, som i 2003 vil afprøve arbejdet med værdibaseret ledelse og decentralisering. Erfaringerne herfra, samt bearbejdning af de forskellige spørgsmål fremkommer fra forsøgsstederne og de øvrige decentrale driftssteder, forvaltningerne og Byrådet vil blive indarbejdet i det endelige beslutningsforslag som forventes fremlagt for Byrådet i december 2003. Der er indgået en aftale med Vallensbæk Kommune om praktisk samarbejde på en række områder. Aftalen implementeres og evalueres løbende, ligesom der drøftes nye samarbejdsmuligheder. Formålet er at give borgerne i kommunerne en bedre og billigere service. Der har i det sidste par år været forhandlinger mellem ejerne af Ishøj Bycenter om en renovering og udbygning. Når den økonomiske fordelingsplan for udgifterne er aftalt vil arbejdet blive igangsat. Formålet er at få renoveret og opdateret Ishøj Bycenter med henblik på at det bliver et bedre center for brugerne Der har sideløbende med drøftelserne om renovering og udbygning af Ishøj Bycenter været forhandlet om en renovering af Ishøj Station. DSB er indstillet på, at indgå i en renovering og udbygning parallelt med den, der foregår i Bycentret Der arbejdes sammen med Erhvervsrådet på at få udarbejdet en erhvervspolitik. Der skal især tages hensyn til mulighederne for at få moderniseret og renoveret og fastholdt niveauet i kommunens industriområder. Dette skal foregå i et samarbejde mellem ejere / eventuelle lejere kommunen og erhvervsrådet, formålet er at fastholde industriområder i Ishøj, som attraktive områder for erhvervslivet, at få dem opdateret, og undgå fraflytning. Januar 2003 1. april 2005. 2003-2003 - 2003-2003 - 2004 8 Servicestratigi 2003-2005

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Samarbejdet mellem Ishøj, Rødovre og Hvidovre kommune, især på IT-området E-handel Velkomstmappe til nye borgere Elektronisk sags og dokumenthåndtering (ESDH) Udvikling af Ishøj Kommunes Rengøringsafdeling Integrationspolitikken Den flerstrengede informationsstrategi: Det offensive pressearbejde: Nye fælles annoncer: Der er udarbejdet en handleplan for et samarbejde mellem de 3 kommuner, om anvendelse og indkøb på IT-området, samt på andre områder med henblik på, at få en mere effektiv udnyttelse af investeringerne, samt at billiggøre disse. Byrådet har besluttet, at Indkøbskontoret skal arbejde videre med det elektroniske indkøbssystem RAKAT, der kan integreres med betalingssystemet RegiPro. Der udarbejdes en velkomstmappe til nye borgere, med et indhold, der er tilpasset den nye borger og dennes familie. Alle forvaltninger i Ishøj Kommune skal anvende Doculive journal-, sagsbehandler- og scanningsdel til styring af den digitale forvaltning. Den enkelte medarbejder skal, efter deltagelse i kursus, indarbejde nye arbejdsgange i de daglige rutiner. Byrådet har besluttet, at udvikle rengøringsområdet i Ishøj Kommune, således at kommunens egen rengøringsafdeling fortsat skal levere god service. Arbejdet omlægges på alle relevante områder til teamsamarbejde. Kommunens integrationspolitik blev godkendt den 5/12-2000. Integrationsrådet og Integrationsudvalget følger arbejdet med implementering af politikken. På grundlag af det indledende arbejde med Kommunikationspolitikken i 2002, udvikles der i 2003 værktøjer og arbejdsrutiner der giver mulighed for et større overblik og samtidig gør indsatsen nemmere for forvaltningerne og de enkelte medarbejdere. Vicechefgruppens opgave som Kommunikationsudvalg, og dermed ansvar for at de trufne beslutninger på en engageret måde bringes ud til yderste led i egen forvaltnings/institutionsområder er af afgørende betydning. Rammerne for pressearbejdet blev etableret i 2002, og der forestår nu en inspirationsopgave overfor forvaltninger og medarbejdere. De nye fællesannoncer er iværksat 1. februar 2003, der forestår en løbende tilpasning og evaluering. 2003 2005 Status forelægges Byrådet i juni 2003 Mappen er færdig juni 2003 December 2003 Status forelægges Byrådet i juni 2003 Status forelægges Byrådet juni 2003 Dette arbejde udvikles løbende gennem 2003 Servicestratigi 2003-2005 9

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Den fælles grafiske profil: Det gode sprog: Intranet: Den interne kommunikation via PC net. Ishøj Kommunes hjemmeside: Digital kommune Der udarbejdes forslag til hvordan den grafiske profil kan se ud. Det drejer sig om brevpapir, kuverter, visitkort pjecer m.m. Det gode sprog, handler om at få medarbejderne til at kommunikere med såvel borgere, kolleger og politikere i et klart og korrekt sprog, der er på omgangshøjde med det der anvendes i dagens Danmark. Det kommunale Intranet Intranote, åbnes for medarbejderne 1. april 2003. Inden da er der afholdt kurser for instruktører, redaktører og brugere. Intranettet er et medie der vil betyde meget for kommunikation og videndeling på fremtidens arbejdsplads. De enkelte moduler vil løbende blive udviklet, både i den enkelte forvaltning og i samarbejde med andre. Hjemmesiden udvikles løbende, specielt hvad angår borgernes mulighed for at betjene sig selv. Indskrivningen til hjemmesiden bliver gjort nemmere, da der vil være link fra intranettet til hjemmesiden. Det vil sige at informationer der skal på begge steder, kun skal skrives én gang. De institutioner der har hjemmesider liggende»ude i byen«vil blive lagt under Ishøj Kommunes officielle hjemmeside. Lyden fra Byrådsmøderne vil sammen med dagsordensteksten være tilgængelig som lydfiler fra 1. marts. 2003. Serviceinformationer på video vil i større omfang være tilgængelig på hjemmesiden, der vil komme ca. 15 nye i 2003. Der vil blive produceret en Serviceinfo. Video til nytilflyttede borgere i Ishøj. Det er Byrådets mål, at følge med i de teknologiske udviklingsmuligheder og udnytte dem bedst muligt for borgerne, så de kan komme i kontakt med kommunen døgnet rundt. Også for medarbejderne, som vil få bedre mulighed for den personlige betjening, mens indtastning og simpel kontrol foregår automatisk. Dette arbejde udvikles løbende gennem 2003 1. kvt. 2003 Selvbetjeningssiderne kommer på i takt med at de åbnes fra myndighederne. Flytning af hjemmesider vil ske inden udgangen af 2003. 1.marts 2003 Løbende produktion af Service info. Video. Video for nytilflyttede vil blive færdigredigeret til 1. oktober. 2003-2005 10 Servicestratigi 2003-2005

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Digital kommune IT-politik og handleplan Der skal i de kommende år især sættes fokus på fuld elektronisk borgerbetjening, styrkelse af medarbejdernes faglighed og kreativitet ved at reducere omfanget af papir- eller personbaserede arbejdsgange mest muligt og udnyttelse af den ny teknologi til at øge nærhed og åbenhed over for borgere og virksomheder. Digital signatur er en nødvendig forudsætning for en effektiv digital kommune. Der skal udarbejdes en politik for den digitale kommune, som understøtter en åben og demokratisk sagsbehandling og dialogen mellem politikere og borgere. Anvendelse af informationsteknologi i Ishøj Kommune har til formål at effektivisere løsningen af de opgaver, som udføres af Ishøj Kommunes administration og muliggøre en større grad af selvbetjening for borgerne. Formålet med en overordnet strategi for informationsteknologi, er at sikre et sammenhængende system, der fungerer som en helhed. Denne helhed skal opretholdes, selv om udbygningen foregår ved anskaffelse af enkelte arbejdspladser, systemer og programmer over en længere periode. Der fokuseres på anskaffelse af standardsystemer, hvilket mindsker risikoen for leverandørafhængighed. Samtidig med dette bliver kommunen ikke så sårbar overfor personaleudskiftninger i IT-organisationen. Når der er tale om standardsystemer, vil det være muligt at opretholde normal drift med konsulenter udefra, dette være sig ved afgang fra IT-organisationen samt ved sygdom eller ferie. Den seneste overordnede udviklingsplan/strategi for administrativ brug af informationsteknologi er godkendt af Byrådet i 2000. Undersøgelse af muligheden for etablering af et større skattesamarbejde imellem flere kommuner herunder: Beskrivelse af vision for et skattesamarbejde. 2003-2005 2003-2005 Bedre faglige miljøer. Effektivisering. Rekrutteringsforbedring. Undersøgelsesarbejdet iværksættes marts/april - 2003 Servicestratigi 2003-2005 11

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Bevaring samt evt. tilgang af komplicerede arbejdsopgaver. Stordriftsfordele. Fortsat kommunal opgavevaretagelse. Konkret beskrivelse af mulige samarbejdsformer. Undersøgelse af mulige samarbejdskommuner Beskrivelse af fordele/ulemper ved et skattesamarbejde. Undersøgelsesarbejdet iværksættes marts/april - 2003 12 Servicestratigi 2003-2005

2.3.2 Børne- og Undervisningsudvalget Indsatsområde Handleplan Tidsplan Opkvalificering af ledergruppen til at kunne administrere en øget decentralisering. Uddannelse af lærerne til at kunne gennemføre Pædagogisk Analyse System ( PAS ). Fortsat uddannelse at IT vejledere i folkeskolen. Da det politisk er besluttet at indføre en øget decentralisering herunder lønsumsstyring pr. 1.1.2004, ønskes de interne og eksterne ledere uddannet til at kunne magte denne opgave. Der skal derfor gennemføres kurser i nærmere beskrevne områder, der bredt set dækker det besluttede. Kursernes nærmere indhold vil blive tilrettelagt i fællesskab med de institutioner, der skal gennemføre øget decentralisering og lønsumsstyring i en del af 2003. For at sikre en større rummelighed og faglighed, samt for at klæde lærerne bedre på til at kunne leve op til de øgede krav til folkeskolen, uddannes alle lærere til at kunne foretage en pædagogisk analyse/test på eleverne. Testen skal afdække hvilke kompetencer eleverne bedst profiterer af, og hvilken undervisningsform den enkelte elev bedst kan modtage indlæring gennem. Der ønskes uddannet et antal lærere på hver folkeskole i kommunen, der kan instruere og vejlede den øvrige personalegruppe i folkeskolen i brug af IT i undervisningen. Kurserne skal være gennemført inden udgangen af 2003, med forventet aktivitet i sidste Halvår. Kurserne og uddannelsen starter op august 2003, og forventes gennemført for alle lærere ved udgangen af skoleåret 2006/07. Kurserne oprettes af Pædagogisk Central i skoleåret 2003/04. Uddannelse af lærere til at undervise i Dansk som andet sprog. Da elevsammensætningen i Ishøj Kommunes skolevæsen er sammensat med en stor gruppe af elever, der kommer fra et hjem, hvor dansk ikke tales som 1. sprog, har lærerne brug for at kunne tilrettelægge deres undervisning på en måde, så der i højere grad tages hensyn til at dansk er elevernes andet sprog. Kurset er for andet år i træk udmeldt til skolerne, og vil være gennemført i skoleåret 2003/04. Opkvalificering af medarbejderne i PPR. Implementering af Det enstrengede system på Sprogcentreret. Personalet i PPR dækker et meget bredt område for de 0 18 årige. Personalet skal derfor ved intern oplæring, sidemandsoplæring, uddannes til bedre at kunne tackle de problemer der dukker op. En del af uddannelsen vil sigte mod at personalet kan arbejde med grupper af børn og forældre, med samme problem. For at sikre en hurtigere og mere effektiv indsats i integrationen af udlændinge, flyttes alle tiltag omkring disse borgere til Sprogcenteret. Det betyder at en 2 sproget borger, der enten modtager en offentlig ydelse og/eller som ønsker at modtage danskundervisning, fremover kun skal henvende sig i Sprogcenteret. Sprogcenteret har fået tilknyttet personale til denne opgave, men skal samtidig samarbejde tæt med forvaltningerne og ikke mindst med Jobhuset. Gennemføres løbende over skoleåret 2003/04. Gennemføres pr. 1.4.2003. Servicestratigi 2003-2005 13

2.3.2 Børne- og Undervisningsudvalget Indsatsområde Handleplan Tidsplan Uddanne forvaltningens personale til at kunne virke mere som konsulenter end som sagsbehandlere Arbejdsopgaverne i forvaltningen ændrer sig i takt med en øget decentralisering. Det vil derfor være nødvendigt at personalet bliver uddannet til at kunne magte opgaven som konsulenter, der hjælper institutionerne i deres daglige arbejdsopgaver. Sagsbehandlingen vil i langt højere grad blive flyttet fra Rådhuset til institutionerne. Efteråret 2003 og foråret 2004 14 Servicestratigi 2003-2005

2.3.3 Kulturelt Udvalg Indsatsområde Handleplan Tidsplan Udbygning af Ishøj Idrætscenter Ishøj Biblioteks renovering Fælles bibliotekssystem for folkebiblioteket og skolebibliotekerne Ishøj Centersals fremtidige drift Kulturelle perspektiver Ungdomspolitik Baneanlæg Ishøj Motor Center Kombibibliotek i Ishøj Landsby Der arbejdes i samarbejde med fritidsbrugerne på et projekt til udvidelse af Ishøj Idrætscenter indeholdende bevægelseshal, badmintonhal, kampsportslokale, medieværksted og undervisningslokaler med tilhørende birum.der indgår ligeledes nyt cafeområde i projektet. Indsatsen koncentreres om lyskilder og akustik i publikumsområderne. Det undersøges hvorledes skolebibliotekerne kan inddrages i udnyttelsen af de teknologiske muligheder for en optimering i brugen af edb-systemerne på folkebiblioteksområdet og de øvrige uddannelsesinstitutioner i kommunen. Med henblik på et fælles edb-system til registrering af materialebeholdningerne m.m. Aktivitetsniveauet skal hæves, således at det mulige potentiale i Ishøj Centersal aktiveres. Der skal satses på foreningsaktiviteter i samarbejde med de nuværende brugere og fremtidige potentielle brugere af de faciliteter, der er til rådighed i teater- og koncertsalen samt foyer en Der indføres et lokalebookingsystem, der omfatter fritidsbrugernes benyttelse af kommunens lokaler til fritidsaktiviteter. Der arbejdes på at systemet kan anvendes til styring af andre ressourcer, f.eks. biler, havnepladser m.m. Kulturel Forvaltning skal udarbejde et forslag til kulturelle perspektiver indeholdende målsætninger for det fremtidige arbejde på kulturområdet. Kulturel Forvaltning skal udarbejde et oplæg til en samlet ungdomspolitik for Ishøj Kommune. Der skal udarbejdes et forslag til udvidelse af baneanlægget på Ishøj Motor Center for at faciliteterne kan opfylde kravene til aktiviteterne. Kulturel Forvaltning skal i samarbejde med Børn & Ungeforvaltningen klarlægge mulighederne for etablering af et kombibibliotek på Ishøj Skole. 2003-2005 Løbende gennem 2003 Lokalebookingsystem Arbejdsgruppearbej- det forventes at være til endebragt ca. 1 juni 2003. Kulturel Forvaltning har pr. 1. januar 2003 overtaget bookingen af centersalen. Forslagene fra arbejdsgruppen forventes at kunne realiseres efter 1. august 2003. 2. kvt. 2003 2. kvt. 2003 2. kvt. 2003 2. kvt. 2003 Inden udgangen af 2003 Servicestratigi 2003-2005 15

2.3.3 Kulturelt Udvalg Indsatsområde Handleplan Tidsplan Børneområdet Etablering af familiecenterenhed Sygedagpenge Etablering af tværfagligt team bestående af psykolog og sagsbehandler. Teamets opgave er at foretage psykosociale undersøgelser samt udarbejde standarder for sagsarbejdet både i forhold til teamet og til det almindelige sagsarbejde. Standarderne skal sikre, at alle er bekendt med de oplysninger, der ligger til grund for de beslutninger der træffes. Også samarbejdet med øvrige forvaltninger styrkes. Dels gennem effektivisering og præcisering af distriktssamarbejdet mellem daginstitutioner, skoler, sundhedsplejersker, sagsbehandlere og konsulenter og dels konkret indførelse af underretningsmøder hvor opgavefordeling og ansvar i mere handlingsorienterede personsager præciseres. Etableringen af en familiecenterenhed i Ishøj Kommune, har til formål at kunne tilgodese de børn og unge og deres familier, der af den ene eller anden grund har brug for hjælp og støtte. Det drejer sig blandt andet om følgende forhold: Børnene forbliver i deres nærmiljø og kan gøre brug af deres vante daginstitution, skole og fritidsaktiviteter. Det vil være muligt for børnene at bevare deres sociale- og familiemæssige kontakter. Mindste indgrebsprincippet kan blive tilgodeset.en lokal døgninstitution kan i højere og hurtigere grad omstilles, i forhold til hvilke problemtyper den på sigt skal kunne rumme, end de mere specialiserede døgninstitutioner kan.der vil være mulighed for en bedre og mere effektiv koordinering af den tværfaglige indsats.i Centerenheden indgår plejefamiliecentret, og der skabes herved mulighed for, at de meget små børn kan placeres i en af kommunes pleje/netværksfamilier, hvis der på et givet tidspunkt primært er indskrevet større børn. Det vil det være muligt at arbejde målrettet med det nye begreb familierådslagning. Specialundervisningen vil kunne tilbydes i kommunen hvilket gør, at kommunen selv står for kvalitetssikring og opfølgning på specialundervisningen. Familiecenterenheden er et samarbejdsprojekt mellem Kristelig forening for børn og unge og Ishøj Kommune og er også et udviklingsprojekt omkring samarbejde mellem kommune og private. Intensivering af den løbende opfølgning samt tæt samarbejde med borger, læge, sagsbehandler, job-, revalidering- og fleksjobkonsulenter. Der vil ligeledes være øget fokus på fastholdelse herunder bevilling af arbejdsredskaber/ og hjælpemidler og tættere samar- Løbende 2003 2004-2005 Løbende 2003 16 Servicestratigi 2003-2005

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Sygedagpenge Bofællesskab for fysisk og psykisk udviklingshæmmede Omsorgshjørnet Tilbud til ældre etniske Ishøj borgere Frit Valg på hjemmehjælps-området bejde med de sygemeldtes arbejdsgivere. Etablering af et bofællesskab for 6 unge fysisk og psykisk udviklingshæmmede. De unge får herigennem mulighed for at træne bofunktionen samt forblive i lokalmiljøet tæt på deres familier. Projektet gennemføres i samarbejde med LEV Omsorgshjørnet har til huse på omsorgscentret Kærbo. Vigtigste formål er at forebygge gennem vejledning og behandling. Det er hjælp til selvhjælp hvor borgerne får mulighed for at tage medansvar for eget liv og helbred og vedligeholde dagligdagsfunktionerne, med andre ord holde sig i gang. Der vil være mulighed for at møde ergoterapeuter, fysioterapeuter,sygeplejersker og økonoma. Det er Ishøj Kommunes politik, at borgerne skal have en tryg alderdom, uanset om man har en dansk eller anden etnisk baggrund. Ishøj Kommune vil derfor gerne sikre at alle bliver godt forberedt på ældretilværelsen i Danmark. Der arrangeres derfor temaeftermiddage på Omsorgscentret Kærbo, hvor der gives orientering om hvilke tilbud der kan gives til ældre i Ishøj. Invitationerne udsendes på forskellige sprog og der vil ligeledes være tolke til stede ved arrangementerne. Hjælp til personlig og praktisk hjælp er et område der pr. 1 januar 2003 kan ydes af såvel kommune som private leverandører. Med henblik på yderligere effektivisering af området arbejdes der med nye modeller indenfor rengøring, indkøb og tøjvask. Løbende 2003 Efterår 2003 Foråret 2003 Opstart marts 2003 Løbende 2003 Servicestratigi 2003-2005 17

2.3.5 Teknik- og Miljøudvalget Indsatsområde Handleplan Tidsplan Anlægsopgaver Ressourcestyring/ ydelsesbeskrivelse Renovation Varmeforsyning Anlægsopgaver på samtlige forsyningsområder (vand, kloak, fjernvarme, fællesantenne, renovation) samt på bygningsområdet og vej-/parkområdet udbydes generelt. Forvaltningen vurderer løbende opgavevaretagelsen for at sikre at opgaverne løses bedst og billigst. Dette sikres bl.a. ved EDB-baseret ressourcestyring og udarbejdelse af ydelsesbeskrivelser, baseret på anvendelse af bl.a. digitale kortdata, i første omgang på driftsområderne. Herved sikres en synliggørelse af hvilke opgaver der udføres, hvilke krav der stilles til kvaliteten af udførelsen, samt ressourceforbruget hertil. Ressourcestyring og ydelsesbeskrivelser er en grundlæggende forudsætning for at kunne indhente kontroltilbud fra private udbydere for at kunne vurdere om opgaverne mest hensigtsmæssigt varetages af kommunen eller med fordel kan udbydes. Indførelse af ressourcestyring er sket på Vej- og Parkområdet, hvor der på flere områder desuden er udarbejdet ydelsesbeskrivelser. På varmeforsyningsområdet er ressourcestyring besluttet og der er truffet valg af samme system som på Vej- Parkområdet. Renovationsområdet varetages af private entreprenører. Genbrugsplads overgår til privat entreprenør forår 2003 Kommunens genbrugsplads, som hidtil har været passet af kommunalt personale er netop udbudt til privat entreprenør. Kommunen er på dette område indgået i et mere forpligtende tværkommunalt samarbejde ved pr. 1/1-2003 at indtræde som interessent i Vestforbrænding I/S. Ishøj Varmeværk er en kommunal virksomhed som varetager al fjernvarmeforsyning i kommunen. Varmeværket har status som spidslastværk og har en mindre produktion som følge heraf. En række af varmeværkets drifts- og vedligeholdelses- Løbende Løbende 1/1-2003 interessent Vestforbrænding 1/3-2003 udlicitering genbrugsplads 2003 implementeres ressourcestyring 18 Servicestratigi 2003-2005

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Varmeforsyning Vandforsyning Kloak Park- og vejområdet opgaver i forbindelse med såvel varmeproduktion som distribution varetages af private på basis af servicekontrakter eller rammeaftaler. Ishøj Kommune har pr. 1/1-2002 ændret status fra at være kontraktkommune til at være interessent i Vestegnens Kraftvarmeselskab I/S. Varmeværket her netop været gennem en omorganisering, som har medført mere rationel opgavetilrettelæggelse og omfattende out-sourcing af opgaver. Ressourcestyring implementeres i 2003. Kommunen køber langt hovedparten af sin vandforsyning af Københavns Energi. Kommunen har et mindre vandværk, som producerer mindre end 10% af vandforsyningen. Kommunen har i 2002 gennemført prøveboringer for at øge den lokale vandindvinding, som vil indebære en billigere vandforsyning. Ansøgning om tilladelse til forøget vandindvinding forventes realitetsbehandlet af overordnede myndigheder i løbet af 2003. Kommunen er sammen med 9 andre kommuner interessent i Spildevandscenter Avedøre I/S som står for behandling af alt spildevand i kommunen. Der pågår p.t. undersøgelser af at udbygge samarbejdet mellem medlemskommunerne og Spildevandscenteret for at kortlægge rationaliseringsmuligheder. Anlægsopgaver vedrørende såvel grønne områder som veje og stier udføres helt overvejende af private entreprenører. Samme forhold gør sig gældende for projekteringsopgaver, bortset fra mindre opgaver. Driftsopgaver fortages i væsentligt omfang af kommunens eget personale, men dog med et udbredt samarbejde med private entreprenører, med hvilke der er indgået rammeaftaler. Park og Vejområdet indgår som en af virksomhederne i et pilotprojekt med indførelse af kontaktstyring i 2003. 2003 implementeres ressourcestyring 2003 stillingtagen til øget lokal vandforsyning Løbende 2003 kontaktstyring og ydelsesbeskrivelser på alle områder Servicestratigi 2003-2005 19

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Park- og vejområdet Bygninger: Vedligeholdelse og anlæg Bygninger: Ordrestyring/tilstandsvurderinger. Ressourcestyringssystemet udbygges og udarbejdelse af ydelsesbeskrivelser på alle driftsområder gennemføres i 2003. Bygningsvedligeholdelse foretages helt overvejende af private håndværksfirmaer, idet kommunens personale på dette område er blevet reduceret over de seneste år. Tilsyn med bygningsmassen i form af vagtrundering foretages af privat vagtselskab. Anlægs- og projekteringsopgaver på bygningsområdet varetages kun i minimalt omfang af kommunalt personale, idet disse opgaver i de senere år er overgået til private arkitekt- og ingeniørfirmaer samt entreprenører. Der indgås i foråret 2003 servicekontrakter med private firmaer om servicering af overvågningsanlæg (interne kameraer og alarmanlæg). Der er i kommunen en døgnbemandet vagtordning bestående af reparatører, som rykker ud i forbindelse med akutte driftsstop eller nedbrud i teknisk anlæg, hærværk på bygninger m.v. Opgaven har hidtil været udført af kommunalt personale men overgår i løbet af foråret 2003 til private håndværksfirmaer med døgnvagt. Drift og vedligeholdelse af varme- og ventilationsanlæg har været varetaget af kommunale håndværkere men overgår i løbet af 2003 fuldt ud til private firmaer, med hvilke der tegnes servicekontrakter. Rammeaftaler indgås med alle private håndværksfirmaer i løbet af 2003. Ordre- og ressourcestyringssystemet og tilstandsvurderinger af bygninger udbygges løbende På bygningsvedligeholdelsesområdet er udviklet et særligt ordrestyringssystem som videreudvikles til et ressourcestyringssystem tilpasset dette særlige område. Endvidere udarbejdes systematiske tilstandsvurderinger af bygningsmassen, som grundlag for vurdering af omkostninger til vedligeholdelse og renovering samt prioritering af opgaverne. 2003 kontaktstyring og ydelsesbeskrivelser på alle områder 2003 diverse servicekontrakter om driftsopgaver Løbende 20 Servicestratigi 2003-2005

Indsatsområde Handleplan Tidsplan Bygninger: Ordrestyring/tilstandsvurderinger. Der er gennemført omfattende gennemgribende renovering af kommunens institutioner og på skoleområdet pågår totalrenovering af en større skole, ligesom der er afsat store midler til kommende års renoveringer Løbende Servicestratigi 2003-2005 21

3. UDBUDSPOLITIK 3.1 Om udbudspolitikken 3.2 Ishøj Kommunes udbudspolitik I. Indledning a. Generelt om udbudspolitik b. Faglige kompetencer c. Offentliggørelse d. Udbudsformer II. Retningslinier for kontrolbud III. Udbudsmateriale IV. Valg af leverandør V. Personalets inddragelse VI. Kvalitetsopfølgning 3. Udbudspolitik 3.1 Om udbudspolitikken Hensigten med Ishøj Kommunes udbudspolitik er at give borgere, leverandører og medarbejdere et overblik over Byrådets holdninger til, hvordan udbud tilrettelægges i kommunen. Udbudspolitikken er derfor en generelt gældende politik, der ikke knytter sig til kravet i lov om servicestrategi og udfordringsret. 3.2 Ishøj Kommunes udbudspolitik I. Indledning I forbindelse med vedtagelse af ændring af lov om kommunernes styrelse blev der tilføjet nye bestemmelser vedrørende servicestrategi og udfordringsret. Byrådet har i medfør heraf pligt til at udarbejde en servicestrategi, der bl.a. indeholder en udbudspolitik. Byrådet har som led heri indarbejdet de overordnede retningslinier for brug af udbud i Ishøj Kommune. a. Generelt om udbudspolitik Udbudspolitikken er fastlagt på baggrund af kommunens indkøbs- og udbudspraksis, som ud over EU`s udbudsdirektiver og tilbudsloven er bestemt af kommunens indkøbsregulativ samt af kasseog regnskabsregulativet mv. Udbudspolitikken har til formål at opnå de bedst mulige aftaler ud fra en helhedsvurdering ved at angive retningslinier, der understøtter opgaven med at vurdere leverandører og deres tilbud. Heri indgår de totale omkostninger, kvalitet, miljøforhold og leveringssikkerhed mv. 22 Servicestratigi 2003-2005

b. Faglige kompetencer Gennemførelsen af en udbudsprocedure stiller nogle krav til kommunens medarbejdere i form af særlige kvalifikationer. Kommunen skal derfor sikre, at de fornødne kvalifikationer altid er til stede ved gennemførelse af et udbud. c. Offentliggørelse En opgave, som skal udbydes, og som samlet set vurderes at have et økonomisk omfang der er større end EU`s tærskelværdi, skal altid offentliggøres i EF-tidende. d. Udbudsformer Ved valg af udbudsform tilstræbes størst mulig konkurrence og gennemsigtighed om den udbudte opgave. I den forbindelse afvejer kommunen hensynet til at opnå det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud med de anvendte ressourcer. Kommunen vælger mellem offentligt udbud, begrænset udbud og indbudt udbud. II. Retningslinier for kontrolbud Ishøj Kommune tager individuelt stilling til, om den ønsker at give kontroltilbud på en opgave, der udbydes. III. Udbudsmateriale Uanset hvilken form for udbud kommunen vælger, skal der udarbejdes et udbudsmateriale, som kommunen udleverer til tilbudsgivere. Udbudsmaterialet vil som oftest bestå af udbudsbetingelser, kravspecifikation, tilbudsskemaer og kontrakt. IV. Valg af leverandør Uanset hvilken udbudsform kommunen har valgt, skal tilbudsgiverne være kvalificeret til at varetage den udbudte opgave. Er begrænset udbud valgt som udbudsform, kan antallet af tilbudsgivere reduceres til et på forhånd fastlagt antal. V. Personalets inddragelse Ved udbud af en opgave, der hidtil har været varetaget af kommunen, skal der i god tid forud for udbudets gennemførelse ske inddragelse af medarbejderorganisationen. VI. Kvalitetsopfølgning Når en opgave har været i udbud, skal kommunen følge op på, om opgaveudføreren lever op til de aftalte kravspecifikationer. Servicestratigi 2003-2005 23

4. Udbud / udlicitering af opgaver i Ishøj Kommune 4.1. 2002 Opgaver, der efter udbud / udlicitering udføres af private firmaer Dagrenovation, storskrald og haveaffald Forbrænding af affald Genbrugspladsen (Havehjælp til pensionister) Asfaltarbejder Renovering af kloakanlæg Brandslukning Vagtordningen Skadedyrsbekæmpelse Vejbelysningsvedligeholdelse Service på elevatorer Vinduespolering Leje / vask af beklædning til hjemmeplejen Forsikringer Fotokopiering Kommunens revision Låneoptagelser og leasing Nybyggeri, vedligeholdelse og reparation, herunder installatør, vvs, maler, tagdækning, snedker og gulvarbejde mm. - til alle disse arbejder indhentes som hovedregel 2 tilbud. Bortforpagtninger Cafe på idrætscentret Cykelværksted ved Ishøj Station Kommunens jorder Vandrerhjem/campingplads Form Asfaltarbejder og renovering af kloakanlæg har været i licitation. Dagrenovation, storskrald og haveaffald samt forsikringer og revision har været i EU-udbud, øvrige opgaver har i nogle tilfælde været i licitation og i andre tilfælde udføres de efter indhentning af mindst to tilbud. Indhold af opgaven Det fremgår af serviceinformationen fra Teknisk Forvaltning, hvor ofte der hentes dagrenovation, storskrald og haveaffald, samt hvordan målsætningen for opgaven er. Øvrige opgaver har mere karakter af serviceopgaver for kommunen og henvender sig ikke direkte til den enkelte borger. 4.2. Udbud / udlicitering i 2003 En del af opgaveområderne fra 2002 Telefoni Overvågningsanlæg i Ishøj Bycenter Snerydning Affaldscontainere til glas og papir 24 Servicestratigi 2003-2005

Affaldsposer / sække Arbejdsbeklædning Rengøringsmidler Aftørringspapir og affaldsposer Bleer Hjælpemidler Hårde hvidevarer PC tilbehør Kopipapir Kød og kolonialvarer. 5. Formidling af servicestrategien til borgerne. Kommunens servicestrategi skal gøres tilgængelig for borgerne i form af en redegørelse. Redegørelsen skal være med til at skabe overblik og åbenhed overfor borgerne og leverandører omkring kommunens opgavevaretagelse. Redegørelsen vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside og ved annoncering i lokalpressen. Servicestratigi 2003-2005 25

6. Udfordringsretten udfordringsret ishøj Indholdsfortegnelse Udfordringsret 1. Om udfordringsret 1.1 Hvad er udfordringsretten? 1.2 Lov om servicestrategi og udfordringsret 2. Ishøj Kommunes håndtering af udfordringsretten 2.1 Generelle retningslinier vedr. udfordringsretten 2.1.1 Byrådets behandling 2.1.2 Afvisning 2.1.3 Vejledning 2.2 Retningslinier for håndtering af udfordringer i Ishøj Kommune 2.2.1 Politisk stillingtagen 2.2.2 Forvaltningens opgaver 2.2.3 Begrundelser, der kan indgå i vurdering af udfordringer 2.2.4 Figur over procedurer for håndtering af udfordringer 26 Servicestratigi 2003-2005

Udfordringsret 1. Om udfordringsret 1.1 Hvad er udfordringsretten? Reglerne om servicestrategi og udbudspolitik suppleres af en bestemmelse om udfordringsret, der giver private ret til at udfordre kommuner ved at komme med et tilbud på udførelse af konkrete opgaver. Byrådet er forpligtet til at sammenligne tilbudet fra en udfordring med kommunens egen udførelse af opgaven. Byrådet skal beslutte, om opgaven skal varetages af kommunen eller løses af andre (for eksempel udfordreren). 1.2 Lov om servicestrategi og udfordringsret Folketinget vedtog d. 31. maj 2002 lov 159 om servcicestrategi og udfordringsret. Loven har virkning fra 1. januar 2003. Loven indeholder regler om, at Byrådet skal vurdere, hvordan kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles. Byrådet skal udarbejde en servicestrategi, som skal indeholde De indsatsområder som Byrådet har fastlagt for valgperioden 2002 2005 samt arbejdsplan for udmøntningen på indsatsområderne Redegørelse for, på hvilke områder kommunen påtænker at anvende udbud og Byrådets udbudspolitik Loven indeholder desuden et krav vedr. privates udfordringsret af den kommunale opgavevaretagelse. Bestemmelsen om udfordringsret giver private ret til at udfordre kommunen ved at komme med specifikke tilbud på udførelse af konkrete driftsopgaver med undtagelse af myndighedsopgaver, som kommunen løser for sig selv. Bestemmelsen forpligter Byrådet til at sammenligne tilbudet med kommunens egen udførelse af opgaven, og til at beslutte, om opgaven fortsat skal udføres af kommunen, eller om den samme opgave vil kunne løses bedre og billigere af andre. 2. Ishøj Kommunes håndtering af udfordringsretten 2.1 Generelle retningslinier vedr. udfordringsretten 2.1.1 Byrådets behandling Bestemmelsen forpligter Byrådet til at sammenligne tilbudet med kommunens egen udførelse af opgaven, og til at beslutte, om opgaven fortsat skal udføres af kommunen, eller om den samme opgave vil kunne løses bedre og billigere af andre. Byrådet er ikke forpligtet til at tage stilling til udfordringstilbud vedrørende opgaver, der udføres af private, andre kommuner eller et kommunalt fællesskab. Bestemmelsen regulerer ikke i øvrigt kravene til nødvendig præcision og detaljeringsgrad af udfordringen. Kommunen kan anmode om de oplysninger, som den finder nødvendig. Den private kan Servicestratigi 2003-2005 27

imidlertid ikke forpligtes til at anvende et bestemt skema eller lignende, når blot vedkommende fremkommer med de ønskede oplysninger. Udfordringstilbudet danner i første omgang grundlag for overvejelser om, hvorvidt opgaven med fordel kan sendes i udbud. Et udfordringstilbud har således forskellige funktioner afhængig af, om lovgivningen giver Byrådet adgang til at antage det private tilbud uden forudgående udbud, eller om lovgivningen stiller krav om gennemførelse af udbud efter en bestemt procedure. Reglerne om udfordringsret viger for anden lovgivning, og der skal derfor ved vurdering af udfordringstilbud tages højde for: at visse opgaver vedrørende myndighedsafgørelser m.v. ikke kan overlades til private jf. udbudspolitikken om der er tale om en opgave omfattet af EU s udbudsregler forpligtelsen i henhold til lov om social service til at godkende og indgå kontrakt med enhver leverandør, der opfylder en række kvalitets- og prismæssige krav. Byrådets overvejelser i forbindelse med modtagelsen af udfordringstilbud afhænger ud over krav som følge af anden lovgivning bl.a. af: servicestrategiens angivelse af indsatsområder og arbejdsplan procedurer i udbudspolitikken relevante interne regler, f.eks. indkøbspolitikken. Bestemmelsen om udfordringsret pålægger ikke Byrådet nogen specifik pligt til at tilvejebringe og udlevere detaljerede oplysninger om kommunens egen opgaveudførelse. Lovforslaget bygger dog på den generelle forudsætning, at en kommune vil besvare velbegrundede forespørgsler fra en potentiel tilbudsgiver, der har et sagligt behov for de pågældende oplysninger. Ansvaret for opgaveløsningen påhviler uanset udlicitering som følge af udfordringen fortsat Byrådet. 2.1.2 Afvisning (Lovgrundlag) Ved en konkret udfordring kan Byrådet afvise udfordringen med henvisning til 62 b stk.1, nr. 1-9, hvis: tilbudet ikke overstiger 500.000 kr. for en enkeltstående ydelse og kr. 500.000 kr. pr. år for løbende ydelser, tilbudsgiver ikke lovligt vil kunne udføre den opgave, som tilbudet omfatter, tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne tekniske formåen, tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne finansielle og økonomiske formåen, tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at forhold af mere personlig karakter ikke gør denne uegnet til at udføre opgaven, tilbudet forekommer at være unormalt lavt i forhold til ydelsen, tilbudet svarer til et tilbud, som Byrådet inden for den pågældende valgperiode har behandlet efter 62 a, 28 Servicestratigi 2003-2005

tilbudet omfatter en opgave, som Byrådet før tilbudets modtagelse har besluttet at sende i udbud, eller tilbudet omfatter en opgave, som afviger fra den opgaveafgrænsning, som Byrådet beslutter skal udgøre grundlaget for en beslutning efter 62 a. Byrådet skal i sådanne tilfælde oplyse tilbudsgiver om den valgte afgrænsning af opgavens indhold. Afgørelser efter nr. 1-8 kan træffes af forvaltningen, et stående udvalg eller Økonomiudvalget. Tilsvarende gælder afgørelser efter nr. 9, hvis tilbudet svarer til et tilbud, som Byrådet inden for den pågældende valgperiode har behandlet efter nr. 9. Det følger heraf, at andre beslutninger efter nr. 9 skal træffes af Byrådet. 2.1.3 Vejledning Indenrigs- og Sundhedsministeriet har den 20. december 2002 udsendt en vejledning om anvendelse af udfordringsretten i praksis. Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning vil blive indarbejdet i kommunens retningslinier. 2.2 Retningslinier for håndtering af udfordringer i Ishøj Kommune 2.2.1 Politisk stillingtagen Der tages politisk stilling til alle udfordringer: Udfordringer, der kan afvises med henvisning til 62b, stk. 1-8 (dvs. under 500.000 kr., et område, der er besluttet at sende i udbud o.l. se de 8 muligheder ovenfor) forelægges for fagudvalgene, der tager stilling til udfordringerne på baggrund af indstilling fra forvaltningen. Afvisninger i henhold til 62 b, stk. 1, nr. 9, (dvs. tilbudet omfatter en opgave, som afviger fra den opgaveafgrænsning, som Byrådet beslutter skal udgøre grundlaget for en beslutning efter 62 a. Byrådet skal i sådanne tilfælde oplyse tilbudsgiver om den valgte afgrænsning af opgavens indhold.) forelægges for Byrådet. Det betyder, at Byrådet træffer beslutninger om afvisning i henhold til nr. 9 samt udfordringer på over 500.000 kr., og at fagudvalgene tager stilling til alle øvrige udfordringer. Håndteringen af udfordringer er illustreret i figuren i afsnit 2.2.4. 2.2.2 Forvaltningens opgave Når en privat leverandør udfordrer kommunen med et tilbud om opgaveudførelse, er det den berørte forvaltning, der udarbejder materiale til politisk stillingtagen, således at fagudvalget/byrådet kan træffe beslutning. Materialet skal indeholde en vurdering af, om udfordringen kan afvises med henvisning til et eller flere betingelsesnumre i 62 b stk. 1 ledsaget af en begrundelse, herunder med henvisning til, hvilke grunde der konkret lægger til grund for afvisningen, jf. 62 b, stk. 1, nr. 1-9. Skal udfordringen forelægges Byrådet, foretager den berørte forvaltning en beregning af omkostningerne ved, at kommunen løser opgaven selv og sammenligner den med de omkostninger, der Servicestratigi 2003-2005 29

vil være forbundet med at antage det indkomne tilbud. Principperne for beregning af omkostningerne er beskrevet i Retningslinier for omkostningskalkulation og vil løbende blive ajourført. Omkostningsberegningerne forelægges Byrådet sammen med den konkrete udfordring samt en beskrivelse af konsekvenserne af en eventuel udlicitering for kommunen, medarbejderne og borgerne, jf. udbudspolitikken. 2.2.3 Begrundelser, der kan indgå i vurdering af udfordringer Der ligger ikke i reglerne om udfordringsret nogen indskrænkning i de hensyn, som Byrådet kan inddrage i vurderingen af, om det vil antage det private tilbud. Byrådet kan vælge at fortsætte med selv at udføre den pågældende opgave, uanset at det private tilbud måtte være mere fordelagtigt. Hvis tilbudet ikke giver anledning til udbud af opgaven, skal Byrådet underrette den private tilbudsgiver om beslutningen og ledsage denne af en begrundelse. Ønsker Byrådet derimod, at opgaven skal udbydes i fri konkurrence, sker dette i henhold til EU s regler om udbud for opgaver over tærskelværdien og i øvrigt efter reglerne fastsat i udbudspolitikken m.v. 2.2.4 Figur over procedure for håndtering af udfordringer Figur 1. Arbejdsgangsbeskrivelse for udfordringer Udfordring Fagudvalget vurderer om beslutning efter 62 a NEJ Beregning af omkostninger og beskrivelse af konsekvenser JA Tilbudet antages ikke Byrådet orienteres Afslag med begrundelse Byrådet Udbud af opgaven ønskes NEJ Tilbudet antages ikke Afslag med begrundelse JA Tilbudet er under 1,8 mio. kr. JA NEJ EU-udbud Fællesudbud 30 Servicestratigi 2003-2005

Servicestratigi 2003-2005 31

32 Servicestratigi 2003-2005 www.ishoj.dk