Aula FAQ Version 28. januar 2019 Denne FAQ er lavet på baggrund af de spørgsmål, der er stillet af ledere fra skoler, KKFO og fritidsinstitutioner på Aula workshops i områderne i januar 2019. Man kan finde yderligere funktionsbeskrivelser og andet om Aula på aulainfo.dk/ Der er mulighed for at bruge søgefunktionen, når man skal orientere sig i denne FAQ. Sprog Q1. Er det muligt at vælge forskellige sprog i Aula? Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at indstille Aula til forskellige sprog. Man kan i stedet benytte sig af den automatiske oversætterfunktion i en browser. Kommunikation Q2. Hvordan sikrer man, at vigtige informationer ikke drukner i Aula? Københavns kommune har udarbejdet en anvendelses- og kanalstrategi, der lægger op til en gentænkning af skolens kommunikationsstrategi i forhold til, hvordan Aula anvendes, så alle forældre både kan og vil benytte sig af Aula. Dette skal være med til at understøtte, at Aula opleves overskueligt for medarbejdere, forældre og elever. Der vil blive udarbejdet vejledninger, der understøtter opsætning og anvendelse med dette formål. Q3. Kan man se historik på beskeder? Beskeder i Aula kommer til at ligge som en tråd, hvor hele korrespondancen kan læses og tråden slettes ikke. Medarbejdere kan se, når en besked er læst dette gælder ikke for elever og forældre. Q4. Er det muligt at lave ugeplaner i Aula? Side 1 af 13
Der kommer en ugeplan i Meebook, som integreres via en widget som vises i Aula for elever og forældre. Q5. Er opslagstavlefunktionen som på SkoleIntra? Når man logger ind på Aula, er det første man møder Aulas Overblik, som minder om opslagstavlen i SkoleIntra. Der vil man se opslag fra de grupper man er medlem af. Q6. Der findes både en @aula.dk og en @undervisning.kk.dk mail. Hvilken anbefaler I at bruge? Vi anbefaler, at kommunikationen primært foregår i Aula. Beskeder til og fra hjemmet skal foregå i Aula. Q7. Kan beskedsystemet i Aula bruges til ekstern kommunikation? Ja, der vil være en mailfunktion i Aula, hvor man kan sende og modtage beskeder fra fx skolepsykolog, sundhedsplejerske eller andre fagprofessionelle, der har en kk-mail. Q8. Får man en notifikation om, at der er en ny besked i Aula? Det er muligt at få push-notifikationer i Aulas app, når der er nyt i Aula. Derudover vil det også være markeret med et ikon på forsiden. Q9. Får elever mulighed for at få en notifikation på SMS -fx ugeplan? Nej, man får ikke notifikation på SMS. Man kan få push-notifikationer i Aulas app. Kalender Q10. Er der mulighed for at invitere til arrangementer eller møder i Aula? Det er muligt for medarbejdere at indkalde til møder via kalenderen i Aula. Det er ligeledes muligt at oprette begivenheder, for eksempel forældresamtaler, med mulighed for tilmelding. Q11. Har alle medarbejdere og forældre adgang til hinandens kalendere? Medarbejdere kan se og booke i hinandens kalendere, ved at de åbner egen kalender. Elever og forældre kan ikke se eller booke i medarbejdernes kalendere. Q12. Kan kalenderen opdeles for fritidsinstitutioner med flere afdelinger? Ja, man kan oprette en gruppe med egen indholdsside, tilføje medarbejderne og tilføje modulet kalender. Q13. Er der et bookingsystem koblet til kalenderen? Side 2 af 13
Den lokale administrator kan oprette ressourcer i Aula, som kan bookes i kalenderen. Q14. Kan kalenderen synkroniseres med Outlook? Kalenderen kan synkroniseres ud af Aula til Outlook (O365), men man kan ikke synkronisere Outlook kalenderen ind i Aula. Q15. Kan kalenderen synkroniseres med Meebook? Meebooks ugeplanswidget kan vise hvilke forløb, der aktuelt arbejdes med direkte i Aula. Der er ikke synkroniseringsmuligheder mellem kalender i Aula og Meebook. Q16. Hvor registreres fravær? Fravær registreres fortsat i KMD fravær for skolerne. Skema Q17. Hvilket skema og vikardækningssystem er der købt i København? I København er der købt IST (Tabulex/Trio) ind til alle skoler. Systemet kan blandt andet håndtere skemalægning, fleksible- og vikarskemaer. Q18. Kan skemaændringer integreres i kalenderen? Ja det kan det godt. Alle skemabrikker integreres i Aula kalenderen. Q19. Hvordan skriver medarbejderne besked til vikarer, når de er fraværende? Hvis der skrives en note i vikardækningssystemet, er det muligt at få den vist i Aula kalenderen. Der er også mulighed for at anvende Aula beskedsystem. Grupper Q20. Hvilke muligheder er der for at arbejde med grupper i Aula? Aula opsættes så kun ledelse, administratorer og udvalgte ressourcepersoner får mulighed for at danne grupper og tildele rettigheder. Aula opsættes med kun de mest nødvendige grupper. Der findes to typer af grupper i Aula: 1. Aula-hovedgrupper, som dannes via KMD-Elev og indeholder stamklasser med elever, forældre og medarbejdere. Side 3 af 13
2. Aula-grupper, som kan oprettes direkte i Aula, hvor de relevante medlemmer kan tilføjes. Der vil komme retningslinjer for hvilke beslutninger, der skal tages på skole eller fritidsinstitution vedrørende oprettelse af Aula-grupper. Q21. Kan man overføre eksisterende grupper fra SkoleIntra? Nej, der overføres ikke grupper fra SkoleIntra til Aula. Side 4 af 13
Q22. Hvordan danner man bedst muligt grupper ift. beskeder? I beskedsystemet er det muligt at anvende de KMD grupper, der er hentet ind, fx kan man skrive direkte til 4.b. s elever eller 4.b. s forældre eller medarbejdere tilknyttet 4.b. Det er også muligt at skrive til grupper oprettet direkte i Aula. Q23. Når man tilføjer en ny medarbejder i en gruppe, får de så adgang til gamle dokumenter som er delt i gruppen? Ja, i grupper med egen indholdsside, får nye medlemmer adgang til alt indhold. Q24. Kan Aula-grupper (de manuelle grupper), fremskrives ved skoleårsskift? De Aula-grupper man selv har oprettet,kan fremskrives (navnet kan ændres). Det sker ikke automatisk, man skal selv ændre navnet. I Aulahovedgrupper (stamklasser) sker oprulningen automatisk via KMD-Elev. OneDrive Q25. Er Aula synkroniseret med det administrative OneDrive eller det pædagogiske OneDrive (undervisning.kk.dk)? Aula er synkroniseret med det pædagogiske OneDrive. Fælles filer Q26. Kan man selv lave mappestruktur? Det er ikke muligt at gruppere dokumenter i Fælles Filer i en mappe struktur. Q27. Har forældre adgang til filer i Fælles Filer? Ja, i Fælles Filer har medarbejdere, forældre samt elever på mellemtrin og udskoling adgang til alt indhold. Fælles Filer er til dokumenter, der er fælles for skolen/institutionen såsom virksomhedsplaner, strategier, mobbepolitik, referater fra bestyrelsesmøder mm. Q28. Hvor kan der deles filer med KUN personalet? I Sikker Fildeling eller i Teams i pædagogisk O365. Sikker fildeling Q29. Er Sikker Fildeling stedet for fx referater, handleplaner, etc.? Side 5 af 13
I Sikker Fildeling i Aula vil det være muligt at gemme filer med personfølsomt indhold fx handleplaner, referater fra netværks- og teammøder. Et dokument tagges altid på et barn eller en gruppe. Det er kun de medarbejdere, der har fået rettigheder til barnet eller gruppen, der kan se dokumenter med personfølsomt indhold. Q30. Kan man arbejde kollaborativt (skrive i samme dokument samtidigt) i Sikker Fildeling? Man kan skrive i samme dokument i sikker fildeling, men ikke samtidig. Q31. Kan børn og forældre se personfølsomme dokumenter i sikker fildeling? Børn og forældre kan ikke se Sikker Fildeling i Aula. Hvis der er dokumenter, som forældre skal se, kan medarbejdere sende det via sikker besked. Q32. Kommer der en klasselog i Aula? Der kommer en klasselog i Aula. Den bliver udviklet i løbet af efteråret. Samtykke og tilladelser Q33. Hvornår giver forældre samtykker og tilladelser? Når forældre logger ind i Aula første gang, skal de svare på samtykker og tilladelser. Hvis skoler eller fritidsinstitutioner beder om nye tilladelser, skal forældrene svare på dem. Q34. Hvis én forældre ikke tillader billeder, men en anden gør, kan et billede så vises? Nej. Q35. Hvad betyder medier? Samtykke til at dele medier? Medier er både foto og video Q36. Skabelon til brugertilladelser andre tilladelser? I Aula er der en standardliste over hhv. supplerende stamdata og tilladelser. Den lokale administrator kan således tilvælge tilladelser og supplerende stamdata ud fra standardlisterne, samt oprette ny supplerende stamdata og nye tilladelser i Aula alt efter behov. Q37. Kan samtykke og tilladelser udskydes 14 dage efter opstart (for at sikre en bedre opstart for forældrene)? Forældre skal tage stilling til samtykker, inden de kan komme i Aula første gang. Skolen/institutionen bestemmer selv, hvornår de vil sende tilladelser ud. Side 6 af 13
Q38. Kan man sætte tid på samtykker, så forældrene skal godkende dem hvert halve år? Nej, samtykke kan altid ændres af forældrene. Hvis et barn skifter institution eller skole, skal forældre afgive samtykker på ny første gang, de logger på Aula i den nye institution. Galleri Q39. Må man bruge egne devices til foto? Man må kun tage billeder med egne devices, hvis det foregår i Aulas app. Q40. Hvem kan oprette album i galleriet? Det er kun medarbejdere, der kan oprette album i galleriet. Login og adgang Q41. Bruges der UNI-Login? Elever skal logge på Aula med UNI-Login. Forældre skal logge på Aula med UNI-Login. Pædagogiske medarbejdere skal logge på med kommunal IDP uniloginbrugernavn@undervisning.kk.dk (som på pædagogisk O365) og deres kode til UNI-Login. Pædagogiske medarbejdere på fritidsinstitutioner får et UNI-Login og skal også logge på med kommunal IDP. Hvis man arbejder på: en KKFO skal man via skolens kontor have sit UNI-Login. en klynge eller selvejende fritidsinstitution, skal man kontakte sin leder for at få et UNI-Login. (Ledelsen kan orientere sig i ugepakken fra uge 5) Sikkert login Q42. Hvordan logger man ind med sikkert login i Aula? Det sikre login foregår lettest via en smartphone, hvor app en Microsoft Authenticator er installeret. Hvis man ikke ønsker at anvende en smartphone, kan der bestilles en nøgleviser/token. Side 7 af 13
Videoguides til begge måder for sikkert login findes på pit.kk.dk/aula Q43. Skal skolerne selv betale for nøgleviser/token? Nej den er gratis, og kan bestilles på mail@pitsupport.kk.dk eller via pit.kk.dk. Husk at angive: * Fornavn * Efternavn * Uni-login * Institution / skole Q44. Er der 2 faktor login for elever? Nej, elever skal ikke logge ind med 2-faktor login. Q45. Er der 2 faktor login for forældre? Ja, forældre skal logge sikkert ind for at læse beskeder opmærket som sikker besked. Forældre logger ind med deres personlige NemID, hvis de er på en pc. Fra en mobil kan de bruge fingertouch, Face-ID eller lign. Datasikkerhed Q46. Kommer der en kontaktbog i Aula? Nej, der kommer ikke en kontaktbog i Aula. Q47. Kan man se notater ang. et barn på tværs af institutioner? Ja, hvis man har en faglig og saglig grund til at se indholdet, og det er delt med én, så kan man godt. Q48. Kommer der en beskrivelse af, hvad personfølsomme oplysninger kan være? Ja, der kommer en beskrivelse med eksempler på, hvilke oplysninger der skal behandles sikkert Q49. Er der tænkt over, hvordan en stærk-samarbejde pædagog på en fritidsinstitution skal forholde sig til tavshedspligten, når de har adgang til skolens Aula? I forhold til tavshedspligten må en medarbejder kun se indhold som man har en faglig og saglig grund til at se. I Aula vil en medarbejder kun kunne se sikre dokumenter, der er delt med én. Forældre Side 8 af 13
Q50. Er det skolens opgave at lære forældrene at bruge og give dem support til Aula? Ja det er skolens opgave at sørge for, at alle forældre kommer på Aula. Der skal udarbejdes en plan for support til forældre lokalt på den enkelte skole og fritidsinstitution. Q51. Vil skolebestyrelsen få adgang til Aula før de andre forældre? Nej, Aula åbner for alle forældre d. 1/8 2019. Q52. Kan forældre sygemelde et sted til skole/kkfo? Forældre skal meddele både skole og institution når et barn er fraværende. Fravær registreres i KMD-Fravær på skolen og i komme/gå modulet i Aula, for KKFO en. Så samme indgang, men to steder. Pædagogiske medarbejdere Q53. Hvem underviser hele personalegruppen i Aula? Hver skole og fritidsinstitution har tilmeldt pædagogiske ressourcepersoner til uddannelse i Aula, hvor de bliver klædt på til at kunne undervise deres kollegaer i Aula. Q54. Kommer Aula til at tale sammen med det pædagogiske O365? Der bliver en integration til One Drive på det pædagogiske O365 Q55. Kan personalet se forældresiden? Nej, medarbejdere kan ikke se en forældrevisning. Ledelse Q56. Er leder-login også xxxx@undervisning.kk.dk? Ja, alle ledere og medarbejdere skal logge på med kommunal IDP uniloginbrugernavn@undervisning.kk.dk (som på pædagogisk O365) og deres kode til UNI-Login. Q57. Hvordan taler det administrative O365 sammen med Aula? Synkroniserer Outlook med kalender? Kalenderen kan synkroniseres ud af Aula til Outlook, men man kan ikke synkronisere Outlook kalenderen ind i Aula. Q58. Får de pædagogiske ledere også UNI-Login? Pædagogiske ledere på fritidsinstitutioner får et UNI-Login og skal logge på med kommunal IDP ved at bruge uniloginbrugernavn@undervisning.kk.dk og koden til UNI-Login. Side 9 af 13
Fritidsinstitutioner og KKFO Q59. Hvor meget af Aula erstatter KbhBarn i en fritidsinstitution? Aula bliver den primære kommunikationsvej imellem fritidsinstitutionen og forældre Q60. Kan man som fritidsinstitution nøjes med Aula? Ja, Aula er den primære kanal for forældrekommunikation. Fritidsinstitutionen aftaler med klynge- eller netværksleder om der er behov for yderligere at anvende fx KbhBarn til intern kommunikation. Der er stadig krav om at anvende KbhBarn Overgang til vidensoverdragelse mellem børnehave og skole og fritidsinstitution. Q61. Hvordan fungerer den supplerende del mellem Aula og KbhBarn? Aula og KbhBarn kommer ikke til at kunne tale sammen teknisk. Det er to forskellige systemer. Det er derfor vigtigt at man lokalt bliver enige om hvornår man gør brug af hvilket system. Q62. Indkrydsning kan børn fra andre skoler skrives ind eller skal vi have to indkrydsningssystemer? På selvejende og klyngeinstitutioner hentes børn ind fra KMD Institution det er derfor ikke nødvendigt at barnet går på den tilknyttede skole. På KKFO er er der udelukkende adgang til børn fra skolen. Q63. Bliver der mulighed for at oprette tjek-ind grupper på tværs af klasser? Det har vi brug for som fritidsinstitution og selvejende. Ja, der laves en gruppe i Aula Q64. Tjek ind, kan skolen tjekke børn ind i fritidsinstitutionen og omvendt? Tjek ind kan foretages på den eller de institutioner, man er tilknyttet Q65. Er der mulighed for, at Aula kan bruges til, at børnene tjekker ind på lokationer i fritidsinstitutionen (som KBH Barn)? Det bliver i Aula muligt at oprette aktiviteter eller lokaliteter, som børnene så kan tjekke sig ind og ud af i løbet af dagen. Q66. Hvilke indtjekningsplatforme er der til Aula (app, PC/Mac sov.)? Tjek ind foretages i en browser version. Det bliver muligt at gøre brug af trykfølsom skærm, fx en ipad, til komme/gå modulet. Q67. Når eleverne er krydset ind på skolen om morgenen, hvad sker der så når de skal på frit? Hvem har ansvaret for at tallene stemmer? Side 10 af 13
Når eleverne er krydset ind på skolen om morgen, er det i KMD-elev. Det er ikke det samme som Aulas komme/gå modul. Så dataen følger ikke med til om eftermiddagen. Q68. Hvor hentes grupper til fritidsinstitutioner fra? Det er en administrativ opgave at oprette grupperne på en FI. På klynge og selvejende FI hentes børnene ind fra KMD IS i marts 2019. Q69. Bliver børn, der går på KKFO automatisk KKFO i Aula eller skal de tilknyttes manuelt? Børn der går på en KKFO bliver automatisk tilknyttet Aula, så længe de går på skolen. Q70. Børn starter allerede i KKFO eller fritidsinstitution i maj. Hvornår kommer forældre på? Aula åbner først op for forældre d. 1/8 2019, så forældre til maj-børn i 2019, vil skulle fortsætte med at bruge KBH Barn indtil da. Derefter vil de kunne komme på Aula fra de starter som maj børn. Q71. Hvilke tanker er der gjort ift., at Aula skal implementeres samtidig med, at KKFO modtager nye børn (1. maj)? Opsætningen af Aula kan foretages fra februar/marts og frem til august. I august kommer alle børn og forældre på. Københavns Kommune følger den nationale tidsplan. Q72. Kan man lave tilmelding til KKFO/fritidsinstitutioner i skoleferier? I komme/gå modulet i Aula vil forældre have mulighed for at indberette ferie og sygdom for deres barn. Q73. Hvordan arbejdes der med TOPI og handleplaner/smtte i Aula? Disse værktøjer er ikke en del af Aula, så arbejdet med TOPI og SMTTE handleplaner kan man stadig arbejde med i KBH Barn. Q74. Hvilken hjemmeside anvender KKFO/fritidsinstitutionen? Hver kommunal og selvejende fritidsinstitution får sin egen Aula hjemmeside, som de skal benytte fremadrettet. KKFO og skole deler samme hjemmeside. Hjemmesider på KbhBarn slettes og URL en peger fra 1. august på den nye Aula hjemmeside Q75. Er brugernavnet på fritidsinstitutioner også undervisning.kk.dk? Ja, fritidsinstitutioner skal også logge på Kommunal IDP, som er unilogin@undervisning.kk.dk Side 11 af 13
Q76. Lige nu er det kun kombinationsansatte, der har adgang til O365, hvordan kommer det øvrige personale på? Fritidsinstitutioner får også en adgang til pædagogisk O365. I Aula vil der være en integration til O365 One Drive. Både skoler og fritidsinstitutioner kan desuden logge på O365med unilogin@undervisning.kk.dk og password til UNI-Login Samarbejde på tværs Q77. Kan man samarbejde med eksterne samarbejdspartnere i Aula (f.eks. SOF, PPR osv.)? Ja, det kan man godt. PPR kan tilføjes som konsulenter i KMD Elev (og dermed tilføjes i skolens Aula). Overgang fra SkoleIntra til Aula og eksempelvis O365 Q78. Er det muligt at bede om gem som sikker fil direkte i O365, som gemmes i Aula? Nej det er ikke muligt. Q79. Hvad sker der med data fra SkoleIntra - hvilke data flyttes automatisk? Og hvornår sker det? Elevplanen, Elevens mappe, samlemapper, kontaktbog og klasselog flyttes automatisk til Aulas Sikker Fildeling, hvor alt indhold vil ligge i en mappe der hedder Fra SkoleIntra. Filer, der overføres automatisk, vil være ikke-redigerbare i Aula (pdf er). Hvis man har filer, man vil have flyttet til O365, så skal det gøre manuelt. Data flyttes fra SkoleIntra til Aula i sommerferie. Deadline for oprydning i SkoleIntra er d. 21/6 2019. Q80. Hvor meget plads er der til rådighed? Der er ikke nogen plads begrænsning i Aula Hjemmeside Q81. Hvordan ser skoleporten ud? Skoleporten lukker samtidig med SkoleIntra. Med Aula følger en ny hjemmeside. Der vil i maj være kurser for dem, som skal lave hjemmesider. Side 12 af 13
Q82. Sammenhæng mellem fælles filer og hjemmeside, krydser man fx af og så vises det på hjemmesiden? Der er ingen sammenhæng mellem Aula hjemmeside og de øvrige moduler i Aula heller ikke fælles filer. Q83. Må der være situationsbilleder på hjemmesiden? Der må kun bruges billeder af institutionens børn på hjemmesiden hvis forældrene har givet samtykke til det. Jvf. Københavns Kommunes fotopolitik. Q84. Hvordan sættes hjemmesiden op? Både ved hjemmesider og infotavler vil man kunne gøre brug af foruddefinerede skabeloner, som dog i vid udstrækning kan tilpasses skolen og kommunens behov. Q85. Kommer der infoskærme (som i SkoleIntra og KbhBarn)? Ja, det forventes udviklet i efteråret og kan tilgås fra en browser. De skærme som fritidsinstitutionerne i dag bruger til KBH-Barn (tjek-in), vil på samme måde kunne bruges til komme/gå modulet i Aula. Diverse Q86. Kommer klubberne på Aula? Det er endnu uvist om klubberne kommer på Aula i København. Q87. Skal vi selv stå for den tekniske opsætning i Aula? En del af Aulas tekniske opsætning udføres af den kommunale administrator. Resten skal opsættes af den lokale administrator. De lokale administratorer kommer på kursus fra februar 2019. Q88. Kommer der en hotline til spørgsmål? Nej, der vil ikke være en telefonisk hotline. Hver skole og fritidsinstitution har en fast tilknyttet læringskonsulent, som de kan kontakte, hvis de har spørgsmål. Q89. Hvordan kobles forskellige faggrupper op på klasserne i KMD Elev (pæd.med., PPR, vikarer osv.)? Skolens ledelse kan orientere sig i opgaveportalen: Gør skolens "KMD Elev data" klar til Aula Side 13 af 13