UDBUD FORUNDERSØGELSE AF RUTE 15 LØGTEN-ÅRHUS LUFTHAVN PROJEKTERING

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON Oktober 2011 11/16307 Hans-Carl Nielsen hcn@vd.dk 11/16249 7244 3652 Hans-Carl Nielsen h UDBUD FORUNDERSØGELSE AF RUTE 15 LØGTEN-ÅRHUS LUFTHAVN PROJEKTERING BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) OKTOBER 2011 Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018

2 af 10 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD... 3 1.1 Ordregiver... 3 1.2 Opgaven... 3 1.3 Kontrakt... 3 1.4 Tilbudsgrundlag... 3 1.5 Tilbudsfasen... 3 1.6 Tilbudets form og indhold... 4 1.7 Forbehold... 5 1.8 Tidsterminer, vedståelse... 5 1.9 Vederlag... 5 1.10 Pris... 5 1.11 Forslag til opgaveløsning... 5 1.12 Organisation og bemanding... 5 1.13 Referencer... 6 1.14 ATR-skemaer... 6 1.15 Bedømmelsens forløb... 6 2-kuvert system:... 6 Konditionsmæssighed:... 6 Fase 1: Bedømmelse... 7 Fase 2: Åbning af kuverten med Pris (Tilbudsliste)... 7 1.16 Vurderingsmodel... 7 Vægtning:... 8 Karakterer:... 8 1.17 Resultat af bedømmelsen... 9 1.18 Resultat af bedømmelsen... 9 1.19 Aftaleindgåelse... 9 1.20 Erklæring om arbejdsmiljø... 9

3 af 10 1. BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1.1 ORDREGIVER Opgaven rekvireres af: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postboks 1569 1020 København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: www.vejdirektoratet.dk 1.2 OPGAVEN Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) gælder i forbindelse med udbud vedr. skitseprojektering i forbindelse med en forundersøgelse af rute 15 mellem Løgten og Tåstrup. 1.3 KONTRAKT Vejdirektoratet vil ud fra Vurderingsmodellen i afsnit 1.16 bestemme det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt i henhold til afsnit 1.18 og herefter indgå aftaler i henhold til Bilaget: Aftale om Rådgivning og bistand. 1.4 TILBUDSGRUNDLAG Tilbud skal afgives på følgende grundlag: Eventuelle rettelsesblade udsendt i tilbudsfasen, jf afsnit 1.5 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret oktober 2011 Opgavebeskrivelse, dateret oktober 2011 Tilbudsliste, dateret oktober 2011 Vejdirektoratets Standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, februar 2011, se: http://www.vejdirektoratet.dk/dokument3.asp?page=document&objno=268298 Bilag 1, udkast til Aftale om rådgivning og bistand Tilbud skal afgives på dansk. Kontraktsproget er dansk og arbejdssproget er dansk. I det følgende benævnes de, der giver tilbud på denne opgave Tilbudsgiverne og den der senere får overdraget opgaven Tjenesteyderen. 1.5 TILBUDSFASEN Al henvendelse vedrørende tilbuddet skal ske til Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postboks 1569 1020 København K Att.: Hans-Carl Nielsen Tlf: 7244 3652

4 af 10 Mail: vd@vd.dk med cc til hcn@vd.dk Henvendelse kan ske pr. brev eller e-mail. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt. Sidste frist for modtagelse af spørgsmål er 6 arbejdsdage inden tilbudsafgivelsen. Spørgsmål modtaget efter denne frist vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt. Der vil blive udsendt rettelsesblade til udbudsmaterialet, såfremt besvarelser eller andre forhold giver anledning til ændringer af udbudsmaterialet Evt. spørgsmål og svar på disse samt eventuelle rettelsesblade fremsendes til de bydende 3 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. 1.6 TILBUDETS FORM OG INDHOLD Tilbuddet skal indeholde nedenstående dokumenter. A. Forslag til opgaveløsning, jf. afsnit 1.11 B. Organisation og bemanding, redegørelse jf. afsnit 1.12 C. Tilbudte CV er, jf. afsnit 1.12 D. Referencer, jf. afsnit 1.13 E. ATR-skema(er), jf. afsnit 1.14 F. Erklæring om arbejdsmiljø, jf. afsnit 1.20 G. Tilbudsliste (se afsnit 1.10) afleveres i udfyldt stand i en særskilt kuvert, (se 1.15.). Tilbudsmaterialet (bortset fra Tilbudslisten) skal indsættes i mappe eller lignende med faneblade iht. ovenstående indhold. Tilbud skal afleveres i 3 udprintede eksemplarer samt digitalt som pdf-filer på en CD eller DVD samlet i særskilt lukket kuvert. Inde i denne kuvert skal Tilbudslisten lægges i 1 udprintet og underskrevet eksemplar i en særskilt lukket kuvert mærket: Tilbudsliste. Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet, forundersøgelse rute 15 - skitseprojektering, TILBUD. Alt tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tidspunkt for aflevering af tilbud er: Fredag den 2. december 2011, klokken 10.00 Tilbud skal afleveres til: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postboks 1569 1020 København K

5 af 10 Åbning af tilbuddene sker uden tilbudsgivernes deltagelse. 1.7 FORBEHOLD Eventuelle forbehold (individuelle eller standardforbehold) over for udbudsmaterialet skal anføres i tilbudslisten. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, der angår grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, er Vejdirektoratet forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Vejdirektoratet er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold, også selvom disse ikke angår grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne. I det omfang en objektiv prissætning af forbeholdet ikke skønnes mulig, er Vejdirektoratet dog forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiveren kan pga. forhandlingsforbuddet og ligebehandlingsreglerne ikke spørges om evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor om nøje at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold og søge alle evt. usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 1.8 TIDSTERMINER, VEDSTÅELSE Tilbud skal vedstås til den 22. december 2011. Opgaven forventes overdraget 15. december 2011. 1.9 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse. 1.10 PRIS Der skal afgives tilbud på den vedlagte tilbudsliste, se Tilbudsliste (TBL). De anførte antal enheder i tilbudslisten udgør det volumen, som skal danne baggrund for tilbuddet. Mængden er kun stipuleret for at give et ensartet grundlag for afgivelse af tilbud. De tilbudte priser er gældende selvom omfanget af opgaven ændres. 1.11 FORSLAG TIL OPGAVELØSNING Tilbudsgiver skal give en begrundet beskrivelse af hvorledes opgaven overordnet foreslås gennemført, herunder en redegørelse for samspillet mellem de involverede parter. Beskrivelsen skal indeholde en overordnet tidsplan for opgavens løsning, herunder forslag til milepæle for Vejdirektoratets medvirken/beslutninger. Beskrivelsen må maksimalt fylde 4 A4-sider. 1.12 ORGANISATION OG BEMANDING Tilbudsgiver skal redegøre for den organisation og bemanding, der skal gennemføre opgaven.

6 af 10 Redegørelsen skal indeholde en organisationsplan for opgaven, som viser hvordan tilbudsgiveren internt vil organisere sine kompetencer. Organisationsplanen skal understøttes af en beskrivelse af rollefordeling, ansvarsområder og kommunikationsveje både i egen organisation og i forhold til Vejdirektoratet. Redegørelsen må maksimalt fylde 3 A4-sider. Der vedlægges CV er for tilbudte personer til denne opgave med oplysning og relevante kompetencer og dokumenteret erfaringer fra lignende opgaver, jf. Opgavebeskrivelsen. Personkategori iht. til tilbudslistens opdeling skal anføres. Hvert CV må maksimalt fylde 3 A4-sider. 1.13 REFERENCER Tilbudsgiver skal vedlægge referencer, der dokumenterer tilbudsgivers kompetencer og erfaringer i relation til løsning af tilsvarende opgaver. Referencerne skal højst være 3 år gamle. 1.14 ATR-SKEMAER Tilbudsgiver skal vedlægge et eller flere ATR-skemaer med angivelse af aktiviteter, tid og ressourcer til løsning af opgaven. Dog minus tilbudt timesats. I ATR-skemaerne angives personkategorien, men ikke den tilbudte timesats for kategorien. Summen af timer gange tilbudt timesats for de tilbudte kategorier vil blive lagt til grund for opgavens budget. 1.15 BEDØMMELSENS FORLØB 2-kuvert system: Ved denne tilbudsafgivning anvendes et 2-kuvert system, hvor kvaliteten først bedømmes, og herefter åbnes kuverterne med pris (Tilbudslisten). Kuverterne med pris vil blive åbnet fredag den 9. december kl. 10.00 i Vejdirektoratet, Niels Juels Gade 13, København i overværelse af de tilbudsgivere der måtte ønske det Konditionsmæssighed: Tilbuddene vil blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige. Hvis et tilbud er mangelfuldt, vil tilbuddet blive erklæret ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive optaget til bedømmelse. Vejdirektoratet kan i forbindelse med bedømmelsen stille spørgsmål til uklarheder i tilbuddene. Besvarelsen af disse spørgsmål vil indgå i bedømmelsen. Vurdering af de konditionsmæssige tilbud vil ske i 2 faser:

7 af 10 Fase 1: Bedømmelse Her foretages en evaluering af de konditionsmæssige tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Hvis der herunder registreres forbehold, behandles disse i Fase 2. Bedømmelse af kvalitet sker ud fra en samlet vurdering af følgende: Forslag til opgaveløsning, se afsnit 1.11 Redegørelse for organisation og bemanding, se afsnit 1.12 Referencer, se afsnit 1.13 ATR-skemaer, se afsnit 1.14 Der lægges positiv vægt på i hvilket omfang nedenstående er opfyldt: a) At de navngivne personer har kompetencer/erfaring, der bedst muligt svarer til den aktuelle opgave b) At personalet er klart organiseret, at kompetencen er til stede og at kommunikationen er klar og entydig c) At der er foretaget en realistisk vurdering af tids- og ressourceforbrug d) At det synes realistisk med den valgte organisering og bemanding at opgaven kan gennemføres inden for den afsatte tidsramme e) At forslag til opgavebeskrivelse viser at tilbudsgiver har forstået opgaven og har en god beskrivelse af hvordan opgaven kan løses Fase 2: Åbning af kuverten med Pris (Tilbudsliste) Efter Fase 1 er gennemført og dokumenteret åbnes kuverterne med tilbudsgivernes tilbudslister. Tilbudslisten indeholder i afsnit 6 et felt til angivelse af Forbehold. Forbehold kan også være identificeret under Fase 1. Hvis et tilbud indeholder forbehold, der angår grundlæggende elementer eller hvor en objektiv prissætning ikke skønnes mulig, jf. afsnit 1.7, vil tilbuddet blive erklæret ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive optaget til bedømmelse. Vejdirektoratet vil tage stilling til om tilbud med forbehold optages til bedømmelse og vil i givet fald prissætte evt. forbehold, jfr. afsnit 1.7. 1.16 VURDERINGSMODEL Tilbudsbedømmelsen skal udpege det økonomisk mest fordelagtige bud. Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtig. To underkriterier indgår i tilbudsbedømmelsen:

8 af 10 Pris Kvalitet (Forslag til opgaveløsning, organisation og bemanding, referencer og ATRskemaer) Underkriterierne for Pris og Kvalitet er nærmere beskrevet i afsnit 1.10, 1.11, 1.13, 1.14 og 1.15. Vægtning: Der vil blive anvendt nedenstående vægtning: 1.1.1 Pris vægtes 30 % 1.1.2 Kvalitet vægtes 70 % Karakterer: I Tilbudslistens punkt 2, Vurderingsmodel er angivet et bedømmelsesinterval, jfr. TBL. Dette bedømmelsesinterval bruges i karaktergivningen, som beskrevet nedenfor. Karakter for Pris findes ved følgende fremgangsmåde: A) Det tilbud, som har den laveste pris får karakteren 10. B) Et tænkt tilbud, som ligger i bedømmelsesintervallet over den laveste pris, får karakteren 0. De afgivne tilbud kan herefter karaktergives ved retlinet interpolation mellem de ovenstående tilbud A og B. Et tilbud, der f.eks ligger på det halve af bedømmelsesintervallet over den laveste pris, får således karakteren 5. Et tilbud med en højere pris end den laveste plus bedømmelsesintervallet vil opnå en negativ karakter. Karakter for Kvalitet findes ved følgende fremgangsmåde: Tilbuddene gives karakterer fra 0 til 10 ved en vurdering af i hvilket omfang de udover mindstekravene opfylder underkriteriet. Der karaktergives med hele tal efter følgende skala. Under afsnit 1.15, Bedømmelsens forløb, Fase: Bedømmelse, er det angivet hvad Vejdirektoratet lægger positiv vægt på ved bedømmelsen. Karakter Beskrivelse Gives for et tilbud, som er konditionsmæssigt, og hvor der ikke foreligger nogen 0 oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet. Gives for et tilbud, hvor der kun foreligger utilstrækkelige oplysninger, der belyser 1 opfyldelsen af underkriteriet. 2

9 af 10 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 4 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 6 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet. 8 9 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med 10 ingen eller få uvæsentlige undtagelser. Karaktererne 2, 4, 6, 8 og 9 anvendes også til tilbud, der ligger imellem de anførte beskrivelser. To eller flere tilbud kan opnå samme karakter. Under afsnit 1.115, Bedømmelsens forløb, Fase: Bedømmelse, er det angivet hvad Vejdirektoratet lægger positiv vægt på ved bedømmelsen. 1.17 RESULTAT AF BEDØMMELSEN Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for Pris, Fremgangsmåde og Udvikling: Totalværdi = Vp Kp + Vk Kk Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi, er det økonomisk mest fordelagtige bud. Totalværdien kan således maksimalt blive 10, idet vægtene indsættes som rene tal (ikke i %). 1.18 RESULTAT AF BEDØMMELSEN Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige bud. I tilfælde af at to eller flere tilbud opnår samme højeste totalværdi regnet med 1 decimal, kan Vejdirektoratet vælge frit mellem disse tilbud. 1.19 AFTALEINDGÅELSE Aftale indgås på grundlag af Bilaget: Aftale. 1.20 ERKLÆRING OM ARBEJDSMILJØ Tilbuddet skal indeholde en erklæring om arbejdsmiljø. Denne erklæring skal angive, at tilbudsgiveren har taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Der henvises til 4 i BEK nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåder ved indgåelse af offentlige kontrakter og henvisningen herfra til artikel 27 i Udbudsdirektivet 2004/18/EF af 31. marts 2004.

10 af 10 En erklæring udformet som en tro og love erklæring om, at det anførte hensyn er taget med henvisning til de angivne bestemmelser, vil opfylde kravet. Bilaget: Erklæring om Arbejdsmiljø, vil korrekt udfyldt opfylde kravet.