FREMTIDENS Program: 14.30 14.55 De administrative forandringer v. Jørgen Jørgensen 14.55 15.20 Økonomiadministrationen v. Søren Trangbæk 15.20 15.35 Den videre proces v. Louise Gade 15.35 16.00 Diskussion 16.00 16.30 Forfriskning
DFU på AU AARHUS
FREMTIDENS AARHUS Vi vil skabe et universitet, der forener dyb faglighed med interdisciplinært samarbejde i tæt og fleksibelt samspil med omverdenen Indebærer forandringer i fire dimensioner: Organisering Ledelse Tværgående hovedformål Administration og økonomi
FREMTIDENS AARHUS Processens milepæle: Indledende drøftelser i bestyrelsen (efteråret 2009) Rektoratet igangsatte processen og angav de overordnede rammer (marts 2010) Bestyrelsen godkendte principperne for forandringerne (juni 2010) Bestyrelsen godkendte universitetsledelsens oplæg til Fremtidens Aarhus Universitet (marts 2011) Beslutningerne i den faglige udviklingsproces om Fremtidens Aarhus Universitet implementeres (fra marts 2011)
PRINCIPPER VEDR. AU S FREMTIDIGE ADMINISTRATION Service rettet direkte mod brugerne Standardisering (90-10) Front office vs. back office Specialisering og professionalisering Øget kritisk masse og digitalisering Effektive og robuste processer Kvalitetsforbedring Mindre afhængighed af enkeltpersoner
ADMINISTRATIVE FUNKTIONER PÅ AU AU Administration Institutsekretariater Dekansekretariater Fællesadministration (Back office) Administrative centre (Front office)
AU ADMINISTRATION Hver afdeling ledes af en vicedirektør
AU TALENT Talentudvikling inkl. ph.d. Forskerstøtte Internationalisering
AU VIDEN Forskningsbaseret myndigheds- og erhvervsbetjening samt rådgivning Teknologioverførsel Samarbejdsaftaler med erhvervslivet og kommercialisering Kursusvirksomhed Aarhus University Library Folkeuniversitetet og Aarhus Universitetsforlag
FÆLLESADMINISTRATIONEN (BACK OFFICE) Opgavetyper, f.eks.: Generel administration udarbejdelse af fælles retningslinjer Overordnede strategier og politikker Udvikling og drift af fællessystemer Planlægning og gennemførelse af nybyggeri Opgaveløsning, der kræver særlige spidskompetencer Kommunikation på tværs af hele universitetet Drift af it for hele universitetet Praktisk gennemførelse af større arrangementer og konferencer
ADMINISTRATIVE CENTRE (FRONT OFFICE)
ADMINISTRATIVE CENTRE
ADMINISTRATIVE CENTRE Fire centre, der hver betjener et hovedområde Opgavetyper, f.eks.: Budgetarbejde for hovedområder samt institutter og centre Projektbevillinger og forskningsledelse Understøttelse af personaleledelse It-support Planlægning af undervisning i samarbejde med institutter og studienævn Studie- og eksamensadministration
ADMINISTRATIVE CENTRE Opgavetyper (fortsat): Studievejledning Studienævnssekretariatsfunktioner Ph.d.-administration Kommunikation Personaleadministration Personalesager Internationaliseringsopgaver
INSTITUTADMINISTRATION Bistand til instituttets ledelse: Bistand vedr. lokaleadministration og timeplanlægning Intern lokalefordeling Bistand til forskningsledere, møder og rejser Sekretærbistand til institutledere, forskningsledere, studieledere Organisering af interne møder Registreringsopgaver, arbejdstid, ferie og sygdom Indkøb og kontering af fakturaer Intern kommunikation på instituttet
INSTITUTADMINISTRATION Bistand til instituttets medarbejdere: Sproglig bistand Receptionsopgaver, modtagelse af post, gæster og nyansatte Layout og produktion af internt undervisningsmateriale Bistand til rejseafregninger, PURE og kontorprogrammer Praktisk hjælp ved ph.d.-forsvar, eksamener, receptioner og institutarrangementer Service til instituttets medarbejdere, rekvisitioner, servicering af møder, postomdeling, interne arrangementer, studentermedhjælp, service på kontormaskiner Praktisk servicering af de studerende, ændring af undervisning
DEKANSEKRETARIATER Understøtter: Dekanen og tre fire prodekaner Personale: En chefrådgiver og et begrænset antal generalister Varetager: Ledelsesmæssig og personlig støtte, bistand ved hovedområdets strategiske faglige udvikling m.v. Fysisk placering: Nærhed til universitetsledelsen og de faglige miljøer
sekretariater Dekansekretariater Fællesadministration back office Dekansekretariater Dekansekretariater Dekansekretariater Dekansekretariater Institutsekretariater Institut- Administrative centre front office
20 DECEMBER, 2008 ARBEJDSOPGAVER HR Fælles - back office: Fælles AU-opgaver Specialistfunktioner Strategiske tiltag og politikudarbejdelse Administrative centre - front office: Klassisk personaleadministration Ansættelsesbreve, barselssager m.v. Understøttelse af personaleledelse på institutniveau Lønforhandlingsprocesser MUS-processer Rekrutteringsprocesser Kompetenceudviklingstiltag
ARBEJDSOPGAVER HR Institut-sekretariater: Medarbejderudviklingssamtaler Daglig arbejdstilrettelæggelse Sygeregistrering Dekansekretariater: Karriereveje Strategi for personaleudvikling Kompetencebehov
ARBEJDSOPGAVER STUDIEADM. Fælles back office: Optagelse Proces- og systemunderstøttelse/stads Kvalitetsstandarder Generelle uddannelsesregler Tal og analyser Administrative centre front office: Studienævnsbetjening Håndtering af undervisning og eksamen Individuel sagsbehandling Information og vejledning
ARBEJDSOPGAVER STUDIEADM. Institut-sekretariater: Praktiske opgaver ved gennemførsel af undervisning og eksamen Dekansekretariater: Rådgivning om udvikling af uddannelser
ARBEJDSOPGAVER IT Fælles back office: Drift af systemer og services It-strategi It-infrastruktur It-sikkerhedsorganisation Administrative centre front office: It-support Institut-sekretariater: Superbrugere Dekansekretariater: Fremtidigt behov for forretningsunderstøttelse
FREMTIDENS AARHUS Et universitet uden administrative grænser