Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 18. september 2013 kl. 15.00 i bestyrelseslokalet, St. Kirkestræde 17 B, 9800 Hjørring. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring... 2 2.1 Orientering fra formanden, herunder jubilæumsskriftet... 2 2.2 Status rejsegildet Svanehusene... 2 2.3 Status driftsfællesskab... 3 2.4 Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene... 3 2.5 Møde med Hjørring Kommune vedr. afd. 19-25... 4 3 Næste møde... 4 4 Eventuelt... 4 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Annette Nørgaard, næstformand Leif Jensen Mikkel Smidstrup Ture Andersen (delvis ) John Kilden Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Mikki Frandsen. Formand Jørgen Østergaard bød velkommen til mødet.
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet tirsdag den 27. august 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat af møde af den 7. september 2013 blev godkendt. 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden, herunder jubilæumsskriftet Referat: Jørgen Østergaard informerede om, at han mandag den 23-09- 2013 skulle indlægges med henblik på operation. Jørgen Østergaard spurgte bestyrelsen, om der var bemærkninger til udkastet til jubilæumsskriftet. John Kilden henviste til det redigerede udkast han havde sendt rundt, som var hans personlige input. Allan Mose Baltsersen mente, at afsnittet med rejsegildet var irrelevant i jubilæumshæftet. Annette Nørgaard manglede visioner for selskabets fremtid og mente, at der var brug for redigering. Mikkel Smidstrup mente, at der skulle kigges lidt mere kritisk på billederne, evt. mængden og størrelsen af billederne. På sidste møde blev der drøftet, om man evt. skulle bruge de midler som var afsat til bygge sags honorar til fremstilling af jubilæumshæftet. Det blev besluttet, at det skulle det ikke. Det blev besluttet, at Jørgen Østergaard skulle forespørge Arne Harboe, om ca. priser på udgivelser af et jubilæumshæfte. Jørgen Østergaard spurgte bestyrelsen om, de var interesseret i reklamer/sponsorater i jubilæumshæftet. Bestyrelsen besluttede, at den eneste sponsor/sponsorat, der skulle være i folderen, skulle være Domea. Bestyrelsen besluttede, at der skulle nedsættes et redaktionsudvalg, som blev Mikkel Smidstrup og Leif Jensen. Det blev besluttet, at jubilæumshæftet skulle være et fast punkt på dagsordnen. 2.2 Status rejsegildet Svanehusene Referat: Mikki Frandsen gav følgende status på rejsegildet; indbydelserne var udsendt og telt og cafeborde var bestilt. I den forbindelse var det aftalt med Harald Nyborg, at teltet kan opsættes på den fælles indkørsel/asfalterede plads foran Svanehusene. Side 2 af 5
Der var lavet navneskilte, gavekort til trompetspillere var købt og der var lavet aftale med John Larsen vedr. lydanlæg. Mikkel Smidstrup kunne meddele, at pølsevognen var bestilt til 150 personer og det blev besluttet, at John Kilden skulle kontakte Nordjyske Medier med henblik på mediedækning af rejsegildet. 2.3 Status driftsfællesskab Referat: Mikki Frandsen informerede om, at stemningen blandt medarbejderne var god og positiv. Det havde haft en stor indflydelse på nedskæringen fra 8 til 6 mand. Sammensætningen af de 6 medarbejdere havde skabt en positiv stemning og en god, bred sparring. Mikki Frandsen oplyste, at der mandag den 23. september 2013 var møde med medarbejderne vedr. planlægning af sneberedskabet m.m.. Medarbejderne skal selv være med til at planlægge dette. Endvidere meddelte Mikki Frandsen, at han havde haft besøg af Kristine Jakobsen, som er projektleder for etablering af servicecentret i Domea2015. Kirstine Jakobsen havde blandt andet haft møde med Annette Nørgaard samt Mikkel Smidstrup for at høre om deres oplevelser med opstartsfasen af driftsfællesskabet og beslutningerne herom. Annette Nørgaard gjorde under mødet opmærksom, at nogle af beboerne har ytret utilfredshed med konsekvensen af driftssammenlægningen. Kristine Jakobsen havde spurgt om driftsfællesskabet i selskabet kunne tænke sig at medvirke i en Domea film omhandlende driftsfælleskaber. Bestyrelsen besluttede, at det ny udvalgte redaktionsudvalg skulle godkende den endelige film. Det blev besluttet, at Mikki Frandsen skulle kontakte Kristine Jakobsen vedr. filmen. Mikkel Smidstrup gjorde opmærksom på, at han havde observeret, at ledende ejendomsmester Henrik Larsen virkede til at have meget travlt og Mikkel ytrede en bekymring for, at Henrik Larsen ville brænde ud inden for kort tid. Mikki Frandsen kunne oplyse, at Henrik Larsen havde meget travlt og en af årsager var processen med indkaldelse til syn samt færdiggørelse af syn. Der var en bred sparring gående på syn af boliger. Mikkel Smidstrup spurgte ind til, om det kunne være hensigtsmæssigt at ansætte en midlertidig receptionist/hk er for at frigøre Henrik Larsen for den daglige kontortid. Bestyrelsen besluttede, at man ville afvente Domeas udspil vedr. ansættelse af servicekoordinator. 2.4 Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene Side 3 af 5
Referat: Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene blev slået sammen med punkt 2.5. 2.5 Møde med Hjørring Kommune vedr. afd. 19-25 Referat: Mikki Frandsen fremlagde case, som blev udleveret til ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde af den 7. september 2013 gående på de 6 faner: Fane 1: Helhedsplan af den 26. august 2011. Fane 2: Afslag fra Hjørring Kommune af den 29. maj 2013. Fane 3: Skrivelse til LBF angående provenu. Fane 4: Udlejningssituationen. Fane 5: Opgørelse ang. Gæld i bygninger, som foreslås solgt. Fane 6: Salgsvurdering sammenholdt med restgæld. Mikki Frandsen, Jørgen Østergaard og Annette Nørgaard var enige om, at til trods for situationens alvor, havde det været et konstruktivt og positivt møde. Mødedeltagerne i samlet forum havde accepteret de 6 faner, som udgjorde dagsordnen. Mikki Frandsen redegjorde for, at der skulle udarbejdes et likviditetsbudget, redegørelse for manglende terminsbetalinger og ansøgning til Hjørring Kommune/LBF samt Boligministeriet for de boliger, som ønskes solgt. Jf. referat af møde af den 11. september 2013. Se vedlagte bilag. Alle punkter forventes fremsendt indenfor 14 dage. 3 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde blev aftalt til torsdag den 5. december 2013 kl. 16.00 i Skallerup Klit. John Kilden bestiller Skallerup Klit og aftaler med Trine. 4 Eventuelt Referat: Mikki Frandsen fremsender John Kildens kontaktliste med de sidste rettelser. Jubilæumsudvalg blev Annette Nørgaard og John Kilden. Til næste organisationsbestyrelsesmøde, skal webredaktørens rolle med som et punkt på dagsordnen. Side 4 af 5
Bestyrelsen i selskabet rykkede for beregningerne for servicecentre. Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at de ikke finder det tilfredsstillende, at man på regionsmødet i maj, blev lovet denne beregning i august/september måned. Domea 2015 ønskes som et punkt på dagsordnen til næste organisationsbestyrelsesmøde. Mikki Frandsen oplyste, at han tirsdag den 17. september 2013, var blevet kontaktet af Arbejdstilsynet, som var til stede på byggepladsen på Svanehusene. Mikki Frandsen fremviste fremsendte mail af den 17. september 2013 afsendt til Thomas Holm fra KPF samt Jan Storgaard fra Domea Byg. Se vedlagte bilag 4. Der var en længere dialog blandt bestyrelsen og bestyrelsen ytrede stor utilfredshed med KPF Arkitekterne og Knudsgaards håndtering af udenlandsk arbejdskraft. På mødet af den 9. april 2013, blev det pointeret kraftigt, at dette var en mærkesag for bestyrelsen. Mikki Frandsen kunne oplyse, at han fredag den 20. september 2013 skulle have møde på byggepladsen med Thomas Holm fra KPF Arkitekterne samt Knud Kristiansen fra Knudsgaard A/S. Mikki Frandsen har bedt begge om en redegørelse for forholdet udenlandsk arbejdskraft samt en handleplan for fremadrettet løsning af de 3 straks påbud. Se vedlagte bilag. Bestyrelsen besluttede, at al kontakt til pressen skulle foregå gennem Jørgen Østergaard eller Mikki Frandsen. Det blev aftalt, at Mikki Frandsen skulle sende et kort referat af mødet den 20. september til hele bestyrelsen. Jørgen Østergaard sluttede af med at takke for mødet og bestyrelsen ønskede ham held og lykke med operationen på mandag. Domea Boligcenter Hjørring, den 23. september 2013 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Side 5 af 5