Kan arbejdsmiljøhensyn integreres i Lean og værdistrømsanalyse? Arbejdsmiljøkonferencen 2013 11. november Seniorforsker, PhD, Kasper Edwards
Grundlæggende lean-principper Specificer værdi ud fra kundens perspektiv Identificer værdiskabende trin i processen fjern de ikke værdiskabende Skab flow i processer 2 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Grundlæggende lean-principper Lad efterspørgsel trække varer gennem produktionen Stræb efter perfektion 3 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Aage U. Michelsen, 2006 Toyota-Huset Højeste kvalitet, laveste omkostninger, korteste leadtime, Højeste engagement Produktionsflow forkortes via fjernelse af spild Just in time Rigtige dele i rigtige mængder på rigtige tidspunkter - Takttid - Flow - Pull - SMED Medarbejdere og teamarbejde Løbende forbedringer Reduktion af spild Jidoka 0-fejl og synliggørelse af problemer - Automatisk stop - Andon - Selvkontrol - Adskillelse af person og maskine - Problemløsning Jævn produktion Stabile og standardiserede processer Synlig ledelse Toyota Way Philosophy 4 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
VSM - værdistrømsanalysen Example Referring doc/patient Referring doc/patient Activity Responsible Lead time Register referral Preadm. assessment Booking Secretary Doctor Secretary Exam. Doctor/ Nurse Description/ diagnosis Doctor 2 days 2 days 10-20 days 1-2 days 2-3 days write./ Approve Secr./ doctor Total 17-29 days Process time 1 min 5 min 5 min 30 min 20 min 20 min 81 min. Legend: = Activity = Waiting time Source: Jesper Vinterberg, Hillerød Hospital 5 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Lean forkorter gennemløbstiden Lean og værdistrømsanalyse forkorter gennemløbstiden Start Værdi Værdi Slut Nødvendigt spild Spild 6 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
VSM Værdistrømsanalyse på papir Værdistrømsanalysen Det centrale værktøj til at forbedre processerne Kortlægning af arbejdet trin for trin 7 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
8 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Fremtidig tilstand Henvisning, visitation og indkaldelse Undersøgelse og behandling Patientadministration Afslut patient Alle henvisninger modtages elektronisk inkl. billedmateriale. Henvisning visiteres hver morgen. 1 læge 5 min. Ankomstregistrering med sygesikringskort. Pt. Indtaster højde, vægt, anamnese i OPUS på PC venteværelse. Evt hjælp fra lægesekr. 1 patient /1 lægesekr. 5 min Journal skrives og registrering foretages samme dag eller indenfor 24 timer. Sekretær 5-20 min Tastning af diverse skemaer (DUGAbase etc. Indenfor URO) 1Sgpl./l.sekr. 30m/sk. Patient modtages på henvisning, brev til patient om at ringe Patient kaldes til stue via nummervisning. Henvisning til andre funktioner 1 sekretær. 5 min 1 sygeplejerske 5 sek. Sekretær 5 min Patient ringer selv og booker tid. Alle forventede undersøgelser bookes. 1 sekretær 5 min Patienter mailer evt. spørgsmål og får elektronisk svar Anamneseoptagelse pba. patientens indberetning. Tilrettes direkte på skærm. (1. patient på dagen: Samtidig klargøring til GU, prøvetagning + instrumenter.) 1 læge + (1 sgpl).: 10 min Assistere patient med tøj og lejring. Journal til læge når svar er kommet Sekretær 2 min Signering af svar elektronisk lægge recept på EPM-server+ ringe, skrive til pt. Og journalnotat 17 Aktiviteter 1 sygeplejerske 5 min 1 sygeplejerske 3-5 min 1 læge 15 min SMS til patient med reminder om tid. (Evt. automatisk) GU + UL og prøvetagning. Information til patienten plan for videre forløb. Booking af resterende tider. Løbende tastning af div. skemaer (DCBG etc.) 1 sekretær. 5 min 1 læge+1 sgpl 15 min 1 sekretær 3 min/ skema Diktering og klargøring til GU, prøvetagning + instrumenter mv (næste patient).. 1 læge + 1 sgpl. 10 min Procestid: ca. 25 min Gennemløbstid: 2,5 dage Procestid: 46 min Gennemløbstid 1 dag (eksklusiv ventetid) Procestid: 20-35 Min Gennemløbstid: 1-10 dag (afhænger af ventetid på svar) Procestid: 30 Min Gennemløbstid: 0 dage 9 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Lean kommer i mange former Lean Værdistrømsanalyse Takttid Ensartethed og standardisering Velegnet til forudsigelige miljøer som kan planlægges stramt Billeddiagnostik, planlagte småoperationer Lean-light Værdistrømsanalyse Fælles forståelse af processer og aktiviteter Individuel erkendelse af rolle og plads i processen Velegnet til reaktive og uforudsigelige miljøer Sengeafdelinger, pleje 10 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Arbejdsmiljø og lean Skelner mellem Fysisk arbejdsmiljø Psykosocialt arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø Røg, støj og møg Fysisk belastning Psykosocialt arbejdsmiljø Medarbejdernes trivsel Sociale relationer Psykisk velbefindende 11 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Lean og fysisk arbejdsmiljø Systematisk fjernelse af spild 1) Ventetid 2) Fejl 3) Transport 4) Bevægelse 5) Overproduktion 6) Overflødige processer 7) Lager + Uudnyttede kompetencer 12 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet Kilde: Lene Møller, Odense
Lean og det fysiske arbejdsmiljø Reduktion af spild kan føre til Fjernelse af muligheder for restitution Mindre pauser Mindre variation i arbejdet Øget fysiske belastninger Arbejdsintensivering Nedslidning Der indikation men ikke stærk evidens for negative effekter af lean 13 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Lean og psykisk arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø = Social kapital Social kapital Tillid Retfærdighed Samarbejdsevne Kerneopgaven Hvad er en kerneopgave? Er vi enige om kerneopgaven? Er vi enige om processerne? Løser vi opgaverne på samme måde? 14 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Kerneopgave: Behandling af patient Idealet Hurtig diagnostik Hurtig behandling Et hurtigt nemt patientforløb 15 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
16 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
17 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
18 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Lean og psykisk arbejdsmiljø Lean ensarter processerne og tydeliggøre kerneopgaven Positivt Fælles opfattelse af kerneopgaven Letter samarbejde Øget rolleklarhed Negativt Højere arbejdstempo Øget krav/tidspres Mere bundne opgaver Mindre indflydelse Mindre variation, ensartet arbejde Driftsstress 19 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Lean og stress To typer Driftsstress Forandringsstress Forandringsstress Projekter kræver tid Presset mellem projekt og drift Frustration og stress reaktioner 20 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Forandringsstess kan undgås 21 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Reflektionsseminaret Hvem Så mange som muligt Hvorfor Skabe et forum uden for projektet Form Gruppearbejde: Godt og skidt i projektet IKKE et projektmøde Alle følelser er legitime Forbudt at affærdige andre 22 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
ErgoVSM - Ergonomisk Værdistrømsanalyse Baggrund Forskning: Års arbejdsmiljøforskning og indsats har ingen effekt haft Indsats har ofte været fokuseret på at rette fejl symptombehandling Der er begrænset interesse for arbejdsmiljø Den løftede pegefinger er ikke motiverende Konklusion Arbejdsmiljøhensyn skal bygges ind fra starten Når maskinerne er stillet op og væggene bygget er det for sent 23 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
ErgoVSM - Ergonomisk Værdistrømsanalyse Udviklet i Göteborg Inddrag fysisk og psykisk arbejdsmiljø direkte i værdistrømsanalysen Vurder arbejdsmiljø for hver aktivitet i værdistrømmen VSM tvinges til at overveje arbejdsmiljøet Deltagerne i VSM vil dermed (håber vi) inddrage arbejdsmiljøhensyn Proces: 1. Kortlæg nuværende værdistrøm 2. Analyser nuværende værdistrøm med ErgoVSM 3. Udvikle fremtidig tilstand 4. Analyser fremtidig tilstand med ErgoVSM 24 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
ErgoVSM analyse på flere niveauer Kilde: Jarebrant et al, 2010, ERGONOVA arbejdsbog 25 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
ErgoVSM analysen - overordnet Belastningsergonomi Arbejdsstillinger (AS) Vægt/kraft (VK) Belastningsergonomisk potentiale (BP) Fysisk Porøsitet (FP) Fysisk variation (FV) Arbejdsindhold Krav (psykiske krav/tidspres) (K1) Kontrol (indflydelse) (K2) Kommunikation (sociale kontakter, social interaktion) (K3) Potentiale i arbejdsindhold (PA) Mental porøsitet (MP) Variation i arbejdsindhold (VA) 26 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
ErgoVSM analysen i praksis Et eksempel for Arbejdsstillinger (AS) 27 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Prøv ErgoVSM-metoden Tænk på en proces som du er del af hvilken rolle har du? Skriv de væsentlige trin i processen (max 15) Brug det udleverede pointark og håndbog til at lave en ErgoVSM-analyse Proceseksempel (Behandling af neurologisk patient kl. 7-16): 1. Morgen ADL 2. Morgenmad 3. Specifik træning 4. Pleje/træning 5. Frokost 6. Pleje og hvil 7. Specifik træning på hold 8. Pleje, hvil og besøg 28 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Erfaringer, tanker og kommentarer 29 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Diskussionsspørgsmål Er det relevante arbejdsmiljøelementer som der spørges til? Er der arbejdsformer det ikke passer til? Hvad kunne andre elementer/dimensioner være? 30 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
ErgoVSM på Ortopæd sengeafsnit Tunge patienter Ældre Demente Problem: Patienter mobiliseres ikke tidligt nok og i tilstrækkeligt omfang Leanprojekt: Optimering af det postoperative døgn. 31 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Ortopæd sengeafsnit - resultater 25 indsatser af varierende omfang Kursus i hjælpemidler Indkøb af forflytningsredskab Fælles holdning til brug af hjælpemidler Ny form på morgenmødet Reduktion liggetid 5 til 4,5 dage Generelle ændringer for det 1. postoperative døgn ved patienter med hoftenærer frakturer 5.1 Jeg oplever at det psykosociale arbejdsmiljø (f.eks. krav, kontrol og stress) er blevet: Bedre Uændret Værre 35,29 17,65 47,06 5.2 Jeg oplever at de fysiske arbejdsbelastninger (f.eks. arbejdsstillinger, tunge løft, mulighed for variation) er blevet: 40,00 40,00 20,00 5.3 Jeg oplever at effektiviteten er blevet: 60,00 33,33 6,67 5.4 Jeg oplever at kvaliteten for patienterne er blevet: 66,67 33,33 0,00 32 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Ortopæd sengeafsnit - resultater Før Efter Tempo 62 68 Ligger ofte på knæ 42,70% 16,70% Kraftigt drejet ryg 19,20% 5,60% Ryg kraftigt foroverbøjet 45,90% 16,70% Pludselig, uventet store belastninger 33,40% 16,70% 33 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Generelle erfaringer 2 ErgoVSM afsluttet, 1 i gang ErgoVSM kan inddrages i VSM uden at ødelægge dynamikken Men, det skal tilpasses den konkrete situation ErgoVSM giver øget fokus på arbejdsmiljø Fysiske belastninger afdækkes Faggruppers belastning afdækkes Belastning i en proces afdækkes ErgoVSM garanterer ikke at der tages hensyn til arbejdsmiljøet ErgoVSM inddrages ikke i udviklingen af nye processer 34 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Generelle erfaringer Psykosociale belastninger er vanskelige at fange i ErgoVSM De er ikke nødvendigvis knyttet til en specifik aktivitet Aktiviteten scores men relaterede aktiviteter eller omstændigheder scores ikke Gør det vanskeligt at indtænke i en løsning Forbedringer af det fysiske arbejdsmiljø i to cases Ikke sikkert at det alene er pga. ErgoVSM Der er sket ændringer i organisering Begrænset ændring i arbejdets udførelse 35 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Perspektiv / konklusion Arbejdsmiljøhensyn kan inddrages i værdistrømsanalysen med ErgoVSM ErgoVSM inddrager generelle arbejdsmiljøperspektiver Andre kan benyttes i den konkret situation ErgoVSM kvantificere belastninger hvilket muliggøre diskussion Ikke perfekt, men et skridt i den rigtige retning 36 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet
Diskussion 37 DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet