Processer med potentiale til automatisering med Robotics Process Automation (RPA). Procesområde Overordnet beskrivelse til anvendelse af RPA Potentiale ved effektivisering 1 Samlet CKB Fritid og CPM Vand og Natur Håndtering af ansøgninger til kanonummmerplader, hvor ansøgning skal hentes i funktionspostkasse og journaliseres i Sbsys Tidsforbrug: 800x30 minutter = 24.000 (svarer til ca. 400 timer) Hvis robotten overtager estimeres det til 75 % mindre tid. Tidsforbruget vil efterfølgende være ca. 100 timer. 300 timer hvert 3. år NB. Medtages ikke i potentialeberegningen Altså en besparelse på 300 timer. Alene i CKB Opgaven løses kun hvert 3. år CTE Rådhusservice Sager fra funktionspostkasser, der skal flyttes til sagsstyringsystem og evt. tildeles en sagsbehandler Det estimeres at der kan spares 1 time om dagen. Ca. 225 timer om året 225 timer CPU Arbejdsmiljø Automatisk overførsel af stamdata til FrontAvenue/Safetynet. Nuværende proces: CKO person 1 anvender anslået ½ time månedligt på dataudtræk. CKO person 2 anvender anslået 1 time månedligt 66 timer 1 Indsatsen kan omfatte andre teknologier end RPA Side 1 af 6
1. Alle ledere sikrer at alle ansatte står korrekt i LOS en 2. Alle ledere sikrer at der er defineret en leder pr. ansat i LOS en 3. CKO genererer 1 x månedligt dataudtræk på alle ansatte i excell-ark + dataudtræk på alle ansatte i forhold til AD (bl.a. e- mail). CKO samler data samt oploader til FrontAvenue 4. CPU Arbejdsmiljø kvalitetssikrer løbende data ved stikprøver 5. Data anvendes i forhold til kortlægning af arbejdsmiljøforhold (APV) og senest til gennemførelse af ledelsesevaluering Konsekvensen af, at data samles 1 x månedligt er, at APV/ledelsesevaluering først kan iværksættes, når det er sikret, at stamdata er opdateret. på dataudtræk og overførsel af data. CPU Arbejdsmiljø anvender 2-6 timer månedligt på kommunikation, kontrol, rådgivning/hjælp og opfølgning på stamdata. Direkte integration af stamdata vil fjerne timeforbruget i CKO og CPU. Arbejdsmiljøorganisationen i Næstved Kommune anvender anslået samlet set 50 timer/årligt på at sikre at data er valide/opdaterede. (kan ikke fjernes) Arbejdsmiljøorganisationen skal typisk vente op til 1½ måned inden en APV/ledelsesevaluering kan gennemføres, idet stamdata kun indlæses 1 x månedligt. En online opdatering af stamdata vil fjerne ventetiden for arbejdsmiljøorganisationen. Potentiale = 66 timer + eliminering af irritation over ventetid på opdaterede stamdata. CKO Akut refusion TR (KL) * I 2017: 230 skemaer Tidsforbrug: 70 timer Side 2 af 6
1. Akutskema udfyldes af TR og underskrives af leder (sker månedsvis) 2. Skemaet scannes og sendes pr. mail til lønkonsulenten 3. Indberettes af Lønkonsulenten i lønsystemet 4. Lønkonsulenten trækker en akut refusions faktura ud fra lønsystemet (Print) 5. Dette print afleveres videre incl. et kopi af Akutskemaet 6. Der laves en faktura i OPUS (Fakturaadministration) a. Enten skrives alle cpr.nr. på regningen b. Akutskemaet scannes og vedlægges 7. Kopi af Akut refusionsfaktura til ompostering mellem mellemregningskontoen og driftskontiene for den enkelte virksomhed Lønkonsulenten indberetning i lønsystemet 5-10 minutter pr. skema Faktura ca. 10 minutter pr. skema Ompostering 2 minutter pr. skema Ca 90% af processen kan automatiseres I alt kan spares 230 x 18 min. Ca 70 timer om året CAM Aktindsigt Ved anmodning om aktindsigt skal medarbejder gennemgå 6 ITsystemer for data. Data, skal sorteres og kontrolleres i forhold til lovgivning på området. Hvert system har en form for aktindsigtsfunktion, hvor alle data på borger samles. Men p.g.a. store dokumentationskrav gemmes de samme data ofte i flere forskellige I processen med at samle data og gøre dem tilgængelige for sortering. Delvist egnet Der behandles godt 1000 aktindsigtssager om året i CAM. Ca. 1 time pr. sag kan sikkert kan automatiseres Dvs. 1000 timer i besparelse i CAM alene. 1000 timer Side 3 af 6
sammenhæng, særligt i forbindelse med partshøring. NB! Opgaven findes tilsvarende i andre dele af organisationen i forhold til at sætte regler op for sortering. 1 alm. sag tager ofte minimum 2 timer at behandle. En del sager tager 6-8 timer at behandle og enkelte sager kan tage op til 20 timer at behandle. Der arbejdes med stor datausikkerhed, fordi der arbejdes imellem 6 ITsystemer. Det er medarbejdere med stor ansvarlighed for korrekt udsendt aktindsigtssager, der arbejder med opgaven CAM Fleksjobrefusion og Ledighedsydelse Hver måned beregnes der ledighedsydelse til borgere der er tilkendt fleksjob. Samt refusion til virksomheder der har fleksjobbere ansat på gl. ordning. Medarbejderne henter oplysninger i e-indkomst og beregner på regnemaskine eller lommeregner hvilken udbetaling borger eller virksomhed har ret til. Resultatet indtastes i KMD-aktiv som danner en udbetaling. Derudover skal det kontrolleres og beregnes feriepenge. -man har i flere år ventet på udvikling af KY, der vil kunne automatisere en del af processen. Der behandles hver måned 693 sager på NY ordning og hvert kvartal ca. 400 sager på gl. ordning. Hver sag tager ca. 5 10 minutter i denne funktion Der skal i udvikling af opgaven være fokus på at arbejde med datasikkerhed, da der er tale om manuelle beregninger og manuelle indtastninger Så det estimeres at tæt på hele opgaven kan automatiseres 800 timer Side 4 af 6
CAM Snitflader i mellem 2 KMD systemer KMD Boliglån kan kobles sammen med KMD OPUS ved tilkøb af en snitflade opmærksomhed på at løsningen kan købes hos KMD i dag. Der opnås stor datasikkerhed ved indkøb eller udvikling af sådan en løsning Ca. 9.500 sager x 5 min. Ca 800 timer om året Der kan købes en snitflade til en indkøbspris + drift på kr. 78.000. et svare til ca. 6 arbejdstimer pr. uge. Automatiseres med RPA skønnes opgaven at kunne spare samlet 1 time om ugen. Ca. 50 timer om året Og vil reducere fejlrisiko betydeligt. 50 timer Måske vil det være billigst at bevare processen manuelt. CPM Byg, Miljø og Affald Byggesagsgebyr. Byggemyndigheden skal fakturere bestemte sagstyper. Data bliver indtastet i et word dokument og journaliseret på en Sbsys sag. Opkrævning overtager herefter sagen og indtaster samme data i økonomisystemet for at sende en faktura 650 gange om året udføres processen. Der kan spres 10 min. Pr. sag. Potentiale på ca. 100 timer om året 100 timer CPM Plan, Geodata og Klima Geokodning og Screening af sager Ansøgninger og forespørgsler i CPM bliver geokodet og screenet i WebGIS. Screening = 2500 sager * 4 min =10.000 min (svarende til 166 timer) 200 timer Side 5 af 6
Omkring 2/3 af alle sager bliver automatisk geokodet ved sagsoprettelse. Langt størstedelen af sagerne bliver screenet manuelt. Geokodning = 1000 sager * 2 min = 2.000 min (svarende til 33 timer) Der vil blive et eftertjek af hensyn til sager, som kræver en mere præcis udpegning. CPM Byg, Miljø og Affald + Plan, Geodata og Klima Oprettelse af sager Der er fastsat en bestemt procedure for sagsoprettelse i team BMA og PGK. Der skal defineres mange forskellige digitale procedure for at dække alle procedure til alle emner. Tidsforbrug: 3000x8 minutter = 24.000 (svarer til ca. 400 timer) Hvis robotten overtager estimeres det til 50 % mindre tid. Tidsforbruget vil efterfølgende være ca. 200 timer. Altså en besparelse på 200 timer. Alene i CPM 200 timer Alle centre Journalisering af mails fra center postkasser Journalisering og fordeling af mails fra center postkassen. Med foruddefinerede regler kan man fordele store mængder post fra alle Kommunens funktionspostkasser til de faglige postkasser eller direkte til den relevante medarbejder eller et fagsystem.. Svært at fastsættet et estimat, da det går på tværs af alle postkasser i Kommunen, men der modtages mange mails dagligt. Medtages ikke Samlet potentiale I beregningen er kun medtaget timer, som er blevet estimeret sammen med medarbejdere Ca. 2.700 timer årligt Side 6 af 6