INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Køge Kommune Analyse af økonomi og likviditet i den selvejende institution Torpgården WWW.BDO.DK WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 0
1 Indledning Vi har udført en vurdering af det af Danske Daginstitutioner beregnede forventede regnskabsresultat for Torpgården og de underliggende forudsætninger. Vi har udført vurderingen vedrørende institutionens udgifter via regnskabsanalyse og forespørgsler til administrator, samt oplysninger om budget, takster og børnetal fra Køge Kommune. 2 Anvendt materiale Danske Daginstitutioner har overtaget administrationen af institutionen efter tidligere administrators konkurs. Danske Daginstitutioner har derfor heller ikke optimalt kendskab til institutionens historiske regnskabsførelse og underliggende dokumentationer. Danske Daginstitutioner anvender en kombination af Excel og Microsoft Business Solutions C5, til økonomistyring og bogføring. Vi har under gennemgangen løbende modtaget data fra hhv. Køge Kommune og Danske Daginstitutioner, herunder: Forventet regnskabsresultat pr. 30. april 2016 på -1.058.904 kr. Forventet regnskabsresultat pr. 30. juni 2016 (udarbejdet 30. juni 2016) på - 1.034.768 kr. Forventet regnskabsresultat pr. 30. juni 2016 (udarbejdet 4. juli 2016) på -983.557 kr. Likviditetsbudget opgjort pr. 30. juni 2016, udvisende et likviditetsbehov på 174.109 kr. i november 2016 Revideret årsregnskab 2015 Diverse udmeldinger om børnetal, priser pr. barn og enhedspriser 3 Indtægter Torpgårdens budget er pt. baseret på 96 børn og et månedligt driftstilskud på 822.000 kr., svarende til et årligt driftstilskud på 9.864.000 kr. Det budgetterede antal børn justeres løbende i årets løb ud fra de seneste kendte børnetal i kommunens ressourcesystem. De seneste kendte indskrivningstal er 93,75 børn. Denne justering foretages via en beregnet belægningskorrektion. Belægningskorrektionen beregnes på baggrund af den marginale budgetværdi af ét børnehavebarn i en fuldtidsplads. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1
Altså de variable ressourcer som ét børnehavebarn udløser pr. år. Køge Kommune udmelder hvert år hvad den vejledende budgetværdi udgør. Vi har konstateret, at Danske Daginstitutioner fejlagtigt beregner belægningskorrektionen baseret på udmelding vedrørende regnskabsår 2015 hvor budgetværdien udgjorde 50.928 pr. barn. For 2016 udgør budgetværdien 61.956 kr. Forholdet bevirker, at Danske Daginstitutioner har opgjort belægningskorrektionen til ca. 144 t.kr. Køge Kommune har på baggrund af opdaterede budgetværdier opgjort en belægningskorrektion på ca. 185 t.kr. Indtægterne i institutionens forventede regnskabsresultat er herved overvurderet med forskelsbeløbet på ca. 41 t.kr. 4 Lønudgifter Vi har foretaget en analyse og vurdering af lønudgifterne. Lønudgifterne pr. 30. juni 2016 udgør 4.678 t.kr. og forventes for året 2016 at udgøre ca. 9.099 t.kr. Lønudgifterne er baseret på personalesammensætningen efter en kapacitetstilpasning, hvor der er opsagt 8 medarbejdere med fratrædelse, i perioden 30. marts 30. november 2016. Personalesammensætningen efter kapacitetstilpasning udgør herefter: En pædagogandel på 440 ugentlige timer (66,3 %), og en medhjælperandel på 235 ugentlige timer (33,7 %), samt 2 kostmedarbejdere og 1-2 i fleksjob. Lønudgifterne for 2016 bliver som følge af kapacitetstilpasningen ekstraordinært belastet med ca. 624 t.kr., heraf 344. t.kr. til feriepenge til de fratrådte medarbejdere, samt fratrædelsesgodtgørelse på ca. 280 t.kr. til 3 af de fratrådte medarbejdere. Lønudgifterne i 2016 vedr. de fratrådte medarbejdere, udgør ca.1.495 t.kr. og lønudgifter vil således være reduceret tilsvarende fremadrettet. Det skal anføres, at der ikke i lønudgifter er indregnet yderligere udgifter til vikarer, og dette skal ses i sammenhæng med at der i perioden 1. januar 30. juni 2016, er anvendt ca. 98 t.kr. Vikarforbruget har i maj/juni udgjort ca. 5 t.kr. og såfremt vikarforbruget resten af 2016 udvikler sig svarene til maj/juni, vil der være yderligere udgifter på ca. 15 t.kr. eller 98 t.kr., såfremt forbruget bliver svarende til 1.halvår. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2
5 Øvrige udgifter Vi har foretaget en analyse og vurdering af følgende regnskabsposter: Renovation Vedligeholdelse Forsikring & Alarm Rengøring Elektricitet Vand Varme Kontorhold & IT Pædagogiske materialer Andre pasningsudgifter Legeplads & Inventar Administration Danske Daginstitutioner har indarbejdet spareforslag for at generere et mindreforbrug for den resterende del af regnskabsåret. Vi har haft løbende dialog med Danske Daginstitutioner, som har besvaret samtlige vores spørgsmål om budgetforudsætninger mv. Vi må konstatere, at vi ikke fuldt ud kan kvalificere følgende poster som budgetteret realistisk: Vedligeholdelse Legeplads & Inventar Vedligeholdelse Vurderingen er baseret på: Oprindeligt samlet budget på 382 t.kr. Forbrug pr. 30/6 på 198 t.kr. Restbudget pr. 30/6 på 184 t.kr. Danske Daginstitutioner har indarbejdet en forudsætning om at der alene sker et forbrug på 10 t.kr. i 2. halvår af 2016 Vi vurderer det ikke fuldt ud realistisk, at indføre noget der minder om et vedligeholdelsesstop. Denne vurdering baseres på, at der pr. 30/4 var et akkumuleret forbrug på 167 t.kr. og at Danske Daginstitutioner også pr. 30/4 estimerede det resterende forbrug på 10 t.kr. og der er alene efter denne vurdering forbrugt 31. t.kr. op til 30/6. Såfremt forbruget resten af 2016 udvikler sig svarene til maj/juni, vil der være yderligere udgifter på ca. 82 t.kr. Legeplads & Inventar Vurderingen er baseret på: Oprindeligt samlet budget på 85 t.kr. Forbrug pr. 30/6 på 38 t.kr. Restbudget pr. 30/6 på 47 t.kr. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3
Danske Daginstitutioner har indarbejdet en forudsætning om at der alene sker et forbrug på 10 t.kr. i 2. halvår af 2016 Vi vurderer det ikke fuldt ud realistisk, at indføre noget der minder om et anskaffelsesstop. Denne vurdering baseres på, at der pr. 30/4 var et akkumuleret forbrug på 23 t.kr. og at Danske Daginstitutioner også pr. 30/4 estimerede det resterende forbrug på 10 t.kr. Der er alene efter denne vurdering forbrugt 15. t.kr. op til 30/6. Såfremt forbruget resten af 2016 udvikler sig svarene til maj/juni, vil der være yderligere udgifter på ca. 35 t.kr. 6 Forventet regnskab 2016 Danske Daginstitutioner har pr. 30. juni 2016 opgjort det forventede regnskabsresultat til et underskud på 984 t.kr. Det forventede regnskabsresultat skal korrigeres for ca. 41 t.kr., idet belægningskorrektion er beregnet på et fejlagtigt grundlag jf. afsnit 3, og det forventede underskud bliver herefter ca. 1.025 t.kr. Underskuddet kan blive øget yderligere med ca. 132 215 t.kr., såfremt de scenarier, der er skitseret under usikkerheder omkring vikarudgifter, vedligeholdelse, legepladser og inventar, jf. afsnit 4 og 5, indtræffer. 7 Likviditetsbudget Der er udarbejdet et likviditetsbudget for perioden 1. juli 31. december 2016, som viser at der et likviditetsbehov ultimo 2016. Likviditetsbehovet opstår i november 2016, hvor behovet er beregnet til ca. 174 t. kr. Likviditetsbehov opstår på grund af ekstraordinære lønudgifter til feriepenge og fratrædelsesgodtgørelsen, som følge af den foretagne kapacitetstilpasning. Det beregnede likviditetsbehov forudsætter, at lønudgifter og øvrige udgifter realiseres som forventet. Likviditetsbehovet vil blive øget yderligere med ca. 132 215 t.kr., såfremt de scenarier, der er skitseret vedrørende de usikkerheder omkring vikarudgifter, vedligeholdelse, legepladser og inventar, jf. afsnit 4 og 5. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 4
8 Konklusion Med forbehold for at forventninger og/eller estimater realiseres bliver Torpgårdens forventede regnskabsresultat 2016, et underskud på mellem 1.085 og 1.240 t.kr. likviditetsbehov på mellem 174 og 389 kr. Behovet opstår i november 2016 Torpgården modtager budget på baggrund af antallet af indmeldte børn. Det er kun i begrænset omfang muligt at reducere udgifterne, uden at det vil få konsekvenser for det fastsatte serviceniveau. Det er ikke muligt at udtale sig om muligheden for afvikle underskuddet, idet det afhænger af en lang række faktorer, som løbende kan ændre sig og dermed påvirke muligheden og tidsrammen for afvikling af merforbruget, herunder antallet af indmeldte børn, udgifter til løn, behov for vikarer ved sygdom, vedligeholdelse mv. 9 Afslutning Med dette notat anser vi opgaven for afsluttet. Som det fremgår af notatet, bygger det på en række forudsætninger og scenarier. Vi er naturligvis til rådighed med at kvalificere notatet, såfremt der kommer nye oplysninger, og/eller mere kvalificeret dokumentation. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 5