Effektivisering skaber trivsel for medarbejderne Center for arbejdsliv Nyhedsbrev juni 2010 Effektivisering skaber trivsel for medarbejderne En høj grad af effektivisering på arbejdspladsen betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderne er stressede, faktisk opnår medarbejdere større trivsel, når de arbejder på en effektiv arbejdsplads. Gang på gang hører man, at den tiltagende stramme økonomi i den offentlige sektor nødvendigvis vil medføre, at serviceniveauet falder, og at trivslen blandt medarbejderne bliver dårligere. Vores erfaring er, at der ikke er nogen naturgiven modsætning mellem medarbejdere, der trives, og effektiv opgaveløsning derimod er der nogle spilleregler, som skal følges, for at kabalen kan gå op til gavn for alle parter. Hvis effektiviteten skal være høj, forudsætter det, at medarbejderne arbejder med det, de er kvalificerede til, at samspillet mellem medarbejdere og ledere er effektivt og præcist defineret, og at mængden af spildtid er minimal, og dette medfører, at medarbejdernes faglige stolthed vokser, og deres trivsel forbedres. Når man skal forbedre medarbejdernes trivsel, er det altså ikke kun et spørgsmål om at bruge flere ressourcer, det er derimod ofte et spørgsmål om at bruge ressourcerne bedre. I Center for Arbejdsliv på Teknologisk Institut har vi arbejdet sammen med rigtig mange arbejdspladser, som har ønsket at øge medarbejdernes trivsel, og ofte har det vist sig, at trivslen først stiger, når både kvaliteten og effektiviteten i arbejdet forbedres. Læs for eksempel om projekt Nærvær i Arbejdet, hvor 2000 medarbejdere på danske hospitalsafdelinger arbejder med at styrke trivsel og nærvær.
Folk gider ikke spilde tiden Folk gider ikke spilde deres tid, og ingen synes, det er sjovt, når pc en går ned, og man skal vente på at få den genstartet, og tilsvarende finder de færreste det konstruktivt at skulle bruge tid på noget, der ikke er deres kernekvalifikationer. Når en arbejdsplads ønsker at øge sin effektivitet, er det særdeles vigtigt, at effektiviseringen ikke alene defineres af ledelsen. Effektiviseringen skal derimod starte og slutte hos medarbejderne. Først skal refleksioner og ny viden i spil, så skal der være en konkret dialog om den praktiske opgaveløsning, og til sidst skal gevinsterne høstes i form af ny adfærd, der gavner såvel brugere som medarbejdere. Medarbejderne ved typisk rigtig meget om, hvordan deres arbejdsdag kan blive mere effektiv. Det er ofte dem, der har det bedste billede af, hvor de bruger for meget tid på opgaver uden for deres kernekvalifikationer. Det er også dem, der bedst kender samspillet med kolleger og ledere, og derfor skal det være ud fra medarbejdernes oplevelser, at en debat om arbejdets indhold og organisering skal tage sit udgangspunkt. Gode rammer Foruden medarbejdere og ledere er det også vigtigt, at rammerne om og hjælpemidlerne på en arbejdsplads er i top. Hvis man for eksempel skal have det bedste ud af folkeskolelærerne, nytter det ikke noget, at skolerne er ved at falde ned om ørerne på dem. En æstetisk tiltalende arbejdsplads har positiv indflydelse og medvirker dermed til at øge både trivslen og effektiviteten. En sikker vej til bedre opgaveløsning er gode teknologiske hjælpemidler. På Teknologisk Institut har vi deltaget i en lang række udviklingsprojekter, hvor medarbejderne har fået introduceret nye teknologier, som har fritaget dem for de hårdeste og mest nedslidende opgaver. Et plejehjem har for eksempel fået en robotstøvsuger, en strygerobot og en ny type personløfter, der ikke alene skåner medarbejdernes arbejdsmiljø de har også øget effektiviteten på arbejdspladsen. Erfaringerne dokumenterer, at teknologierne kan være en utrolig god hjælp, men at det er altafgørende, at medarbejderne bliver grundigt introduceret i at bruge de nye teknologier, så de ikke bliver overset i den daglige travlhed og i værste fald ender i glemsel på depotet. Det er ikke tilstrækkeligt at køre maskinerne ind på gangene eller klasseværelserne og så krydse fingre for, at medarbejderne tager dem til sig.
Selv om vi bliver dygtigere, så er en af de største udfordringer stadigvæk, at det er svært at ændre vaner. Det kræver medarbejderinvolvering, så medarbejderne får ejerskab til de nye arbejdsprocesser. Og det kræver, at ledelsen er parat til at udstikke en struktur, hvor der er plads og rum til, at medarbejderne kan gøre sig sine erfaringer, og hvor de har tid til at blive fortrolige med de teknologiske hjælpemidler. Endelig virker det tit særdeles motiverende at samarbejde med andre arbejdspladser og konsulenter, der har prøvet udviklingsforløbet før. Når det lykkes, oplever medarbejderne faglig stolthed, selvværd og trivsel, og det gør tilmed arbejdspladsen mere effektiv. Trænger din arbejdsplads til et servicetjek og til at få indblik i potentialerne, så kontakt Center for Arbejdsliv. Nomi Skovgaard og Birgit Lübker Kontakt: Nomi Skovgaard Telefon: +45 72 20 26 96 nsd@teknologisk.dk Frem med de gode historier Hvad skal der til for at sprede den viden og de erfaringer, der opstår i store arbejdslivsprojekter, så flere får glæde af det? Det spørgsmål svarer direktør for Forebyggelsesfonden, Charlotte Fuglsang, og tre andre nøglepersoner på her. Fire bud på effektiv videnspredning Da det store projekt Nærvær i Arbejdet nu er nået halvvejs, skærpes fokus på, hvordan de gode erfaringer, der er opnået i projektet, kan spredes til andre arbejdspladser. Derfor har projektledelsen netop afholdt et møde med en række nøglepersoner inden for arbejdsmiljø og arbejdspladsudvikling, der kan hjælpe med at få erfaringerne spredt. Her giver fire af nøglepersonerne deres bud på, hvordan man kan sprede den viden, der opstår i et projekt som Nærvær i Arbejdet, så den kan gøre en forskel på andre arbejdspladser.
Hvad skal der til for at sprede den viden, der er kommet i for eksempel projekt Nærvær i Arbejdet? Charlotte Fuglsang Direktør i Forebyggelsesfonden I Forebyggelsesfonden har vi en forpligtelse til at formidle om projekterne, og det kan foregå ved konferencer eller gennem vores hjemmeside. For at sprede erfaringerne tror jeg, det er en rigtig god ide at mødes med andre i og uden for projektet. Der skal fokus på det, vi gerne vil opnå. Hvad er det, der rykker? Vi skal ikke fokusere på de problemer, der opstår, men på de gode historier. Det kunne også være nogle netværksmøder måske to gange om året hvor både medarbejdere og ledere mødes. Jeg tror, det virker godt med en én til én dialog. Man kunne også have nogle metoder på arbejdspladserne, hvor man kan spørge sig selv hvad var godt og skidt ved den her forandring, og hvordan er det gået? Hannah Weil Chef i Videncenter for Arbejdsmiljø Jeg tror, det er vigtigt at have fokus på de gode resultater. Hvad har andre gjort? Er der noget af det, vi kan bruge og overføre til vores organisation? Det er vigtigt, at man bruger de rigtige kanaler. For eksempel konferencer eller direkte kontakt mellem medarbejdere på forskellige arbejdspladser, selvom det selvfølgelig er begrænset hvor mange personer, der kan tage ud til andre arbejdspladser. Så tror jeg, man skal lave en formidlingsstrategi. Hvor kan vi komme ud? Det skal udvikles mere centralt og tænkes ind i projektet. Det kan godt være, det ikke er alle, der hører om et projekt, som går hjem og ændrer deres arbejdsrutiner, men bare der er nogen, der føler sig inspireret, så gør det en forskel.
Sven Skovmand Personalepolitisk chef i Region Hovedstaden Den stærkeste formidling er fra dem, der har været med i projektet. Hvis de møder deres kolleger andre steder, kan de sige: Det her har betydet noget for os, og vi tror på, det kan hjælpe jer. Men de skal ikke stå alene. Det skal være sammen med konsulenter fra for eksempel Teknologisk Institut. Det skal være professionelt assisteret. Kommunikation fra arbejdsplads til arbejdsplads, tror jeg, er meget god, selvom det kan være hamrende svært. Det er også relevant at nå ud til ledelsen og faggrupper, men i kommunikationen til dem ligger der en oversættelse, som man undgår ved at tale direkte til medarbejderne. Malene Vestergaard Sørensen Chefkonsulent i Danske Regioner Vi skal have noget lokkemad til at fange interessen hos andre. Det skal kunne betale sig. Gevinsten skal være tydelig, og gevinsten er for eksempel lavere sygefravær, større arbejdsglæde, højere patientsikkerhed og lignende. Man kunne afholde nogle dialogmøder, nogle korte eftermiddagsmøder, hvor projektdeltagerne for eksempel kunne komme ud på andre arbejdspladser. De projektdeltagere skal være nogle dygtige retorikere, der er blevet klædt godt på til det, de skal. Foruden ovennævnte var følgende med til mødet: Dorte Steenberg, Næstformand i Dansk Sygeplejeråd Rudy Larsen, Arbejdsmiljøkonsulent i FOA Lone Hoffmann, Forhandlingssekretær i 3F Mogens Dam, Fuldmægtig i Personalestyrelsen Lisbet Harder, Projektleder i Region Midtjylland Laila Vang, Oversygeplejerske på Bornholms Hospital Jane Wickmann, Divisionsdirektør på Teknologisk Institut Nomi Skovgaard, Centerchef på Teknologisk Institut
Birgit Lübker, Projektchef på Teknologisk Institut Ulla Viskum, Seniorkonsulent på Teknologisk Institut På www.nærvær.net kan du læse meget mere om projektet og dets deltagere, metoder og erfaringer. Kontakt: Birgit Lübker Telefon: +45 72 20 26 58 bilr@teknologisk.dk Nyt netværk støtter små og mellemstore leverandører af velfærdsteknologi Netværk for producenter af teknologi til social- og sundhedssektoren samt uddannelsessektoren skal styrke små og mellemstore virksomheder i udviklingen af velfærdsteknologi og handel med det offentlige. Der er i de kommende år et enormt potentiale for leverandører af velfærdsteknologi, da andelen af borgere, der har behov for hjælp, stiger, mens andelen af erhvervsaktive falder. For at hjælpe de små og mellemstore leverandører godt på vej har Center for Arbejdsliv startet et nyt netværk, og der er stadig pladser til interesserede. Det kan ofte være en stor udfordring for mindre virksomheder at sætte sig ind i omfattende regler og procedurer, når de eksempelvis ønsker at levere deres produkter til offentlige institutioner. Mindre virksomheder kan have stor gavn af at mødes med andre virksomheder for at blive klogere på, hvordan man nedbryder barrierer og skaber løsninger på tværs af teknologier. Disse behov søger et nyt netværk, koordineret af Center for Arbejdsliv på Teknologisk Institut, at afdække og at afhjælpe. For nylig var otte små og mellemstore virksomheder derfor samlet på Teknologisk Institut til første møde i et nyt netværk, der arbejder for at styrke medlemsvirksomhedernes forretning, processer og viden. Center for Arbejdsliv koordinerer netværket og skaber rum og metoder til videndeling, innovation og kompetenceløft.
En af deltagerne på det første netværksmøde, ejer af FLT Alarmer, Flemming Larsen havde stort udbytte af det første møde. - Et sådant netværk er en god anledning til at få udfordret min og virksomhedens indsigt i udviklings-, salgs- og implementeringsprocesser. Som teknisk virksomhed har vi i hverdagen vores primære fokus på teknologien. At ændre fokus og glemme teknologien et øjeblik for at koncentrere sig om de omkringliggende emner ser jeg som en stor styrke i netværket. På det første møde har vi bevist, at vi på tværs af teknologiområderne har fælles udfordringer, hvor vi kan styrke hinanden via netværket. På det første møde i netværket blev der taget initiativ til en række samarbejds- og udviklingsideer på tværs af teknologier og kompetencer. Et eksempel på dette ses hos en leverandør af senge, som har arbejdet på en ide om et alarm- eller SMS-modul indbygget i hospitalssenge, og han fandt hurtigt sammen med en anden deltager, der udvikler og forhandler disse moduler. En af arrangørerne bag netværket, projektleder Morten Kronholm, der tidligere har været teknisk chef hos Vitaris, og som nu arbejder i Center for Arbejdsliv, udtaler: - Et netværk for små og mellemstore leverandører af teknologi til social- og sundhedssektoren samt uddannelsessektoren er uhyre vigtigt. I disse år er der pres på kommunernes budgetter. Og der er fra politisk hold mål om at sikre kvaliteten af velfærdsydelserne og effektiviteten og samtidig forbedre arbejdsmiljøet for de ansatte. Disse økonomiske udfordringer og mål stiller store krav til leverandørerne af teknologi til den offentlige sektor. I netværket vil Center for Arbejdsliv formidle erfaringer fra projekter, der implementerer ny teknologi i den offentlige sektor, og sammen vil man i netværket afdække og indfri behov for videnområder, som på tværs af teknologier kan styrke medlemsvirksomhederne. Alle deltagende virksomheder kan fortælle om kassetænkning og silo effekt, hvor hver afdeling er fokuseret på sig selv frem for hinanden, i deres tilgang til handel med kommuner og regioner. Derfor vil der på næste netværksmøde være indlæg fra indkøbere fra kommunerne. Derigennem får deltagerne en unik mulighed for at blive klogere på, hvordan de skal formulere deres tilbud, så de offentlige indkøbere bliver mere opmærksomme på dem. På kommende møder vil der desuden blive sat fokus på internationale strømninger og tendenser og implementeringsprocesser, herunder kompetence- og organiseringsudfordringer. Erfaringerne i Center for Arbejdsliv er, at effektivitet ikke udelukker trivsel og kvalitet. Disse erfaringer skal bruges til at styrke de deltagende virksomheder.
Virksomheder, der leverer teknologi til social- og sundhedssektoren samt uddannelsessektoren, kan rette henvendelse til projektleder Morten Kronholm, hvis de ønsker at deltage i netværket. Kriterierne for deltagelse er, at man repræsenterer en dansk, lille eller mellemstor virksomhed (SMV) med færre end 250 ansatte, og at man leverer teknologi til ovennævnte sektorer. Følgende virksomheder deltager i netværket, der er åbent for andre interesserede: Safelink, Time Advice, Prolog Development Center, FLT Alarmer Aps, Max Manus, Invacare, Care4all og Appinux Næste møde i netværket er torsdag den 16. september 2010. Kontakt Morten Kronholm, hvis du er interesseret i at deltage. mkm@teknologisk.dk Kontakt: Morten Kronholm Telefon: +45 72 20 28 49 mkm@teknologisk.dk Nye medarbejdere i Center for Arbejdsliv, Teknologisk Institut Mette Henriks Mette Henriks er kommet til Center for Arbejdsliv fra afdelingen Byggeproces på Teknologisk Institut. Mette er uddannet bygningsingeniør fra DTU og har fem års erfaring inden for byggebranchen både som entreprenør og som rådgiver, og hun har blandt andet været med til at bygge koncertsalen i DR Byen for MT Højgaard. Det var under sin praktik hos MT Højgaard, at Mette begyndte at interessere sig for de processer, som forløber i en byggesag. Denne interesse medførte, at hun skrev eksamensprojekt i Lean Construction, og at hun i 2009 fik job i Byggeproces på Teknologisk Institut. Hos Byggeproces har Mette blandt andet arbejdet med optimering af arbejdsgange via involvering af de timelønnede samt forhindring af nedslidning blandt bygge- /anlægsansatte. Mette sidder desuden som faglig sekretær i foreningen Lean Construction DK.
Morten Kronholm Morten Kronholm, konsulent og projektleder i Center for Arbejdsliv med speciale inden for velfærdsteknologi. Morten har i mere end 10 år udviklet, produceret og implementeret teknologi primært til sundheds- og ældreområdet i danske kommuner, og han har bl.a. deltaget i projekt Velfærdsteknologisk Bydel med Københavns Kommune. Han har desuden været projektleder på elektroniske låsesystemer i samarbejde med seks danske kommuner gennem ABT fonden og været med til at indføre TeleCare konceptet, som er en ny intelligent sensorteknologi til ældre i eget hjem. Kerneområderne er rådgivning, udvikling, planlægning, dokumentation og uddannelse af brugere. I samarbejde med KL, Ældre Sagen, Dansk Rehab Gruppe og CareNet har Morten været med til at påvirke udviklingen inden for velfærdsteknologi de seneste år. Kontakt: Malene Kjærsgaard Telefon: +45 72 20 30 02 mch@teknologisk.dk 1-2-3 Formål: Skærpe koncentrationen Grine sammen. Tid: Ca. 5 minutter Egner sig bedst til gruppestørrelse: 2-100 Beskrivelse: Folk finder sammen to og to. De stiller sig over for hinanden og skal nu tælle til tre. De siger et tal på skift. Første person tæller "et", anden person tæller "to", første person tæller "tre", anden person tæller "et" osv.
Når parrene har fundet en rytme, skifter de ettallet ud med en lyd og en bevægelse (f.eks. "hej" og en hånd, der vinker). Facilitatoren kan definere lyden og bevægelsen for at gøre det nemmere for deltagerne, men parrene kan også selv bestemme. Når det kører, skiftes også totallet ud med en lyd og en bevægelse og til sidst også tretallet. Det hele ender med, at der ikke bliver talt, men kun sagt lyde. Fif: Jo mere lyd, bevægelse og dynamik, der er i øvelsen, jo sjovere er det, og jo mere vågner folk op. Kontakt: Malene Kjærsgaard Telefon: +45 72 20 30 02 mch@teknologisk.dk