NOTAT Dato: 10. august 2007 Kontor: Beskæftigelse og uddannelse J.nr.: 3537 Sagsbeh.: EDA Fil-navn: Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser for udbud af oplysningskampagne om mentorer 1. Den ordregivende myndighed Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 1057 København K Telefon 33 92 33 80 Telefax: 33 11 12 39 Kontaktperson: Fuldmægtig Edith Jager Andersen E-mail: eda@inm.dk 2. Udbudsmaterialet Om det samlede udbudsmateriales bestanddele henvises til opfordringsskrivelsen. 3. Tildelingskriterier Om tildelingskriterier henvises til opfordringsskrivelsen. 4. Tilbuddenes disposition og indhold Tilbudsgivers tilbud skal som minimum indeholde følgende: Et resumé af det samlede tilbud herunder prisen ekskl. moms. Udkast til kontrakt. Ministeriet har udarbejdet udkast til kontrakt, som ikke skal suppleres af tilbudsgiver, med undtagelse af angivelse af virksomhedens oplysninger på forsiden, pris ekskl. moms i afsnit 8.1 og oplysninger om evt. underleverandører, jf. kontraktens afsnit 18. Oplysninger om eventuelt brug af underleverandører, hvilke opgaver disse udfører og omfanget heraf skal endvidere anføres af tilbudsgiver i bilag 2.
Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiver i form af et konsortium skal i bilag 2 angive, hvilke opgaver de forskellige tjenesteydere i konsortiet udfører og omfanget heraf. Løsningsbeskrivelse (bilag 2) skal udarbejdes af tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal ved udarbejdelse af sit tilbud navnlig tage udgangspunkt i bilag 1: Udbudsmateriale af 20. juni 2007 om oplysningskampagne om mentorer. Tids-, møde- og lanceringsplan med udgangspunkt i bilag 4 5. Udkast til kontrakt og bilag forbehold, alternative tilbud og mindstekrav Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration har udarbejdet vedlagte udkast til kontrakt og bilag. Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er heller ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til kontrakt. 6. Spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (spørgsmål). Af hensyn til overholdelse af det udbudsretlige ligebehandlingsprincip skal alle spørgsmål stilles skriftligt. Spørgsmålene fremsendes pr. e- mail til fuldmægtig Edith Jager Andersen eda@inm.dk. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form skriftligt blive offentliggjort på www.nyidanmark.dk under Nyheder Udbud af oplysningskampagne om mentorer. Herudover vil spørgsmålene og svarene blive meddelt samtlige prækvalificerede virksomheder via e-mailadresser oplyst til Integrationsministeriet ved ansøgning om prækvalifikation. Spørgsmål, der modtages efter 10. september 2007, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. 7. Tilbudets udformning og indlevering 7.1 Generelt Skriftligt tilbud skal sendes eller indleveres til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 1057 København K Side 2
Att. fuldmægtig Edith Jager Andersen Tilbuddet afleveres i tre eksemplarer i lukket forsendelse og mærket, jf. opfordringsskrivelsen. 7.2 Erklæring om arbejdspladsen mv. Tilbudsgiveren skal vedlægge erklæring om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres, jf. vedlagte formular, som kan benyttes ved afgivelsen af denne erklæring. 8. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er Mandag den 17. september kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i fire måneder fra tilbudsfristens udløb. 9. Behandling af tilbud m.v. Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbudet til tilbudsgiveren. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet, og forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i afsnit 8. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration uvedkommende, herunder også hvis Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 10. Forhandling Det skal fremhæves, at Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgivere om de afgivne tilbud. Der vil derfor ikke blive holdt egentlige kontrakt- og prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at Side 3
deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbudene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 11. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning dog ikke vedrørende oplysninger, som fremgår af det offentliggjorte udbudsmateriale. Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende materiale, der ikke er offentliggjort, eller den viden, der opnås herved, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger / elementer i tilbudet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtiget til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 12. Oplysninger m.v. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer m.v. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter og afgifter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) Skat, Hovedcenter Østbanegade 123 2100 København Ø Telefon: 72 37 90 00 Telefax: 72 37 90 01 E-mailadresse: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk 2) Miljøstyrelsen Strandgade 29 Side 4
1401 København K Telefon: 32 66 01 00 Telefax: 32 66 04 79 E-mailadresse: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet Landskronagade 33 2100 København Ø Telefon: 70 12 12 88 Telefax: 70 12 12 89 E-mailadresse: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser, jf. bekendtgørelse nr. 1109 af 17. december 2001 om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. 13. Tidsplan Den 10. september 2007: Den 17. september 2007 kl. 12.00 Medio oktober 2007 Frist for indsendelse af spørgsmål Frist for at indgive tilbud Forventet kontraktindgåelse Side 5