Guide til outsourcing og etablering Oktober 2004
Udgivet af Dansk Industri og ITEK Redaktion afsluttet 1. oktober 2004 Redaktion: Niels Conradsen og Henrik Bjørn Christensen ISBN 87-7353-528-1 1000.10.04
Forord Globaliseringsprocessen er allerede vidt fremskredet ikke mindst i Danmark. Den kommercielle verden i dag er præget af global konkurrence på såvel produkter og markeder som på arbejdsmarked og kvalifikationer. Desuden har indgåelse af handelsaftaler og revolutionen inden for IT og kommunikation gjort, at det er muligt at udveksle viden og information næsten momentant. Set i dette lys må virksomheder, der søger globaliseringens muligheder, konstant sikre sig, at ressourcer og arbejdsindsats udnyttes bedst muligt. Outsourcing og udflytning er ikke et mål i sig selv for virksomhederne, men derimod et middel til at fokusere ressourcerne netop der, hvor de skaber mest vækst i virksomheden. For at få frigjort økonomiske og ledelsesressourcer hertil, overdrages mindre vigtige aktiviteter til leverandører og samarbejdspartnere. Denne pjece giver et indblik i de overvejelser, en virksomhed skal igennem, inden den beslutter en udflytningsstrategi. Pjecen vil også give en række anbefalinger til de mange overvejelser og udfordringer, som en virksomhed vil møde på sin vej til en succesfuld outsourcing. Denne publikation er anden del i en serie af tre og bygger på en række medlemsvirksomheders erfaringer med outsourcing og etablering i udlandet. Første del Globale muligheder og vækst udkom i juni 2004, og den tredje publikation, som er et debatoplæg om, hvordan vi skal bevare værdiskabelsen i Danmark, vil blive udgivet i sidst på året i 2004. En stor tak til de virksomheder, som har delt ud af deres viden, og til de forskere der har bidraget til publikationen. Endelig er vi meget glade for, at støtte fra Industriens Realkreditfond har gjort udgivelsen mulig. Oktober 2004 Bolette Christensen Vicedirektør, Dansk Industri Tom Togsverd Branchedirektør, ITEK 3
4
Indhold Opsummering og anbefalinger... 7 Globalisering...11 Globalisering af danske virksomheder...13 Af Professor Tage Skjøtt-Larsen, Handelshøjskolen i København Analysefase...21 De indledende strategiske overvejelser...23 Af Niels Conradsen og Henrik Bjørn Christensen, Dansk Industri Hvad skal virksomheden flytte ud? Make/buy analyse...35 Af Henrik Bjørn Christensen og Niels Conradsen, Dansk Industri Etableringsfase...49 Etableringsfase...50 Af Niels Conradsen og Henrik Bjørn Christensen, Dansk Industri Udflytning til Østeuropa og til Kina...70 Af Peter Helk og Daniel Schulz, Dansk Industri Juridiske og personalemæssige aspekter ved udflytning...94 Af Jesper Topp Wolthers, Dansk Industri Driftsfase... 109 Drift... 110 Af Niels Conradsen og Henrik Bjørn Christensen, Dansk Industri Perspektivering... 119 Danske virksomheders etableringsmønster i lavtlønslande... 121 Af Lektor Michael Wendelbo Hansen, Handelshøjskolen i København Appendiks... 141 Værktøj til make/buy analyse... 141 Af Henrik Bjørn Christensen og Niels Conradsen, Dansk Industri 5
6
Opsummering og anbefalinger Alle danske virksomheder må i dag se i øjnene, at både konkurrenter, kunder og leverandører kan befinde sig i hvilket som helst land på jorden. Desuden er transport i mange tilfælde billig i forhold til produktets pris. Mange virksomheder gennemgår derfor i disse år en omvæltning som følge af outsourcing eller etablering af egen virksomhed i udlandet. Opgaverne, der hidtil er udflyttet, er hovedsageligt produktionsaktiviteter, men nu flyttes også aktiviteter som udvikling, administration og logistik. Med denne guide ønsker vi at give hjælp og inspiration til en virksomheds outsourcing eller etablering af ny virksomhed i global sammenhæng fra de indledende strategiske overvejelser til de mange praktiske udfordringer en virksomhed kan møde, når en udflytning skal gennemføres og følges op. De mange overvejelser, og de dertil hørende analyser og opgaver, er ofte svære og kan være en udfordring for mange virksomheder. Inspiration til virksomheders udflytning Analysefase Etableringsfase Driftsfase Outsourcing eller etablering Hvilke aktiviteter skal outsources kernekompetencer Geografisk placering Politiske og finansielle risici Leverandørmarked Økonomisk analyse Egen dokumentation opgraderes Leverandør identificeres og kontrolleres Kontrakter etableres Rentabilitetsanalyse gennemføres Etablering af kvalitetsog logistikstyring Integration af partner Leverandørstyring Kvalitetsstyring Logistik- og lagerstyring Konstruktionsændringer og udvikling Efterkalkule 7
Outsourcingens/ etableringens facer Guiden er bygget op omkring de faser, en virksomhed normalt vil gennemgå i en udflytningsproces: 1. Analysefase hvor virksomheden gennemgår de strategiske overvejelser om at flytte ud, om hvilke aktiviteter, man skal flytte ud, og om hvilke muligheder der er i markedet. 2. Etableringsfase hvor beslutningen er taget. Virksomheden skal nu forberede sig internt, leverandører skal findes, vurderes og samarbejdsrelationer skal etableres. Økonomien i udflytningen skal endeligt fastlægges. 3. Driftsfase hvor virksomheden og leverandøren har startet samarbejdet, og hvor opgaven nu er den videre udvikling mod større effektivitet, bedre kvalitet og nye opgaver. Gennemgangen af faserne munder ud i en række anbefalinger til virksomhederne, som i koncentreret form kan gengives som outsourcingens/ etableringens 10 bud. Outsourcingens/etableringens 10 bud! 1. Ledelsen skal vide, hvad den vil! 2. Sørg for korrekt og tilstrækkelig manpower til at gennemføre udflytningsprocessen 3. Hav styr på egen dokumentation og egen omkostningsstruktur 4. Identificer virksomhedens kernekompetencer og vurder nøje, hvad der kan outsources, og hvad der kræver etablering (make/buy analyse) 5. Udvælg leverandører omhyggeligt og integrer dem med relevante funktioner i virksomheden 6. Husk at magtforholdet i relationen mellem partnere kan ændres over tid man skal altid være beredt til at kunne outsource videre eller etablere sig et nyt sted 7. Ting tager tid! 8. Sørg for forsyningssikkerhed sørg for sikkerhed i kvalitet 9. Start med udflytning af mindre opgaver og gør dem gradvis større 10. Se udflytningen som en fremadskridende proces man skal sikkert være et andet sted om 7-10 år Definitioner Igennem publikationen har vi anvendt en række definitioner på outsourcing, etablering, udflytning, leverandør, lavtlønslande som angivet nedenfor: Virksomheden: Det juridiske danske selskab som beslutter sig til at flytte arbejdsopgaver til en leverandør Outsourcing: En beslutning om at lade en dansk eller udenlandsk leverandør, samarbejdspartner eller delvist ejet selskab (mindre end 10 pct. ejerskab) 8
overtage hele eller dele af virksomhedens arbejdsopgaver, produktion, administration, udvikling m.m. Etablering af eget selskab: Er defineret ved, at virksomheden har mere end 10 pct. ejerskab af det nye selskab. Leverandør: Leverer en ydelse (produkt, service, udviklingsopgave m.m.) til virksomheden. Leverandører kan være af forskellig vigtighed og kan være integreret i forskellig grad med virksomheden. Definition på udflytning, etablering og outsourcing Udflytning: Flytning af arbejdsopgaver fra en virksomhed i Danmark til udlandet, enten til en ekstern leverandør eller til virksomhedens eget selskab. Lavtlønslande: Lande hvor lønniveauet udgør mindre end en 1/3 af det danske lønniveau (f.eks. Østeuropa, Latinamerika, Kina, Indien, Sydøstasien). Publikationen er i vid udstrækning skrevet over erfaringer, som er gjort med udflytning i en række danske virksomheder. Vi er meget glade for den åbenhed, der har været om gode og dårlige erfaringer, og en speciel tak skal lyde til: Ambu A/S Brüel & Kjær Sound & Vibration Measurement A/S Epoke A/S GN Netcom A/S Grundfos A/S Grundfos Electronics Martin Professional A/S Micro Matic A/S Oticon A/S Rimadan A/S Ribe Maskinfabrik A/S Tellabs Denmark A/S Viking Life-Saving Equipment A/S 9