Fri-uge 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Projekt Skejby Trivsel i verdensklasse Drejebog for afvikling af projekt Skejby Trivsel i verdensklasse Dette er en beskrivelse af de arbejdsgange og procedurer der er forbundet med at afvikle projekt Skejby Trivsel i verdensklasse. Beskrivelsen er bygget op således at figur 1 præsenterer den overordnede afvikling med enkelte stikord. Derefter følger en mere uddybende beskrivelse af de forskellige steps i projektet. Figur 1. Overordnet ramme arbejdsgang i projektet Kalender Uge Moduluge Ulige moduler (U) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 Lige moduler (L) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 Moduluge 1 (U) Projektgruppe Etableres med rep. Fra de uddannelser som rekrutterer via projektet Moduluge 4 (U) Rekruttering af studerende Moduluge 2 (U) Første møde. Forberedelse: Hvad planlægger hver uddannelse at invitere medarbejdere til? Hvem beskriver hvilke tilbud? Hvem rekrutterer de studerende? Hvem koordinerer med skemaplanlægger (hvis relevant)? Hvem er ansvarlig (bagvagt) for hvilke tilbud? Moduluge 6 (U) Andet møde Hvilke tilbud har vi studerende til? Endelig plan for tilbud Hvem rekrutterer i virksomheder? Hvem kontakter grafiker? Hvem kontakter ACmedarbejder mhp tilmelding i surveyexcact? Moduluge 8 (U) Beskrivelser til grafiker som udarbejder pdf (og evt brochure) over tilbud. Pdf færdig senest i moduluge 10 Moduluge 1 (L) Rekruttering af medarbejdere på virksomheder i området via Skejby Erhvervsforening Mail til formand for foreningen, Arne Vesterdal som videresender mail til foreningens medlemmer Moduluge 1 (L) Ansvarlige (bagvagter) for træningstilbud mødes med studerende omkring forberedelse af træningsforløbene 1
Projektgruppen Projektgruppen sammensættes så den inkluderer repræsentanter fra de uddannelser som har studerende involveret i projektet. Hidtil har det drejet sig om FIA og E&S uddannelsen i Aarhus. Projektleder har hidtil været udviklingskoordinator ved FIA. På FIA er samarbejdet centreret omkring et tilbud til de studerende på modul 3 om at deltage i ekstra curriculær aktivitet med planlægning og gennemførelse af træningsforløb indenfor styrketræning og løb. Dette er valgt for at understøtte de studerendes læring frem mod modul 4 prøven hvor faget Træning og Bevægelse det der fylder mest. I fremtiden vil det derfor fra FIA s side være ideelt at ligge projektlederfunktionen hos en af underviserne i faget Træning og Bevægelse på modul 3 hvis denne rolle fortsat skal ligge i FIA regi. På E&S uddannelsen har tilbuddene derimod været varetaget som en del af den obligatoriske undervisning. Rekruttering af studerende Der har hidtil været stor interesse fra de studerende side i forhold til at deltage i disse frivillige aktiviteter. I introduktionen til de studerende er det vigtigt at fremhæve de fordele de studerende får ved at være med i projektet. Her tænkes især på muligheden for i realistisk kontekst at afprøve viden, færdigheder og kompetencer som de studerende dels bliver evalueret på til modul 4 prøven men også arbejder videre med på de efterfølgende moduler. Samarbejde med grafiker Hidtil har samarbejdet med grafiker (Ingelise Staadsen Petersen) isp@viauc.dk været centreret omkring udarbejdelse af brochure som har været trykt i 1000 2000 eksemplarer. Erfaringen fra forårets rekruttering på virksomhederne er imidlertid at interessen for at modtage disse brochurer er begrænset. Tidsfaktoren i at udarbejde en sådan brochure set i forhold til blot at udarbejde en pdf med tilbuddene sammenholdt med interessen for at modtage brochuren på virksomhederne gør derfor at anbefalingen vil være at nøjes med at udarbejde en pdf-fil med beskrivelse af tilbuddene. Rekruttering af medarbejdere Hele VIA s engagement i lokalområdet er forankret i samarbejdet med Skejby Erhvervsforening. Her er tanken at alle virksomheder på sigt åbner op for deltagelse af medarbejdere fra andre virksomheder i forhold til at deltage i medarbejdertilbud på egen virksomhed. Træningstilbud til medarbejdere er VIA s bidrag ind i denne netværksbaserede arbejde med trivsel i skejbyområdet. Derfor sker al rekruttering til projektet således også gennem Skejby Erhvervsforening. Konkret sker dette ved at vi fra VIA s side sender mail med invitation til at deltage. Denne invitation sender vi til Erhvervsforeningen som så sender den videre til foreningens medlemmer. Denne mail fremgår af bilag 1. Hvis virksomhederne ønsker at deltage skriver de tilbage til VIA med ønske om at deltage. Herefter fremsendes standard mail med kort præsentation af tilbud samt vedhæftet pdf-fil med uddybning af tilbud (Bilag 2). Denne mail er formuleret således at den er klar til at videresende rundt i de respektive virksomheder og slutter med link til on-line tilmelding. Samtidig er der i mailen formuleret et krav om at virksomheden for at deltage skal acceptere at det er virksomhedens forsikring der dækker deres medarbejdere under træningen her på VIA. 2
Derfor er det vigtigt at virksomheden vender tilbage med et tilsagn om at deltage på den præmis. Vender virksomheden ikke tilbage på egen initiativ sendes mail hvor vi rykker for et svar på om de deltager eller ej (bilag 3) Oplæring af frivillige studerende til træningstilbud På FIA har studerende på modul 3 varetaget opgaven med træning til medarbejdere på virksomheder som ekstra arbejde. Det har bl.a. krævet at de studerende har modtaget supplerende undervisning og vejledning omkring opstart og planlægning af træningsforløbene. Denne opgave med oplæring og bagstopper funktion har undervisere ved FIA varetaget både før og løbende under afvikling af træningstilbudene. Ressourcer Projektet har nu været gennemført tre gange med deltagelse af ca. 150 deltagere fra forskellige virksomheder pr. gang. Se i øvrigt evalueringsrapport for foråret 2013. Ressourceforbruget har været over disse tre gange været reduceret, men stabiliserer sig nu omkring følgende niveau: Projektledelse 100 timer Koordinering, oplæring Og bagstopper pr. træningstilbud 30 timer Samlet se har det pr. gang for både FIA og E&S drejet sig om 6 7 forskellige tiltag. Det betyder et forventet resourceforbrug pr. gennemførelse på: Projektledelse 100 timer 7 tiltag á 30 timer 210 timer I alt 310 timer 3
Bilag 1 Første mail. Invitation Fra Erhvervsforeningen til medlemmerne Kære nabo i Skejby Vi er så heldige at studerende fra VIA University Collage igen vil invitere vores medarbejdere ind til forskellige sundhedstilbud. VIA University College, der bl.a. har fysioterapeutuddannelsen og Professionsbacheloruddannelsen i Ernæring og Sundhed, har en række spændende tilbud (og gratis) til virksomhederne i Skejbyområdet: Styrketræning til begyndere Ski-træning Løbetræning til begyndere og let øvede Løbestilsanalyse Individuelt rygestopforløb Slankekursus Individuel kostvejledning Motiverende samtale I kan se mere om tilbuddene i den vedhæftede brochure. Send en mail til navn, xxx@viauc.dk Fysioterapeutuddannelsen i Aarhus, hvis I er interesseret i gratis sundhedstilbud til jeres medarbejdere, så vil navn kontakte jer og hjælpe med at sætte tilmeldingen i gang. Tilbuddene starter allerede i uge XX, så meld hurtigt tilbage. Med venlig hilsen Arne Vesterdal Formand, Erhvervsforening Skejby Arne Vesterdal direktør / director INCUBA Science Park Brendstrupgaardsvej 102 DK-8200 Aarhus N T: +45 8620 5000 M: +45 2345 2624 av@incuba-sp.dk www.incuba-sp.dk 4
Bilag 2 Anden mail: Tilmelding Fra VIA til medlemmer af Erhvervsforeningen Kære Xxxxx Tak for din interesse for at deltage i VIA University College og Skejby Erhvervsforenings tilbud til medarbejdere i området. Tilbuddene udbydes af studerende ved Fysioterapeutuddannelsen i Aarhus og Professionsbacheloruddannelsen i Ernæring og Sundhed og er derfor gratis, men det er vigtigt og pointere, at deltagelse for den enkelte medarbejder er igangsat via arbejdspladsen og det derfor er arbejdspladsens forsikring, der er gældende. Nedenfor finder I et udkast til mail til rundsendelse i organisationen. Efter en kort beskrivelse af tilbuddene kommer link til tilmelding som foregår online. Uddybende til den korte tekst i denne mail har jeg desuden vedhæftet pdf-fil med brochure som uddyber tilbuddene. Jeg forstiller mig umiddelbart at tilmelding foregår ved at I sender nedenstående mail rundt i organisationen. Samtidig leverer vi brochurer til distribution på virksomheden. De bedste hilsener Ex.: Karsten Thorø Karsten Thorø Udviklingskoordinator, Lektor, MPH VIA University College Den Sundhedsfaglige Højskole Fysioterapeutuddannelsen i Aarhus Campus N Hedeager 2 DK-8200 Aarhus N Lokale 33.36 Direkte: 87 55 23 08 ktho@viauc.dk 5
MAIL TIL RUNDSENDELSE I ORGANISATIONEN Kære Alle For 3. gang udbyder studerende ved VIA University College gratis sundhedstilbud til medarbejdere på virksomhederne i Skejbyområdet I denne omgang tilbyder vi: Styrketræning til begyndere Ski-træning Løbetræning til begyndere og let øvede Løbestilsanalyse Individuelt rygestopforløb Slankekursus Individuel kostvejledning Motiverende samtale Nedenfor kan du læse mere om hvilke tilbud vi har til dig her i efteråret.. Alle tilbuddene foregår på VIA University Collage, Hedeager 2, 8200 Aarhus N. Tilmelding foregår via link til sidst i denne mail. Styrketræning til begyndere Vil du forbedre din muskelstyrke, din sundhedstilstand og har du lyst til at træne med andre begyndere? To måneders superviseret træning med instruktører rettet mod begyndere eller dig som kun har minimalt kendskab til styrketræning. Tid: Tirsdag og torsdag kl. 7.00-8.00, uge 8-17. Sted: Hedeager 2, lokale 14.23, der er mulighed for omklædning og bad. Ski-træning Vil du sikre at din skiferie bliver sjovere og sikrere? Med seriøs skitræning kan du reducere risikoen for skader og gøre nydelsen på ski større! VIA University College tilbyder gratis skitræning om morgenen. Skitræningen består af 8 ugers superviseret træning på ca. 1 time med instruktører. Du vil få en indføring i skitræningsøvelser og de grundlæggende træningsprincipper. Tid: tirsdage og torsdage fra uge 38 45 Kl. 7 8. Sted: Hedeager 2, lokale 14.23, der er mulighed for omklædning og bad Løbetræning til begyndere og let øvede Løbetræningen med løbeinstruktører i to grupper. Begynder: For dig der ikke har løbet tidligere eller dig som kun har minimal løbeerfaring. Træningen vil primært bestå af skiftevis løb og gang. Let øvet: For dig der kan løbe 3-5 km i et stræk. Træningen vil primært bestå af intervaltræning, fartleg og almindeligt løb. Udover løbetræningen tilbydes en konditionstest. Tid: Tirsdag og torsdag kl. 16.00-17.00, uge 38-45 6
Sted: Hedeager 2, der er mulighed for omklædning. Løbestilanalyse Får du skader af at løbe? Eller vil du gerne optimere din løbestil? Du får videoanalyse, adgang til resultater fra analysen og råd og vejledning om hvordan du kan forholde dig fremover. Løbestilanalysen gennemføres på løbebånd fordelt på to hold. Tid: Uge 40. Det præcise tidspunkt aftale individuelt i tidsrummet 8 16. Sted: Hedeager 2, der er mulighed for omklædning Individuelt rygestopforløb Med udgangspunkt i din individuelle situation, rådgiver vi dig på 5 mødegange om, hvordan du bedst kan stoppe med at ryge. 1. uge: Forberedelsen, 2. uge: Selve stoppet, 3. uge: Håndtering af risikosituationer, 4. uge: Fastholdelse af rygestoppet, 5. uge: Hjælp til fremtiden, 6. uge: Opfølgning. Der er mulighed for at forløbet gennemføres på engelsk. Tid: fra uge 38. Hvorledes forløbet tilrettelægges aftales individuelt. Sted: Hedeager 2, (Lokale 24.21, 24.23 og 24.20, 24.19, 24.18) alle placeret på 2. sal Slankekursus Har du et konkret ønske om vægttab? Og har du brug for inspirerende viden om kost og motion? Formålet med slankekurset er, at give dig mulighed for at igangsætte et vægttabsforløb i en kombination af kost, motion og praktisk madlavning og under hele forløbet har du mulighed for at få foretaget diverse sundhedsmålinger. Når du er færdig med kurset vil du være i stand til at tilrettelægge og sammensætte en fornuftig og varieret kost til dig selv og din familie. Kurset varetages af studerende fra Bachelor in Global Nutrition and Health uddannelsen. Tid: mandage og onsdage kl. 16-17.30, uge 40-48. Sted: VIA University College, Hedeager 2. Information om lokale følger i en senere mail fra instruktørerne. Individuel kostvejledning Er du motiveret for at ændre kostvaner? Individuel kostvejledning er et tilbud, der består af 4 vejledningsgange af ca. 1 times varighed. Du aftaler selv dato og tidspunkt med kostvejlederen (professionsbachelorstuderende i Ernæring og Sundhed). Krav til dig, som ønsker at deltage er, at du er rask (du er ikke på lægeordineret diæt) og er motiveret for at ændre dine kostvaner. Du forpligter dig endvidere til at komme til alle 4 samtaler, da det er vigtigt for de studerendes læringsproces at få erfaring med et fuldt vejledningsforløb. Tid: Opstart i uge 47 (det er et krav) og afslutning senest i uge 8. Mødetidspunkter aftales individuelt Sted: Hedeager 2, klinikrummene (Lokale 24.21 og 24.23 og 24.20 og 24.19 samt venteværelse 24.18) alle placeret på 2. sal. Mangler du motivation? 7
Har du svært ved at komme i gang med de gode intensioner? Søvn, kost, motion? Savner du overblik over hvor du skal begynde? Med udgangspunkt i din individuelle situation og en sundhedsprofil kan vi tilbyde dig rådgivning i forhold til hvordan du kommer i gang med at ændre vaner. Tid: Hold 1 Uge 35 Hold 2 Uge 37 De præcise tidspunkter aftales individuelt Sted: Hedeager 2, klinikrummene (Lokale 24.21 og 24.23 og 24.20 og 24.19 samt venteværelse 24.18) alle placeret på 2. sal. TILMELDING Du tilmelder dig her: https://www.survey-xact.dk/linkcollector?key=74her4yt3j1k Du er velkommen til at tilmelde dig flere af vores tilbud. Ved flere tilmeldte til et tilbud end vi har pladser vil der blive trukket lod om pladserne. Dog vil personer som tidligere har fået afslag på deltagelse have fortrin. 8
Bilag 3 Trejde Mail: Rykker for tilmelding Fra VIA til virksomheder, som ikke har meldt tilbage med deadline. Kære Alle I har alle henvendt Jer som interesserede i at deltage i de gratis sundhedstilbud som studerende ved VIA University Collage udbyder her i efteråret. Jeg har derefter fremsendt mail med yderligere information og forslag til tilmeldingsprocedurer. Jeg skriver til Jer nu fordi jeg har brug for en tilkendegivelse fra Jer om hvorvidt I efter modtagelse af denne materiale (mail) har iværksat tilmelding hos Jer? I givet fald kan I så nå det til d. 6/2? Har I brug for brochurer leveret ud over pdf-filen som jeg sendte med? De bedste hilsener Karsten Thorø Karsten Thorø Udviklingskoordinator, Lektor, MPH VIA University College Den Sundhedsfaglige Højskole Fysioterapeutuddannelsen i Aarhus Campus N Hedeager 2 DK-8200 Aarhus N Lokale 33.36 Direkte: 87 55 23 08 ktho@viauc.dk 9