Rammeaftale 50.06 Tidsskrifter
Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed... 3 2. Udbudsmaterialets bestanddele... 4 3. Generelt... 5 3.1. Formål og baggrund... 5 3.2. Udbudsdesign... 5 3.3. Vigtige forhold for bibliotekerne... 6 4. Generelt om udbuddet... 7 4.1. Kundens forpligtigelse af Rammeaftalen... 7 4.2. Kundernes anvendelse af rammeaftalen... 8 5. Udbuddets genstand... 9 6. Tidsplan... 10 7. Tildelingskriterier og evaluering... 11 7.1. Evaluering... 11 7.2. Tildeling... 11 8. Hvem kan afgive tilbud... 12 8.1. Overdragelse af tilbud... 12 8.2. Alternative bud... 12 8.3. Anvendelse af underleverandører... 12 9. Tilbuddets indhold og udformning... 13 9.1. Generelt... 13 9.2. Tilbuddets indhold... 13 9.2.1. Bilag IVB Leverandørens priser... 13 9.2.2. Tro- og loveerklæring... 14 9.2.3. Følgebrev... 14 9.3. Elektronisk tilbudsafgivelse... 14 10. Forbehold... 16 11.1. Skriftlige spørgsmål... 17 11.2. Informationsmøde... 17 12. Tilbudsfrist og vedståelse... 19 13. Behandling af tilbud... 20 14. Forhandlingsforbuddet... 21 15. Fortrolighed... 22 Side 2 af 22
1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (herefter benævnt "SKI") Cvr.nr. 17 47 24 37 Zeppelinerhallen H.C. Hansens Gade 4 2300 København S Tlf.: (+45) 33 42 70 00 Fax: (+45) 33 91 41 44 Web-adresse: www.ski.dk Kontaktperson: Anne Duus adu@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) 33 42 70 00 Side 3 af 22
2. Udbudsmaterialets bestanddele Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: : - Nærværende udbudsbetingelser Udbudsmaterialet: - Aftale o Bilag I Kundeliste Bilag IA Leveringsadresser o Bilag II Leverandørens rapportering til SKI o Bilag III CSR o Bilag IV Rammeaftale Øvrige erklæringer Bilag IVA Kravspecifikation Bilag IVB Leverandørens priser - Tro og loveerklæring om gæld til det offentlige Side 4 af 22
3. Generelt 3.1. Formål og baggrund Hensigten med udbuddet af Rammeaftale 50.06 er at sikre, at de tilsluttede kunder kan afløfte deres udbudspligt ved brug af rammeaftalen samt at sikre de tilsluttede kunder en rammeaftale, som lever op til deres forventninger og reelle indkøbsbehov. SKI udbyder - på vegne af en række kunder, der forud for udbuddet har forpligtet sig til rammeaftalen - en rammeaftale vedrørende administration og levering af danske aviser, danske tidsskrifter, udenlandske tidsskrifter og udenlandske aviser (herefter samlet benævnt tidsskrifter ).. 3.2. Udbudsdesign Tidsskrifter købes via et abonnement, som kunder løbende betaler for. Det er ikke muligt at afgrænse alle tidsskrifter, som eksisterer i det nationale og internationale marked, hvorfor kravspecifikationen for så vidt angår tidsskrifterne er beskrevet funktionelt, dvs. som en overordnet varekategori. Kravspecifikationen omfatter derudover administrative opgaver i forhold administrationen af tidsskriftabonnementerne. Tidsskifter leveres af forskellige udgivere, og der er ikke nogen udgivere, der udgiver alle tidsskrifter som findes på det nationale og internationale marked. Nærværende udbud er derfor målrettet leverandører, som kan købe abonnementer hos forskellige udgivere afhængig af hvilke tidsskrifter, som kunderne ønsker. Leverandøren har således en agentrolle. Leverandøren vil hvis denne vinder udbuddet være berettiget til at opkræve en kostpris, som svarer til den abonnementspris, som udgiveren fastsætter for det enkelte tidskrift. Der er med andre ord tale om en viderefakturering af abonnementsprisen. Derudover vil leverandøren være berettiget til at opkræve en avance, som dels skal dække de omkostninger, som leverandøren har til at opsøge udgivere og administrere abonnementerne for kunderne, dels leverandørens indtjeningsmargin. I nærværende udbud konkurreres der kun om avance-prisen, idet tidsskrifterne ikke kravspecificeres for hver enkelt tidsskrift, men kun som en overordnet varekategori, og dermed er det ikke muligt at prissætte tidsskrifterne. Derudover skal abonnementspriserne viderefaktureres af leverandøren, og det savner derfor mening at alle tidsskrifter prissættes. Side 5 af 22
3.3. Vigtige forhold for bibliotekerne Ud over at bibliotekerne ønsker et bredt, varieret og aktuelt kulturtilbud til borgerne, der følger med markedsudviklingen og borgernes efterspørgsel til de bedst mulige priser, er der en række andre forhold, som er særlige vigtige for bibliotekerne, at den vindende leverandør kan opfylde. I det følgende vil nogle af disse forhold blive beskrevet. Bibliotekerne ønsker en fremtidig leverandør, med hvem der kan etableres et samarbejde baseret på loyalitet, tillid og en forventning om, at leverandøren agerer som bibliotekernes forlængede arm i forbindelse med køb af tidsskrifter. Det er således væsentligt at leverandøren altid agerer til kundens bedste med hensyn til at opnå gode indkøbspriser og gør sit bedste for at finde de tidsskrifter, som kunderne ønsker. Implementering af aftalen er meget væsentlig for bibliotekerne, som samtidig er tung og arbejdskrævende. Bibliotekerne forventer at alle abonnementer overføres uden væsentlige gener for kunden i løbet af første kontraktsår. Folkebibliotekerne vil i 2015 indføre et nyt bibliotekssystem, jf. herved Rammeaftalens punkt 6.1. Det forventes, at en kommende leverandør vil være i stand til at håndtere og samarbejde med bibliotekerne i forbindelse med implementeringen af det nye system. Endvidere forventes det, at leverandøren aktivt vil deltage i udviklingen af automatisering af de processer som involverer leverandørens leverancer. Det er endvidere væsentligt for bibliotekerne, at der hele tiden sker en løbende udvikling af de (it)systemer/services/hjemmesider/portaler som leverandøren stiller til rådighed for bibliotekerne. Det forventes at en sådan udvikling sker i nært samarbejde parterne imellem. Disse udviklingsopgaver er dog ikke konkurrenceudsat ved nærværende udbud, og kunderne skal derfor overholde de til enhver tid gældende udbudsregler ved tildeling af kontrakten, såfremt udviklingsopgaven overstiger de gældende tærskelværdier. Side 6 af 22
4. Generelt om udbuddet Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet vedrører rammeaftale vedrørende danske aviser, danske tidsskrifter udenlandske tidsskrifter og udenlandske aviser. SKI forventer at indgå rammeaftale med 1 leverandør. Der er tale om et begrænset udbud af en 4-årig forpligtende rammeaftale, jf. dog punkt 4.1 At rammeaftalen er forpligtende indebærer, at en række tilsluttede kunder forud for udbuddet har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen, jf. nærmere herom under punkt 4.1. De forpligtede kunder fremgår af Bilag I (Kundeliste). Den forpligtende rammeaftale indgås mellem leverandøren og den enkelte kunde, hvilket i praksis indebærer, at der vil blive indgået en række enslydende rammeaftaler med hver kunde. Den enkelte rammeaftale regulerer forholdet mellem kunden og leverandøren. Rammeaftalerne er ikke indbyrdes afhængige. Den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren. Det er et vilkår for indgåelse af rammeaftalerne, at den vindende tilbudsgiver indgår en såkaldt Aftale med SKI. Rammeaftalerne indgås således under forudsætning af, at leverandøren har indgået (underskrevet) Aftalen. Aftalen regulerer forholdet mellem SKI og leverandøren. Nærmere oplysning om forholdet mellem Aftalen og rammeaftalerne, samt fremgangsmåden ved indgåelse af rammeaftalerne kan findes i Rammeaftalens punkt 2. 4.1. Kundens forpligtigelse af Rammeaftalen Rammeaftalen indeholder en aftageforpligtelse for kunderne til at anvende Rammeaftalen i relation til de udbudte tidsskrifter på central- og folkebiblioteksområdet (omfattende alle central- og folkebiblioteker), når kunderne har behov for at anskaffe tidsskrifter, der er omfattet af Rammeaftalens sortiment. I forhold til danske aviser er kunderne kun forpligtet til at anvende Rammeaftalen for denne del af sortimentet, såfremt kunderne har tilsluttet sig denne del. Såfremt Kunderne ikke har forpligtet sig til at anvende Rammeaftalen til at anskaffe danske aviser, er Kunderne heller ikke berettiget til at købe danske aviser via Rammeaftalen. Oplysning om hvilke kunder, der er forpligtet af Rammeaftalen, herunder hvorvidt de er forpligtet sig til at anvende Rammeaftalen til at anskaffe danske aviser, fremgår af Bilag I (Kundeliste). Side 7 af 22
Kundernes øvrige institutioner og enheder, som ikke er omfattet af central- og folkebiblioteksområdet, herunder selvejende institutioner, har ret, men ikke pligt til at anvende Rammeaftalen. Kunderne er ikke forpligtet til at købe ind for en bestemt volumen. Forpligtelsen indebærer således alene en forpligtelse til at anvende Rammeaftalen, i det omfang Kundens har behov herfor. Forpligtelsen for den enkelte kunde til at anvende Rammeaftalen gælder fra den ikrafttrædelsesdato, som fremgår af Bilag I (Kundeliste) ud fra den pågældende Kunde. 4.2. Kundernes anvendelse af rammeaftalen Kundernes tildeling af ordrer vil ske ved direkte træk på rammeaftalen. Dette indebærer, at kunderne blot skal foretage en simpel bestilling til leverandøren, når kunderne ønsker at benytte sig af rammeaftalen. Fremgangsmåde ved bestilling er nærmere beskrevet i rammeaftalen. Side 8 af 22
5. Udbuddets genstand Udbuddets genstand er tidsskrifter og aviser udgivet i Danmark og i udlandet. Leverandøren skal kunne foretage levering og administration af alle tidsskrifter og aviser udgivet i Danmark i rammeaftalens løbetid og alle tidsskrifter og aviser udgivet i udlandet i rammeaftalens løbetid. Kravene til levering og administration af tidsskrifter fremgår af Bilag IVA (Kravspecifikation). Side 9 af 22
6. Tidsplan 15.10.2014 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 11.11.2014, kl. 13 Frist for anmodning om prækvalifikation 8.12.2014 Underretning om prækvalifikation 30.1.2015 Offentliggørelse af udbudsmateriale til prækvalificerede.16.2.2015 Informationsmøde afholdes, jf. punkt 12.2. 25.2.2015 Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 12.1. 10.3.2015, kl. 13.00 Tilbudsfrist 18.3.2015 Forventet afsendelse af tildelings- og afslagsbreve Forventet kontraktsignering 1.4.2015 Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Forventet kontraktstart 15.4.2015 Side 10 af 22
7. Tildelingskriterier og evaluering SKI forventer at indgå rammeaftale med 1 leverandør på baggrund af tildelingskriteriet "laveste pris". Laveste pris er opdelt i en række underkriterier. Nedenfor fremgår underkriterierne og vægtning heraf. 7.1. Evaluering I forhold til evaluering af underkriteriet Laveste pris, vil evalueringen basere sig på tilbudsgiverens prissætning af de avancer, som Leverandøren angiver i Bilag IVB (Leverandørens priser) for henholdsvis danske aviser, danske tidsskrifter, udenlandske tidsskrifter og udenlandske aviser. Hver underkriterium vil blive vægtet med den for underkriteriet gældende vægtning, og herefter vil de fire vægtede tal blive lagt sammen. Det skal bemærkes, at de angivne vægtninger afspejler kundernes forventede forbrug i rammeaftalernes løbetid. 7.2. Tildeling Den tilbudsgiver, som har afgivet den samlede laveste pris (avance), vil blive tildelt Rammeaftalen. Side 11 af 22
8. Hvem kan afgive tilbud De prækvalificerede tilbudsgivere er berettiget til at afgive tilbud. Hver prækvalificeret tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. 8.1. Overdragelse af tilbud Hverken en enkeltstående virksomhed, en deltagende virksomhed i et konsortium eller et konsortium kan overdrage et tilbud til en anden økonomisk aktør efter tilbudsafgivelse og inden kontraktindgåelse, og derved lade en anden økonomisk aktør indtræde i tilbudsgivers eller en deltagende virksomheds sted. 8.2. Alternative bud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 8.3. Anvendelse af underleverandører Såfremt en prækvalificeret tilbudsgiver ikke selvstændigt kan levere samtlige tidsskrifter, er det muligt at anvende underleverandører, jf. også Rammeaftalen punkt 5.2. En tilbudsgiver kan således godt afgive tilbud, selvom tilbudsgiveren ikke selvstændigt kan levere enkelte tidsskrifter, hvis denne har indgået en aftale med en underleverandør om levering af heraf. Såfremt en tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, vil denne tilbudsgiver være ansvarlig for opfyldelse af alle forpligtelser efter rammeaftalen. En leverandørs anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsninger i leverandørens ansvar, og leverandøren hæfter således overfor den enkelte kunde og SKI for underleverandørers varer og øvrige forhold på samme måde som for egne varer og forhold. Side 12 af 22
9. Tilbuddets indhold og udformning 9.1. Generelt Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for Aftale og Rammeaftale med tilhørende bilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (fx standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mellem leverandøren og kunderne. Tilbud skal udformes på dansk. Hvad tilbuddet skal indeholde, og hvordan det skal udformes er beskrevet er under punkt 9.2, og under punkt 9.3 er det beskrevet, hvordan tilbud skal afgives. 9.2. Tilbuddets indhold Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedestående dokumenter: 1. Bilag IVB Leverandørens priser (udfyldes) 2. Tro og loveerklæring om gæld til det offentlige (udfyldes og signeres) 3. Følgebrev (signeres) Under punkt 9.2.1-9.2.3. er der gjort rede for dokumenternes indhold og udfyldelse. 9.2.1. Bilag IVB Leverandørens priser Tilbudsgiver skal i Bilag IVB (Leverandørens priser) angive avancetillæg, som beskrevet i det følgende. Tilbudsgiver skal i Bilag IVB (Leverandørens priser) angive én fast avancepris i DKK for følgende 4 materialetyper: - Danske aviser - Danske tidsskrifter Side 13 af 22
- Udenlandske tidsskrifter - Udenlandske aviser Avancen udgør det tillæg, som leverandøren kan opkræve for administration og levering af de tidsskrifter, der er omfattet af rammeaftalen. Avancen skal både omfatte leverandørens indtjeningsmargin, afgifter og alle leverandørens omkostninger ved drift af rammeaftalen, som fx leveringsomkostninger, faktureringsomkostninger, forsikringsudgifter, administration m.v. Hvis tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, vil tilbudsgiver være berettiget til at opkræve kostpriser for materialerne. Ved kostpris forstås tidsskriftets (abonnements)pris, som fastsat af udgiveren for tidsskriftet, eksklusiv moms, men inklusiv told. Leverandørens øvrige omkostninger i relation til køb af tidsskriftet eller andre omkostninger må ikke være omfattet af kostprisen, herunder udgifter til administration, forsikring m.v., idet disse omkostninger forudsættes indberegnet i den avancen, som Leverandøren har angivet i Bilag IVB (Leverandørens priser). Det er ikke tilladt at angive en avance med 0 (nul) eller et negativt tal. Dette vil medføre at tilbuddet bliver erklæret ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil dermed blive afvist. Tilbudsgiver er skal angive en avance for alle 4 typer af materialer. Har tilbudsgiver ikke udfyldt et felt med en avancepris, vil tilbuddet ligeledes blive anset for at være ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal ved prissætningen af avancen medregne alle eventuelle omkostninger, udgifter og risici, som tilbudsgiver forventer at have, idet tilbudsgiver efterfølgende under kontraktperioden ikke vil være berettiget til at kræve et større vederlag eller vederlag for øvrige ydelser eller forhold, som tilbudsgiver er forpligtet til at levere vederlagsfrit i henhold til Aftalens og Rammeaftalens vilkår. Tilbudsgiver opfordres derfor til at læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem. 9.2.2. Tro- og loveerklæring Tilbudsgiver skal i tro- og love erklæringen angive, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. 9.2.3. Følgebrev Følgebrevet generes automatisk i ETHICS (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet. 9.3. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal sendes elektronisk via udbudssiden ETHICS. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden: https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_5006_20141015.nsf/ Side 14 af 22
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde spørgeskemaer og erklæringer i Pdf- og Excel-format. Spørgeskemaerne og erklæringerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne og erklæringerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. e-mail, CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål. Side 15 af 22
10. Forbehold Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt. Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i Aftalen eller Rammeaftalens og/eller Aftalen eller Rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 11.1. nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via udbudssiden ETHICS, https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_5006_20141015.nsf/ og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 16 af 22
11. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde 11.1. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via udbudssiden https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_5006_20141015.nsf/. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. e-mail. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt samtidigt til samtlige tilbudsgivere via udbudssiden. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret på udbudssiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. 11.2. Informationsmøde De prækvalificerede tilbudsgivere indbydes til et informationsmøde, der finder sted 16.2.2015. Informationsmødet afholdes på adressen SKI, H.C. Hansens Gade, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes de prækvalificerede tilbudsgivere senest den 10.2.2015 give SKI s kontaktperson under punkt 1, besked om, hvor mange der deltager i mødet. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. prækvalificeret tilbudsgiver af hensyn til eventuel pladsmangel. På mødet vil SKI orientere de deltagende prækvalificerede tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Side 17 af 22
Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbuddet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplysninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet. SKI vil efterfølgende gøre referat fra informationsmødet tilgængeligt for de prækvalificerede tilbudsgivere. Side 18 af 22
12. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er: Den 10.3. 2015, kl 13.00 Tilbud, der modtages elektronisk efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på www.ethics.dk, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud (dokumenterne). Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 19 af 22
13. Behandling af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 12. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 20 af 22
14. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 21 af 22
15. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen. SKI s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 22 af 22