VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 28. maj 2014 Indkaldelse til: Konstituerende bestyrelsesmøde onsdag den 4. juni 2014 kl. 17.00 Wittrup Motel Roskildevej 251, 2620 Alberslund Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen, Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Adm.: Ulrik Broch Hoffmeyer og Dina Staal Dagsorden 1. Bestyrelsens forretningsorden... 2 2. Konstituering... 2 3. Budgetkontrol pr. 30. april 2014, herunder opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret... 2 4. Økonomisk status for helhedsplaner... 4 5. Afd. 7. Blokland Justeret Helhedsplan maj 2014... 4 6. Digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet... 6 7. Afd. 59 Galgebakken: Dispensation til ændring af C2 og C4 boliger til C3 boliger... 8 8. Mødeplan for 2015... 9 9. Evaluering af VA s generalforsamling 2014... 10 10. Direktionens beretning... 10 11. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 11 12. Bestyrelsesmøde i BO-VEST... 12 13. Orientering om aktuel boligpolitik... 12 14. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)... 12 15. Punkter til næste møde... 12 16. Næste møde og kommende møder... 12 17. Eventuelt... 13
0. Til drøftelse og beslutning 1. Bestyrelsens forretningsorden - at bestyrelsen tager stilling til forretningsordenen. Beskrivelse Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 12. marts 2014, at det fremover er formandsskabet, der varetager rollen som dirigent på VA s bestyrelsesmøder samt at dette blev ændret i forretningsordenen 5 stk. 6. Bilag - Forretningsorden for bestyrelsen, 12. marts 2014 2. Konstituering - at der vælges en næstformand til bestyrelsen, at rækkefølgen på suppleanterne afgøres samt at bestyrelsen underskriver tro og love erklæringen. Beskrivelse Punktet omfatter: - Valg af næstformand til bestyrelsen. Nuværende næstformand er Astrid Hansen. - Konstituering af 1., 2. og 3. suppleant til bestyrelsen ved lodtrækning. - Underskrivelse af tro og love erklæring. Bilag - Tro og love erklæring 3. Budgetkontrol pr. 30. april 2014, herunder opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret : Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager budgetkontrollen, kommentarer til budgetkontrollen, opgørelse over dispositionsfonden inkl. 10 års oversigt, opgørelse af arbejdskapital samt trækningsret til efterretning. 2
Beskrivelse: For budgetkontrol pr. 30.04.2014 er der poster som afviger væsentligt i forhold til det lagte budget. For detaljer henvises til vedlagte Kommentarer til VA budgetkontrol pr. 30.04.14. DISPOSITIONSFOND Dispositionsfonden opgøres inklusiv trækningsret, men de opgøres også separat, da der er forskellige lovgivninger og procedurer bag disse opgørelser. Dispositionsfonden primo udgør kr. 28.786.479, og efter årets til- og afgang udgør den kr. 26.691.383 før reservation til bunden del, som består af udlån samt trækningsret - i alt kr. 14.181.947. I forhold til opgørelse pr 31.12.2013 er der yderligere bevilget (ej disponeret) kr. 200.000 til forundersøgelse helhedsplan afd. 52 Læhegnet (2015), kr. 1.560.000 til supplerende undersøgelse helhedsplan afd. 60 Hyldespjældet (2015) og kr. 110.000 til fremtidsanalyse afd. 52 Læhegnet og 53 Banehegnet (2015). Den frie del på kr. 14.181.947 er reserveret til engangs- og løbende tilskud til helhedsplanernes kapitaldepoter, løbende tilskud etc., men dette afhænger selvfølgelig af helhedsplanernes status og tidsforløb. Under de samme forudsætninger forventes ultimo 2015 en negativ slutsaldo på kr. 24.336.724. Ydermere har LBF altid mulighed for at disponere over organisationens dispositionsfond, hvis der er frie midler. Der har tidligere været udmeldt, at der allerede i 2014 forventes en negativ saldo på dispositionsfonden. Da bevillingerne til helhedsplaner bliver skubbet i forhold til projekt start, kan det ikke forudses hvornår de enkelte tilskud m.v. vil blive udbetalt fra dispositionsfonden. TRÆKNINGSRET: Trækningsretten er indeholdt i dispositionsfonden, men udtrækkes som en særskilt opgørelse. Trækningsretten viser en samlet ultimo indbetaling på kr. 9.709.436. Der er reserveret kr. 3.700.00 til Toften (Betonbrystninger), kr. 6 mio. til Banehegnet og i 2018/2019 er der reserveret fra LBF kr. 4,58 mio. til Galgebakkens helhedsplan. Løbende pr. år tilgår der ca. kr. 1 mio., hvorved at det forekommer realistisk med denne reservation. Det skal bemærkes, at det er væsentligt, at man får disponeret 5 år ud i fremtiden med, hvad organisationen ønsker at bruge dens trækningsret til. I modsat fald vil LBF have mulighed for at binde disse midler til kommende helhedsplaner eller indgå i en løsning med eksisterende helhedsplaner. LBF har altid mulighed for at disponere over organisationens trækningsret til helhedsplaner, hvis der er frie midler hertil. ARBEJDSKAPITAL Arbejdskapitalen 30.04.2014 ligger på kr. 5.297.801. KAPITALFORVALTNING Den vedlagte kapital-rapport viser, at der er genereret indtægter på kr. 2.645.422 år til dato, hvilket svarer til et afkast på 0,97 %. 3
- Budgetkontrol pr. 30.04.2014 - Kommentarer til VA budgetkontrol pr. 30.04.2014 - Opgørelse af dispositionsfond 2013 VA inklusiv 10 års plan pr. 30.04.2014 - Opgørelse dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital pr. 30.04.2014 - Kapitaloversigt pr. 31.03.14 4. Økonomisk status for helhedsplaner Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager den økonomiske status for helhedsplaner pr. 31.05.14 til efterretning. Beskrivelse Organisationen har på nuværende tidspunkt gang i 9 Helhedsplaner med en samlet anlægssum på ca. 2.629 Mio. kr. Der er således igangværende helhedsplaner i de 9 af organisationens 15 afdelinger med 3.254 lejemål af boligorganisationens 4.750 lejemål (69 %). - Økonomisk orientering for helhedsplaner pr. 31.05.14 5. Afd. 7. Blokland Justeret Helhedsplan maj 2014 : - at organisationsbestyrelsen godkender, at den justerede helhedsplan maj 2014 sendes til Landsbyggefonden. - at organisationsbestyrelsen tager status vedrørende nyt fælleshus, der realiseres som en 1. del af den samlede helhedsplan til efterretning. Justeret Helhedsplan maj 2014: Grundlaget for den justerede helhedsplan er foreløbig fysisk helhedsplan fra oktober 2012, som afdelingen godkendte ved et ekstraordinært beboermøde d. 26. september 2012. På baggrund af Landsbyggefondens besigtigelse d. 30. maj 2013 er oplægget fra 2012 blevet justeret indenfor følgende områder: Der er fortaget supplerende undersøgelser af altanbrystningernes tilstand, kuldebro forsaget af beton etagedæk, indgangsfacadernes isolering er klarlagt ved destruktive undersøgelser. Udearealer - Landskabsbearbejdning 4
Husenes udsenende og komfort Strukturændring af boligerne På det ekstraordinære beboermøde d. 22. maj 2014 godkendte Bloklands beboere, at den justerede helhedsplan maj 2014 sendes tilbage Landsbyggefonden, og at afdelingsbestyrelsen, de tekniske rådgivere og administrationen herefter i samarbejde kan afstemme den endelige ramme for helhedsplanen med Landsbyggefonden - både omfangsmæssigt, teknisk og økonomisk. Den økonomiske ramme er på nuværende tidspunkt ikke afstemt med Landsbyggefonden og budgettet (Skema A) var derfor ikke til afstemning den 22. maj. Grundlaget for afstemningen var en husstandsomdelt informationsfolder af den 14. maj 2014 samt aftenens præsentation af helhedsplanen den 22. maj 2014. Informationsfolder af den 14. maj 2014 er vedlagt som bilag. Artikel på Albertslundpostens hjemmeside: http://albertslund.lokalavisen.dk/nu-skal-detvaere-slut-med-den-lange-blok-/20140528/artikler/705289911/1001 Præsentation af helhedsplanen fra den 22. maj 2014, ligger på hjemmesiden: www.blokland-renovering.dk Økonomi: På det ekstraordinære beboermøde blev de økonomiske forudsætninger for projektet præsenteret ud fra følgende: Landsbyggefonden har tidligere meldt ud, at helhedsplanen skal baseres på en huslejemodel, hvor der bliver taget hensyn afdelingens relativt høje huslejeniveau og beboersammensætningen. Helhedsplanen skal derfor gennemføres med en minimal huslejestigning. Ellers vurderes det, at det bliver svært at leje lejlighederne ud i fremtiden samtidig med at mange nuværende lejere vil flytte. På det ekstraordinære beboermøde den 19. december 2013 vedr. fælleshuset fremlagde administration den minimal huslejestigning som en forventelig huslejestigning på 25 kr. pr. m2. om året, hvilket blev fastholdt på beboermødet den 22. maj 2014 Når budgettet og støtteordninger samt projektets omfang er afstemt med Landsbyggefonden udarbejdes skema A, som efterfølgende godkendes af afdelingen. Tidsplan: Den justerede helhedsplan fremsendes til Landsbyggefonden i uge 23 Budget, støtteordninger og projektet omfang afstemmes med Landsbyggefonden inden sep. 2014 Godkendelse af budget (skema A) på ordinært budgetmøde i sep. 2014 Skema A fremsendes til Albertslund Kommune i sep. 2014 5
Tilsagn fra Landsbyggefonden i 1. kvartal 2015 Status på fælleshuset: På baggrund af licitation d. 7. marts 2014 er der indgået aftale med SB-entreprise om udføre 1. fase af partnering aftalen. Der er herefter i samarbejde mellem administrationen, de tekniske rådgivere og entreprenøren udarbejder et projektforslag indenfor den økonomiske ramme, som efterfølgende danner grundlaget for en hovedentrepriseaftale med entreprenøren. Kommunalbestyrelsen i Albertslund Kommune besluttede på møde den 13. maj 2014 at give dispensation fra byplanvedtægt nr. 13 til at etablere fælleshus som ansøgt og godkendte ved sammen lejlighed skema A ansøgning. På baggrund af indsigelser til projektet fra Slettelands parcelhus ejere, blev tilladelsen dog betinget af, at der ikke kommer nogle stiforbindelser fra fælleshuset til Sletteland. Tidsplan: Ansøgning om byggetilladelse er fremsendt til Albertslund Kommune d. 17. januar 2014, vi forventer svar i næste uge. (uge 23) Projektforslag udarbejdes fra marts 2014 til ultimo maj 2014. (færdigt) Hovedentreprisekontrakt er færdig til underskrivning (uge 23) Fase 2 - Færdigprojektering (maj juni 2014) Skema B indsendt til Albertslund Kommune 28. april 2014, skema B er identisk med skema A og forvendtes godkendt midt juni 2014 Fase 2 - Rydning af området (opstart uge 23) Fase 2 - Udførelse af råhus (juni 2014 1. oktober 2014) Fase 2 - Udførelse indvendig aptering (oktober 2014 december 2014, uge 50) Ovennævnte tidsplan er under forudsætning af at der forligger byggetilladelse og skema B godkendelses i henhold til tidsplanen. - Informationsfolder af den 14. maj 2014.pdf 6. Digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet : -at VAs bestyrelse tager orienteringen fra projektgruppen om digitalt beboerdemokrati til efterretning. -at VA bestyrelse godkender afvigelserne fra VAs vedtægter i forbindelse med afviklingen af beboermøde med digital afstemning i Hyldespjældet. 6
Beskrivelse: Arbejdet forud for afviklingen af det første beboermøde med digital debat og afstemning er gået i gang. Der er nedsat en projektgruppe, der har afholdt sit første møde. Projektgruppen består af repræsentanter fra VA s bestyrelse, afdelingsbestyrelsen i Hyldespjældet, Administrationen, driften samt beboere valgt på beboermødet. Der er udarbejdet en projektbeskrivelse(bilag 1), der beskriver projektet og relevante interessenter. Herudover udarbejdes en kommunikationsplan for projektet samt en tidsplan med tydelig markering af hvem, der er ansvarlig for de forskellige delprocesser. Endelig skal der udarbejdes en forretningsorden for beboermødet i september. Forretningsordenen bliver godkendt af afdelingsbestyrelsen og på beboermødet. Projektgruppen har afsendt dispensationsansøgning til ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Dispensationen forventes givet før sommerferien. Det digitale afdelingsmøde afviger på en række punkter fra beskrivelsen af Afdelingernes ledelse i VA s vedtægter. De beskrives kort herunder. 17 Adgang til beboermødet og stemmeret på dette 17 stk. 3 Forslag bekendtgøres for afdelingens beboere senest 1 uge før mødet. 17 stk. 4 Beboermødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afvigelse Der stemmes ikke på beboermødet. Dagen efter beboermødet åbnes en digital afstemningsportal. Alle husstande får tilsendt to stemmer. Der kan også afgives brevstemmer. Fra en måned forud for beboermødet kan beboere stille forslag på mødemodulets hjemmeside. Andre beboere kan straks diskutere forslaget. En uge inden beboermødet lukkes der for muligheden for at stille forslag. Alle forslag udsendes til beboerne både pr. brev, mail og via Hyldespjældets hjemmeside. Beboermødets beslutninger træffes efter det fysiske beboermøde via en digital afstemningsportal. Alle beboerne har mulighed for at stemme også de der ikke deltog på det fysiske møde. Referat fra mødet ligges op sammen med forslag til afstemning kort efter det fysiske møde. Det er projektgruppens vurdering, at afvigelserne ikke bidrager til at begrænse den demokratiske proces, men derimod udvider rammerne for deltagelse både i forhold til hvordan og hvornår beboerne kan deltage i den demokratiske proces forud og efter beboermødet. 7
Økonomi og ressourcer: VA s bestyrelse godkendte d. 28. januar at afsætte 102.250 kr. til pilotprojektet om digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet. På grund af prisændringer hos udbyderen forventes omkostningerne til projektet at falde væsentligt. Tidsplan: Det første digitale beboermøde afvikles d. 15. september 2014. Også på beboermødet i marts 2015 anvendes det digitale debat og afstemningsmodel. I løbet af foråret 2015 præsenteres VAs bestyrelse for en erfaringsrapport fra pilotprojektet. Relevant for strategien: At afvikle forsøg med digitalt beboerdemokrati er beskrevet i VA s handlingsprogram 2013/2014. - Projektbeskrivelse 040314 7. Afd. 59 Galgebakken: Dispensation til ændring af C2 og C4 boliger til C3 boliger : Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender dispensationsansøgningen, som er godkendt af beboerne på Galgebakkens regnskabsbeboermøde d. 25/3-2014. Beskrivelse: I Galgebakken kan beboerne ansøge om ændring af en 2-rumsbolig og en 4-rumsbolig til 2 stk. 3 rumsboliger (C2/C4 til C3 iht. til beboermøde beslutning d. 14.04.99. Formålet er at kunne tilbyde beboerne flere 3 rums boliger i Galgebakken. Dispensationsansøgningen går på, at der ifølge de regler, som Galgebakkens beboermøde selv har vedtaget, kun kan laves 2 stk. C3 boliger i det pågældende stræde. Driften har desværre overset disse regler og har frem til 2007 igangsat ændring til i alt 6 stk. C3. Stræderne i Galgebakken er etableret på en måde, så der både er store og små boliger i stræderne. For at bibeholde denne fordeling er der sat begrænsning på, hvor mange C3 boliger, der må være i stræderne. Økonomi og ressourcer: Der er afsat økonomi til ombygning i Langtidsplanen Tidsplan: Kan igangsættes efter evt. godkendelse. 8
Lovgrundlag: Byggetilladelse fra Albertslund Kommune er ansøgt 27/3-14. -Reglerne for ombygning af C3-boliger -Referat af afdelingsmødet d. 25. marts 2014 8. Mødeplan for 2015 : Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender mødekalenderen for 2015. Beskrivelse: Mødekalderen for 2015 er lagt med udgangspunkt i placeringen af møderne i mødekalenderen for 2014. Møderne i de tre organisationsbestyrelser er så vidt muligt lagt i de samme uger, for at sikre den bedst mulige koordinering. BO-VESTs bestyrelsesmøder er af samme årsag lagt ca. en uge efter organisationsbestyrelsesmøderne. Forslag til mødedatoer for VA s bestyrelse i 2015 Bestyrelsesmøder: Tirsdag d. 27. januar Onsdag d. 11. februar Torsdag d. 16. april Mandag d. 27. april (tentativt budgetmøde) Onsdag d. 6. maj (tentativt møde vedr. indkomne forslag) Tirsdag d. 9. juni Onsdag d. 26. august Onsdag d. 23. september Onsdag d. 2. december Generalforsamling: Onsdag d. 20. maj Foreningsmøder: Tirsdag d. 24. februar Tirsdag d. 2. juni -Mødekalender 2015 (med forbehold for ændringer, da mødekalenderen endnu ikke vedtaget af de øvrige bestyrelser) 9
9. Evaluering af VA s generalforsamling 2014 - at bestyrelsen evaluerer VA s generalforsamling den 20. maj 2014 Beskrivelse Den 20. maj blev VA s ordinære generalforsamling afholdt i Musikteatret i Albertslund. Generalforsamlingen blev indledt med oplæg til debat om by og boligudvikling i Albertslund v. Gert Nielsen tidl. direktør i BL, tidl. kommunalpolitiker i Albertslund og beboer på Galgebakken. Handlingsprogrammet, der blev vedtaget på generalforsamlingen, bliver behandlet på organisationsbestyrelsesmødet i august mht. realisering af handlingsprogrammet. Bilag - Protokol for VA s ordinære generalforsamling den 20. maj 2014 10. Direktionens beretning : - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Status på ledige lejemål for VA Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. Lejeledighed pr. 31. maj 2014: Boliger: 4 Erhvervslejemål: Institutioner: For yderligere oplysninger henvises til bilaget. -Lejetab ledige lejemål VA maj 2014 Status på udsættelser marts og april 2014 - Fordelt på organisationer: 10
VA: 2 udsættelser Tranemosegård: 0 udsættelse AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: Galgebakken: 2 Orientering om knivstikkeri på Galgebakken Søndag den 18. maj 2014 blev en ung mand stukket ned foran kiosken på Galgebakken. Det er det andet knivstikkeri på Galgebakken i den senere tid. Det giver naturligvis anledning til bekymring blandt områdets beboere. Albertslund Kommunes SSP og Politiet er opmærksomme på problemstillingen. Det er endnu ikke fuldt afklaret, om det denne gang er den samme gruppe, som ved sidste knivstikkeri, men det formodes. Det drejer sig i givet fald om en gruppe på 4-8 unge mennesker i alderen 16/18 til 25 år. Der er danskere og etniske andre i gruppen. Nogle fra gruppen bor i Galgebakken resten i Kanalen, Syd og nogle også uden for vores boligområder. Ved siden af kiosken ligger en kommunalt drevet miniklub 10-16 år Bakkens Hjerte, som der tidligere har været en opsøgende indsats overfor. BO-VEST holder kontakt til SSP og Politi om episoden og det videre forløb. Vi håber at få yderligere tilbagemeldinger fra parterne inden mødet i VA organisationsbestyrelse. Temamøde om nøgletal BO-VEST bestyrelsen har besluttet, at der skal holdes et temamøde for organisationsbestyrelserne den 21. aug. Kl. 17.30. Baggrunden er, at Administrationen har mulighed for at levere nøgletal på mange relevante områder og det derfor vil være interessant og relevant med et temamøde om, hvad beboerdemokratiet måtte have af ønsker til nøgletal, hvilke tal der er de mest relevante, hvad andre gør, hvad administrationen kan levere mv. 11. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen - at bestyrelsen tager stilling til besvarelse af henvendelse fra Bodil Griffins, Banehegnet 39 st. tv. Beskrivelse Bodil Griffin, Banehegnet 39 st. tv. har skrevet et brev til VA, ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen i Banehegnet, hvor hun klager over afdelingsbestyrelsen. Den konkrete klage vedrører fjernelse af privat beplantning på et fællesareal. - Brev fra Bodil Griffins fra Banehegnet - Referat af afdelingsbestyrelsesmødet d. 10. marts 2014 11
12. Bestyrelsesmøde i BO-VEST - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag - Referat af bestyrelsesmøde i BO-VEST den 23. april 2014 - Referat af ekstraordinært bestyrelsesmøde i BO-VEST den 14. maj 2014 13. Orientering om aktuel boligpolitik v / Vinie Hansen - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Punkter til næste møde - at bestyrelsen drøfter evt. punkter til næste møde. 16. Næste møde og kommende møder Næste møde: Ekstraordinært bestyrelsesmøde onsdag den 18. juni Bestyrelsesmøder i resten af 2014 Tirsdag den 26. august Torsdag den 25. september Mandag den 1. december 12
Almene Boligdage 6.-7. september 2014 Boligpolitisk Forum 4. november 2014 17. Eventuelt 13