Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling 1-3045 Egedalsvænge Mødedato: Onsdag den 13. august 2014 kl. 17.00 Mødested: Områdekontor Vest, Herlev Hovedgade 195 Til stede: Iris Gausbo (IG) udpeget af 3B s bestyrelse Jens Wenzel Andreasen (JWA) udpeget af 3B s bestyrelse Steffen Morild (SM) udpeget af 3B s bestyrelse, deltog i punkt 1, 2, 3, 6 og 12 Afbud: Driftsleder Michael Larsen (MILN) Fra administrationen: Projektleder Mette Nellemann (ME- NE) deltog i punkt 1, 2 og 6, Driftschef Lars Mann Pedersen (LAPE), referent Referat udsendt den 27. august 2014 1. Godkendelse af dagsorden for bestyrelsesmødet. Dagsorden blev godkendt, dog således, at punkt 6 behandles efter punkt 2. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 11. juni 2014. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3. Opfølgning på sager siden sidste møde (ikke sager, der er selvstændige punkter på dagsordenen). Drøftelse af udkastet til budget for 2015. Bestyrelsen ønsker, at der skabes balance i budgettet som drøftet på sidste møde. Der var enighed om, at langtidsplanen rettes til, sådan at det afsatte beløb til pavilloner på 500.000 kr. tages ud af langtidsplanen, da der etableres en ny pavillon i forbindelse med byggesagen/klimaprojektet. Henlæggelserne for 2015 kan derved fastholdes på 6.000.000 kr. som i 2014. Henlæggelserne i de efterfølgende år korrigeres, så der fortsat er balance mellem henlæggelser og afdelingens vedligeholdelsesbehov. Ekstraordinære udgifter korrigeres, så der opnås et budget uden huslejestigning.
Center for Konfliktløsning. CfK har haft en række indledende møder og samtaler med beboere, ansatte og administrationen. Organisationsbestyrelsen har nu modtaget et oplæg på fase 2, som drøftes videre på det kommende projektgruppemøde, inden der tages stilling til det videre forløb. Dokumentationspakken til Fredensborg Kommune er nu udarbejdet, og fremsendt til bestyrelsen til orientering. 4. Gennemgang af budgetopfølgning pr. 1. august 2014. Budgetopfølgning blev drøftet. Bestyrelsen ønsker en uddybende forklaring fra driften på udgifterne på konto 118.300. Generelt vedrørende selskabslokalerne undersøger LAPE, hvordan det forholder sig med udlejning, vedligeholdelse af selskabslokalerne, rengøring, opfyldning af sæbe, toiletpapir m.m. Det overvejes, hvorvidt der skal nedsættes et beboerudvalg, som skal kigge på driften af selskabslokalerne. Konto 119.209 udspecificeres og sendes til bestyrelsen. 5. Orientering om afdelingens daglige drift v/ varmemester eller driftschef. LAPE orienterede om personaleforhold, herunder om driftspersonales kursusdeltagelse. Orientering om rengøringskontrakt. Efter at rengøringsopgaven har været udbudt sidste år, er kontrakten med det vindende firma blevet opsagt pga. misligholdelse af kontrakten? Indtil videre er der indgået en aftale med et andet rengøringsfirma, som løser opgaven tilfredsstillende og på nogenlunde sammen økonomiske vilkår. Firmet har ansatte som også bor i afdelingen. Det videre forløb tages op med indkøbsafdelingen med henblik på et nyt udbud. Afdelingen har siden midten af juli være ramt af meget hærværk og indbrud i specielt diverse kælderrum. 2
Der har været graffiti på bl.a. Egelundens ydervæg i 1. sals højde samt på andre vægge i afdelingen. Der var indbrud i et af driftens lagerrum. Der er derudover et stigende problem med urin og afføring i kældrene i blok 10, 12, 13, 14, 15 og 21. Indbrud i det gamle vaskeri under nr. 37 den 12. august 2014. Indbrud igen samme sted samt i Mødestedet den 13. august 2014. Inventar i klubberne er ikke omfattet af afdelingens forsikringer, så der vil kun være dækning, hvis de enkelte klubber har tegnet forsikring på inventaret. Vandskade fra afløb i en bolig, har medført så store skader, at familien skal genhuses i anden bolig i 2-3 måneder. Der har tidligere været et ønske om at skifte leverandør af tv-kanaler, men for at kunne arbejde videre med dette ønske, er det nødvendigt at vide, hvilket konkrete ønsker beboerne har til en ny leverandør. Det blev foreslået, at der på afdelingsmødet bliver nedsat et beboerudvalg til det forberedende arbejde. 6. Orientering om den igangværende byggesag v/ projektleder eller driften. MENE orienterede om stade på byggesagen, hvor man er ¾ igennem forløbet. Der er konstateret mere forurening end forudsat ved byggeriets start, hvilket giver en række udfordringer, herunder økonomi. Der arbejdes på at markere byggeriets stade ved et rejsegilde i enten uge 40 eller 41, hvor beboere, håndværkere m.m. vil blive inviteret. Bestyrelsen sender forslag om mulige datoer til MENE, så det kan endelig konfirmeres på projektgruppemøde i huset den 26. august 2014. Der er konstateret en del ulovlige udendørs elinstallationer i forbindelse med byggesagen, og disse vil ikke blive retableret, når facaderne udskiftes. Entreprenøren har i forbindelse med udearealerne fældet 6-8 træer, som skulle have været bevaret og været en del af de nye fællesarealer. Der pågår en dialog med entre- 3
prenøren med henblik på erstatning af disse træer. I forbindelse med klimaprojektet vil der blive etableret en ny pavillon på de indre fællesarealer, hvor der tidligere har været en pavillon. Indsigtsmuligheder og belysning omkring pavillonen blev drøftet. For at styrke beboerkontakten i forbindelse med byggesagen, er Thomas Cramer-Petersen startet som beboerrådgiver under byggeprojektet pr. 1. august 2014. Der har været rimeligt roligt med hensyn til beboerkontakt hen over sommeren, men det kan godt mærkes, at beboerne er kommet tilbage fra ferie. Informationsniveauet omkring byggesagen blev drøftet. Der arbejdes på snarest at få information ud til beboerne omkring sagens stade og samtidig informere om kommende rejsegilde, klimaprojekt m.m. 7. Kommende opgaver for driften. Driften skal i forbindelse med det kommende afdelingsmøde stå for de praktiske opgaver forud og under mødet. Der skaffes stemmebokse til brug ved afstemningerne på mødet. 8. Vagtordning på ejendomskontoret (tilkald af håndværkere m.m.) Vagtordningen (tilkaldeordning) nu og fremover, herunder drøftelse og stillingtagen til honorering af driftspersonalet, der har deltaget i vagtordning i 2014 samt drøftelse og stillingtagen til fremtidig vagtordning. Afdelingsbestyrelsen har tidligere modtaget mail fra områdechef Thomas Blaabjerg Lund med redegørelse for omkostningerne ved de 2 løsninger. Bestyrelsen drøftede oplægget, men ønsker, at der i stedet indgås aftaler med de håndværkere som afdelingen i forvejen benytter sig af. LAPE drøfter dette videre med ejendomskontoret og håndværkerne. De 3 varmemestre kører videre med vagtordningen, indtil alternativ ordning kommer på plads. Aflønningen for vagterne sker efter samme tarif som snevagtsovervågningen. 4
I forbindelse med en ændring af vagtordningen, skal der sikres en tydelig information til beboerne om, hvad der skal gøres i akutte tilfælde. 9. Drøftelse af afdelingsbestyrelsens og udvalgenes arbejde v/ afdelingsbestyrelsen Fordeling af lokalerne er nu gennemført, og ejendomskontoret er i gang med at uddele nøgler til de ansvarlige personer i de enkelte klubber. Alle klubbernes skal have skiftes låse, sådan at ejendomskontoret ved, hvem der fremover har nøgler til de enkelte lokaler. Ejendomskontoret blev bedt om at sikre, at dette også sker for klubben i EDV 32. Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en beboer omkring nyttehaverne. Iris forsøger at få aftalt et møde med beboeren, for at få afklaret, hvori problemet ligger. 10. Procedure for afregning af udlæg Bestyrelsen drøftede proceduren for afregning af udlæg i de forskellige aktivitetsudvalg. Kun originalbilag accepteres som gyldige til afregning af udlæg. Bilag afleveres til ejendomskontoret sammen med oplysninger om navn, bank og kontonummer til brug for 3B s afregning af udlægget. Bilaget påføres underskrift fra den ansvarlige for udvalget, samt konteringstekst. Ejendomskontoret videresender bilaget til betaling over afdelingsbestyrelsens konti. 11. Katteudvalget Bestyrelsen drøftede økonomi og planerne for fremtiden. Der er p.t. et merforbrug i forhold til udvalgets budget. Bestyrelsen ønsker at få fremsendt kontoudtog for posteringerne på katteudvalgets konto. Dette er sket. Ejendomskontoret undersøger, hvornår der er taget stilling til, at afdelingen skal støtte projektet økonomisk. Det må fremgå af et tidligere referat fra et afdelings- eller afdelingsbestyrelsesmøde. 12. Afdelingsbudgetmøde 2014 Udkast til dagsorden blev drøftet og tilrettet. LAPE retter dagsorden og forretningsorden og sender disse til bestyrelsen senest 15. august 2014. Det er 3B, der indkalder og 5
afholder mødet, og dagsorden skal endelig godkendes af Organisationsbestyrelsen den 19. august 2014. Der vil være afstemning om budgettet og eventuelle indkomne forslag. Indkaldelsen uddeles den 20. august 2014. Sidste frist for indkomne forslag er den 2. september 2014 kl. 15.00, hvor forslaget skal være ejendomskontoret i hænde. Praktiske forhold omkring afdelingsmødet: Egedalshallen er bestilt til mødet, og Klaus Kramshøj har givet tilsagn om at ville varetage hvervet som dirigent. Kommunen og øvrige myndigheder orienteres om mødet, og det overvejes, om der skal skaffes tolke til mødet. Ejendomskontoret stiller med personale til at foretage kontrol ved indgangen, den efterfølgende udlevering af stemmesedler, samt til at bistå i forbindelse med afstemningen. Der skaffes stemmebokse til brug for afstemningen, og stemmesedler udfærdiges i forskellige farver til de enkelte afstemninger. Der udleveres ikke stemmesedler før man når afstemningspunkterne. Derved undgås, at det at der kan være tvivl om antallet af stemmeberettigede, såfremt nogle har valgt at forlade mødet før man når frem til afstemningerne. Ejendomskontoret skaffer referent til mødet. 13. Kommende møder Bestyrelsen har aftalt følgende møder: Bestyrelsesmøde den 2. september 2014 kl. 17.00. Mødet holdes i på Områdekontoret i Herlev. På dette møde drøfter bestyrelsen også eventuelt indkomne forslag. Afdelingsbudgetmøde onsdag den 17. september 2014 kl. 19.00. Ejendomskontoret har reserveret lokaler til mødet. Bestyrelsen, administrationen, driftspersonale, dirigent m.m. holder formøde kl. 17.00 samme dato. Ejendomskontoret prøver at skaffe et lokale i hallen til mødet. 6
Der serveres vand og sandwich til formødet. Ejendomskontoret klarer dette. 14. Eventuelt Intet under eventuelt. 7