NOTAT Fælles- og Kulturforvaltningen 26-02-2015 2014-026742 2014-026742-15 Budgetvejledning 2016-19 Økonomisk afdeling Køge Rådhus Torvet 1 4600 Køge Indledning Budgetvejledningen fastlægger rammerne og processen for udarbejdelsen af Køge Kommunes budget. Budgetvejledningens sigte er: - at skabe overblik over forløbet af budgetprocessen - at sikre mulighed for tidlig igangsættelse af initiativer, der kvalificerer grundlaget for de politiske prioriteringer - at fastlægge forventningerne til den politiske og administrative proces, herunder fagudvalgenes rolle - at fastlægge en proces, der sikrer inddragelse af borgere, ledere og medarbejdere i udarbejdelsen af budgettet Rammerne for budgetprocessen er beskrevet i afsnit A, og processen er beskrevet i afsnit B. Afsnit C indeholder en samlet tidsplan for budgetlægningen. www.koege.dk Tlf. 56 67 67 67 Fax Kontakt: Signe Møllegaard Larsen Direkte tlf. +45 56 67 20 38 Signe.larsen@koege.dk A. De økonomiske rammer for budget 2016-19... 2 A.1. Den økonomiske politik... 2 A.2. Driftsbudget... 2 Bevillingsniveau... 3 Demografi og anden fremskrivning af budgettet... 4 Effektiviseringer... 5 Overførselspulje... 6 A.3. Anlægsrammen... 6 A.4. Indtægtsbudgettering... 9 A.5. Låneoptag... 9 A.6. Budgetbemærkninger... 9 B. Processen for udarbejdelse af budget 2016-19... 9 B.1. Det politiske spor... 10 B.1.2. Tema- og orienteringsmøder samt politiske forhandlinger... 11 Politiske forhandlinger... 11 Side 1/16
B.1.3. Første- og andenbehandling, politiske spørgsmål og forhandlinger... 12 B.1.4. Investeringsplan for 2016-19... 13 B.1.5. Høring... 13 B.2. Brugersporet... 14 C. Tidsplan for budget 2016-19... 15 Bilag 1. Fremskrivningsnotatet Bilag 2. Mærkning af anlæg A. De økonomiske rammer for budget 2016-19 I dette afsnit beskrives de overordnede økonomiske rammer for Køge Kommunes budgetproces. Udgangspunktet for budgetlægningen er budgetoverslags-årene i det vedtagne budget 2015-18. Hertil kommer byrådets økonomiske politik og kommunens kasse- og regnskabsregulativ, som også er med til at fastlægge de overordnede økonomiske rammer. Endelig påvirkes kommunens budgetlægning i væsentligt omfang af den økonomiaftale for 2016, som regeringen og KL forventes at indgå i juni måned 2015. A.1. Den økonomiske politik Byrådet vedtog i juni 2014 en Økonomisk politik for perioden 2014-2017. Den udstikker de mere langsigtede sigtepunkter for kommunens økonomistyring. Den Økonomiske Politik består af følgende 6 principper: Køge Byråd ønsker, 1. at fastholde en sund og bæredygtig økonomi 2. at understøtte effektive arbejdsgange og -processer 3. at skabe råderum til prioriterede anlægsinvesteringer 4. at udvise økonomisk forsigtighed 5. at sikre stabile skatter og takster 6. at overholde de årlige økonomiaftaler Under hvert af de 6 principper er der formuleret et antal konkrete mål for hvordan princippet udmøntes i den vedtagne økonomiske politik for Køge Kommune. I forhold til budgetprocessen er der tre konkrete mål, som er særlig relevante at iagttage: Overskuddet på den løbende drift bør som minimum udgøre 3 % af servicerammen i gennemsnit indenfor den 4-årige budgetperiode (pt. svarende til ca. 75 mio. kr. om året). Det samlede resultat i budgetlægningen bør være positivt. Ved det samlede resultat forstås den ordinære driftsvirksomhed, anlægsudgifter, lån, afdrag samt balanceforskydninger. Kassebeholdningen bør efter kassekreditreglen (365-dages reglen) have en fri kapacitet på 150 mio. kr. A.2. Driftsbudget Udgangspunktet for budget 2016-19 er overslagsårene 2016-18 fra det vedtagne budget 2015. År 2019 er en kopi af overslagsår 2018. Overslagsårene 2016-18 Side 2/16
fremskrives til budget 2016-19 med KL s skøn for den forventede udvikling i priser og lønninger. I marts måned godkender Økonomiudvalg og Byråd principperne for fremskrivning af budgettet i forhold til den demografiske udvikling og anden mængderegulering. Eksempelvis budgetlægges indkomstoverførslerne konkret som pris gange mængde. Den nye befolkningsprognose behandles i Økonomiudvalg og Byråd i april måned. Budgetforslaget korrigeres herudover med varige konsekvenser af politiske beslutninger, der er vedtaget efter godkendelsen af budget 2015-18. Bevillingsniveau Køge Kommunes budget bevilges på udvalgsniveau (bevillingsniveauet er udvalgsniveauet). Det betyder, at Byrådet har uddelegeret kompetence og ansvar for budgettets aktivitetsområder til de stående udvalg (fagudvalgene). Byrådet har ikke delegeret kompetencen til at omplacere mellem serviceudgifter, indkomstoverførsler og andet, indenfor de enkelte fagudvalg. Andet indeholder fx budget til Aktivitetsbestemt medfinansiering og den centrale refusionsordning. I praksis betyder det, at: Byrådet skal godkende omdisponeringer mellem udvalg samt omdisponeringer mellem serviceudgifter, indkomstoverførsler og andet. Fagudvalgene kan omdisponere budgetposter indenfor udvalgets område, når der er tale om omdisponering indenfor den samlede ramme af serviceudgifter eller omdisponering indenfor den samlede ramme af indkomstoverførsler eller andet. Fagudvalgenes budgetter er opdelt i et antal aktivitetsområder. Fagudvalgene skal godkende omdisponering indenfor fagudvalgets budget, når omdisponeringen sker mellem aktivitetsområder. Forvaltningen kan omdisponere budgetposter indenfor aktivitetsområderne. Afdelinger og institutioner kan disponere indenfor egen budgetramme, under forudsætning af at der er tale om samme aktivitetsområde. Budgetposterne opdeles i budget 2016-19 på følgende aktivitetsområder: Side 3/16
1. Økonomiudvalget Serviceudgifter 1) Redningsberedskabet 2) Politisk organisation 3) Administrativ organisation 2. Social- og Sundhedsudvalget Serviceudgifter 1) Social og Sundhedsservice 2) Takstfinansierede virksomheder 3) Sundhedsområdet 4) Det specialiserede område 5) Socialområdet i øvrigt Indkomstoverførsler 6) Førtidspension 7) Boligstøtte Andet 8) Aktivitetsbestemt medfinansiering 9) Centrale refusionsordning 10) Ældreboliger 3. Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget Serviceudgifter 1) Ungdommens uddannelsesvejledning 2) Andre faglige uddannelser 3) Øvrige arbejdsmarked Indkomstoverførsler 4) Introduktion for udlændinge 5) Kontanthjælp og aktivering 6) Sygedagpenge 7) Revalidering 8) Flexjob og ledighedsydelse 9) Erhvervsgrunduddannelse 10) Arbejdsmarkedsforanstaltninger 11) Ressourceforløb Andet 12) Forsikrede ledige 4. Teknik- og Miljøudvalget Serviceudgifter 1) Skattefinansierede ydelser Andet 2) Takstfinansierede ydelser 5. Børneudvalget Serviceudgifter 1) 0-6 års området 2) Foranstaltninger Børn unger Indkomstoverførsler 3) Indkomstoverførsler BUU Andet 4) Centrale refusionsordning 6. Skoleudvalget Serviceudgifter 1) Skole og SFO 7. Kultur- og Idrætsudvalget Serviceudgifter 1) Fritidsfaciliteter 2) Biblioteksområdet 3) Kultur mv. 4) Folkeoplysning og Fritidsaktiviteter 8. Ejendoms- og Driftsudvalget Serviceudgifter 1) Ejendommens drift Indkomstoverførsler 2) Indkomstoverførsler Andet 3) Ældreboliger Demografi og anden fremskrivning af budgettet I fremskrivningsnotatet, der er vedhæftet som bilag 1, er der angivet hvilket rammer under de enkelte udvalg, der fremskrives med demografi. I hovedparten af Køge Kommunes budget vil basisrammen blive fremskrevet med Køge Kommunes fastsatte pris- og lønfremskrivning for budget 2016. På nogle områder budgetlægges der konkret med pris- og mængdeforudsætninger. Under Økonomiudvalget, Teknik- og Miljøudvalget samt Ejendoms- og Driftsudvalget sker der ingen regulering som følge af en demografisk udvikling. Under Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget reguleres der for demografien på området for Andre faglige uddannelser og Erhvervsgrunduddannelser. Under Social- og Sundhedsudvalgets område reguleres der for demografien på området Pleje og omsorg ældre, Hjælpemidler mv., Kommunal genoptræning. Side 4/16
Under indkomstoverførsler reguleres der for demografi under Boligydelse til pensionister. På Børneudvalgets område reguleres der for demografien på Daginstitutionsområdet, Kommunal tandpleje, Sikrede døgninstitutioner samt Tabt arbejdsfortjeneste under indkomstoverførselsområdet. På Skoleudvalgets område reguleres der for demografien på Folkeskoleområdet samt Skolefritidsområdet og PPR. På Kultur- og Idrætsudvalgets område reguleres der for demografien på området for Ungdomsskolen og Musikskolen. I forlængelse af den politiske behandling af den nye befolkningsprognose på april møderne vil de budgetmæssige konsekvenser blive beskrevet i et selvstændigt notat, der sendes ud sammen med 1. behandlingsmaterialet. Effektiviseringer Køge Kommune har en stærk økonomi og et godt udgangspunkt for det kommende års budgetlægning. Der er dog en forventning om en mindre ubalance, der skal dækkes. Derfor arbejdes der i budgetlægningen for 2016-19 med effektiviseringer for samlet set 13 mio. kr. Fordeling af effektiviseringer på 13 mio. kr. 1.000 kr. (serviceudgifter) 2016 2017 2018 2019 Økonomiudvalget 1.477 1.488 1.490 1.490 Social- og Sundhedsudvalget 2.216 2.243 2.241 2.241 Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget 0 0 0 0 Teknik- og Miljøudvalget 279 287 284 284 Børneudvalget 1.283 1.268 1.279 1.279 Skoleudvalget 1.857 1.845 1.835 1.835 Kultur- og Idrætsudvalget 356 378 379 379 Ejendoms- og Driftsudvalget 532 491 491 491 I alt 8.000 8.000 8.000 8.000 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget (indkomstoverførsler) 5.000 5.000 5.000 5.000 Set i lyset heraf skal der ikke udarbejdes noget omprioriteringskatalog til budget 2016-19. I stedet skal direktionen arbejde med generelle effektiviseringer på 8 mio. kr. på serviceområderne, der dækker alle udvalg bortset fra Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalgets område. Hertil kommer et særskilt effektiviseringsmål for Erhvervs- og arbejdsmarkedsudvalgets område på 5 mio. kr. vedrørende indkomstoverførsler. Effektiviseringerne indarbejdes i budgetforslaget, således at der frem- Side 5/16
lægges et budget i balance. Effektiviseringsforslagene beskrives endvidere i et særskilt notat til Byrådet. Fordeling af effektiviseringsmål på 8 mio. kr. betyder at udvalgenes bidrag til effektivisering sker i forhold til udvalgenes relative udgiftstyngde (målt ved den procentvise andel af serviceudgifterne i overslagsår 2016-18 (2019 er en kopi af 2018) i det vedtagne budget 2015). Kategorierne Indkomstoverførsler og Andet er ikke med i fordelingen. Sidstnævnte kategori indeholder udgifter til forsikrede ledige, ældreboliger, aktivitetsbestemt medfinansiering samt den centrale refusionsordning. Administrationen arbejder med udmøntning af effektiviseringsforslag i april-juni måned. Forslag til udmøntning af effektiviseringer sendes til orientering i fagudvalgene senest d. 8. juni, således at Økonomiudvalget bliver orienteret den 9. juni og Byrådet den 16. juni. Derudover er der fastsat et effektiviseringsmål på 5 mio. kr. på indkomstoverførsler under Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalgets område. Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget orienteres løbende om forvaltningens arbejde hermed. De endelige forslag fremlægges til orientering i Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget senest 8. juni, således at Økonomiudvalget og Byrådet orienteres henholdsvis d. 9. og 16. juni. Overførselspulje Overførselspuljen var i budget 2015-18 fastsat til 58 mio. kr. Formålet med at afsætte en pulje til overførsler er, at kunne håndtere de årlige overførsler inden for budgetlovens rammer, således at Køge Kommune ikke bliver ramt af eventuelle sanktioner. Set i lyset af forventninger om faldende overførsler i 2015, nedsættes puljen i budget 2016-19 til 50 mio. kr. årligt. A.3. Anlægsrammen I økonomiaftalen for 2015 mellem regeringen og KL indgik en bruttoanlægsramme for kommunerne under ét på 17,5 mia. kr. Kommunerne bliver ikke sanktioneret individuelt men såfremt Køge Kommunes relative andel beregnes, målt ved befolkningsandel, udgør Køge Kommunes bruttoanlægsramme ca. 180 mio. kr. Det er forventningen, at regeringen i 2016 og de følgende år i henhold til 2020- planen vil tilstræbe gradvist at reducere de offentlige investeringer, herunder kommunernes anlægsinvesteringer. På den baggrund må det forventes, at kommunernes samlede anlægsramme i 2016 vil blive reduceret i forhold til de 17,5 mia. kr., der var gældende for 2015. Til budget 2016-19 opdeles anlægsplanen i 4 hovedtyper af investeringer: 1. Skattefinansierede anlæg, der indgår i bruttoanlægsrammen: Skattefinansierede serviceanlæg Vedligeholdelsesudgifter Øvrige anlæg (udgifter på jordforsyningsområdet) Energispareprojekter (næsten fuldt lånefinansierede) Side 6/16
Servicearealer tilknyttet ældreboliger 2. Ældreboliger (delvist lånefinansieret) 3. Jorddepotet (nettoudgifter fuldt lånefinansieret) 4. Indtægter på Jordforsyningen (bolig- og erhvervsformål) I forbindelse med 1. behandlingen af budget 2015-18 var der afsat følgende anlægsramme: I 1.000 kr. 2016 2017 2018 Anlægsramme 179.674 172.032 170.242 Hertil kommer servicearealer 2.613 12.134 22.299 (ældreboliger) Bruttoanlægsramme 182.287 184.166 192.541 Anlægsrammen blev i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015-2018 forhøjet med 150 mio. kr. i budgetperioden, således at der i løbende priser var afsat en bruttoanlægsramme på 266 mio. kr. i 2016 og 210 mio. kr. i 2017 og 169 mio. kr. i 2018. Disse rammer fastholdes i budgetlægningen for 2016 med den fordeling på de respektive anlægstyper, som blev vedtaget i budget 2015-18. Anlægsrammen er dog nedsat med 10 mio. kr. i alle årene 2016-18, og derudover er der korrigeret for en forventet ændring af masterplanen for plejeboliger, som indebærer mindreudgifter på servicearealer i årene 2017-2019 og tilsvarende merudgifter i årene 2020-2022 i den 10-årige anlægsplan. Bruttoanlægsrammen udgør efter denne korrektion i løbende priser 256,0 mio. kr. i 2016, 198,1 mio. kr. i 2017 samt 148,2 mio. kr. i 2018. I 2019 er afsat en bruttoanlægsramme på 165 mio. kr., hvoraf der afsættes 40 mio. kr. til jordforsyningen og 10 mio. kr. til energispareprojekter, jf. nedenstående tabel. Bruttoanlægsramme for budget 2016-19: I 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 (i 2016 pl) Skattefinansierede serviceanlæg 180.075 93.530 45.141 63.188 Vedligeholdelsesudgifter 20.189 38.482 32.929 29.429 Øvrige anlæg 40.000 40.000 40.000 40.000 (jordforsyningen, udgifter) 10.000 10.000 10.000 10.000 Energisparerprojekter Ældreboliger servicearealer 2.613 10.016 11.711 22.383 Pris- og Lønstigning anlæg 3.130 6.107 8.437 Bruttoanlægsramme i alt 256.007 198.135 148.218 165.000 Herudover er afsat en nettoanlægsramme til ældreboliger og sociale institutioner samt en nettoanlægsramme til jorddepotet svarende til år 2016-19 i den 10-årige anlægsplan, jf. nedenstående tabeller. Det bemærkes, at nettoudgifterne til jorddepotet lånefinansieres fuldt ud. Side 7/16
Nettoanlægsramme for ældreboliger og sociale institutioner i budget 2016-19: 2016 2017 2018 2019 Ældreboliger og sociale institutioner (netto) 16.363 38.525 79.170 128.233 Nettoanlægsramme for jorddepotet i budget 2016-19: 2016 2017 2018 2019 Øvrige anlæg, lånefinansieret (jorddepotet, netto) 80.200-6.700-16.000-9.000 Herudover budgetlægges indtægterne fra jordforsyningen på baggrund af administrationens forventninger til salg af grunde til hhv. bolig- og erhvervsformål. De aktuelle forventninger er, at de i budget 2015 budgetterede indtægter for 2016 og 2017 holder stik, mens indtægterne i 2018 nedjusteres med 16 mio. kr. til 68,2 mio. kr. I 2019 forventes indtægter på 50 mio. kr. Såfremt indtægtsbudgettet nedjusteres væsentligt vil bruttoanlægsrammen blive nedsat med et tilsvarende beløb. Indtægter fra jordforsyningen i budget 2016-19: I 1.000 kr. I 2015 PL 2016 2017 2018 2019 Boligformål -27.200-10.200-13.200-15.000 Erhvervsformål -43.350-34.000-55.000-35.000 I alt -70.550-44.200-68.200-50.000 Med udgangspunkt i den 10-årige anlægsplan fra budget 2015 udarbejder forvaltningen et administrativt oplæg til en 10-årig anlægsplan for skattefinansierede serviceanlæg, vedligeholdelsesudgifter, ældreboliger og øvrige anlæg. De første 4 år af den 10-årige anlægsplan udgør administrationens oplæg til investeringsplanen for budget 2016-19, som skal holdes inden for de politisk besluttede anlægsrammer. Anlægsplanen forelægges til orientering i fagudvalgene, Økonomiudvalget og Byrådet i juni måned. Byrådet kan som en del af de politiske forhandlinger ændre i administrationens forslag til anlægsplan samt indarbejde nye serviceanlæg. Nye serviceanlæg og finansiering af disse drøftes og fastsættes som en del af de politiske forhandlinger. Der forventes ikke overskud fra jordforsyningen i budgetperioden ud over det allerede budgetterede. Anlægsplanen udarbejdes i 2016 pris- og lønniveau, uanset om bevillingen er flerårig. De afledte driftsomkostninger af investeringsplanen for 2016-19 indarbejdes i budgetforslag 2016-19. Afledte driftsomkostninger af nye serviceanlæg, der besluttes i den politiske proces, skal finansieres i den politiske proces. Side 8/16
Mærkning af anlæg og jordforsyningsindtægter For at skabe øget budgetsikkerhed for budgettet er der fra budget 2015 indført en såkaldt mærkningsordning af visse anlægsprojekter. Mærkningsordningen er også indarbejdet i den Økonomiske politik. Mærkningen udmøntes så anlægsudgifter svarende til halvdelen af de forventede indtægter fra jordforsyningen i år x mærkes i år x+1, og først kan bevilges, når der er indgået en bindende skriftlig aftale på, at indtægterne tilgår kommunekassen. Mærkningsordningen er beskrevet i det vedhæftede bilag 2. A.4. Indtægtsbudgettering Indtægtssiden udarbejdes ud fra KL s tilskudsmodel. Budgetmaterialet til 1. behandling udarbejdes på baggrund af statsgarantien for 2016. Statsgarantien er altid et-årig. Overslagsårene 2017-19 budgetlægges ved selvbudgettering. Primo september 2015 beregner forvaltningen effekten af selvbudgettering for 2016 og udsender et notat herom til Byrådet. A.5. Låneoptag I budgetforslaget for 2016-19 forudsættes det, at der budgetteres med et generelt låneoptag på det skattefinansierede område på 0 kr. Det skyldes for det første, at det er forventningen, at kommunen slet ikke eller kun i begrænset omfang vil få mulighed for at få del i evt. kommunale lånepuljer for 2016. For det andet tilsiger den økonomiske politik, at låneoptag skal vurderes i forhold til konkret behov, og at kommunen ikke nødvendigvis skal anvende den fulde lånemulighed. Eventuelt låneoptag indregnes mellem 1. og 2. behandlingen af budget 2016-19, når svar fra Økonomi- og Indenrigsministeriet foreligger. I budgetforslaget for 2016-19 budgetteres låneoptaget til jorddepotet, så det modsvarer den forventede udgift. Låneoptag vedr. ældreboliger og energispareprojekter budgetlægges efter gældende regler. A.6. Budgetbemærkninger Forvaltningen udarbejder budgetbemærkninger, der udsendes sammen med budgetmaterialet til 1. behandling. Budgetbemærkningerne opdeles efter udvalg (svarende til bevillingsniveauet). Udvalgene opdeles i aktivitetsområder, og under hvert aktivitetsområde beskrives budgettets poster på funktion 3. niveau (tekniskadministrativ betegnelse). Budgetbemærkningerne opdateres efter budgetvedtagelsen og optrykkes sammen med det trykte budget. Budgetbemærkningerne er vejledende og har ingen bevillingsmæssig hjemmel. B. Processen for udarbejdelse af budget 2016-19 I dette afsnit beskrives det materiale og de møder der tilsammen udgør budgetprocessen. Køge Kommunes budget bliver til i tre parallelle spor: Et politisk spor (B.1), Side 9/16
et brugerspor (B.2) og et medarbejderspor (B.3). De tre spor beskrives nærmere i de efterfølgende afsnit. Budgetmaterialet uploades til en elektronisk dagsorden, der hedder Budgetmateriale 2016, og kan tilgås fra ipad. Som supplement til nærværende Budgetvejledning udarbejder forvaltningen en administrativ budgetvejledning med de administrative deadlines. Forvaltningen udarbejder et budgetforslag for budget 2016-19, som Økonomiudvalget behandler i august og indstiller til Byrådets behandling i august (førstebehandling af budgettet). Budgetforslaget fremlægges i balance gennem indarbejdelse af effektiviseringer. Effektiviseringerne beskrives særskilt. Byrådets partier enten enkeltvis eller flere partier sammen fremsætter ændringsforslag til budgetforslaget. Ændringsforslagene sættes til afstemning ved andenbehandling af budgettet den29. september i Økonomiudvalget og den 6. oktober 2015 i Byrådet. B.1. Det politiske spor Det politiske spor omfatter de økonomiske beregninger og de politiske drøftelser. Her udarbejdes budgetmaterialet til 1. og 2. behandling, og her foregår den formelle politiske behandling. Den 10. og 17. marts 2015 drøfter Økonomiudvalget budgetvejledningen og fastsætter et mål for effektivisering på driften samt bruttoanlægsrammen for budget 2016-19. Økonomiudvalgets indstilling drøftes og godkendes af Byrådet den 24. marts 2015. B. 1.1. Proces for effektiviseringer For at fastholde Køge Kommunes gode økonomi og samtidig skabe rum til udvikling og tilpasning af den kommunale service arbejdes der med effektiviseringer på samlet set 13 mio. kr. årligt. For så vidt angår effektiviseringsforslagene på de 5 mio. kr. under indkomstoverførsler på Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalgets område kr., vil udvalget i april og maj måned blive orienteret om arbejdet med effektiviseringer. De endelige forslag fremlægges til orientering på Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget i juni. I relation til effektiviseringsforslagene på de 8 mio. kr. på serviceområderne udarbejder administrationen disse i april-maj og orienterer fagudvalgene herom i juni måned (dog senest d. 8. juni) på åben dagsorden. Herefter sendes de samlede effektiviseringsforslag til orientering i Økonomiudvalget den 9. juni og i Byrådet den 16. juni på åben dagsorden. Fagudvalgene drøfter og beslutter, i hvilket omfang der er behov for det at afholde møder med brugere og interessenter fra deres områder i august-september 2015. Formålet er at høre brugernes synspunkter og formidle budskabet om den priorite- Side 10/16
ring, der skal ske i forbindelse med vedtagelsen af budget 2016-19. Se yderligere afsnit B.2. vedr. Brugersporet. I april afklarer FMU erne hvorvidt, og i givet fald hvornår der skal afholdes møder med de respektive fagudvalg til en fælles drøftelse af områdets udfordringer og prioriteringer. Endvidere drøftes og informeres der løbende om budgetlægningen i de relevante MED-udvalg. Se yderligere afsnit B.3. vedr. Medarbejdersporet. De politiske partier kan som altid fremsætte nye forslag samt forslag til finansiering heraf i forbindelse med de politiske forhandlinger af budget 2016-19. B.1.2. Tema- og orienteringsmøder samt politiske forhandlinger Budgetprocessen for 2016-19 indeholder som noget nyt et eksternt budgetseminar med mulighed for overnatning fra torsdag den 13. august kl. 13 fredag den 14. august kl. 13. Det indeholder en orientering om det udsendte 1. behandlingsmateriale samt giver mulighed for indledende politiske drøftelser. Budgetseminar fra torsdag d. 13. august fredag den 14. august Teknisk gennemgang af budgetforslagets driftsudgifter og finansieringsside Konsekvenser af Økonomiaftalen for Køge Kommune Oplæg til en 10-årig anlægsinvesteringsplan for 2016-25 og investeringsplanen for 2016-19 herunder budget for jordforsyningen Præsentation af nøgletal Økonomisk status for 2015 samt KL s bud på kommunernes finansiering i 2016-19 Fremskrivning af budgettet ift. den demografiske udvikling og anden mængderegulering Status for budgetaftalerne, der er vedtaget med budget 2015-18 Politisk vurdering af den økonomiske situation Fagudvalgene orienterer hver i sær om status for deres områder Gennemgang af effektiviseringsforslag Indledende politiske drøftelser i grupperne og blandt gruppeformændene Indmelding af politiske ønsker til budget 2016-19 fra de politiske grupper Direktionen og Økonomichefen deltager på seminaret med henblik på at kunne understøtte de politiske drøftelser. Politiske forhandlinger For at understøtte den politiske proces er der i budgetvejledningen afsat konkrete dage til de politiske forhandlinger på følgende datoer: 2. september kl. 8.30-11, 7. september kl. 9-12 10. september kl. 15-18 14. september 13.30-16.30 Under de politiske forhandlingsmøder deltager direktøren for Fælles- og Kulturforvaltningen. Side 11/16
B.1.3. Første- og andenbehandling, politiske spørgsmål og forhandlinger Budgetmaterialet til 1. behandling Budgetmaterialet til 1. behandling indeholder Køge Kommunes budgetforslag 2016-19. Budgetmaterialet samt et administrativt udarbejdet notat, uploades til en elektronisk dagsorden, der hedder Budgetmateriale 2016, og kan tilgås fra ipad ultimo juli. Materialet består af: Resultatopgørelse over budgetforslag 2016-19 Hovedoversigt Driftsbudgetforslag Investeringsoversigt (skattefinansierede serviceanlæg, vedligeholdelsesudgifter, ældreboliger samt Øvrige anlæg prioriteret indenfor anlægsrammen) Takstbladet Budgetbemærkninger Notat der beskriver effektiviseringerne Budgetforslaget udsendes i offentlig høring den 1. august. Offentliggørelsen sker på Køge Kommunes hjemmeside, hvorfra borgere og medarbejdere kan downloade det. Herudover sendes materialet i filer til talesyntese/print til medlemmerne af Handicaprådet, Ældrerådet og Integrationsrådet. 1. behandling Den 18. august drøfter Økonomiudvalget det samlede budgetoplæg og laver indstilling til 1. behandling. Byrådets 1. behandling er den 25. august. Politiske spørgsmål De politiske partier har mulighed for at stille spørgsmål for at få afklaret konkrete problemstillinger samt få foretaget beregninger i forbindelse med de politiske budgetforhandlinger. Politiske spørgsmål stillet fra den 3. til den 21. august besvares senest den 28. august. Tekniske ændringsforslag Mellem 1. og 2. behandlingen genberegnes budgetgrundlaget på kontanthjælp og arbejdsmarkedsforanstaltninger under arbejdsmarkedsområdet på baggrund af Økonomiaftalen og ledighedsudviklingen. Forvaltningen for Arbejdsmarked og Borgerservice udarbejder et notat til Byrådet om eventuelle ændringer i budgetforudsætningerne. Ligeledes genberegnes førtidspensionerne under Social- og Sundhedsudvalgets område på baggrund af eventuelle justeringer i forudsætningerne i Økonomiaftalen for 2016. Økonomisk afdeling udsender notatet til Byrådet den 4. september. Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget og Social- og Sundhedsudvalget kan orienteres om notatet, forud for udsendelse. Der kan også forekomme opdateringer af andre dele af budgetgrundlaget, som giver anledning til ændringer af administrativ budgetteknisk karakter. Disse ændringer opsamles og beskrives og udsendes til Byrådet d. 4. september Side 12/16
15. september: Politiske ændringsforslag De politiske partier har mulighed for at fremsætte ændringsforslag til 2. behandlingen af budgettet. Deadline for politiske ændringsforslag, der skal indgå i dagsordensmaterialet, er den 15. september 2015 kl. 12.00. 2. behandling Den 29. september drøfter Økonomiudvalget det samlede budgetoplæg inkl. eventuelle teknisk administrative ændringer og laver indstilling til 2. behandling. Byrådets 2. behandling af budgettet er den 6. oktober 2015. Efter 2. behandlingen orienteres Køge Kommunes borgere og medarbejdere om budget 2016-19. B.1.4. Investeringsplan for 2016-19 Administrationen udarbejder et oplæg til 10-årig anlægsplan for investeringer inden for bruttoanlægsrammen (skattefinansierede serviceanlæg, vedligeholdelsesudgifter, udgifter til jordforsyningen og energispareprojekter) samt ældreboliger og Jorddepotet for perioden 2016-25. Oplægget udarbejdes indenfor de afsatte anlægsrammer i budgetvejledningen. Fagudvalgene orienteres om den 10-årige anlægsplan på eget område i møderækken i juni. Oplægget indarbejdes i budgetforslaget og præsenteres på byrådsseminar i august. Den 10-årige anlægsplan vil her være opdateret med eventuelle nyfremkomne oplysninger/behov. Ændring i administrationens forslag til anlægsplan - herunder ønsker om nye serviceanlæg og finansiering af disse - drøftes og fastsættes som en del af de politiske forhandlinger om budget 2016-19. Den endelige investeringsplan for budgetperioden 2016-19 fastlægges af Byrådet i forbindelse med vedtagelsen af budgettet. Der afsættes mærkede anlæg i investeringsplanen for budget 2016 jf. principperne om mærkningsordningen, se bilag 2. De afledte driftsomkostninger af investeringsplanen for 2016-19 indarbejdes i budgetforslag 2016-19. B.1.5. Høring Budgetmateriale (budgetforslaget) udsendes i offentlig høring den 3. august. Offentliggørelsen sker på Køge Kommunes hjemmeside. Deadline for høringssvar vedrørende det udsendte budgetmateriale er den 21. august. Fagforvaltningerne kvitterer til dem, der har afgivet høringssvar, med besked om, at resumé af alle høringssvar offentliggøres på Køge Kommunes hjemmeside den 28. august. Fagforvaltningerne sammenskriver et resumé af høringssvarene. Side 13/16
Administrationen uploader den 28. august resumé af de indkomne høringssvar til den elektroniske dagsorden Budgetmateriale 2016, som kan tilgås fra ipad. Herudover udsender forvaltningerne en mail til deres respektive udvalg med de høringssvar, der er fremsendt til de respektive udvalg. B.2. Brugersporet Fagudvalgene drøfter i forsommeren, i hvilket omfang der skal afholdes møder med brugere og interessenter i august-september 2015. Formålet med møderne er, at fagudvalgene har en dialog med brugere og interessenter, hvor brugere og interessenter kan tilkendegive deres synspunkter, og fagudvalgene kan være med til at skabe en forventningsafstemning omkring budgettet. Udvalget beslutter hvorvidt der skal afholdes møder samt mødets form, samt hvem der deltager i mødet. Forvaltningen inviterer de relevante brugerfora og interessenter til møderne. Brugerfora, råd og nævn har herudover adgang til at afgive skriftlige høringssvar i forbindelse med den formelle høring af budgettet. B.3. Medarbejderspor I marts måned afholdes møde i HovedMEDudvalget (HMU). På mødet informeres der om budgetlægningen for budget 2016-19, og denne drøftes med særlig fokus på effektiviseringer. FMU erne skal på deres møder i april måned drøfte behovet for at mødes med de respektive fagudvalg samt i givet fald fastlægge eventuelle datoer for hvornår møderne afholdes. Formålet er at medarbejdernes (B-siden) har mulighed for at tilkendegive synspunkter og faglige begrundelser vedrørende områdets udfordringer og handlemuligheder. Ledersiden (A-siden) kan være til stede i mødet. MED-organisationen informeres om effektiviseringsforslagene omkring sommerferien. Herudover informeres om den generelle status for budgetlægningen. Hvis der i løbet af budgetprocessen i øvrigt laves indstilling til politisk drøftelse informeres og drøftes disse med de relevante MED-udvalg. Medarbejdersiden i FMUerne kan fremsende skriftlige bidrag til høringen. FMUerne koordinerer svarene i forhold til medarbejdersiden i de underliggende LMUer (lokale medudvalg), således at FMUerne fremsender et samlet bidrag fra hvert område. Der indkaldes til orientering og drøftelse i FMUerne umiddelbart efter indgåelsen af et eventuelt budgetforlig. De nærmere rammer fastlægges i MED-årshjulet og i procedureretningslinjerne, som aftales i HovedMED-udvalget. Side 14/16
C. Tidsplan for budget 2016-19 Tid Aktion Ansvarlig 10. og 17. ØU marts ØU behandler Budgetvejledning 2016-19. 24. marts Byrådet behandler Budgetvejledning 2016-19 herunder tidsplan for bl.a. temamøder, dialogmøder og høring. Byrådsmøde Ultimo Marts April April/Maj Ultimo marts udsender Byrådssekretariatet mail til Byrådet med mødedatoer vedr. budgetarbejdet i 2015 og orienterer om, at mødedatoerne lægges i mødekalenderen. FMU erne skal på deres møder i april måned drøfte behovet for at mødes med de respektive fagudvalg samt i givet fald fastlægge eventuelle datoer for hvornår møderne afholdes. EAU orienteres om udfordringer og handlemuligheder ifm. input til effektiviseringsbesparelser på EAU s område Byrådssek. FMU Direktøreren for FAB 21. april ØU behandler befolkningsprognosen og demografiregulering til ØU budget 2016-19. 28. april Byrådet behandler befolkningsprognosen og demografiregulering Byrådsmøde til budget 2016-19. 4. maj Borgmestermøde. Borgmesteren Juni På fagudvalgenes møder i juni forelægges effektiviseringsforslag og oplæg til den 10-årige anlægsplan på eget område til orientering. Direktørerne 9. juni Økonomiudvalget orienteres om de samlede effektiviseringsforslag ØU og den 10-årige anlægsplan. 16. juni Byrådet orienteres om effektiviseringsforslag. Byrådsmøde 31. juli Budgetmaterialet til 1. behandlingen uploades til den elektroniske ØA dagsorden og kan tilgås fra ipad. 3. aug. Budgetforslaget offentliggøres på Køge Kommunes hjemmeside. ØA, komm., SSU SSF udsender budgetmaterialet til 1. behandling til Handicaprådet, sek. Ældrerådet og Integrationsrådet. Opstart på politiske spørgsmål med deadline 3.-21.august August SSU/EAU, BU/SU og KIU inviterer brugere og interessenter til dialogmøde efter behov. Forvaltningen udsender invitationer. August/septemb råd, nævn og andre interessenter efter behov. SSU/EAU, BU/SU, og KIU afholder møder med brugerbestyrelser, er 13. august kl. 13-14. august kl. 13. den 10-årige anlægsplan samt indledende politiske drøftelser Byrådsseminar om økonomiaftalen, 1. behandlingsmaterialet og 18. august Økonomiudvalget drøfter det samlede budgetforslag og laver indstilling til Byrådets 1. behandling. (9.00-11.00). Direktørerne for BUF, SSF, og FKF Direktørerne for FAB, SSF, BUF og FKF ØA og direktører Borgmesteren pba. mat. fra ØA 21. august Deadline for høring. Høringsparter 21. august Deadline for politiske spørgsmål, der ønskes besvaret senest 28.8. De enkelte partier Spørgsmålene sendes til ØA, der videresender til de respektive Side 15/16
forvaltninger. 25. august Byrådets 1. behandling af budget 2016-19. Byrådsmøde 28. aug. Resumé af de indkomne høringssvar offentliggøres på Køge Kommunes hjemmeside. Kommunikation udsender pressemeddelelse. ØA fremsender link til resumé af høringssvar fra alle udvalg til hele Byrådet. Forvaltningerne udsender høringssvar til eget udvalg. ØA og komm. Komm. ØA Direktørerne 28. aug. ØA udsender svar på politiske spørgsmål til Byrådet. ØA 3. sep. Borgmestermøde. Borgmesteren 4. sep. ØA udsender notat vedr. tekniske ændringer og notat vedr. statsgaranti ØA vs. selvbudgettering til Byrådet. 4. sep. ØA udsender et notat til Byrådet udarbejdet af FAB vedr. budgetforudsætningerne FAB, SSF på Kontanthjælp og Arbejdsmarkedsforanstalt- ninger under EAU og et notat udarbejdet af SSF vedr. budgetforudsætningerne på førtidspension under Social- og Sundhedsudvalget Uge 36-37 Borgmesteren inviterer alle politiske partier til forhandling på følgende datoer: Borgmesteren 2. september kl. 8.30-11 7. september kl. 9-12 10. september kl. 15-18 14. september kl. 13.30-16.30 15. sep. kl. 12.00 Deadline for politiske ændringsforslag til budget 2016-19. Forslag De enkelte partier fremsendes til ØA senest kl. 12.00. 24. sep. Borgmestermøde. Borgmesteren 23. sep. Deadline for Økonomiudvalgets dagsorden (2. behandlings materiale). ØA 29. sep. Økonomiudvalget drøfter budget 2016-19 og laver indstilling til Byrådets 2. behandling. Borgmesteren pba. mat. fra ØA 6. okt. Byrådets 2. behandling af budget 2016-19. Byrådsmøde Efter 2. behandling Orientering af Køge Kommunes borgere og medarbejdere om budget 2016-19. Direktionen, komm., ØA, FMU Side 16/16