Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 1 af 6 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. ORIENTERING 2 2. RETSGRUNDLAGET 3 3. TILBUDSFASEN 3 4. TILBUDSAFGIVELSE 3 5. EGNETHED 5 6. TILDELING 6 7. EFTER TILBUDSAFGIVELSEN 6
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 2 af 6 1. ORIENTERING Med disse bestemmelser udbydes Drifts- og vedligeholdsarbejder på dele af det kommunale og private vejnet i Odense Kommune for perioden 2014-2017. Udbuddet består af følgende delaftaler, der udbydes i hver sin entreprise: Kørebaneafmærkning Fortovs- og brøndreparationer Trafik- og vejskilte Serviceopgaver Kørebaneafmærkning Kørebaneafmærkning omfatter genafmærkning og nyafmærkning på kørebaner, i det omfang arbejdet ikke indgår i den 15-årige funktionsentreprise for vedligehold af belægninger i det åbne land. Fortovs- og brøndreparationer Fortovs- og brøndreparationer omfatter: Opretning af fortove, kantsten og gangarealer m.m., bortset fra specialbelægninger i centrum, som granitbelægninger, modulsten (gågaderne) og lignende samt arbejder i det åbne land. Reparation, udskiftning og etablering af rendestensbrønde med tilhørende stikledninger m.m., bortset fra strækninger, hvor asfaltentreprenøren har en 5- årig mangelafhjælpningsperiode på belægningen i det åbne land. Arbejdet har hidtil været udført af Munck Forsyningsledninger A/S. Der indgår virksomhedsoverdragelse af indtil 7 medarbejdere i delaftalen. Trafik- og vejskilte Drift og vedligehold af trafik- og vejskilte omfatter renhold, eftersyn og vedligehold samt udskiftning og nyopsætning af færdselstavler, vejvisere samt orienterings- og afstandstavler, alt med undertavler og standere. Arbejdet har hidtil været udført af NCC Roads A/S. Der indgår virksomhedsoverdragelse af indtil 2 mand i delaftalen. Serviceopgaver Serviceopgaver omfatter alle forefaldende opgaver på Odense Kommunes vejnet, der umiddelbart kan løses af 1-2 medarbejdere, og som ikke er dækket af en anden entreprisekontrakt. Arbejdet skal gennemføres af 5 medarbejdere med servicebil og diverse andet udstyr, inden for normal arbejdstid på alle årets hverdage. Arbejdet har hidtil været udført af Munck Forsyningsledninger A/S. Der indgår virksomhedsoverdragelse af indtil 5 medarbejdere i delaftalen. Ordregiver er: Odense Kommune By- og kulturforvaltningen Natur, Miljø og Trafik Myndighed og Vejdrift
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 3 af 6 2. RETSGRUNDLAGET Arbejdet udbydes i offentligt udbud ved bekendtgørelse til Kontoret for den Europæiske Unions Officielle Publikationer den 16. oktober 2013. Udbuddet er omfattet af den vejledende forhåndsmeddelelse til EU-Tidende, nr. 2013/S 165-287233, offentliggjort den 27. august 2013. Udbuddet afholdes iht. Udbudsdirektivet. 3. TILBUDSFASEN Udbudsmaterialet er tilgængeligt for tilbudsgiverne på Odense Kommunes køberprofil, www.odense.dk/udbud, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Såfremt blot en tilbudsgiver ønsker afholdt formøde/spørgemøde, vil dette ske torsdag den 31. oktober 2013 kl. 10:00 på Odense Kommunes Vinterværksted, Olfert Fischers Vej 25, 5220 Odense SØ. Det vil i så fald blive annonceret på www.odense.dk/udbud. Ved mødet vil tilbudsgiverne få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt mulig fremsendt inden mødet pr. e-mail til cdl@odense.dk mailto:med kopi til prahl@prahl.dk. Det forudsættes, at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal han i god tid og senest 9 dage inden tilbud afgives indhente oplysning herom hos: Odense Kommune, Natur, Miljø og Trafik, Myndighed og Vejdrift e-mail cdl@odense.dk mailto:med kopi til prahl@prahl.dk. Odense Kommune vil lægge svar på køberprofilen senest 6 dage før licitationen. 4. TILBUDSAFGIVELSE Ved licitationen kan der afgives tilbud på én eller flere af de udbudte delaftaler/entrepriser, idet felterne på tilbudslisterne for de relevante entrepriser udfyldes i deres helhed. Såfremt tilbudsgiver ønsker at afgive et samlet tilbud med rabat ved samlet overdragelse af flere entrepriser, skal rabattens størrelse samt hvilke entrepriser den omfatter anføres på tilbudssamlelisten. Der accepteres ikke rabatsatser på over 15 %. Det samlede tilbud opfattes derefter som ét tilbud med én tilbudssum, beregnet som summen af de enkelte tilbud med fradrag af rabatten. Ved kontraheringen bringes den tilbudte rabatprocent til anvendelse på hver enkelt entreprise, idet alle udbetalinger baseret på tilbudslistens priser fradrages den tilbudte rabatprocent. Der modtages ikke alternative tilbud.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 4 af 6 Der accepteres ikke forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Det skal bemærkes, at organisationernes standardforbehold kan indeholde forbehold vedr. prisreguleringer og vinterforanstaltninger, hvilket er et eksempel på en ufravigelig udbudsbetingelse. Et tilbud med et sådant forbehold kan blive erklæret ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af ordregiver, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav der, som anført ovenfor, vil medføre forkastelse af tilbuddet. Ved kapitalisering menes, at der vil blive foretaget en saglig/realistisk prissætning af forbeholdets betydning, så det sikres, at den pågældende tilbudsgiver ikke opnår en økonomisk fordel ved forbeholdet, og at der således skabes sikkerhed for, at tilbuddet med forbehold bliver sammenligneligt med tilbud, der ikke indeholder forbehold. Tilbudssamlelisten og tilbudslisterne udleveres både som pdf-fil og som excelregneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearkene, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbud samt bilag skal afleveres i en originaludgave, udskrevet på papir, og bedes vedlagt en elektronisk kopi på CD, DVD eller USB-stik. Alle bilag bedes mærket med firmanavn. Tilbud bedes afleveret i lukket kuvert, påført afsender, telefonnummer og e-mailadresse. Der modtages ikke elektronisk afleverede tilbud. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Den medfølgende tilbudslabel bedes benyttet. Tilbud mærket " Drifts- og vedligeholdsarbejder 2014-2017" fremsendes eller afleveres senest tirsdag den 12. november 2013 kl. 9:00, til: Odense Kommune, Natur, Miljø og Trafik Odense Slot, Indgang M, Nørregade 36-38 5000 Odense C Tilbuddet modtages ligeledes på licitationsstedet umiddelbart før licitationen afholdes. Licitationen afholdes tirsdag den 12. november 2013 kl. 10:00 på følgende adresse: Vinterværkstedet Olfert Fischers Vej 25 5220 Odense SØ Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der er til stede. Tilbudssummer (og eventuelle forbehold) vil blive læst op. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets åbning.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 5 af 6 5. EGNETHED Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en af de i udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a)-c) og e)-f) anførte situationer. Odense Kommune forbeholder sig derfor ret til i forbindelse med aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den/de tildelte virksomhed(er), højst 6 måneder gammel, eller anden tilsvarende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde. For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved: på tilbudslisten, på tro og love at erklære at: o der ikke er afsagt endelig dom af strafferetlig karakter over virksomheden af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 omtalte grunde o virksomheden ikke er omfattet af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a)-g) nævnte situationer i øvrigt o virksomhedens ubetalte forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger 100.000 kr., eller at der i så fald er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om betaling af forfalden gæld til det offentlige at vedlægge regnskabsoplysninger for det seneste afsluttede regnskabsår, omfattende: o samlet omsætning o omsætning inden for relevante arbejdsområder. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for de relevante arbejdsområder udgør mindst 100 % af tilbudssummen. Ved relevante arbejdsområder forstås anlægsarbejder og driftsarbejder på vejarealer. Ved tilbudssummen forstås summen af tilbudssummen for de entrepriser, der vil blive overdraget til tilbudsgiver. Hvor oplysningerne ikke dokumenteres ved fremlæggelse af regnskab, skal disse senest 3 dage efter anmodning fra ordregiver dokumenteres ved en revisorerklæring. at vedlægge en liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kontraktsum, tidspunkt og ordregiver. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at entreprenøren har udført sammenlignelige opgaver i et omfang, svarende til mindst 50 % af de arbejdsopgaver der indgås kontrakt om bedømt ved firmaets referencer. at vedlægge oplysning om virksomhedens faglige leder, ved CV eller lignende. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at den faglige leder har en relevant uddannelse og erfaring. Oplysninger om referencer og faglig leder bedes givet pr. delaftale/entreprise. Dokumentation i form af regnskab o.l. bedes kun afleveret i et eksemplar.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 6 af 6 Konsortier/underentreprenører Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal ovenstående dokumenter vedrørende egnethed vedlægges for alle konsortiets parter, ligesom tilbuddet skal indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne. Såfremt tilbudsgivers egnethed er baseret på anvendelse af underentreprenører, skal der vedlægges en erklæring fra disse underentreprenører om hvilke opgaver de vil kunne udføre samt at deres tekniske kapacitet står til rådighed for tilbudsgiver. Underentreprenører, der har en primær funktion i arbejdet skal være anført i tilbuddet. 6. TILDELING Odense Kommune vil ved licitationen vælge den kombination af tilbud, (inkl. værdien af et evt. kapitaliseret forbehold) der udgør den laveste pris for kommunen. 7. EFTER TILBUDSAFGIVELSEN Odense Kommune vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til "Lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv." kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter en sådan underretning. Såfremt det af ordregiver selv eller efter kendelse fra klagenævnet for Udbud eller andre konstateres at der er begået fejl i forbindelse med tildelingen, men inden kontraheringen, forbeholder ordregiver sig ret til at berigtige de skete fejl og gennemføre en ny tildeling.