Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 9. september 2014. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Birgit Sommer Mødepunkt 1 Budget 2015 - Fastsættelse af ligningsbeløb Beslutning Behandlet og ligningsbeløb fastsat. På baggrund af beslutninger efter de offentlige budgetsamråd fastsættes ligningsbeløb for 2014 for kirkekasserne i Halsnæs og Gribskov kommuner. Brev med bevilget ligning vil efterfølgende blive udsendt til hver kirkekasse. 2 Kirke-skoletjenesten - Budget Behandlet. 3 PUK samt MR kvartalsrapporter 2. kvt. 2014 Godkendt. 1) PUK kvartalsrapport 2. kvt. 2014. Forelægges til PUs godkendelse. 2) MR kvartalsrapporter 2. kvt. 2014. Kvartalsrapporter er modtaget fra menighedsrådene. VEJ nr 9080 af 25-02-2013 - Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. Afsnit 5.2. Bogholderi og rapportering: Et eksemplar af kvartalsrapporten sendes til provstiudvalget/stiftsøvrigheden senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Provstiudvalget/stiftsøvrigheden kan beslutte at sende et eksemplar af kvartalsrapporten til provstirevisor senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Kvartalsrapporten kan danne grundlag for provstiudvalgets/stiftsøvrighedens forvaltningstilsyn og provstirevisors forvaltningsrevision. (ingen bilag på dagsorden) Referat,09-09-2014 Side: 1
Mødepunkt 4 Frederiksværk-Vinderød 7a kloakrenovering kirkegården Sag: 5% midler 2013 - Frederiksværk- Vinderød MR (664) - Frederiksværk Sogn Beslutning Godkendt. Der overføres kr. 35.562,50 til Frederiksværk-Vinderød kirkekasse. Bent Peetz deltog ikke under behandling af dette punkt. Frederiksværk-Vinderød 7a kloakrenovering kirkegården Frederiksværk-Vinderød MR ansøger i brev af 27-08-2014 om dækning via 7 a, stk. 2, af faktura på kr. 35.562,50 for udbedring af uforudset udgift til kloakrenovering på Vinderød Kirkegård, hvor afledningen til spildevandssystemet som ikke har været rigtigt udført fra begyndelsen har medført lugtgener. Med godkendelse fra Halsnæs kommune er der foretaget omlægning af kloaksystemet. 5 Torup MR - Ansøger overførsel mellem udførte anlægsopgaver Sag: Torup MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (701) - Torup Sogn Godkendt. Torup MR - Ansøger overførsel mellem udførte anlægsopgaver Torup MR ansøger i mail af 12-08-2014 om hel-/delvis overførsel af overskud på afsluttede projekter - til dækning af afsluttede projekters underskud.: kr. 16.243 SV-mur rep/dræn TOKG - til Nyt kondenserende oliefyr TOK kr. 11.510 Kalkn./rep. mur TOKG - til Nyt kondenserende oliefyr TOK kr. 12.317 (ud af 14.950) Raftehegn mod Kirkebakken LYPG - til Nyt kondenserende oliefyr TOK kr. 5.250 (ud af 6.943) S-Gavl sg. udses/isoleres STRG - til Fj.varmeradiator kirkekontor STRG 6 Torup MR - Ansøger omlægning Lynæs kirkegård Sag: Lynæs kirkegård - Omlægning Lynæs kirkegård (940) - Torup Sogn Projektet henvises til synsudsættelse i budget 2016, hvortil projektet genfremsendes til provstiudvalget. Projekttegning medbringes på mødet. Torup MR ansøger omlægning Lynæs kirkegård Torup MR ansøger i brev af 01-07-2014 om omlægning af Lynæs kirkegård. Skitseprojekt er udarbejdet af Kirkegårdskonsulenten. Anslået omkostning for renoveringen/omlægningen er kr. 2.500.000. Referat,09-09-2014 Side: 2
Mødepunkt 7 Valby MR - Ansøger renovering af Valby kirkes tag Sag: Valby kirke - Renovering af kirkens tag (937) - Valby Sogn Valby MR - Ansøgning om renovering af Valby kirkes tag Valby MR fremsender i mail af 01-07-2014 ansøgning om udskiftning af Valby kirkes tag. Vedlagt følger kortfattet beskrivelse samt foreløbigt budget. Arbejdet håbes iværksat hen over sommeren 2015. MR anmoder om at ansøgningen optages på PUs dagsorden på førstkommende møde, idet der sket en kommunikationsfejl mellem MR og arkitekten, hvorfor ansøgningen har ligget underdrejet i en måneds tid før fremsendelsen. Beslutning Videresendes til Helsingør stift med anbefaling. Provstiudvalget ønsker sideløbende udtalelse fra provstiets bygningssagkyndige vedr. følgende: - Aftalegrundlaget skal være klart defineret og iht. gældende anvisninger og de almindeligt anviste regelsæt. - De økonomiske betingelser, tidsplaner og ansvarsfordeling skal være klarlagt og præciseret i aftalegrundlaget. - De udførendes faglige kompetencer og erfaringer skal fremlægges/prækvalificeres for at indgå i og løse specifikke opgaver. 8 Kregme MR - Ansøger del-frigivelse fra mandskabsfac. - for anv. til tjenestebolig Sag: Kregme MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (853) - Kregme Sogn Til info: PU har gjort Kregme- og Ølsted MR opmærksom på at renoveringsprojektet, ud over skimmelsaneringsarbejderne, ikke kan igangsættes før der er afholdt licitation ifm. renovering af tjenesteboligen. (Se evt. PUs brev af 11-07-2014) Vedr. også sags nr. 663 - Renovering af tjenestebolig i Kregme(Se evt. PUs brev af 11-07-2014) Projektet kan igangsættes, når licitation har været gennemført, og hvis licitationsresultatet er godkendt af Kregme menighedsråd. Byggeriet finansieres ved bevilget låneoptagelse, og der delfrigives efterhånden som der faktureres fra de udførende. Der er derfor ikke behov for frigivelse af opsparede midler. Kregme MR ansøger del-frigivelse fra mandskabsfac. - til anv. for tjenestebolig Kregme MR ansøger i brev af 26-08-2014 om midlertidig frigivelse af kr. 1.000.000 fra opsparing til mandskabsfaciliteter, så istandsættelse af tjenesteboligen kan påbegyndes. 9 Annisse MR - Fældning af døende kastanje Sag: Annisse kirkegård - Døende kastanje. (945) - Annisse Sogn Provstiudvalget er enige med menighedsrådet i, at træet skal fældes. Annisse MR - Fældning af døende kastanje på kirkegården Mail af 14-08-2014. Graver i Annisse informerer på vegne af Annisse MR om behov for fældning af et ca. 150 år gammelt Referat,09-09-2014 Side: 3
Mødepunkt Beslutning kastanjetræ som er ved at dø pga. sygdom. Fældning blev besluttet på MR-møde d.12-08- 2014. Graver/MR har haft kontakt m. Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning, som tror at træet er døende og det bare er et spørgsmål om tid, før hestekastanjen går helt ud. Mulig årsag kan være den nye bakteriekræft på kastanje. 10 Vejby MR - Høring fra HS til PUs udtalelse På lukket dagsorden 11 Melby MR - Vedr. afregning af el og vand i præsteboligen Sag: Melby - Afregning af forbrugsafgifter for præstebolig 2013 (757) - Melby Sogn Tilbagesendes til menighedsrådet, da sagen ikke ligger inden for provstiudvalgets kompetenceområde, da aftalen hviler på et regelgrundlag fra Moderniseringsstyrelsen. Melby MR - Vedr. afregning af el og vand i præsteboligen Melby MR fremsender i mail af 28-06-2014 sag om afregning af el og vand i præsteboligen, med ønske om provstiudvalgets udtalelse. 12 PU - Konsulentaftale ifm. bygherrerådgivning Sag: Konsulentaftale Bygherrerådgivning (946) Udsættes til næste PU møde. Bygherrerådgivning _- (Kopi) Referat,09-09-2014 Side: 4
Orientering 13 PU - Fokuspunkter Sag: PU Vision (888) PU har som vision udvalgt 4 fokuspunkter: Der indkaldes til formandsmøde tirsdag d. 4. november 2014. a) Målsætning - side 2 b) Statistik Se separat punkt på dagsorden med sagsnr. 948. c) Konfirmander d) Personale Statistik underbygger Målsætning samt Personale. PU - Visionsdag 21-08-2014 14 PU - Statistik Sag: Statistik (948) Til Kirkefondet - Demografisk provstiprofil Hos Kirkefondet er der bestilt en Demografisk provstiprofil, hvor der laves en analyse på provstiplan. Analysen indeholder: Tabeller med provstiets totaltal for hhv. 1996, 2000, 2004, 2008, 2011 og 2014 alle i absolutte tal og procent (befolkning & folkekirke, befolkningsbevægelser, børn & unge, husstande, arbejdsstillinger, højeste fuldførte uddannelse, erhverv & pendling) skemaer med oversigter over tallene for provstiet og provstiets sogne for 2014 vedrørende befolkningssammensætning (alder og herkomst), husstandstyper, indkomstgrupper-medianindkomst-boligform, arbejdsstillinger samt folkekirkemedlemsskab, ind- og udmeldelser af folkekirken 2007-2013, kirkelige handlinger 2006-2013 - Nøgletal for provstiet og sognene for 1996, 2000, 2004, 2008, 2011 og 2014. Analyse over befolkningssammensætning (alder, herkomst, udvikling, børnetal), mobilitet og pendling, beskæftigelse og tilknytning til arbejdsmarkedet, uddannelsesniveau, husstande (single- eller parhusstande) og husstandsindkomster. Referat,09-09-2014 Side: 5
Orientering 15 Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd Status fra udvalget, nedsat på formandsmødet d. 29-04-2014. PUs tidligere beslutninger: På PU møde d. 26-06-2014 blev besluttet dækning af professionel hjælp til udarbejdelse af samarbejdsaftaler. 16 Annisse MR - HS afslår øget isoleringforsøg af Annisse Kirkes hvælv Sag: Annisse kirke - Pilotprojekt Isoleringsforsøg af kirkens loft (930) - Annisse Sogn HS afslår øget isoleringsforsøg af Annisse Kirkes hvælv Helsingør Stifts brev af 15-08-2014 til Annisse MR. Øget isoleringsforsøg af Annisse kirkes hvælv afslås på baggrund af Nationalmuseets bemærkninger. 17 Villingerød MR - Rådgivning ved syn og skøn sag Sag: Villingerød MR - Projekt for nybygning af menighedshus (703) - Villingerød Sogn På PU møde 06-05-2014 besluttede PU at provstiets bygningssagkyndige kunne yde bistand til Villingerød MR i forbindelse med sag om syn og skøn. Faktura er modtaget i den forbindelse. fak 263 og 268 JGN_Arkitekttegnestuen ifm Villingerød nye menighedsrhus Villingerød nye menighedsrhus - sag om syn og skøn, På vegne af provstiudvalget har provsten godkendt 2 stk. faktura fra provstiets bygningssagkyndige, for april 2014. 18 Vinderød kirke - HS godkender gravmonuments istandsættelse Sag: Vinderød kirke - Renovering af det Classenske Gravmonument (927) - Frederiksværk Sogn Vinderød kirke - HS godkender gravmonuments istandsættelse Helsingør stift godkender i brev af 25-08-2014, dok.nr. 94187-14_v1, istandsættelse af det Classenske Gravmonument i det nordvendte Referat,09-09-2014 Side: 6
Orientering kapel i Vinderød Kirke. 19 Vinderød kirke - HS godkender gravplades istandsættelse Sag: Vinderød kirkegård - Renovering af gravplade i kapelmur (925) - Frederiksværk Sogn Vinderød kirke - HS godkender gravplades istandsættelse Helsingør stift godkender i brev af 25-08-2014, dok.nr. 94187-14_v1, istandsættelse af Classens gravplade indmuret i det nordlige kapels øst-mur på Vinderød Kirkegård. Mødet sluttede kl.: 21.45 Referat,09-09-2014 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 09-09-2014 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,09-09-2014 Side: 8