Det Professionelle turisterhverv Guide til timeregistrering og administrative procedurer ifm. projektet turismefokuseret erhvervsservice
Om projektet Den turismefokuserede erhvervsserviceindsats, udbydes i regi af Det professionelle turisterhverv. Det professionelle turisterhverv, er et regionalt turismeudviklingsprojekt med en samlet bevilling på ca. 34. mio. DKK. Projektet løber frem til 2015. Projektet medfinansieres af EUs Socialfond og er derfor underlagt en række EU regler. Som projektmedarbejder på indsatsen omkring den turismefokuserede erhvervsserviceindsats, er det centralt, at du registrerer og opgøre dit timeforbrug i tilknytning til dit arbejde med projektindsatsen. Registrering af timeforbruget dokumenterer, at der forbrugt tid på projektet og er afgørende for, at Midtjysk Turisme kan udbetale støttekroner til de deltagende parter i projektet.
Timeregistrering Hver måned skal du registrerer og opgøre dit timeforbrug i tilknytning til dit arbejde med den turismefokuseret erhvervsserviceindsats. Dit månedlige timeforbrug føres på skemaet timeregistrering for medarbejdere MASTER, turismefokuseret erhvervsserviceindsats, som du har fået tilsendt. HUSK at omdøbe skemaet (filen) med år, måned og navn. Det samlede materialet (timeregistreringsskema og kopi af lønseddel) sendes til: Marianne Bugge, mbu@midtjyskturisme.com eller pr. post til: Midtjysk Turisme, Vejlsøvej 51, 8600 Silkeborg. Vi vil gerne havde fremsendt materialet senest den 10. i den efterfølgende måned. På de næste sider (dias 4-6) kan du se, hvilke oplysninger, du skal notere i timeregistreringsskemaet.
Timeregistreringsskemaet Udfyld felt 7 med dit navn og organisation. (arbejdssted) Felterne 1-5 er udfyldt på forhånd Her skrives det forbrugte timetal under den pågældende månedsdato. Du kan max. Registrer 7,4 timer pr. dag. Her skrives det aktuelle år og den aktuelle måned I Socialfondskonto skal du vælge enten projektarbejde faktiske udgifter eller projektarbejde administration. I Arbejdets art kan du vælge mellem de kategorier, der er defineret for projekt. Du finder kategorierne på næste dias. Både medarbejder og leder underskriver her skemaet sendes til projektadministrationen hos Midtjysk Turisme. Du kan enten scanne den underskrevne timeseddel eller sende den pr. post
Timeregistrering - tjekliste Udfyld felt 7 med dit navn og navnet på organisationen. Felterne 6 og 8 skal ikke udfyldes og felterne 1-5 (øverst i skemaet) er udfyldt på forhånd. Notér måned og år på skemaet. Vælg socialfondskonto nr.: Her kan du vælge mellem Projektarbejde faktiske udgifter eller Administration faktiske udgifter Kolonnen Arbejdets art aktivitet: Vi har forhåndsdefineret følgende kategorier, som du kan kategorisere dit arbejde under. Projektforberedelse og koordination: (vælg kontoen: projektarbejde faktiske udgifter ) Under denne kategori hører følgende typer af opgaver: interne koordinerende møder om indsatsen, udvælgelse/rekruttering /kontakt til virksomheder, udsendelse af kampagnemateriale og/eller anden information omkring indsatsen til turismeaktører, infomøder for aktører mv. Virksomhedsvejledning: (vælg kontoen: projektarbejde faktiske udgifter ) Under denne kategori hører følgende typer af opgaver: Forberedelse til vejledningsbesøg på den pågældende virksomhed, selve vejledningsbesøget (HUSK, at notere virksomhedens navn og CVR nr.), registrering af vejledningsbesøget i CRM, opfølgning på vejledningsbesøg. mv. Projektadministration: (vælg kontoen: Administration faktiske udgifter ) Tid brugt på timeregistrering og øvrige administrative procedurer (vedr. selve socialfondshåndteringen) VIGTIG, VIGTIGT, VIGTIGT: HUSK at tilføje supplerende oplysninger til dén valgte kategori. Hvis der ikke er plads nok i feltet til at beskrive aktiviteten, fortsætter du blot i feltet nedenunder. SE EKSEMPEL NEDENFOR!!
Timeregistrering tjekliste fortsat Socialfondskonto Arbejdets art Projektarbejde, faktiske udgifter Virksomhedsvejledning: Besøg hos Sommerland I/S (CVR: 8899 2233) i samarbejde med HP. Andersen, Erhvervsråd XXXXX Projektarbejde, faktiske udgifter Projektforberedelse og koordination: Møde med HP. Andersen Erhvervsråd XXXXX vedr. udsendelse af kampagne og efterfølgende opfølgning hos virksomhederne. Vigtigt! Tilføj altid CVR nr. i den supplerende tekst Notér den samlede tid, du har brugt på aktiviteten ud for den korrekte dato. Dog kan du maks. Registrere 7,4 timer pr. dag. HUSK også at medtage din transporttid Ved hvert månedsskift skal det udfyldte skema underskrives (medarbejderunderskrift og overordnet) og sendes til projektadministrationen hos Midtjysk Turisme. Du kan enten scanne den underskrevne timeseddel eller sende den pr. post. Sammen med din timeseddel sender du en kopi af din lønseddel for den pågældende måned. Det samlede materiale (timeregistreringsskema og kopi af lønseddel) sendes til: Marianne Bugge, mbu@midtjyskturisme.com eller pr. post til: Midtjysk Turisme, Vejlsøvej 51, 8600 Silkeborg. Vi vil gerne havde fremsendt materialet senest den 10. i den efterfølgende måned.
Dokumentation for timeforbrug mv. Notér dagligt dine projektaktiviteter (f.eks. I din outlook kalender, time/sag system eller lign ). Præcisér, hvad aktiviteten omhandler ved hjælp af de forhåndsdefinerede kategorier, således det er i overensstemmelse med timeregistreringsskemaet. Gem/arkiver alt materiale, der kan dokumentere den tid du har brugt på dine projektaktiviteter. Dokumentation kan f.eks. være mødeindkaldelser dagsordner, referater, notater mv. TJEK, at Det Professionelle Turisterhverv og EU-logoet fremgår af alt materiale du udsender omkring projektet.