Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013
Hvorfor en fællesoffentlig aftale? Grundlæggende skal den nuværende papirbårne portobaserede post i størst mulige omfang udfases til fordel for digitale beskeder, der leveres til borgere og virksomheders digitale postkasse. Sker dette kan borgerne opleve en bedre digital service og kommunerne opnå væsentlige økonomiske gevinster. Som følge af målsætningen, er der iværksat bl.a. følgende lovgivningstiltag: At retsvirkningen af digitale breve fra Digital post løsningen sidestilles med papirpost at alle borgere inden 1. november 2014 automatisk får tildelt en digital postkasse, hvor de kan modtage deres post fra det offentlige. at alle virksomheder med et CVR-nummer fra primo 2013 automatisk får tildelt en digital postkasse, hvor de kan modtage deres post fra det offentlige. Digitaliseringen af postområdet forudsætter løsninger borger-, virksomheds- og myndighedsrettet samt en teknisk infrastruktur, samt at arbejdsgange optimeres og systemer integreres til Digital post
Ideen bag aftalen
Pointer i aftaletekst Der er lavet aftale om, at kommunerne skal realisere 212 mio. kr. i 2013 og 547 mio. fra 2015 via Digital post og fjernprint. Heraf udgør gevinster på reducerede porto- og materialeomkostninger 103 mio. kr. i 2013, der yderligere vil stige i takt med den anvendelse af Digital post. Gevinsterne fra materiale og portoudgifter bliver fratrukket det kommunale bloktilskud via DUT. De øvrige gevinster bliver i kommunerne. Aftalen erstatter den gamle aftale mellem KL og regeringen fra 2010 (på den såkaldte gensidighedsaftale som var et resultat af analysen fra Rambøll Business case: Digitalisering af offentlige breve og dokumenter, 2010 (link til rapport). Den nye aftale beror på en opdatering af denne rapport. Note: Udbetaling Danmarks andel af gevinsten er ikke fratrukket endnu.
Potentialeberegning for digital post og fjernprint Note: Tallene er ikke løn- og prisreguleret i lighed med tal i Økonomiaftalen.
Beregningsmodel for Digital post og fjernprint Note: Beregningsmodellen tager udgangspunkt i analysen fra Rambøll i februar 2010. Flere forudsætninger er dog revideret, se næste slide.
Forudsætninger for business case for Digital post (udvalgte) Værdi Omkostninger pr. automatisk brev (kr.) 5,6 Materialeomkostninger pr. brev (i kr.) 0,9 Materialeomkostninger ved fjernprintsløsningen (kr. pr brev) 1,0 Pris for tidsforbrug pr. medarbejder pr. minut (kr.)* 7,5 Tid forbundet med at sende et manuelt brev inkl. transport (min.) 2,5 Tid forbundet med at sende et brev til outputmanager (min.) 0,38 Tidsbesparelse ved at udsende brev via outputmanager vs. manuelt brev (min.) ~2 min Pris på udsendelse af manuelt digitalt brev (kr. pr. brev) (omkostning til e-boks mv.) 1,00 Pris på udsendelse af automatisk digitalt brev (kr. pr. brev) (omkostning til e-boks mv.) 0,79 Pris på udsendelse af brev via outputmanager (omkostning til e-boks mv.) 0,25 Reduktionsfaktor (Digitaliserbar post)** 90,0% Reduktionsfaktor (faldende postmængde pr. år) 97,5% % borger af total mængde post 66% % virksomheder af total mængde post 34% * Forudsætningen for minutprisen er: 1200timer/år, løn inkl. pension på 420.000kr/år + 120.000kr/år i overhead ** Det er forudsat at bl.a. valgkort ikke mål sendes via Digital post.
Hvad skal din kommune gøre på baggrund af Økonomiaftalen? Udregn den anslåede gevinst for din kommune, og hvad bliver der udtaget af jeres bloktilskud af de 103 mio. kr. på landsplan i 2013. Det beregnes via jeres andel af det kommunale budget. Har du allerede en business case for Digital post og fjernprint, kan du med fordel vurdere den i forhold til de forudsætninger som er lagt ind i den fællesoffentlige business case den er lavet med input fra Post Danmark, leverandører, kommuner, KL og Digitaliseringsstyrelsen Nedbryd den samlede business case for kommunen ud på jeres organisatoriske enheder og opsæt et apparat for den efterfølgende gevinstrealisering Ønsker du yderligere information og inspiration til arbejdet med effektiv implementering af Digital post og fjernprint, kan du læse mere her: www.kl.dk/digitalpost
Yderligere spørgsmål? Du er velkommen til kontakte Thomas eller evt. Anne Kathrine (kun vedr. økonomi) Thomas Mørk Glintborg tmg@kl.dk 3370 3360 Anne Kathrine Fjord-Marschall akf@kl.dk 3370 3797