REFERAT BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG Mødedato Mandag 13. november 2014 kl. 19.00 22.00 Mødested Skals Skole/SFO (fællesrummet P 1) Deltagere Preben Dalsgaard Pedersen, bestyrelsesformand Vivian Hald Stisen, næstformand i bestyrelsen Hanne Mette Olesen Maja Høyer-Nielsen Per Horn Petersen Sofie Melhedegaard Vasegaard Thomas Ambrosius Camilla Grøn Madsen Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem Agnethe Kristiansen, medarbejderrepræsentant lærer Jonna Roersen, medarbejderrepræsentant pædagog Maj-Britt Bjerregaard, medarbejderrepræsentant pædagog Kirsten Frederiksen, medarbejderrepræsentant - lærer Min Aung Myahn, elevrådsformand i Skals, går i 8.B Maria Dalsgaard, elevrådsformand i Ulbjerg, går i 5. klasse Der var afbud fra: Hanne Mette Olesen, Kirsten Frederiksen, Thomas Ambrosius og Maria Dalsgaard. Sofie Melhedegaard mødte lidt senere (første del af mødet, afholdt mandag 10. november 2014). Kirsten Frederiksen og begge elevrådsrepræ- Afbud sentanter (andel del af mødet, afholdt mandag 17. november 2014) Ledelsesteamet Jesper Poulsen og Jess-Ole Jensen har været Sekretariat/ referent referenter Referat udsendt Mandag 24. november 2014 DAGSORDEN: 1. Godkendelse af referatet fra det ordinære møde, mandag 6. oktober 2014. Referatet godkendt. 2. Meddelelser. a) Formanden og næstformanden, herunder referat fra dialogmødet på skoleområdet, mandag 3. november 2014 kl. 18.00 21.00, på Houlkærskolen. Indeklimaet på folkeskolerne i Danmark har været debatteret i den forgangne uge er vore to skoler ordentligt kørende på dette område? Dialogmødet på skoleområdet indeholdt før gruppearbejdet nogle praksisnære oplæg fra Frederiks-, Løgstrup- og Nordre skoler. Opsummeringen på det gruppearbejde, som Skals og Ulbjerg skoler deltog i, er vedlagt som bi-
lag. Der kommer senere en sammenskrivning fra BU-forvaltningen omkring hele dialogmødet. Der er indbudt til endnu et møde om skolestrukturen, nemlig onsdag 12. november 2014 kl. 17.00 19.00, i auditoriet på Viborg Ungdomsskole. Debatten i medierne om indeklimaet på folkeskolerne i Danmark blev suppleret således: Ventilation og udluftning på Ulbjerg SDI er helt opdateret, Arbejdsmiljørepræsentanten (AMR) har målt grænseværdier og fundet dem i orden. På Skals Skole/SFO er man især udfordret vedrørende ventilationen og udluftningen i hovedbygningen (HB). I HB er der såkaldt naturlig ventilation, hvilket i den korte udgave giver en kold bygning i vinterhalvåret og en særdeles varm bygning i det andet halvår. Den store sydvendte facade får bygningen til at virke som et drivhus. b) Elevrepræsentanterne, herunder referater fra de seneste elevrådsmøder. Ulbjerg SDI: Intet nyt. Elevrådsformanden havde meldt afbud. Skals Skole/SFO: Det er foreslået at flytte skoledagen, mandag 22. december 2014, men ledelsen har vurderet, at det vil medføre for mange udfordringer administrativt set. Derfor planlægges der med fremmøde denne sidste skoledag inden julefriheden. Planlægningen foregår med optimal elevinvolvering. I den faglige fordybelse, FAF, er oplevelsen, at eleverne siver mentalt set, når lektierne er lavet. Det giver uro for de elever, som gerne vil fordybe sig i de faglige emner. Der arbejdes med indhold og formål i FAF fremadrettet, og elevrådet kom med mange gode idéer og forslag til denne forbedring. I forhold til den holddelte understøttende undervisning (HUU) er eleverne af ledelsen blevet opfordret til at spørge ind til formålet med undervisningen, hvis lærerne og pædagogerne glemmer at fortælle det. Det skal ikke forstås derhen, at eleverne ikke gider undervisningen, men til tider ikke forstår formål og sammenhænge. c) Medarbejderrepræsentanterne, herunder tilbagemeldinger fra dagligdagen - pædagogisk og arbejdsmiljømæssigt. Ulbjerg SFO/børnehave: Juleværksted påbegyndt med julegaveproduktion i den helt store stil. Børnehaven har deltaget i motionsløb på skolen samt i fejringen af folkeskolens 200 års jubilæum. Der har været afholdt fest i børnehaven arrangeret af Forældrebestyrelsen med stor succes. Ulbjerg Skole: Forældremøderne er nu afviklet. Skole/hjem-samtalerne er påbegyndt i forlængelse heraf. Planlægning og gennemførelse tager en god del tid også af forberedelsestiden! Forældrene er gode til at tilmelde sig samtalerne. Aldersintegreret undervisning er nu sat på skinner, og udeskolen fungerer. Der opfordres til, at motionsdagen for Skolefællesskabets indskolinger, 0. 3. årgang, evalueres. Lærerne tager kontakt til hinanden i relation til denne opgave. Der har netop været afholdt Halloweenfest, hvor forældre og elever stod for planlægningen. Det blev en særdeles god fest! Mellemtrinnene på Skals og Ulbjerg skoler samarbejder om en fælles musical, der gennemføres i november måned. Der bliver en opsæning/forestilling torsdag i uge 50, nærmere bestemt 11. december 2014. Skals Skoles SFO: Der forberedes lige nu den traditionelle Julenissefest, som gennemføres torsdag 27. november 2014 kl. 18.30 21.00, i kantinen og gymnastiksalen. Festen er justeret i forhold til store udstyrsstykker, fordi der ikke er tilstrækkeligt med tid til at øve. Børnene har på grund af de længere skoledage svært ved at afsætte tid sen eftermiddag til prøver og
lignende. De nye arbejdspladser i personalerummet P II er nu etableret, og der er stor tilfredshed i forhold hertil. Skals Skole: Skole/hjem-samtalerne har trukket lidt ud, men der foreligger nu en plan for gennemførelsen af disse. Det bliver uge 50 i 2014 (udskolingen) samt ugerne 2 og 4 i 2015 (først mellemgruppen og sidst indskolingen), som må holde for. Der planlægges med forældresamtaler á 15 minutters varighed, men samtalernes længde kan selvsagt varieres. Der arbejdes på at lærerne får en mere aktiv tilgang til faglig fordybelse (FAF). Det kræver, at der fra ledelsens side ses på såvel bemanding på voksenplan som idéer og inspiration til indholdsdelen. d) Ledelsesteamet, herunder nyt om ledelsesteamets beslutning om rengøringssituationen. Der skal fredag 7. november 2014 afleveres besked om, hvor vidt vore to skoler tager rengøringsopgaven hjem eller går med i et nyt fælles udbud. Begge skoler har meddelt, at de ønsker at gå med i et nyt fælles udbud. Der blev omdelt en mail på mødet vedrørende argumentationen herfor set fra Skals Skole/SFO. Der blev givet en kort orientering om arbejdet med TOPI (Tidlig OPsporing og Indsats), der lige nu indfases i såvel mellemgruppen (10 13 år) som udskolingen (13 16 år). Møderne er påbegyndt i Skals. Og Ulbjerg SDI har møder herom, henholdsvis 17. november og 1. december 2014. På begge skoler er man tidsmæssigt udfordret i forhold til at mødes. Der er afholdt møde med en leverandør af skolemad, mandag 3. november 2014, hvor det blev gennemgået, hvad skolemad.nu kan tilbyde. Der arbejdes på mulig opstart med skolemad fra mandag 17. november 2014, samt med at finde en lokal leverandør, hvad maden angår. Ulbjerg SDI undersøger og overvejer, om den vil deltage i madordningen. Der skal nedsættes et ansættelsesudvalg vedrørende en fuldtids pædagogstilling på Ulbjerg SDI. Stillingen skal besættes fra 1. januar 2015. Vivian Hald Stisen og Per Horn Petersen deltager i ansættelsesudvalget. e) Børnehaven / Skolefritidsordningen / SFO-klubben. Præsentationen og godkendelsen af børnehavens nye Læreplan udsættes til bestyrelsens møde i december måned 2014, idet der mangler en færdiggørelse af afsnittet om børnemiljø. Se under Meddelelser, punkt c). f) Andre, herunder nyt fra PR-gruppen, samt nyt fra Klyngerådet (udviklingsprojektet med samarbejde mellem byområderne Skals, Nr. Rind, Skringstrup, Låstrup, Sundstrup og Ulbjerg). Seneste møde i Klyngerådet er afholdt mandag 4. november 2014 kl. 19.00 21.00 i Skals Multihus. Referatet fra det seneste møde i Klyngerådet bliver fremsendt senere. Alt skriftligt materiale kan findes på Skals Multihus hjemmeside, der har adressen, www.skalsmultihus.dk. 3. Skole/hjem-samarbejdet. Bestyrelsen drøfter det reviderede forslag til principper efter bearbejdelsen i den nedsatte arbejdsgruppe af forældrevalgte. Forslaget sendes efter drøftelsen videre til kommentering i MED-systemet m.v. På det seneste møde i bestyrelsen blev det tilrettede forslag til principper gældende for Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, drøftet igennem. Drøftelsen førte til nedsættel-
se af en arbejdsgruppe af forældrevalgte to forældre fra hver af vore skoler. Det tilrettede forslag til nye principper på området er vedlagt som bilag. Den samlede bestyrelsen tager en sidste drøftelse, hvorefter forslaget sendes videre til kvalificering i Skolefællesskabets MED-lokaludvalg samt i andre relevante medarbejdergrupper. Det af forældregruppen tilrettede forslag til nye principper for skole/hjem-samarbejdet vil blive rundsendt, når det foreligger. Principperne for skole/hjem-samarbejdet, Skolefællesskabet Skals/Ulbjerg, er nu gennemgået og tilrettet. Sofie Melhedegaard og Camilla Grøn Madsen har stået for den sidste finish, fordi forældregruppen har haft lidt svært ved at mødes. Bestyrelsen tog endnu en drøftelse og nåede frem til et par yderligere justeringer og ændringer. Disse indarbejdes, og den endelige udgave fremsendes snarest til Jess-Ole Jensen. Forslaget kvalificeres i vore medarbejderfora, f.eks. på mødet i MED-lokaludvalget, Skals/Ulbjerg, onsdag 26. november 2014. Afdelingsteamene i henholdsvis Ulbjerg og Skals får ligeledes forelagt forslaget til kommentering. For børnehaven Møllebakkens vedkommende udarbejdes nogle særlige afsnit i principperne i samarbejde med afdelingsleder, Jens Kristian Thomsen, herunder et særskilt afsnit i indledningen til skriftet. Vedrørende institution/hjem-samtaler samt kommunikation mellem institution og hjem, så indkalder afdelingslederen for børnehave og SFO personale og udvalgte forældre til at udarbejde disse tilføjelser. 4. Organisations- og strukturanalysen i Viborg Kommune med afsæt i målsætningerne bevarelse af undervisningssteder, nærhed til skole for de yngste elever, bedre overbygninger/udskolinger, og endelig bedre muligheder for skoleledelse. De to møder om organisation og struktur, henholdsvis tirsdag 23. september 2014 (dialogmøde) og onsdag 29. oktober 2014 (borgermøde) har ikke rigtig ført nogen steder hen, idet BU-udvalget undsagde de fremlagte bilag på førstnævnte møde og hellere ville tale indhold. Der er på denne baggrund udsendt indbydelse til endnu et møde, nærmere bestemt onsdag 12. november 2014 kl. 17.00 19.00 i auditoriet på Viborg Ungdomsskole. Målgruppen for dette møde er skolebestyrelsesformænd, skoleledere og tillidsrepræsentanter. Bestyrelsen drøfter oplægget til mødet og beslutter en strategi i forhold til Skolefællesskabets ønsker og behov. Der blev indledt med et kort referat fra de to ikke just vellykkede møder om organiseringen og skolestrukturen i Viborg Kommune. Formand og næstformand for bestyrelsen deltager begge sammen med tillids- og ledelsesrepræsentanter fra vore to skoler i mødet førstkommende onsdag, 12. november 2014, så vi er klædt ordentligt på, når hesten igen trækkes af stalden. Når arbejdsgruppen nedsættes på mødet, så vil repræsentanterne fra Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, være særligt opmærksomme, fordi der skal sikres en god balance i arbejdsgruppen. Der er lige nu ikke så stort et overskud af kræfter til at indgå i flere sammenhænge end højst nødvendig! 5. Skolebuskørslen og ringetiderne i skoleåret 2015/2016. Bestyrelsen skal have set på, hvordan den kan påvirke skolebussernes indflydelse på elevernes skoledag. De bestyrelser, som har henvendt sig omkring dette spørgsmål, vil få en henvendelse fra BU-forvaltningen. Henvendelsen kom torsdag 9. oktober 2014 i form af en mail. Indholdet i mailen er dels en udmelding af serviceniveauet på området samt en egentlig beslutning, hvad Skolefællesskabet angår.
Serviceniveauet i det forestående udbud af skolebuskørslen er, at ringetiderne på kommunens skoler ligger mellem kl. 7.45 og 8.15, med mindre skolebestyrelserne beslutter noget andet udenfor det givne interval. For Skals og Ulbjerg skoler betyder det, at ringetiden om morgenen fra august 2015 ikke kan ændres til kl. 8.00, som ønsket af skolebestyrelsen. Ringetiderne ved busafgange/ankomst vil til august 2015 fortsat være kl. 8.25 (Skals) og kl. 7.50 (Ulbjerg). BU-forvaltningen spørger i mailen til, om bestyrelsen har yderligere bemærkninger til de foreslåede ringetider og af hensyn til eventuel udvalgsbehandling skal bestyrelsen svare senest mandag 10. november 2014. Problemstillingen diskuteres igennem og svar til BU-forvaltningen udarbejdes og fremsendes. Hele mailen er vedlagt som bilag. Oplægget fra BU-udvalget i form af en mail fra BU-forvaltningen blev omdelt på mødet. Mailen blev fundet mærkelig, fordi målsætningen i starten af oplægget fraviges helt og aldeles til sidst, hvor Skals og Ulbjerg skoler dikteres at have de samme ankomst- og afgangstider for busserne som i indeværende skoleår. Der blev derfor fundet argumenter frem, som kan indgå i nye kommentarer til BU-udvalget i forlængelse af det allerede fremsendte høringssvar. Starttidspunktet på Skals Skole/SFO, kl. 8.25, er uacceptabelt med henvisning til elevernes fritidsliv, idrætsliv, familieliv og adgangen til fritidsjob m.v. Dertil kommer den negative indflydelse for såvel Skolefritidsordningen som SFO-klubben. Skolereformens længere skoledage forstærker problemstillingen. Der blev bl.a. spurgt til, om BU-udvalget har andre styringsmekanismer end de rent økonomiske! Ledelsesteamet udarbejder på baggrund heraf et nyt svar til BU-udvalget et svar der skal fremsendes allerede tirsdag morgen, altså 11. november 2014. Resten af dagsordenens punkter blev af tidsmæssige årsager udsat til næste møde (se under referatets punkt Eventuelt 1 ). 6. Bestyrelsens tilsyn med de nationale test samt status på hvor vi er henne med selvsamme testapparatur. Organisationen, Skole & Forældre, opfordrer skolebestyrelserne til at føre tilsyn med resultaterne af de nationale test på hver enkelt skole. Formandsskabet fremlægger bestyrelsens forventninger på dette område. Ledelsesteamet giver en kort status på, hvor vore to skoler er i forhold til arbejdet med test og opfølgning. En beskrivelse af et eventuelt tilsyn med testningens resultater klares på bestyrelsens møde i december måned 2014 i forlængelse af drøftelsen af dette punkt. Bestyrelsesformanden, Preben Dalsgaard Pedersen, redegjorde for forældreorganisationens anbefalinger på dette område. På den enkelte skole vurderes de nationale test allerede i relation til den dialogbaserede aftalestyring. På såvel Ulbjerg som Skals skoler suppleres nationale test med diverse testning både i faget dansk og i faget matematik. Dertil kommer, at der fra skoleåret 2015/2016 vil være en kommunal matematiktest på samtlige årgange. Det blev drøftet, hvor vidt de nationale test kan bruges til en sammenligning skolerne imellem. Det vurderes som problematisk at sammenligne skoler både på tværs i Viborg Kommune, men også tværkommunalt. Bestyrelsen besluttede, at forslaget ikke gennemføres på nuværende tidspunkt. 7. Intern kommunikationsstrategi afstemning af forventninger til hinanden når der f.eks. benyttes mail. Punktet er udsat fra det seneste bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen repeterer de gensidige forventninger til, hvordan mails sendes og besvares. Sker kommunikationen via medlemmernes private mail-adresser, eller benytter vi SkoleIntra? Bruger vi funktionen Besvar alle, benytter vi cc: og involverer samtlige bestyrelsesmedlemmer, eller svarer vi kun den person, som har afsendt den pågældende mail? Ledelsesteamet orienterer om, hvilke muligheder bestyrelsesmedlemmerne har i relation til benyttelse af begge skolers intranet omkring direkte opslag til forældrene på henholdsvis Skals og Ulbjerg skoler. Pædagogisk afdelingsleder, Anne Mette Bak, har undersøgt, hvorledes SkoleIntra bruges i et tilsvarende skolefællesskab i Viborg Kommune. Erfaringerne herfra tilgår bestyrelsen, så snart endeligt forslag er modtaget. Bestyrelsen benytter sig fortsat af maillisten på Outlook. Der ændres ikke på den nuværende mailpraksis i forhold til bestyrelsesarbejdet. Opslag på SkoleIntra er noget andet, jf. de indledende betragtninger. 8. Fastsættelse af lokale målsætninger og fokusområder for skoleåret 2015/2016 som et led i den dialogbaserede aftalestyring der tages afsæt i to dialogmøder på området. Forældrerepræsentanter, tillidsrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter har været inviteret til to dialogmøder omkring den dialogbaserede aftalestyring. Det seneste af slagsen blev afholdt, tirsdag 7. oktober 2014 kl. 17.00 20.00, i Multisalen på Viborg Rådhus. Repræsentanterne fra Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, nåede frem til en del forslag, hvad lokale målsætninger og fokusområder angår. Der gives et kort referat fra dialogmødet, og de fremkomne forslag oplistes. Bestyrelsen drøfter og beslutter på baggrund heraf, hvilke målsætninger og fokusområder der skal nyde fremme og indgå i den videre proces og dialog med det politiske og administrative niveau. Oplistningen af forslagene fra dialogmødet og eventuelt referat fra mødet eftersendes. Det blev besluttet, at alle de nuværende fokusområder med tilhørende målsætninger (effektmål) skal køre videre. Dette skyldes, at der først nu bliver etableret såkaldte baselines, som der først om endnu et år kan måles progression på. Det blev dog aftalt at supplere med et enkelt fokusområde, nemlig med belægningsgrader i fritidsdelen i relation til den dialogbaserede aftalestyring. Hvis det, der foregår i fritidsdelen herunder i børnehaven skal være understøttende i forhold til skoledelen, så er det vigtigt at kende til belægningsprcenterne i børnehaven, i Skolefritidsordningen og i SFO-klubben. Ledelsesteamet udarbejder forslag til formulering af effektmål på dette område til det kommende bestyrelsesmøde i december måned. De aktuelle belægningsgrader for Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, fremskaffes. 9. Evaluering af de forældrevalgtes deltagelse i efterårets forældremøder på vore to skoler. Der ses endvidere på forældrenes tilkendegivelser vedrørende starttidspunktet for første undervisningsblok på Skals Skole/SFO fra 2015/2016. Punktet er udsat fra det seneste bestyrelsesmøde. Alle efterårets forældremøder skulle nu være afviklet på vore skoler. Der foretages en evaluering af de forældrevalgtes deltagelse, og der samles op på de forslag, idéer og tilkendegivelse, som de fremmødte forældre er fremkommet med, herunder forslag til begyndelsestidspunkt for den første undervisningsblok for elever og pæ-
dagogisk personale på Skals Skole/SFO. På mødet i november måned tager bestyrelsen en drøftelse af, hvordan kontaktforældrene involveres i skoleåret 2014/2015. Fra forældremøderne på Ulbjerg SDI var der intet at melde. Der var for meget indhold i forhold til, at forældrene kunne komme til orde! På Skals Skole/SFO blev der spurgt ind til de nu arkiverede renoverings- og udbygningsplaner. Således også omkring den store økonomiske udfordring for budget- og regnskabsåret 2015. Den gamle traver toiletforholdene, og især for mellemgruppen i hovedbygningen blev trukket af stalden igen. Problematikken er reel og relaterer selvsagt til ovenstående byggeplaner, eller mangel på samme! Der blev afslutningsvis bedt om at se på adgangsforholdene til skolen, hvorfor Trafikpolitikken for Skals Skole/SFO nok skal gennemgå en opdatering. 10. Eventuelt 1 ( Eventuelt, der refererer til det ordinære møde, mandag 10. november 2014). Der blev efterspurgt en bestyrelsesrepræsentant til det nu samlede Forældreråd for Skolefritidsordningen og SFO-klubben på Skals Skole/SFO. Det blev besluttet, at Sofie Melhedegaard og Camilla Grøn Madsen deles om opgaven. Det blev samtidig besluttet at indkalde til et ekstraordinært møde i bestyrelsen, så punkterne 6 10 på dagsordenen kunne samles op. Det ekstraordinære møde blev aftalt til afholdelse, mandag 17. november 2014 kl. 18.00 19.30, i personalerummet P I på Skals Skole/SFO. Dagsordenen medbringes til mødet! Eventuelt 2 ( Eventuelt, der refererer til det ekstraordinære møde, mandag 17. november 2014 kl. 18.00 19.30, i personalerummet P I, på Skals Skole/SFO). Der blev orienteret om rengøringssituationen, Skals/Ulbjerg. Hvor den midlertidige nødrengøring varetages af firmaet JC Rengøring fra Sundstrup. Denne aftale, som begge vore skoler er overordentligt glade for, gælder frem til, at der er fundet en varig løsning for skoler og institutioner i Viborg Kommune. Det ser ud til, at en varig løsning først vil være på plads i begyndelsen af uge 48. Orientering om personalesituationen på begge skoler. Der er nu stort set faldet ro over vore skoler efter de længerevarende sygdomsforløb. Lige nu er der en vikar inde for en lærer, som er ved at uddanne sig til matematikvejleder for Skolefællesskabet. Kontaktforældrene skal inddrages omkring busbefordring, Skolereformen og implementeringen af denne, samt vedrørende principperne for skole/hjemsamarbejdet, jf. dagsordenens punkt 9. Her tænkes ikke på et egentligt møde inden årsskiftet, men om involvering på anden vis. Formanden og næstformanden har opgaven! De sociale medier samt børn og unges brug af disse skal medtages som punkt på et kommende bestyrelsesmøde, så der kan udarbejdes et koncept til brug på forældremøder. Ledelsesteamet foreslår, at punktet tages med på mødet i januar 2015. Næste møde: Mandag 1. december 2014 kl. 18.00 22.00 på Ulbjerg SDI. De præcise rammer for dette sidste bestyrelsesmøde inden jul fastlægges.
Det sidste møde, inden julefriheden stunder til, foregår i følgende ramme. I tidsrummet kl. 18.00 19.30 ekspederes en dagsorden med et passende antal (læs: få) punkter. Derefter er der en kort omstilling til fællesspisning samt lidt tant og julefjas, jf. den mail som Maja Høyer-Nielsen udsendte forleden. HUSK en passende beklædning samt en lille pakke til terningespil og anden ludomani!