Udbud på vask og leje af linned for 7 Nordsjællandske kommuner Info Version 2 Url http://com.mercell.com/permalink/32198716.aspx Tender type Tender Payment condition Cash on delivery Publish date 4/12/2012 1:34 PM Bid due date 4/24/2012 12:00 PM Document due date 4/24/2012 11:00 AM Change date 4/12/2012 1:34 PM Opening date 4/24/2012 12:00 PM Delivery condition DDP Delivered Duty Paid http://www.iccwbo.org/incoterms/preambles/pdf/ddp.pdf Delivery addresses Denmark Buyer Company Furesø Kommune Version changes I henhold til spørgsmål og svar pr. d.d. er der uploaded ny version af prisskema. Description Følgende 7 kommuner, som herefter samlet benævnes kommunerne, er gået sammen om at udbyde vask og leje af linned mv. på større lokaliteter. Furesø Kommune Frederikssund Kommune Allerød Kommune Ballerup Kommune Halsnæs Kommune Hillerød Kommune Egedal Kommune Definitionen på en større lokalitet er et plejehjem, en døgninstitution m.v.. Alle lokaliteter er beskrevet i punkt 3.1. Kommunerne er ikke een selvstændig juridisk person, hvorfor hver kommune er ordregiver og kontrakthaver i det aktuelle udbud. Det er Furesø Kommune v/ indkøbschef Carsten Lehrmann, der er tovholder i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet. Selve udbuddet gennemføres via udbudsmediet Mercell i henhold til proceduren nævnt nedenfor Page 1 of 7
CPV codes Code Description 98310000 Washing and dry-cleaning services. 98311000 Laundry-collection services. 98311100 Laundry management services. Announcements Date Name Description 4/17/2012 1:01 PM Plejehjem under opførsel 4/17/2012 10:00 AM Hospice Søndergård udgår 4/12/2012 1:44 PM Yderligere til spørgsmål 2 Til information og i relation til rammeaftalens punkt 5, er Ballerup Kommune igang med at opføre et nyt plejehjem Søndergård, Søndergårds Alle 100, 2760 Måløv. Plejehjemmet forventes idriftsat omkring 1. januar 2013. Plejehjemmet vil få 56 pladser. Hospice Søndergård, Tueholmen 6, 2960 Måløv er privat ejet og er ikke er under Ballerup Kommune, hvilket gør, at dette hospice udgår af udbuddet. Plejehjemmet har maksimalt plads til 14 personer og det har derfor ikke af væsentlig betydning for det forventede antal på prisskemaet, hvorfor dette ikke ændres. Yderligere til spørgsmål 2: "Målene der er opgivet i prisskemaet er udtryk for ordregivers behov og vi kan derfor ikke generelt ændre på disse. Vi kan dog acceptere en størrelse på viskestykker på op til 50 x 100." Målene opgivet i tilbudslisten er standardmål for produkterne i ny tilstand, og man må derfor forvente en smule krymp. Kan man her sige, at størrelserne må varriere med +/- 10 % som er standard i andre offentlige udbud? Yderligere svar på spørgsmål 2: Vi kan acceptere normal krymp i forhold til de angivne størrelser Page 2 of 7
4/12/2012 12:47 PM Spørgsmål og svar per 12.april 2012 Vi har modtaget følgende 11 spørgsmål, som hermed besvares: Spørgsmål 1: Kan I fremkomme med et estimat på kontraktens værdi? Svar på spørgsmål 1: Der er en vis form for usikkerhed i de i prisskemaet oplyste antal, det skyldes at en del af de tidligere aftaler er afregnet efter kilopris. Under forudsætning af at antallet er korrekt, vil den årlige værdi være på omkring 3 mio. kr. uden nedenstående rettelse. Generelt må vi gøre opmærksom på, at de forventede antal der er angivet i prisskemaet er baseret på en statistik, hvor en stor andel er afregnet som kilopris. Det gør at de angivne antal kun må anses for værende retningsgivende, men ikke endegyldige. Under alle omstændigheder kan ordregiver ikke gøres ansvarlig for de opgivne antal. Vi har i den anledning foretaget en yderligere gennemgang af de forventede antal og vil i den anledning rette antallet af inkontinensstykker u/vinger fra 68.092 til 28.557 og rette antallet af spisestykker ned fra 120.180 til 96.521. Rettelserne vil fremgå af et nyt prisskema der fremsendes i dag til Mercell. I bedes benytte det nye prisskema, men priserne vil stadigt accepteres hvis det gamle prisskema benyttes. Spørgsmål 2: Tilbudslisten: Der skrives i udbudsmaterialet, at målene opgivet i tilbudslisten er minimumsmål, men at der må tilbydes produkter op til 10 % større. Målene opgivet i listen er dog kun standardmål for nogle vaskerier men ikke for alle. Der er derfor ikke tale om ligebehandling. Et eksempel er viskestykkerne, hvor standard hos os er 50x100 cm som vi benytter til andre offentlige kunder, men disse mål holder sig ikke inden for jeres + 10 %. Fastholdes kravene til minimusmål + 10%? Yderligere er det meget svært at fastholde målene, da der er tale om naturprodukter, som bomuld, hvor der naturligt vil opstå noget krymp, uanset om produktet er 100 % bomuld eller 50 %. Svar på spørgsmål 2: Målene der er opgivet i prisskemaet er udtryk for ordregivers behov og vi kan derfor ikke generelt ændre på disse. Vi kan dog acceptere en størrelse på viskestykker på op til 50 x 100. Spørgsmål 3: Dynebetræk skal være hvide eller hvide med stribe. Må striberne være farvede? Svar på spørgsmål 3: Striberne må gerne være farvede. Spørgsmål 4: Håndklæder skal tilbydes i alle farver. Hvad menes med det? Såfremt man som leverandør har 5 farver i sortiment, kan kommunen så efterfølgende kræve en anden farve end de tilbudte farver? Svar på spørgsmål 4: Page 3 of 7
Nej, hvis leverandøren tilbyder 5 farver, så skal institutionerne udvælge blandt disse, dog kræves mindst 3 farver at vælge imellem. Spørgsmål 5: Undertøj skal tilbydes i alle farver og størrelser. Menes der her alle farver der indikerer størrelsen? Branchen opererer med hvidt bomuldsundertøj med en farvet kant, der indikerer størrelserne fra grøn til sort. Det er dog kun kanterne der er farvet. Vil kommunerne kunne kræve at selve undertøjet har andre farver end hvid? Svar på spørgsmål 5: I prisskemaet skal priserne på alle tilbudte farver være ens. Ordregiver accepterer at der alene tilbydes hvidt undertøj evt. med farvet kant. Spørgsmål 6: Der står, at den tilbudte pris skal gives og afregnes efter antal vaskede og returnerede enheder. Det er ikke en normal afregningsmetode i branchen, da dokumentationen for de vaskede og returnerede enheder er meget svær for institutionerne og skal stemme overens med vaskeriets tal. Det vil også belaste institutionen med ekstra arbejde i forbindelse med optælling af det snavsede hver gang, ellers vil vaskeriets antal gøres gældende i forbindelse med fakturering. Det er normal praksis i branchen at afregne det antal som institutionen bestiller fra uge til uge og det antal vil blive faktureret iht. prislisten. Det er mere overskueligt for alle parter for at kunne kontrollere det bestilte antal i forhold til fakturering. spørgsmålet er derfor: Fastholdes den i udbudsmaterialet beskrevne faktureringsmetode? Svar på spørgsmål 6: Vi vil gerne uddybe den i prisskemaet nævnte formulering om at der afregnes efter antal vaskede returnerede enheder. Der skal ikke afregnes efter lagerprincippet eller princippet om afregning efter maksimalt antal. Der skal afregnes efter det af institutionen bestilte og derved antal vaskede og returnerede enheder. Som eksempel kan nævnes afregning af lagener på en institution med 100 senge. Her vil ofte ligge en fast ordre på disse 100 lagener, men på et tidspunkt vil der være ubrugte vaskede lagener på lager på institutionen. Hvis disse på et tidspunkt udgør i eksemplet f.eks. 20 stk., så kan institutionen ændre en levering til 80 lagener og der skal i dette tilfælde afregnes for disse 80 stk. Spørgsmål 7: Jf. udbudsmaterialets punkt. 3.2. Kontraktstart Vil Kommunerne uddybe, hvad der menes med midlertidig foranstaltninger i perioden 1/7-2012 til 31/8-2012? Betyder det, at den nuværende leverandør ved et evt. leverandørskifte skal fortsætte leverancer indtil den 31/8-2012? Svar på spørgsmål 7: Page 4 of 7
Midlertidige foranstaltninger i perioden 1/7-31/8-2012 betyder at den vindende tilbudsgiver har to måneder til at implementere ordninger alle steder. Det er korrekt at det som konsekvens har at nuværende leverandør har mulighed for at forsætte til aftalt tidspunkt i perioden. Spørgsmål 8: Jf. udbudsmaterialets punkt 3.4. Kvalitet/Bilag 1/tilbudslisteHer står at linned skal være hvidt eller hvidt med hvidt mønster. I bilag 1/tilbudsliste står der, at pude- og dynebetræk satin hvid eller hvid med striber. Vil Kommunerne specificere, om det ønskede linned skal være hvidt med hvidt mønster, eller om det også kan være hvidt med en f.eks. en farvet strib? Svar på spørgsmål 8: Samme svar som på spørgsmål 3. Spørgsmål 9:Jf. rammeaftalens pkt. 4 - aftaleperioden Egedal Kommunes kontrakt udløber den 10/2 2015 og den samlede aftale for dette udbud uden brug af option udløber den 30/6-2015. Forventer Kommunerne, at man starter Egedal kommune op for ca. 4 1/2 måned? Svar på spørgsmål 9: Egedal kommune skal startes op den 11/2 2015, men optionerne er med i dette udbud i en forventning om at de benyttes. Se i øvrigt udbudsmaterialets punkt 1.2. Spørgsmål 10:Jf. Pristilbud - Bilag 1 Der står, at de tilbudte priser er for vask og leje af linned. For at sikre alle byder ind med en sammenlignelig pris, vil vi meget gerne, hvis Furesø Kommune kan definere om der ønskes en vask og leje pris for den totale udlejede beholdning. Det vil sige lejepris for både det snavsede der hentes retur og det rene der leveres. En beholdning. Eller en vaskepris pr leveret renvasket enhed? Det er meget vigtigt, det er helt klart for alle, om der kan faktureres for en beholdning eller det kun er vask pr. stk. for de bestilte leverede rene enheder. Svar på spørgsmål 10: Samme svar som på spørgsmål 6. Spørgsmål 11: Jf. Pristilbud - Tilbudsliste på sortiment Stræklaget str. 90 x 210, overside 100% bomuld, bagside 100% polyester der efterspørges, kender vi ikke. Er det muligt at se en prøve, eller kan vi tilbyde vores standardmodel i 50%bom/50%pol? Er der evt. tale om en madrasbeskytter/inkontinens? Page 5 of 7
Svar på spørgsmål 11: Beskrivelsen er ikke korrekt. Beskrivelsen ændres i det reviderede prisskema til at der som minimum skal indgå 50 % bomuld. Products Category Description Delivery date Quantity Unit 10 Dynebetræk, str. ca. 140 x 210 og 140 x 220 11 Pudebetræk, str. 70 x 70 12 Lagen, str. 160 x 275 13 Lagen, str. 160 x 280 14 Stiklagen, str. 140 x 180 15 Stiklagen, str. 80 x 180 16 Stræklagen, str. 90 x 210 17 Håndklæde str. 50 x 100 cm og 60 x 100 cm 18 Håndklæde str 60 x 100 cm 19 Håndklæde 70 x 140 cm og 75 x 150 20 Spisestykke 60 x 60 cm Satin hvid eller hvid med striber, minimum 50 % bomuld Satin hvid eller hvid med striber, minimum 50 % bomuld 56,390.00 stk 77,333.00 stk Hvid med minimum 50 % bomuld 37,010.00 stk 100 % bomuld 26,284.00 stk Hvid med 100 % bomuld 1,992.00 stk Hvid med 100 % 19,653.00 stk Overside 100 % bomuld, bagside 100 % polyester 22,979.00 stk 100 % bomuld frotte alle farver 118,654.00 stk 100 % bomuld frotte alle farver 100,000.00 stk 100 % bomuld frotté alle farver 39,891.00 stk ingen yderligere specifikation 120,180.00 stk 21 Halestykke 100 % frotté bomuld 226,673.00 stk 22 Inkontinensstykker u/vinger 70 x 90 23 Inkontinensstykker m/vinger 70 x 90 cm Sugeevne mindst 1200 ml pr. m2 68,092.00 stk Sugeevne mindst 1200 ml pr. m2 1,754.00 stk 24 Hagesmæk ingen yderligere specifikation 10,532.00 stk 25 Ble ca. 70x70 100 % bomuld 21,098.00 stk 26 Vaskeklud 30 x 30 cm 27 Viskestykke 50 x 70 ingen yderligere specifikation 81,330.00 stk 100 %bomuld 88,860.00 stk Page 6 of 7
28 PVA pose eller lignende til MRSA Vandopløselig 479.00 stk 29 Herretrusse 100 % bomuld alle farver og størrelser 5,430.00 stk 30 Dametrusse 100 % bomuld alle farver og størrelser 28,271.00 stk 31 Underbenklæder lange herre 32 Underbenklæder korte herre 33 Undertrøje korte ærmer 34 Undertrøje lange ærmer 35 Vask af kommunens beklædning jf. pkt. 3.9 pris pr. kg. 100 % bomuld alle farver og størrelser 13,509.00 stk 100 % bomuld alle farver og størrelser 149.00 stk 100 % bomuld alle farver og størrelser 37,432.00 stk 100 % bomuld alle farver og størrelser 2,690.00 stk ingen yderligere specifikation 100.00 kg Page 7 of 7