Den administrative medarbejder 2016

Den administrative medarbejder 2016 Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser justerer sommeren 2016 specialefagene på specialet Administration. Specialet Administration er kontoruddannelsens brede og almene speciale, der med sin fleksible struktur dækker en bred vifte af både brancher og elevprofiler. Det er samtidigt specialets udfordring, at specialets faglige profil skal sikre en administrativ kernefaglighed, der er fælles for alle administrative medarbejdere uanset branche og jobprofil. 1. Struktur Specialet har i både praktikmål og specialefag en struktur, der gør det muligt at sammensætte et forløb, der er tilpasset både virksomhedens administrative arbejdsopgaver og elevens kompetencebehov. Med justeringerne denne sommer fastholdes den nuværende specialefagsstruktur, og praktikmålene justeres heller ikke i denne omgang. Men målene for specialefagene, herunder særligt det bundne fag, nybeskrives og ændres fra ét sammenhængende fag på tre uger til tre fag af hver én uge oprettet på Avanceret niveau: 1) Kommunikation, 1 uge 2) Optimering af arbejdsprocesser, 1 uge 3) Projekt administration, 1 uge Det betyder også, at eleven skal have en selvstændig standpunktskarakter for hvert af fagene og ikke blot én samlet for alle tre uger som hidtil. Specialefagsstruktur Bundne: 3 uger Valgfrie, unge: 3-7 uger Valgfrie, voksne: 2-6 uger Fagprøve: 1 uge Erhvervsrettet påbygning: 0-4 uger Skolebevis Mindst 2,0 i gennemsnit af standpunktskarakterer i alle specialefag, både bundne og valgfrie (men ikke erhvervsrettet påbygning) Samtidigt er listen med valgfrie specialefag blevet justeret og reduceret til et mindre antal mere målrettede valgfrie specialefag, der i niveau bygger oven på det bundne specialefag og elevernes eux baggrund. 2. Baggrund for justeringerne Specialefagene blev senest justeret i 2010, og udvalget afdækker løbende kompetencekrav gennem analyser af udviklingen på arbejdsmarkedet. I forbindelse med reform 2015 blev de stadig øgede krav til administrative medarbejdere anerkendt og kontoruddannelse med specialer fik et obligatorisk eux niveau. I forlængelse af de nye overgangskrav til kontoruddannelsens hovedforløb blev det mulig at justere både niveau og indhold i specialefagene og derfor justeres specialefagene fra sommeren 2016. Analyser og rapporter Jobprofilanalyse for faglærte, merkantile medarbejdere, New insight, december 2013. Digitalisering af administrative processer, CEDI og Analysekompagniet, juni 2013 CAP Analyse af den administrative faglighed i fremtiden, New Insight 2012 Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 1 af 8

3. Intentionerne bag De tre nye fag vender bunden i vejret på det nuværende bundne fag og har fokus på konkrete administrative kernekompetencer og arbejdsfunktioner. Mens det nuværende fag har haft fokus på virksomheden og forretningsforståelse som begreb og dermed et højere abstraktionsniveau, skal det nye fag lære eleven om forretningsforståelse nedefra, dvs. udspringe af en undervisning, der har fokus på konkrete administrative funktioner og på den administrative medarbejders dagligdag. Det er målet, at eleven gennem fokus på og træning i konkrete administrative funktioner og metoder opnår en praksisnær og værktøjsbaseret kompetence, som samtidigt kan give eleven en forståelse af egen rolle i organisationen i forhold til kolleger og i forhold til virksomheden. Den administrative medarbejder, 10413 Det nuværende fag på tre uger havde følgende hovedtemaer; - Virksomhedsforståelse og økonomi - Virksomhedskultur og kommunikation - Kvalitet i virksomheden Fokus på optimering og lean De nye fag har særlig fokus på at lære eleven løbende at optimere og løse sine egne arbejdsopgaver bedre end sidste gang og dermed synliggøre for eleven, hvordan de administrative kernekompetencer kan bidrage til virksomhedens vækst og fremgang, når den administrative medarbejder selv hele tiden har fokus på at kvalitetssikre og optimere. Derfor er kernekompetencen optimering den røde tråd i de nye bundne fag og skal synliggøre den faglige administrative profil, så eleven også selv kan italesætte, hvad man kan som Administrations-uddannet, og kan italesætte nyeste trends/viden/værktøjer på lige fod med andre erhvervsuddannede inden for deres fagområde. Det er tre store kompetencer, der arbejdes med på de nye bundne fag, og det er ikke tidsmæssigt muligt at nå i dybden med alle aspekter af de tre områder. De tre nye bundne fag skal dog kunne stå alene og hver især give eleven praksisnære kompetencer, men gennem de valgfrie specialefag er det muligt at vælge specialefag, der dels udbygger til et kompetenceniveau, der ækvivalerer akademimoduler (Talentmoduler), og dels udbygger med spidskompetencer inden for udvalgte emner (almindelige EUD fag). Fokus på det praksisnære Det nye obligatoriske EUX niveau og de tre nye bundne specialefags fokus på praksisnære mål ændrer også vægtningen af værktøjer, metoder og teorier, der indgår i fagene. Mens eleverne på EUX har arbejdet med generelle metoder og teorier inden for grundfagene, skal de bundne specialefag bygge videre med praksisnære metoder i forhold til konkrete administrative arbejdsfunktioner, herunder hvordan anvendelsen af avancerede it funktioner kan understøtte metoder. De bundne fag handler i mindre omfang om teorier og i højere grad om praktiske metoder til at løse administrative opgaver. Eleverne skal lære metoder, som sætter dem i stand til selvstændigt at planlægge og gennemføre administrative opgaver, også i nye og ukendte situationer. Derfor inddrager fagene anvendelsen af avancerede it funktioner, da de kan være med til at kvalitetssikre administrative metoder og arbejdsprocesser. Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 2 af 8

I valget af metoder i undervisningen på de bundne fag skal det også holdes for øje, at eleverne skal trænes i metoder, som de kan anvende i deres dagligdag frem for teorier/metoder, der i virksomhederne typisk anvendes på et mere organisatorisk/strategisk niveau, hvor eleven typisk ikke får mulighed for at deltage og bidrage. Teorier og metoder på det mere strategiske niveau hører typisk til på valgfrie specialefag/talentmoduler, hvor virksomhed og elev kan vælge modulet ud fra et konkret ønske/behov. 4. De tre nye bundne fag De nye bundne specialefag er målbeskrevet med fokus på, hvad eleven kan efter skoleopholdet, når eleven er tilbage i praktikvirksomheden. Målene fortæller derfor fagets output og ikke, hvad der skal undervises i for, at eleven når målene. Det skal derimod fastlægges i den lokale undervisningsplan. Intentionen med målbeskrivelsen er dels at kommunikere bedre til elev og virksomhed og dels at flytte fokus fra undervisning til praksisnær læring. Målbeskrivelsen fortæller direkte, hvilke arbejdsopgaver eleven arbejder med på skoleopholdet, og giver elev og virksomhed bedre mulighed for at forbedre og følge op på skoleperioderne. Tilsvarende fortæller målbeskrivelsen skolen, hvad der er målet med undervisningen og ikke, hvad der skal/kan undervises i. De tre nye fag er oprettet på Avanceret niveau og er: 1) Kommunikation, 1 uge 2) Optimering af arbejdsprocesser, 1 uge 3) Projekt administration, 1 uge ad 1. Kommunikation, 1 uge Formålet er, at eleven kan løse sine arbejdsopgaver med en professionel tilgang til det skriftlige og mundtlige sprog 1. Eleven kan på baggrund af en mundtlig besked kommunikere et skriftligt budskab og omvendt, herunder omsætte en mundtlig besked fra en kollega til en skriftlig besked til en kunde, hvor eleven omformulerer talesproget til professionelt skriftsprog og med relevant disposition. 2. Eleven kan tale situationsbestemt med kolleger, kunder og andre interessenter, herunder tilpasse sit ordvalg og emnevalg til den professionelle samtale 3. Eleven kan foretage kvalitetssikring af egne og andres tekster og kan anvende hjælpemidler hertil, fx korrekturlæsning, opsætning, tegnsætning, layout og versionering 4. Eleven kan vurdere, hvorvidt det er mest hensigtsmæssigt at kommunikere mundtligt, skriftligt eller digitalt, når eleven formidler en intern besked, en mødeindkaldelse, besked til en kunde, en aftale eller lignende 5. Eleven kan tage forskellige referater og stå for mødetilrettelæggelse med fx mødeindkaldelser, bestilling af forplejning og bestilling af lokale. Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 3 af 8

Kommunikation er en administrativ kernefaglighed. Den administrative medarbejder skal kunne formulere sig selvstændigt i forhold til både skriftlige og mundtlige opgaver. Faget har fokus på, hvordan eleven arbejder med selvstændigt at formulere faglige tekster, herunder f.eks., hvordan man omsætter en mundtlig besked til professional skriftlig kommunikation, eller hvordan man selvstændigt udfolder et skriftligt oplæg på baggrund af et kort oplæg. Desuden tilføjes korrekturlæsning som nyt fokusområde inden for skriftlig kommunikation, hvorfor dette delemne skal særlig italesættes og have særlig fokus i undervisningen. Korrekturlæsning/kvalitetssikring af egne og andres tekster Det er den administrative medarbejders force og særlige kompetence at understøtte og kvalitetssikre andre medarbejdergruppers opgaver. Det er derfor afgørende, at eleverne bliver bevidste om og gode til korrekturlæsning og opsætning af tekst. Eleven skal derfor lære at kvalitetssikre det skriftlige arbejde både eget og andres. Korrekturlæsning og opsætning af tekst hviler på arbejdsmetoder, der i vidt omfang kan understøttes af it værktøjer, og faget skal have fokus på at lære eleverne værktøjerne og i særdeleshed de avancerede funktioner. EUX som indgangsniveau Kompetencen til at håndtere professionel kommunikation kan ikke forudsættes at være til stede på forhånd hos eleverne i kraft af deres forudgående EUX forløb. Under EUX forløbet har de modtaget undervisning på et mere generelt niveau i grundfaget Dansk og arbejdet med erhvervsrettet kommunikation, men specialefaget skal bygge oven på disse teorier med en praksisnær tilgang til kommunikationsopgaver - Korrekturlæsning handler om at lære eleven værktøjer til retstavning, tegnsætning og grammatik, men det handler også om at forholde sig til sproglige formuleringer. - Opsætning af tekst kan understøttes af avancerede it funktioner til at kvalitetssikre/benytte standarder for rapporter, breve, referater, salgsopstillinger mv. Undervisningen skal derfor give eleverne feedback på deres retstavning, tegnsætning og grammatik og lære eleverne, hvilke hjælpemidler de kan bruge til at tjekke, hvad der er korrekt. Selvom eleverne i kraft af deres eux niveau forudsættes at have træning i skriftlig dansk, er det en ny situation for eleverne, at deres skriftlige formuleringer ikke længere blot er egne skriftlige skoleopgaver, men indgår i arbejdsopgaver i en virksomhed. Derfor er der grund til at støtte og hjælpe eleverne med at få fokus på, at tegnsætning, endelser på ord og sætningsopbygning ikke længere blot handler om en karakter i grundfaget Dansk, men handler om praktikvirksomhedens troværdighed i forhold til omverden. Professionel personlig fremtræden Kommunikation omfatter også den professionelle tilgang til personlig fremtræden og social omgang med andre i en professionel sammenhæng. Eleverne skal lære metoder til at afkode den konkrete virksomheds kultur og hvad der forventes af virksomhedens administrative medarbejdere både i forhold til kolleger og i forhold til kunder (herunder kulturelle forskelle). Men en mere dybdegående gennemgang af Træning frem for teori F.eks. kan emnet virksomhedskultur teoretisk tilgås ud fra et f.eks. antropologisk kulturbegreb, men i det bundne fag er der mere brug for tips og tricks om, hvad der normalt er uacceptabelt, og træning i, hvordan man f.eks. via sine kolleger afkoder virksomhedens sprogtone. Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 4 af 8

interkulturel kommunikation og teorierne herom hører til de valgfrie specialefag. I faget er medtaget som mål, at eleven skal lære at vælge samtaleemner og ordbrug i forhold til den virksomhedstype, hvor eleven er ansat. ad 2. Optimering af arbejdsprocesser Formål er, at eleven kan kortlægge, analysere og optimere administrative arbejdsopgaver samt beregne de økonomiske konsekvenser af optimeringen. Derudover skal eleven kunne planlægge og optimere sin egen arbejdsdag. 1. Eleven kan kortlægge, analysere og optimere konkrete administrative arbejdsfunktioner og udregne de økonomiske påvirkninger heraf 2. Eleven kan anvende relevante værktøjer til optimering, herunder it værktøjer til mødehåndtering, aftalestyring, adresselister og lignende 3. Eleven kan minimere tidsrøvere, der hindrer effektivitet i arbejdsdagen, herunder håndtere mails, møder, kolleger mv. på en effektiv og optimal måde 4. Eleven kan vurdere, hvorvidt optimering af egne administrative arbejdsgange påvirker andre funktioner i virksomheden og vurdere, hvad der er bedst for virksomheden som helhed 5. Eleven kan udarbejde manualer/standardbeskrivelser til andre personalegrupper om optimering af en administrativ arbejdsgang og dens betydning for andre personalegruppers arbejdsrutiner 6. Eleven kan anvende modeller til at implementere og vedligeholde løbende forbedringer, dvs. justere sine arbejdsrutiner ud fra en given optimering Optimering er en administrativ kernekompetence, der får stadig større betydning, og en kompetence, hvor den administrative medarbejder kan betyde en afgørende forskel for virksomhedens forretningsgrundlag. Det nye fag har fokus på optimering af administrative arbejdsopgaver og arbejdsprocesser, og hvordan diverse metoder og værktøjer kan bidrage til effektivisering. Men samtidigt skal de to øvrige fag i henholdsvis Kommunikation og Projekt administration også have fokus på optimering og hvordan f.eks. it værktøjer kan optimere og kvalitetssikre alle administrative opgaver. Nyeste trends og konkrete værktøjer Faget har fokus på administrative processer, dvs. på et niveau, hvor det er sandsynligt, at eleven i sin virksomhed har mulighed for at indgå/bidrage. Faget arbejder med nyeste trends, og hvordan man f.eks. kan udnytte it-værktøjer optimalt, som virksomheden har i forvejen. Dette område kan bidrage til, at skoleopholdet giver en synlig værdi for både eleven og virksomheden, så eleven umiddelbart kan omsætte nyeste viden hjemme i virksomheden til at leane/optimere sine egne arbejdsprocesser. Det kan samtidigt være med at tegne en stærk og synlig faglig profil af den administrative medarbejder. Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 5 af 8

Optimering i øjenhøjde med elevens dagligdag Undervisningen skal foregå i øjenhøjde med elevens daglige arbejdsopgaver. Eleven får ikke en succesoplevelse ud af at komme hjem fra skoleopholdet og foreslå direktøren en omorganisering af salgsafdelingen, men eleven får succes ved at foreslå sin teamleder, at eleven optimerer sine egne opgaver med f.eks. postsortering eller registrering af kundedata ved at udnytte allerede eksisterende it-værktøjer i virksomheden eller ved at justere tidspunkt og rækkefølge på en administrativ proces. ad 3. Projekt administration Metoder til at løse opgaver Metoder/værktøjer til optimering og lean bør læres med udgangspunkt i cases/opgaver, der vedrører elevens daglige arbejdsopgaver og med fokus på, hvad der konkret kommer ud af metoden, dvs. det praksisnære skal være i fokus. Formået er, at eleven kan indgå i arbejdsopgaver på tværs af virksomheden både internt og eksternt. 1. Eleven kan koordinere mindre projektopgaver i virksomheden 2. Eleven kan anvende metoder og it værktøjer til at prioritere egne arbejdsopgaver i forhold til fx, hvilke der har forrang for andre, og i forhold til tidsfrister 3. Eleven kan kvalitetssikre egne arbejdsopgaver, herunder anvende it værktøjer til projektadministration og forstå hvordan kvaliteten af eget arbejde påvirker andre personalegrupper positivt/negativt 4. Eleven kan udfylde og ajourføre forskellige projektdokumenter og vedligeholde disse fx risici, interessenter, ressourcer, opgave- og tidsstyrring 5. Eleven har en forståelse af egne stærke og svage sider i samarbejdet med andre af virksomhedens medarbejdere, samt kan genkende andre medarbejderes roller og funktioner i opgaveløsningen Eleven skal kunne understøtte koordination af projekter i ordets bredeste betydning (ikke kun formelle projekter). Med koordination tænkes netop på koordinationsrollen og ikke på projektledelse, dvs. at det er den administrative medarbejders opgaver, der skal være i fokus, og som eleven skal arbejde med i undervisningen. At øve metoder om projektkoordination kan ikke læres uden kendskab til de øvrige projektdeltagers typiske roller og funktioner, men fokus skal være på at give eleven metoder til at bidrage/kvalitetssikre/optimere sin rolle. Kompetencen kan ikke trænes blot i kraft af gruppearbejde, for projektkoordination er ikke projekt som studieform, hvor man fordeler opgaver blandt projektdeltagere med samme kompetencer, Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 6 af 8

men projekt som en arbejdsform på en arbejdsplads med forskellige medarbejdergrupper, ledelsesstruktur, eksterne/interne deltagere, forskellige formelle kompetencer mv. Planlægning af andres opgaver Koordination/projektkoordination vil også handle om elevens planlægning af egne arbejdsopgaver, men kompetencen handler særligt om den administrative medarbejders arbejdsplanlægning som tæt forbundet med andres arbejdsplanlægning, dvs. de særlige koordinationsopgaver det giver. Tids-, aftale- og dokumentstyring Den administratives rolle i et projektforløb er tæt forbundet med andres opgaver i projektet, herunder at koordinere med og for andre, så tidsplanen holdes. Den administrative medarbejders projektkoordination skal nedbrydes i de processer, hvor den administrative kan bidrage til f.eks. en effektiv tids-, aftale- og dokumentstyring. Det handler også om metoder, der kan understøttes af avancerede it-funktioner til effektiv mødekoordination, dokumentstyring mv. En række elever vil være ansat i virksomheder, som har særlige værktøjer hertil, men det er stadig relevant, at alle elever får indsigt i, hvordan og hvorfor it kan understøtte og kvalitetssikre arbejdsopgaverne. Fagprøven Faget skal ikke træne eleven i fagprøven. Projektkoordination handler ikke primært om at kunne formulere, planlægge og udføre en arbejdsopgave, men handler om den administrative medarbejders koordination og interaktion med andre. Undervisningen kan derfor ikke have fokus på den særlige fagprøve-disciplin, hvor arbejdsopgaven typisk er mere selvstændig og løsrevet fra kolleger. Derimod kan der vælges valgfrie specialefag, hvis en elev har særlige behov i forhold til fagprøven. Kvalitetssikring Koordination er en administrativ kernekompetence, der er usynlig i dagligdagen, men bliver katastrofal synlig, når det går galt. Eleverne skal derfor lære at kvalitetssikre deres opgaver, så der ikke opstår fejl, men samtidigt også lære metoder til at håndtere, når der opstår fejl, da opgaverne netop tit er tæt forbundet med andres arbejdsopgaver. 5. De valgfrie specialefag Samtidigt med justeringen af de bundne specialefag har udvalget justeret listen med valgfrie specialefag. Antallet af valgfrie specialefag er samtidigt reduceret og opdelt i særlige temaer for i højere grad at kunne vejlede om og målrette de valgfrie specialefag til elevens og praktikvirksomhedens konkrete behov. De valgfrie specialefag er dels opdelt i forhold til de tre kernekompetencer fra de bundne fag og dels i særlige temaer, som udvalget har vurderet relevante for specialet Administration: Kommunikation Udvidet skriftlig kommunikation, 1 uge Mundtlig kommunikation og konflikthåndtering, 1 uge Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 7 af 8

Service og international kulturforståelse, 1 uge Præsentationsteknik og personlig fremtræden, 1 uge Forretningsengelsk/-tysk, 1 uge Optimering og projektadministration Kvalitet og service, 1 uge Økonomi for administrationselever, 3 dage Regneark, 2+3 dage Database Logistik Struktur i administrative problemstillinger, 3 + 2 dage (om den gode fagprøve) Øvrige Salg & markedsføring, 1 uge International handel, 1 uge Teambuilding, 1 uge Nye og avancerede IT funktioner Løn og lovgivning Bogføring i praksis, 1 uge Budgettering, 1 uge Likviditetsstyring 3+2 dage HR og personaleadministration AU moduler Online kommunikation Valgfag fra akademiuddannelsen Kommunikation og formidling (10 ECTS) Faget oprettes som et selvstændigt valgfrit specialefag. Kommunikation i praksis Obligatoriske modul fra akademiuddannelsen Kommunikation og formidling (10 ECTS) Faget oprettes som en kombination af det bundne fag og et valgfrit specialefag. Personalejura Valgfag fra akademiuddannelsen HR (10 ECTS) Faget oprettes som et selvstændigt valgfrit specialefag. Projektstyring i praksis Obligatorisk modul fra akademiuddannelsen Ledelse (10 ECTS) Faget oprettes som en kombination af det bundne fag og et valgfrit specialefag. Uddannelsesnævnet 2 februar 2016 Side 8 af 8